Hãy hình dung một doanh nghiệp quy mô lớn phải tiếp nhận hàng ngàn hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ khách hàng mỗi năm. Việc quản lý những núi giấy tờ chất chồng không chỉ gây tốn kém về chi phí in ấn, lưu trữ mà còn làm giảm năng suất lao động khi nhân viên phải dành quá nhiều thời gian tìm kiếm, sắp xếp. Vậy làm thế nào để xử lý một lượng tài liệu khổng lồ này một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và vẫn đảm bảo bảo mật? Số hóa tài liệu chính là giải pháp duy nhất và nhanh chóng nhất có thể đảm đương nhiệm vụ này.
Hãy cùng Lạc Việt khám phá số hóa hồ sơ, tài liệu là gì và đâu là giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
Thực trạng công tác số hóa tài liệu hồ sơ trong các doanh nghiệp hiện nay
Số liệu thực tế cho thấy các doanh nghiệp hiện nay đang đầu tư mạnh vào công tác số hóa và chuyển đổi số. Theo báo cáo của IDC, ngân sách toàn cầu cho các công nghệ và dịch vụ chuyển đổi số dự kiến đạt 3,4 nghìn tỷ USD vào năm 2026, cho thấy sự tăng trưởng đáng kể khi nhiều doanh nghiệp nhận thấy giá trị từ việc số hóa hồ sơ trong quản lý dữ liệu, cải thiện hiệu quả hoạt động.
Theo Bộ kế hoạch và đầu tư, tính đến năm 2023, mức độ chuyển đổi số trong doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn khá thấp, đặc biệt là trong lĩnh vực lưu trữ và quản lý tài liệu. Theo đó, chỉ có khoảng 20-30% doanh nghiệp đạt mức độ sử dụng công nghệ số thường xuyên cho các tác vụ hành chính như quản lý tài liệu và hồ sơ, trong khi khoảng 50% doanh nghiệp vẫn duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu trên giấy.
McKinsey phản ánh qua số liệu rằng 90% doanh nghiệp đầu tư vào chuyển đổi số đã báo cáo tăng trưởng về khả năng cạnh tranh, nhưng chỉ có 31% đạt được mục tiêu doanh thu và 25% đạt tiết kiệm chi phí như kỳ vọng. Điều này chỉ ra rằng mặc dù việc số hóa đang phổ biến, nhưng hiệu quả thu về còn phụ thuộc nhiều vào cách số hóa tài liệu, chiến lược thực hiện, sự đồng bộ trong công tác quản lý và vận hành.
1. Hiểu số hóa tài liệu hồ sơ là gì?
1.1 Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu như tài liệu kinh doanh, tài liệu marketing, hóa đơn, chứng từ kế toán từ định dạng giấy sang định dạng kỹ thuật số như PDF, văn bản, hình ảnh số, video,…
Cụ thể, các loại tài liệu cần số hóa trong doanh nghiệp bao gồm:
- Tài liệu quản trị, chiến lược kinh doanh: Kế hoạch phát triển, biên bản cuộc họp, chính sách và quy định nội bộ.
- Tài liệu tài chính và kế toán: Hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính, dự toán ngân sách.
- Tài liệu marketing – bán hàng: Kế hoạch marketing, hợp đồng khách hàng, thỏa thuận hợp tác.
- Tài liệu pháp lý: Hợp đồng, giấy phép, các báo cáo tuân thủ pháp lý và kiểm toán.
- Tài liệu kỹ thuật và sản xuất: Bản vẽ kỹ thuật, quy trình sản xuất, tài liệu hướng dẫn sử dụng và bảo trì.
- Hướng dẫn quy trình làm việc: Các tài liệu hướng dẫn và quy trình làm việc chuẩn (SOP).
1.2 Số hóa hồ sơ là gì?
Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi các loại hồ sơ quan trọng trong doanh nghiệp như hồ sơ nhân sự, hồ sơ pháp lý,… sang định dạng kỹ thuật số để dễ dàng quản lý, lưu trữ và tra cứu.
