Triển khai số hóa và chuyển đổi số theo đúng quy trình giúp doanh nghiệp có thể phát triển vượt bậc và tăng sức cạnh tranh trong bối cảnh hiện tại. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn còn nhầm lẫn giữa 2 thuật ngữ trên dẫn đến chọn sai phương hướng trong quá trình chuyển đổi số. Thậm chí, nhiều doanh nghiệp đầu tư “vô tội vạ” vào các công cụ công nghệ với hy vọng thay đổi nhanh chóng cách thức vận hành nhưng chẳng có sự tiến triển gì cũng vì thiếu hiểu biết về số hóa cùng chuyển đổi số.
Trong bài viết này Lạc Việt sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm, sự khác biệt cũng như mối liên hệ giữa số hóa – chuyển đổi số.
1. Tìm hiểu khái niệm số hóa và chuyển đổi số [Ví dụ cụ thể]
Muốn áp dụng công nghệ số hóa và chuyển đổi số thành công, trước hết, doanh nghiệp cần phải nhận biết, phân biệt được 2 khái niệm trên. Vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức áp dụng, mức độ ưu tiên ra sao và kế hoạch triển khai trong tương lai.
1.1 Số hóa là gì?
Hiểu đơn giản, số hóa là quá trình chuyển từ cách làm việc thủ công sang hệ thống kỹ thuật số, gồm 2 hình thức chính: Số hóa thông tin và Số hóa quy trình.
Số hóa thông tin – Digitization
Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi các thông tin, tài liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp tạo nền tảng để áp dụng các công nghệ tiên tiến vào quản lý vận hành.
Việc chuyển đổi các tài liệu, hồ sơ như tài liệu, hình ảnh,… từ dạng giấy tờ truyền thống sang dạng kỹ thuật số giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin một cách an toàn, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ. Các công cụ như máy quét tài liệu, giải pháp số hóa tài liệu đóng vai trò cốt lõi trong việc số hóa dữ liệu.
>>> Ví dụ về số hóa tài liệu:
Các hóa đơn, hợp đồng, biên bản họp, báo cáo tài chính hay các tài liệu quan,… đều có thể được số hóa. Thay vì phải lưu trữ với tài liệu vật lý, doanh nghiệp có thể lưu trữ tất cả thông tin này trên các hệ thống máy chủ hoặc đám mây, giúp tiết kiệm không gian và giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.
Số hóa quy trình – Digitalization
Số hóa quy trình (Digitalization) là việc áp dụng các công nghệ kỹ thuật số để tự động hóa các quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Điều này giúp tăng hiệu suất, giảm thiểu sai sót, cải thiện chất lượng công việc.
>>> Ví dụ về số hóa quy trình:
Một ví dụ điển hình của số hóa quy trình là việc sử dụng các phần mềm quản lý quy trình công việc để doanh nghiệp thiết lập, theo dõi và quản lý các quy trình công việc một cách tự động, linh hoạt. Từ việc phê duyệt văn bản, quản lý dự án, đến xử lý yêu cầu khách hàng, tất cả đều có thể được thực hiện một cách nhanh chóng hơn.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ, số hóa chỉ là 1 phần của hành trình chuyển đổi số, chúng không thể thay đổi cách thức kinh doanh hay tạo ra ra một mô hình kinh doanh mới. Mà đơn giản là cải tiến phương thức hoạt động truyền thống tốt hơn và nhanh hơn.
1.2 Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình áp dụng các công nghệ kỹ thuật số vào mọi khía cạnh của doanh nghiệp nhằm thay đổi cách thức hoạt động, tạo ra giá trị mới cho khách hàng. Chuyển đổi số bao gồm cả việc thay đổi văn hóa tổ chức, quy trình kinh doanh và trải nghiệm khách hàng.
Chuyển đổi số giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả hoạt động. Bằng cách sử dụng công nghệ, doanh nghiệp số có thể cung cấp các dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi, cá nhân hóa hơn.
