Tài liệu là nền tảng để tổ chức lưu trữ thông tin, theo dõi quy trình và ra quyết định. Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp hiện nay vẫn đang sử dụng mô hình quản lý tài liệu truyền thống lưu trữ dưới dạng giấy, phân loại theo tủ, phòng hoặc kho lưu trữ riêng. Cách làm này không chỉ tiêu tốn không gian, chi phí mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro như thất lạc, hư hỏng do môi trường hoặc không kiểm soát được quyền truy cập.
Thêm vào đó, khi khối lượng hồ sơ ngày càng lớn theo thời gian, việc tìm kiếm sử dụng lại thông tin cũ trở nên khó khăn tốn kém. Trong bối cảnh xu hướng chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu và ở Việt Nam, việc số hóa tài liệu không còn là lựa chọn mà trở thành một bước đi bắt buộc để doanh nghiệp tồn tại, phát triển nâng cao khả năng cạnh tranh.
Giải pháp số hóa tài liệu không chỉ giúp doanh nghiệp chuyển tài liệu giấy sang định dạng điện tử mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiện đại giúp thông tin được truy cập nhanh chóng, bảo mật rõ ràng, có thể phục vụ tự động hóa quy trình.
Vậy giải pháp số hóa tài liệu là gì? Làm sao để triển khai hiệu quả phù hợp với quy mô, đặc thù của từng doanh nghiệp? Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. Giải pháp số hóa tài liệu là gì?
Giải pháp số hóa tài liệu là tập hợp các công cụ, công nghệ và quy trình giúp doanh nghiệp chuyển đổi toàn bộ tài liệu vật lý (giấy, bản vẽ, hồ sơ…) sang định dạng số đồng thời tổ chức, lưu trữ, khai thác một cách có hệ thống, an toàn dễ truy xuất.
Nói cách khác, đây không đơn thuần là hành động “scan giấy và lưu vào máy tính” mà là một hệ thống quản lý toàn diện bao gồm các khâu từ chuẩn bị, xử lý, lưu trữ đến truy xuất thông minh, tích hợp với các phần mềm vận hành khác.
Nhiều doanh nghiệp hiện vẫn đang hiểu nhầm số hóa là việc scan tài liệu giấy lưu thành file PDF trong máy tính hoặc ổ cứng. Tuy nhiên, giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp có những khác biệt cốt lõi như:
- Hệ thống lưu trữ có cấu trúc: Tài liệu được gắn thông tin tìm kiếm (tên, loại, người tạo, thời gian…), giúp người dùng tra cứu nhanh chóng.
- Phân quyền rõ ràng: Mỗi cá nhân chỉ được truy cập đúng phạm vi tài liệu được cấp quyền.
- Tìm kiếm thông minh: Tìm theo từ khóa trong nội dung tài liệu nhờ công nghệ nhận dạng ký tự (OCR).
- Tích hợp quản lý vòng đời tài liệu: Tài liệu số có thể kết nối với hệ thống quản lý công việc, kế toán, nhân sự… theo dõi quá trình duyệt, sửa, chia sẻ hay hủy lưu trữ.
>>> Xem chi tiết “Triển khai số hóa tài liệu bằng công nghệ OCR từ Lạc Việt Computing“
2. Thành phần chính của một giải pháp số hóa tài liệu
Để vận hành trơn tru mang lại giá trị rõ ràng cho doanh nghiệp, hệ thống này cần được xây dựng dựa trên ba thành phần cốt lõi: phần mềm, quy trình và con người. Mỗi yếu tố đóng một vai trò khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết tạo nên một chuỗi hoạt động quản lý tài liệu hiện đại xuyên suốt bền vững.
2.1. Phần mềm quản lý tài liệu số (DMS – Document Management System)
Đây là “trái tim” của toàn bộ giải pháp số hóa. Phần mềm quản lý tài liệu số không chỉ đóng vai trò lưu trữ mà còn giúp tổ chức tài liệu theo cấu trúc logic, hỗ trợ tìm kiếm thông minh, kiểm soát quyền truy cập và giám sát toàn bộ vòng đời của tài liệu từ lúc tạo lập đến khi kết thúc lưu trữ.
Một phần mềm DMS hiệu quả cần đảm bảo:
- Lưu trữ an toàn có tổ chức: Cho phép phân loại tài liệu theo phòng ban, chức năng, loại hồ sơ, thời gian…
- Tìm kiếm nhanh chóng: Hỗ trợ tìm theo tên, nội dung, từ khóa hoặc thông tin người tạo.
- Phân quyền rõ ràng: Mỗi cá nhân chỉ được truy cập đúng phần tài liệu liên quan đến công việc của mình.
- Ghi nhận lịch sử thao tác: Theo dõi ai đã xem, sửa, tải hoặc xóa tài liệu để đảm bảo tính minh bạch bảo mật.
