Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Nhiều kế toán đã nắm được quy trình chung để lập hóa đơn điều chỉnh, nhưng khi thực sự bắt tay vào ghi số âm cho trường hợp điều chỉnh giảm vẫn lúng túng: giảm ở chỉ tiêu nào, ghi âm bao nhiêu, và trình bày ra sao để không bị cơ quan thuế coi là sai định dạng.

Nếu chỉ đọc lý thuyết mà không có ví dụ số liệu cụ thể để đối chiếu, kế toán rất dễ ghi nhầm giữa phần chênh lệch cần điều chỉnh với toàn bộ giá trị hóa đơn gốc, dẫn đến hóa đơn điều chỉnh sai và phải xử lý lại từ đầu.

In this article Lac Viet sẽ giúp kế toán nắm rõ mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm đúng chuẩn: khi nào cần lập, quy trình 4 bước thực hiện, ví dụ minh họa số liệu cụ thể cho từng trường hợp, và cách kê khai thuế sau khi điều chỉnh.

1. Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì? Khi nào cần lập?

Hóa đơn điều chỉnh giảm là một dạng hóa đơn điều chỉnh, được lập khi giá trị hóa đơn gốc cần giảm xuống so với nội dung đã ghi ban đầu, áp dụng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khác với điều chỉnh tăng (bổ sung phần còn thiếu), điều chỉnh giảm luôn gắn với việc ghi số âm cho phần giá trị cần trừ bớt. Hai nhóm nguyên nhân phổ biến dẫn đến nhu cầu lập hóa đơn điều chỉnh giảm được trình bày ở hai phần dưới đây.

1.1. Sai sót về số liệu

3 Trường hợp phổ biến:

• Sai số lượng: giao ít hơn hóa đơn gốc do thiếu hàng hoặc nhập liệu nhầm.
• Sai đơn giá: áp nhầm bảng giá cũ hoặc nhầm đơn vị tính.
• Áp dụng sai thuế suất: chưa cập nhật đúng nhóm thuế suất cho mặt hàng.

Nhóm nguyên nhân đầu tiên xuất phát từ việc hóa đơn gốc ghi sai số liệu theo hướng cao hơn thực tế giao dịch, khiến giá trị trên hóa đơn không khớp với hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế đã cung cấp cho khách hàng.

• Sai số lượng là trường hợp phổ biến nhất, xảy ra khi hóa đơn gốc ghi số lượng hàng hóa nhiều hơn số lượng thực tế đã giao. Tình huống này thường gặp khi kế toán xuất hóa đơn ngay tại thời điểm chốt đơn hàng, trước khi bộ phận kho hoàn tất việc giao hàng và xác nhận số lượng thực giao, dẫn đến chênh lệch nếu kho thiếu hàng hoặc giao thiếu so với đơn đặt hàng ban đầu. Ngoài ra, lỗi nhập liệu trên phần mềm bán hàng, ví dụ nhân viên nhập nhầm số lượng do thao tác vội hoặc do đơn hàng có nhiều dòng sản phẩm tương tự nhau, cũng là nguyên nhân phổ biến không kém.
• Sai đơn giá xảy ra khi đơn giá ghi trên hóa đơn cao hơn đơn giá đúng đã thỏa thuận với khách hàng. Nguyên nhân thường gặp là bộ phận bán hàng áp dụng nhầm bảng giá niêm yết cũ thay vì bảng giá đã đàm phán lại cho khách hàng cụ thể, hoặc quên cập nhật mức giá ưu đãi đã cam kết trong hợp đồng dài hạn. Một số trường hợp khác phát sinh do nhầm đơn vị tính, ví dụ áp giá theo thùng nhưng lại nhân theo đơn vị lẻ, khiến đơn giá bị tính sai gấp nhiều lần so với thực tế.
• Áp dụng sai thuế suất là trường hợp hóa đơn ghi thuế suất giá trị gia tăng cao hơn mức đúng áp dụng cho mặt hàng hoặc dịch vụ đó, khiến tiền thuế ghi trên hóa đơn cao hơn nghĩa vụ thuế thực tế của giao dịch. Lỗi này thường xảy ra khi danh mục hàng hóa trên phần mềm bán hàng chưa được cập nhật đúng nhóm thuế suất ưu đãi, hoặc khi mặt hàng thuộc diện được giảm thuế theo chính sách tạm thời nhưng hệ thống vẫn áp mức thuế suất phổ thông.

