Dữ liệu không chỉ là nguồn lực quan trọng mà còn là “nền tảng sống” của doanh nghiệp. Lưu trữ dữ liệu an toàn là phương án “bền vững” để doanh nghiệp vận hành trơn tru và phát triển vững mạnh. Tuy nhiên, làm thế nào để doanh nghiệp lựa chọn phương pháp lưu trữ phù hợp giữa vô số giải pháp hiện có? Tất cả câu trả lời đã được tổng hợp ngay trong bài viết sau của Lạc Việt.
1. Tìm hiểu lưu trữ dữ liệu là gì?
Lưu trữ dữ liệu là quá trình lưu trữ, bảo quản, quản lý các thông tin số (dưới dạng văn bản, hình ảnh, video, cơ sở dữ liệu,…) nhằm đảm bảo rằng dữ liệu có thể được truy cập, chia sẻ và sử dụng khi cần thiết.
Quá trình này thường liên quan đến việc sử dụng các công cụ phần mềm, thiết bị lưu trữ hay nền tảng lưu trữ đám mây để giữ an toàn, bảo mật và dễ dàng quản lý các tài liệu, hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ cùng xu hướng chuyển đổi số trong các doanh nghiệp, nhu cầu lưu trữ dữ liệu ngày càng trở nên cấp thiết. Doanh nghiệp cần lưu trữ một lượng dữ liệu lớn, từ tài liệu văn phòng, hợp đồng, báo cáo tài chính cho đến các thông tin khách hàng và nhân viên.
Việc lưu trữ hiệu quả không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát hay thiệt hại, mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả công việc, đặc biệt trong bối cảnh các thông tin ngày càng phát triển đa dạng.
2. Doanh nghiệp cần lưu trữ các loại dữ liệu nào?
Quản lý và lưu trữ dữ liệu không chỉ giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động hiệu quả mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững, tuân thủ các quy định pháp lý. Các loại dữ liệu mà doanh nghiệp cần lưu trữ có thể chia thành nhiều nhóm, mỗi nhóm sẽ có yêu cầu lưu trữ đặc thù:
- Tài liệu văn phòng: Bao gồm các văn bản, báo cáo, hợp đồng, biên bản họp, hồ sơ hành chính,…Các tài liệu này không chỉ giúp ghi nhận các quyết định và hoạt động quan trọng mà còn là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các công việc hàng ngày.
- Dữ liệu khách hàng: Thông tin về khách hàng, bao gồm lịch sử giao dịch, sở thích, nhu cầu và mối quan hệ của khách hàng với doanh nghiệp.
- Dữ liệu tài chính: gồm báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, các tài liệu thuế, thanh toán, hóa đơn,…Đây là nhóm dữ liệu không thể thiếu trong việc vận hành doanh nghiệp, không chỉ vì mục đích nội bộ mà còn vì các yêu cầu về tuân thủ pháp lý và kiểm toán.
- Dữ liệu sản phẩm – dịch vụ: Thông tin về sản phẩm – dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp, bao gồm mô tả, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật, chính sách bảo hành hay hướng dẫn sử dụng.
- Dữ liệu nhân sự: Hợp đồng lao động, thông tin phúc lợi, bảng lương, lịch sử công tác,…Đây là nhóm dữ liệu cần được bảo mật và lưu trữ an toàn, vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên cùng các quy định pháp lý.
- Dữ liệu pháp lý và hợp đồng: Các hợp đồng pháp lý, tài liệu liên quan đến việc tuân thủ quy định pháp luật, chính sách, thỏa thuận hợp tác,…
3. 5 Phương pháp lưu trữ dữ liệu an toàn nhất
Lựa chọn phương pháp lưu trữ phù hợp không chỉ là vấn đề công nghệ mà còn liên quan trực tiếp đến hiệu quả quản lý, bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
Dưới đây là 5 phương pháp lưu trữ an toàn và hiệu quả nhất hiện nay, phù hợp với nhu cầu đa dạng của các tổ chức từ nhỏ đến lớn.
3.1 Lưu trữ dữ liệu đám mây
Lưu trữ dữ liệu đám mây (Cloud Storage) là giải pháp lưu trữ trực tuyến giúp doanh nghiệp có thể bảo quản dữ liệu trên các máy chủ từ xa, được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ như Amazon Web Services (AWS), Google Cloud, Microsoft Azure, Lạc Việt và nhiều nhà cung cấp khác. Phương pháp lưu trữ đám mây nổi bật bởi sự linh hoạt, khả năng mở rộng cùng tính bảo mật cao.
