Sample timesheet hourly excel standard DN should be used?

Những công cụ này giúp tự động hóa ghi nhận giờ làm việc, tính toán lương chính xác, theo dõi hiệu suất nhân viên theo từng giờ làm việc cụ thể. Việc áp dụng mẫu chấm công theo giờ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính minh bạch công bằng trong quản lý nhân sự.

The same Lac Viet Computing theo dõi chi tiết cách xây dựng file chấm công theo giờ chuyên nghiệp trong bài viết này.

1. Chấm công theo giờ là gì?

Chấm công theo giờ là phương thức ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên dựa trên số giờ thực tế mà họ làm trong ngày, thay vì tính theo ca hoặc tính theo ngày công cố định. Mỗi giờ làm được ghi lại chính xác thông qua máy chấm công, ứng dụng di động, thẻ từ hoặc bảng chấm công theo giờ để làm căn cứ tính lương, phụ cấp cùng các khoản liên quan.

Phương pháp này thường được áp dụng cho các mô hình cần theo dõi thời gian linh hoạt như: nhân viên bán thời gian, làm theo ca, nhân viên làm ngoài hiện trường, lao động thời vụ hoặc các doanh nghiệp có biến động ca làm lớn.

Bảng công theo giờ là mẫu file ghi nhận chính xác thời gian làm việc của nhân viên theo từng giờ hoặc ca làm. Khác với bảng chấm công ngày công, chỉ ghi nhận tổng số ngày đi làm, chấm công theo giờ cho phép doanh nghiệp:

• Record time in and time out, total hours actually worked each day.
• Time tracking, flexible work, including overtime, vacation or working remote.

Ví dụ minh họa: Một nhân viên làm việc ca sáng từ 8h00 đến 12h00 và ca chiều từ 13h00 đến 17h00, bảng công theo giờ sẽ ghi nhận chi tiết từng khoảng thời gian này, từ đó hệ thống tự động tính tổng giờ làm việc là 8 giờ/ngày.

File excel chấm công và tính lương theo giờ không chỉ là công cụ ghi nhận thời gian làm việc mà còn giúp doanh nghiệp:

• Management actual working hours: Business easily see the ai doing enough now, who do more hours, who is on vacation.
• Support payroll, accuracy, transparency: When accurate data, the payroll based on the hours of work becomes more quickly, reducing the risk of dispute.
• Increase productivity, reduce the controversy internal: When employees know that the work hours are recorded, transparency, they will be motivated adhere to work schedule, reduce fraud-hours.

2. Cấu trúc chuẩn của một bảng chấm công theo giờ chuẩn chuyên nghiệp

Việc xây dựng một bảng chấm công theo giờ rõ ràng, đầy đủ chính xác là nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc hiệu quả, hạn chế sai sót khi tính lương, đồng thời tạo sự minh bạch cho người lao động. Dưới đây là cấu trúc tiêu chuẩn mà hầu hết doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng.

2.1. Các trường thông tin bắt buộc

Một file chấm công theo giờ cần có đầy đủ các trường thông tin cơ bản để đảm bảo việc ghi nhận thời gian làm việc được chính xác, dễ kiểm soát, thuận tiện cho khâu tổng hợp lương. Những trường thông tin quan trọng gồm:

2.2. Các tiêu chuẩn cần đảm bảo trong file excel chấm công và tính lương theo giờ

Việc xây dựng bảng chấm công không chỉ dừng lại ở việc có đủ các trường thông tin, mà còn cần tuân thủ những tiêu chuẩn sau để đảm bảo tính minh bạch hiệu quả:

• Chính xác minh bạch: Mọi dữ liệu phải có căn cứ: từ máy chấm công, ứng dụng check-in, GPS hoặc xác nhận trực tiếp. Việc minh bạch giúp giảm tranh cãi, tạo niềm tin với người lao động.
• Dễ đối chiếu với hệ thống máy chấm công: Một bảng chấm công đạt chuẩn phải dễ dàng kiểm tra với dữ liệu từ thiết bị nhận diện khuôn mặt, vân tay hoặc ứng dụng mobile. Điều này giúp hạn chế sai lệch khi tổng hợp cuối tháng.
• Dễ tích hợp với bảng lương: Cấu trúc dữ liệu cần thống nhất để dễ kết nối với phần mềm tính lương, giúp tự động hóa các quy trình như: Tính lương theo giờ, Tính lương thêm giờ, Tổng hợp công theo tuần tháng, Tính khoản phúc lợi theo công thực tế
• Phù hợp quy định pháp luật: Bảng công đảm bảo tuân thủ các quy định về thời gian làm việc, thời gian nghỉ, làm thêm theo Bộ luật Lao động 2019. Việc tuân thủ này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro vi phạm đảm bảo chi trả đúng cho người lao động.

