Hóa đơn thương mại (commercial invoice) là chứng từ người bán lập để yêu cầu người mua thanh toán theo hợp đồng mua bán quốc tế, thể hiện hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng. Chứng từ này thuộc hồ sơ hải quan theo Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC), khác với “hóa đơn thương mại điện tử” là hóa đơn thuế theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Nhiều tài liệu trên mạng vẫn dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã hết hiệu lực, khiến kế toán lúng túng: hóa đơn thương mại có thay hóa đơn GTGT không, có phải kê khai thuế không, lập khi nào.
In this article Lac Viet tổng hợp khái niệm, nội dung, các loại commercial invoice, thời điểm lập, kê khai, hồ sơ hải quan và mẫu hóa đơn thương mại song ngữ.
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại do người bán, thường là nhà xuất khẩu, lập và gửi cho người mua ở nước ngoài sau khi ký hợp đồng, chuẩn bị giao hàng. Ba mục dưới đây làm rõ khái niệm, chức năng và cách phân biệt với hóa đơn GTGT, hóa đơn thương mại điện tử.
1.1. Khái niệm commercial invoice
Commercial invoice là chứng từ người xuất khẩu lập khi gửi hàng qua biên giới, phản ánh bên mua bán, mô tả hàng hóa, xuất xứ, mã phân loại, trị giá và điều kiện thương mại. Chứng từ này dùng để khai hải quan, tính thuế nhập khẩu tại nước nhận hàng.
Hóa đơn thương mại không do pháp luật thuế Việt Nam quy định mẫu; nội dung hình thành từ thông lệ quốc tế, hợp đồng và yêu cầu ngân hàng khi thanh toán bằng thư tín dụng (L/C).
Với L/C, Điều 18 UCP 600 của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) yêu cầu hóa đơn thương mại thể hiện do người thụ hưởng phát hành, đứng tên người yêu cầu mở L/C, cùng loại tiền với L/C, không bắt buộc ký (khoản 18(a)); mô tả hàng phải phù hợp L/C (khoản 18(c)), trừ khi L/C quy định khác.
Người lập commercial invoice là người bán (nhà xuất khẩu); người mua không tự lập, trừ trường hợp đặc thù như hàng trả lại theo thỏa thuận. Doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu nếu đủ thông tin theo hợp đồng, L/C và yêu cầu hải quan nước nhập khẩu.
Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice) khác hóa đơn thương mại: proforma lập trước để báo giá hoặc mở L/C, commercial invoice phản ánh giao dịch thực tế để đòi tiền và làm thủ tục hải quan.
1.2. Chức năng, vai trò của hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là chứng từ duy nhất thể hiện đầy đủ trị giá giao dịch giữa hai bên, với bốn vai trò chính:
- Chứng từ đòi tiền: yêu cầu người mua thanh toán theo hợp đồng.
- Căn cứ khai hải quan: trị giá, mô tả hàng là cơ sở khai báo, xác định trị giá tính thuế.
- Chứng từ thanh toán L/C: ngân hàng kiểm tra sự phù hợp với điều kiện L/C.
- Cơ sở cho chứng từ khác: hồ sơ bảo hiểm, đề nghị cấp giấy chứng nhận xuất xứ.
Khi thanh toán bằng chuyển tiền (T/T), người mua căn cứ hóa đơn để chuyển tiền; khi thanh toán bằng L/C, hóa đơn là chứng từ bắt buộc người bán xuất trình cho ngân hàng.
Quan trọng nhất với kế toán là khai hải quan: hóa đơn thương mại thuộc hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu và nhập khẩu (Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC sửa đổi bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC); trị giá trên hóa đơn hàng nhập khẩu là căn cứ xác định trị giá tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT khâu nhập khẩu.
Số lượng, trị giá, mô tả hàng trên hóa đơn thương mại phải khớp với phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng từ bảo hiểm; sai lệch nhỏ cũng có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán L/C hoặc hải quan yêu cầu giải trình, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi. Phần tiếp theo phân biệt với hóa đơn thuế.
