4 Bước xây dựng khung năng lực phù hợp thời chuyển đổi số

“Muốn vận hành quy trình số hiệu quả, phải bắt đầu từ năng lực con người”, đó là nguyên lý cơ bản trong quản trị vận hành số. Doanh nghiệp không thể số hóa thành công nếu nhân sự chưa sẵn sàng về kỹ năng, thái độ, hiểu biết công nghệ. Vậy KNL là gì? Xây dựng thế nào để gắn vào thi công quy trình số một cách thực chiến, hiệu quả? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện, sâu sắc, cùng hướng dẫn từng bước triển khai dựa trên thực tiễn doanh nghiệp.

1. Khung năng lực là gì? Khái niệm chuẩn hóa dành cho doanh nghiệp số

Khái niệm theo chuẩn quốc tế

Khung năng lực (Competency Framework) là tập hợp các năng lực cần thiết (gồm kiến thức, kỹ năng, hành vi) mà một tổ chức cần ở từng vai trò, từng phòng ban hoặc cấp độ quản lý – nhằm đạt được hiệu quả công việc, mục tiêu chiến lược.

Theo định nghĩa của SHRM (Hiệp hội Quản trị nhân sự Hoa Kỳ), KNL bao gồm:

• Năng lực cốt lõi: năng lực chung cho toàn tổ chức (giao tiếp, tư duy phản biện, hợp tác…)
• Năng lực chức năng: kỹ năng chuyên môn theo từng vị trí công việc
• Năng lực lãnh đạo & đổi mới: tư duy chiến lược, quản lý sự thay đổi, khai thác công nghệ…

Ý nghĩa của khung năng lực trong bối cảnh số hóa

Trong môi trường vận hành số:

• Công nghệ có thể tự động hóa công việc, nhưng người vận hành cần có năng lực số để làm chủ công nghệ, đọc hiểu dữ liệu, ra quyết định kịp thời.
• KNL giúp định nghĩa rõ yêu cầu năng lực cho từng vai trò, từ đó xây dựng quy trình số phù hợp năng lực thực tế, thay vì sao chép mô hình sẵn có.

Ví dụ: một quy trình phê duyệt tự động bằng workflow không thể vận hành hiệu quả nếu quản lý cấp trung không có năng lực đọc hiểu báo cáo BI hoặc thiết lập điều kiện logic trong hệ thống.

Các yếu tố cấu thành một KNL chuẩn cho doanh nghiệp số

Một KNL hiện đại cần bao gồm các thành phần chính:

Khung năng lực không phải chỉ để tuyển dụng hay đánh giá nội bộ, mà còn là “bản thiết kế con người” cho toàn bộ chiến lược số hóa.

Vai trò của khung năng lực trong thi công giải pháp quy trình số

Là nền tảng để thiết kế quy trình phù hợp với năng lực nội bộ

Quá trình số hóa không chỉ là thay đổi công cụ, mà là thiết kế lại cách con người, hệ thống vận hành cùng nhau. Nếu không có KNL, doanh nghiệp dễ rơi vào 2 tình trạng:

• Quy trình quá phức tạp, vượt quá khả năng thực thi của nhân sự
• Hoặc ngược lại: hệ thống số hóa chỉ làm những việc đơn giản, chưa tối ưu được nguồn lực

Gắn khung năng lực với lựa chọn công nghệ phù hợp

Ví dụ, nếu đội ngũ quản lý không có năng lực sử dụng dữ liệu ra quyết định (data literacy), việc triển khai hệ thống BI hay workflow tự động sẽ không mang lại hiệu quả. KNL giúp doanh nghiệp chọn đúng công nghệ, xác định cần đào tạo bổ sung gì trước khi áp dụng.

Là cơ sở để xây dựng lộ trình đào tạo, chuyển đổi nội bộ

Từ KNL, doanh nghiệp dễ dàng thiết kế các chương trình:

• Đào tạo theo vai trò
• Phân loại năng lực hiện tại – năng lực mục tiêu
• Lộ trình phát triển cá nhân phù hợp với chiến lược chuyển đổi số

Kết nối với hệ thống đánh giá hiệu suất, văn hóa số

KNL chính là “xương sống” để:

• Thiết lập KPI/OKRs gắn với hành vi cụ thể
• Phát triển văn hóa học tập, liên tục nâng cấp kỹ năng số (digital mindset)
• Tạo nên hệ thống đánh giá minh bạch, thúc đẩy phát triển liên tục

2. Các bước xây dựng khung năng lực phù hợp khi chuyển đổi số

KNL là nền tảng để doanh nghiệp chuyển đổi số không chỉ ở cấp độ công nghệ, mà còn ở cấp độ con người. Một quy trình số hóa chỉ thành công khi con người hiểu – làm đúng – vận hành hiệu quả theo quy trình đó. Để xây dựng KNL phù hợp trong bối cảnh chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể triển khai qua 4 bước thực tế sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược, năng lực cấp tổ chức

Chuyển đổi số không chỉ là thay phần mềm, mà là thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, tương tác, ra quyết định. Vì vậy, bước đầu tiên là xác định rõ mục tiêu số hóa để làm kim chỉ nam cho toàn bộ khung năng lực. 