- Khả năng tích hợp linh hoạt: Có thể kết nối với hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP, CRM, HRM…) để đồng bộ dữ liệu.
Tài liệu không chỉ được lưu trữ “số” mà còn được quản trị như một nguồn lực có chiến lược góp phần tăng hiệu suất làm việc, giảm rủi ro hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng chính xác hơn.
2.2. Quy trình chuẩn hóa số hóa tài liệu
Phần mềm tốt sẽ không phát huy hiệu quả nếu doanh nghiệp không xây dựng được một quy trình rõ ràng, logic phù hợp với tình hình thực tế. Mỗi đơn vị sẽ có đặc thù khác nhau về loại tài liệu, khối lượng lưu trữ và yêu cầu bảo mật. Do đó, quy trình số hóa cần được thiết kế riêng nhưng về cơ bản bao gồm các bước sau:
- Khảo sát hiện trạng: Xác định loại hồ sơ, khối lượng, mục tiêu sử dụng.
- Phân loại lập danh mục: Nhóm tài liệu theo mục đích sử dụng, thiết lập quy tắc đặt tên, lưu trữ.
- Xử lý tài liệu vật lý: Làm phẳng, bóc ghim, sắp xếp theo thứ tự để đảm bảo chất lượng quét.
- Số hóa (quét, chụp): Chuyển tài liệu sang định dạng số. Có thể đi kèm công nghệ nhận dạng ký tự (OCR) để đọc nội dung.
- Lưu trữ trên hệ thống: Đưa tài liệu vào phần mềm quản lý, gắn metadata (thông tin mô tả tài liệu) để dễ truy xuất.
- Phân quyền kiểm soát truy cập: Thiết lập người dùng, nhóm truy cập, thời gian lưu giữ…
Toàn bộ quá trình số hóa được kiểm soát tốt, hạn chế sai sót tránh trường hợp “số hóa nửa vời” nghĩa là chỉ quét tài liệu mà không tạo ra quy trình quản lý hiệu quả.
2.3. Nhân sự phụ trách vận hành quản lý tài liệu số
Công nghệ và quy trình sẽ không thể vận hành trơn tru nếu thiếu yếu tố con người. Đội ngũ phụ trách tài liệu thường là bộ phận hành chính, nhân sự, kế toán hoặc lưu trữ cần được đào tạo bài bản để hiểu rõ quy trình, khai thác tối đa các tính năng của phần mềm và biết cách xử lý các tình huống phát sinh.
Yêu cầu cơ bản đối với nhân sự vận hành:
- Nắm được quy trình phân loại lưu trữ tài liệu số
- Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý tài liệu
- Tuân thủ quy định bảo mật, phân quyền truy cập
- Có kỹ năng phối hợp với các phòng ban khác để chuẩn hóa dữ liệu đầu vào
Giá trị doanh nghiệp nhận được: Tài liệu được vận hành mạch lạc, ít phụ thuộc vào cá nhân cụ thể từ đó duy trì tính nhất quán, lâu dài chuyên nghiệp trong toàn bộ hệ thống quản trị thông tin.
3. Áp dụng giải pháp số hóa tài liệu mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Việc áp dụng giải pháp số hóa chuyên nghiệp mang đến nhiều lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động. Các lợi ích chính bao gồm:
- Nâng cao tính chính xác của dữ liệu
Giải pháp số hóa tài liệu tự động nhận diện và chuyển đổi dữ liệu từ hình ảnh hoặc văn bản giấy sang dạng kỹ thuật số với độ chính xác lên đến 99%. Vượt xa các phương pháp nhập liệu truyền thống, giúp doanh nghiệp loại bỏ nguy cơ lỗi sai do con người.
Đối với các tài liệu dạng bảng biểu, ký tự viết tay hoặc tài liệu chứa ngôn ngữ đặc thù, giải pháp có khả năng nhận diện, trích xuất chính xác đảm bảo dữ liệu luôn được giữ nguyên tính toàn vẹn đúng chuẩn.
- Giảm khối lượng công việc nhập liệu thủ công
Giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các công việc nhập liệu thủ công vốn tiêu tốn nhiều thời gian, chi phí. Thay vì phải ngồi nhập tay từng tài liệu, công nghệ OCR tự động xử lý hàng loạt tài liệu trong thời gian ngắn giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào các công việc giá trị gia tăng cao hơn.
Bên cạnh đó, công việc nhập liệu thủ công thường đòi hỏi nguồn nhân lực lớn đặc biệt đối với các doanh nghiệp có lượng tài liệu cần xử lý hàng ngày. Công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí nhân sự cho công việc này.