Ưu điểm:
- Dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ đám mây có thể dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet.
- Do không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng phần cứng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bảo trì, bảo dưỡng phần cứng.
- Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường xuyên sao lưu dữ liệu, đảm bảo các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát và truy cập trái phép.
Nhược điểm:
- Việc truy cập và quản lý dữ liệu phụ thuộc vào kết nối internet, nếu gặp sự cố mạng, việc truy xuất dữ liệu sẽ bị gián đoạn.
- Khi doanh nghiệp sử dụng nhiều không gian lưu trữ, chi phí sẽ gia tăng theo dung lượng dữ liệu, đặc biệt với những dịch vụ đám mây tính phí theo dung lượng.
3.2 Lưu trữ dữ liệu trên server
Server là phương pháp sử dụng máy chủ nội bộ (on-premise) của doanh nghiệp để lưu trữ và quản lý dữ liệu. Các server này thường được đặt trong các phòng máy chủ hoặc trung tâm dữ liệu riêng của công ty.
Ưu điểm:
- Doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát, quản lý dữ liệu, giúp bảo vệ các thông tin quan trọng khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài.
- Nếu được thiết lập và duy trì đúng cách, server nội bộ có thể đảm bảo mức độ bảo mật cao, ngăn ngừa các mối nguy cơ xâm nhập từ các bên thứ ba.
Nhược điểm:
- Để thiết lập một hệ thống server nội bộ, doanh nghiệp cần đầu tư lớn vào phần cứng, chi phí bảo trì, quản lý hệ thống.
- Cần đội ngũ IT chuyên trách để duy trì, cập nhật phần mềm, sửa chữa các sự cố hệ thống, điều này có thể tốn kém và đòi hỏi thời gian.
3.3 Lưu trữ với phần mềm trực tuyến qua mạng internet
Các phần mềm lưu trữ dữ liệu trực tuyến như Google Drive, Dropbox, OneDrive giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và hợp tác qua các tài liệu trực tuyến. Những phần mềm online thường cung cấp dịch vụ đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị và nhiều người dùng.
Ưu điểm:
- Phần mềm đơn giản, dễ cài đặt và sử dụng, không yêu cầu đầu tư phần cứng hay kỹ thuật phức tạp.
- Vì chi phí thấp và dễ sử dụng, phần mềm trực tuyến là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ – vừa hoặc các nhóm làm việc từ xa.
Nhược điểm:
- Các dịch vụ lưu trữ trực tuyến miễn phí thường có dung lượng giới hạn, nếu cần nhiều không gian hơn, doanh nghiệp phải trả phí.
- Đối với các doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao, phần mềm lưu trữ trực tuyến có thể không đủ mức độ an toàn cần thiết.
3.4 Lưu trữ với thiết bị phần cứng
Lưu trữ dữ liệu với các thiết bị phần cứng như ổ cứng ngoài, USB, hoặc NAS (Network-Attached Storage) mang đến một giải pháp trực tiếp và độc lập so với các dịch vụ trực tuyến.
Ưu điểm:
- Dữ liệu có thể được lưu trữ, truy cập trực tiếp mà không cần kết nối mạng.
- Với các thiết bị lưu trữ cơ bản như ổ cứng ngoài, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đầu tư.
Nhược điểm:
- Thiết bị phần cứng dễ bị hỏng hoặc mất mát, ảnh hưởng đến khả năng truy xuất và bảo vệ dữ liệu.
- Khi số lượng dữ liệu tăng lên, việc quản lý cùng bảo trì các thiết bị phần cứng trở nên khó khăn, tốn thời gian.
3.5 Lưu trữ tập trung với phần mềm LV SureDMS
LV SureDMS là phần mềm quản lý tài liệu điện tử, được thiết kế để giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu một cách tập trung, bảo mật và dễ dàng truy xuất. Phần mềm này hỗ trợ nhiều tính năng như phân quyền truy cập, tìm kiếm tài liệu, sao lưu cũng như bảo vệ dữ liệu.
Phần mềm lưu trữ tài liệu LV SureDMS giảm thiểu các công việc thủ công cho lưu trữ viên; giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý cho những hồ sơ không quan trọng; giảm bớt chi phí in ấn, bảo quản và không cần mở rộng không gian lưu trữ, tủ/kệ hồ sơ.
LV-DX Document – Giải pháp quản lý tài liệu thông minh, bảo mật, cộng tác linh hoạt
Bạn đang gặp khó khăn khi lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp? LV-DX Document là phần mềm quản lý tài liệu thế hệ mới của Lạc Việt, giúp số hóa kho tài liệu, tổ chức lưu trữ khoa học, truy xuất tức thì và cộng tác nhóm hiệu quả trên nền tảng an toàn tuyệt đối.