Cụ thể, các loại hồ sơ cần số hóa trong doanh nghiệp bao gồm:
- Hồ sơ nhân sự: Thông tin nhân viên, hợp đồng lao động, đánh giá hiệu suất và lịch sử làm việc.
- Hồ sơ dự án: Kế hoạch dự án, báo cáo tiến độ, tài liệu đánh giá và tổng kết sau dự án.
- Hồ sơ pháp lý: Hợp đồng pháp lý, giấy phép kinh doanh, các thỏa thuận hợp tác pháp lý.
- Hồ sơ lưu trữ lịch sử và lâu dài: Các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp từ quá khứ, như hồ sơ sáng lập, tài liệu sự kiện lớn hoặc hợp đồng cũ.
- Hồ sơ về kiểm định và an toàn: Hồ sơ kiểm định an toàn lao động, chất lượng sản phẩm, và tiêu chuẩn an toàn.
2. Mục đích của số hóa tài liệu hồ sơ trong doanh nghiệp
Việc số hóa hồ sơ trong doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là chuyển đổi từ giấy sang dạng số, mà còn tạo ra những thay đổi lớn trong cách quản lý và sử dụng thông tin.
2.1 Số hóa giúp tối ưu quy trình quản lý dữ liệu
Trong môi trường làm việc truyền thống, các bộ phận hành chính thường mất nhiều thời gian để tìm kiếm hoặc đối chiếu các tài liệu giấy. Khi số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể:
- Tìm kiếm nhanh chóng: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho phép tìm kiếm tài liệu thông qua từ khóa, tên tệp, hoặc nội dung liên quan.
- Sắp xếp và lưu trữ dễ dàng: Khi tài liệu được số hóa, việc phân loại và tổ chức trở nên dễ dàng tập trung trên 1 hệ thống duy nhất.
- Truy cập tức thời: Nhân viên có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị khác nhau, tăng cường khả năng làm việc từ xa và cộng tác đội nhóm.
2.2 Số hóa giúp bảo mật an toàn dữ liệu
Tài liệu giấy thường dễ bị hỏng hóc, thất lạc hoặc thậm chí bị đánh cắp. Với tài liệu số hóa, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều biện pháp bảo mật mạnh mẽ hơn:
- Kiểm soát quyền truy cập: Các hệ thống quản lý tài liệu số cho phép phân quyền truy cập chi tiết cho từng nhân viên hoặc bộ phận, chỉ những người có thẩm quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu quan trọng.
- Sao lưu và khôi phục dữ liệu: Tài liệu số hóa có thể dễ dàng sao lưu và bảo quản trên các hệ thống lưu trữ đám mây hoặc máy chủ nội bộ, khôi phục nhanh chóng khi có sự cố về hệ thống.
- Mã hóa dữ liệu: Việc mã hóa tài liệu và truyền thông tin số hóa giúp ngăn chặn việc tài liệu bị truy cập trái phép, bảo vệ các thông tin quan trọng như hợp đồng, thông tin khách hàng và dữ liệu tài chính.
2.3 Số hóa giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ tài liệu
Tài liệu giấy chiếm không gian văn phòng và yêu cầu các phương pháp bảo quản đặc biệt để tránh hư hại theo thời gian. Công tác số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí liên quan đến in ấn, bảo trì và lưu trữ tài liệu giấy:
- Giảm chi phí in ấn và giấy tờ: Khi tài liệu được số hóa, nhu cầu in ấn giảm đi đáng kể, đồng thời giảm được các chi phí liên quan đến vật liệu in, bảo trì máy in và lưu trữ tài liệu giấy.
- Tiết kiệm không gian: Thay vì cần không gian vật lý để lưu trữ tài liệu, tài liệu số hóa có thể được lưu trữ trên máy chủ hoặc đám mây, giải phóng diện tích văn phòng và giúp doanh nghiệp tận dụng không gian.
- Quản lý tài nguyên dễ dàng: Tài liệu số hóa có thể được sao chép và chia sẻ mà không tốn kém về tài nguyên, không giống như tài liệu giấy cần phải in ra mỗi lần sử dụng.