- Quy trình xử lý tài liệu nhanh chóng
Ứng dụng giải pháp số hóa tài liệu, tốc độ xử lý tài liệu được nâng cao đáng kể nhanh gấp nhiều lần so với phương pháp truyền thống mang lại quy trình liền mạch cho doanh nghiệp. Phần mềm có khả năng xử lý một khối lượng tài liệu lớn trong thời gian ngắn từ đó rút ngắn quy trình xử lý và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu lưu trữ tài liệu số.
4. Các tiêu chí lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu phù hợp
Lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu không đơn thuần là chọn một phần mềm để lưu trữ file điện tử. Đây là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản trị dữ liệu, khả năng vận hành linh hoạt và bảo mật thông tin của toàn bộ tổ chức trong dài hạn. Để đảm bảo sự đầu tư mang lại giá trị thực tiễn, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các tiêu chí sau trước khi đưa ra lựa chọn:
4.1. Dễ sử dụng, thân thiện với người không chuyên IT
Một hệ thống có nhiều tính năng nhưng nếu thao tác phức tạp, khó học, khó nhớ thì sẽ rất khó triển khai trong thực tế, đặc biệt với các bộ phận hành chính, kế toán hay nhân sự vốn không chuyên sâu về công nghệ. Giao diện trực quan, bố cục hợp lý, hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen sử dụng hiệu quả.
Lợi ích doanh nghiệp nhận được: Giảm thời gian đào tạo, tiết kiệm chi phí triển khai tăng khả năng ứng dụng rộng rãi trong nội bộ. Khi người dùng có trải nghiệm tốt, hệ thống dễ được áp dụng đồng bộ trên toàn tổ chức.
Ví dụ: Một phần mềm cho phép kéo-thả file vào thư mục, đặt tên theo mẫu gợi ý sẵn và tự động gợi ý nhóm tài liệu sẽ giúp nhân viên không cần ghi nhớ các bước phức tạp.
4.2. Có chức năng tìm kiếm thông minh, hỗ trợ nhận diện nội dung (OCR)
Trong thực tế, doanh nghiệp không chỉ cần tìm kiếm theo tên tệp, mà còn phải tìm nhanh theo nội dung bên trong tài liệu hẳng hạn tìm hợp đồng có cụm từ “phạt chậm thanh toán 10%”. Tính năng nhận diện ký tự (OCR) sẽ giúp hệ thống đọc được nội dung của file scan, cho phép người dùng tra cứu thông tin như đang tìm trong văn bản Word.
Chức năng này giúp tiết kiệm thời gian tra cứu, phục vụ nhanh các yêu cầu đối soát, thanh kiểm tra, xử lý hồ sơ gấp mà không cần mở từng file một. Đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn hoặc cần truy xuất thường xuyên.
4.3. Tốc độ xử lý cao, khả năng đáp ứng khối lượng lớn
Doanh nghiệp vừa và lớn thường có hàng nghìn tài liệu cần số hóa lưu trữ mỗi tháng. Vì vậy, hệ thống cần có khả năng xử lý đồng thời nhiều file, phân loại nhanh không bị gián đoạn khi lượng truy cập tăng. Giúp rút ngắn thời gian triển khai ban đầu, duy trì hiệu suất ổn định trong vận hành, tránh làm chậm tiến độ công việc chỉ vì hệ thống quá tải hoặc chậm phản hồi.
Giải pháp có hỗ trợ tự động hóa như nhận diện loại tài liệu hoặc đặt tên file theo quy tắc sẽ càng tăng tốc độ xử lý giảm lỗi thủ công.
4.4. Bảo mật chặt chẽ tuân thủ quy định lưu trữ
Tài liệu nội bộ thường chứa thông tin nhạy cảm: hợp đồng, nhân sự, tài chính, pháp lý… Do đó, giải pháp số hóa cần có cơ chế bảo mật cao như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập theo vai trò, ghi lại lịch sử thao tác và sao lưu định kỳ.
Ngoài ra, hệ thống cần tuân thủ các quy định về lưu trữ điện tử theo pháp luật hiện hành (ví dụ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Luật Giao dịch điện tử…) để đảm bảo tài liệu số hóa có giá trị pháp lý khi cần sử dụng hoặc đối chiếu.
4.5. Tích hợp tốt với phần mềm quản trị nội bộ
Giải pháp số hóa không nên là một hệ thống độc lập mà cần có khả năng kết nối linh hoạt với các phần mềm khác đang được doanh nghiệp sử dụng như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý công việc, CRM…
Dữ liệu được đồng bộ giữa các hệ thống, giảm thao tác lặp tiết kiệm thời gian giúp thông tin xuyên suốt trong toàn bộ quy trình vận hành.
Ví dụ minh họa: Khi phần mềm số hóa tài liệu tích hợp với hệ thống kế toán, kế toán viên có thể truy xuất hóa đơn gốc ngay trên giao diện làm việc mà không cần mở thêm phần mềm khác. Điều này giúp xử lý nghiệp vụ nhanh chính xác hơn.
