Quy chế lương thưởng là nền tảng quan trọng không chỉ là công cụ giúp các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo tính công bằng minh bạch trong chính sách đãi ngộ, mà còn là yếu tố then chốt để thu hút, giữ chân nhân tài, đồng thời phòng ngừa rủi ro pháp lý.
Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ cung cấp thông tin chi tiết từ khái niệm, thành phần cấu thành, đến các bước xây dựng và cập nhật mẫu quy chế lương thưởng mới nhất nhằm giúp doanh nghiệp ứng dụng thực tiễn một cách hiệu quả.
1. Quy chế lương thưởng là gì? Tại sao cần xây dựng?
1.1 Quy chế lương thưởng là gì?
Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ của doanh nghiệp, quy định cụ thể nguyên tắc, phương pháp, tiêu chí để chi trả tiền lương, thưởng cũng như các khoản phúc lợi cho người lao động. Đây là tài liệu mang tính pháp lý được ban hành chính thức công khai trong tổ chức, nhằm đảm bảo cả người lao động, người sử dụng lao động đều có cơ sở tham chiếu rõ ràng.
Điểm khác biệt của quy chế này so với các quy định miệng hay thỏa thuận không chính thức nằm ở tính minh bạch có giá trị pháp lý. Khi được văn bản hóa, quy chế lương thưởng giúp:
- Doanh nghiệp: tránh tình trạng áp dụng tùy tiện, giảm nguy cơ tranh chấp, tạo sự nhất quán trong quản trị nhân sự.
- Người lao động: hiểu rõ quyền lợi nghĩa vụ, từ đó an tâm làm việc, có động lực gắn bó lâu dài.
Ví dụ thực tiễn: Một công ty sản xuất áp dụng mẫu quy chế lương thưởng của công ty với tiêu chí rõ ràng như trả lương đúng hạn, thưởng theo năng suất, có phụ cấp ca đêm. Khi có nhân viên thắc mắc về mức thưởng, ban lãnh đạo chỉ cần đối chiếu quy chế để giải thích minh bạch, từ đó hạn chế được mâu thuẫn và giữ được sự hài lòng trong tập thể.
Như vậy, có thể thấy quy chế lương thưởng không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ chiến lược để nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, xây dựng văn hóa doanh nghiệp công bằng, chuyên nghiệp.
1.2 Lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng quy chế lương thưởng minh bạch
Một quy chế lương thưởng minh bạch không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Gia tăng động lực làm việc: Khi nhân viên hiểu rõ mức lương, điều kiện xét thưởng, quyền lợi của mình, họ có động lực phấn đấu để đạt được mục tiêu. Minh bạch cũng giúp xóa bỏ tâm lý so sánh, đồn đoán giữa các phòng ban.
- Thu hút giữ chân nhân tài: Theo khảo sát PwC 2023, 72% người lao động coi chính sách lương thưởng là yếu tố quan trọng hàng đầu khi quyết định gắn bó với doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là một mẫu quy chế lương thưởng rõ ràng công bằng sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn trong thị trường tuyển dụng.
- Hạn chế tranh chấp lao động: Tranh chấp về tiền lương thưởng chiếm tỷ lệ lớn trong các vụ việc lao động tại Việt Nam. Khi doanh nghiệp có quy chế lương thưởng minh bạch, được truyền thông nội bộ rõ ràng, mọi thắc mắc đều có cơ sở giải đáp, từ đó giảm thiểu khiếu kiện.
- Nâng cao hình ảnh thương hiệu tuyển dụng: Doanh nghiệp áp dụng mẫu quy chế lương thưởng của công ty minh bạch, gắn lương thưởng với hiệu quả công việc sẽ tạo niềm tin với ứng viên. Không chỉ thu hút ứng viên giỏi mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng uy tín, chuyên nghiệp.
Tóm lại, xây dựng công khai quy chế lương thưởng minh bạch là một khoản đầu tư chiến lược. Đây không phải là chi phí, mà là cách doanh nghiệp củng cố văn hóa công bằng, tạo động lực phát triển, tối ưu hóa nguồn nhân lực để đạt hiệu quả kinh doanh bền vững.
