Chuyển đổi dữ liệu giấy sang dạng điện tử là bước tiến đầu tiên và quan trọng nhất trong hành trình chuyển đổi số. Tuy nhiên nếu không có hệ thống quản lý tài liệu điện tử chặt chẽ, doanh nghiệp có thể rơi vào vòng xoáy của những vấn đề quen thuộc: tài liệu mất trật tự, khó truy xuất hay thậm chí thất lạc dữ liệu quan trọng.
Vậy hệ thống văn bản điện tử là gì? Có những tính năng nào? Cùng Lạc Việt tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
1. Tài liệu đã số hóa, doanh nghiệp nên làm gì tiếp theo?
Theo Báo cáo Thông tin Quản lý Thông minh năm 2019:
- 86% Nhân viên tham gia khảo sát gặp khó khăn khi tìm kiếm các tài liệu văn phòng điện tử cụ thể.
- 46% Cho rằng việc tìm kiếm tài liệu văn phòng điện tử là một thử thách khó khăn và tốn thời gian.
- 83% Nhân viên phải tái tạo lại một tài liệu điện tử đã tồn tại vì không thể tìm thấy tài liệu gốc.
- 65% Nhận thấy khó khăn trong việc kiểm tra, phê duyệt và sử dụng các tài liệu văn phòng điện tử.
Số hóa tài liệu là bước khởi đầu đầy hứa hẹn, nhưng con đường chuyển đổi số toàn diện phía trước còn nhiều chông gai. Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức khi cố gắng quản lý lượng tài liệu số khổng lồ:
- Chiếm dụng không gian lưu trữ lớn, các folder không chỗ trống để nhét thêm dữ liệu vào.
- Thường xuyên thất lạc tài liệu quan trọng, đặc biệt khi các tập tin không được đặt tên hoặc phân loại một cách khoa học.
- Nhân viên thường phải lục lọi qua hàng loạt thư mục và tập tin để tìm được đúng tài liệu cần thiết.
- Tài liệu không được sắp xếp theo các tiêu chí rõ ràng như ngày tháng, người tạo, hoặc chủ đề đẫn đến việc truy xuất thông tin càng trở nên khó khăn hơn.
- Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể truy cập, thậm chí thay đổi, xóa hoặc chia sẻ tài liệu nhạy cảm.
- Nhân viên gặp rào cản trong việc chia sẻ tài liệu hoặc xảy ra tình trạng làm việc trên các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, dẫn đến nhầm lẫn và làm giảm hiệu suất.
- Không kế thừa, khó khôi phục khi bị mất tài liệu.
- Nguy cơ cao hơn về các lỗ hổng bảo mật tiềm ẩn, thiệt hại do các cuộc tấn công của vi-rút.
Những thách thức như việc không thể tìm thấy tài liệu kịp thời, dung lượng lưu trữ ngày càng cạn kiệt và nguy cơ bảo mật luôn hiện hữu đang chực chờ khiến doanh nghiệp mất kiểm soát. Vậy làm sao để biến một kho tàng dữ liệu điện tử khổng lồ thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp?
Câu trả lời đó chính là triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) để cải thiện khả năng quản lý, lưu trữ, truy xuất và bảo mật tài liệu số.
2. Tìm hiểu về hệ thống quản lý tài liệu điện tử
2.1 Tài liệu điện tử là gì?
Tài liệu điện tử là dạng dữ liệu được lưu trữ và quản lý dưới dạng kỹ thuật số, thay thế cho các tài liệu giấy truyền thống. Các tài liệu này có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, video, âm thanh, hoặc bất kỳ dữ liệu số nào khác được lưu giữ trên máy tính, hệ thống lưu trữ đám mây, hoặc các thiết bị kỹ thuật số.
Mục đích chính của tài liệu điện tử là giúp cho việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm, chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn, đồng thời tăng cường tính bảo mật và tiết kiệm chi phí.
2.2 Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì?
