Quy chế lương thưởng là nền tảng quan trọng không chỉ là công cụ giúp các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo tính công bằng minh bạch trong chính sách đãi ngộ, mà còn là yếu tố then chốt để thu hút, giữ chân nhân tài, đồng thời phòng ngừa rủi ro pháp lý.
Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ cung cấp thông tin chi tiết từ khái niệm, thành phần cấu thành, đến các bước xây dựng và cập nhật mẫu quy chế lương thưởng mới nhất nhằm giúp doanh nghiệp ứng dụng thực tiễn một cách hiệu quả.
1. Quy chế lương thưởng là gì? Tại sao cần xây dựng?
1.1 Quy chế lương thưởng là gì?
Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ của doanh nghiệp, quy định cụ thể nguyên tắc, phương pháp, tiêu chí để chi trả tiền lương, thưởng cũng như các khoản phúc lợi cho người lao động. Đây là tài liệu mang tính pháp lý được ban hành chính thức công khai trong tổ chức, nhằm đảm bảo cả người lao động, người sử dụng lao động đều có cơ sở tham chiếu rõ ràng.
Điểm khác biệt của quy chế này so với các quy định miệng hay thỏa thuận không chính thức nằm ở tính minh bạch có giá trị pháp lý. Khi được văn bản hóa, quy chế lương thưởng giúp:
- Doanh nghiệp: tránh tình trạng áp dụng tùy tiện, giảm nguy cơ tranh chấp, tạo sự nhất quán trong quản trị nhân sự.
- Người lao động: hiểu rõ quyền lợi nghĩa vụ, từ đó an tâm làm việc, có động lực gắn bó lâu dài.
Ví dụ thực tiễn: Một công ty sản xuất áp dụng mẫu quy chế lương thưởng của công ty với tiêu chí rõ ràng như trả lương đúng hạn, thưởng theo năng suất, có phụ cấp ca đêm. Khi có nhân viên thắc mắc về mức thưởng, ban lãnh đạo chỉ cần đối chiếu quy chế để giải thích minh bạch, từ đó hạn chế được mâu thuẫn và giữ được sự hài lòng trong tập thể.
Như vậy, có thể thấy quy chế lương thưởng không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ chiến lược để nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, xây dựng văn hóa doanh nghiệp công bằng, chuyên nghiệp.
1.2 Lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng quy chế lương thưởng minh bạch
Một quy chế lương thưởng minh bạch không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Gia tăng động lực làm việc: Khi nhân viên hiểu rõ mức lương, điều kiện xét thưởng, quyền lợi của mình, họ có động lực phấn đấu để đạt được mục tiêu. Minh bạch cũng giúp xóa bỏ tâm lý so sánh, đồn đoán giữa các phòng ban.
- Thu hút giữ chân nhân tài: Một mẫu quy chế lương thưởng rõ ràng công bằng sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn trong thị trường tuyển dụng.
- Hạn chế tranh chấp lao động: Tranh chấp về tiền lương thưởng chiếm tỷ lệ lớn trong các vụ việc lao động tại Việt Nam. Khi doanh nghiệp có quy chế lương thưởng minh bạch, được truyền thông nội bộ rõ ràng, mọi thắc mắc đều có cơ sở giải đáp, từ đó giảm thiểu khiếu kiện.
- Nâng cao hình ảnh thương hiệu tuyển dụng: Doanh nghiệp áp dụng mẫu quy chế lương thưởng của công ty minh bạch, gắn lương thưởng với hiệu quả công việc sẽ tạo niềm tin với ứng viên. Không chỉ thu hút ứng viên giỏi mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng uy tín, chuyên nghiệp.
Tóm lại, xây dựng công khai quy chế lương thưởng minh bạch là một khoản đầu tư chiến lược. Đây không phải là chi phí, mà là cách doanh nghiệp củng cố văn hóa công bằng, tạo động lực phát triển, tối ưu hóa nguồn nhân lực để đạt hiệu quả kinh doanh bền vững.
