Kiểm kê hàng tồn kho thực hiện khi nào? Quy trình quy định & phương pháp tối ưu

Hoạt động kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu ghi nhận trên phần mềm, từ đó phát hiện sớm các sai lệch hoặc gian lận trong quy trình vận hành. Đây cũng là căn cứ quan trọng để đánh giá năng lực của bộ phận kho vận, điều chỉnh chính sách nhập hàng, bán hàng hoặc thanh lý hàng tồn không phù hợp.

Bài viết này Lạc Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ:

• Khái niệm và vai trò thực tế của kiểm kê hàng tồn kho.
• Các hình thức – phương pháp kiểm kê phổ biến.
• Quy trình thực hiện kiểm kê hiệu quả.
• Ứng dụng công nghệ trong kiểm kê giúp doanh nghiệp kiểm kê nhanh hơn, chính xác thông minh hơn.

1. Tổng quan về kiểm kê hàng tồn kho

1.1 Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác minh số lượng, tình trạng thực tế của các loại hàng hóa hiện đang được lưu trữ tại kho, sau đó đối chiếu với dữ liệu đã ghi nhận trên hệ thống kế toán hoặc phần mềm quản lý kho.

Khác với việc thống kê kho đơn thuần – vốn chỉ ghi nhận lượng hàng nhập, xuất và còn lại theo lý thuyết – kiểm kê đòi hỏi phải kiểm tra trực tiếp tại hiện trường nhằm đảm bảo rằng số liệu “trên giấy” khớp với số liệu “thực tế trong kho”. Hoạt động này thường được thực hiện định kỳ (theo tháng, quý, năm) hoặc đột xuất (khi có nghi ngờ sai lệch hoặc yêu cầu kiểm toán).

Ví dụ Doanh nghiệp A ghi nhận trong phần mềm tồn kho còn 1.000 đơn vị sản phẩm. Nhưng khi kiểm tra thực tế tại kho chỉ còn 950 đơn vị. Sự chênh lệch này chỉ có thể phát hiện nhờ kiểm kê, là cơ sở để điều chỉnh sổ sách, xác định nguyên nhân mất mát, tránh lặp lại trong tương lai.

1.2 Mục tiêu của hoạt động kiểm kê

Việc kiểm kê tồn kho không đơn thuần là một thủ tục hành chính mà mang lại nhiều giá trị thiết thực:

• Phát hiện sai lệch giữa sổ sách và thực tế: Đây là mục tiêu quan trọng hàng đầu. Chênh lệch có thể đến từ nhầm lẫn trong khâu nhập – xuất, ghi nhận sai mã hàng, gian lận hoặc mất mát do điều kiện lưu kho không đảm bảo.
• Đánh giá hao hụt thất thoát: Kiểm kê giúp doanh nghiệp xác định tỷ lệ hao hụt tự nhiên (do hư hỏng, hết hạn, co ngót, vỡ…) và tỷ lệ thất thoát bất thường. Từ đó có biện pháp điều chỉnh hoặc truy cứu trách nhiệm.
• Hỗ trợ ra quyết định quản trị hàng tồn: Từ dữ liệu kiểm kê, doanh nghiệp có thể ra quyết định thanh lý hàng chậm luân chuyển, điều chuyển giữa các chi nhánh, điều chỉnh kế hoạch mua hàng hoặc dự báo mức tồn kho tối ưu cho kỳ tới.
• Tăng tính minh bạch trong tài chính: Kiểm kê tồn kho giúp đảm bảo tính chính xác cho hoạt động phân tích báo cáo tài chính, đặc biệt trong các kỳ kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập hoặc khi doanh nghiệp gọi vốn, IPO.

Tóm lại, kiểm kê tồn kho là công cụ quản trị giúp doanh nghiệp vừa giảm thiểu rủi ro vận hành vừa tối ưu hiệu quả tài chính.

2. Khi nào doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê hàng tồn kho?

Việc kiểm kê hàng tồn kho không chỉ là thủ tục kế toán hay yêu cầu pháp lý mà còn là một công cụ kiểm soát vận hành tài chính cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tài sản hiện có, phát hiện sai lệch để đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời.

