Việc quản lý một lượng lớn tài liệu giấy đang tốn kém cho doanh nghiệp của bạn như thế nào? Từ chi phí in ấn, lưu trữ đến chi phí nhân công để tìm kiếm và quản lý thông tin, tất cả đều là những khoản chi phí khổng lồ. Đây là lý do các xu hướng như văn phòng không giấy, tài liệu điện tử,…ngày càng được doanh nghiệp để mắt đến. Trong quá trình số hóa dữ liệu, phần mềm OCR nổi bật như một giải pháp hiệu quả, giúp doanh nghiệp chuyển đổi tài liệu giấy thành định dạng số một cách nhanh chóng và chính xác nhất
Cùng Lạc Việt khám phá top 5 ứng dụng OCR – giải pháp số hóa tài liệu tốt nhất hiện nay. Đồng thời tìm hiểu những tiêu chí quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm số hóa tài liệu phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
1. Tổng quan về phần mềm OCR
1.1 Phần mềm OCR là gì?
Phần mềm OCR (Optical Character Recognition) là một giải pháp công nghệ giúp nhận diện ký tự quang học, chuyển đổi hình ảnh của văn bản, tài liệu in thành dạng dữ liệu kỹ thuật số.
Giải pháp cho phép các doanh nghiệp chuyển đổi các tài liệu vật lý như hóa đơn, hợp đồng, hay chứng từ thành văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm dễ dàng.
Với sự phát triển của công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning), các ứng dụng OCR hiện nay không chỉ nhận diện ký tự chính xác mà còn có thể xử lý ngôn ngữ phức tạp, bao gồm cả tiếng Việt. Đây là một bước tiến quan trọng giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc quản lý tài liệu, đồng thời tối ưu hóa quy trình số hóa doanh nghiệp.
1.2 Cách thức hoạt động của phần mềm OCR
Giải pháp số hóa tài liệu OCR hoạt động dựa trên việc phân tích hình ảnh và nhận diện các mẫu ký tự. Quy trình này thường gồm các bước sau:
- Nhận diện và quét hình ảnh: Phần mềm phân tích các yếu tố hình ảnh để nhận diện vị trí ký tự, số và hình dạng.
- Chuyển đổi ký tự thành dữ liệu số: Sau khi nhận diện, ứng dụng chuyển đổi các ký tự được quét thành văn bản kỹ thuật số, giúp người dùng có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và lưu trữ.
- Tối ưu hóa với AI: Công nghệ AI giúp OCR nâng cao khả năng nhận diện ký tự phức tạp và cải thiện độ chính xác qua thời gian bằng cách học từ dữ liệu trước đó.
2. Top 5 phần mềm OCR số hóa tài liệu tốt nhất
Giới thiệu top 5 ứng dụng OCR phụ vụ nhu cầu số hóa dữ liệu cho doanh nghiệp tốt nhất:
2.1 Giải pháp phần mềm OCR Lạc Việt
Phần mềm Lạc Việt OCR có khả năng nhận dạng và trích xuất chính xác nội dung từ ảnh chụp mẫu văn bản có sẵn (giấy tờ cá nhân, hóa đơn), hoặc theo bất kì định dạng văn bản tùy biến (hợp đồng, chứng từ,…).
Với khả năng nhận dạng và trích xuất không giới hạn các loại văn bản, giấy tờ, phần mềm OCR của Lạc Việt chính là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong nghiệp vụ số hóa quy trình giấy tờ doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp và người dùng giảm thiểu nguồn lực, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất vận hành nghiệp vụ.
Ngoài ra, nằm trong gói dịch vụ số hóa doanh nghiệp toàn diện, ứng dụng OCR của Lạc Việt còn được tích hợp phần mềm quản lý tài liệu LV SureDMS và công cụ Chatbot AI hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, lưu trữ, tra cứu tài liệu dễ dàng ngay sau khi quét.
Tính năng nổi bật
- Khả năng nhận diện ký tự quang học (OCR) cực kỳ chính xác, kể cả với các tài liệu phức tạp hoặc chất lượng hình ảnh thấp.