Lựa chọn giải pháp số hóa tài liệu không thể chỉ dựa vào giá thành hay quảng cáo tính năng. Doanh nghiệp cần xuất phát từ chính nhu cầu thực tế, khả năng triển khai nội bộ và mức độ sẵn sàng của nhân sự.
5. LV-DX Document hỗ trợ số hóa tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp
Sau khi xác định rõ nhu cầu tiêu chí lựa chọn, bước tiếp theo của doanh nghiệp là tìm kiếm một phần mềm quản lý tài liệu số hóa phù hợp có khả năng đáp ứng cả về tính năng và khả năng triển khai thực tế. Trong số các giải pháp hiện có trên thị trường, LV-DX Document là lựa chọn được nhiều tổ chức tin tưởng vì sự tối ưu giữa tính linh hoạt, độ bảo mật tính ứng dụng thực tế trong quản trị tài liệu.
LV-DX Document là phần mềm quản lý tài liệu số nằm trong hệ sinh thái LV-DX Collaboration cho phép doanh nghiệp lưu trữ, tìm kiếm, phân loại, chia sẻ và kiểm soát hồ sơ tài liệu một cách tập trung hiệu quả có tổ chức, hoàn toàn thay thế cho cách quản lý tài liệu giấy truyền thống hoặc file lưu rải rác trên nhiều máy tính cá nhân.
Khác với các phần mềm phức tạp đòi hỏi kỹ thuật cao, LV-DX Document được thiết kế để phù hợp với người dùng văn phòng không chuyên về CNTT đặc biệt là bộ phận hành chính, nhân sự, kế toán những nơi có lượng hồ sơ lưu trữ lớn thường xuyên cần tra cứu.
Những tính năng nổi bật và giá trị thực tế mà doanh nghiệp nhận được
- Quản lý tài liệu tập trung, đồng bộ toàn hệ thống: LV-DX Document cho phép doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong một hệ thống duy nhất, phân loại rõ ràng theo cấu trúc phòng ban, chức năng, thời gian hoặc dự án giúp nhân viên không mất thời gian “lục tìm” trong email hay ổ cứng cá nhân mỗi khi cần một tài liệu cũ.
- Tìm kiếm thông minh theo nội dung, từ khóa: Nhờ ứng dụng công nghệ nhận diện ký tự (OCR), LV-DX Document cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu không chỉ theo tên file mà cả nội dung bên trong, thời gian tạo, người tạo hoặc các từ khóa liên quan.
- Phân quyền truy cập chặt chẽ theo vai trò Hệ thống cho phép thiết lập quyền truy cập theo vị trí công việc, ví dụ: trưởng phòng nhân sự có thể xem toàn bộ hồ sơ ứng viên, nhưng nhân viên tuyển dụng chỉ được xem phần liên quan. Bảo mật thông tin nhạy cảm, hạn chế rủi ro rò rỉ nội bộ, tuân thủ yêu cầu kiểm soát dữ liệu của doanh nghiệp.
- Giao diện thân thiện, dễ vận hành: Một trong những ưu điểm lớn của LV-DX Document là giao diện tối giản rõ ràng có hướng dẫn cụ thể. Người dùng không cần đào tạo chuyên sâu vẫn có thể làm chủ thao tác cơ bản sau vài giờ sử dụng.
- Đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật ISO, khả năng tích hợp linh hoạt: Hệ thống được xây dựng theo tiêu chuẩn bảo mật quốc tế (như ISO/IEC 27001), đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu tài liệu số. Ngoài ra, LV-DX Document có khả năng kết nối với các hệ thống nội bộ khác như quản lý công việc, kế toán, nhân sự… để tạo quy trình xử lý khép kín.
Phù hợp với ai? LV-DX Document phù hợp với:
- Doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu lưu trữ quản lý số lượng lớn tài liệu nội bộ, hồ sơ khách hàng, hợp đồng, chứng từ…
- Tổ chức trong các lĩnh vực có quy trình kiểm soát tài liệu chặt chẽ như tài chính – kế toán, pháp lý, sản xuất, giáo dục, y tế.
- Các phòng ban hành chính, nhân sự, pháp chế nơi thường xuyên tiếp cận, xử lý hồ sơ tài liệu nhạy cảm cần đảm bảo tính bảo mật, rõ ràng trong quy trình phê duyệt.
Để số hóa tài liệu không còn là một nỗi lo mà trở thành đòn bẩy giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí, sẵn sàng chuyển đổi số, LV-DX Document chính là giải pháp bạn nên cân nhắc. Truy cập ngay: https://lacviet.vn/lv-dx-document để nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia Lạc Việt và trải nghiệm demo phần mềm ngay hôm nay.
