Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh là gì? Cách hiểu đúng, quản lý hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp

Một thực tế đang diễn ra phổ biến trong nhiều doanh nghiệp là báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy lợi nhuận dương, doanh thu tăng trưởng tốt nhưng doanh nghiệp lại rơi vào tình trạng không đủ tiền để thanh toán lương, trả nhà cung cấp hay duy trì các chi phí vận hành cơ bản. Lý do là gì? Không phải vì họ không biết kiếm tiền mà vì họ không quản lý tốt dòng tiền từ hoạt động kinh doanh – dòng tiền thực sự được tạo ra từ chính hoạt động sản xuất, kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp.

Bài viết này được Lạc Việt xây dựng nhằm giúp các tổ chức doanh nghiệp hiểu rõ bản chất dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, biết cách lập phân tích một cách chính xác đồng thời đưa ra các hướng cải thiện thực tế để nâng cao hiệu quả quản trị tài chính. Dù bạn là nhà quản lý, nhân sự tài chính hay chủ doanh nghiệp, việc nắm bắt đúng đủ về dòng tiền kinh doanh sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi quyết định từ đầu tư, chi tiêu đến kiểm soát rủi ro tài chính trong tương lai.

1. Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh là gì?

1.1. Định nghĩa dễ hiểu và phân biệt với dòng tiền khác

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh là dòng tiền phát sinh từ các hoạt động chính tạo ra doanh thu của doanh nghiệp bao gồm các khoản tiền thu được từ khách hàng, các khoản chi cho quá trình vận hành như trả lương nhân viên, chi phí nguyên vật liệu, chi phí thuê mặt bằng, thuế và các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày.

Nói cách khác, đây là dòng tiền phản ánh năng lực vận hành cốt lõi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đầu tư, vay vốn hoặc phát hành cổ phần để có thêm tiền nhưng nếu không tạo ra dòng tiền tích cực từ hoạt động kinh doanh chính thì rất khó duy trì sự ổn định lâu dài.

Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp bán lẻ nhận được 300 triệu đồng từ việc bán hàng trong tháng 6, đồng thời chi 200 triệu đồng để nhập hàng, trả lương và thuê mặt bằng. Khi đó, dòng tiền từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là dương 100 triệu đồng. Đây là tín hiệu tích cực vì doanh nghiệp không chỉ tạo ra doanh thu mà còn sinh lời bằng tiền mặt từ hoạt động chính của mình.

Phân biệt với các loại dòng tiền khác:

• Dòng tiền từ hoạt động đầu tư: Bao gồm mua bán tài sản cố định, đầu tư vào công ty khác, cho vay dài hạn… Ví dụ: chi 1 tỷ đồng mua máy móc hoặc thu 500 triệu từ việc bán một tài sản cũ.
• Dòng tiền từ hoạt động tài chính: Liên quan đến việc vay vốn, trả nợ vay, phát hành cổ phần, chia cổ tức… Ví dụ: nhận 2 tỷ từ ngân hàng hoặc trả nợ vay 800 triệu.

Việc tách biệt rõ ba loại dòng tiền giúp doanh nghiệp hiểu chính xác nguồn gốc mục đích của từng khoản tiền từ đó ra quyết định tài chính hợp lý hơn.

1.2. Vì sao dòng tiền từ hoạt động kinh doanh quan trọng nhất?

Trong ba nhóm dòng tiền, dòng tiền từ hoạt động kinh doanh được xem là quan trọng nhất bởi vì nó thể hiện khả năng “tự nuôi sống” của doanh nghiệp tức là doanh nghiệp có đang tạo ra đủ tiền để duy trì hoạt động hằng ngày mà không cần phụ thuộc vào vay nợ hoặc bán tài sản.

Một doanh nghiệp có lợi nhuận kế toán dương nhưng dòng tiền kinh doanh âm trong nhiều kỳ liên tiếp là dấu hiệu cảnh báo có thể doanh thu ghi nhận chưa thu được tiền, công nợ khách hàng tăng cao hoặc doanh nghiệp đang tiêu tốn quá nhiều chi phí vận hành.