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS – Electronic Document Management System) là một phần mềm hoặc giải pháp công nghệ được thiết kế để giúp doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ, quản lý, truy xuất các tài liệu dưới dạng điện tử. Hệ thống này không chỉ hỗ trợ việc số hóa các tài liệu vật lý mà còn giúp quản lý toàn bộ vòng đời của tài liệu, từ việc tạo lập, chỉnh sửa, phê duyệt, đến bảo quản và hủy bỏ khi hết hạn sử dụng.
Hiện nay, hệ thống văn bản điện tử đã được các doanh nghiệp triển khai và áp dụng trực tiếp vào công tác quản lý, lưu trữ tài liệu. Một trong những phần mềm phổ biến là Microsoft SharePoint, Google Workspace, Zoho Docs,…nhưng nổi bật nhất đó là LV SureDMS.
2.3 Hệ thống quản lý tài liệu truyền thống khác gì so với hệ thống điện tử?
Trong khi hệ thống quản lý tài liệu truyền thống phụ thuộc vào hàng loạt tủ hồ sơ và văn bản giấy, hệ thống quản lý điện tử đã mở ra một kỷ nguyên mới trong cách quản lý thông tin. Những điểm khác biệt cụ thể sẽ được trình bày trong bảng so sánh dưới đây.
| Tiêu chí so sánh | Hệ thống quản lý tài liệu truyền thống | Hệ thống quản lý tài liệu điện tử |
| Khả năng truy cập, tìm kiếm | Mất nhiều thời gian Tìm kiếm hồ sơ theo phân loại giấy tờ theo thư mục hoặc thời gian. | Đơn giản và nhanh chóng hơn nhờ tính năng tìm kiếm tự động Chỉ cần nhập từ khóa, tên tài liệu, hoặc metadata liên quan, hệ thống sẽ truy xuất tài liệu trong vài giây, bất kể số lượng tài liệu lớn đến đâu. |
| Không gian lưu trữ | Cần không gian vật lý lớn để lưu trữ khối lượng tài liệu giấy khổng lồ. | Lưu trữ tài liệu dưới dạng kỹ thuật số, giảm thiểu nhu cầu không gian vật lý. |
| Mức độ bảo mật | Dễ bị thất lạc, hư hỏng do tác động của môi trường (ẩm mốc, cháy nổ) hoặc do sơ suất của con người. | Tính năng bảo mật mạnh mẽ hơn như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, theo dõi lịch sử truy cập, chỉnh sửa tài liệu. |
| Quản lý quy trình | Quản lý quy trình làm việc như phê duyệt tài liệu thường phải thực hiện thủ công, gây mất thời gian, làm chậm quy trình xử lý. | Tự động hóa quy trình xử lý tài liệu, cho phép thiết lập các luồng công việc (workflow) như duyệt, ký kết hoặc phê duyệt một cách tự động. |
| Cộng tác | Cộng tác giữa các phòng ban cũng khó khăn do cần chia sẻ tài liệu giấy hoặc bản sao. | Chia sẻ và cộng tác trực tuyến dễ dàng nhờ vào khả năng truy cập tài liệu từ xa, làm việc đồng bộ. |
| Khả năng sao lưu, phục hồi | Nếu tài liệu giấy bị hư hỏng hoặc mất, việc phục hồi gần như không thể. | Hỗ trợ sao lưu dữ liệu tự động và định kỳ, cho phép phục hồi dữ liệu một cách nhanh chóng nếu có sự cố xảy ra. |
3. Doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản lý tài liệu truyền thống hay điện tử?
Khi đứng trước quyết định lựa chọn giữa hệ thống truyền thống và hệ thống quản lý tài liệu điện tử, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu cùng điều kiện hiện tại. Mỗi giải pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, việc chọn đúng hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo hiệu quả, bảo mật dữ liệu.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống quản lý tài liệu truyền thống?