2. Cơ sở pháp lý của quy chế lương thưởng
Để đảm bảo tính hợp pháp áp dụng trong thực tiễn, quy chế lương thưởng phải dựa trên các quy định của pháp luật lao động hiện hành. Hiện nay, hai căn cứ quan trọng nhất bao gồm:
- Bộ luật Lao động 2019: quy định nguyên tắc trả lương, hình thức trả lương, thời hạn, trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc công khai minh bạch chính sách tiền lương, thưởng.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng, ban hành, công khai quy chế trả lương, thưởng trong doanh nghiệp.
Theo luật, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng và công khai quy chế lương thưởng tại nơi làm việc để người lao động được biết. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ sở để bảo vệ quyền lợi của người lao động trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Ví dụ thực tế: Một công ty dịch vụ có ban hành mẫu quy chế lương thưởng của công ty với đầy đủ quy định về tiền lương, thưởng phúc lợi. Khi phát sinh khiếu nại về việc trả thưởng theo doanh thu, công ty có thể dựa vào quy chế này để chứng minh rằng việc chi trả đã đúng quy định, từ đó hạn chế rủi ro tranh chấp đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về quy chế lương thưởng, việc nắm rõ cơ sở pháp lý không chỉ giúp tránh vi phạm mà còn là nền tảng để xây dựng một văn bản minh bạch, công bằng, tạo sự an tâm cho nhân viên, nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường lao động.
3. Cấu trúc chuẩn của một mẫu quy chế lương thưởng đầy đủ
Một mẫu quy chế lương thưởng không nên chỉ là một bản tài liệu khô khan. Đó phải là một tài liệu rõ ràng về cách doanh nghiệp xác định và chi trả tiền lương, tiền thưởng, thể hiện sự công bằng, minh bạch; đồng thời giúp người lao động hiểu rõ quyền lợi của họ. Dưới đây là cấu trúc chuẩn mà doanh nghiệp nên xây dựng áp dụng.
3.1 Phạm vi, đối tượng áp dụng
Phạm vi áp dụng là phần đầu tiên của bất kỳ mẫu quy chế lương thưởng nào. Đây là nơi xác định rõ những ai trong tổ chức sẽ được áp dụng các quy định về lương thưởng.
- Phạm vi cần nêu rõ các nhóm nhân sự (toàn thời gian, bán thời gian, hợp đồng, thực tập sinh nếu có), trường hợp ngoại lệ (nhân viên thử việc, tư vấn tự do, đối tác) nếu áp dụng khác nhau.
- Xác định phạm vi giúp tránh tranh chấp sau này khi một nhóm nhân sự không rõ ràng về quyền lợi hay cách tính lương thưởng.
Khi doanh nghiệp ghi rõ phạm vi đối tượng áp dụng, mọi người sẽ biết ngay họ được hưởng điều gì, dùng quy chế này làm chuẩn kiểm tra quyền lợi, trách nhiệm mỗi tháng.
3.2 Nguyên tắc trả lương, trả thưởng
Phần này nên trình bày các nguyên tắc cơ bản doanh nghiệp tuân theo khi trả lương thưởng, ví dụ:
- Công bằng: Áp dụng thống nhất trên cùng cấp bậc, chức danh.
- Minh bạch: Mọi công thức, chỉ tiêu tính lương thưởng phải được công bố rõ ràng tới nhân viên.
- Tuân thủ pháp luật: Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, các quy định của pháp luật lao động.
Nguyên tắc chính là “nền tảng tư duy” của quy chế. Một quy chế chỉ ra đời là có giá trị khi nhân viên cảm nhận được tính công bằng minh bạch trong chi trả. Điều này hỗ trợ giảm khiếu nại, tăng niềm tin gắn kết. Đây cũng là yếu tố giúp doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý liên quan đến lương.
3.3 Cách xác định mức lương
Đây là phần quan trọng nhất của bất kỳ mẫu quy chế lương thưởng và thường được người tìm kiếm quan tâm nhiều nhất.
Lương cơ bản
Lương cơ bản là mức lương cố định mà doanh nghiệp trả cho nhân viên theo thỏa thuận hợp đồng. Đây là căn cứ để tính các khoản khác như thưởng, phụ cấp, đóng bảo hiểm.
Một cấu trúc lương hợp lý thường phân loại theo bậc/chức danh rõ ràng, ví dụ: Nhân viên A (lương cơ bản 10 triệu), Nhân viên B (lương cơ bản 12 triệu), phân định theo thâm niên hoặc KPI.