Giá trị doanh nghiệp nhận được từ việc kiểm soát dòng tiền kinh doanh tốt:

• Chủ động thanh toán đúng hạn các khoản lương, thuế, nhà cung cấp mà không cần xoay xở tài chính.
• Tăng sức mạnh đàm phán với ngân hàng/đối tác vì chứng minh được năng lực vận hành ổn định bằng dòng tiền thật.
• Giảm phụ thuộc vào vốn vay từ đó giảm chi phí lãi vay, rủi ro tài chính dài hạn.
• Ra quyết định đúng thời điểm khi có dòng tiền dư thừa: mở rộng sản xuất, đầu tư, tăng chiết khấu để đẩy mạnh tiêu thụ…

Trong mắt nhà đầu tư và tổ chức tín dụng, một doanh nghiệp có dòng tiền kinh doanh ổn định, dương liên tục là doanh nghiệp có “nội lực tài chính mạnh” đáng tin cậy hơn nhiều so với chỉ số lợi nhuận trên giấy tờ.
Hiểu rõ bản chất tầm quan trọng của dòng tiền từ hoạt động kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp “sống khỏe” trong hiện tại mà còn có năng lực phát triển bền vững trong tương lai. Đây là chỉ số đầu tiên mà bất kỳ nhà quản lý, kiểm toán hay đối tác tài chính nào cũng quan tâm, cũng chính là chỉ số doanh nghiệp cần nắm thật chắc nếu muốn vận hành tài chính một cách hiệu quả.

2. Thành phần dòng tiền từ hoạt động kinh doanh

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh phản ánh toàn bộ dòng tiền thực tế phát sinh trong quá trình vận hành chính của doanh nghiệp. Để hiểu rõ bản chất để kiểm soát tốt hơn, doanh nghiệp cần nắm vững ba nhóm thành phần chính: tiền vào, tiền ra, và các khoản điều chỉnh phi tiền mặt (trong trường hợp lập theo phương pháp gián tiếp).

2.1. Tiền vào: Các khoản thu từ hoạt động kinh doanh

Đây là các dòng tiền doanh nghiệp thực sự thu về từ các hoạt động tạo doanh thu cốt lõi. Bao gồm:

• Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ: Đây là nguồn tiền chủ lực, phát sinh khi khách hàng thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc ghi nhận này cần phản ánh đúng thời điểm tiền được nhận, không phải khi hóa đơn được xuất.
• Thu hồi công nợ: Bao gồm khoản tiền thu được từ khách hàng đã mua chịu trước đó. Theo dõi sát nhóm này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả thu hồi công nợ tránh rơi vào tình trạng doanh thu “trên giấy” nhưng không có tiền mặt.
• Các khoản thu khác từ hoạt động chính: Như thu từ phạt hợp đồng, hoàn lại chi phí mua hàng, hoặc các khoản thu nhập liên quan đến sản xuất kinh doanh chính (ví dụ hoàn thuế VAT đầu vào liên quan trực tiếp đến hàng hóa bán ra).

Quản lý tốt nguồn thu từ hoạt động kinh doanh giúp doanh nghiệp đảm bảo tính thanh khoản giảm phụ thuộc vào vốn vay, chủ động được dòng tiền hằng ngày. Đây cũng là cơ sở để xây dựng kế hoạch chi tiêu, mua hàng,  tuyển dụng phù hợp với năng lực tài chính thực.

2.2. Tiền ra: Các khoản chi cho vận hành doanh nghiệp

Là dòng tiền đi ra phục vụ cho các chi phí cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động. Bao gồm:

• Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu: Khoản tiền chi cho nhà cung cấp đầu vào. Việc kiểm soát chu kỳ thanh toán, đàm phán điều khoản trả chậm hợp lý sẽ giúp cân đối dòng tiền hiệu quả hơn.
• Chi phí nhân sự/hành chính: Bao gồm trả lương, thưởng, đóng bảo hiểm xã hội, chi phí thuê văn phòng, điện nước, phần mềm, chi phí văn phòng phẩm… Đây là nhóm chi phí phát sinh thường kỳ, có thể dự báo để lập kế hoạch dòng tiền chủ động.
• Chi phí hoạt động khác: Như tiếp thị, vận chuyển, bảo trì thiết bị hoặc thuê ngoài dịch vụ. Dù không cố định nhưng đây là nhóm chi phí có ảnh hưởng đáng kể tới dòng tiền nếu không được quản lý chặt chẽ.