- Cung cấp nhiều tính năng như chuyển đổi tài liệu từ PDF hoặc ảnh sang định dạng Word, Excel, PowerPoint và các định dạng chỉnh sửa khác.
- Tính năng bảo mật mạnh mẽ với khả năng mã hóa và kiểm soát quyền truy cập, giúp bảo vệ tài liệu nhạy cảm.
- Chỉnh sửa và tùy chỉnh các tài liệu sau khi quét OCR, từ việc thay đổi định dạng, thêm hoặc xóa nội dung.
- Sau khi sử dụng OCR để chuyển đổi tài liệu, người dùng có thể thêm mật khẩu, mã hóa, hoặc đặt các quyền hạn khác để bảo mật.
- Hỗ trợ làm việc nhóm với khả năng chú thích, chia sẻ tài liệu và theo dõi thay đổi, rất hữu ích cho các dự án nhóm.
- Vì là phần 1 trong những ứng dụng OCR tiếng Việt hiếm hoi, do đó Lạc Việt rất phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam, hạn chế tình trạng sai chính tả, nhận diện mặt chữ nhanh chóng.
2.2 Phần mềm FPT.AI Reader
Phần mềm OCR FPT.AI Reader là một giải pháp tiên tiến trong việc nhận dạng và trích xuất thông tin từ ảnh chụp các loại văn bản. Ứng dụng này sử dụng công nghệ Trí tuệ Nhân tạo (AI), Thị giác Máy tính và Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình số hóa tài liệu, tăng hiệu quả quản lý, xử lý thông tin.
FPT.AI Reader có khả năng trích xuất dữ liệu từ các văn bản, tài liệu trong doanh nghiệp như hợp đồng, bản vẽ, quy trình xây dựng, hồ sơ nhân sự,…giúp quá trình số hóa diễn ra nhanh chóng với độ chính xác lên đến 98%.
Tính năng nổi bật
- Tạo mô hình nhận dạng riêng cho các loại văn bản đặc thù như hợp đồng, chứng từ, hoặc thẻ.
- Hỗ trợ thử nghiệm API OCR, cho phép người dùng tích hợp và thử nghiệm các tính năng nhận dạng vào hệ thống doanh nghiệp của mình.
- Chấp nhận nhiều định dạng ảnh phổ biến như jpg, png, pdf, và có thể xử lý ngay cả những hình ảnh mờ, nhòe hoặc chứa các ký tự bị chèn lên nhau.
- Tùy biến được nhiều loại giấy tờ có form với khả năng tự training mô hình. Người dùng có thể tự gán nhãn dữ liệu (labelling) với từng trường thông tin cần nhận dạng & trích xuất.
2.3 Ứng dụng OCR Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro là một trong những công cụ mạnh mẽ và phổ biến nhất trong việc xử lý và quản lý tài liệu PDF. Đặc biệt, tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR – Optical Character Recognition) của Adobe Acrobat Pro cho phép người dùng chuyển đổi các tài liệu dạng hình ảnh hoặc quét thành văn bản có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và trích xuất thông tin một cách dễ dàng.
Tính năng nổi bật
- Cho phép chuyển đổi các tài liệu quét (ví dụ: hợp đồng, hóa đơn, tài liệu pháp lý) thành văn bản kỹ thuật số có thể chỉnh sửa trực tiếp.
- Hỗ trợ OCR trên nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh, tiếng Việt và nhiều ngôn ngữ khác.
- Adobe Acrobat Pro có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Adobe như Adobe Sign (chữ ký số), Adobe Document Cloud,…
- Điều chỉnh độ sáng, độ tương phản, loại bỏ các vết nhòe hoặc bóng mờ để đảm bảo chất lượng tài liệu sau khi xử lý OCR.
- Cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ cho các tài liệu sau khi quét và thực hiện OCR bằng mật khẩu bảo vệ, mã hóa tài liệu, hoặc áp dụng các quyền hạn nhất định như chỉ đọc hoặc không chỉnh sửa.