Cả ba trường hợp trên đều có điểm chung là giá trị ghi trên hóa đơn gốc cao hơn giá trị đúng của giao dịch, nên hóa đơn điều chỉnh phải ghi số âm để đưa số liệu về đúng thực tế phát sinh, đồng thời kế toán cần rà soát lại nguyên nhân gốc rễ (quy trình nhập liệu, cập nhật bảng giá, cấu hình thuế suất) để hạn chế lặp lại cùng lỗi ở các hóa đơn tiếp theo.

1.2. Phát sinh thương mại sau khi xuất hóa đơn gốc

Nhóm nguyên nhân thứ hai không xuất phát từ sai sót khi lập hóa đơn, mà từ các thỏa thuận thương mại phát sinh sau thời điểm hóa đơn gốc đã được lập và giao cho khách hàng, khiến giá trị giao dịch thực tế thay đổi so với nội dung đã ghi ban đầu.

• Chiết khấu thương mại là trường hợp doanh nghiệp áp dụng chính sách chiết khấu theo doanh số lũy kế hoặc theo chương trình khuyến mãi đã công bố, nhưng thời điểm xác định khách hàng đủ điều kiện hưởng chiết khấu lại đến sau khi hóa đơn bán hàng đã được xuất. Ví dụ phổ biến là chương trình chiết khấu theo doanh số quý: khách hàng chỉ biết được mức chiết khấu chính xác sau khi tổng hợp doanh số cả quý, trong khi các hóa đơn bán hàng riêng lẻ trong quý đã được xuất trước đó theo giá chưa chiết khấu.
• Giảm giá hàng bán phát sinh khi người bán đồng ý giảm giá cho khách hàng do hàng hóa không đúng như cam kết ban đầu, chẳng hạn giao hàng chậm hơn thời hạn thỏa thuận trong hợp đồng, hoặc chất lượng thực tế không đạt như mô tả, khiến hai bên thống nhất giảm một phần giá trị đơn hàng như một hình thức bù đắp thay vì hủy toàn bộ giao dịch.
• Khách trả lại một phần hàng hóa là tình huống khách hàng nhận hàng, kiểm tra và phát hiện một phần hàng hóa không đạt yêu cầu (lỗi kỹ thuật, không đúng quy cách, hư hỏng trong quá trình vận chuyển), sau đó trả lại phần hàng lỗi cho người bán trong khi vẫn giữ lại phần hàng đạt yêu cầu. Người bán khi đó cần điều chỉnh giảm số lượng, thành tiền và tiền thuế tương ứng đúng với phần hàng đã được trả lại, không điều chỉnh toàn bộ hóa đơn nếu phần còn lại khách hàng vẫn giữ và thanh toán bình thường.

Khác với nhóm sai sót số liệu, nhóm phát sinh thương mại này không phải lỗi của người bán khi lập hóa đơn, nhưng vẫn phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế sau khi có thỏa thuận mới với khách hàng. Vậy quy trình cụ thể để viết một hóa đơn điều chỉnh giảm đúng chuẩn gồm những bước nào?

2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Quy trình viết hóa đơn điều chỉnh giảm gồm 4 bước chính, tuân thủ nguyên tắc chung về xử lý hóa đơn sai sót đã áp dụng cho mọi trường hợp điều chỉnh, dù là điều chỉnh tăng hay điều chỉnh giảm.

2.1. Xác định nội dung sai sót và xác nhận với người mua

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán cần xác định chính xác chỉ tiêu nào cần giảm: số lượng, đơn giá, thành tiền hay tiền thuế, đồng thời xác định rõ giá trị đúng cần điều chỉnh về. Bước này đòi hỏi kế toán đối chiếu lại chứng từ gốc liên quan (phiếu giao hàng thực tế, hợp đồng, biên bản thỏa thuận chiết khấu hoặc giảm giá, biên bản trả hàng) để xác định phần chênh lệch chính xác, tránh việc điều chỉnh dựa trên ước lượng hoặc trí nhớ, dễ dẫn đến sai số liệu ngay từ bước đầu tiên.

Follow Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua phải xác nhận nội dung sai sót, với hình thức xác nhận khác nhau tùy loại người mua: nếu người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức, hai bên bắt buộc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung cần điều chỉnh giảm, có chữ ký của người đại diện hợp lệ mỗi bên; nếu người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo qua các kênh liên lạc thông thường như điện thoại, tin nhắn, email, hoặc đăng thông báo công khai trên website nếu không liên lạc trực tiếp được.