Doanh nghiệp có thể sử dụng báo cáo dòng tiền để theo dõi sát tốc độ “đốt tiền” từ đó đưa ra quyết định tiết giảm chi phí, hoãn các khoản chi chưa cần thiết hoặc tái cấu trúc quy trình để tối ưu chi.

2.3. Các điều chỉnh không dùng tiền mặt (trong phương pháp gián tiếp)

Khi lập báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp, doanh nghiệp cần bắt đầu từ lợi nhuận kế toán và điều chỉnh lại các khoản không liên quan đến tiền mặt để phản ánh đúng dòng tiền thực tế. Bao gồm:

• Khấu hao tài sản cố định: Là khoản chi phí kế toán nhưng không làm giảm tiền mặt thực tế. Doanh nghiệp cần cộng lại khấu hao vào dòng tiền từ hoạt động kinh doanh.
• Dự phòng (nợ xấu, giảm giá hàng tồn kho…): Dự phòng được trích lập để phản ánh rủi ro tiềm ẩn, nhưng không làm thay đổi tiền mặt tại thời điểm hiện tại.
• Chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện: Những khoản chênh lệch do đánh giá lại số dư ngoại tệ không làm thay đổi dòng tiền trong kỳ cần điều chỉnh lại cho đúng.

Biến động hàng tồn kho và công nợ:

• Tăng hàng tồn kho: Là tiền ra vì doanh nghiệp bỏ tiền để nhập hàng chưa bán.
• Giảm hàng tồn kho: Là tiền vào vì đã bán hàng thu tiền về.
• Tăng công nợ phải thu: Có doanh thu nhưng chưa thu tiền → cần trừ ra.
• Tăng công nợ phải trả: Mua hàng nhưng chưa trả tiền → tạm coi như tăng dòng tiền.

Việc điều chỉnh đúng các yếu tố phi tiền mặt sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ sự khác biệt giữa lợi nhuận kế toán và dòng tiền thực từ đó có cái nhìn đúng đắn hơn về sức khỏe tài chính khả năng thanh toán trong kỳ.

3. Cách lập và phân tích dòng tiền từ hoạt động kinh doanh

Việc lập báo cáo dòng tiền từ hoạt động kinh doanh không chỉ nhằm mục đích hoàn thiện bộ báo cáo tài chính mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nhìn lại khả năng tạo ra tiền mặt từ hoạt động cốt lõi. Có hai phương pháp được sử dụng phổ biến là phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp. Mỗi phương pháp phù hợp với một mục tiêu sử dụng khác nhau mang lại giá trị riêng cho nhà quản lý.

3.1. Lập theo phương pháp trực tiếp dễ hiểu, sát thực tế

Phương pháp trực tiếp phản ánh từng khoản thu chi tiền mặt thực tế trong kỳ từ hoạt động kinh doanh. Báo cáo được trình bày dưới dạng các dòng thu – chi cụ thể, chẳng hạn như:

• Tiền thu từ bán hàng cung cấp dịch vụ
• Tiền chi trả cho nhà cung cấp
• Tiền chi trả lương, thuế, chi phí vận hành

Ưu điểm của phương pháp này:

• Dễ hiểu: Ngay cả người không chuyên về tài chính cũng có thể đọc hiểu được báo cáo.
• Phản ánh chính xác luồng tiền mặt thực tế, giúp nhà quản trị ra quyết định dựa trên dòng tiền thật chứ không phải các con số kế toán.
• Phù hợp với quản trị dòng tiền ngắn hạn: Rất hữu ích với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn theo dõi dòng tiền hằng ngày, hằng tuần.

Ví dụ: Nếu trong tháng doanh nghiệp thu về 800 triệu từ bán hàng, chi 300 triệu nhập nguyên vật liệu, 200 triệu trả lương và 100 triệu cho các chi phí khác, thì dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh là 800 – 300 – 200 – 100 = 200 triệu đồng.

Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp có hệ thống ghi nhận thu – chi tiền mặt rõ ràng nếu không sẽ mất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu.