Doanh nghiệp cần trả lời:

• Mục tiêu chuyển đổi số là gì? (Tăng tốc độ xử lý, giảm lỗi thủ công, ra quyết định nhanh hơn, tự động hóa các bước chờ…)
• Các phòng ban/vai trò nào sẽ tham gia vào quy trình số?
• Những năng lực tổng quát nào là bắt buộc trong tổ chức? (ví dụ: làm việc với dữ liệu, tuân thủ chuẩn vận hành, thích ứng công nghệ…)

Kết quả:

• Một danh sách năng lực cốt lõi chung cho toàn doanh nghiệp (ví dụ: giao tiếp số, tư duy phân tích, bảo mật dữ liệu…)
• Một ma trận vai trò phòng ban để xác định các nhóm năng lực chuyên biệt theo từng chức năng

Bước 2: Phân tích công việc, quy trình trong môi trường số

Không thể xây khung năng lực mà bỏ qua quy trình thực tế. Đây là bước mà doanh nghiệp cần phân tích toàn bộ luồng công việc, xác định ai làm gì, ở đâu, với công nghệ gì.

Các kỹ thuật phân tích có thể áp dụng:

• Sơ đồ quy trình BPMN: xác định các bước nghiệp vụ, luồng xử lý, điều kiện rẽ nhánh
• Ma trận RACI: phân rõ trách nhiệm (Responsible), người ra quyết định (Accountable), người liên quan (Consulted), người cần được thông báo (Informed)
• SIPOC: xác định rõ Đầu vào – Quy trình – Đầu ra – Khách hàng – Nhà cung cấp

Các câu hỏi cần đặt ra trong mỗi bước:

• Người thực hiện cần kiến thức gì? (ví dụ: hiểu nghiệp vụ, nắm công cụ phần mềm…)
• Họ cần kỹ năng gì để thao tác nhanh – chính xác – tuân thủ?
• Hành vi nào được mong đợi? (ví dụ: phối hợp đúng hạn, phản hồi rõ ràng, báo cáo minh bạch…)

Kết quả: Mỗi vai trò gắn với một chuỗi bước nghiệp vụ, từ đó xác định năng lực thực tế cần thiết để thực hiện thành công từng bước trong quy trình số hóa.

Bước 3: Xây dựng, chuẩn hóa từ điển năng lực (Competency Dictionary)

Đây là khâu then chốt nhưng dễ bị xem nhẹ. Nhiều doanh nghiệp chỉ liệt kê “biết sử dụng phần mềm” hay “thành thạo công cụ văn phòng” mà không mô tả đủ sâu hoặc đủ rõ hành vi cần có.

Một năng lực bài bản cần mô tả gồm:

• Tên năng lực
• Định nghĩa cụ thể
• Hành vi đi kèm (Behavioral Indicators)
• Cấp độ phát triển: Từ cơ bản đến nâng cao

Ví dụ khung 4 cấp độ:

Kết quả:

• Một từ điển năng lực theo chuẩn, phục vụ cho đánh giá, đào tạo, gắn với KPI hoặc quy trình
• Có thể dùng để làm rõ tiêu chí tuyển dụng, đào tạo, thăng chức, hoặc điều chuyển

Bước 4: Đánh giá, đo lường, liên tục cải tiến

Một khung năng lực tốt phải được sử dụng để đo lường, liên tục cải tiến dựa trên phản hồi từ thực tế vận hành.

Các phương pháp đánh giá năng lực:

• Tự đánh giá có hướng dẫn (Self-assessment): dựa vào bảng hành vi mô tả để cá nhân tự chấm
• Đánh giá 360 độ: từ đồng nghiệp – cấp quản lý – cấp dưới
• Đánh giá thực tế qua hành vi: dựa vào hệ thống workflow, deadline, hiệu suất công việc
• Đánh giá qua KPI hoặc báo cáo hiệu suất

Cách sử dụng kết quả:

• Xác định năng lực thiếu hụt để đào tạo đúng người, đúng kỹ năng
• Thiết kế lộ trình phát triển cá nhân theo vai trò hoặc hướng thăng tiến
• Cập nhật năng lực mới khi thay đổi quy trình hoặc công nghệ (ví dụ: khi chuyển từ phê duyệt thủ công sang workflow tự động)

Kết quả:

• Doanh nghiệp sở hữu một hệ thống đánh giá năng lực sống, không phải “tài liệu chết”
• KNL được kết nối với hiệu suất, sự phát triển, vận hành quy trình số thực tế

3. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp số

Sao chép khung năng lực từ doanh nghiệp khác

Mỗi tổ chức có quy mô, văn hóa, mô hình vận hành riêng. Một KNL hiệu quả cho tập đoàn FMCG có thể hoàn toàn không phù hợp với doanh nghiệp logistic quy mô vừa. Nhiều doanh nghiệp vì thiếu thời gian, hoặc thuê tư vấn ngoài, đã áp dụng “bản mẫu” chung mà không điều chỉnh theo quy trình thực tế.

