Trong thời đại mà thông tin được sản xuất và tiêu thụ với tốc độ chóng mặt, việc quản lý tài liệu hiệu quả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang vật lộn với những chồng hồ sơ giấy tờ cồng kềnh và mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin. Đứng trước thực trạng này, giải pháp số hóa tài liệu không chỉ là một lựa chọn, mà còn là một bước tiến bắt buộc để các doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển bền vững.
Cùng Lạc Việt khám phá bộ giải pháp, công cụ số hóa tài liệu toàn diện và cách triển khai vào thực tiễn doanh nghiệp.
1. Giới thiệu về giải pháp số hóa tài liệu
Giải pháp số hóa tài liệu là dịch vụ chuyển đổi nội dung từ các tệp tin PDF hoặc hình ảnh không cấu trúc thành dữ liệu có cấu trúc. Ứng dụng công nghệ OCR, giải pháp sẽ nhận diện và trích xuất thông tin, sau đó chuyển đổi thành định dạng JSON với các key được định nghĩa sẵn thông qua mô hình LLM, đảm bảo tương thích để dễ dàng import vào các hệ thống tích hợp khác.
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, giải pháp này giúp doanh nghiệp giảm tải lượng hồ sơ giấy, bảo vệ môi trường và tối ưu hóa nguồn lực. Khi tài liệu được lưu trữ trên các nền tảng điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất thông tin từ bất kỳ đâu, phục vụ cho việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
2. 4 Dịch vụ chính của bộ giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt
Lạc Việt mang đến một bộ công cụ số hóa tài liệu tiên tiến, đáp ứng các nhu cầu xử lý, trích xuất và quản lý dữ liệu số một cách toàn diện cho doanh nghiệp. Mỗi dịch vụ của bộ giải pháp này đều được thiết kế để giải quyết các bài toán cụ thể về tài liệu, dữ liệu nội bộ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và gia tăng hiệu quả làm việc.
Sau đây là 4 dịch vụ chính trong bộ giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt:
2.1 OCR (Optical Character Recognition)
- Chuyển đổi tài liệu scan và hình ảnh thành văn bản kỹ thuật số, giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, quản lý các dữ liệu quan trọng một cách nhanh chóng, chính xác.
- Hỗ trợ nhận dạng ký tự ở nhiều ngôn ngữ khác nhau, phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu xử lý tài liệu đa ngôn ngữ như tài liệu quốc tế hoặc tài liệu từ các đối tác nước ngoài.
- Công nghệ OCR của Lạc Việt đạt độ chính xác cao, giúp nhận diện và trích xuất văn bản chuẩn lên đến 99%, giảm thiểu tối đa sai sót so với nhập liệu thủ công.
2.2 Số hóa trích xuất dữ liệu
- Tự động nhận diện và thu thập các thông tin quan trọng từ văn bản không có cấu trúc như hợp đồng, hóa đơn, biên lai.
- Không chỉ hỗ trợ các định dạng văn bản thông thường, giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt còn tương thích với các định dạng phổ biến như PDF, JPEG, PNG và nhiều loại tài liệu khác, giúp dễ dàng tích hợp với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp.
- Tùy chỉnh các trường dữ liệu quan trọng cần trích xuất theo nhu cầu, phù hợp cho các doanh nghiệp cần thu thập thông tin đặc thù từ tài liệu.
2.3 Dịch thuật
- Dịch vụ dịch thuật tự động của Lạc Việt giúp chuyển đổi tài liệu từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác cách nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều thị trường quốc tế hoặc hợp tác với các đối tác nước ngoài.
- Giải pháp số hóa tài liệu cung cấp dịch vụ dịch thuật hỗ trợ nhiều cặp ngôn ngữ, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và phục vụ các thị trường quốc tế.
- Sử dụng công nghệ AI để bảo toàn ngữ cảnh và ý nghĩa của văn bản gốc, tránh các lỗi dịch thuật thường gặp khi sử dụng các công cụ dịch thông thường.
