Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán kho toàn diện cho doanh nghiệp 

Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi thực hiện nghiệp vụ kế toán kho, đặc biệt ở các khâu như xác định giá xuất kho, kiểm kê thực tế, xử lý chênh lệch hoặc hạch toán hao hụt. Nếu thực hiện sai, doanh nghiệp có thể bị sai lệch giá vốn, ảnh hưởng đến lợi nhuận cũng như tính minh bạch của báo cáo tài chính.

Vì vậy, nắm vững quy trình và phương pháp hạch toán nghiệp vụ kế toán kho không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả, mà còn nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ tuân thủ chuẩn mực kế toán. Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tổng quan về nghiệp vụ kế toán kho

1.1. Kế toán kho – Nghiệp vụ kế toán kho là gì?

Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, bộ phận kho đóng vai trò là trung tâm điều phối vật chất, thực hiện chức năng tiếp nhận, lưu trữ an toàn, và xuất chuyển kịp thời hàng hóa, nguyên vật liệu (NVL), công cụ – dụng cụ (CCDC) theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.

Kế toán kho là bộ phận/chức năng có trách nhiệm ghi nhận, theo dõi, kiểm soát toàn bộ sự biến động về số lượng, phản ánh giá trị của tài sản tồn kho (theo giá gốc) trong hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Mục tiêu là đảm bảo rằng giá trị tài sản tồn kho được thể hiện một cách minh bạch, chính xác và tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.

Nghiệp vụ kế toán kho là toàn bộ các hoạt động có liên quan đến việc thu thập, xử lý, kiểm tra, và ghi sổ mọi giao dịch làm thay đổi số lượng, giá trị hàng tồn kho. Đây là chuỗi quy trình đảm bảo sự khớp đúng giữa thực tế vật chất – số liệu tài chính.

1.2. Vai trò của kế toán kho

Việc tổ chức tốt nghiệp vụ kế toán kho mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác – kịp thời: Nếu số liệu tồn kho trên sổ sách không khớp với thực tế kho, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hàng (stock‑out) hoặc dư hàng không sử dụng được. Theo khảo sát từ APQC ghi nhận: chi phí vốn lưu kho của các doanh nghiệp có mức độ chính xác tồn kho thấp có thể gấp ba lần so với các doanh nghiệp hàng đầu.
• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính – quản lý chi phí: Khi kho được theo dõi đúng cũng như cập nhật kịp thời, giá trị hàng tồn kho, nguyên vật liệu, công cụ… được phản ánh đúng trong báo cáo tài chính, giúp bộ phận tài chính – kế toán đảm bảo tuân thủ chuẩn mực và minh bạch. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nắm rõ chi phí liên quan đến kho – vận hành – xuất nhập hàng (ví dụ: chi phí lưu trữ, tổn thất, hao hụt) để từ đó có biện pháp kiểm soát tốt hơn.
• Kiểm soát rủi ro thất thoát, hư hỏng, sai sót: Nếu không có quy trình rõ ràng về dữ liệu sổ sách (chứng từ) tốt, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng: hàng bị mất, hàng bị ghi sai số lượng hoặc giá trị – gây ảnh hưởng tới lợi nhuận và uy tín. Nghiên cứu cho thấy khi hàng tồn kho, số liệu điện tử không đồng bộ, doanh nghiệp sẽ mất khả năng dự báo và điều hành hiệu quả.

2. Các tài khoản kế toán kho và cách hạch toán (đối chiếu thông tư Thông tư 200/2014/TT-BTC với thông tư 99/2025/TT-BTC)

Việc hạch toán kế toán kho được quy định trong nhóm tài khoản Hàng tồn kho (TK 15x) của Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp. Giữa Thông tư 200/2014/TT-BTC (TT 200) & Thông tư 99/2025/TT-BTC (TT 99) có một số thay đổi đáng chú ý về tên gọi tài khoản trong nhóm này, nhằm hướng đến sự rõ ràng và tiệm cận với chuẩn mực quốc tế hơn.

Dưới đây là tổng hợp các tài khoản kho chính, sự đối chiếu giữa hai Thông tư cùng với nguyên tắc hạch toán cơ bản.