3. Cách xây dựng bảng chấm công theo giờ bằng Excel chuyên nghiệp

Bảng chấm công theo giờ Excel giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên theo từng giờ vào – giờ ra một cách minh bạch. Đây là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc đội ngũ part-time, khi chưa sử dụng phần mềm HRM.

Dưới đây là quy trình chi tiết từ thiết kế bảng, nhập dữ liệu đến tính tổng giờ, tăng ca và quy đổi thành lương.

Bước 1. Xác định cấu trúc bảng

Để bảng chấm công phát huy tối đa hiệu quả, việc thiết kế đầy đủ các trường thông tin là rất quan trọng. Một mẫu bảng chấm công theo giờ chuẩn nên bao gồm:

• Employee name and employee code: Help to easily distinguish each employee, especially when a business has multiple branches or parts.
• Hours of work: Recording on/off accuracy to calculate the total working hours. For example, A work from 8h00 – 12h00 and 13h00 – 17h00, the total number of hours is 8 hours/day.
• Work shift: to Help businesses monitor employees work under the morning shift, afternoon shift or night shift, which is convenient for the planning personnel.
• Overtime (OT): Recorded overtime as a rule, ensure payroll accuracy.
• Notes: additional information, such as vacation, do make up, holiday.

When timesheets are designed to fully and accurate data will help to reduce errors in payroll, enhance transparency, shorten the synthesis time report.

Bạn có thể thiết kế bảng theo dạng sau:

Mỗi nhân viên sẽ có một bảng theo tháng hoặc một sheet riêng.

Bước 2. Thiết lập định dạng thời gian trong Excel

Để Excel hiểu đúng dữ liệu giờ, bạn làm theo bước:

1. Chọn toàn bộ cột Giờ vào, Giờ ra
2. Nhấn chuột phải → Format Cells
3. Chọn Category: Time
4. Chọn định dạng: 13:30 (24h)

Nếu dùng format 12h, Excel sẽ dễ nhầm AM/PM dẫn đến giờ sai.

Bước 3. Nhập giờ vào – ra

Nhập theo chuẩn 24 giờ:

• 08:00
• 13:30
• 17:15
• 22:00

Ví dụ nhân viên A:

Bước 4. Thiết lập các công thức tính công theo giờ

Công thức tính tổng giờ làm việc

Basic recipe:

= (Time Out – Time In) * 24

Ví dụ ô C2 là giờ vào, D2 là giờ ra:

= (D2 – C2) * 24

Sau đó:

• Format Cells → Number
• Giới hạn 2 chữ số thập phân để hiển thị dạng: 8.50 giờ

Giải thích: Excel lưu thời gian dưới dạng phân số của 1 ngày (1 ngày = 24 giờ).  Vì vậy, muốn tính giờ, bạn phải nhân với 24.

Tính giờ nghỉ giữa ca (nếu có)

Nếu doanh nghiệp có quy định nghỉ trưa 1 tiếng, bạn trừ thêm 1 giờ:

= (D2 – C2)*24 – 1

Nếu nghỉ linh hoạt, bạn thêm cột Giờ nghỉ:

Formula:

= (D2 – C2)*24 – E2

Tính giờ tăng ca (OT)

Tùy quy định công ty. Ví dụ giờ chuẩn là 8h/ngày:

= MAX(0, TotalHours – 8)

Giả sử tổng giờ nằm tại ô F2:

= MAX(0, F2 – 8)

Bước 5. Tính tổng giờ làm việc theo tháng

Ở cuối bảng, bạn dùng lệnh SUM:

=SUM(F2:F31)

Ngoài ra bạn có thể tính tổng giờ tăng ca:

=SUM(G2:G31)

Bước 6. Tính lương theo giờ trong Excel

After obtaining the data, hours of work, business required to comply with the rules, paid by the hour to ensure fairness and transparency:

• Basic hourly pay: Salary is calculated by the formula: Total hours worked x wage per hour. For example: an employee has a salary of 50,000 VND/hour, working 160 hours/month → basic Salary = 8.000.000 VNĐ.
• Calculating overtime (OT): Depending on the laws and policies of business: ordinary days 150%, holiday 200%, holidays 300%. For example, If employees do 2 hours OT holidays, salary calculator OT = 2 × 50.000 × 3 = 300,000 VND.
• Adjust for vacation holidays: Reduced hours do not work or hours offset according to the regulations. Source reference: The Vietnam Labor law 2019, Article 97

Apply clear rules to help businesses ensure wage transparency, avoid disputes with employees and comply with the law.

