Việc ghi nhớ các con số, ký hiệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý hành chính, văn phòng, nó đảm bảo tính chính xác, dễ tra cứu, hợp pháp của các văn bản. Việc hiểu và thực hiện đúng các quy định về ghi số, ký hiệu văn bản không chỉ phát huy hiệu quả trong công việc mà còn giúp duy trì hệ thống văn bản khoa học, chuyên nghiệp. Trong bài viết này, bạn sẽ cùng Lạc Việt tìm hiểu cách ghi số và ký hiệu văn bản. Theo quy định tại Phụ lục I Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về cách ghi số và ký hiệu văn bản như sau:
1. Cách ghi số văn bản hành chính chuẩn pháp luật
– Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm; được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
– Số của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.
2. Cách ghi ký hiệu văn bản hành chính đúng luật định
– Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
– Ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
Việc hiểu, tuân thủ các quy định về cách ghi số và ký hiệu văn bản không chỉ nâng cao hiệu quả, tính nhất quán tại nơi làm việc mà còn đảm bảo việc tra cứu tài liệu dễ dàng. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc nêu trên, các tổ chức, cá nhân có thể duy trì một hệ thống văn bản rõ ràng, minh bạch, chuyên nghiệp, điều này có tác động không nhỏ đến sự thành công và phát triển lâu dài của tổ chức.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