Dưới đây là ba thời điểm doanh nghiệp nên tiến hành kiểm kê, mỗi thời điểm gắn với những mục tiêu tình huống cụ thể khác nhau.

2.1. Kiểm kê định kỳ bảo đảm tính chính xác của báo cáo tài chính

Đây là hình thức kiểm kê được thực hiện theo lịch cố định thường là vào:

• Cuối tháng: phục vụ cho báo cáo nội bộ, quản trị ngắn hạn
• Cuối quý: phục vụ lập báo cáo tài chính quý, đối chiếu với số liệu bán hàng – mua hàng
• Cuối năm: phục vụ lập báo cáo tài chính năm, quyết toán thuế, kiểm toán và là yêu cầu bắt buộc theo quy định của Luật Kế toán

Lý do nên thực hiện:

• Đảm bảo số liệu hàng tồn kho cuối kỳ khớp với sổ sách kế toán
• Phát hiện kịp thời hàng tồn không sử dụng được, hư hỏng, chậm luân chuyển
• Là căn cứ pháp lý để điều chỉnh số liệu, xác định giá vốn, lợi nhuận

Ví dụ thực tiễn: Một doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện tử kiểm kê cuối năm cho thấy 500 sản phẩm bị lỗi kỹ thuật chưa xuất bán. Nếu không kiểm kê, số lượng này vẫn được phản ánh là “tài sản có giá trị” trên báo cáo tài chính gây sai lệch nghiêm trọng khi tính giá trị tài sản thuần và lợi nhuận.

2.2. Kiểm kê bất thường ứng phó kịp thời với rủi ro, thay đổi nội bộ

Đây là hình thức kiểm kê không nằm trong kế hoạch định kỳ mà được thực hiện khi xảy ra những tình huống đặc biệt hoặc nghi ngờ rủi ro.

Các trường hợp cần kiểm kê bất thường gồm:

• Thay đổi nhân sự quản lý kho: Khi có nhân sự nghỉ việc, luân chuyển hoặc thay thế, kiểm kê giúp xác định rõ số lượng hàng hóa tại thời điểm bàn giao.
• Nghi ngờ thất thoát hoặc sai lệch số liệu: Khi thấy dấu hiệu sổ sách không khớp với tồn kho thực tế hoặc xuất hiện bất thường trong chi phí, doanh thu liên quan đến kho.
• Yêu cầu của kiểm toán nội bộ hoặc cơ quan nhà nước: Trong quá trình thanh tra, kiểm toán, doanh nghiệp cần cung cấp số liệu thực tế để xác minh tài sản.

Ví dụ: Một doanh nghiệp phát hiện số lượng hàng trong hệ thống phần mềm khác với lượng hàng nhân viên kho báo cáo xuất nhập tồn hàng ngày. Ban quản lý có thể yêu cầu kiểm kê đột xuất để xác định nguyên nhân, đưa ra phương án xử lý ngay.

Giá trị mang lại: Kiểm kê bất thường là lá chắn kiểm soát rủi ro giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề như gian lận nội bộ, thao tác sai quy trình hoặc thất thoát vật tư qua đó kịp thời xử lý hạn chế tổn thất về tài chính.

2.3. Kiểm kê luân phiên: Kiểm soát chủ động, giảm áp lực kiểm kê lớn

Thay vì kiểm kê toàn bộ kho cùng lúc tốn thời gian dễ làm gián đoạn hoạt động, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương pháp kiểm kê luân phiên.

Cách thực hiện:

• Chia nhóm hàng hóa hoặc khu vực kho thành các phần nhỏ
• Thiết lập kế hoạch kiểm kê theo tuần, tháng (ví dụ: mỗi tuần kiểm kê một nhóm sản phẩm hoặc một khu vực kho)
• Đảm bảo trong 6 tháng – 1 năm, toàn bộ kho được kiểm kê đầy đủ nhưng không gây quá tải nhân sự

Phù hợp với:

• Doanh nghiệp có kho lớn, nhiều nhóm hàng, hoạt động liên tục
• Các hệ thống chuỗi phân phối, bán lẻ hoặc nhà máy có phân xưởng theo khu vực

Ví dụ minh họa: Một chuỗi bán lẻ thực phẩm có 300 mặt hàng thay vì kiểm kê toàn bộ vào cuối tháng, mỗi tuần họ kiểm kê 50 mặt hàng theo nhóm. Kết quả là số liệu luôn được cập nhật, rủi ro giảm mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Lợi ích lớn: Giảm áp lực cho nhân sự kho – kế toán, phát hiện sai lệch sớm nâng cao độ chính xác của tồn kho theo thời gian thực.

Việc xác định thời điểm kiểm kê hàng tồn kho không nên chỉ làm theo thói quen hay vì yêu cầu pháp lý mà cần được đặt vào chiến lược kiểm soát tài chính và vận hành tổng thể. Doanh nghiệp có thể kết hợp cả 3 hình thức định kỳ, bất thường và luân phiên để xây dựng hệ thống kiểm kê chủ động, chặt chẽ hiệu quả hơn.

3. Nguyên tắc kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133 và 200

3.1 Kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133

Theo quy định tại Thông tư 133, việc kiểm kê hàng tồn kho không chỉ là yêu cầu kỹ thuật kế toán mà còn là nghĩa vụ quản lý tài sản của doanh nghiệp. Cụ thể:

Doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất: Việc kiểm kê định kỳ thường được tổ chức vào cuối năm tài chính để phục vụ lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, kiểm kê cũng có thể được thực hiện bất kỳ thời điểm nào khi có dấu hiệu bất thường (thất thoát, nghi ngờ gian lận, thay đổi người phụ trách kho…).

Khi có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế kế toán phải: Xác định rõ nguyên nhân của sự chênh lệch (do sai sót ghi chép, thất thoát, hao hụt tự nhiên hay gian lận…). >>> Lập biên bản kiểm kê ghi nhận số liệu thực tế, số liệu sổ sách và mức chênh lệch. Xử lý kế toán theo đúng quy định:

• Nếu hàng hóa thiếu hụt, tùy nguyên nhân, kế toán ghi vào chi phí sản xuất – kinh doanh hoặc chi phí khác.
• Nếu hàng hóa thừa, sau khi xác minh không rõ nguyên nhân, phần chênh lệch được ghi nhận vào thu nhập khác.
• Nếu có hàng hư hỏng, mất phẩm chất, phải lập biên bản riêng, có phương án xử lý cụ thể (bán thanh lý, tiêu hủy…).

Việc ghi nhận kết quả kiểm kê phải minh bạch đúng bản chất và kịp thời: Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời giúp doanh nghiệp nắm rõ giá trị tài sản lưu kho thực tế.

Một số lưu ý quan trọng khi kiểm kê theo Thông tư 133

• Biên bản kiểm kê phải có đầy đủ chữ ký: Bao gồm chữ ký của thủ kho (người trực tiếp quản lý kho), người kiểm kê (do lãnh đạo chỉ định), kế toán viên phụ trách để đảm bảo tính trách nhiệm liên đới, minh bạch chống gian lận trong quá trình kiểm kê.
• Hàng hóa gửi bán, gửi gia công cũng phải được theo dõi kiểm kê: Dù không nằm trong kho vật lý tại doanh nghiệp nhưng đây vẫn là tài sản thuộc quyền sở hữu, cần theo dõi riêng và kiểm kê định kỳ. Việc này giúp doanh nghiệp không bỏ sót tài sản khi lập báo cáo tài chính, đồng thời quản lý rủi ro với bên nhận gửi/bên gia công.

3.2 Kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 200

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính yêu cầu tất cả các doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo nguyên tắc bắt buộc kiểm kê tối thiểu một lần vào cuối kỳ kế toán năm. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo:

• Xác minh chính xác số lượng, chất lượng giá trị thực tế của hàng hóa còn lưu trong kho
• Đối chiếu số thực tế với sổ sách kế toán để phát hiện kịp thời sai lệch, thất thoát, sai sót kế toán hoặc quản trị kho
• Là cơ sở quan trọng để lập báo cáo tài chính trung thực hợp lý, phục vụ kiểm toán, thanh tra thuế và ra quyết định tài chính cuối năm

Việc không thực hiện kiểm kê hoặc kiểm kê hình thức có thể dẫn đến sai lệch nghiêm trọng trên báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt nhà đầu tư, ngân hàng và cơ quan nhà nước.

Quá trình kiểm kê không chỉ là một thủ tục kế toán mà còn nhằm:

• Đối chiếu số lượng tồn kho thực tế với sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác
• Kiểm tra tình trạng hàng tồn kho: Hàng còn sử dụng được, hàng hư hỏng, lỗi thời, hoặc không còn giá trị sử dụng
• Phát hiện hàng tồn kho chậm luân chuyển, từ đó đưa ra quyết định giảm giá, thanh lý hoặc xử lý để tránh chi phí lưu kho kéo dài
• Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa (giá bán dự kiến trừ chi phí bán hàng) thấp hơn giá gốc ghi sổ. Điều này nhằm phản ánh trung thực giá trị tồn kho trên báo cáo tài chính.

Trong trường hợp kiểm kê phát hiện:

• Thiếu hàng: Doanh nghiệp cần xác minh nguyên nhân (mất mát, sai sót ghi chép, hao hụt tự nhiên…) và lập biên bản kiểm kê chi tiết, từ đó xác định trách nhiệm bồi thường (nếu có), hoặc xử lý chi phí theo đúng quy định.
• Thừa hàng: Nếu không xác định được nguyên nhân rõ ràng, phần chênh lệch được ghi nhận vào thu nhập khác.
• Hàng hư hỏng: Phải được xác nhận tình trạng thực tế, ghi nhận giảm giá trị hoặc hạch toán tiêu hủy, tùy theo tình trạng sử dụng.

Tất cả các chênh lệch kiểm kê phải có biên bản rõ ràng, có chữ ký của thủ kho, kế toán, người kiểm kê độc lập, làm căn cứ xử lý kế toán.

Trường hợp đặc biệt cần kiểm kê ngay

Ngoài kỳ kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp cũng phải thực hiện kiểm kê đột xuất trong các tình huống sau để kịp thời xử lý rủi ro đảm bảo an toàn tài sản:

• Có dấu hiệu hoặc nghi ngờ gian lận, thất thoát: Như số liệu kho không khớp, báo cáo tồn kho bất thường, nghi ngờ nội bộ có hành vi gian lận.
• Xảy ra thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh ảnh hưởng đến kho hàng: Để xác định mức độ thiệt hại, làm cơ sở xử lý bảo hiểm, điều chỉnh kế hoạch tài chính.

Thay đổi thủ kho hoặc bàn giao tài sản: Trước khi giao kho cho người mới phụ trách, cần kiểm kê toàn bộ để xác định chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa, tránh tranh chấp hoặc thất thoát về sau.

4. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn cho doanh nghiệp

Việc kiểm kê hàng tồn kho không đơn thuần là đếm số lượng vật lý trong kho mà là một quá trình quản trị đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận: kế toán, kho vận, quản lý nội bộ và công nghệ. Một quy trình kiểm kê bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo số liệu chính xác mà còn hạn chế tối đa rủi ro gian lận, mất mát thất thoát chi phí tiềm ẩn.

Bước 1. Chuẩn bị trước kiểm kê

Mục tiêu: Đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra nhanh gọn, chính xác và minh bạch.

Các bước cần thực hiện:

• Lập kế hoạch kiểm kê: Doanh nghiệp cần xác định thời điểm, phạm vi kiểm kê (toàn bộ hay theo nhóm hàng), phương pháp áp dụng cùng nhân sự tham gia. Việc lên kế hoạch trước giúp tránh trùng với các giai đoạn cao điểm hoặc thời gian xuất nhập hàng dày đặc.
• Thông báo trước cho các bộ phận liên quan: Đảm bảo các bên đều nắm rõ thời gian kiểm kê để chuẩn bị nhân lực, không phát sinh hoạt động xuất/nhập mới trong khoảng thời gian kiểm kê.
• Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Mỗi thành viên cần được giao vai trò cụ thể: người kiểm đếm, người ghi sổ, người đối chiếu số liệu, người giám sát… Việc này giúp tránh chồng chéo tăng tính minh bạch.
• Khóa sổ dữ liệu, cố định vị trí hàng hóa: Tạm ngưng mọi hoạt động xuất/nhập kho, in sổ kho tại thời điểm “cut-off” để làm cơ sở so sánh. Đồng thời, đánh dấu rõ từng khu vực kho, phân loại hàng theo mã – nhóm – vị trí để dễ kiểm tra ghi nhận.

Bước 2 Thực hiện kiểm kê

Mục tiêu: Xác nhận số lượng hàng thực tế, đối chiếu với số liệu ghi nhận trên hệ thống.

Cách thực hiện:

• Chọn phương pháp kiểm kê phù hợp:
  • Thủ công: Dùng phiếu kiểm kê, bảng kê giấy – phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc kho đơn giản.
  • Bán tự động: Sử dụng thiết bị quét mã vạch kết nối phần mềm – hiệu quả hơn cho kho lớn, nhiều mã hàng giúp tránh sai sót ghi chép.
• Ghi nhận số liệu thực tế: Người kiểm kê đếm số lượng từng mặt hàng, ghi lại kết quả vào bảng kiểm kê. Với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kho, số liệu sẽ tự động đẩy lên hệ thống sau khi quét mã.
• Đối chiếu tức thời: Số liệu thực tế được so sánh ngay với số liệu hệ thống (sổ sách kế toán hoặc phần mềm quản lý tồn kho). Phát hiện chênh lệch ngay tại thời điểm kiểm kê giúp dễ truy vết nguyên nhân.

Bước 3. Xử lý chênh lệch, lập biên bản

Mục tiêu: Đảm bảo minh bạch – truy vết được nguyên nhân các sai lệch.

• Xác minh nguyên nhân sai lệch: Với mỗi khoản chênh lệch, cần làm rõ lý do: sai ghi chép, thất lạc vật lý, nhầm mã, hoặc gian lận. Có thể yêu cầu bộ phận liên quan giải trình, kèm chứng từ nếu có.
• Xử lý kế toán: Tùy thuộc nguyên nhân, doanh nghiệp sẽ thực hiện điều chỉnh tăng/giảm tồn kho trên hệ thống kế toán. Mọi điều chỉnh cần tuân thủ quy định tài chính – kế toán hiện hành (ví dụ: hạch toán chênh lệch vào chi phí, trích lập dự phòng…).
• Lập biên bản kiểm kê: Ghi nhận đầy đủ tình hình kiểm kê, kết quả đối chiếu xử lý. Biên bản cần có chữ ký của các bên liên quan: thủ kho, kiểm kê viên, kế toán và quản lý.

Bước 4. Phân tích ra quyết định

Mục tiêu: Không dừng lại ở ghi nhận, mà khai thác dữ liệu kiểm kê để cải tiến quản trị kho.

• Báo cáo kết quả kiểm kê: Thống kê tổng thể số lượng hàng tồn thực tế, tỷ lệ chênh lệch, nguyên nhân phát sinh và xu hướng qua các kỳ. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng công tác quản lý kho.
• Đề xuất xử lý tồn đọng: Với các mặt hàng quá hạn, chậm luân chuyển hoặc thừa không rõ lý do, cần kiến nghị phương án như thanh lý, điều chuyển, hoặc ngừng nhập.
• Tối ưu định mức tồn kho: Nếu kiểm kê liên tục cho thấy dư hàng thường xuyên ở một nhóm sản phẩm, doanh nghiệp cần điều chỉnh định mức tồn kho hợp lý để tiết kiệm chi phí lưu kho.
• Cảnh báo quản trị: Một hệ thống có thể tích hợp chức năng cảnh báo nếu tỷ lệ chênh lệch vượt mức cho phép. Giải pháp như LV Financial AI Agent không chỉ giúp doanh nghiệp tự động đối chiếu dữ liệu kho – kế toán – tài chính, mà còn gợi ý những điểm bất thường dựa trên phân tích dữ liệu lịch sử, giúp nhà quản lý phát hiện sớm sai sót hoặc gian lận trong nội bộ.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho không nên được xem là thủ tục bắt buộc mà là công cụ quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hiệu quả lưu kho minh bạch hóa hệ thống tài chính.

5. Các phương pháp kiểm kê phổ biến hiện nay

Việc lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản trị kho của doanh nghiệp. Tùy vào quy mô, tính chất hàng hóa và mức độ ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp kiểm kê khác nhau. Dưới đây là ba phương pháp phổ biến doanh nghiệp có thể áp dụng.

5.1 Phương pháp kiểm đếm thủ công

Đây là cách kiểm kê truyền thống, nhân viên trực tiếp kiểm đếm từng mặt hàng và ghi chép kết quả vào sổ tay hoặc bảng tính Excel.

Ưu điểm:

• Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, quy mô kho đơn giản, số lượng hàng hóa không nhiều.
• Không cần đầu tư chi phí vào phần mềm hay thiết bị.

Nhược điểm:

• Dễ xảy ra sai sót do phụ thuộc vào con người (nhầm lẫn, bỏ sót, ghi sai).
• Tốn thời gian, đặc biệt với kho có nhiều mặt hàng hoặc định kỳ kiểm kê liên tục.
• Khó phát hiện truy vết nguyên nhân nếu có chênh lệch số liệu.

Lợi ích thực tế nếu áp dụng đúng cách: Với doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh, kiểm kê thủ công nếu có mẫu biểu rõ ràng, tổ chức kiểm kê định kỳ vẫn có thể giúp kiểm soát hàng hóa, tránh thất thoát.

Ví dụ: Một cửa hàng tạp hóa kiểm kê hàng tuần bằng cách in danh sách hàng hóa từ Excel và đối chiếu thực tế theo từng kệ trưng bày.

5.2 Phương pháp quét mã vạch – bán tự động

Sử dụng thiết bị quét mã vạch (barcode hoặc QR code) để kiểm tra hàng hóa, đối chiếu dữ liệu với phần mềm quản lý kho.

Ưu điểm:

• Giảm thiểu sai sót ghi chép bằng tay.
• Tốc độ kiểm kê nhanh hơn, đặc biệt hiệu quả với kho có nhiều mã hàng.
• Dễ dàng đồng bộ dữ liệu với hệ thống kế toán hoặc ERP.

Nhược điểm:

• Cần đầu tư ban đầu cho thiết bị quét và phần mềm.
• Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng đúng cách.

Lợi ích thực tế: Phù hợp với doanh nghiệp vừa – lớn có nhu cầu kiểm kê thường xuyên. Việc kiểm kê bán tự động giúp doanh nghiệp chủ động nắm được tình trạng tồn kho theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định nhập – xuất hàng phù hợp, tránh tồn đọng hoặc thiếu hụt.

5.3 Kiểm kê bằng phần mềm kết hợp trí tuệ nhân tạo (AI)

Đây là phương pháp hiện đại nhất hiện nay, kết hợp giữa phần mềm quản lý kho và trí tuệ nhân tạo để kiểm soát toàn bộ quy trình kiểm kê, phân tích dữ liệu đưa ra cảnh báo sớm.

Ưu điểm:

• Tự động phát hiện, phân tích các chênh lệch bất thường giữa dữ liệu hệ thống và thực tế.
• Tích hợp với các hệ thống kế toán, kho, tài sản cố định giúp tạo dòng dữ liệu xuyên suốt.
• Giảm thiểu can thiệp thủ công, nâng cao độ tin cậy – minh bạch trong công tác kiểm kê.

Khi doanh nghiệp sử dụng giải pháp công cụ phân tích dữ liệu, không chỉ kiểm kê được nhanh chính xác mà còn nhận được báo cáo tự động về nguyên nhân lệch kho, cảnh báo rủi ro tồn kho bất thường, gợi ý các hành động khắc phục. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

Ví dụ: Một chuỗi bán lẻ sử dụng phần mềm LV Financial AI Agent để kiểm kê theo thời gian thực. Hệ thống tự động báo khi có chênh lệch tồn kho vượt ngưỡng cho phép, đồng thời đưa ra dự báo xu hướng tiêu thụ từng nhóm hàng trong tháng tới, giúp điều chỉnh kế hoạch nhập hàng.

Không có phương pháp kiểm kê nào là tốt nhất cho tất cả, quan trọng là sự phù hợp với quy mô và mục tiêu quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay đang nghiêng về giải pháp ứng dụng công nghệ, đặc biệt là phần mềm có tích hợp AI nhằm tối ưu hóa toàn bộ quy trình kiểm kê, hạn chế rủi ro, hỗ trợ ra quyết định kịp thời.

6. Ứng dụng LV Financial AI Agent trong kiểm kê và phân tích hàng tồn kho

Việc ứng dụng công nghệ vào kiểm kê phân tích báo cáo hàng tồn kho không chỉ giúp giảm tải công việc thủ công mà còn hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chính xác hơn. Với LV Financial AI Agent, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng của dữ liệu kho trong công tác tài chính và vận hành.

• Tự động hóa đối chiếu dữ liệu tồn kho thực tế và kế toán: LV Financial AI Agent giúp tự động so sánh hai nguồn dữ liệu này theo thời gian thực, nhanh chóng phát hiện sự không khớp, đồng thời gợi ý nguyên nhân để xử lý. Giảm rủi ro kiểm toán, tránh sai số trong báo cáo tài chính, tăng tính minh bạch trong quản trị kho.
• Phân tích các chỉ số tồn kho: vòng quay, DSI, tỷ lệ lệch chuẩn, LV Financial AI Agent tự động tính toán, trình bày các chỉ số này một cách trực quan.
• Cảnh báo hàng hóa chậm luân chuyển, gợi ý tối ưu mức tồn kho: Hệ thống AI theo dõi lịch sử nhập – xuất – tồn để nhận biết đâu là nhóm hàng bán chậm, hoặc có nguy cơ bị “chết” trên kệ. Không chỉ dừng lại ở cảnh báo, LV Financial AI Agent còn đưa ra các gợi ý điều chỉnh định mức tồn kho hợp lý, giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng vừa đủ, không thừa – không thiếu.
• Tích hợp phân tích kiểm kê với báo cáo tài chính quản trị: Một điểm mạnh nổi bật của LV Financial AI Agent là khả năng kết nối dữ liệu kiểm kê với các báo cáo tài chính quản trị tổng thể. Giúp lãnh đạo nắm bắt được “bức tranh tài chính” toàn diện từ kho hàng đến bảng cân đối kế toán – qua đó ra quyết định đầu tư, phân phối ngân sách hoặc xây dựng chiến lược bán hàng chính xác hơn.

Kiểm kê hàng tồn kho không chỉ là một thủ tục cần thiết trong kế toán mà còn là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát tài sản, tối ưu vận hành và ra quyết định tài chính chính xác hơn. Khi được thực hiện một cách khoa học – kết hợp giữa quy trình chuẩn cùng công nghệ hiện đại như LV Financial AI Agent – kiểm kê sẽ không còn là gánh nặng, mà trở thành công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu quả, giảm thiểu rủi ro.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp kiểm kê hàng tồn kho nhanh chính xác có tích hợp phân tích tài chính sâu, hãy liên hệ ngay Lạc Việt để nhận tư vấn miễn phí hoặc tải tài liệu hướng dẫn chi tiết từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.