2. Cơ sở pháp lý của quy chế lương thưởng
Để đảm bảo tính hợp pháp áp dụng trong thực tiễn, quy chế lương thưởng phải dựa trên các quy định của pháp luật lao động hiện hành. Hiện nay, hai căn cứ quan trọng nhất bao gồm:
- Bộ luật Lao động 2019: quy định nguyên tắc trả lương, hình thức trả lương, thời hạn, trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc công khai minh bạch chính sách tiền lương, thưởng.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng, ban hành, công khai quy chế trả lương, thưởng trong doanh nghiệp.
Theo luật, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng và công khai quy chế lương thưởng tại nơi làm việc để người lao động được biết. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ sở để bảo vệ quyền lợi của người lao động trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Ví dụ thực tế: Một công ty dịch vụ có ban hành mẫu quy chế lương thưởng của công ty với đầy đủ quy định về tiền lương, thưởng phúc lợi. Khi phát sinh khiếu nại về việc trả thưởng theo doanh thu, công ty có thể dựa vào quy chế này để chứng minh rằng việc chi trả đã đúng quy định, từ đó hạn chế rủi ro tranh chấp đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về quy chế lương thưởng, việc nắm rõ cơ sở pháp lý không chỉ giúp tránh vi phạm mà còn là nền tảng để xây dựng một văn bản minh bạch, công bằng, tạo sự an tâm cho nhân viên, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động.
3. Các thành phần quan trọng trong quy chế lương thưởng
Dưới đây là các thành phần quan trọng mà các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về quy chế lương thưởng cần lưu ý:
3.1. Quy định về tiền lương
Tiền lương là phần cốt lõi trong bất kỳ quy chế lương thưởng nào. Quy định rõ ràng về tiền lương giúp nhân viên hiểu được mức thu nhập cơ bản, các khoản phụ cấp, cách thức trả lương, đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.
- Xác định mức lương cơ bản: Mức lương cơ bản nên dựa trên phân loại công việc, năng lực, kinh nghiệm, chuẩn mực thị trường. Ví dụ, vị trí nhân viên kế toán với 3 năm kinh nghiệm tại Hà Nội có mức lương cơ bản tham khảo là 10 triệu đồng/tháng.
- Phụ cấp và các khoản bổ sung: Bao gồm phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn ca, phụ cấp công việc đặc thù. Những khoản này không chỉ hỗ trợ chi phí cho nhân viên mà còn tạo động lực làm việc.
- Hình thức trả lương: Có thể theo thời gian (lương tháng), theo sản phẩm (công nhân sản xuất), hoặc theo khoán (dự án/ công việc cụ thể). Doanh nghiệp cần chọn hình thức phù hợp với đặc thù công việc để vừa công bằng vừa hiệu quả.
- Yêu cầu minh bạch công bằng: Tiền lương phải được công khai, dễ tra cứu, áp dụng thống nhất cho tất cả nhân viên cùng vị trí.
3.2. Quy định về thưởng
Thưởng là khoản thu nhập ngoài lương cơ bản, nhằm khích lệ nhân viên hoàn thành, vượt chỉ tiêu công việc. Xây dựng tiêu chí thưởng minh bạch giúp nhân viên chủ động phấn đấu giảm rủi ro khiếu nại.
Các loại thưởng phổ biến:
- Thưởng doanh thu/ lợi nhuận: gắn với kết quả kinh doanh.
- Thưởng lễ, Tết: thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống nhân viên.
- Thưởng sáng kiến, năng suất: khuyến khích đổi mới nâng cao hiệu quả công việc.
Tiêu chí xét thưởng: Cần rõ ràng, công bằng dễ kiểm chứng. Ví dụ, doanh nghiệp A áp dụng KPI định lượng để tính thưởng, như doanh số đạt 100% mục tiêu sẽ nhận thưởng 10% lương tháng.
Thưởng minh bạch không chỉ tạo động lực mà còn củng cố lòng tin của nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc không mong muốn.
3.3. Các khoản phúc lợi bổ sung
Phúc lợi bổ sung là những quyền lợi ngoài lương thưởng, đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân nhân tài nâng cao trải nghiệm nhân viên.