Hệ thống quản lý tài liệu truyền thống vẫn có chỗ đứng nhất định trong một số trường hợp đặc thù. Doanh nghiệp nên cân nhắc giải pháp này khi:
- Doanh nghiệp quy mô nhỏ, số lượng tài liệu ít, ngân sách hạn chế: Với các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup, ngân sách dành cho công nghệ thường bị giới hạn. Trong trường hợp khối lượng tài liệu chưa lớn, việc quản lý tài liệu bằng các phương pháp truyền thống như lưu trữ giấy tờ, hồ sơ trong tủ hoặc kệ vẫn có thể đáp ứng được nhu cầu cơ bản.
- Không có nhu cầu truy xuất tài liệu thường xuyên hoặc yêu cầu tính bảo mật cao: Nếu doanh nghiệp không cần tìm kiếm tài liệu nhanh chóng hay thường xuyên, các tài liệu không có tính chất nhạy cảm hoặc yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt, thì hệ thống truyền thống có thể đủ đáp ứng.
Tuy nhiên, cách quản lý này dần trở nên lỗi thời trong môi trường kinh doanh hiện đại vì dễ gặp các vấn đề như:
- Tốn nhiều không gian lưu trữ.
- Khó kiểm soát, dễ mất mát hoặc hư hỏng tài liệu.
- Thiếu tính linh hoạt khi mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử?
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử được thiết kế để khắc phục những nhược điểm của phương pháp truyền thống, mang lại hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý tài liệu. Doanh nghiệp nên áp dụng EDMS trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp vừa và lớn, sở hữu lượng tài liệu khổng lồ cần lưu trữ, truy xuất nhanh chóng: Khi khối lượng tài liệu ngày càng tăng, việc tìm kiếm, chia sẻ, quản lý tài liệu bằng phương pháp thủ công trở nên không khả thi. EDMS cung cấp các tính năng tìm kiếm thông minh, cho phép truy cập tài liệu chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
- Yêu cầu cao về bảo mật, tự động hóa và tuân thủ pháp lý: Các doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính, y tế hoặc pháp lý thường xử lý nhiều thông tin nhạy cảm. Hệ thống hỗ trợ:
- Phân quyền truy cập chặt chẽ, đảm bảo chỉ người được cấp phép mới có quyền xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
- Theo dõi lịch sử hoạt động, phát hiện kịp thời và xử lý các truy cập trái phép.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn như ISO 27001, GDPR, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật, tăng uy tín doanh nghiệp.
Mong muốn tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm chi phí và thời gian trong dài hạn: Với EDMS, các quy trình như phê duyệt tài liệu, chia sẻ nội bộ, hoặc cập nhật hồ sơ được tự động hóa. Điều này không chỉ giúp giảm bớt sai sót do con người mà còn rút ngắn thời gian hoàn thành công việc. Đồng thời, chi phí lưu trữ vật lý như giấy, mực, hoặc không gian văn phòng cũng được cắt giảm đáng kể.
4. 3 Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Khi xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản để đảm bảo sự hiệu quả, an toàn và tính pháp lý. Cụ thể như sau:
4.1 Nguyên tắc chung trong hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Để có thể xây dựng được hệ thống văn bản điện tử chuẩn, doanh nghiệp cần nắm được các nguyên tắc chung được quy định trong Điều 1a8, Chương V, Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội Vụ:
- Đảm bảo việc quản lý văn bản, tài liệu và hồ sơ điện tử của doanh nghiệp theo đúng quy định.
- Đảm bảo vấn đề bảo mật dữ liệu, an toàn thông tin theo quy định pháp luật hiện hành.
- Có thể phân quyền cho các cá nhân truy cập vào hệ thống quản lý hồ sơ điện tử.
- Đảm bảo các yếu tố về độ tin cậy, tính xác thực, tính chính xác của dữ liệu lưu hành bên trong hệ thống.
- Đảm bảo toàn diện và đầy đủ các vấn đề về kỹ thuật, quy trình quản lý văn bản, dữ liệu, hồ sơ điện tử.