Phụ cấp
Phụ cấp là những khoản bổ sung không tính vào lương cơ bản nhưng hỗ trợ người lao động, ví dụ: phụ cấp đi lại, phụ cấp điện thoại, phụ cấp độc hại…
Trong mẫu quy chế lương thưởng cần liệt kê các loại phụ cấp đang áp dụng và cách tính, ví dụ:
- Phụ cấp đi lại cố định hàng tháng 500.000 VND.
- Phụ cấp điện thoại 300.000 VND nếu có yêu cầu công việc cần liên lạc thường xuyên.
Việc công bố rõ phụ cấp giúp nhân viên hiểu tại sao họ nhận thêm khoản này, khi nào khoản này không được áp dụng.
Các khoản bổ sung khác
Bao gồm các khoản như tiền làm thêm giờ, trợ cấp độc hại, tiền lương làm ca đêm, tiền hỗ trợ công tác… Phần này cần xác định cách tính, điều kiện được hưởng.
Phần “Cách xác định mức lương” giúp doanh nghiệp chuẩn hóa công thức trả lương trên mọi bộ phận, tránh việc mỗi trưởng bộ phận tính khác nhau gây mâu thuẫn.
3.4 Quy định về tiền thưởng
Phần tiền thưởng trong mẫu quy chế lương thưởng phải được trình bày rõ ràng vì đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất tạo động lực làm việc.
- Thưởng hiệu quả công việc: Thưởng này thường dựa vào kết quả làm việc tại bộ phận hoặc cá nhân. Ví dụ, hoàn thành chỉ tiêu doanh số, thúc đẩy tăng trưởng năng suất. Doanh nghiệp nên nêu rõ chỉ tiêu đánh giá, cách tính thưởng và thời điểm chi trả.
- Thưởng KPI: KPI (Key Performance Indicators – Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc) là công cụ phổ biến để gắn thu nhập với hiệu quả làm việc. KPI phải: dễ đo lường, có dữ liệu rõ ràng từ hệ thống chấm công, doanh số, sản xuất… Việc gắn KPI vào tiền thưởng giúp cá nhân tổ chức hướng tới mục tiêu chiến lược chung một cách minh bạch.
- Thưởng đột xuất, thưởng lễ tết: Đây là các khoản thưởng ngoài KPI, được ban lãnh đạo quyết định để biểu dương thành tích đặc biệt hoặc dịp lễ Tết. Mục tiêu là tăng gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.
3.5 Quy trình chi trả lương thưởng, xử lý sai sót
Một mẫu quy chế lương thưởng hoàn chỉnh cần xác định rõ quy trình chi trả để đảm bảo tính kỷ luật minh bạch. Ví dụ:
- Thu thập dữ liệu: Chấm công, KPI, doanh số…
- Tổng hợp và phê duyệt: Trưởng bộ phận kiểm tra, sau đó gửi Phòng Tài chính – kế toán để tính toán.
- Chi trả: Tiền được trả đúng hạn, kèm bảng kê chi tiết (bảng lương, các khoản thưởng).
- Xử lý sai sót: Cơ chế phản ánh, sửa lỗi khi phát hiện sai sót trong bảng lương/tiền thưởng.
Giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót, đặc biệt những sai sót có thể gây phiền hà lớn cho nhân viên (thiếu trả, trả sai). Khi quy trình rõ ràng, nhân viên có thể biết ai chịu trách nhiệm ở mỗi bước và cách yêu cầu điều chỉnh.
4. 9 Mẫu quy chế lương thưởng đầy đủ mới nhất cho công ty miễn phí
Một mẫu quy chế lương thưởng chuẩn giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật vừa đảm bảo tính minh bạch công bằng trong chi trả lương, thưởng. Dưới đây là cấu trúc cơ bản mà các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về quy chế lương thưởng có thể tham khảo:
4.1 Mẫu quy chế lương thưởng công ty TNHH
Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) là loại hình phổ biến tại Việt Nam, thường vận hành theo cấu trúc quản lý ít cấp bậc hơn công ty cổ phần. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới cách xây dựng mẫu quy chế lương thưởng:
- Cơ cấu đơn giản, minh bạch: Với số lượng cổ đông hạn chế, các quyết định về lương thưởng được thống nhất dễ dàng hơn, không cần phải thông qua đại hội cổ đông. Điều này giúp quy trình phê duyệt quy chế lương thưởng nhanh chóng dễ triển khai.