Với trường hợp điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán, văn bản thỏa thuận hoặc thông báo nên ghi rõ căn cứ áp dụng, ví dụ dẫn chiếu tới chương trình chiết khấu đã công bố hoặc biên bản thống nhất giảm giá giữa hai bên, để tránh bị hiểu nhầm là sửa chữa hóa đơn tùy tiện khi cơ quan thuế kiểm tra sau này. Với trường hợp khách trả lại một phần hàng, văn bản xác nhận nên đính kèm biên bản nhận lại hàng có xác nhận số lượng, tình trạng hàng trả lại của cả hai bên. Bước xác nhận này cần hoàn tất trước khi kế toán tiến hành ghi nội dung trên hóa đơn điều chỉnh ở các bước tiếp theo, vì đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất khi cần giải trình sau này.

2.2. Ghi dòng tham chiếu hóa đơn gốc

Trên hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán bắt buộc ghi dòng tham chiếu về hóa đơn gốc theo mẫu: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, điền đầy đủ, chính xác thông tin của hóa đơn gốc đang được điều chỉnh. Ví dụ cụ thể, dòng tham chiếu có thể ghi: “Điều chỉnh giảm cho hóa đơn Mẫu số 1 ký hiệu C25TAA số 0000456 ngày 20 tháng 8 năm 2026”.

Dòng tham chiếu là căn cứ để cơ quan thuế và cả hai bên mua bán xác định chính xác hóa đơn điều chỉnh giảm này tương ứng với hóa đơn gốc nào, đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp phát hành số lượng lớn hóa đơn trong cùng một ngày hoặc cùng một khách hàng có nhiều hóa đơn phát sinh liên tiếp trong cùng một tháng. Thiếu dòng tham chiếu, hoặc ghi sai số hiệu, sai ngày lập của hóa đơn gốc, khiến hóa đơn điều chỉnh mất giá trị pháp lý vì không xác định được rõ ràng giao dịch nào đang được điều chỉnh giảm.

Kế toán nên tra cứu lại hóa đơn gốc ngay trên hệ thống hóa đơn điện tử trước khi điền dòng tham chiếu, tránh dựa vào ghi chép thủ công dễ nhầm lẫn số hiệu hoặc ngày lập giữa các hóa đơn có nội dung tương tự nhau, đặc biệt khi cùng một khách hàng có nhiều đơn hàng phát sinh gần nhau về thời gian. Với doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp sẵn chức năng lập hóa đơn điều chỉnh, dòng tham chiếu này thường được hệ thống tự động điền khi kế toán chọn đúng hóa đơn gốc từ danh sách, giúp hạn chế đáng kể rủi ro nhập sai thông tin thủ công so với việc gõ tay toàn bộ nội dung tham chiếu.

2.3. Ghi giá trị điều chỉnh

Đây là bước quan trọng nhất và cũng dễ sai nhất khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm: bắt buộc ghi số âm (dấu “-“) tại các chỉ tiêu bị giảm, có thể là số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế hoặc tổng thanh toán, tùy theo bản chất của trường hợp điều chỉnh cụ thể.

Nguyên tắc chung là chỉ ghi đúng phần chênh lệch cần trừ bớt so với hóa đơn gốc, không ghi lại toàn bộ giá trị giao dịch như cách làm của hóa đơn thay thế. Ví dụ, nếu chỉ đơn giá bị sai còn số lượng đúng, kế toán chỉ cần ghi âm phần chênh lệch đơn giá và thành tiền tương ứng, giữ nguyên số lượng đúng như hóa đơn gốc hoặc không ghi thêm dòng số lượng nếu phần mềm hóa đơn điện tử không yêu cầu tách riêng. Ngược lại, nếu sai về số lượng, kế toán ghi âm đúng phần số lượng chênh lệch, còn đơn giá vẫn giữ nguyên như hóa đơn gốc để làm căn cứ tính lại thành tiền điều chỉnh.