- Có thể tích hợp cùng các hệ thống quản lý khác.
- Thuận tiện trong quá trình sử dụng, dễ dàng thao tác cho người dùng.
- Đảm bảo về tính toàn vẹn và chính xác của thông tin khi truy cập vào hệ thống.
- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo thời hạn bảo quản.
- Có tính năng cho phép ký số và kiểm tra chữ ký số.
- Cam kết tuân thủ theo Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
- Có khả năng bổ sung, nâng cấp các tính năng đáp ứng quy định của hệ thống.
4.2 Nguyên tắc về chức năng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
a. Quy trình soạn thảo và theo dõi văn bản
- Đính kèm tệp tin liên quan và tạo mã định danh riêng biệt cho các văn bản.
- Hiển thị mức độ khẩn, tự động cập nhật thời gian sau khi ký số.
- Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo khi phát hiện mã định danh của các văn bản trùng lặp.
- Đảm bảo cập nhật đầy đủ các trường thông tin theo tiêu chuẩn và quy định pháp lý theo Thông tư 01/2019/TT-BNV.
- Thống kê, theo dõi tiến trình và đôn đốc việc thực hiện văn bản giúp bộ phận quản lý theo dõi trạng thái văn bản một cách hiệu quả.
- Tạo thông báo tự động khi có văn bản mới, phân phối văn bản đến các bộ phận liên quan, theo dõi việc thực hiện.
b. Kết nối, liên thông tài liệu, văn bản
- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần có khả năng kết nối với các hệ thống quản lý khác, ví dụ như hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử, hệ thống ERP, hoặc các phần mềm chuyên dụng khác.
- Tương thích, hoạt động trên các thiết bị di động thông minh, có thể truy cập và làm việc mọi lúc, mọi nơi.
- Liên kết, chia sẻ dễ dàng giữa các hệ thống khác nhau trong doanh nghiệp.
c. Hệ thống quản lý tài liệu trong bảo quản lưu trữ
- Liên kết với các văn bản khác có cùng mã hồ sơ, đảm bảo thông tin liên quan được gắn kết một cách logic.
- Tự động thông báo khi hồ sơ đến hạn nộp vào lưu trữ, giúp người dùng chủ động xử lý.
- Đảm bảo tài liệu lưu trữ luôn tin cậy, chính xác và toàn vẹn thông tin.
- Tài liệu cần được sao lưu định kỳ hoặc theo yêu cầu để đảm bảo khả năng khôi phục khi có sự cố xảy ra.
d. Đối với giải quyết tài liệu hết giá trị
- Tự động thông báo trước 30 ngày khi hồ sơ đến hạn, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc xử lý.
- Các tài liệu hết hạn bảo quản cần được đánh giá lại giá trị để xác định việc gia hạn hoặc hủy bỏ.
- Theo dõi chặt chẽ quá trình hủy tài liệu, bao gồm lý do hủy và thông báo nếu tài liệu vẫn liên quan đến các hồ sơ khác đang trong thời gian bảo quản.
e. Thống kê, tra cứu sử dụng tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử
- Cung cấp các số liệu thống kê về số lượng tài liệu, số lượt truy cập, cũng như tần suất sử dụng các tài liệu cụ thể.
- Phân quyền truy cập cụ thể, đảm bảo người dùng chỉ được xem và chỉnh sửa tài liệu trong phạm vi quyền hạn của mình.
- Hỗ trợ tra cứu tài liệu theo các tiêu chí cụ thể như từ khóa, thời gian tạo, loại tài liệu và các trường thông tin đầu vào khác. Kết quả tìm kiếm cần được hiển thị rõ ràng, có thể xuất ra các định dạng phổ biến.
- Cho phép người dùng đánh dấu, ghi chú trên tài liệu, lưu trữ các tìm kiếm trước đó, xem lại lịch sử truy cập tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc.