- Quy chế cần linh hoạt: Do cơ cấu tổ chức nhỏ, nhân sự đa nhiệm, mẫu quy chế nên cho phép điều chỉnh linh hoạt giữa lương cơ bản và các khoản thưởng để phù hợp với mùa vụ hoặc dự án kinh doanh.
Các nội dung nên có trong mẫu quy chế lương thưởng cho công ty TNHH
- Xác định mức lương cơ bản theo vị trí, trình độ kinh nghiệm.
- Quy định rõ phụ cấp (như phụ cấp đi lại, chuyên môn) kèm tiêu chí, điều kiện hưởng.
- Phần thưởng theo hiệu quả công việc hoặc KPI gắn với mục tiêu bộ phận để thúc đẩy đóng góp cá nhân và chung.
- Điều khoản điều chỉnh khi thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc môi trường thị trường biến động.
Lưu ý về quản lý chi phí: Vì công ty TNHH thường có quy mô nhân sự nhỏ đến vừa, chi phí lương thưởng có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động. Để kiểm soát hiệu quả chi phí, doanh nghiệp cần:
- Xác định rõ các chỉ tiêu công việc phải đạt được trước khi thưởng.
- Đặt ra ngưỡng thời gian phản ánh trước khi thưởng (ví dụ: sau khi kết thúc quý/ năm tài chính).
- Tối ưu phụ cấp theo từng loại công việc để tránh các khoản chi không cần thiết.
Việc này giúp doanh nghiệp duy trì cân đối tài chính, đồng thời vẫn giữ được động lực làm việc cho nhân viên
4.2 Mẫu quy chế lương thưởng của công ty cổ phần
Gắn với hiệu quả kinh doanh
Công ty cổ phần thường có nhiều cổ đông, mục tiêu kinh doanh theo quý/năm rõ ràng hơn. Vì vậy, mẫu quy chế lương thưởng cần gắn chặt với kết quả tài chính, chiến lược phát triển của doanh nghiệp:
- Lương thưởng không chỉ là chi trả theo công việc mà còn phải phản ánh hiệu quả kinh doanh.
- Một phần thưởng dành cho Ban Giám đốc, nhân viên có thể dựa trên lợi nhuận doanh nghiệp vượt kế hoạch nhằm tạo sự đồng thuận giữa lợi ích nhân viên và cổ đông.
Liên quan cổ tức, lợi nhuận
Không giống công ty TNHH, công ty cổ phần có thể liên hệ trực tiếp phần thưởng với kết quả lợi nhuận sau thuế. Cụ thể, một phần của lợi nhuận có thể được trích để thưởng cho người lao động theo tỷ lệ đóng góp hoặc KPI cá nhân. Điều này thể hiện tinh thần chia sẻ thành quả kinh doanh giữa cổ đông và nhân viên.
Mẫu quy chế lương thưởng cho công ty cổ phần nên quy định rõ:
- Tỷ lệ phần trăm lợi nhuận dùng để thưởng (ví dụ: 5-10% lợi nhuận sau thuế).
- Điều kiện nhận thưởng đối với từng cấp bậc.
- Thời điểm chi trả (thường là sau khi cổ đông thông qua báo cáo tài chính).
Việc quy định chi tiết giúp nhân viên hiểu rõ cách thức thưởng từ lợi nhuận, tạo sự đồng thuận gắn kết lâu dài.
4.3 Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp ngành sản xuất
Đặc thù tính lương theo thời gian, theo sản lượng
Trong lĩnh vực sản xuất, công việc thường được chia theo các tổ/ ca sản xuất, với đặc điểm:
- Một số vị trí phù hợp với lương theo thời gian (nhân viên văn phòng, kỹ thuật giám sát).
- Phần lớn công nhân trực tiếp sản xuất thường áp dụng lương theo sản lượng (tức là trả tiền dựa vào số lượng sản phẩm hoàn thành) hoặc kết hợp giữa lương thời gian và lương sản lượng.
