Phân hệ quản lý công việc của phần mềm Lạc Việt SurePortal cho phép lãnh đạo phân công công việc và theo dõi tiến độ xử lý công việc của nhân viên. Cổng thông tin điện tử SurePortal tự động kết xuất các báo cáo tổng hợp về tình hình xử lý công việc của toàn đơn vị, cho phép đào sâu phân tích tình trạng xử lý công việc cụ thể từng khối/ban /phòng /cá nhân. Hệ thống quản lý công việc có các tính năng nổi bật:
Quản lý toàn diện
- SurePortal quản lý toàn diện từ khâu tiếp nhận, phân phối, xử lý, lưu trữ công việc. Theo dõi, điều hành toàn bộ quy trình xử lý công việc. Hệ thống quản lý công việc của phần mềm SurePortal cũng đồng thời cung cấp báo cáo theo những tiêu chí mà lãnh đạo yêu cầu.
- Hiển thị đầy đủ đầy đủ quá trình xử lý công việc từ thời điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc công việc.
Quản lý công việc đến từng nhân viên
- Quản lý công việc theo vai trò người dùng. Mỗi vai trò người dùng sẽ có màn hình xử lý theo đặc thù công việc, chức vụ và vai trò. Hiển thị danh mục các công việc của từng nhân viên theo thời gian, tình trạng xử lý.
- Cổng thông tin điện tử SurePortal theo dõi thời gian và quá trình xử lý công việc của từng cá nhân tham gia vào 1 công việc, hiển thị màu tượng trưng cho tình trạng xử lý và theo dõi được phần trăm (%) tỷ lệ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân.
Quản lý phân loại hồ sơ riêng cho mỗi người
- Hệ thống quản lý công việc hỗ trợ người dùng phân loại công việc theo các thư mục khác nhau nhằm hỗ trợ người dùng tự phân loại các hồ sơ của mình phục vụ cho việc quản lý và truy cập nhanh chóng, thuận tiện.
- SurePortal có cơ chế tập hợp các công việc của một dự án hay liên quan đến nhau vào thành nhóm. Có thể tạo ra các nhóm này theo nhu cầu của người dùng/đơn vị. Cụ thể hệ thống quản lý công việc của SurePortal hỗ trợ:
- Tạo mới các thư mục để chứa các công việc,
- Chuyển các công việc vào thư mục được chọn chỉ với 1 thao tác đơn giản,
- Chuyển các công việc giữa các thư mục,
- Truy cập nhanh đến các công việc trong thư mục.
Cơ chế giao việc linh hoạt
- SurePortal có khả năng giao việc cho phòng ban/chi nhánh hoặc giao việc đến từng nhân viên của phòng ban (tất cả các cá nhân trong phòng ban đều nhận được).
- Có chức năng phân biệt phòng ban/nhân viên xử lý chính, xử lý phụ của công việc, từ đó xác định chính xác tình trạng xử lý công việc. Trong màn hình giao việc có phần ghi chú ý kiến/chỉ đạo của người giao, cơ chế báo cáo và chỉ rõ thời gian để hoàn thành công việc.
- Cổng thông tin điện tử SurePortal có phần đánh giá của người giao việc về toàn bộ kết quả công việc do người xử lý đã thực hiện (đã hoàn thành, chưa hoàn thành, tạm ngừng, hủy, xử lý lại...
- Cơ chế giao việc theo cấp: cấp trên có thể giao việc cho cấp dưới mà không giới hạn cấp độ.
Giao diện hiển thị
- SurePortal có trạng thái ghi về mức độ quan trọng và màu hiển thị mức độ quan trọng của công việc.
- Hiển thị phần trăm (%) tỷ lệ hoàn thành công việc của từng cá nhân.
- Công việc được hiển thị trong phân hệ quản lý công việc của SurePortal tương tự trong Microsoft Outlook: Công việc trong ngày, công việc ngày hôm trước, công việc tuần trước.
- SurePortal phân loại và hiển thị rõ các loại công việc như: công việc chưa xử lý, đang xử lý, đã hoàn tất. Hiển thị tổng số công việc trong mỗi thư mục phân loại (tương tự trong Microsoft Outlook).
Tự động nhắc việc trực quan
- SurePortal tự động thông báo văn bản đến/đi/ công việc: Tự động thông báo một cách trực quan đến người dùng khi nhận được văn bản đến/đi/hồ sơ công việc thông qua SMS, email, và hệ thống nhắc việc (tương tự Yahoo Messenger).
- Nhắc việc đến hạn: Tự động nhắc nhở người dùng khi có các văn bản đến, văn bản đi và công việc khi đến hạn xử lý thông qua SMS, email, và hệ thống nhắc việc.
- Phần mềm SurePortal thống kê tình hình xử lý của các nhân: Thông báo tình hình xử lý văn bản của cá nhân khi mới đăng nhập vào hệ thống