4.3 Nguyên tắc xây dựng hệ thống quản trị tài liệu điện tử
- Tạo lập nhóm hồ sơ tài liệu, phân chia theo các cấp độ thông tin.
- Phân quyền sử dụng và thay đổi phân quyền người sử dụng.
- Phục hồi thông tin, dữ liệu trong các trường hợp lỗi hệ thống.
- Khóa hoặc thực hiện đóng băng các tài liệu để ngăn chặn khả năng di chuyển khi người có thẩm quyền yêu cầu.
- Cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống.
- Có khả năng tích hợp, kết nối, liên thông.
5. 4 Tính năng chính của hệ thống quản lý tài liệu điện tử EDMS
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) là một công cụ toàn diện, cung cấp nhiều tính năng quan trọng để quản lý, lưu trữ và xử lý tài liệu hiệu quả.
Dưới đây là 4 tính năng chính của hệ thống văn bản điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc với tài liệu.
5.1 Khai thác dữ liệu
Tính năng khai thác dữ liệu trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho phép doanh nghiệp tìm kiếm, quản lý, xử lý hồ sơ điện tử dễ dàng. Cụ thể:
- Tìm kiếm tài liệu, hồ sơ, văn bản và truy xuất thông tin dựa trên từ khóa, thuộc tính hoặc nội dung văn bản.
- Đăng ký mượn tài liệu thông qua hệ thống, theo dõi việc sử dụng tài liệu, đảm bảo tài liệu luôn được quản lý một cách minh bạch.
- Phê duyệt yêu cầu mượn tài liệu hoặc xử lý hồ sơ, đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập vào tài liệu quan trọng.
- Hỗ trợ quy trình hoàn trả hồ sơ giúp quản lý tốt hơn việc mượn và trả tài liệu để tránh tình trạng thất thoát thông tin.
- Cho phép gia hạn thời gian mượn tài liệu nếu cần thêm thời gian xử lý và hệ thống sẽ quản lý quá trình này tự động.
- Mỗi người dùng có thể quản lý hồ sơ cá nhân liên quan đến tài liệu đã mượn, trả hoặc đang xử lý.
- Khi cần chuyển giao tài liệu giữa các phòng ban hoặc người dùng, tính năng bàn giao hồ sơ giúp theo dõi quá trình bàn giao, đảm bảo hồ sơ luôn được xử lý đúng quy trình.
5.2 Bảo quản và chỉnh lý
Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý kho lưu trữ, bảo quản tài liệu lâu dài và chỉnh lý các hồ sơ cũ.
- Quản lý toàn bộ kho lưu trữ tài liệu, bao gồm vị trí, tình trạng và thời gian lưu trữ của mỗi hồ sơ.
- Hồ sơ được tổ chức, phân loại và lưu trữ theo cặp/hộp/kho giúp tăng tính khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm.
- Biên mục thông tin, duyệt bằng thông tin chi tiết về mỗi hồ sơ, cập nhật đầy đủ, chính xác.
- Import hồ sơ chỉnh lý từ các hệ thống bên ngoài hoặc các nguồn dữ liệu khác vào EDMS.
- In mã vạch danh sách hồ sơ.
- In phiếu tin (mục lục).
Đối với tính năng này, hệ thống quản lý tài liệu điện tử LV SureDMS hoàn toàn có thể đảm đương khi cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,…) theo nhu cầu công việc. Ngoài ra còn có thể tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
5.3 Báo cáo và thống kê
Theo dõi, phân tích và đánh giá tình trạng tài liệu thông qua các báo cáo & thống kê dựa trên dữ liệu realtime:
- Tự động tạo ra báo cáo hồ sơ sắp hết hạn hoặc không còn giá trị sử dụng.
- Nộp hồ sơ lưu trữ.
- Quản lý diện tích kho lưu trữ, đảm bảo việc sử dụng không gian lưu trữ tối ưu, tránh lãng phí tài nguyên.
- Cung cấp các thống kê báo cáo chi tiết về việc ai đã truy cập vào tài liệu nào, khi nào và từ đâu.