Việc này đảm bảo tính công bằng, vì những người làm nhiều sản phẩm chất lượng tốt thì sẽ nhận thu nhập xứng đáng, không vì hạn chế thời gian cố định.
Phụ cấp ca kíp, tăng ca
Do đặc thù sản xuất 3 ca kèm yêu cầu sản lượng vượt công suất, mẫu quy chế nên ghi rõ:
- Phụ cấp ca kíp: thêm tiền cho nhân viên làm việc trong khung giờ đặc biệt (như ca đêm).
- Phần lương tăng ca: nếu nhân viên làm thêm giờ ngoài giờ quy định, mức trả phải tuân theo luật lao động và nội quy doanh nghiệp.
Quy định rõ ràng giúp tránh tranh chấp lương do tính chất công việc không gắn một số giờ nhất định, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động hiện hành trong trả lương, tăng ca.
4.4 Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp bán lẻ / thương mại
Lương cơ bản + doanh số
Doanh nghiệp bán lẻ thường vận hành các cửa hàng, điểm bán với mục tiêu doanh số tiêu thụ sản phẩm. Mẫu quy chế lương thưởng nên kết hợp hài hòa giữa:
- Lương cơ bản để đảm bảo thu nhập tối thiểu cho nhân viên.
- Khoản thưởng doanh số để tạo động lực cho nhân viên bán hàng thúc đẩy doanh thu.
Mô hình này thường được áp dụng cho nhân viên quầy/thu ngân/nhân viên bán hàng trực tiếp. Khoản thưởng có thể là phần trăm doanh số vượt chỉ tiêu đặt ra trong tháng/quý.
Thưởng chỉ tiêu cửa hàng
Ngoài thưởng theo doanh số cá nhân, mẫu quy chế lương thưởng cũng nên quy định chỉ tiêu cửa hàng:
- Nếu cửa hàng đạt doanh số mục tiêu đề ra cả tháng/quý, toàn bộ nhân viên cửa hàng có thể được cộng thêm một khoản thưởng tập thể.
- Điều này không chỉ thúc đẩy doanh số mà còn nâng cao tinh thần đồng đội.
Mô hình chi trả lương thưởng rõ ràng theo doanh số và chỉ tiêu cửa hàng giúp doanh nghiệp bán lẻ tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh, đồng thời giữ chân nhân viên giỏi bằng thu nhập hấp dẫn công bằng.
4.5 Mẫu quy chế lương cho phòng Sales / Kinh doanh
Bộ phận Sales/Kinh doanh là nhóm nhân sự tạo ra doanh thu trực tiếp, vì vậy quy chế lương cần vừa đảm bảo thu nhập ổn định, vừa tạo động lực bứt phá doanh số.
Cấu trúc lương phổ biến
- Lương cơ bản: trả cố định hàng tháng, đảm bảo mức thu nhập ổn định tối thiểu.
- Lương hiệu quả (hoa hồng): tính theo doanh số, hợp đồng ký kết hoặc lợi nhuận mang về.
- Thưởng vượt chỉ tiêu: áp dụng khi sales đạt hoặc vượt KPI doanh thu theo tháng/quý.
Nguyên tắc xây dựng quy chế
- Doanh số càng cao, thu nhập càng tăng theo tỷ lệ rõ ràng.
- Công thức tính hoa hồng phải minh bạch, dễ tự kiểm tra.
- Tránh tình trạng “chạy số nhưng không được thưởng” do quy định mơ hồ.
Ví dụ minh họa: Nhân viên sales có lương cơ bản 8 triệu đồng/tháng. KPI doanh số tháng là 500 triệu.
- Đạt 100% KPI: hoa hồng 2% doanh số.
- Vượt trên 120% KPI: hoa hồng tăng lên 3% phần vượt.
4.6 Mẫu quy chế lương cho phòng HCNS, Kế toán
HCNS – Kế toán là các bộ phận hỗ trợ vận hành, không tạo doanh thu trực tiếp nhưng ảnh hưởng lớn đến sự ổn định, tuân thủ của doanh nghiệp. Vì vậy, quy chế lương cần tập trung vào chất lượng công việc và tính trách nhiệm.