2.1. Phương pháp hạch toán kế toán kho cơ bản

Tất cả các tài khoản thuộc nhóm (TK 15x) đều là tài khoản tài sản, có kết cấu chung như sau:

• Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng tồn kho tăng (nhập kho).
• Bên Có: Phản ánh trị giá hàng tồn kho giảm (xuất kho).
• Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng tồn kho hiện còn tại kho.

Hạch toán nhập kho (Tăng): Khi vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ, hoặc thành phẩm được nhập kho:

• Nợ TK 152, 153, 155, 156… (Giá trị nhập kho, chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào nếu có)
• Có TK 331 (Phải trả người bán) hoặc TK 111, 112 (Thanh toán bằng tiền mặt/tiền gửi)

Hạch toán kế toán xuất kho (Giảm): Khi xuất kho hàng tồn kho sử dụng cho các mục đích:

Đây là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ định khoản kế toán kho chính xác, đảm bảo số liệu tồn kho minh bạch.

2.2. Đối chiếu Thông tư 200/2014 & Thông tư 99/2025

Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc cải cách kế toán Việt Nam.

3. Các nghiệp vụ kế toán kho phổ biến trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, kho hàng không chỉ lưu trữ vật tư, nguyên liệu, hàng hóa mà còn điều phối dòng nguyên liệu – sản phẩm trong sản xuất và kinh doanh. Quản lý kho hiệu quả giúp kiểm soát tồn kho, giảm thất thoát, tối ưu chi phí đồng thời hỗ trợ ra quyết định kịp thời. Các nghiệp vụ kế toán kho, từ nhập, xuất, kiểm kê, chuyển kho đến lập báo cáo, đảm bảo số liệu minh bạch, chính xác cũng như tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC.

3.1. Nghiệp vụ kế toán nhập kho

Nghiệp vụ nhập kho là bước đầu tiên trong quản lý vật tư, hàng hóa hoặc nguyên liệu. Đây là thời điểm doanh nghiệp ghi nhận chính xác các tài sản vật chất mới về kho, làm cơ sở cho việc kiểm soát tồn kho, lập kế hoạch sản xuất quản lý dòng tiền. Mọi nhập kho đều dựa trên nghiệp vụ kế toán kho chứng từ sổ sách, bao gồm phiếu nhập kho, hóa đơn và hợp đồng mua bán.

Ý nghĩa của bút toán:

• Đảm bảo số liệu tồn kho trên sổ sách khớp với thực tế.
• Là cơ sở để tính giá vốn hàng tồn kho, đánh giá hiệu quả mua sắm cũng như dự báo nhu cầu nguyên vật liệu.
• Giúp doanh nghiệp giảm rủi ro thất thoát, sai sót và nâng cao tính minh bạch trong quản lý kho.

Cách định khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu) hoặc TK 156 (Hàng hóa): phản ánh giá trị nhập kho.
• Có TK 331 (Phải trả người bán): khi doanh nghiệp mua hàng chưa thanh toán.
• Có TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng): khi mua hàng trả tiền ngay.

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp nhận lô nguyên liệu trị giá 100 triệu đồng từ nhà cung cấp, thanh toán sau 30 ngày. Bút toán:

• Nợ TK 152: 100.000.000 đồng
• Có TK 331: 100.000.000 đồng

3.2. Nghiệp vụ kế toán Xuất kho

Xuất kho là việc ghi nhận vật tư, hàng hóa ra khỏi kho phục vụ sản xuất, bán hàng hoặc chuyển kho. Đây là bước quan trọng trong nghiệp vụ kế toán kho để xác định chính xác giá vốn và chi phí liên quan.

Ý nghĩa của bút toán:

• Kiểm soát dòng hàng ra vào kho.
• Xác định giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất.
• Hỗ trợ doanh nghiệp tránh thất thoát, nhầm lẫn để duy trì số liệu tồn kho chính xác.

Cách định khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán) hoặc TK 154 (Chi phí sản xuất): phản ánh giá trị xuất kho.
• Có TK 152/156: giảm giá trị tài sản trong kho.

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp xuất 50 triệu đồng nguyên liệu cho sản xuất.

