Quy định chấm công là hướng dẫn và nguyên tắc mà doanh nghiệp áp dụng để theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép, tăng ca ngoài giờ của nhân viên. Quy định chấm công tại công ty bao gồm chấm công hàng ngày, chấm công vân tay, quản lý nghỉ phép, tăng ca, ngoài giờ và các lưu ý quan trọng khi áp dụng. Áp dụng đúng quy trình không chỉ nâng cao minh bạch công bằng trong quản lý nhân sự mà còn tăng hiệu quả vận hành, sự hài lòng của nhân viên.
Quy định chấm công là yếu tố cốt lõi trong quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác thời gian làm việc, nghỉ phép, tăng ca ngoài giờ của nhân viên. Một hệ thống chấm công hiệu quả không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động mà còn giúp tối ưu hóa bảng lương, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.
Bài viết này Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết về quy định chấm công bao gồm các nguyên tắc, quy trình áp dụng tại công ty, quản lý nghỉ phép, tăng ca, ngoài giờ, lợi ích thực tiễn mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng đúng quy trình.
1. Tổng quan về quy định chấm công doanh nghiệp
1.1. Quy định chấm công là gì?
Quy định chấm công là tập hợp các hướng dẫn, luật lệ hoặc quy tắc mà doanh nghiệp đặt ra để theo dõi chính xác thời gian làm việc của nhân viên. Mục tiêu chính là đảm bảo mọi giờ công được ghi nhận minh bạch, từ đó tính lương, thưởng, nghỉ phép, các chế độ khác một cách công bằng.
Ví dụ, một công ty sản xuất có 100 nhân viên làm việc theo ca sáng từ 7h30 đến 15h30 và ca chiều từ 15h30 đến 23h30. Quy định chấm công sẽ xác định rõ: nhân viên phải điểm danh bằng vân tay khi đến – khi ra về, thời gian nghỉ giải lao được tính thế nào, các trường hợp tăng ca, ngoài giờ được ghi nhận ra sao. Nhờ đó, bộ phận nhân sự có dữ liệu chính xác để tính lương, tránh sai sót tranh chấp.
Theo nghiên cứu của Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO, 2023), các doanh nghiệp có quy trình chấm công chuẩn giúp giảm 25–30% sai sót trong tính lương, tăng hiệu quả quản lý nhân sự. Nguồn: ILO Working Time Management Report.
1.2 Tại sao doanh nghiệp cần quy định chấm công rõ ràng?
- Đảm bảo tuân thủ luật lao động: Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ về thời gian làm việc, nghỉ phép, tăng ca, ngoài giờ. Doanh nghiệp nếu không có quy định chấm công minh bạch dễ bị vi phạm pháp luật, dẫn đến rủi ro về phạt hành chính hoặc tranh chấp lao động.
- Quản lý thời gian làm việc, tăng ca, ngoài giờ hiệu quả: Khi quy định được thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi số giờ làm việc hàng ngày, tăng ca hoặc ngoài giờ của từng nhân viên. Ví dụ, với hệ thống chấm công vân tay kết hợp phần mềm, việc tính lương tăng ca sẽ tự động, giúp bộ phận kế toán giảm 50–60% thời gian xử lý thủ công so với ghi sổ tay.
- Hạn chế tranh chấp về lương, thưởng: Các vấn đề như thiếu lương tăng ca, tính nhầm ngày nghỉ phép, hay bất đồng về giờ làm việc thường xảy ra khi không có quy định rõ ràng. Bằng cách áp dụng quy trình chấm công chuẩn, doanh nghiệp tạo sự minh bạch công bằng, tăng sự hài lòng gắn kết của nhân viên.
2. Các quy định về thời gian chấm công công ty
2.1 Thời gian làm việc tiêu chuẩn
Thời gian làm việc tiêu chuẩn là số giờ làm việc tối đa mà nhân viên được phép làm trong một ngày hoặc một tuần theo quy định pháp luật. Theo Bộ luật Lao động 2019, thời gian làm việc tiêu chuẩn là 8 giờ/ngày, 48 giờ/tuần đối với lao động làm việc theo tuần, hoặc 6 ngày/tuần tùy theo thỏa thuận hợp đồng.
Ví dụ, một công ty thương mại áp dụng quy định 8 giờ/ngày, nhân viên làm từ 8h00 đến 17h00, nghỉ trưa 1 giờ. Quy định này giúp doanh nghiệp:
- Tối ưu lịch làm việc, tránh quá tải cho nhân viên.
- Đảm bảo tính minh bạch trong tính lương, nghỉ phép.
2.2 Quy định chấm công hàng ngày
Chấm công hàng ngày là việc ghi nhận chính xác thời gian bắt đầu, kết thúc công việc của nhân viên hàng ngày. Đây là cơ sở để tính lương cơ bản, quản lý nghỉ phép, tăng ca.