1.3. Phân biệt hóa đơn thương mại, hóa đơn GTGT và hóa đơn thương mại điện tử
Hai loại hóa đơn thuế dễ nhầm với commercial invoice là hóa đơn GTGT và hóa đơn thương mại điện tử, đều quy định tại Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
| Criteria | Commercial invoice (thông lệ) | Hóa đơn GTGT | Hóa đơn thương mại điện tử |
|---|---|---|---|
| Base | Hợp đồng, thông lệ quốc tế, UCP 600 | Khoản 1 Điều 8 NĐ 254/2026 | Khoản 3 Điều 8 NĐ 254/2026 |
| Nature | Chứng từ thương mại, đòi tiền, khai hải quan | Hóa đơn thuế | Hóa đơn thuế dành cho người xuất khẩu |
| Người lập | Người bán | Tổ chức kinh tế khai thuế theo phương pháp khấu trừ | Người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế |
| Ký hiệu mẫu | No | Số 1 | Số 7 |
| Format | Tự do theo thỏa thuận | Định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế | Định dạng chuẩn dữ liệu, nội dung theo Điều 10 NĐ 254/2026 |
Người xuất khẩu không đủ điều kiện chuyển dữ liệu điện tử thì lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng điện tử thay cho hóa đơn thương mại điện tử (ký hiệu mẫu số 7, Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Hóa đơn GTGT phục vụ quản lý thuế trong nước, commercial invoice phục vụ thanh toán quốc tế và hải quan; một lô hàng thường có cả hai.
Vì vậy, file commercial invoice bằng Word, Excel không dùng để kê khai doanh thu, còn hóa đơn GTGT tiếng Việt thường không đủ cho người mua nước ngoài.
Tiếp theo là nội dung cần có trên hóa đơn thương mại.
2. Nội dung cần có trên hóa đơn thương mại
Không văn bản pháp luật Việt Nam quy định cứng nội dung commercial invoice, nhưng người mua, ngân hàng & hải quan đều kỳ vọng một bộ thông tin chuẩn; thiếu thông tin, lô hàng có thể chậm thông quan hoặc chậm thanh toán.
Các nhóm thông tin phổ biến trên một commercial invoice gồm:
- Tiêu đề chứng từ “COMMERCIAL INVOICE”, số – ngày lập hóa đơn.
- Thông tin người bán (seller/exporter): tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ.
- Thông tin người mua (buyer/importer) và người nhận hàng (consignee) nếu khác người mua.
- Số và ngày hợp đồng, số đơn đặt hàng, số L/C nếu có.
- Mô tả hàng hóa: tên, quy cách, mã HS (nếu thỏa thuận), xuất xứ, nhãn hiệu, ký mã hiệu kiện hàng.
- Số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, tổng trị giá.
- Đồng tiền thanh toán và tổng trị giá bằng chữ.
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms kèm địa điểm, ví dụ FOB cảng xếp hàng.
- Điều kiện thanh toán: T/T, L/C, D/P.
- Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển.
- Thông tin ngân hàng thụ hưởng và chữ ký, dấu của người bán nếu hợp đồng yêu cầu.
Điều kiện Incoterms ảnh hưởng lớn đến trị giá: trị giá FOB chưa gồm cước vận tải quốc tế và bảo hiểm, trị giá CIF đã gồm hai khoản này. Kế toán cần đọc đúng để ghi nhận doanh thu, chi phí, kiểm tra trị giá trên tờ khai cùng cơ sở với hóa đơn.
Commercial invoice thường viết tiếng Anh hoặc song ngữ. Riêng hóa đơn thương mại điện tử phải theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chữ viết tiếng Việt, chữ nước ngoài đặt trong ngoặc đơn bên phải hoặc dưới dòng tiếng Việt, cỡ nhỏ hơn (mục 8 Phụ lục); giao dịch ngoại tệ ghi tỷ giá với đồng Việt Nam.
Mục 9 Phụ lục cho phép hóa đơn thương mại điện tử không có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.
Doanh nghiệp nên dựng một mẫu chuẩn nội bộ đủ các trường trên, chỉ điều chỉnh theo từng hợp đồng hoặc L/C. Hóa đơn thương mại cũng có nhiều dạng tùy mục đích sử dụng.