Một điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý là tiền thuế giá trị gia tăng điều chỉnh phải được tính theo đúng thuế suất đã áp dụng trên hóa đơn gốc, không áp dụng thuế suất mới tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh nếu chính sách thuế suất có thay đổi giữa hai thời điểm. Việc trộn lẫn thuế suất cũ và mới trong cùng một hóa đơn điều chỉnh là lỗi khá phổ biến, đặc biệt khi có thay đổi chính sách thuế giữa kỳ lập hóa đơn gốc và kỳ lập hóa đơn điều chỉnh. Phần ví dụ minh họa số liệu cụ thể cho từng trường hợp điều chỉnh được trình bày chi tiết ở mục tiếp theo, giúp kế toán dễ hình dung cách ghi trong thực tế.

2.4. Ký số, gửi hóa đơn và kê khai bổ sung

Sau khi hoàn tất nội dung, hóa đơn điều chỉnh giảm cần được ký số hợp lệ theo đúng quy định về hóa đơn điện tử, gửi cho người mua qua hệ thống hóa đơn điện tử đang sử dụng, đồng thời truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng quy định hiện hành, tương tự quy trình phát hành hóa đơn gốc ban đầu.

Trước khi ký số, kế toán nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung một lần nữa: dòng tham chiếu hóa đơn gốc, dấu âm tại các chỉ tiêu điều chỉnh, và thuế suất áp dụng, vì sau khi đã ký số và truyền dữ liệu thành công, việc phát hiện sai sót tiếp theo sẽ buộc phải lặp lại toàn bộ quy trình xác nhận với người mua và lập thêm một hóa đơn điều chỉnh mới, tạo thành chuỗi hóa đơn điều chỉnh chồng chéo khó theo dõi và đối chiếu.

Sau bước gửi hóa đơn, kế toán còn một nghĩa vụ quan trọng không được bỏ sót: kê khai bổ sung hoặc điều chỉnh vào tờ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, để số liệu kê khai phản ánh đúng phần doanh thu và thuế đã giảm. Đây là bước nhiều kế toán mới dễ bỏ sót vì chỉ tập trung vào việc lập đúng hóa đơn mà quên bước kê khai lại với cơ quan thuế. Phần kê khai thuế sau điều chỉnh được trình bày chi tiết hơn ở mục 5 của bài viết.

Ngoài việc kê khai, kế toán cũng nên cập nhật lại số liệu công nợ với khách hàng ngay sau khi hóa đơn điều chỉnh giảm đã gửi thành công, đặc biệt nếu khách hàng chưa thanh toán hóa đơn gốc, để tránh thu thừa hoặc nhắc thanh toán sai số tiền thực tế còn phải trả. Với khách hàng đã thanh toán đủ theo hóa đơn gốc, doanh nghiệp cần thống nhất phương án hoàn trả phần chênh lệch hoặc cấn trừ vào công nợ của các giao dịch tiếp theo, và ghi rõ phương án đã thống nhất trong văn bản thỏa thuận điều chỉnh để tránh phát sinh tranh chấp về sau. Sau khi đã nắm quy trình 4 bước, phần tiếp theo sẽ đi vào ví dụ minh họa cụ thể để kế toán dễ hình dung cách ghi số âm trong thực tế.

3. Mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm – ví dụ minh họa cụ thể

Toàn bộ số liệu dưới đây là ví dụ minh họa để hướng dẫn cách trình bày đúng chuẩn, không phải số liệu thực tế của bất kỳ doanh nghiệp cụ thể nào. Ba trường hợp phổ biến nhất được trình bày lần lượt dưới đây, kèm bảng số liệu để kế toán dễ đối chiếu khi tự lập hóa đơn của đơn vị mình.

>>> Download template here

3.1. Ví dụ điều chỉnh giảm số lượng

Trường hợp phổ biến nhất là hóa đơn gốc ghi số lượng hàng hóa nhiều hơn số lượng thực tế đã giao cho khách hàng. Giả sử hóa đơn gốc ghi bán 50 sản phẩm với đơn giá 300.000 đồng/sản phẩm, nhưng thực tế chỉ giao được 30 sản phẩm do thiếu hàng tại thời điểm giao. Hóa đơn điều chỉnh giảm cần ghi số lượng chênh lệch là -20 sản phẩm, cùng với thành tiền và tiền thuế giảm tương ứng theo đơn giá và thuế suất áp dụng cho hóa đơn gốc.

Cách ghi này giúp cơ quan thuế và cả hai bên xác định ngay phần chênh lệch cần trừ, mà không cần dựng lại toàn bộ nội dung hóa đơn gốc. Kế toán lưu ý đơn giá trên hóa đơn điều chỉnh vẫn giữ nguyên như hóa đơn gốc, chỉ số lượng, thành tiền và tiền thuế mới mang giá trị âm, vì bản chất của điều chỉnh giảm số lượng là loại bỏ phần hàng chưa thực giao ra khỏi giá trị đã ghi nhận trên hóa đơn gốc.