- Tự động đề xuất và tiến hành xử lý OCR mà không cần phải kích hoạt thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức cho người dùng.
2.4 Foxit PDF Editor
Foxit PDF Editor là phần mềm OCR cho phép quét và chuyển đổi tài liệu giấy hoặc hình ảnh sang PDF. Phần mềm ứng dụng công nghệ chạy nhận dạng văn bản (OCR) để tạo văn bản có thể chọn, tìm kiếm, chỉnh sửa và cập nhật bản cứng giống như tài liệu kỹ thuật số.
Tính năng nổi bật
- Trích xuất thông tin chi tiết từ biên bản cuộc họp, báo cáo và tài liệu công ty. Tạo bản tóm tắt với các điểm chính từ các tài liệu dài hoặc phức tạp ngay lập tức.
- Nhận dạng định nghĩa, giải thích và gợi ý diễn đạt lại để làm cho tài liệu hấp dẫn hơn nhưng vẫn giữ nguyên ý nghĩa ban đầu.
- Dịch tệp PDF sang hơn 30 ngôn ngữ, đảm bảo thông điệp luôn rõ ràng và chính xác cho đối tượng khán giả toàn cầu.
- Nói chuyện tự nhiên và đặt câu hỏi với công cụ AI của Foxit, cung cấp câu trả lời chuyên sâu, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn về tài liệu của mình.
- Hoạt động như một trình xử lý văn bản – sắp xếp lại văn bản trên các đoạn văn, cột và trang; thay đổi bố cục tài liệu, sửa đổi kích thước văn bản, phông chữ hoặc khoảng cách dòng và thêm đa phương tiện.
- Biên tập và xóa vĩnh viễn văn bản và hình ảnh, bảo mật tài liệu bằng mã hóa mật khẩu hoặc bằng Microsoft AIP.
- Tính năng PDF Protection giúp dễ dàng sắp xếp quyền truy cập, để người dùng có thể tìm thấy mọi thứ họ cần.
- Smart Redact liệt kê tất cả dữ liệu nhạy cảm trong các tệp PDF trong vài giây chỉ bằng một cú nhấp chuột.
2.5 Phần mềm OCR tiếng Việt VietOCR
VietOCR là một giải pháp nhận dạng ký tự quang học (OCR) mã nguồn mở, được phát triển đặc biệt để cải thiện độ chính xác trong việc nhận diện ký tự tiếng Việt. VietOCR được sử dụng như một trình nhận dạng ký tự quang học độc lập, giúp xử lý file ảnh và những dữ liệu có sẵn một cách nhanh chóng. Ngoài ra, còn kết hợp với chức năng quét để xử lý các tài liệu được nạp từ bên ngoài.
Tính năng nổi bật
- VietOCR hỗ trợ việc nhận dạng ký tự cho tất cả các ngôn ngữ mà Tesseract cung cấp.
- Nhận diện ký tự trên các định dạng ảnh thông dụng như PDF, TIFF, JPEG, PNG và BMP,…
- Tích hợp các công cụ xử lý ảnh như chỉnh nghiêng, xóa đường kẻ và tách trang.
- Kiểm tra chính tả, giúp sửa lỗi về ngữ nghĩa và chính tả trong văn bản tiếng Việt.
3. Phần mềm OCR mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Phần mềm số hóa tài liệu OCR (Optical Character Recognition) mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc cải thiện hiệu quả xử lý tài liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm OCR trong doanh nghiệp:
- Tự động hóa quy trình xử lý tài liệu: Chuyển đổi tài liệu giấy hoặc hình ảnh thành văn bản số có thể tìm kiếm và chỉnh sửa. Loại bỏ thao tác nhập liệu thủ công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
- Tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng: Với các tài liệu đã được số hóa và xử lý bằng OCR, nhân viên có thể tìm kiếm, truy cập thông tin một cách nhanh chóng bằng cách nhập từ khóa thay vì tìm kiếm trong hàng ngàn trang giấy.
