Chữ ký là một phần quan trọng trong việc xác định tính hợp lệ của các văn bản và giấy tờ theo quy định pháp luật. Quy định về chữ ký trên văn bản là một vấn đề cần được quan tâm và thực hiện đúng đắn. Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ cùng nhau tìm hiểu về các quy định và nguyên tắc quy định chữ ký trên văn bản.
1. Quy định về chữ ký trên văn bản
Theo Điều 13 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc ký tên trên văn bản phải tuân thủ theo các quy định sau đây:
- Cơ quan hoặc tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:
Phải có người đứng đầu có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do cơ quan hoặc tổ chức đó ban hành. Người đứng đầu có thể giao phó cho cấp phó ký thay các văn bản trong lĩnh vực được phân công phụ trách, cũng như một số văn bản thuộc thẩm quyền của mình. Trong trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoạt động và quản lý, việc ký tên trên văn bản sẽ được thực hiện giống như cấp trưởng.
- Cơ quan và tổ chức thường hoạt động theo chế độ tập thể.
Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức thường ký các văn bản thay mặt cho tập thể, và cấp phó có thể ký thay người đứng đầu cho những văn bản được phân công phụ trách.
Tuy nhiên, trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Việc này phải được thực hiện bằng văn bản và giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Các văn bản giấy phải được ký bằng bút mực màu xanh, không được sử dụng các loại mực dễ phai.
Trong khi đó, văn bản điện tử phải được thực hiện bằng chữ ký số được đặt theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020. Hình ảnh và vị trí chữ ký số phải tuân thủ các quy định cụ thể. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan hoặc tổ chức ban hành.
2. Quy định về chữ ký nháy trên văn bản
Chữ ký nháy có vai trò quan trọng trong việc xác định và bảo vệ tính chính xác của văn bản. Người ký nháy có trách nhiệm rà soát nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành, đảm bảo rằng văn bản đã được kiểm duyệt đúng thẩm quyền và chính xác.
Chữ ký nháy cũng có giá trị xác nhận cá nhân của người ký nháy và xác nhận rằng người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang được ký nháy.
Tuy nhiên, người ký nháy cũng phải chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản mình ký nháy, đối chiếu với quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và xác định việc đóng dấu mật trước khi trình lãnh đạo ký chính thức. Tóm lại, chữ ký nháy là một công cụ quan trọng để đảm bảo tính chính xác và bảo vệ quyền lợi của cá nhân và tổ chức.
2.1 Quy định về chứ ký nháy dưới từng trang văn bản
Chữ ký nháy được đặt phía dưới từng trang của văn bản nhằm xác nhận tính liền mạch và chính xác của nội dung trong văn bản. Người ký nháy sẽ đặt chữ ký này tại tất cả các văn bản mà họ soạn thảo hoặc kiểm tra, rà soát nội dung.
Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai, giúp ngăn chặn các hành vi xấu như thêm, bớt hoặc đánh tráo nội dung trong từng trang của văn bản.
2.2 Quy định về Chữ ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản
Chữ ký chốt nội dung thường được đặt ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản, và thường là chữ ký của người soạn thảo văn bản. Chữ ký này có ý nghĩa xác nhận rằng nội dung văn bản đã được soạn thảo đầy đủ và chính xác. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung của văn bản và chữ ký này là một cách để xác nhận trách nhiệm đó.
2.3 Quy định về Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận
Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận thường là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức. Chữ ký này có ý nghĩa xác nhận rằng văn bản đã được kiểm tra lại nội dung và các lỗi chính tả, đảm bảo tính chính xác và chuẩn mực trước khi được ký chính thức.
3. Quy định về việc soạn thảo văn bản
Quy định về soạn thảo văn bản theo quy định yêu cầu người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích của nội dung văn bản cần soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải xác định tên loại, nội dung, độ mật và mức độ khẩn cấp của văn bản, thu thập và xử lý thông tin có liên quan, và soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Nếu văn bản là điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ phải thực hiện các nội dung trên và cập nhật thông tin cần thiết vào hệ thống. Trong trường hợp cần sửa đổi hoặc bổ sung bản thảo văn bản, người chủ trì soạn thảo văn bản phải chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản để thực hiện.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách và nhiệm vụ được giao.
Như vậy, việc đính chữ ký trên văn bản không chỉ đơn thuần là một hình thức thể hiện tính chính xác, minh bạch của văn bản mà còn mang tính pháp lý quan trọng trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân.