Một điểm cần lưu ý thêm là khi điều chỉnh giảm số lượng do thiếu hàng, doanh nghiệp cũng cần đối chiếu đồng thời với số liệu xuất kho: nếu phiếu xuất kho đã ghi nhận đúng 30 sản phẩm thực giao trong khi hóa đơn ghi 50, kế toán cần rà soát xem giá vốn hàng bán đã hạch toán theo số lượng nào để tránh chênh lệch giữa doanh thu đã điều chỉnh và giá vốn tương ứng. Trường hợp phần hàng thiếu sẽ được giao bổ sung ở một đợt khác, doanh nghiệp cần lập một hóa đơn mới cho phần giao bổ sung đó, không gộp chung vào hóa đơn điều chỉnh giảm của lần giao thiếu ban đầu, để tránh nhầm lẫn giữa nghiệp vụ điều chỉnh và nghiệp vụ bán hàng phát sinh mới.

3.2. Ví dụ điều chỉnh giảm đơn giá

Trường hợp thứ hai xảy ra khi số lượng hàng hóa giao đúng nhưng đơn giá ghi trên hóa đơn gốc cao hơn đơn giá đúng đã thỏa thuận. Giả sử hóa đơn gốc ghi đơn giá 250.000 đồng/sản phẩm cho 40 sản phẩm, trong khi đơn giá đúng theo hợp đồng chỉ là 200.000 đồng/sản phẩm, tức chênh lệch -50.000 đồng mỗi sản phẩm.

Ở trường hợp này, số lượng trên hóa đơn điều chỉnh vẫn giữ nguyên như hóa đơn gốc (không ghi âm), vì số lượng giao là đúng, chỉ đơn giá là chỉ tiêu bị sai cần điều chỉnh. Thành tiền điều chỉnh được tính bằng phần chênh lệch đơn giá nhân với số lượng, và tiền thuế điều chỉnh tính theo đúng thuế suất áp dụng cho hóa đơn gốc, không tính lại theo thuế suất khác dù thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh có thể rơi vào kỳ thuế khác.

Trường hợp sai đơn giá do áp nhầm bảng giá thường liên quan đến nhiều hóa đơn cùng một khách hàng chứ không chỉ một hóa đơn đơn lẻ, đặc biệt khi lỗi xuất phát từ việc chưa cập nhật bảng giá mới trên hệ thống bán hàng trong một khoảng thời gian. Trong tình huống này, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ các hóa đơn đã xuất trong giai đoạn áp dụng sai bảng giá để xác định đầy đủ phạm vi cần điều chỉnh, thay vì chỉ xử lý riêng lẻ từng hóa đơn khi khách hàng phản ánh, tránh bỏ sót các hóa đơn khác cũng bị ảnh hưởng bởi cùng lỗi cấu hình giá.

Nếu số lượng hóa đơn bị ảnh hưởng bởi cùng lỗi đơn giá là lớn và phát sinh trong cùng một tháng, doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng cách gộp nhiều hóa đơn sai của cùng khách hàng vào một hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê thay vì lập riêng lẻ từng hóa đơn, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý. Dù gộp hay xử lý riêng lẻ, nguyên tắc ghi số âm cho phần chênh lệch đơn giá vẫn áp dụng nhất quán như ví dụ minh họa ở trên.

3.3. Ví dụ điều chỉnh giảm toàn bộ hóa đơn về 0

Trường hợp đặc biệt nhất là khi hóa đơn gốc lập sai hoàn toàn hoặc giao dịch thực tế không phát sinh, cần điều chỉnh giảm toàn bộ giá trị hóa đơn về 0. Cấu trúc ví dụ tham khảo cho trường hợp này: hóa đơn gốc có tổng giá trị 17.325.000 đồng (đã gồm thuế GTGT) được điều chỉnh về 0, khi đó tất cả các dòng hàng trên hóa đơn điều chỉnh đều ghi số lượng âm tương ứng với số lượng đã ghi trên hóa đơn gốc.