Giải pháp: Phải phân tích thực trạng vận hành nội bộ, xác định các điểm chạm số (digital touchpoints), rồi mới xây KNL sát với thực tiễn.

Xây xong để đó – không tích hợp vào vận hành thực tế

Khung năng lực không thể “nằm yên trên giấy”. Nếu doanh nghiệp không:

• Gắn khung vào mô tả công việc
• Sử dụng để thiết kế quy trình số
• Tích hợp vào hệ thống đánh giá, đào tạo nội bộ

…thì KNL sẽ nhanh chóng lỗi thời, vô dụng.

Giải pháp: Gắn trực tiếp KNL vào hệ thống workflow, nơi từng bước xử lý, phê duyệt, cảnh báo đều cần gắn vai trò, năng lực đi kèm.

Bỏ qua năng lực số hiện đại

Nhiều KNL truyền thống không đề cập đến:

• AI literacy (hiểu cách công nghệ AI vận hành)
• Data thinking (tư duy ra quyết định từ dữ liệu)
• Agile mindset (tư duy linh hoạt, làm nhanh – thử nghiệm – phản hồi)

Đây là những năng lực bắt buộc trong doanh nghiệp số. Việc không cập nhật khiến hệ thống đào tạo bị “tụt hậu”, nhân sự không đủ năng lực vận hành công cụ mới.

Giải pháp: Định kỳ cập nhật khung năng lực dựa trên công nghệ, chiến lược vận hành mới.

4. Cập nhật xu hướng mới trong KNL thời đại số

Chuyển đổi số đang thay đổi cấu trúc công việc, định nghĩa về năng lực:

Năng lực số hóa trở thành bắt buộc

Theo báo cáo của World Economic Forum 2025:

• 9/10 công việc văn phòng sẽ yêu cầu thành thạo ít nhất 1 công cụ tự động hóa hoặc phân tích dữ liệu.
• Doanh nghiệp không đánh giá – không phát triển năng lực số sẽ bị “tụt hậu năng lực” so với thị trường.

Năng lực “làm việc cùng máy” (Hybrid capability)

Không chỉ làm việc với con người, nhân sự hiện nay cần:

• Làm việc với hệ thống workflow tự động 
• Hiểu cách hệ thống xử lý, ra quyết định
• Biết cách “gỡ lỗi” khi hệ thống sai (tracing lỗi, audit log)

Năng lực mềm gắn liền với tư duy đổi mới

• Curiosity mindset (tư duy ham học): Dám hỏi, dám học công cụ mới
• Problem-solving mindset (giải quyết vấn đề): Phân tích – lựa chọn – tối ưu quy trình số
• Resilience (chịu đựng sự thay đổi): Không “hoảng loạn” khi hệ thống thay đổi đột ngột

5. FAQ – Giải đáp thắc mắc thường gặp về khung năng lực

Câu hỏi 1: Khung năng lực khác gì với mô tả công việc?

• Mô tả công việc liệt kê việc cần làm, còn KNL định nghĩa con người cần gì để làm được việc đó (kiến thức – kỹ năng – hành vi cụ thể).

Câu hỏi 2: Bao lâu thì cần cập nhật KNL?

• Tốt nhất là mỗi năm một lần, hoặc mỗi khi có thay đổi lớn về công nghệ, mô hình vận hành, hoặc chuyển đổi vai trò nội bộ.

Câu hỏi 3: Có thể quản lý KNL bằng phần mềm nào?

• Có thể dùng Excel nâng cao, nhưng khuyến khích tích hợp vào hệ thống như:

• LMS (Hệ thống đào tạo nội bộ)

• Phần mềm HRM

• Hệ thống workflow LV-DX Dynamic Workflow – nơi khung năng lực được gắn trực tiếp vào luồng công việc

KNL không còn là công cụ nội bộ cho phòng nhân sự – mà trở thành nền móng sống còn trong quản trị vận hành số. Một KNL tốt sẽ giúp doanh nghiệp:

• Thiết kế quy trình số hóa sát với năng lực thực tế
• Tối ưu hóa lựa chọn công nghệ phù hợp (tránh “mua thừa” hoặc “sử dụng không tới”)
• Đào tạo, nâng cấp nguồn lực chủ động thay vì bị động

Tuy nhiên, KNL chỉ có giá trị nếu được gắn vào quy trình vận hành thực tế – điều mà giải pháp LV-DX Dynamic Workflow đang làm rất tốt. LV-DX Dynamic Workflow là nền tảng giúp doanh nghiệp:

• Thiết kế – triển khai – tối ưu quy trình nghiệp vụ số hóa 100%
• Gắn từng bước trong quy trình với vai trò, năng lực cụ thể
• Tự động cảnh báo khi quy trình đi sai người – sai cấp – sai thời gian
• Phân tích hiệu suất quy trình theo năng lực cá nhân

Nếu bạn đã có KNL, LV-DX Dynamic Workflow sẽ là nền tảng lý tưởng để triển khai. Nếu bạn chưa có khung năng lực, hãy bắt đầu từ việc xây dựng nó để đảm bảo quy trình số không bị vỡ trận ngay từ ngày đầu triển khai.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh