Việc quản lý văn bản, công văn giữ một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp nhằm giúp cho hoạt động tra cứu, tìm kiếm các thông tin được diễn ra một cách kịp thời, hiệu quả đồng thời nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc. Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ chia sẻ 5 kỹ năng quản lý văn bản, hồ sơ quan trọng tại các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị.
1. Kỹ năng phân loại văn bản, công văn, giấy tờ tài liệu
Mỗi loại văn bản lại có một tính chất, chức năng và nội dung khác nhau. Chính vì vậy, nhân viên văn thư cần biết cách phân loại hồ sơ, văn bản để tiện cho việc quản lý tệp tin và lưu trữ. Chẳng hạn như văn bản, hồ sơ nguyên tắc là cơ sở cho việc giải quyết các công việc, nên cần đưa lưu trữ ở nơi thuận tiện cho việc sử dụng và tìm kiếm
2. Kỹ năng đánh giá giá trị của văn bản, tài liệu
Việc đánh giá giá trị của văn bản công văn, tài liệu cũng là một khâu quan trọng nhằm xác định được thời hạn bảo quản, biện pháp cũng như vị trí bảo quản. Bên cạnh đó, có thể tiêu hủy các tài liệu không còn giá trị, không cần thiết nữa.
3. Kỹ năng thống kê văn bản
Đây cũng là một kỹ năng quản lý hồ sơ tài liệu quan trọng nhằm giúp văn thư nắm được nội dung, số và chất lượng tài liệu cũng như phần mềm quản lý văn bản.
4. Kỹ năng quản lý bảo quản văn bản, giấy tờ tài liệu
Việc bảo quản nhằm giúp tăng tuổi thọ của văn bản, tránh các trường hợp thất lạc, mối mọt, hư hỏng. Để công tác bảo quản được hiệu quả, cần xây dựng các quy chế về văn thư lưu trữ, nội quy về việc sử dụng văn bản, vệ sinh, phòng tránh hỏa hoạn, độ ẩm và nhiệt,…
5. Kỹ năng khai thác và sử dụng văn bản, công văn
Việc khai thác sử dụng thông tin trong các văn bản, công văn, tài liệu nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả hơn.
Văn bản, tài liệu, công văn quan trọng cần được phân loại và tổ chức sắp xếp một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát. Trên đây là tổng hợp những kỹ năng quản lý văn bản chuyên nghiệp, bắt buộc trau dồi đối với một người quản lý giỏi.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