Với trường hợp điều chỉnh về 0, kế toán cần đặc biệt cẩn trọng khi giải trình với cơ quan thuế, vì bản chất đây là việc hủy bỏ toàn bộ giá trị của một hóa đơn đã phát hành, nên văn bản thỏa thuận với người mua (nếu là doanh nghiệp) cần nêu rõ lý do giao dịch không thực tế phát sinh hoặc hóa đơn gốc lập hoàn toàn sai đối tượng, thay vì chỉ ghi chung chung “điều chỉnh giảm về 0” mà không giải thích căn nguyên.

Doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt điều chỉnh về 0 với việc hủy hóa đơn: điều chỉnh giảm về 0 vẫn giữ nguyên hóa đơn gốc trong hệ thống kèm hóa đơn điều chỉnh làm căn cứ đối chiếu, trong khi việc hủy hóa đơn (nếu quy định cho phép trong một số trường hợp cụ thể) có bản chất và thủ tục khác. Vì tính chất nhạy cảm của trường hợp này, kế toán nên tham khảo thêm ý kiến từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị tư vấn thuế trước khi thực hiện, đặc biệt với các giao dịch có giá trị lớn, tránh rủi ro bị coi là gian lận hóa đơn nếu không giải trình rõ ràng được lý do điều chỉnh về 0. Vậy quy định có cho phép ghi số âm trên hóa đơn điều chỉnh hay không, và căn cứ pháp lý nào quy định điều này?

4. Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?

Câu trả lời trực tiếp là CÓ. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, người bán bắt buộc ghi số dương nếu điều chỉnh tăng và ghi số âm nếu điều chỉnh giảm, đúng với thực tế điều chỉnh phát sinh.

• Quy định ghi số âm cho hóa đơn điều chỉnh giảm không phải là điểm hoàn toàn mới, mà kế thừa và làm rõ hơn nguyên tắc đã áp dụng trong các quy định về hóa đơn điện tử trước đây, giúp việc phân biệt điều chỉnh tăng và điều chỉnh giảm trở nên trực quan hơn chỉ bằng cách nhìn vào dấu của số liệu, thay vì phải đọc kỹ toàn bộ nội dung diễn giải bằng chữ trên hóa đơn.
• Quy định ghi số âm này chỉ áp dụng cho hóa đơn điện tử được lập theo quy định hiện hành, không áp dụng cho hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử lập theo các quy định cũ đã hết hiệu lực. Kế toán cần lưu ý, việc ghi số âm chỉ áp dụng cho các chỉ tiêu về giá trị (số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán), còn các nội dung khác như tên hàng hóa, đơn vị tính vẫn ghi bình thường như trên hóa đơn gốc, không ghi kèm dấu âm hay bất kỳ ký hiệu đặc biệt nào khác.

Một số phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay tự động nhận diện hóa đơn điều chỉnh giảm và hiển thị dấu âm tại đúng vị trí chỉ tiêu cần điều chỉnh khi kế toán nhập liệu, giúp giảm đáng kể rủi ro nhập sai dấu so với việc thao tác thủ công hoàn toàn trên các mẫu biểu không có sẵn công cụ kiểm tra logic dấu âm/dương. Dù vậy, kế toán vẫn nên kiểm tra lại một lần nữa trước khi ký số, đặc biệt với các hóa đơn điều chỉnh có nhiều dòng hàng, tránh trường hợp phần mềm tự động điền sai dấu ở một vài dòng do lỗi cấu hình hoặc do nhập liệu ban đầu không chuẩn.

Ngoài ra, khi đối chiếu báo cáo doanh thu hoặc thuế GTGT theo tháng, kế toán cần cộng gộp cả phần giá trị âm từ hóa đơn điều chỉnh giảm vào tổng số liệu của kỳ, thay vì bỏ qua vì cho rằng đây chỉ là “hóa đơn phụ” đi kèm hóa đơn gốc. Nếu phần mềm kế toán không tự động cộng gộp đúng dấu âm/dương khi tổng hợp báo cáo, số liệu doanh thu và thuế đầu ra của kỳ có thể bị lệch so với thực tế, gây khó khăn khi đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế đang nắm giữ. Sau khi đã ghi đúng số âm trên hóa đơn, bước tiếp theo không kém phần quan trọng là kê khai lại đúng kỳ thuế.

5. Kê khai thuế sau khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán cần kê khai bổ sung hoặc điều chỉnh vào tờ khai thuế giá trị gia tăng của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, không kê khai lại vào kỳ của hóa đơn gốc đã lập trước đó.