Các khoản phúc lợi phổ biến:
- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Trợ cấp khác: nghỉ mát, sinh nhật, chăm sóc sức khỏe.
- Chế độ đào tạo, phát triển năng lực.
Vai trò của phúc lợi: Theo nghiên cứu của Gallup 2023, doanh nghiệp cung cấp phúc lợi đầy đủ phù hợp có thể giảm tới 25% tỷ lệ nghỉ việc (Nguồn: Gallup).
Lợi ích cho doanh nghiệp: Phúc lợi tốt giúp tạo môi trường làm việc tích cực, nâng cao sự hài lòng, trung thành của nhân viên.
4. Cách xây dựng quy chế lương thưởng hiệu quả cho doanh nghiệp
Để xây dựng một quy chế lương thưởng hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước hệ thống, đảm bảo vừa tuân thủ pháp luật, vừa tạo giá trị thực tế cho nhân viên và tối ưu hóa hiệu quả quản trị.
Bước 1. Xác định mục tiêu và nguyên tắc
Trước khi xây dựng, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của quy chế lương thưởng: vừa đảm bảo công bằng minh bạch, vừa thúc đẩy nhân viên hoàn thành mục tiêu công việc. Nguyên tắc cơ bản bao gồm:
- Công bằng minh bạch: Mọi nhân viên đều được hưởng quyền lợi theo cùng tiêu chuẩn với vị trí tương đương.
- Tuân thủ pháp luật: Quy chế phải phù hợp với Bộ luật Lao động, Nghị định hướng dẫn, tránh rủi ro pháp lý.
- Gắn liền với chiến lược nhân sự và kinh doanh: Ví dụ, doanh nghiệp muốn tập trung phát triển đội ngũ bán hàng có thể ưu tiên thưởng doanh thu, trong khi doanh nghiệp sáng tạo có thể nhấn mạnh thưởng sáng kiến.
Ví dụ minh họa: Công ty X đặt mục tiêu giảm tỷ lệ nghỉ việc 15% trong năm bằng cách điều chỉnh quy chế thưởng gắn với hiệu quả làm việc, phúc lợi bổ sung, tạo động lực nhân viên gắn bó lâu dài.
Bước 2. Phân tích thị trường và nội bộ
Bước này giúp doanh nghiệp thiết lập mức lương thưởng hợp lý, vừa cạnh tranh trên thị trường vừa phù hợp năng lực nội bộ.
- Khảo sát thị trường: Xem xét mức lương trung bình trong ngành, khu vực để đảm bảo doanh nghiệp không trả quá thấp hoặc quá cao, tránh mất cân đối ngân sách.
- Đánh giá nội bộ: Phân tích năng lực, vị trí công việc, hiệu suất hiện tại của nhân viên. Điều này giúp xác định các nhóm lương, thang bảng lương, tiêu chí thưởng hợp lý.
Bước 3. Thiết kế hệ thống lương thưởng
Sau khi phân tích, doanh nghiệp cần thiết kế thang bảng lương, cơ chế thưởng:
- Xây dựng thang bảng lương: Quy định rõ lương cơ bản, phụ cấp, các khoản bổ sung theo từng vị trí và cấp bậc.
- Thiết lập cơ chế thưởng: Gắn với KPI, hiệu suất công việc hoặc kết quả kinh doanh. Ví dụ, nhân viên đạt 100% KPI nhận thưởng 10% lương tháng, đạt 120% KPI nhận 15% lương tháng.
- Kết hợp phúc lợi mềm: Bao gồm đào tạo, môi trường làm việc, chế độ nghỉ mát… Những khoản này tuy không trực tiếp bằng tiền, nhưng tăng trải nghiệm nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc, nâng cao năng suất.
Ứng dụng mẫu quy chế lương thưởng mới nhất giúp doanh nghiệp triển khai nhanh, tiết kiệm thời gian xây dựng từ đầu đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Bước 4. Truyền thông nội bộ triển khai
Một quy chế tốt cần được truyền thông rõ ràng để triển khai hiệu quả:
- Đảm bảo nhân viên hiểu và đồng thuận: Giải thích cách tính lương, thưởng, quyền lợi để nhân viên thấy công bằng minh bạch.