Nếu mức lương theo giờ (Hourly Rate) là 30.000đ/giờ, công thức:

= TotalHours * HourlyRate

Ví dụ: = F2 * 30000

Cuối bảng: =SUM(H2:H31)

To timesheets operate more efficiently minimize error, the business can apply some of the following tips:

• Use Excel formula auto: automatically calculates the total hours, basic salary, salary OT, minimize errors due to input manually. For example, use the function SUMIFS to hours according to each employee or each work shift.
• Table design easy-to-read visual: Split column clear: time in/out, shifts, OT, notes. Color or conditional formatting to get to know the error or abnormal data.
• Storage and security, data: Save the Excel file on the hard drive security system or cloud storage have limited access. Backup periodically to avoid data loss.

4. Tải mẫu bảng chấm công theo giờ file Excel chuẩn hiệu quả

4.1 Mẫu bảng chấm công theo giờ file word chuẩn doanh nghiệp

A template timesheet standard time helping businesses accurately record the working hours of employees, from which payroll, management, shift work, overtime in a transparent way.

Characteristics of the sample table standard:

• Recorded employee name, employee code, date of work, hours on/off, shift, total hours, hours OT and notes.
• Intuitive design, easy-to-follow, easy to modify to fit each department or type of employment.
• Can use directly or as a basis to enter data into the system manager, hr, or tool payroll.

Practical benefits:

• Help reduce errors in payroll, shorten the synthesis time data.
• Increase transparency, employee to track hours worked by themselves.
• Is a tool to standardize the data before putting into Excel file timekeeping and software payroll staff by the hour or automated software.

4.2 File Excel chấm công và tính lương theo giờ

File Excel timesheet calculator hourly wage is the solution to improve not only helps in recognition working hours but also automatically calculates base pay, hours of OT, and a synthesis report.

Feature highlights:

• Automatically calculates the total hours worked each day, each week or month.
• Payroll OT based on the formula prescribed legal, policy and business.
• Automated reporting: total hours, gross pay, salary, OT, chart, analyze working hours by employee or department.
• Easily edit to fit particular business such as hours, flexible shifts more or vacation.

Actual value:

• Up to 50-70% of the time synthetic test data compared with the management of the paper.
• Enhanced accuracy in payroll, transparent with employees.
• Support business decisions about personnel based on real data.

4.3 Lưu ý khi sử dụng mẫu/Excel

To harness the maximum value from these resources, businesses need to note:

• Edit fit particular business: Add column information according to type of employment (full-time, part-time, night shift). Adjustable recipe payroll according to the basic salary, OT, allowance peculiarities.
• Check out the recipe data input: Ensure the formula for calculating the total hours, salary, OT, vacation work correctly. Regularly reviewing data to avoid input errors, especially with employees to do more shifts or hours flexible.
• Store security: Saved Excel file on internal systems or clouds have limited access. Backup periodically to avoid data loss.

Business benefits received:

• Data, timekeeping, and payroll is always accurate and transparent.
• Increase efficiency, personnel management, reduce the risk of dispute salary.
• Easy to deploy up-conversion software attendance management automatically when needed.

DOWNLOAD TEMPLATE TIMESHEET EXCEL FILE BY THE HOUR AND DOT PATTERNS THE OTHER COMMON

5. Những đối tượng doanh nghiệp phù hợp với file chấm công theo giờ

File chấm công theo giờ là công cụ quản lý thời gian làm việc đặc biệt hữu ích cho những doanh nghiệp có tính chất ca kíp linh hoạt, khối lượng lao động biến động hoặc tỷ lệ nhân viên part-time cao. Mô hình chấm công này giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác số giờ làm thực tế, tính toán chi phí nhân công theo giờ và tối ưu vận hành. Dưới đây là các nhóm doanh nghiệp phù hợp nhất với hình thức chấm công này.

5.1. Doanh nghiệp dịch vụ, bán lẻ và F&B

Các ngành có nhu cầu lao động theo giờ cao như siêu thị, cửa hàng tiện lợi, chuỗi café, nhà hàng, khách sạn thường sở hữu đội ngũ nhân viên làm theo ca, thay đổi khung giờ làm việc theo lượng khách thực tế. Bảng chấm công giúp:

• Ghi nhận chính xác giờ vào – giờ ra của từng ca làm, hạn chế sai sót trong tính lương.
• Tối ưu chi phí nhân sự bằng cách phân bổ nhân lực theo lượng khách tại từng thời điểm.
• Đảm bảo minh bạch trong chi trả khi nhiều vị trí có mức lương theo giờ khác nhau.