• Nguyên tắc kê khai theo kỳ phát sinh điều chỉnh: dù hóa đơn gốc được lập ở kỳ trước, phần giá trị và thuế giá trị gia tăng bị giảm chỉ được ghi nhận vào tờ khai của kỳ mà hóa đơn điều chỉnh giảm thực sự được lập, giúp tránh phải làm lại tờ khai của các kỳ đã quyết toán trước đó.
• Trường hợp gộp nhiều hóa đơn giảm của cùng một khách hàng: nếu trong cùng một kỳ tính thuế phát sinh nhiều hóa đơn giảm của cùng khách hàng, doanh nghiệp có thể gom chung vào một hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê, giúp việc kê khai gọn hơn so với kê khai riêng lẻ từng hóa đơn.
• Đối chiếu số liệu giữa sổ sách và tờ khai: sau khi kê khai, kế toán nên đối chiếu lại số liệu doanh thu, thuế GTGT đầu ra trên sổ sách kế toán với số liệu đã kê khai trên tờ khai thuế của kỳ đó, đảm bảo hai nguồn số liệu khớp nhau, tránh chênh lệch khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử với tờ khai.

Việc kê khai đúng kỳ và đúng phương pháp gộp hay tách hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, mà còn giúp báo cáo tài chính và báo cáo thuế phản ánh chính xác doanh thu thực tế phát sinh trong từng kỳ, tránh tình trạng doanh thu bị ghi nhận cao hơn thực tế do quên điều chỉnh giảm kịp thời. Với doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn điều chỉnh lớn, việc theo dõi thủ công trên Excel dễ dẫn đến bỏ sót hoặc kê khai trùng lặp giữa các kỳ, đặc biệt khi nhiều nhân viên kế toán cùng xử lý các hóa đơn điều chỉnh khác nhau mà không có công cụ tổng hợp tập trung theo dõi trạng thái từng hóa đơn đã kê khai hay chưa.

Ngoài việc kê khai đúng kỳ, kế toán cũng nên lưu ý về thời hạn: nếu hóa đơn điều chỉnh giảm được lập sát thời điểm chốt tờ khai của kỳ, cần chủ động hoàn tất bước kê khai trước hạn nộp tờ khai, tránh để dồn sang kỳ sau vì lỡ hạn xử lý. Với trường hợp phát hiện sai sót cần điều chỉnh giảm sau khi đã nộp báo cáo tài chính của kỳ trước, doanh nghiệp cần đánh giá thêm mức độ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu đã báo cáo, để quyết định có cần thuyết minh bổ sung trong báo cáo tài chính kỳ tiếp theo hay không, đặc biệt khi giá trị điều chỉnh giảm là trọng yếu so với quy mô doanh thu của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp cần công cụ tự động ghi đúng chuẩn số âm/dương, giảm rủi ro sai sót thủ công khi khối lượng hóa đơn điều chỉnh lớn, tìm hiểu thêm về phân hệ hóa đơn điện tử/kế toán trong Accnet ERP là một lựa chọn đáng cân nhắc.

ACCOUNTING SOLUTIONS ACCNET ERP INTEGRATED AI AUTOMATE ALL BUSINESS

AccNet ERP is a software solution financial accounting integrated in the management system, comprehensive enterprise, which is developed by Lac Viet corporation. Difference highlights of AccNet ERP is the app artificial intelligence (AI) in many accounting process to help businesses:

• Automation of accounting and classified documents.
• Improving the accuracy in data control.
• Shorten processing time business accounting – financial.

Thanks to that, AccNet ERP not only is support tool but also a “smart assistant” with the business in financial management transparent effect.

Feature highlights:

✔️ Automatic accounting vouchers, collate public debt thanks to AI.
✔️ Manage your finance – accounting multi-branch, multi-subsidiary.
✔️ Financial statements consolidated standards of Vietnam & international (VAS, IFRS).
✔️ Cash flow management, budgeting, forecasting the exact cost.
✔️ Connect with the manure management system, hr, production, sales to sync data.
✔️ Integration of AI in data analysis, risk warning and proposed optimal scheme.