3. Các loại commercial invoice thường gặp
Trong thực tiễn, commercial invoice được chia thành nhiều dạng theo mục đích và giai đoạn sử dụng. Đây là phân loại theo thông lệ, không phải phân loại pháp lý, nên tên gọi có thể khác nhau giữa các tài liệu. Dưới đây là bảy dạng thường gặp.
- Hóa đơn chiếu lệ (proforma invoice): lập trước khi giao hàng để báo giá, xin giấy phép nhập khẩu, mở L/C hoặc chuyển tiền đặt cọc; không dùng để đòi tiền chính thức.
- Hóa đơn tạm thời (provisional invoice): lập khi giá cuối cùng chưa xác định, ví dụ nông sản, khoáng sản chờ giám định chất lượng, trọng lượng tại cảng đến; người bán đòi trước một phần theo số liệu tạm tính.
- Hóa đơn chính thức (final invoice): lập sau khi có số liệu cuối cùng, thay hóa đơn tạm thời; phần chênh lệch được thanh toán bổ sung hoặc hoàn trả theo hợp đồng.
- Hóa đơn chi tiết (detailed invoice): phân tích trị giá theo từng mặt hàng, thành phần hoặc chi phí cấu thành giá, hữu ích khi lô hàng có nhiều mã HS.
- Hóa đơn xác nhận (certified invoice): có xác nhận của bên thứ ba như phòng thương mại về thông tin như xuất xứ, khi nước nhập khẩu hoặc L/C yêu cầu.
- Hóa đơn hải quan (customs invoice): lập theo mẫu của hải quan nước nhập khẩu để xác định trị giá tính thuế và thống kê; không phải nước nào cũng yêu cầu.
- Hóa đơn lãnh sự (consular invoice): có xác nhận của lãnh sự quán nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu, để kiểm soát giá và xuất xứ, hiện ít gặp.
Doanh nghiệp Việt Nam gặp nhiều nhất proforma invoice, hóa đơn thương mại chính thức và hóa đơn tạm thời; các dạng còn lại tùy yêu cầu thị trường nhập khẩu hoặc L/C, nên kế toán cần đọc kỹ hợp đồng, L/C để tránh thiếu chứng từ.
Tiếp theo là thời điểm lập hóa đơn thương mại và mối liên hệ với nghĩa vụ kê khai thuế trong nước.
4. Thời điểm lập hóa đơn thương mại khi nào? Có phải kê khai thuế không?
Thời điểm lập commercial invoice theo thông lệ do hợp đồng và quy trình giao hàng quyết định, thường khi chuẩn bị giao hàng hoặc đủ thông tin làm thủ tục hải quan. Còn nghĩa vụ kê khai thuế cần tách hai trường hợp theo quy định từ 01/07/2026.
Trường hợp thứ nhất, người xuất khẩu đủ điều kiện dùng hóa đơn thương mại điện tử (khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), đây là hóa đơn thuế, căn cứ kê khai doanh thu xuất khẩu. Theo khoản 1 Điều 9, hóa đơn thương mại điện tử, GTGT hoặc bán hàng điện tử cho hàng xuất khẩu (kể cả gia công xuất khẩu) do người bán tự xác định thời điểm lập nhưng chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Trường hợp thứ hai, người xuất khẩu không đủ điều kiện chuyển dữ liệu điện tử: commercial invoice chỉ là chứng từ thương mại, người xuất khẩu phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng điện tử (đoạn hai khoản 3 Điều 8), thời điểm lập cũng theo khoản 1 Điều 9.
Tóm lại, hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn thuế được dùng để kê khai; commercial invoice thuần túy thương mại không thay thế hóa đơn thuế.
Ví dụ minh họa: Công ty C xuất khẩu một lô hàng, tờ khai thông quan ngày thứ Năm. Nếu dùng hóa đơn GTGT điện tử, hóa đơn phải lập chậm nhất thứ Sáu; commercial invoice có thể lập trước để khai hải quan, nhưng trị giá hai chứng từ phải nhất quán.
Cách chọn loại hóa đơn, ghi tỷ giá và thuế suất khi xuất khẩu được trình bày trong bài viết về hóa đơn xuất khẩu; phần tiếp theo bàn về hồ sơ hải quan.