Doanh nghiệp càng cần một phương thức chấm công theo giờ rõ ràng để tránh rủi ro chênh lệch thời gian làm việc.

5.2. Doanh nghiệp sản xuất sử dụng nhiều ca kíp

Trong nhà máy, thời gian làm việc phụ thuộc vào dây chuyền, sản lượng, ca sản xuất. Nhân sự có thể làm ca 6 giờ, 8 giờ, 10 giờ tùy kế hoạch. Việc chấm công theo giờ giúp:

• Kiểm soát thời gian làm việc theo từng ca, từng công đoạn.
• Phân biệt chính xác giờ làm thêm, giờ tăng ca, giờ nghỉ để tính lương đúng quy định pháp luật.
• Hạn chế gian lận chấm công hộ, giảm thời gian đối chiếu số liệu thủ công.

Đối với những doanh nghiệp sản xuất có trên 300 công nhân, việc quản lý ca kíp bằng bảng chấm công theo giờ giúp rút ngắn thời gian tổng hợp công từ 1–2 ngày xuống chỉ còn vài giờ khi kết hợp với hệ thống máy chấm công.

5.3. Doanh nghiệp logistics vận tải

Đặc thù của ngành logistics là thời gian làm việc phụ thuộc vào đơn hàng, thời gian bốc dỡ, lịch trình xe. Nhân viên không phải lúc nào cũng làm trọn ca. Bảng công theo giờ giúp:

• Ghi nhận chính xác công làm việc của tài xế, nhân viên kho, nhân viên giao nhận.
• Đánh giá hiệu suất dựa trên giờ làm thực tế và khối lượng công việc hoàn thành.
• Tối ưu chi phí nhân công theo từng tuyến hoặc từng ca giao hàng.

5.4. Call center và các doanh nghiệp vận hành theo ca linh hoạt

Trung tâm chăm sóc khách hàng, telesales, hoặc các bộ phận vận hành 24/7 thường có nhiều khung giờ làm việc, nhiều nhân sự bán thời gian. Khi đó, bảng chấm công giúp:

• Theo dõi hiệu suất theo giờ cho từng nhân viên.
• Đảm bảo phân ca chính xác, tránh trùng ca hoặc thiếu nhân sự giờ cao điểm.
• Linh hoạt trả lương theo giờ làm thực tế, phù hợp với nhóm part-time.

5.5. Doanh nghiệp sử dụng lao động part-time, freelancer hoặc theo dự án

Những doanh nghiệp ngành marketing, agency, dịch vụ sáng tạo hoặc vận hành theo dự án thường thuê cộng tác viên, freelancer tính theo giờ. Việc áp dụng file chấm công theo giờ giúp:

• Theo dõi minh bạch thời gian làm việc hoặc thời gian thực hiện nhiệm vụ của từng cộng tác viên.
• Dễ dàng quyết toán theo giờ làm thực tế, tránh tranh chấp.
• Quản lý chi phí nhân sự rõ ràng theo từng dự án, giúp nhà quản lý kiểm soát ngân sách.

6. So sánh: File chấm công theo giờ Excel và chấm công tự động bằng phần mềm

Trong nhiều năm, Excel là công cụ quen thuộc để quản lý chấm công. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp tăng quy mô hoặc áp dụng mô hình làm việc linh hoạt, Excel bộc lộ nhiều hạn chế. Trong khi đó, phần mềm chấm công tự động mang đến cách quản lý chuẩn xác tiết kiệm thời gian hơn. Việc so sánh hai hình thức này giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

7. Quản lý chấm công nhân sự với Lạc Việt SureHCS HRM

In the organizations and enterprises are to find out information about timesheets by the hour, the management of working hours of employees correctly transparency is the key element to optimal staffing costs, improve work performance. Lac Viet SureHCS HRM is the solution software personnel management, comprehensivebusiness support from stitch attendance, paid by the hour to manage personnel records to help simplify the complex process to reduce errors.

The salient features of Lac Viet SureHCS HRM related to timekeeping:

• Software attendance management automatically by the hour or work shift: Employees can swipe cards, fingerprint or face recognition data is synchronized directly into the system.
• Payroll accuracy, transparency: automatically calculate basic salary, hours of OT supplies, according to each employee based on timesheet data real.
• Analysis report hours of work: to Help businesses easily track productivity, overtime and scheduling personnel efficiency.
• Data integration flexibility: connect to the sample timesheet hourly or file Excel timesheet salary calculator hourly, facilitate the switch from the manual method to the automatic system.