3.2. Lập theo phương pháp gián tiếp phù hợp với kế toán tài chính

Phương pháp gián tiếp bắt đầu từ lợi nhuận kế toán sau thuế, sau đó điều chỉnh các khoản không thực sự liên quan đến dòng tiền mặt để tìm ra dòng tiền từ hoạt động kinh doanh. Các điều chỉnh phổ biến gồm:

• Cộng lại các chi phí không dùng tiền mặt như khấu hao, dự phòng
• Trừ ra các khoản thu chưa thu tiền (tăng công nợ phải thu)
• Cộng thêm các khoản chi chưa chi tiền (tăng công nợ phải trả)

Ưu điểm của phương pháp này:

• Liên kết chặt chẽ với báo cáo kết quả kinh doanh giúp kiểm toán, cơ quan thuế và nhà đầu tư dễ dàng đối chiếu số liệu.
• Phù hợp với doanh nghiệp lớn cần lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán.

Ví dụ: Doanh nghiệp có lợi nhuận sau thuế là 500 triệu, khấu hao tài sản cố định 100 triệu, công nợ phải thu tăng 150 triệu, công nợ phải trả tăng 50 triệu, thì:

Dòng tiền từ HĐKD = 500 + 100 – 150 + 50 = 500 triệu đồng

Tuy phương pháp gián tiếp không phản ánh trực tiếp từng khoản thu – chi nhưng lại giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh kết hợp với tác động đến dòng tiền đặc biệt hữu ích khi phân tích các chỉ số hiệu suất tài chính.

3.3. Phân tích đánh giá kết quả

Lập báo cáo dòng tiền là bước đầu, phân tích kết quả mới là phần quyết định giá trị ứng dụng của báo cáo này trong quản trị doanh nghiệp.

Dòng tiền dương là tín hiệu tốt, nhưng chưa đủ. Doanh nghiệp cần:

• So sánh dòng tiền với lợi nhuận doanh thu: Nếu lợi nhuận dương nhưng dòng tiền âm liên tục, có thể doanh nghiệp đang ghi nhận doanh thu “ảo” ví dụ khách hàng chưa thanh toán.
• Xem xét dòng tiền âm kéo dài: Nếu dòng tiền từ hoạt động kinh doanh âm trong nhiều kỳ, doanh nghiệp có thể đang lệ thuộc vào vay nợ hoặc đang đốt tiền quá nhanh cho chi phí vận hành.
• Phân tích xu hướng dòng tiền qua nhiều kỳ: Không chỉ xem kỳ hiện tại, doanh nghiệp nên nhìn tổng thể 6–12 tháng để thấy được xu hướng cải thiện hay xấu đi của dòng tiền giúp chuẩn bị kịch bản ứng phó: tăng tốc thu hồi công nợ, kiểm soát chi phí hoặc điều chỉnh kế hoạch mở rộng.

Thông qua phân tích dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực kiểm soát tài chính, giảm phụ thuộc vốn vay để đưa ra quyết định đầu tư hoặc tiết giảm chi phí chính xác hơn.

4. Cách cải thiện dòng tiền từ hoạt động kinh doanh

Việc duy trì dòng tiền từ hoạt động kinh doanh ở mức ổn định dương là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có thể tự chủ tài chính, giảm phụ thuộc vào nguồn vốn bên ngoài nâng cao năng lực sinh tồn trước biến động. Dưới đây là ba hướng cải thiện quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng có thể triển khai linh hoạt, phù hợp với quy mô ngành nghề của mình.

4.1. Tối ưu vòng quay công nợ

Một trong những nguyên nhân lớn khiến dòng tiền tắc nghẽn là quá trình thu tiền chậm hơn so với chi tiền. Việc tối ưu vòng quay công nợ chính là giải pháp giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian chuyển từ doanh thu ghi nhận thành tiền thực thu.

• Rút ngắn thời gian thu tiền khách hàng: Doanh nghiệp có thể đẩy nhanh quá trình thu hồi công nợ bằng cách áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán sớm, gửi nhắc công nợ định kỳ hoặc yêu cầu đặt cọc trước một phần giá trị hợp đồng. Đặc biệt hiệu quả với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc thời hạn kéo dài.
• Đàm phán kéo dài thời gian thanh toán cho nhà cung cấp: Trong khi đẩy nhanh thu tiền, doanh nghiệp cũng nên làm việc với nhà cung cấp để kéo giãn thời gian thanh toán mà không ảnh hưởng đến quan hệ hợp tác giúp tạo độ trễ hợp lý trong chu kỳ dòng tiền, giúp doanh nghiệp giữ tiền mặt lâu hơn để phục vụ các khoản chi quan trọng khác.