- Kho lưu trữ tài liệu số tập trung: Giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống lưu trữ tài liệu số khoa học, thống nhất và dễ quản lý. Mọi loại hồ sơ, tài liệu được sắp xếp theo cấu trúc thư mục rõ ràng, dễ dàng truy xuất từ mọi thiết bị.
- Lưu trữ đa dạng định dạng tài liệu: Không chỉ hỗ trợ văn bản (Word, Excel, PDF…), phần mềm còn cho phép lưu trữ hình ảnh, video, âm thanh và các định dạng đặc thù theo nhu cầu của từng phòng ban.
- Lập chỉ mục và đánh dấu thông minh: Tài liệu được lập chỉ mục theo mô hình doanh nghiệp và có thể đánh dấu vị trí vật lý trong kho (nếu tài liệu gốc là bản cứng), giúp quản lý đồng bộ cả tài liệu số và giấy.
- Tìm kiếm – truy xuất tức thì: Tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, nội dung bên trong nhờ công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học); Xem nhanh trực tuyến mà không cần tải về máy; Tăng tốc độ xử lý công việc, không còn mất thời gian “lục tìm” hồ sơ
- Cộng tác tài liệu linh hoạt và an toàn: Chia sẻ nhanh qua email, hệ thống mạng nội bộ; Chia sẻ nâng cao: đặt giới hạn thời gian, giới hạn in/tải lại, ngăn chia sẻ tiếp; Tương tác trực tiếp: bình luận, cập nhật phiên bản tài liệu; Phân quyền chi tiết theo vai trò người dùng (xem, sửa, chia sẻ…)
- Quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu: Duyệt tài liệu tự động theo luồng yêu cầu; Quản lý lịch sử phiên bản – dễ dàng khôi phục, theo dõi thay đổi; Truy vết hành động – thống kê số lượt xem, chia sẻ, tải, nhận xét…
- Tích hợp liên thông hệ thống: Kết nối linh hoạt với các phần mềm quản lý nghiệp vụ khác (kế toán, nhân sự, điều hành…) giúp đồng bộ dữ liệu và truy cập tài liệu từ hai chiều: từ nghiệp vụ và từ kho tài liệu.
4. Vì sao doanh nghiệp cần lưu trữ dữ liệu tập trung, nhất quán?
Lưu trữ dữ liệu tập trung mang lại nhiều lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, bảo vệ tài nguyên và cải thiện hiệu suất tổng thể. Dưới đây là 5 lý do chính tại sao doanh nghiệp nên áp dụng mô hình lưu trữ tập trung, nhất quán:
4.1 Quản lý và truy xuất dữ liệu hiệu quả
Khi doanh nghiệp lưu trữ tập trung, tất cả thông tin được tập hợp tại một điểm duy nhất trong hệ thống. Điều này không chỉ giúp việc tổ chức, phân loại dữ liệu trở nên dễ dàng mà còn tối ưu hóa khả năng truy xuất và tìm kiếm tài liệu.
- Giảm thiểu thời gian tìm kiếm, truy cập dữ liệu: Với dữ liệu được lưu trữ trong một kho dữ liệu duy nhất, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu cần thiết mà không phải mất thời gian tìm kiếm thông qua nhiều hệ thống lưu trữ khác nhau.
- Tiết kiệm công sức và tăng hiệu suất làm việc: Truy xuất dữ liệu nhanh chóng chính xác giúp nhân viên tập trung vào công việc chính, từ đó nâng cao năng suất làm việc, giảm bớt thời gian xử lý thủ công, đồng thời tối ưu hóa các quy trình làm việc.
- Khả năng tự động hóa quy trình quản lý tài liệu: Hệ thống lưu trữ tập trung có thể tích hợp với phần mềm quản lý tài liệu để tự động phân loại, tổ chức và gắn thẻ tài liệu.
4.2 Bảo mật và kiểm soát
Một trong những yếu tố quan trọng khi lưu trữ dữ liệu là bảo mật và kiểm soát quyền truy cập. Dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát quyền truy cập một cách chặt chẽ, giảm thiểu các nguy cơ mất mát hoặc rò rỉ thông tin nhạy cảm.
- Quản lý phân quyền truy cập hiệu quả: Do dữ liệu được lưu trữ tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân quyền truy cập cho từng nhân viên hoặc nhóm. Qua đó có thể bảo vệ thông tin quan trọng khỏi việc bị lạm dụng hoặc truy cập trái phép.