Bút toán:

• Nợ TK 154: 50.000.000 đồng
• Có TK 152: 50.000.000 đồng

3.3. Kiểm kê kho

Kiểm kê kho là nghiệp vụ kế toán kho so sánh số liệu thực tế với sổ sách để phát hiện sai lệch, hao hụt hoặc hư hỏng. Đây là bước quan trọng trong quản trị rủi ro – kiểm soát nội bộ.

Ý nghĩa của bút toán:

• Phát hiện kịp thời chênh lệch, mất mát hoặc hư hỏng.
• Đảm bảo số liệu tồn kho chính xác, phục vụ kiểm toán và báo cáo tài chính.
• Tối ưu hóa quy trình quản lý kho, giảm thất thoát cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động.

Cách định khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Trường hợp thừa kho:
  • Nợ TK 152/156: giá trị thực tế thừa
  • Có TK 338 (Thu nhập khác) hoặc TK 711 tùy chính sách doanh nghiệp
• Trường hợp thiếu kho:
  • Nợ TK 632/154/811: chi phí phát sinh
  • Có TK 152/156: giảm giá trị tài sản tồn kho

Ví dụ minh họa: Do kiểm kê định kỳ, phát hiện thiếu 5 triệu đồng hàng hóa. Bút toán:

• Nợ TK 632: 5.000.000 đồng
• Có TK 156: 5.000.000 đồng

3.4. Chuyển kho

Chuyển kho là nghiệp vụ kế toán kho ghi nhận việc di chuyển hàng hóa, vật tư giữa các kho hoặc chi nhánh. Đây là bước quan trọng để số liệu tồn kho tại tất cả các điểm luôn chính xác.

Ý nghĩa của bút toán:

• Giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng hàng nội bộ.
• Tránh dư thừa tại kho này và thiếu hụt tại kho khác.
• Hỗ trợ lập báo cáo tồn kho chính xác theo từng kho.

Cách định khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Nợ TK 152/156 – kho nhận: tăng giá trị tồn kho tại kho nhận
• Có TK 152/156 – kho xuất: giảm giá trị tồn kho tại kho xuất

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp chuyển 20 triệu đồng hàng hóa từ kho Hà Nội sang kho Hồ Chí Minh. Bút toán:

• Nợ TK 156 – kho HCM: 20.000.000 đồng
• Có TK 156 – kho HN: 20.000.000 đồng

3.5. Quản lý hàng tồn kho

Quản lý tồn kho là nghiệp vụ kế toán kho theo dõi tình trạng vật tư, hàng hóa trong kho để tránh thiếu hụt hoặc dư thừa, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhập/ xuất/ lưu kho.

Ý nghĩa của bút toán:

• Duy trì mức tồn kho hợp lý, tối ưu dòng tiền.
• Giảm chi phí lưu kho, hạn chế hàng hư hỏng.
• Hỗ trợ dự báo và lập kế hoạch sản xuất/bán hàng.

Cách định khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Quản lý hàng tồn kho chủ yếu là ghi nhận và đánh giá, không phát sinh bút toán riêng, nhưng có liên quan tới nghiệp vụ định khoản kế toán kho khi điều chỉnh tồn kho thực tế.

Ví dụ minh họa: Do dự báo nhu cầu bán hàng cao, doanh nghiệp điều chỉnh nhập thêm 50 triệu đồng nguyên liệu để duy trì tồn kho tối thiểu. Bút toán nhập kho thực hiện như 3.1.

3.6. Ghi nhận các nghiệp vụ liên quan chi phí

Các chi phí liên quan kho như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, hao hụt phải được ghi nhận đầy đủ để tính giá thành chính xác.

Ý nghĩa của bút toán:

• Tính đúng giá trị hàng tồn kho và chi phí sản xuất.
• Hỗ trợ ra quyết định tối ưu hóa chi phí kho.
• Giúp doanh nghiệp tuân thủ chính sách kế toán/ pháp luật.