- Theo dõi việc khai thác tài liệu, bao gồm số lượng tài liệu được truy cập, mượn hoặc chỉnh sửa.
- Tổng hợp toàn bộ các hoạt động liên quan đến tài liệu như tạo lập, phê duyệt, chỉnh sửa, lưu trữ, truy xuất.
Ví dụ, đối với hệ thống văn bản điện tử LV SureDMS, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thống kê số lượng hồ sơ tại đơn vị, mức độ tăng trưởng hồ sơ hàng năm, sức chứa kho/kệ, số lượng hộp trống.
Báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí (phòng ban, nguồn/đơn vị, tình trạng xử lý,…), xem nhanh báo cáo ở nhiều dạng trực quan. Thêm vào đó, hệ thống còn tự động cảnh báo khi hồ sơ hết hạn lưu trữ, tự động tập hợp thành danh mục để xem xét xử lý.
5.4 Quản trị tài liệu điện tử
Quản trị hệ thống quản lý tài liệu điện tử bao gồm các tính năng giúp doanh nghiệp kiểm soát tài liệu và điều hành hệ thống một cách hiệu quả, bao gồm:
- Quản lý toàn bộ kho lưu trữ tài liệu, từ phân quyền truy cập đến theo dõi tình trạng tài liệu và kho lưu trữ.
- Quản lý, ghi nhận, theo dõi một cách chặt chẽ quá trình nộp hồ sơ vào kho lưu trữ.
- Phân quyền hay thiết lập quyền hạn cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng.
- Cung cấp danh mục dùng chung cho các tài liệu.
- Quản trị viên điều chỉnh các cài đặt của hệ thống theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp, bao gồm cấu hình về bảo mật, lưu trữ và quyền truy cập.
- Quản trị viên có thể thiết lập chính sách mượn trả tài liệu, bao gồm quy định về thời gian mượn, số lần gia hạn và các điều kiện khác.
LV SureDMS là giải pháp quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ công việc linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, đồng bộ quản lý dữ liệu. Mục tiêu cuối cùng của Lạc Việt là tạo ra một hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị.
Khi sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu LV SureDMS, doanh nghiệp hoàn toàn xóa bỏ tình trạng phân tán dữ liệu, các thành viên của nhóm/phòng ban cộng tác hiệu quả hơn trong kho tài nguyên chung.
Bạn có biết rằng hơn 90% tài liệu văn phòng vẫn đang được lưu trữ thủ công dưới dạng giấy. Điều này đang khiến doanh nghiệp lãng phí không gian, thời gian và chi phí mỗi ngày? LV SureDMS – Tinh gọn kho dữ liệu: Quản lý, lưu trữ, truy xuất không giới hạn XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI ĐÂY THÔNG TIN LIÊN HỆ:
6. Cách thức triển khai xây dựng hệ thống văn bản điện tử
Việc xây dựng và triển khai hệ thống quản lý tài liệu số (EDMS) đòi hỏi một quy trình có cấu trúc, chi tiết để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động hiệu quả.
Dưới đây là 5 bước chính để triển khai thành công một hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
6.1 Lựa chọn nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp hệ thống quản lý tài liệu số là bước quan trọng đầu tiên vì ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hoạt động và phát triển của hệ thống trong tương lai.
Nhà cung cấp nên có uy tín tốt trong lĩnh vực quản lý tài liệu số và đã có kinh nghiệm triển khai hệ thống EDMS cho các doanh nghiệp mô hình kinh doanh tương tự. Để đảm bảo rằng nhà cung cấp hiểu rõ các yêu cầu thực tế, có khả năng giải quyết vấn đề phát sinh.
Hãy ưu tiên những đơn vị có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt, cam kết bảo trì hệ thống lâu dài, giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhanh chóng trong quá trình sử dụng.