CONVERT THE NUMBER OF PERSONNEL WITH COMPREHENSIVE LAC VIET SUREHCS HRM

LV SureHCS HRM is the solution in hrm comprehensive (HRM) is developed by Lac Viet from 1998, now serves more than 1,000 businesses in Vietnam with international standards such as CMMI Level 3, ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013. Platform help of optimized every aspect from recruitment to employment, improve the experience of staff and effective management of resources.

Feature highlights:

• Candidate Pool AI + AI Resume: automatic dissection CV any format, search for suitable candidates instant, a 70% increase quality, reduce recruitment time significantly 
• Timekeeping software – payroll – C&B auto: integrated benefits, overtime, insurance, export report, payslip correct for business scale up to 10,000 employees 
• Experience hr – wallet reward – ranking behavior – survey periodically: internal management, honor, mounted staff in real time.
• Assessment and capacity development: KPI/OKR flexibility, feedback 360°, the proposed route train personalization according to the evaluation results 
• Internal training & LMS integrated AI: learning anytime, anywhere, content management, multi-modal with personalization from AI 
• Dashboard BI + AI Advisor: real-time reports, suggestions leadership decisions based on data resources.

AI INTEGRATION ACCELERATES DIGITAL TRANSFORMATION OF HUMAN RESOURCES

Lac Viet has officially launched The 3 AI assistant hr deeply integrated into the LV SureHCS including LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume and LV‑AI.Help to automate the task administration, standardized data enhanced experience personnel

• LV‑AI.Docs: automatic dissection transfer data from documents such as CCCD, windows, SOCIAL insurance, by level of digital records, standardized
• LV‑AI.Resume: analysis of CV auto, construction, candidate profile, find people with the right criteria by prompt intelligent data mining candidate pool efficiency
• LV‑AI.Help: chatbot internal support, answer questions HR 24/7 access form process quick contextual user

TYPICAL CUSTOMERS DEPLOYING LV SUREHCS HRM

• Coca-Cola Vietnam: System deployment LV SureHCS to digitize comprehensive human resource management group has standardized the data, the optimal operating HR according to international model.
• Textile company Success (TCM): Application LV SureHCS to manage hr, payroll, benefits, timekeeping and capacity profile for nearly 5,000 employees across 5 areas of activity – from textiles and fashion to real estate.
• Total company air Port, Vietnam (ACV): Choose to trust LV SureHCS to operate the system large-scale personnel with over 10,000 employees, 24 subdivisions, solved the problem of complex business of modeling state-owned companies.

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up PM hr

PositionBusiness ownerDirector/Deputy directorChief accountantPurchasing managerHead of ITHrHead of MarketingHead of businessProject managementStaffOther

Scale hrSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Very Large (>3000)

IndustryPublic servicesFinance/banking/insuranceConstruction/real estateOil and gas/waterEducation/trainingRetailFood/consumer goodsPharmaceutical/Medical/biotechnologyTextiles/garmentsProduction of heavy industry (mechanical engineering, cement, thẹp, mobile phone...)Paper manufacture/packagingOther manufacturingHigh-tech (IT, electronics)Consulting services/HR/accountingBeauty/spa/aestheticTransportation/warehousingCar/motorcycle/equipmentService residenceFood service/entertainmentOther commercial servicesOther

By clicking the button Send requestyou agreed with Privacy policy information of Vietnam.

Send request

WHAT DO BUSINESSES GET WHEN DEPLOYING LAC VIET SUREHCS SOFTWARE?

• Comprehensive solutions from A‑Z cover the entire process of HR from recruitment, profile, attendance, payroll, benefits, training, reviews, experience staff
• Highly customizable & flexible connection to suit any scale, industry, easy to connect with ERP, finance, office of chemical
• Save cost & performance enhancement help to lose 40-60% of the cost of operating personnel, retain talent, improve the work efficiency

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION:

• Hotline: 0901 555 063
• Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

Management of working hours is exactly the key element to business optimal staffing costs, improve working performance guaranteed benefits for employees. The application of timesheets by the hour to help businesses easily recorded hours of work, wage calculation, transparent and efficient tracking employees in an intuitive way.

In particular, with the support of software solutions, hr management, attendance, Lac Viet SureHCS HRM, the whole process timekeeping, payroll and reporting becomes automatic, accurate, saving considerable time.