2.4 Chatbot với dữ liệu nội bộ
- Sử dụng chatbot AI để giải đáp các thắc mắc thường gặp, hỗ trợ dịch vụ khách hàng, tìm kiếm và truy vấn dữ liệu nội bộ.
- đào tạo trên các dữ liệu nội bộ, chatbot có thể trả lời các câu hỏi một cách chính xác và hỗ trợ các nhân viên, khách hàng trong việc truy vấn các thông tin cần thiết.
- Không chỉ dừng lại ở việc trả lời các câu hỏi thông thường, chatbot AI Lạc Việt có khả năng hỗ trợ khách hàng trong việc tìm kiếm dữ liệu và truy vấn thông tin nội bộ của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm người dùng.
3. Quy trình triển khai giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt trong doanh nghiệp
3.1 Quy trình quét tài liệu với công nghệ OCR
- Nhập dữ liệu: Hình ảnh hoặc tài liệu PDF được tải lên đưa vào hệ thống.
- Tiền xử lý: Chỉnh sửa hình ảnh (cân chỉnh, làm sạch) để tăng hiệu quả nhận diện.
- Nhận diện ký tự: Mô hình OCR chuyển hình ảnh thành dữ liệu thô qua nhận diện ký tự.
- Hậu xử lý: Kiểm tra và sửa lỗi nhận dạng, ghép nối văn bản.
- Xuất dữ liệu: Xuất ra dưới dạng văn bản thô.
3.2 Số hóa dữ liệu thô tới cấu trúc JSON
- Giải pháp số hóa tài liệu thu thập dữ liệu thô từ OCR: Kết quả từ OCR thường là văn bản thô, chưa có định dạng và chưa cấu trúc.
- Tiền xử lý dữ liệu thô: Xóa các ký tự không mong muốn, chuẩn hóa văn bản dạng bảng.
- Ánh xạ dữ liệu vào cấu trúc JSON: Dữ liệu được phân loại theo các trường cần thiết (ví dụ: tên, ngày tháng, số liệu) và gán vào các key-value trong JSON thông qua mô hình LLM.
- Xuất dữ liệu JSON: Dữ liệu hoàn thiện được lưu và xuất ra dưới dạng JSON, sẵn sàng cho việc lưu trữ hoặc tích hợp vào hệ thống khác.
- Lưu trữ hệ thống tích hợp: Tại đây, dữ liệu JSON được ánh xạ lại với các trường dữ liệu trong hệ thống đích.
3.3 Ứng dụng dịch máy (Machine Translation)
Machine Translation (Dịch máy) sử dụng mô hình ngôn ngữ (LLM) để dịch tự động văn bản từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác. Với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo và các mô hình ngôn ngữ lớn, dịch máy trở thành công cụ mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp xử lý các nhu cầu đa ngôn ngữ một cách chính xác và nhanh chóng.
- Hỗ trợ dịch 87 ngôn ngữ.
- Hỗ trợ dịch tài liệu nội bộ, hợp đồng, báo cáo và nội dung tiếp thị nhanh chóng.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: So với dịch thuật thủ công, dịch máy giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự và rút ngắn thời gian dịch.
- Tăng hiệu quả và khả năng mở rộng: Hỗ trợ xử lý khối lượng tài liệu lớn, dễ dàng mở rộng khi cần thiết.
- Độ chính xác cao: Các mô hình dịch máy hiện đại có thể được tùy chỉnh (fine-tune) để hiểu bối cảnh và từ vựng chuyên ngành, đảm bảo dịch sát với nghĩa gốc.
3.4 Ứng dụng Chatbot vào giải pháp số hóa tài liệu
Chatbot tạo trên kho dữ liệu riêng
- Tạo kho tài liệu (quy trình, hướng dẫn sử dụng, giới thiệu sản phẩm,…). Hệ thống sẽ huấn luyện xây dựng dữ liệu.