2.4 Số hóa giúp cải thiện hiệu suất làm việc
Số hóa hồ sơ không chỉ làm việc quản lý tài liệu dễ dàng hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác và giao tiếp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Nhân viên có thể chia sẻ và cùng làm việc trên các tài liệu trong thời gian thực, từ đó cải thiện hiệu quả làm việc nhóm:
- Cộng tác dễ dàng hơn: Khi tài liệu được số hóa, các phòng ban có thể truy cập tài liệu cùng lúc, cập nhật và trao đổi thông tin nhanh chóng mà không phải chờ đợi luân chuyển tài liệu giấy.
- Làm việc từ xa hiệu quả: Với sự phổ biến của làm việc từ xa, việc số hóa văn bản giúp nhân viên có thể truy cập thông tin từ bất cứ đâu, bất cứ khi nào mà không gặp gián đoạn công việc.
- Giảm sai sót và tăng tính chính xác: Khi số hóa, các hệ thống tự động sẽ giúp kiểm tra và phát hiện sai sót trong các quy trình liên quan đến tài liệu, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro do sai sót thủ công
3. Quy định liên quan về số hóa hồ sơ tài liệu cần biết
Khoản 1 Điều 4 Thông tư 01/2023/TT-VPCP, các hồ sơ thuộc phạm vi thực hiện số hóa là giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:
- Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó.
- Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
- Số hóa hồ sơ theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Thành phần hồ sơ thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
- Ngoài ra, các giấy tờ trên phải được nộp theo một trong các hình thức sau:
- Bản chính;
- Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc;
- Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;
- Bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Theo quy định, doanh nghiệp hay tổ chức có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở dạng bản ghi được tạo ra, chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính:
- Nguồn 1: Bản ghi lại các dữ liệu khởi tạo từ đầu.
- Nguồn 2: Bản ghi lại các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống.
>>> Xem chi tiết tại bài viết “Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ theo công văn mới nhất“
4. Hướng dẫn cách số hóa tài liệu hồ sơ NHANH tối ưu chi phí
Để đảm bảo công tác số hóa được thực hiện hiệu quả đồng bộ, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình số hóa chuẩn, từ khâu chuẩn bị tài liệu đến hoàn thiện hệ thống lưu trữ.
5 Bước trong quy trình số hóa hồ sơ tài liệu mà doanh nghiệp nên tham khảo:
Bước 1: Xác định nhu cầu, mục tiêu số hóa tài liệu hồ sơ là gì
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu số hóa của mình. Mục tiêu này có thể là:
- Giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý, tiết kiệm chi phí văn phòng.
- Nâng cao hiệu quả quản lý và truy xuất tài liệu nhanh chóng.
- Đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin nhạy cảm.
- Hỗ trợ quá trình chuyển đổi số và xây dựng văn phòng không giấy.
Việc xác định rõ ràng mục tiêu giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng công nghệ, phương pháp số hóa, đảm bảo quy trình tối ưu nhất và phù hợp với ngân sách.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cần số hóa
Để thực hiện quy trình số hóa tài liệu thành công, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến việc xác định rõ ràng tài liệu và hồ sơ cần số hóa, bao gồm các yếu tố sau:
- Tài liệu và hồ sơ cần số hóa: Xác định rõ loại tài liệu nào cần số hóa, bao gồm cả việc có số hóa hồ sơ liên quan hay không. Các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo tài chính và hồ sơ nhân sự thường là ưu tiên hàng đầu.
- Kích thước tài liệu mong muốn trên nền tảng số: Xác định tài liệu sau khi số hóa sẽ có kích thước như thế nào để phù hợp với nền tảng số hiện tại của doanh nghiệp.
- Số lượng tài liệu: Cần xác định khối lượng tài liệu cần số hóa để có kế hoạch và nguồn lực phù hợp. Khối lượng lớn có thể yêu cầu doanh nghiệp đầu tư thiết bị và phần mềm cao cấp hơn hoặc xem xét việc thuê dịch vụ chuyên nghiệp.
- Chất lượng tài liệu số hóa: Đảm bảo độ phân giải và chất lượng tài liệu sau khi số hóa. Ví dụ, đối với tài liệu có độ quan trọng cao, doanh nghiệp nên quét với độ phân giải cao và thực hiện quét hai mặt nếu cần thiết.