5. Hóa đơn thương mại trong bộ hồ sơ hải quan
Hóa đơn thương mại thuộc hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu và nhập khẩu theo Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC ngày 18/12/2025 (hiệu lực từ 01/02/2026), với một số trường hợp được miễn nộp.
Hàng xuất khẩu: hồ sơ gồm hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương khi người mua phải thanh toán (khoản 1 Điều 16). Nếu hóa đơn thương mại đã lập dạng điện tử trước khi khai hải quan, người khai không phải nộp, hải quan đối chiếu trực tiếp dữ liệu hóa đơn.
Hàng nhập khẩu (khoản 2 Điều 16) cũng cần hóa đơn thương mại khi người mua phải thanh toán, trừ hai trường hợp không phải nộp:
- Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài.
- Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán.
Thông tư 121/2025/TT-BTC còn chấp nhận hóa đơn thương mại do người bán tại Việt Nam phát hành khi chủ hàng được chỉ định nhận hàng từ nước ngoài, và cho dùng hóa đơn của hợp đồng ban đầu với hàng tái nhập, tái xuất.
Với kế toán, lập hóa đơn điện tử sớm giúp giảm giấy tờ, và vì dữ liệu hóa đơn, tờ khai được đối chiếu với nhau, trị giá trên hóa đơn thương mại, tờ khai và hóa đơn thuế phải thống nhất từ đầu.
Lỗi hay khiến hồ sơ bị yêu cầu giải trình là trị giá commercial invoice lệch tờ khai do khác điều kiện giao hàng, hoặc mô tả hàng quá chung chung, không đủ phân loại mã HS. Cách khắc phục là chuẩn hóa mẫu hóa đơn thương mại.
6. Mẫu hóa đơn thương mại và cách viết
Không có mẫu commercial invoice bắt buộc; với hóa đơn thương mại điện tử, Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC cho biết mẫu hiển thị tại Phụ lục V chỉ để tham khảo.
Bố cục mẫu song ngữ tham khảo do Lạc Việt tổng hợp:
| Khu vực trên mẫu | Nội dung gợi ý (song ngữ) |
|---|---|
| Đầu trang | HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI (COMMERCIAL INVOICE); số hóa đơn (Invoice No.); ngày (Date) |
| The seller | Tên, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại (Seller/Exporter) |
| Bên mua, bên nhận hàng | Tên, địa chỉ (Buyer/Importer, Consignee) |
| Tham chiếu | Số hợp đồng (Contract No.), số đơn hàng (PO No.), số L/C (L/C No.) |
| Shipping | Cảng xếp (Port of Loading), cảng dỡ (Port of Discharge), phương tiện (Vessel/Flight) |
| Bảng hàng hóa | STT, mô tả hàng (Description), mã HS, xuất xứ (Origin), số lượng (Quantity), đơn vị (Unit), đơn giá (Unit Price), thành tiền (Amount) |
| Total | Tổng trị giá bằng số và bằng chữ (Total Amount, In words), đồng tiền (Currency) |
| Conditions | Điều kiện giao hàng (Incoterms), điều kiện thanh toán (Payment Terms) |
| Bank | Thông tin tài khoản thụ hưởng (Beneficiary Bank) |
| Cuối trang | Chữ ký, đóng dấu người bán (nếu hợp đồng yêu cầu) |
Nguyên tắc: nhất quán với hợp đồng, packing list, vận đơn, tờ khai; mô tả hàng đủ chi tiết để phân loại mã HS; tuân thủ L/C theo Điều 18 UCP 600.
Ví dụ minh họa: thay vì “Garments”, ghi “Men’s cotton shirts, long sleeves (Áo sơ mi nam cotton dài tay)” kèm số lượng, đơn giá.
Tổng trị giá ghi bằng số, bằng chữ kèm mã tiền tệ; chiết khấu, phí phát sinh tách dòng riêng.
Các lỗi hay gặp:
- Trị giá lệch tờ khai do nhầm điều kiện Incoterms.
- Ghi “FOB” mà không ghi cảng.
- Mô tả hàng khác L/C.
- Thiếu chữ ký khi hợp đồng hoặc nước nhập khẩu yêu cầu.