- Tạo kênh phản hồi: Nhân viên có thể phản ánh, thắc mắc về lương thưởng, từ đó doanh nghiệp điều chỉnh phù hợp khi cần.
Kết quả cuối cùng là doanh nghiệp có một quy chế lương thưởng minh bạch, công bằng linh hoạt giúp tăng động lực nhân viên, giảm tranh chấp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
5. Mẫu quy chế lương thưởng của công ty (Tham khảo)
Một mẫu quy chế lương thưởng chuẩn giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật vừa đảm bảo tính minh bạch công bằng trong chi trả lương, thưởng. Dưới đây là cấu trúc cơ bản mà các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về quy chế lương thưởng có thể tham khảo:
5.1. Mục đích và phạm vi áp dụng
- Mục đích: Xác định nguyên tắc, phương pháp chi trả lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi nhằm đảm bảo công bằng, minh bạch, thúc đẩy hiệu quả công việc.
- Phạm vi áp dụng: Toàn bộ nhân viên thuộc các phòng ban, bộ phận của công ty, bao gồm cả nhân viên chính thức và hợp đồng.
5.2. Nguyên tắc chi trả
- Chi trả dựa trên công việc, năng lực, hiệu suất thực tế.
- Thực hiện đúng thời hạn, minh bạch, công khai trong nội bộ.
- Thưởng và phúc lợi được xác định rõ ràng, tránh áp dụng tùy tiện.
5.3. Quy định về tiền lương
- Lương cơ bản: Theo vị trí, cấp bậc, kinh nghiệm.
- Phụ cấp: Bao gồm phụ cấp chuyên môn, đi lại, ăn trưa, ca đêm…
- Hình thức trả lương: Lương tháng, theo sản phẩm hoặc khoán, tùy đặc thù công việc.
5.4. Quy định về thưởng
- Thưởng hiệu suất, doanh thu, sáng kiến hoặc các dịp lễ Tết.
- Tiêu chí xét thưởng cụ thể, minh bạch, có cơ sở dữ liệu đo lường.
- Thưởng được chi trả kèm lương hoặc theo kỳ hạn đã thống nhất.
5.5. Phụ cấp phúc lợi
- Chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Trợ cấp đi lại, nghỉ mát, sinh nhật, chế độ đào tạo.
- Chính sách phúc lợi mềm giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên, giữ chân nhân tài.
5.6. Hiệu lực thi hành
- Quy chế có hiệu lực từ ngày ban hành và được xem xét, cập nhật định kỳ.
- Người lao động và quản lý các bộ phận phải được phổ biến đầy đủ.
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu quy chế lương thưởng mới nhất dựa trên đặc thù ngành nghề, số lượng nhân viên, nguồn lực tài chính, chiến lược phát triển nhân sự.
6. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự trong xây dựng và quản trị quy chế lương thưởng
Trong bối cảnh số hóa, việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự như LV SureHCS HRM mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Hỗ trợ tự động hóa quy trình: Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, KPI, hiệu suất để tính lương, thưởng chính xác. Giảm tối đa sai sót thủ công, tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.
- Minh bạch công bằng: Mọi thông tin về lương, thưởng, phúc lợi được lưu trữ truy cập minh bạch. Nhân viên dễ dàng tra cứu bảng lương, thưởng, phụ cấp và hiểu rõ tiêu chí xét thưởng.
- Cập nhật nhanh các quy định mới: Phân hệ phần mềm quản lý lương C&B cho phép điều chỉnh quy chế lương thưởng khi có thay đổi pháp luật hoặc chính sách nội bộ. Giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn.
- Giá trị doanh nghiệp nhận được: Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, giảm tranh chấp lương thưởng. Tăng trải nghiệm nhân viên, nâng cao sự gắn bó trung thành. Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn hóa công bằng minh bạch trong chi trả.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý lương thưởng LV SureHCS HRM ngay hôm nay để tự động hóa minh bạch, tối ưu hóa quản trị quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp.