Để đảm bảo tính xác thực và pháp lý của văn bản, các quy định về chữ ký trên văn bản cần được đưa ra và tuân thủ đúng quy trình. Những người liên quan đến việc soạn thảo và xử lý văn bản cần phải nắm rõ những quy định này để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của văn bản.
Việc sử dụng chữ ký trên văn bản đã được phát triển trong thời gian dài và đóng một vai trò quan trọng trong các hoạt động của xã hội. Với sự tiến bộ của công nghệ thông tin, việc sử dụng chữ ký điện tử cũng đang được áp dụng rộng rãi.
Tuy nhiên, để sử dụng chữ ký điện tử thực hiện ký số văn bản theo một quy trình chuẩn thống nhất cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp cần tích hợp thêm hệ thống quy trình số, giải pháp này sẽ giúp thiết lập quy trình ký duyệt tất cả các phòng ban trong và ngoài doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí in ấn, tối ưu quy trình ký nhanh chóng, không còn chờ đợi “sếp” đến trực tiếp công ty.
Có thể tham khảo phần mềm Workflow từ Lạc Việt – Đây là nhà cung cấp dịch vụ uy tín với hơn 40 năm trong ngành phát triển phần mềm quản trị. LV-DX Dynamic Workflow còn tích hợp thêm chatbot AI giúp lãnh đạo đối soát dữ liệu trong file trình ký nhanh chóng, chính xác.
LV-DX Dynamic Workflow làm được gì để đơn giản hóa quy trình chuyển đổi số?
Cung cấp hệ thống quản lý – chuẩn hóa quy trình số toàn diện
- Miễn phí xây dựng quy trình chuẩn hóa cho từng doanh nghiệp dựa trên yêu cầu đưa ra và cấu trúc phòng ban, cách hoạt động vận hành của doanh nghiệp khi MUA gói phần mềm quy trình của Lạc Việt.
- Hệ thống cho phép lưu trữ toàn bộ quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất, số liệu được đồng bộ, thống nhất, dễ dàng tổng hợp và phân tích.
- Cung cấp kho quy trình tiêu chuẩn mẫu tham khảo để doanh nghiệp xây dựng.
Cung cấp hệ thống quản lý – chuẩn hóa quy trình số toàn diện
Mọi hoạt động, hiệu suất công việc được quản lý, theo dõi trực tiếp realtime (thời gian thực) trên quy trình
- LV-DX Dynamic Workflow tích hợp phần mềm quản lý công việc LV-DX Task giúp giao việc trực tiếp trên quy trình.
- Tự động chuyển giao nhiệm vụ đến nhân viên, bộ phận tiếp theo khi kết thúc 1 giai đoạn trong quy trình.
- Theo dõi tiến độ thực hiện của quy trình, hiệu suất công việc của từng nhân viên theo thời gian thực.
- Hệ thống cảnh báo công việc thông minh, tự động gửi thông báo đến nhân viên liên quan khi một quy trình được thiết lập, chuyển giao nhiệm vụ, cảnh báo trễ hạn thực hiện, …
Mọi hoạt động, hiệu suất công việc được quản lý, theo dõi trực tiếp realtime (thời gian thực) trên quy trình
Ứng dụng AI giúp tối ưu hiệu suất quy trình vận hành doanh nghiệp
- Tích hợp LV-DX eSign giúp phê duyệt công việc, ký số nhanh chóng mọi, mọi nơi trên quy trình số. Lãnh đạo không cần đến công ty để thực hiện ký duyệt tài liệu, giờ đây mọi hoạt động có thể thực hiện từ xa mọi lúc với LV-DX Dynamic Workflow.
- Tích hợp chatbot AI Lạc Việt giúp lãnh đạo ra soát, đối chứng số liệu chính xác trên file trình duyệt giúp việc ký số nhanh chóng, tránh báo cáo rườm ra, tối ưu được thời gian công việc, lãnh đạo có nhiều thời gian để xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, cải tiến hiệu suất cho tổ chức.
Ứng dụng AI giúp tối ưu hiệu suất quy trình vận hành doanh nghiệp 
Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của các văn bản được sử dụng trong các hoạt động của xã hội, việc tuân thủ các quy định về chữ ký trên văn bản là vô cùng cần thiết. Chỉ khi các quy định này được đưa ra và tuân thủ đúng quy trình thì chữ ký trên văn bản mới đảm bảo được tính xác thực và pháp lý.
Để đăng ký nhận các thông tin hữu ích hàng tuần đừng ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn:
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