- Tạo chatbot hỏi-đáp trên các tài liệu (một hoặc nhiều).
- Chia sẻ liên kết (URL hoặc embed)
Chatbot – xây dựng kịch bản
- Tạo luồng kịch bản trả lời theo dạng flowchart:
- Mỗi node có thể chứa văn bản, hình ảnh, lựa chọn đơn rẽ nhánh
- Mỗi lựa chọn đơn, có thể đi tới node hoặc tới một luồng kịch bản khác.
- Cho phép “chạy thử” luồng để kiểm tra kịch bản
4. Lợi ích khi áp dụng công cụ số hóa tài liệu cho doanh nghiệp
4.1 Tối ưu hóa quy trình làm việc
Giải pháp số hóa tài liệu giúp loại bỏ các quy trình thủ công, giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên khi phải xử lý tài liệu giấy. Thay vào đó, tài liệu số hóa có thể được truy cập nhanh chóng và đồng bộ hóa trong toàn bộ hệ thống. Điều này đặc biệt quan trọng trong các bộ phận như kế toán, nhân sự, hay chăm sóc khách hàng, nơi có nhu cầu xử lý tài liệu thường xuyên.
Ví dụ thực tiễn cho thấy các doanh nghiệp khi chuyển đổi số có thể tiết kiệm chi phí lên đến 20-30% nhờ giảm thiểu các quy trình giấy tờ thủ công, từ đó tăng năng suất làm việc tổng thể. Một nghiên cứu của PwC cũng chỉ ra rằng hơn 40% thời gian dành cho việc tìm kiếm tài liệu có thể được cắt giảm nhờ vào các công cụ tìm kiếm thông minh trong hệ thống DMS.
4.2 Bảo mật và bảo toàn dữ liệu tối ưu
Với các hệ thống lưu trữ số, doanh nghiệp có thể mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập để tránh việc rò rỉ thông tin. Các hệ thống DMS hiện đại còn tích hợp các công cụ xác thực hai yếu tố, ghi lại nhật ký truy cập và cảnh báo khi phát hiện hoạt động bất thường. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm rằng tài liệu quan trọng của họ được bảo vệ ở mức cao nhất.
Theo báo cáo từ Verizon, các vi phạm dữ liệu thường xảy ra do lỗi con người và việc kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ có thể giúp giảm thiểu rủi ro đáng kể. Các doanh nghiệp áp dụng giải pháp số hóa có thể giảm đến 60% rủi ro liên quan đến mất mát hoặc hư hỏng tài liệu, nhờ vào tính năng sao lưu và lưu trữ an toàn.
4.3 Dễ dàng tìm kiếm và truy xuất
Một trong những lợi ích nổi bật nhất của tài liệu số hóa là khả năng tìm kiếm, truy xuất nhanh chóng nhờ các công nghệ tiên tiến như OCR và AI. Với giải pháp số hóa tài liệu, nhân viên có thể tìm kiếm tài liệu theo tên, từ khóa, hoặc thậm chí là nội dung bên trong mà không cần phải dò tìm qua từng trang như tài liệu giấy.
Theo khảo sát của IDC, các công ty sử dụng hệ thống quản lý tài liệu cho biết thời gian tìm kiếm tài liệu của họ giảm đến 80%. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp nhân viên có thể tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn, từ đó tăng hiệu quả làm việc và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
5. CaseStudy doanh nghiệp áp dụng thành công giải pháp số hóa tài liệu Lạc Việt
Việc số hóa tài liệu không chỉ là một xu hướng mà đã trở thành một yếu tố sống còn đối với nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam và thế giới. Hương Thủy Corporation là những ví dụ nổi bật về các doanh nghiệp đã thành công trong hành trình này, minh họa rõ ràng lợi ích của việc số hóa tài liệu.