Cấu trúc lương phù hợp
- Lương cơ bản theo vị trí, thâm niên.
- Phụ cấp trách nhiệm (nếu kiêm nhiệm, quản lý).
- Thưởng hiệu quả công việc định kỳ (quý/năm).
Tiêu chí đánh giá hiệu quả
- Hoàn thành công việc đúng hạn, đúng quy trình.
- Không để xảy ra sai sót nghiêm trọng về hồ sơ, số liệu, pháp lý.
- Mức độ hỗ trợ kịp thời cho các bộ phận khác.
4.7 Mẫu quy chế lương cho bộ phận sản xuất
Bộ phận sản xuất thường có số lượng lao động lớn, làm việc theo ca, theo chuyền, nên quy chế lương cần đơn giản – rõ ràng – dễ kiểm soát.
Hình thức trả lương phổ biến
- Lương theo thời gian: áp dụng cho tổ trưởng, kỹ thuật, giám sát.
- Lương theo sản lượng: áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất.
- Phụ cấp ca đêm, phụ cấp độc hại (nếu có).
Nguyên tắc quan trọng
- Làm nhiều, làm tốt thì thu nhập cao hơn.
- Sản lượng phải gắn với chất lượng đạt chuẩn.
- Lương tăng ca, ca đêm phải tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Ví dụ minh họa: Công nhân được trả lương theo sản phẩm đạt chuẩn:
- Đơn giá 10.000 đồng/sản phẩm.
- Nếu sản phẩm lỗi vượt tỷ lệ cho phép sẽ bị loại khỏi sản lượng tính lương.
4.8 Mẫu quy chế lương thưởng theo KPI
Mẫu quy chế lương thưởng theo KPI phù hợp với doanh nghiệp muốn quản trị bằng dữ liệu, gắn thu nhập với kết quả công việc cụ thể.
KPI là gì? KPI là các chỉ số đo lường hiệu quả công việc, được xác định trước và có thể đo đếm được bằng số liệu.
Cấu trúc thu nhập
- Lương cơ bản: trả cố định.
- Thưởng KPI: chi trả dựa trên tỷ lệ hoàn thành mục tiêu.
Nguyên tắc áp dụng
- KPI phải rõ ràng, đo được, có dữ liệu kiểm chứng.
- Không đặt KPI quá cao khiến nhân viên mất động lực.
- KPI cá nhân cần gắn với KPI bộ phận, mục tiêu doanh nghiệp.
Ví dụ minh họa: Nhân viên đạt:
- 90% KPI: nhận 80% thưởng KPI.
- 100% KPI: nhận đủ 100% thưởng.
- Trên 120% KPI: nhận thưởng vượt theo tỷ lệ tăng thêm.
4.9 Mẫu quy chế lương thưởng tổng hợp
Mẫu quy chế lương thưởng tổng hợp là tài liệu bao quát toàn bộ chính sách thu nhập của doanh nghiệp, phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn hoặc đang chuẩn hóa hệ thống nhân sự.
Nội dung chính
- Quy định lương cơ bản theo vị trí.
- Phụ cấp, các khoản bổ sung.
- Thưởng KPI, thưởng kết quả kinh doanh.
- Thưởng định kỳ (tháng 13, lễ, Tết).
- Quy trình chi trả, xử lý khiếu nại.
Vì sao doanh nghiệp nên dùng mẫu tổng hợp?
- Tránh mỗi bộ phận một kiểu chính sách.
- Nhân viên dễ hiểu toàn bộ thu nhập của mình.
- Bộ phận HCNS dễ quản lý, cập nhật, truyền thông nội bộ.
5. Cách xây dựng quy chế lương thưởng hiệu quả cho doanh nghiệp
Để xây dựng một quy chế lương thưởng hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước hệ thống, đảm bảo vừa tuân thủ pháp luật, vừa tạo giá trị thực tế cho nhân viên và tối ưu hóa hiệu quả quản trị.
Bước 1. Xác định mục tiêu và nguyên tắc
Trước khi xây dựng, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của quy chế lương thưởng: vừa đảm bảo công bằng minh bạch, vừa thúc đẩy nhân viên hoàn thành mục tiêu công việc. Nguyên tắc cơ bản bao gồm:
- Công bằng minh bạch: Mọi nhân viên đều được hưởng quyền lợi theo cùng tiêu chuẩn với vị trí tương đương.