Ví dụ minh họa:
- Ca sáng: 7h30 – 15h30
- Ca chiều: 15h30 – 23h30
- Ca đêm: 23h30 – 7h30
Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức chấm công:
- Chấm công vân tay: Tự động ghi nhận giờ đến/ra, hạn chế gian lận.
- Chấm công online (phần mềm): Phù hợp với nhân viên làm việc từ xa hoặc linh hoạt.
Lợi ích thực tế: Việc chấm công hàng ngày chính xác giúp bộ phận nhân sự giảm 50–60% thời gian xử lý thủ công, hạn chế sai sót, tranh chấp với nhân viên.
2.3 Quy định chấm công ngoài giờ tăng ca
Ngoài giờ là khoảng thời gian nhân viên làm việc vượt quá giờ làm việc tiêu chuẩn. Tăng ca là việc nhân viên thực hiện công việc thêm giờ theo yêu cầu doanh nghiệp.
Cách tính lương minh họa:
- Theo Bộ luật Lao động 2019, lương tăng ca ban ngày = 150% lương cơ bản/giờ.
- Lương tăng ca ban đêm = 200% lương cơ bản/giờ.
Ví dụ: Nhân viên có lương cơ bản 10 triệu/tháng, làm thêm 2 giờ ban ngày trong tuần, doanh nghiệp sẽ trả thêm 2 x 8/192 x 10 triệu x 1,5 = ~1,25 triệu đồng (tùy theo số ngày công chuẩn).
Lợi ích khi áp dụng chính xác:
- Đảm bảo tuân thủ luật pháp, tránh rủi ro pháp lý.
- Tạo môi trường minh bạch, công bằng cho nhân viên, tăng sự hài lòng gắn kết.
- Giúp doanh nghiệp dự báo chi phí nhân sự ngoài giờ, tối ưu ngân sách, quản lý tăng ca hiệu quả.
Ví dụ thực tiễn: Công ty sản xuất ứng dụng phần mềm chấm công tự động, giảm 70% sai sót trong tính toán tăng ca so với phương pháp ghi sổ tay truyền thống.
3. Quy định chấm công nghỉ phép cho doanh nghiệp
Chấm công nghỉ phép chính xác giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí lương, ngăn ngừa sai sót trong tính lương cho các ngày nghỉ phép, tăng ca hay ngoài giờ. Dữ liệu nghỉ phép được ghi nhận rõ ràng, dễ tra cứu báo cáo.
3.1 Các loại nghỉ phép theo quy định pháp luật
Quy định chấm công nghỉ phép là tập hợp các nguyên tắc mà doanh nghiệp áp dụng để nhân viên nghỉ việc hợp lý, đồng thời vẫn đảm bảo vận hành của công ty. Theo Bộ luật Lao động 2019, các loại nghỉ phép phổ biến bao gồm:
- Nghỉ ốm: Dành cho nhân viên bị bệnh hoặc tai nạn. Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo đảm quyền lợi theo chế độ bảo hiểm xã hội.
- Nghỉ hằng năm (Annual leave): Nhân viên được hưởng tối thiểu 12 ngày phép/năm nếu làm việc đủ 12 tháng. Quy định này có thể tăng theo thâm niên hoặc chính sách nội bộ của công ty.
- Nghỉ việc riêng: Bao gồm nghỉ cưới, tang lễ, nghỉ thai sản, hoặc các lý do cá nhân đặc biệt khác. Thời gian nghỉ, chế độ hưởng lương được xác định rõ trong quy định của công ty.
Ví dụ minh họa: Một công ty dịch vụ có 50 nhân viên áp dụng quy định nghỉ phép: nhân viên làm việc trên 5 năm được tăng thêm 1 ngày nghỉ/năm. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa đảm bảo quyền lợi nhân viên vừa có kế hoạch quản lý nhân sự minh bạch.
3.2 Quy trình yêu cầu và phê duyệt nghỉ phép
Quy trình nghỉ phép cần minh bạch, nhanh chóng có thể được tích hợp với phần mềm chấm công để tự động cập nhật dữ liệu. Một quy trình điển hình gồm:
- Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép qua hệ thống phần mềm hoặc email nội bộ, ghi rõ loại nghỉ, thời gian, lý do.
- Quản lý trực tiếp phê duyệt hoặc từ chối dựa trên lịch làm việc, nhu cầu vận hành của công ty.
- Bộ phận nhân sự cập nhật hệ thống chấm công để tự động điều chỉnh bảng lương, báo cáo nhân sự.