- Ngày hóa đơn lệch ngày giao hàng, ngày vận đơn.
Nên lập từ cùng nguồn dữ liệu với hợp đồng và hóa đơn thuế.
TẢI MẪU HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI TẠI ĐÂY
7. Đồng bộ chứng từ xuất khẩu với hóa đơn trên phần mềm kế toán
Commercial invoice thường lập bằng Excel, hóa đơn thuế lập trên phần mềm hóa đơn điện tử; hai nguồn tách rời khiến doanh thu xuất khẩu dễ lệch giữa chứng từ và sổ sách.
Common problems:
- Doanh thu trên hóa đơn thuế khác trị giá commercial invoice do nhập tay.
- Hóa đơn thuế lập trễ hạn sau ngày thông quan.
- Tỷ giá ghi nhận doanh thu không nhất quán giữa các chứng từ.
- Cuối kỳ mất nhiều thời gian đối chiếu tờ khai, hóa đơn, công nợ nước ngoài.
Cách xử lý là khởi tạo mọi chứng từ từ cùng một nguồn dữ liệu hợp đồng, đơn hàng, như AccNet ERP của Lạc Việt. Dữ liệu đơn hàng, hợp đồng được kế thừa để lập, ký số, gửi, đối chiếu hóa đơn ngay trên phần mềm kế toán Accnet ERP và tự động hạch toán doanh thu khi xuất hóa đơn.
LAC VIET SUREHCS – HR MANAGEMENT SALARY C&B CUSTOM DEPTH FOR BIG BUSINESS
Lac Viet SureHCS is software HRM personnel management comprehensive, developed by Lac Viet – unit more than 30 years of experience in the field of management software business in Vietnam with international standards such as CMMI Level 3, ISO 9001:2015 and ISO 27001:2013.
SureHCS not only meet the professional personnel standards, which are designed to handle the hr – C&B – wages complex, large-scale, multi-company, multi-sector, in particular in accordance with FDI enterprises, corporations, factory, logistics, aviation, hotel, trade – in service.
The system is flexible deployment On-premise or as a custom model in depth, to help businesses automate the entire process hr – attendance – payroll – benefits – insurance, complete replacement job management using Excel discrete.
The module's core hr software lacviet SureHCS:
- The Recruit – Training: Management throughout the recruitment, integration, training, hr support and build the Talent Pipeline for large-scale enterprise.
- Port information & records Management personnel: Store personnel records, electronic focus, portal self-service for employees and contract labor power on the system.
- The timekeeper: Dots, multi-form (fingerprint, face recognition, Face ID, GPS, Wifi, online), connect many types of timekeeper, support attendance by the hour, shift flexibility for the plant, and hotels.
- The payroll & C&B: Automatic salary calculation according to many models (hour, shift, product, 3P, KPI performance...), link directly attendance data – performance – welfare, completely replace the salary calculator using Excel.
- Welfare – SOCIAL insurance – salary: Flexible benefits management, integrated online social insurance (iCare) and Bank Hub for automatic payroll processing, supporting multi-currency payments for FDI businesses. Integration of digital signatures for personal income tax documents and digital signatures for electronic labor contracts.
INTEGRATED AI ACCELERATED CONVERSION OF HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
Lac Viet has officially launched The 3 AI assistant hr deeply integrated into the LV SureHCS including LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume and LV‑AI.Help to automate the task administration, standardized data enhanced experience personnel
- LV‑AI.Docs: automatic dissection transfer data from documents such as CCCD, windows, SOCIAL insurance, by level of digital records, standardized
- LV‑AI.Resume: automatic dissection CV any format, analyst CV auto, construction, candidate profile, find people with the right criteria by prompt intelligent data mining candidate pool efficiency
- LV‑AI.Help: chatbot internal support, answer questions HR 24/7 access form process quick contextual user
SureHCS particularly suitable for:
- Large-scale enterprise, from 300 to 10,000 hr
- Corporations and enterprises multi-company, multi-branch
- FDI, manufacturing, factory, logistics, aviation should attendance – analysis ca – salary calculator complex
- Businesses are C&B peculiarities, need custom depth according to the actual operating
- Businesses are personnel management using Excel, many types of timekeeper, need automate the entire process
TYPICAL CUSTOMERS DEPLOYING LV SUREHCS HRM
SureHCS are trusted and used by many large enterprises and leading corporations such as: Coca-Cola, Takashimaya, Textile Successful, Plastic Long Thanh, Phu Hung Life, Airports of Vietnam (ACV), Long Hau Industrial Park, the business belonging to the SGCthe FDI enterprises in the fields of production, logistics, trade – in service.