- Tăng cường bảo mật: Các hệ thống lưu trữ tập trung thường đi kèm với các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, tường lửa và xác thực người dùng đa yếu tố. Những biện pháp này giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa như tấn công mạng, rò rỉ thông tin, hoặc truy cập trái phép.
- Dễ dàng kiểm soát và theo dõi: Lưu trữ nhất quán cho phép doanh nghiệp theo dõi mọi hoạt động truy cập, kể cả thay đổi dữ liệu trong hệ thống. Nhờ đó phát hiện kịp thời các hành vi đáng ngờ, cải thiện khả năng phản ứng với các mối đe dọa an ninh.
4.3 Tiết kiệm chi phí
Khi doanh nghiệp sử dụng mô hình lưu trữ dữ liệu tập trung thì không cần phải duy trì nhiều hệ thống lưu trữ phân tán. Điều này giúp giảm chi phí mua sắm phần cứng, bảo trì và các dịch vụ liên quan.
Với dữ liệu được lưu trữ tập trung, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý vận hành, giảm thiểu các bước thủ công, tiết kiệm chi phí cho các công tác quản lý tài liệu.
4.4 Đảm bảo tính nhất quán và truy xuất dữ liệu chính xác
Dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp duy trì tính nhất quán, chính xác trong quản lý thông tin. Khi dữ liệu được lưu trữ trên nhiều hệ thống khác nhau, các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu có thể gây ra sự nhầm lẫn và lỗi trong quy trình làm việc. Với hệ thống lưu trữ tập trung:
- Không còn tình trạng dữ liệu bị trùng lặp: Các thông tin tài liệu sẽ được lưu trữ tại một nơi duy nhất, đảm bảo rằng chỉ có một bản duy nhất của mỗi tài liệu, từ đó tránh được sự mâu thuẫn hoặc mất mát thông tin.
- Quản lý phiên bản tài liệu dễ dàng: Các hệ thống lưu trữ tập trung còn cho phép doanh nghiệp theo dõi các phiên bản khác nhau của tài liệu, đảm bảo rằng luôn có một bản ghi chính xác nhất của tài liệu, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công việc.
4.5 Hỗ trợ quy trình làm việc và ra quyết định nhanh chóng
Khi dữ liệu được lưu trữ tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai các hệ thống quản lý tài liệu, ERP, CRM hay các phần mềm doanh nghiệp khác, hỗ trợ quá trình ra quyết định. Cụ thể, những lợi ích bao gồm:
- Truy cập nhanh chóng, dễ dàng: Nhân viên có thể nhanh chóng truy cập thông tin khi cần, trong khi đó các nhà quản lý và các bộ phận liên quan đưa ra quyết định chính xác kịp thời.
- Dễ dàng phân tích báo cáo: Dữ liệu tập trung giúp các công cụ phân tích báo cáo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của công ty và đưa ra các chiến lược phù hợp.
5. Lưu ý khi thực hiện sao lưu, lưu trữ dữ liệu
Khi triển khai sao lưu và lưu trữ dữ liệu, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố sau:
- Phân loại dữ liệu rõ ràng: Xác định loại dữ liệu quan trọng, dữ liệu nhạy cảm và dữ liệu ít sử dụng để có cách lưu trữ phù hợp.
- Đảm bảo bảo mật dữ liệu: Áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa, tường lửa hay kiểm soát truy cập để bảo vệ dữ liệu.
- Lưu trữ dự phòng: Lưu thêm bản sao dữ liệu tại các địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàn khi xảy ra sự cố.
- Định kỳ kiểm tra dữ liệu: Rà soát, cập nhật dữ liệu lưu trữ để đảm bảo tính chính xác, nhất quán.
- Sử dụng công nghệ phù hợp: Lựa chọn các hệ thống như lưu trữ đám mây, phần mềm quản lý dữ liệu hoặc thiết bị phần cứng hiện đại, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý: Lưu ý tuân thủ quy định pháp luật liên quan đến bảo quản dữ liệu như thời gian lưu giữ, bảo mật thông tin.
Dữ liệu chính là tài sản chiến lược mà mọi doanh nghiệp cần bảo vệ và khai thác tối ưu. Lựa chọn phương pháp lưu trữ dữ liệu không chỉ phụ thuộc vào nhu cầu mà còn vào tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp. Dù là lưu trữ đám mây linh hoạt, server nội bộ hay phần mềm quản lý chuyên biệt như LV SureDMS, việc đầu tư vào phương pháp an toàn sẽ giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà, giảm thiểu nguy cơ mất mát thông tin.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