- Tuân thủ pháp luật: Quy chế phải phù hợp với Bộ luật Lao động, Nghị định hướng dẫn, tránh rủi ro pháp lý.
- Gắn liền với chiến lược nhân sự và kinh doanh: Ví dụ, doanh nghiệp muốn tập trung phát triển đội ngũ bán hàng có thể ưu tiên thưởng doanh thu, trong khi doanh nghiệp sáng tạo có thể nhấn mạnh thưởng sáng kiến.
Ví dụ minh họa: Công ty X đặt mục tiêu giảm tỷ lệ nghỉ việc 15% trong năm bằng cách điều chỉnh quy chế thưởng gắn với hiệu quả làm việc, phúc lợi bổ sung, tạo động lực nhân viên gắn bó lâu dài.
Bước 2. Phân tích thị trường và nội bộ
Bước này giúp doanh nghiệp thiết lập mức lương thưởng hợp lý, vừa cạnh tranh trên thị trường vừa phù hợp năng lực nội bộ.
- Khảo sát thị trường: Xem xét mức lương trung bình trong ngành, khu vực để đảm bảo doanh nghiệp không trả quá thấp hoặc quá cao, tránh mất cân đối ngân sách.
- Đánh giá nội bộ: Phân tích năng lực, vị trí công việc, hiệu suất hiện tại của nhân viên. Điều này giúp xác định các nhóm lương, thang bảng lương, tiêu chí thưởng hợp lý.
Bước 3. Thiết kế hệ thống lương thưởng
Sau khi phân tích, doanh nghiệp cần thiết kế thang bảng lương, cơ chế thưởng:
- Xây dựng thang bảng lương: Quy định rõ lương cơ bản, phụ cấp, các khoản bổ sung theo từng vị trí và cấp bậc.
- Thiết lập cơ chế thưởng: Gắn với KPI, hiệu suất công việc hoặc kết quả kinh doanh. Ví dụ, nhân viên đạt 100% KPI nhận thưởng 10% lương tháng, đạt 120% KPI nhận 15% lương tháng.
- Kết hợp phúc lợi mềm: Bao gồm đào tạo, môi trường làm việc, chế độ nghỉ mát… Những khoản này tuy không trực tiếp bằng tiền, nhưng tăng trải nghiệm nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc, nâng cao năng suất.
Ứng dụng mẫu quy chế lương thưởng mới nhất giúp doanh nghiệp triển khai nhanh, tiết kiệm thời gian xây dựng từ đầu đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Bước 4. Truyền thông nội bộ triển khai
Một quy chế tốt cần được truyền thông rõ ràng để triển khai hiệu quả:
- Đảm bảo nhân viên hiểu và đồng thuận: Giải thích cách tính lương, thưởng, quyền lợi để nhân viên thấy công bằng minh bạch.
- Tạo kênh phản hồi: Nhân viên có thể phản ánh, thắc mắc về lương thưởng, từ đó doanh nghiệp điều chỉnh phù hợp khi cần.
Kết quả cuối cùng là doanh nghiệp có một quy chế lương thưởng minh bạch, công bằng linh hoạt giúp tăng động lực nhân viên, giảm tranh chấp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
6. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự trong xây dựng và quản trị quy chế lương thưởng
Trong bối cảnh số hóa, việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự như LV SureHCS HRM mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Hỗ trợ tự động hóa quy trình: Tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, KPI, hiệu suất để tính lương, thưởng chính xác. Giảm tối đa sai sót thủ công, tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.
- Minh bạch công bằng: Mọi thông tin về lương, thưởng, phúc lợi được lưu trữ truy cập minh bạch. Nhân viên dễ dàng tra cứu bảng lương, thưởng, phụ cấp và hiểu rõ tiêu chí xét thưởng.
- Cập nhật nhanh các quy định mới: Phân hệ phần mềm quản lý lương C&B cho phép điều chỉnh quy chế lương thưởng khi có thay đổi pháp luật hoặc chính sách nội bộ. Giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn.