- Coca-Cola Vietnam: System deployment LV SureHCS to digitize comprehensive human resource management group has standardized the data, the optimal operating HR according to international model.
- Textile company Success (TCM): Application LV SureHCS to manage hr, payroll, benefits, timekeeping and capacity profile for nearly 5,000 employees across 5 areas of activity – from textiles and fashion to real estate.
- Total company air Port, Vietnam (ACV): Choose to trust LV SureHCS to operate the system large-scale personnel with over 10,000 employees, 24 subdivisions, solved the problem of complex business of modeling state-owned companies.
SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW
WHY BUSINESSES SHOULD CHOOSE TOUCH THE SUREHCS?
- Customized according to the actual business, no pressure mold as packaged software.
- Handle the personnel – salaries complex that many software HRM other does not respond.
- Deep understanding operated business English & FDI, ensure compliance with legal Vietnam (labour, SOCIAL insurance and personal income tax).
- Ecosystem integration strength: attendance – payroll – bank – SI – electronic contract.
See details, feature & get FREE Demo
CONTACT INFORMATION
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn
- Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
- Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY
Ký số, phát hành hóa đơn hàng loạt giúp kịp thời hạn lập hóa đơn sát ngày thông quan; chứng từ lưu tập trung để tra cứu khi cơ quan thuế, hải quan yêu cầu. Xem thêm quy trình kế toán xuất nhập khẩu.
Khi hóa đơn thuế và commercial invoice cùng kế thừa từ hợp đồng, cuối kỳ kế toán chỉ cần đối chiếu thêm tờ khai; công nợ phải thu nước ngoài cũng theo dõi trên cùng hệ thống.
Nên quy định trình tự: hợp đồng là dữ liệu gốc, commercial invoice và hóa đơn thuế kế thừa từ đó, tờ khai đối chiếu ngược trước khi truyền.
8. Một số câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh theo quy định đang có hiệu lực.
Hóa đơn thương mại có thay thế hóa đơn GTGT không?
Không. Chỉ hóa đơn thương mại điện tử theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là hóa đơn thuế; nếu không đủ điều kiện, người xuất khẩu lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng điện tử để kê khai.
Proforma invoice khác commercial invoice thế nào?
Proforma invoice lập trước khi giao hàng để báo giá, mở L/C; commercial invoice phản ánh giao dịch thực tế để đòi tiền, khai hải quan và không thể thay bằng proforma.
Doanh nghiệp có tự tạo commercial invoice được không?
Có. Người bán tự lập theo mẫu riêng nếu đủ thông tin theo hợp đồng, L/C, hải quan; riêng hóa đơn thương mại điện tử phải đăng ký với cơ quan thuế và lập theo định dạng chuẩn dữ liệu.
Hàng nhập khẩu gia công cho thương nhân nước ngoài có phải nộp hóa đơn thương mại không?
Không. Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC), đây là trường hợp không phải nộp hóa đơn thương mại; doanh nghiệp vẫn lưu hợp đồng gia công và chứng từ liên quan.
Hóa đơn năm 2026 được xuất như thế nào?
Từ 01/07/2026, hóa đơn lập theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 32/2025/TT-BTC; hàng xuất khẩu lập hóa đơn chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Hóa đơn thương mại là chứng từ trung tâm của lô hàng xuất nhập khẩu: để đòi tiền, khai hải quan và làm cơ sở cho chứng từ khác. Từ 01/07/2026, doanh nghiệp cần phân biệt commercial invoice với hóa đơn thương mại điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, lập hóa đơn thuế đúng thời điểm sau thông quan và giữ trị giá thống nhất. Để đồng bộ hợp đồng, hóa đơn và doanh thu xuất khẩu trên một hệ thống, hãy tham khảo AccNet ERP của Lạc Việt.