- Định dạng tài liệu số mong muốn: Xác định các định dạng tệp tin như PDF, JPEG, TIFF… phù hợp với nhu cầu lưu trữ và sử dụng của doanh nghiệp.
- Ngân sách dự kiến: Doanh nghiệp cần xác định ngân sách cho quy trình số hóa, từ thiết bị quét đến phần mềm quản lý tài liệu, cũng như chi phí nhân sự nếu doanh nghiệp tự thực hiện quy trình số hóa.
Bước 3: Tiến hành Scan/Quét hồ sơ tài liệu giấy
Khi đã chuẩn bị xong tài liệu và thiết lập hệ thống công nghệ, bước tiếp theo là sử dụng các thiết bị máy quét chuyên dụng để chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang dạng số. Doanh nghiệp nên sử dụng máy quét tốc độ cao, hỗ trợ quét hai mặt (duplex scanning) và có khả năng xử lý các loại tài liệu với kích thước khác nhau.
Cụ thể như sau:
- Tài liệu giấy đa phần văn bản sẽ là khổ A4-A0 nên quét trên máy quét tự động.
- Tài liệu mà chất liệu giấy mỏng, rách nát nên quét trên mặt phẳng để hạn chế hỏng tài liệu và mất thông tin.
- Tài liệu dạng quyển hoặc không tháo gáy được nên quét trên máy quét sách A4-A0.
- Riêng những tài liệu film ảnh, hộ chiếu nên quét trên máy chuyên dụng.
Bước 4: Số hóa hồ sơ tài liệu thành dữ liệu số với công nghệ OCR
Sau khi scan tài liệu, doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) để chuyển đổi hình ảnh, tài liệu PDF thành văn bản kỹ thuật số có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được. Tuy nhiên, kết quả từ phần mềm OCR thường là văn bản thô, chưa có định dạng và chưa cấu trúc.
Tiếp theo, cần biến dữ liệu thô trở thành dữ liệu thứ cấp có thể chỉnh sửa, xóa, sao chép, truy xuất tìm kiếm,…Thông thường, dữ liệu hoàn thiện được lưu và xuất ra dưới dạng JSON, sẵn sàng cho việc lưu trữ hoặc tích hợp vào hệ thống khác.
Bước 5: Chỉnh lý hồ sơ tài liệu đã số hóa
Để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, doanh nghiệp cần có quy trình kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu. Việc này bao gồm việc so sánh dữ liệu số hóa với tài liệu gốc để phát hiện sai sót, thực hiện các bước điều chỉnh cần thiết và ghi nhận lại quá trình kiểm tra để có thể truy xuất khi cần thiết.
- Đảm bảo chất lượng của các file số hóa đúng yêu cầu về độ rõ nét, định dạng và khả năng truy xuất.
- Phân loại và gán nhãn tài liệu theo các tiêu chí như mã hồ sơ, phòng ban, thời gian để thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này.
Bước 6: Tiến hành lưu trữ và quản lý
Sau khi các bước số hóa tài liệu đã hoàn thành, dữ liệu sẽ được lưu trữ vào hệ thống lưu trữ dữ liệu chính thức của doanh nghiệp, chẳng hạn như máy chủ, cloud, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý tài liệu,… Hệ thống lưu trữ này cần đảm bảo các yêu cầu về bảo mật, dễ dàng truy cập và có khả năng mở rộng trong tương lai.
Áp dụng hệ thống LV-SureDMS, doanh nghiệp không chỉ hoàn thiện hệ thống lưu trữ dữ liệu sau số hóa mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, đảm bảo thông tin quan trọng luôn được bảo vệ và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan
5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi tiến hành số hóa hồ sơ?
Để quá trình số hóa hồ sơ diễn ra hiệu quả và bền vững, doanh nghiệp không chỉ cần đến các công nghệ tiên tiến mà còn phải chuẩn bị kỹ lưỡng, từ khâu xác định nhu cầu đến bảo mật thông tin.