TYPICAL CUSTOMERS ARE DEPLOYING ACCNET ERP

• Nitto Denko – control production costs thanks to the application of accounting costing: Nitto Denko has chosen solution AccNet ERP to deploy the system accounting calculating cost ofhelp business control costs more effectively in the production process. After a period of use, company, highly effective, practical system that brings, as well as the degree of stability superior to other software in the market.
• ANTESCO – restructuring process works with management accounting operation: At ANTESCO, our team of consultants and deployment of AccNetERP has collaborated closely with the business in the first phase, reset the standard process and construction work-flow related departments throughout. The solution has helped ANTESCO significantly improve management capabilities, operating in a synchronized way and versatile
• Khatoco – expansion pack solution AccNetC after the successful implementation of original: Lac Viet has successfully deployed package solution AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.

ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?

Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.

• Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
• Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
• Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
• Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
• Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
• Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
• Ability to handle big data với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
• Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up PM accounting

PositionBusiness ownerDirector/Deputy directorChief accountantPurchasing managerHead of ITHrHead of MarketingHead of businessProject managementStaffOther

Scale hrSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Very Large (>3000)

IndustryPublic servicesFinance/banking/insuranceConstruction/real estateOil and gas/waterEducation/trainingRetailFood/consumer goodsPharmaceutical/Medical/biotechnologyTextiles/garmentsProduction of heavy industry (mechanical engineering, cement, thẹp, mobile phone...)Paper manufacture/packagingOther manufacturingHigh-tech (IT, electronics)Consulting services/HR/accountingBeauty/spa/aestheticTransportation/warehousingCar/motorcycle/equipmentService residenceFood service/entertainmentOther commercial servicesOther

Tôi đồng ý cho Lạc Việt thu thập và xử lý thông tin cá nhân để liên hệ, tư vấn theo yêu cầu và theo Personal Data Protection Policy of Vietnam.

Send request

INTEGRATED AI ACCELERATION CONVERTER OF ACCOUNTING

AI in AccNet ERP't just stop at automate data entry, but also:

• Identification & classification certificate from smart: AI scan, read & sort invoice, voucher, receipt, limit errors due to input manually.
• Financial forecasting & budget: the system uses algorithms machine learning to forecast cost, revenue, business support decision fast.
• Warning risk accounting: AI to detect abnormalities in the book, from which timely warning of false or fraud risks.
• Reports assistant smart: AI suggested report template, automatic data aggregation support, leadership, financial analysis instant.

BUSINESS IS WHAT WHEN IMPLEMENTING ACCOUNTING SOFTWARE LAC VIET?

• Experience more than 30 years develop software solutions business management in Vietnam.
• Ecosystem of comprehensive: AccNet ERP easily connect with other solutions of Lac Viet (HRM, Workflow, Portal...).
• Advanced technology: Integrated AI support, cloud & on-premise flexible.
• Services dedicated support: A team of knowledgeable professionals with accounting – finance in Vietnam, companion throughout the deployment.
• Trust from thousands of customers in many areas: finance, banking, manufacturing, trade, services.

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION

• Hotline/Zalo: 0901 555 063
• Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

6. Một số câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điều chỉnh giảm và hóa đơn thay thế khác nhau ở điểm nào?

Hóa đơn điều chỉnh giảm chỉ ghi phần chênh lệch cần trừ bớt so với hóa đơn gốc và hóa đơn gốc vẫn còn giá trị tham chiếu, trong khi hóa đơn thay thế ghi lại toàn bộ giá trị giao dịch mới, thường áp dụng khi sai sót liên quan đến thông tin định danh cơ bản như tên hoặc mã số thuế người mua. (Ghi chú nội bộ cho đội content: bổ sung internal link trỏ về bài “cách lập hóa đơn điều chỉnh” tại câu trên khi bài đó đã đăng lên web, đồng thời thêm link ngược lại từ bài đó về bài này. Xóa ghi chú này trước khi publish.)

Điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 có cần lập biên bản không?

Có. Trường hợp điều chỉnh giảm toàn bộ hóa đơn về 0 vẫn phải tuân thủ nguyên tắc xác nhận sai sót với người mua trước khi lập, giống như mọi trường hợp điều chỉnh khác: lập văn bản thỏa thuận nếu người mua là doanh nghiệp, hoặc thông báo nếu người mua là cá nhân.

Nắm đúng cách ghi số âm, tham chiếu chính xác hóa đơn gốc và vận dụng đúng các ví dụ minh họa trên đây giúp kế toán lập mẫu hóa đơn điều chỉnh giảm đúng chuẩn, tránh sai sót lặp lại và tuân thủ đúng Thông tư 91/2026/TT-BTC khi xử lý các trường hợp phát sinh trong thực tế.