cách trình bày văn bản hành chính

Cách trình bày văn bản hành chính CHUẨN số 30/2020/NĐ-CP

30 phút đọc

Theo dõi Lạc Việt trên

Từ lâu, việc trình bày văn bản hành chính đúng chuẩn được thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư 01/2011/TT-BNV. Tuy nhiên, từ 05/3/2020, khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực đã thay đổi nhiều điểm trong thể thức và cách trình bày văn bản hành chính. Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu ngay dưới bài viết sau

1. Quy định chung về cách trình bày văn bản hành chính

1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm X 297 mm).

2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

3. Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30-35 mm, cách mép phải 15-20 mm (Khoảng cách 20-25mm ở phép phải và các khoảng cách ở mép trái, mép trên, dưới tùy thuộc vào từng nội dung văn bản mà ta có thể chọn 20 hay 21 hay 25 mm ở mép phải)

4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

6. Cách trình bày văn bản hành chính cho các thành phần thể thức:

7. Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập. Cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

cách trình bày văn bản hành chính

2. Các thành phần thể thức chính khi trình bày văn bản hành chính

2.1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”:

Chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

b) Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”:

Chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

c) Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.

2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

  • Là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyên ban hành văn bản.
  • Tên cơ quan, tổ chức ban hành trong cách trình bày văn bản hành chính được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

2.3. Số, ký hiệu trong cách trình bày văn bản hành chính

a) Số của văn bản

Là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

b) Ký hiệu của văn bản

Gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

c) Số, ký hiệu của văn bản

Được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Từ “Số” được trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Ký hiệu của văn bản hành chính được trình bày băng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dâu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

2.4. Cách trình bày địa danh và thời gian ban hành văn bản hành chính

a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành. Là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Địa danh do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

b) Thời gian ban hành văn bản

Là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phan I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

cách trình bày văn bản hành chính

2.5. Cách trình bày tên loại và trích yếu nội dung văn bản hành chính

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này. Đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản.

  • Tên loại văn bản:  chữ in hoa, cỡ chữ 13 -14, kiểu chữ đứng, đậm.
  • Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

2.6. Nội dung văn bản

a) Căn cứ ban hành văn bản

– Bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.

– Cách trình bày văn bản hành chính phải ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

– Được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;); dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan:

Phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

c) Bố cục của nội dung văn bản:

Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm; hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

  • Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

d) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm trong văn bản hành chính

– Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm. Sô thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

e) Nội dung văn bản

Được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

2.7. Cách trình bày chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản hành chính

a) Chữ ký

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

b) Quyền hạn của người ký:

– TM : ký thay mặt tập thể

– Q. : được giao quyền cấp trưởng

– KT. : ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức

– TL. : ký thừa lệnh

– TƯQ. : ký thừa uỷ quyền

c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

– Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

– Chức danh: là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

– Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

– Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

– Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.

– Họ và tên người ký văn bản trong cách trình bày văn bản hành chính phải bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

Cách trình bày chức vụ, họ tên, chữ ký

2.8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tô chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước băng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

  • Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
  • Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
  • Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.

2.9. Cách trình bày văn bản hành chính về Nơi nhận

a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên; ĐÂY là quy định mới đối với báo cáo cấp dưới gửi cấp trên phải có từ kính gửi dưới trích yếu nội dung báo cáo) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

  • Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
  • Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

3. Cách trình bày các thành phần thẻ thức khác trong văn bản hành chính

3.1. Phụ lục

a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ ỉục (Kèm theo văn bản số ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục. Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:

  • Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.
  • Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
  • Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút
    giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.

Cách trình bày các thành phần thẻ thức

3.2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

a) Cách trình bày văn bản hành chính có sử dụng Dấu chỉ độ mật

Việc xác định vị trí và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.

Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm X 8 mm, 40 mm X 8 mm và 20 mm X 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn trong cách trình bày văn bản hành chính được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

3.3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

3.4. Cách trình bày địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax trong văn bản hành chính

Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản. Bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng. Dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Quản lý, lưu trữ văn bản hành chính không hề đơn giản và đòi hỏi sự chính xác, nhanh chóng hơn bao giờ hết. Để giúp các doanh nghiệp, tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc, phần mềm quản lý hồ sơ ra đời như một giải pháp toàn diện. Không chỉ giúp lưu trữ, sắp xếp, mà hệ thống phần mềm quản lý văn bản​ còn hỗ trợ tra cứu, chia sẻ thông tin hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức cho các hoạt động quản lý văn bản hành chính.

Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp

Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ

  • Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core.
  • Cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,…) theo nhu cầu công việc.
  • Hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
  • Tích hợp với thiết bị số hóa hồ sơ giúp số hóa hồ sơ trong 1 click chuột.

Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng

  • Tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
  • Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
  • Tích hợp công nghệ Barcode/ QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ và thành phần hồ sơ.
  • Hỗ trợ in danh mục hồ sơ nộp lưu, mẫu tờ mục lục của hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ.

Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi

  • Xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy.
  •  Có công cụ hỗ trợ: chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích,…
  • Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
  • Cho phép mượn/trả hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm hoặc ứng dụng di động.
  • Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.

Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan

  • Quản lý tình trạng khai thác kho tài liệu, quản lý mượn – trả và chính sách mượn trả.
  • Cho phép phân quyền nhiều cấp độ và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
  • Cho phép chuyển dữ liệu từ file excel biên mục hồ sơ lưu trữ vào hệ thống.
  • Tích hợp với các hệ thống khác để thống nhất lưu trữ hồ sơ tập trung 1 nơi.

Việc nắm vững cách trình bày văn bản hành chính không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính chính xác, rõ ràng trong công việc của bạn. Thường xuyên tuân thủ các quy định về hình thức, nội dung nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong môi trường làm việc hiện đại. Với những hướng dẫn cụ thể trong bài viết này, Lạc Việt hi vọng các bạn sẽ tự tin hơn trong việc soạn thảo, trình bày các văn bản hành chính một cách hiệu quả.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

  • Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
  • Hotline: (+84.28) 3842 3333
  • Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
  • Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
Đánh giá bài viết
Bài viết thú vị? Chia sẻ ngay:
Picture of Cao Thúy
Cao Thúy
Senior Content Marketing hơn 4 năm kinh nghiệm. Đối với tôi, sáng tạo nội dung không chỉ đơn thuần là giới thiệu sản phẩm và thương hiệu, mà còn là truyền tải những nội dung thật sự hữu ích cho khách hàng. Xem thêm >>>
Chuyên mục

Bài viết mới

Đăng ký tư vấn sản phẩm
Liên hệ nhanh
Bằng cách nhấn vào nút Gửi, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của Lạc Việt.
Bài viết liên quan
Liên hệ tư vấn CDS

Bằng cách nhấn vào nút Gửi yêu cầu, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của Lạc Việt.