- Giảm lỗi nhập liệu thủ công: Nhập liệu thủ công dễ gây ra sai sót, đặc biệt là khi xử lý khối lượng lớn dữ liệu. Phần mềm OCR giúp giảm thiểu các lỗi này, đảm bảo dữ liệu được chuyển đổi chính xác từ tài liệu gốc. Ngoài ra, như ứng dụng OCR Lạc Việt còn tích hợp tính năng kiểm tra chính tả sau khi xử lý, giúp đảm bảo tính chính xác của tài liệu.
- Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Thay vì lưu trữ hàng ngàn tài liệu giấy tốn không gian, OCR cho phép doanh nghiệp số hóa các tài liệu và lưu trữ chúng trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS).
- Tích hợp vào các giải pháp số hóa khác: OCR có thể tích hợp với các hệ thống số hóa khác như lưu trữ điện tử, quản lý văn bản và quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành.
- Bảo mật tài liệu: Việc số hóa tài liệu giúp bảo mật tốt hơn so với việc lưu trữ giấy tờ, có thể đặt các quyền truy cập khác nhau cho từng nhóm nhân viên và theo dõi ai đã truy cập vào tài liệu.
4. Tiêu chí chọn giải pháp OCR đáp ứng nhu cầu số hóa tài liệu
4.1 Độ chính xác của nhận diện ký tự
Giải pháp OCR cần có khả năng nhận diện văn bản với độ chính xác cao, đặc biệt đối với ngôn ngữ tiếng Việt và các ký tự đặc biệt. Vì độ chính xác có thể ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu sau khi số hóa và giảm thiểu lỗi trong quá trình xử lý.
Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia hoặc có khách hàng từ nhiều nơi khác nhau, giải pháp OCR nên hỗ trợ nhận diện nhiều ngôn ngữ để đáp ứng nhu cầu đa dạng.
4.2 Khả năng xử lý định dạng tài liệu
Giải pháp phần mềm OCR nên hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu khác nhau như PDF, TIFF, JPEG, PNG và BMP. Điều này giúp doanh nghiệp có thể xử lý tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau mà không gặp khó khăn.
Cần có khả năng xử lý các hình ảnh kém chất lượng hoặc có độ phân giải thấp thông qua các công cụ xử lý ảnh như chỉnh nghiêng, tách trang và xóa đường kẻ.
4.3 Năng suất xử lý tài liệu
Giải pháp OCR cần có khả năng xử lý nhanh chóng các tài liệu để đảm bảo không làm gián đoạn quy trình làm việc. Tốc độ này thường được đo bằng số trang hoặc tài liệu có thể xử lý trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, một giải pháp tốt có thể xử lý 500 trang/giờ.
Giải pháp OCR cần có tính năng xử lý hàng loạt, cho phép doanh nghiệp quét và nhận diện nhiều tài liệu cùng lúc. Điều này rất quan trọng cho các doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn cần số hóa thường xuyên, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
4.4 Chi phí sử dụng
Doanh nghiệp cần cân nhắc ngân sách cho phần mềm OCR, chi phí không chỉ bao gồm giá mua phần mềm mà còn có thể bao gồm chi phí bảo trì, cập nhật, và hỗ trợ sau bán hàng.
Đồng thời đánh giá giá trị mà giải pháp OCR mang lại so với chi phí đầu tư. Một giải pháp tốt không chỉ giảm thiểu chi phí mà còn giúp cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc.
4.5 Uy tín đơn vị cung cấp
Nhà cung cấp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực OCR và quản lý tài liệu thường có các giải pháp tốt hơn và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng. Họ cũng có khả năng xử lý các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả.
Uy tín của nhà cung cấp cũng thể hiện qua chính sách hỗ trợ khách hàng sau khi bán hàng. Hãy tìm hiểu các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt, có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.
Trước bối cảnh số hóa ngày càng trở thành yêu cầu thiết yếu cho mọi doanh nghiệp, việc chuyển đổi từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất làm việc. Giải pháp phần mềm OCR với khả năng nhận dạng và trích xuất chính xác nội dung từ nhiều định dạng tài liệu là giải pháp số hóa tài liệu tối ưu, nhanh chóng nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