- Giá trị doanh nghiệp nhận được: Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, giảm tranh chấp lương thưởng. Tăng trải nghiệm nhân viên, nâng cao sự gắn bó trung thành. Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn hóa công bằng minh bạch trong chi trả.
LẠC VIỆT SUREHCS – QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG C&B, TÙY CHỈNH CHUYÊN SÂU CHO DOANH NGHIỆP LỚN
Lạc Việt SureHCS là phần mềm HRM quản lý nhân sự toàn diện, được phát triển bởi Lạc Việt – đơn vị hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013.
SureHCS không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ nhân sự tiêu chuẩn, mà được thiết kế để xử lý các bài toán nhân sự – C&B – tiền lương phức tạp, quy mô lớn, đa công ty, đa ngành, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp FDI, tập đoàn, nhà máy sản xuất, logistics, hàng không, khách sạn, thương mại – dịch vụ.
Hệ thống được triển khai linh hoạt On-premise hoặc theo mô hình tùy chỉnh chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự – chấm công – tính lương – phúc lợi – bảo hiểm, thay thế hoàn toàn việc quản lý thủ công bằng Excel rời rạc.
Các phân hệ cốt lõi của phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS:
- Phân hệ Tuyển dụng – Đào tạo: Quản lý xuyên suốt tuyển dụng, hội nhập đào tạo nhân sự, hỗ trợ xây dựng Talent Pipeline cho doanh nghiệp quy mô lớn.
- Cổng thông tin & Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân sự điện tử tập trung, cổng self-service cho người lao động và ký hợp đồng lao động điện tử ngay trên hệ thống.
- Phân hệ Chấm công: Chấm công đa hình thức (vân tay, nhận diện khuôn mặt Face ID, GPS, Wifi, online), kết nối nhiều loại máy chấm công, hỗ trợ chấm công theo giờ, theo ca, ca linh hoạt cho nhà máy và khách sạn.
- Phân hệ Tính lương & C&B: Tự động tính lương theo nhiều mô hình (giờ, ca, sản phẩm, 3P, KPI hiệu suất…), liên kết trực tiếp dữ liệu chấm công – hiệu suất – phúc lợi, thay thế hoàn toàn tính lương thủ công bằng Excel.
- Phúc lợi – BHXH – Chi lương: Quản lý phúc lợi linh hoạt, tích hợp iVAN kết nối BHXH điện tử và Bank Hub chi lương tự động, hỗ trợ chi trả đa tiền tệ cho doanh nghiệp FDI.
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
SureHCS đang được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp lớn và tập đoàn hàng đầu như: Coca-Cola, Takashimaya, Dệt May Thành Công, Nhựa Long Thành, Phú Hưng Life, Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV), các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn SGC, cùng nhiều doanh nghiệp FDI trong các lĩnh vực sản xuất, logistics, thương mại – dịch vụ.
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
SureHCS đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp quy mô lớn, từ 300 – trên 10.000 nhân sự
- Tập đoàn, doanh nghiệp đa công ty con, đa chi nhánh
- Doanh nghiệp FDI, sản xuất, nhà máy, logistics, hàng không cần chấm công – phân ca – tính lương phức tạp
- Doanh nghiệp có nghiệp vụ C&B đặc thù, cần tùy chỉnh sâu theo thực tế vận hành
- Doanh nghiệp đang quản lý nhân sự thủ công bằng Excel, nhiều loại máy chấm công, cần tự động hóa toàn bộ quy trình
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN CHỌN LẠC VIỆC SUREHCS?
- Tùy chỉnh theo nghiệp vụ thực tế, không áp khuôn như phần mềm đóng gói.
- Xử lý được bài toán nhân sự – tiền lương phức tạp mà nhiều phần mềm HRM khác không đáp ứng.
- Am hiểu sâu vận hành doanh nghiệp Việt & FDI, đảm bảo tuân thủ pháp lý Việt Nam (lao động, BHXH, thuế TNCN).
- Hệ sinh thái tích hợp mạnh: chấm công – lương – ngân hàng – BHXH – hợp đồng điện tử.
Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn
- Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý lương thưởng LV SureHCS HRM ngay hôm nay để tự động hóa minh bạch, tối ưu hóa quản trị quy chế lương thưởng cho doanh nghiệp.