4.2. Kiểm soát hàng tồn kho và chi phí vận hành

Hàng tồn kho ứ đọng và chi phí hoạt động không kiểm soát là hai “điểm rò rỉ” dòng tiền lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót.

• Tránh tồn kho ứ đọng: Hàng hóa tồn kho quá nhiều không chỉ làm tăng chi phí lưu kho, bảo quản mà còn khiến vốn bị “giam giữ”. Doanh nghiệp nên xây dựng định mức tồn kho tối ưu, kết hợp với dự báo nhu cầu chính xác để chỉ nhập hàng khi thực sự cần thiết.
• Tăng hiệu quả sử dụng chi phí nhân sự, văn phòng: Tối ưu hóa nhân sự không đồng nghĩa với cắt giảm ồ ạt mà là sắp xếp lại công việc theo năng suất, tận dụng công nghệ để tự động hóa những tác vụ thủ công tốn thời gian. Cùng với đó, doanh nghiệp nên rà soát các chi phí vận hành cố định định kỳ để loại bỏ các khoản không còn giá trị sử dụng.

4.3. Lập kế hoạch dòng tiền theo tuần/tháng

Không có kế hoạch, mọi nỗ lực cải thiện dòng tiền đều thiếu hiệu quả. Việc xây dựng kế hoạch dòng tiền giúp doanh nghiệp chủ động nhận diện sớm những thời điểm thiếu hụt từ đó có hành động phòng ngừa.

• Sử dụng Excel hoặc phần mềm quản trị dòng tiền: Tùy vào năng lực nội bộ, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ mẫu Excel cơ bản nhưng nên tiến tới sử dụng phần mềm tích hợp để có báo cáo tức thời, tránh sai sót thủ công.
• Chủ động trước các chu kỳ chi trả lớn: Như kỳ trả lương, nộp thuế, trả nợ vay… Việc lên kế hoạch cụ thể giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ nguồn quỹ tại từng thời điểm, tránh phải xoay xở trong thế bị động.

5. Gợi ý công cụ quản lý dòng tiền thông minh cho doanh nghiệp

Dù Excel là một công cụ tiện lợi để bắt đầu nhưng khi quy mô vận hành tăng lên, việc quản lý dòng tiền trên bảng tính thủ công dễ rơi vào tình trạng:

• Dễ sai công thức, thiếu liên kết dữ liệu, dẫn đến báo cáo không phản ánh đúng thực tế tài chính.
• Thiếu cảnh báo sớm khiến doanh nghiệp chỉ biết mình “khát tiền” khi đã quá muộn.
• Không tích hợp với hệ thống kế toán, ngân hàng, bán hàng dẫn đến việc tổng hợp dữ liệu bị rời rạc, tốn thời gian dễ bỏ sót.

Để vượt qua những hạn chế kể trên, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng giải pháp Financial AI Agent của Lạc Việt ứng dụng trí tuệ nhân tạo giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình theo dõi, phân tích tối ưu dòng tiền.

Một số tính năng nổi bật:

• Tự động tổng hợp dòng tiền từ nhiều nguồn: kế toán (AccNet), ngân hàng, hệ thống bán hàng, hợp đồng…
• Phân tích dự báo dòng tiền theo thời gian thực giúp phát hiện sớm nguy cơ thiếu hụt quỹ trong tương lai gần.
• Cảnh báo thông minh khi dòng tiền âm kéo dài hoặc biến động bất thường.
• Đề xuất hành động điều chỉnh cụ thể như giãn chi phí, tăng thu hồi nợ, hoãn đầu tư.

Xem demo chi tiết hệ thống phân tích tài chính AI từ Lạc Việt tại:
https://lacviet.vn/lac-viet-financial-ai-agent

Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh không chỉ là một chỉ tiêu kế toán mà còn là thước đo sức khỏe tài chính thực sự của một doanh nghiệp. Trong khi lợi nhuận có thể đến từ các khoản ghi nhận kế toán, thì dòng tiền chính là tiền thật, là thứ nuôi sống doanh nghiệp mỗi ngày. Việc kiểm soát tốt dòng tiền này giúp doanh nghiệp chủ động thanh toán, duy trì vận hành ổn định, nâng cao khả năng đàm phán tài chính và vững vàng hơn trước biến động thị trường.