Cách định khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

• Chi phí phát sinh khi nhập kho:
  • Nợ TK 152/156
  • Có TK 111/112/331
• Chi phí phát sinh khi xuất kho hoặc hư hỏng:
  • Nợ TK 632/811
  • Có TK 152/156

Ví dụ minh họa: Chi phí vận chuyển lô hàng 10 triệu đồng từ nhà cung cấp về kho:

• Nợ TK 152: 10.000.000 đồng
• Có TK 111: 10.000.000 đồng

3.7. Lập báo cáo – phân tích

Lập báo cáo – phân tích kho giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho, đánh giá hiệu quả quản lý và lập kế hoạch kinh doanh.

Ý nghĩa của bút toán:

• Cung cấp thông tin minh bạch cho lãnh đạo.
• Hỗ trợ kiểm soát tồn kho – tối ưu hóa chi phí.
• Giúp chuẩn bị cho kiểm toán, báo cáo tài chính để ra quyết định chiến lược.

Cách thực hiện:

• Lập báo cáo tồn kho chi tiết theo kho, loại hàng.
• Báo cáo nhập xuất tồn kho.
• Phân tích tình hình biến động, đề xuất tối ưu hóa.

Ví dụ minh họa: Báo cáo tồn kho tháng 10 cho thấy nguyên liệu A tồn kho cuối tháng còn 200 triệu đồng, trong khi dự báo nhu cầu sản xuất tháng 11 là 250 triệu đồng. Doanh nghiệp quyết định nhập bổ sung 50 triệu đồng nguyên liệu để đảm bảo sản xuất.

4. Những sai lầm phổ biến trong kế toán kho và cách khắc phục

Trong thực tế, dù đã có quy trình quản lý rõ ràng, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp sai sót trong nghiệp vụ kế toán kho do sự thiếu đồng bộ giữa bộ phận kế toán và thủ kho, hoặc do hạn chế trong công cụ quản lý. Dưới đây là những lỗi thường gặp cũng như giải pháp khắc phục hiệu quả:

4.1. Những sai lầm phổ biến kế toán kho mắc phải

• Sai lệch giữa số liệu sổ sách – tồn kho thực tế: Chứng từ nhập – xuất không được cập nhật kịp thời, nhập sai mã hàng, đơn vị tính hoặc giá trị hàng tồn và thiếu đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho với kế toán.
• Ghi nhận sai giá trị hàng tồn kho: Áp dụng sai phương pháp tính giá (Bình quân gia quyền, FIFO, LIFO…), không hạch toán đầy đủ chi phí mua hàng (vận chuyển, bốc xếp, thuế nhập khẩu…) vào giá trị hàng tồn, hoặc định khoản sai các nghiệp vụ nhập – xuất – điều chuyển.
• Thiếu chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ: Thiếu chữ ký xác nhận của các bên liên quan (thủ kho, kế toán, người nhận hàng), phiếu nhập – xuất lập sai thời điểm hoặc thiếu chứng từ kèm theo (hóa đơn, biên bản) và việc lưu trữ chứng từ không đúng quy định dẫn đến thất lạc hồ sơ.
• Không phân biệt rõ giữa hàng hóa, nguyên vật liệu & công cụ dụng cụ: Kế toán ghi nhận tất cả các loại vật tư về kho chung mà không tách loại, dẫn đến lẫn lộn giữa các tài khoản 152, 153, 156, gây sai lệch trong báo cáo tài chính.
• Không cập nhật định mức & tồn kho an toàn: Doanh nghiệp không xây dựng định mức tiêu hao vật tư hoặc tồn kho tối thiểu, đồng thời không có cơ chế cảnh báo khi hàng sắp hết hoặc tồn dư quá nhiều.
• Thiếu sự phối hợp giữa kế toán kho & thủ kho: Kế toán kho & thủ kho làm việc độc lập, không kiểm tra chéo dữ liệu, đồng thời thiếu quy trình báo cáo và xác nhận chứng từ rõ ràng.