Hương Thủy Corporation là một trong những tập đoàn phân phối hàng tiêu dùng hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 100 nghìn đối tác khách hàng, từ các chuỗi bán lẻ lớn đến các siêu thị và cửa hàng tiện lợi. Tại đây, mỗi tháng, lượng chứng từ và tài liệu phát sinh từ hàng loạt giao dịch nhập khẩu, vận chuyển, phân phối lên đến hàng chục nghìn. Với quy trình truyền thống, việc quản lý tài liệu trở nên khó khăn, kéo dài thời gian xử lý, làm tăng nguy cơ sai sót trong nhập liệu, và làm giảm hiệu suất lao động.
Các vấn đề chính mà Hương Thủy Corporation gặp phải bao gồm:
- Khối lượng tài liệu quá tải: Doanh nghiệp phải xử lý hàng nghìn hóa đơn, hợp đồng, và chứng từ nhập khẩu mỗi ngày.
- Mất thời gian tìm kiếm: Quy trình tìm kiếm và truy xuất tài liệu thủ công gây mất nhiều thời gian cho nhân viên.
- Tính chính xác trong xử lý dữ liệu thấp: Quy trình nhập liệu và trích xuất thông tin dễ gặp sai sót, đặc biệt trong các giao dịch phức tạp.
Giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt cho Hương Thủy Corporation
Nhận thấy các khó khăn mà Hương Thủy đang gặp phải, Lạc Việt đã tư vấn và triển khai giải pháp số hóa tài liệu tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) cùng chatbot AI. Hệ thống này được thiết kế nhằm tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu tại Hương Thủy, tập trung vào các tính năng như:
- Nhận diện và trích xuất dữ liệu tự động: Với công nghệ OCR, các thông tin từ chứng từ như số hóa đơn, số hợp đồng, ngày giao dịch, giá trị giao dịch đều được nhận diện, trích xuất tự động, giúp giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý.
- Lưu trữ và phân loại thông minh: Các tài liệu sau khi số hóa được tự động phân loại, lưu trữ vào kho tài liệu điện tử theo từng danh mục cụ thể (hóa đơn, hợp đồng, giấy tờ nhập khẩu), giúp nhân viên dễ dàng truy cập, tìm kiếm thông tin.
- Tích hợp chatbot nội bộ: Chatbot được triển khai giúp nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng qua các lệnh đơn giản, giảm thời gian truy vấn thông tin, đặc biệt trong các tình huống cần giải quyết gấp.
Kết quả đạt được sau khi triển khai:
Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu số hóa của Lạc Việt đã mang lại những kết quả tích cực, giúp Hương Thủy cải thiện quy trình vận hành và tăng cường hiệu suất lao động:
- Thời gian xử lý tài liệu giảm 65%: Nhờ khả năng tự động nhận diện và trích xuất thông tin từ các chứng từ, thời gian xử lý tài liệu đã giảm đi đáng kể. Quy trình trước đây có thể mất hàng giờ cho một tập tài liệu lớn, nay chỉ còn vài phút.
- Độ chính xác trong trích xuất dữ liệu đạt đến 98%: Công nghệ OCR đảm bảo độ chính xác cao khi trích xuất dữ liệu, giảm tối đa lỗi nhập liệu, giúp đảm bảo tính minh bạch và chuẩn xác trong các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.
- Tiết kiệm 20 giờ làm việc mỗi tuần cho nhân viên: Với khả năng tìm kiếm, truy xuất thông tin nhanh chóng qua hệ thống số hóa và chatbot, nhân viên tiết kiệm được trung bình khoảng 20 giờ làm việc mỗi tuần. Thời gian này có thể được phân bổ lại cho các nhiệm vụ khác, giúp nâng cao năng suất tổng thể của đội ngũ.
Giải pháp số hóa tài liệu không còn là một xu hướng, mà đã trở thành yếu tố quyết định trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ OCR và các công cụ số hóa hiện đại không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác mà còn giảm thiểu chi phí vận hành. Bộ giải pháp với 4 dịch vụ số hóa rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng của Lạc Việt không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, mang đến những lợi ích lâu dài và tạo đà phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