Ví dụ minh họa: Công ty áp dụng phần mềm chấm công vân tay kết hợp hệ thống quản lý nghỉ phép. Khi nhân viên đăng ký nghỉ phép, hệ thống tự động kiểm tra số ngày phép còn lại, thông báo cho quản lý và cập nhật vào bảng chấm công, giảm 50% thời gian xử lý thủ công.
4. Tổng hợp các lưu ý quan trọng khi áp dụng quy định chấm công
Để quy trình chấm công thực sự mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, không chỉ áp dụng phần mềm hay quy định chuẩn mà còn cần lưu ý một số nguyên tắc quan trọng. Những lưu ý này giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, minh bạch trong quản lý nhân sự, đồng thời tối ưu hóa năng suất, chi phí.
Tuân thủ pháp luật các quy định hiện hành
Doanh nghiệp cần đảm bảo mọi quy định chấm công công ty đều phù hợp với Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:
- Thời gian làm việc tiêu chuẩn (8 giờ/ngày, 48 giờ/tuần).
- Chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng, nghỉ thai sản.
- Quy định về tăng ca, ngoài giờ, trả lương, bảo hiểm xã hội.
Minh bạch với nhân viên
Quy trình chấm công cần được công khai, dễ hiểu có thể tra cứu. Khi nhân viên biết rõ:
- Quy định về giờ làm việc, tăng ca, ngoài giờ, nghỉ phép.
- Cách thức tính lương dựa trên giờ công.
Họ sẽ cảm thấy công bằng yên tâm từ đó tăng sự gắn kết, hiệu suất làm việc.
Cập nhật tối ưu hóa quy trình liên tục
Quy định chấm công không nên là cố định. Doanh nghiệp cần:
- Định kỳ rà soát điều chỉnh theo thay đổi pháp luật hoặc nhu cầu kinh doanh.
- Ứng dụng phần mềm chấm công hiện đại, tích hợp quản lý tăng ca, ngoài giờ, nghỉ phép để dữ liệu luôn chính xác cập nhật.
Giá trị doanh nghiệp nhận được khi áp dụng đúng quy định
- Giảm sai sót tranh chấp lương thưởng: Hệ thống minh bạch, dữ liệu chính xác giúp hạn chế mâu thuẫn với nhân viên.
- Tiết kiệm thời gian chi phí: Tự động hóa chấm công, tăng ca, nghỉ phép giảm khối lượng công việc thủ công cho nhân sự.
- Tăng hiệu quả quản lý nhân sự: Dễ dàng theo dõi, lập báo cáo và dự báo nhu cầu nhân lực theo ngày, tuần hoặc tháng.
5. Quản lý công lương toàn diện với Lạc Việt SureHCS
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phát triển, việc quản lý nhân sự công lương trở nên phức tạp hơn, từ chấm công, quản lý nghỉ phép, tăng ca, ngoài giờ đến tính lương, thưởng phúc lợi. LV SureHCS ra đời nhằm giải quyết những thách thức này bằng một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện, tối ưu hóa quy trình nâng cao hiệu quả vận hành.
LV SureHCS không chỉ là phần mềm quản lý chấm công mà còn là giải pháp quản lý nhân sự tổng thể, tích hợp nhiều phân hệ như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công vân tay, tính lương tự động, quản lý phúc lợi và báo cáo nhân sự. Hệ thống giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian chi phí, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động hiện hành.
Với LV SureHCS, mọi quy trình nhân sự từ chấm công hàng ngày, quản lý tăng ca, ngoài giờ, nghỉ phép, đến tính lương đều trở nên minh bạch dễ kiểm soát. Nhân viên/quản lý đều có thể truy cập dữ liệu trực tuyến, tra cứu thông tin theo dõi tình trạng bảng công, bảng lương một cách nhanh chóng.
Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp:
- Tối ưu quản lý chấm công tại công ty, giảm sai sót, tăng minh bạch.
- Quản lý quy định chấm công nghỉ phép, tăng ca, ngoài giờ chính xác theo từng nhân viên.
- Cải thiện trải nghiệm nhân viên nhờ giao diện trực quan dễ sử dụng.
Nhờ đó, LV SureHCS giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật, mà còn nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự, giảm chi phí vận hành và tạo môi trường làm việc công bằng, chuyên nghiệp.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Quy định chấm công là yếu tố nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép, tăng ca, ngoài giờ một cách minh bạch hiệu quả. Khi áp dụng đúng quy trình, kết hợp với phần mềm chấm công hiện đại như LV SureHCS, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa bảng lương, giảm sai sót tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.
Đảm bảo quy định chấm công tại công ty bạn luôn chính xác minh bạch. Nhận tư vấn miễn phí về giải pháp chấm công tự động, quản lý nhân sự toàn diện với LV SureHCS ngay.