4.2. Cách khắc phục sai lầm

• Thiết lập quy trình đối chiếu định kỳ (tuần, tháng) giữa thủ kho và kế toán; sử dụng phần mềm quản lý kho tích hợp kế toán để cập nhật dữ liệu tự động; tiến hành kiểm kê định kỳ, lập biên bản chênh lệch để xử lý kịp thời theo quy định nội bộ.
• Quy định rõ phương pháp tính giá hàng tồn kho thống nhất trong toàn hệ thống kế toán; đào tạo kế toán kho nắm vững nguyên tắc ghi nhận giá vốn hàng hóa; thiết lập bộ kiểm tra định khoản tự động trên phần mềm để phát hiện lỗi chênh lệch.
• Xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ trước khi hạch toán; áp dụng chữ ký điện tử hoặc xác nhận online để giảm sai sót thủ công; lưu trữ chứng từ điện tử có phân quyền, đảm bảo truy xuất nhanh khi cần kiểm toán.
• Đào tạo nhân viên kế toán phân biệt đặc điểm và mục đích sử dụng của từng loại tài sản; thiết lập danh mục vật tư – hàng hóa theo nhóm tài khoản trên phần mềm kế toán; tổ chức kiểm kê riêng cho từng nhóm (hàng hóa, NVL, CCDC) để đảm bảo chính xác.
• Thiết lập định mức tồn kho an toàn cho từng mã hàng hoặc nhóm hàng; ứng dụng phần mềm quản lý kho có chức năng cảnh báo tồn kho để chủ động kế hoạch nhập – xuất; phối hợp với bộ phận mua hàng – sản xuất để điều chỉnh định mức định kỳ theo nhu cầu thực tế.
• Thiết lập quy trình phối hợp ba bước: Nhập – Xác nhận – Ghi sổ; quy định rõ trách nhiệm – quyền hạn của từng vị trí; tổ chức họp rà soát định kỳ giữa kế toán kho, thủ kho và kế toán tổng hợp để đồng bộ số liệu.

5. Chuẩn hóa nghiệp vụ kế toán kho với Phần mềm kế toán LV-DX Accounting

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn duy trì ghi chép thủ công cho nghiệp vụ kho, dẫn đến các vấn đề phổ biến như: sai sót số liệu, cập nhật chậm trễ, thiếu minh bạch và khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo quản trị.

Ứng dụng LV-DX Accounting – phần mềm kế toán thế hệ mới của Lạc Việt – giúp tự động hóa toàn bộ nghiệp vụ kế toán kho, từ nhập liệu, kiểm soát chứng từ đến báo cáo tài chính, đồng thời tích hợp quản lý mua hàng, bán hàng và tài chính trên cùng một nền tảng.

Tính năng nổi bật:

• Tự động định khoản nghiệp vụ kho: Hệ thống tự ghi nhận các giao dịch nhập – xuất – tồn, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Quản lý chứng từ điện tử: Lưu trữ – tra cứu phiếu nhập/ xuất/ tồn nhanh chóng, đảm bảo minh bạch thông tin.
• Cập nhật tồn kho tức thời: Theo dõi số lượng hàng tồn kho tại từng kho, chi nhánh, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số liệu trong thời gian thực.
• Báo cáo tài chính – quản trị tích hợp: Tích hợp dữ liệu kho với báo cáo tài chính – quản trị, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
• Liên kết toàn diện các nghiệp vụ: Kết nối liền mạch với quản lý mua – bán hàng, tối ưu hóa quy trình vận hành doanh nghiệp.

Ứng dụng cho doanh nghiệp: LV-DX Accounting hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số nghiệp vụ kế toán kho, nâng cao hiệu quả kiểm soát – minh bạch thông tin, đồng thời rút ngắn thời gian lập báo cáo quản trị, giúp ra quyết định nhanh chóng, chính xác và tối ưu nguồn lực vận hành.

Dùng thử miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp tối ưu hóa nghiệp vụ kế toán kho cho doanh nghiệp của bạn!
Xem chi tiết tại: https://lacviet.vn/lv-dx-accounting/

Quản lý nghiệp vụ kế toán kho hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho, tối ưu chi phí và nâng cao minh bạch tài chính. Việc áp dụng nghiệp vụ định khoản kế toán kho, quy trình chuẩn hóa, đối chiếu chứng từ thường xuyên và sử dụng phần mềm kế toán số hóa sẽ giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả vận hành đồng thời hỗ trợ ra quyết định chiến lược chính xác. Đầu tư vào giải pháp quản lý kho toàn diện giúp doanh nghiệp tuân thủ chuẩn mực kế toán tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.