6.2 Phân tích tình trạng tài liệu hiện tại
Một hệ thống quản lý tài liệu điện tử được đánh giá là phù hợp khi có thể giải quyết hết khó khăn tồn đọng và đáp ứng được tất tần tật những nhu cầu của doanh nghiệp.
- Đánh giá quy trình hiện tại: Phân tích các quy trình quản lý tài liệu hiện tại, xác định những điểm yếu như thời gian tìm kiếm lâu, tài liệu bị thất lạc hoặc khó khăn trong việc theo dõi các bản cập nhật tài liệu.
- Phân loại tài liệu: Doanh nghiệp cần phân loại các tài liệu hiện có, xác định tài liệu nào cần số hóa, tài liệu nào cần được lưu trữ dài hạn và các quy định về bảo mật thông tin của từng loại tài liệu.
- Xác định yêu cầu hệ thống: Sau khi phân tích tình trạng hiện tại, xác định rõ những yêu cầu mà hệ thống EDMS mới cần phải đáp ứng, như dung lượng lưu trữ, tính năng bảo mật, phân quyền người dùng, tích hợp với các hệ thống khác.
6.3 Cài đặt và cấu hình hệ thống
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp cũng như phân tích tình trạng tài liệu, bước tiếp theo là cài đặt và cấu hình hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
- Cài đặt phần mềm: Nhà cung cấp sẽ tiến hành cài đặt hệ thống trên cơ sở hạ tầng hiện có của doanh nghiệp. Quá trình này có thể bao gồm việc thiết lập máy chủ nội bộ hoặc sử dụng giải pháp lưu trữ trên đám mây.
- Cấu hình hệ thống: Sau khi cài đặt, hệ thống cần được cấu hình theo yêu cầu của doanh nghiệp. Việc này bao gồm thiết lập quy trình làm việc, quyền truy cập cho từng nhóm người dùng, các tính năng tìm kiếm, lưu trữ và quy trình phê duyệt tài liệu.
- Tích hợp hệ thống: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm quản lý khác như ERP hay CRM, cần tích hợp EDMS để tạo sự liền mạch giữa các hệ thống.
6.4 Đào tạo người dùng
Đảm bảo tất cả người dùng có kiến thức cơ bản về hệ thống EDMS như cách truy cập, tìm kiếm, lưu trữ, chia sẻ tài liệu. Đối với các nhóm quản lý, bộ phận IT hoặc các nhóm đặc thù, cần đào tạo các tính năng nâng cao như quản lý phân quyền, bảo mật dữ liệu và chỉnh sửa cấu hình hệ thống.
Doanh nghiệp nên cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc các video hướng dẫn trực quan để người dùng có thể tự tra cứu và sử dụng hệ thống mà không tốn quá nhiều thời gian.
6.5 Vận hành và bảo trì
Sau khi hệ thống đi vào hoạt động, quá trình vận hành và bảo trì định kỳ là rất quan trọng để đảm bảo hệ thống EDMS hoạt động ổn định, hiệu quả trong thời gian dài. hường xuyên theo dõi hoạt động của hệ thống để phát hiện các sự cố hoặc vấn đề kỹ thuật có thể xảy ra. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro ngừng hoạt động, bảo vệ dữ liệu.
Cần thực hiện bảo trì định kỳ để cập nhật các bản vá lỗi, nâng cấp tính năng và đảm bảo tính bảo mật của hệ thống luôn được duy trì.
Với hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) đầy đủ tính năng doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát mọi loại tài liệu, gia tăng hiệu suất làm việc, đảm bảo tính bảo mật và giảm thiểu rủi ro về việc thất thoát dữ liệu. Đừng để kho tài liệu số trở thành một mớ hỗn độn, mà hãy biến nó thành một tài nguyên quý giá, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển, đổi mới. Hãy bắt đầu bằng cách triển khai hệ thống văn bản điện tử LV SureDMS và tiến bước thêm một bước nữa, hướng tới sự chuyên nghiệp, thành công trong quản lý tài liệu.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