Vậy, trong quá trình số hóa tài liệu, doanh nghiệp cần lưu ý những gì để đảm bảo thành công và tránh các rủi ro tiềm ẩn?
- Đánh giá nhu cầu và mục tiêu số hóa: Cần hiểu rằng không phải tất cả tài liệu đều cần được số hóa, mà cần có sự lựa chọn tài liệu nào cần thiết cho hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Có thể tìm nhu cầu qua các câu hỏi sau: Tài liệu nào cần số hóa? Nên ưu tiên tài liệu nào? Mục đích số hóa là gì? Số lượng hồ sơ cần số hóa?
- Đảm bảo an toàn dữ liệu: Mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và sao lưu thường xuyên để bảo mật, bảo vệ tài liệu nhạy cảm trong quá trình lưu trữ, chia sẻ.
- Chọn lựa công nghệ và phần mềm phù hợp: Điều này đặc biệt áp dụng cho các doanh nghiệp với hạn chế về chi phí, nguồn nhân lực, khả năng công nghệ, để đảm bảo công tác số hóa được thực hiện một cách chính xác, hiệu quả.
- Thống nhất hệ thống: Doanh nghiệp cần thiết lập các quy định, tiêu chuẩn và quy trình rõ ràng để đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả trong quá trình số hóa.
- Bảo đảm tính nhất quán: Cần có quy trình đảm bảo tất cả các tài liệu đều được số hóa theo tiêu chuẩn và định dạng giống nhau, giúp việc tìm kiếm, quản lý sau này được dễ dàng hơn.
- Tuân thủ các quy định pháp lý: Chú ý đến các quy định pháp lý liên quan đến việc lưu trữ và quản lý tài liệu số. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành như tài chính, y tế, hoặc luật pháp, nơi có những quy định nghiêm ngặt về việc lưu trữ tài liệu trong nhiều năm.
6. Số hóa tài liệu hồ sơ doanh nghiệp với dịch vụ OCR từ Lạc Việt
Dịch vụ số hóa tài liệu OCR của Lạc Việt sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự tiên tiến, có khả năng chuyển đổi hình ảnh và tài liệu scan thành văn bản số với độ chính xác cao, hỗ trợ đa ngôn ngữ, kể cả Tiếng Việt có dấu. Ngoài ra, dịch vụ còn có khả năng tự động nhận diện và thu thập các thông tin từ tài liệu không có cấu trúc (như hóa đơn, hợp đồng, báo cáo). Hệ thống tự động phân loại và chuyển đổi các tài liệu này thành định dạng dữ liệu số (như JSON), sẵn sàng để lưu trữ, tra cứu hoặc tích hợp vào các hệ thống khác.
Bên cạnh OCR, dịch vụ Lạc Việt còn cung cấp tính năng dịch thuật tự động cho tài liệu số hóa, hỗ trợ hơn 87 ngôn ngữ. Được hỗ trợ bởi LLM, tính năng đảm bảo chất lượng dịch thuật giữ nguyên ngữ cảnh và ý nghĩa, đặc biệt hữu ích cho các tài liệu quốc tế hoặc các doanh nghiệp có hoạt động đa quốc gia.
Là một trong những doanh nghiệp tiên phong chuyển đổi số, Lạc Việt đã nhanh chóng nắm bắt nhu cầu doanh nghiệp và xu hướng công nghệ số bằng cách tích hợp chatbot AI thông minh vào dịch vụ số hóa hồ sơ. Người dùng hoàn toàn có thể truy vấn, tìm kiếm dữ liệu từ kho tài liệu nội bộ một cách nhanh chóng. Với hệ thống hỏi-đáp thông minh theo flowchart, chatbot hỗ trợ truy cập thông tin chính xác và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
Bằng công tác số hóa tài liệu, chuyển đổi từ phương thức lưu trữ truyền thống sang nền tảng kỹ thuật số, doanh nghiệp không chỉ gia tăng hiệu quả quản lý tài liệu mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành. Việc số hóa hồ sơ không chỉ dừng lại ở sự cải tiến hiện tại, mà còn là tiền đề quan trọng cho sự chuyển đổi số toàn diện, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh và tạo dựng tương lai bền vững hơn cho doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