>>> Ví dụ chuyển đổi số:
Bệnh viện Da liễu trung ương TP.HCM với chủ trương xây một bệnh viện số nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm thiểu thời gian chờ đợi của bệnh nhân. Để đạt được mục tiêu này, bệnh viện đã quyết định:
- Số hóa toàn bộ hồ sơ bệnh án, chuyển đổi từ sổ sách giấy sang hệ thống quản lý bệnh án điện tử.
- Triển khai các dịch vụ khám bệnh từ xa, cho phép bệnh nhân đặt lịch khám, tư vấn trực tuyến với bác sĩ và nhận kết quả xét nghiệm qua phần mềm quản lý bệnh viện.
- Để đảm bảo tính bảo mật và chính xác của dữ liệu, bệnh viện đã đầu tư vào hệ thống bảo mật thông tin hiện đại, đào tạo đội ngũ nhân viên y tế cách sử dụng hệ thống mới.
Tuy nhiên, để quá trình chuyển đổi số thành công, bệnh viện cũng cần phải tổ chức các buổi tập huấn, truyền thông để giúp các bác sĩ, y tá và nhân viên khác làm quen với công nghệ mới, thay đổi thói quen làm việc. Nếu không có sự phối hợp và đồng thuận của toàn bộ nhân viên, việc triển khai hệ thống bệnh án điện tử sẽ gặp nhiều khó khăn, không đạt được hiệu quả như mong đợi
2. Phân biệt điểm giống và khác nhau giữa số hóa – chuyển đổi số
2.1 Điểm giống nhau
Số hóa và chuyển đổi số có điểm tương đồng ở mục tiêu, ứng dụng công nghệ vào quy trình thực hiện.
- Mục tiêu chung: Cả chuyển đổi số và số hóa đều hướng tới việc áp dụng công nghệ số vào các hoạt động của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả, tạo ra giá trị mới và thích ứng với sự phát triển của thời đại.
- Sử dụng công nghệ: Cả hai quá trình đều dựa trên việc ứng dụng các công nghệ số như máy tính, internet, phần mềm, Big Data, trí tuệ nhân tạo AI,…để chuyển đổi dữ liệu analog sang digital.
2.2 Khác biệt chính giữa số hóa và chuyển đổi số là gì?
| Tiêu chí | Số hóa (Digitization) | Chuyển đổi số (Digital Transformation) |
| Mục tiêu | Chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang kỹ thuật số | Thay đổi toàn diện cách thức hoạt động và tạo ra giá trị mới |
| Phạm vi | Tập trung vào dữ liệu và tài liệu | Bao trùm toàn bộ doanh nghiệp |
| Đối tượng tham gia | Bộ phận nhân sự có kiến thức về công nghệ thông tin tốt để thiết lập hệ thống lưu trữ và nhập thông tin lên hệ thống quản lý. | Toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. |
| Thời gian triển khai | Không có lộ trình cụ thể, thời gian thực hiện thường ngắn và tùy thuộc vào phạm vi, nguồn lực. | Lộ trình bài bản theo từng gia đoạn chuyển đổi, thường kéo dài từ 3-5 năm. |
| Cách thức thực hiện | Sử dụng công cụ kỹ thuật để chuyển đổi tài liệu giấy | Tích hợp công nghệ tiên tiến vào mọi khía cạnh của doanh nghiệp theo 3 giai đoạn chuyển đổi số |
| Phạm vi ứng dụng | Chủ yếu trong việc lưu trữ, quản lý thông tin | Mở rộng từ quy trình nội bộ đến tương tác với khách hàng |
| Mức độ phức tạp | Thấp đến trung bình | Cao, đòi hỏi cam kết và tham gia của toàn bộ tổ chức |
| Lợi ích | Cải thiện việc lưu trữ và truy cập dữ liệu | Tạo ra mô hình kinh doanh mới, nâng cao năng lực cạnh tranh |
2.3 Mối quan hệ giữa số hóa và chuyển đổi số
Số hóa và chuyển đổi số có mối liên hệ mật thiết, bổ trợ lẫn nhau. Số hóa là bước đầu tiên, cần thiết để xây dựng nền tảng kỹ thuật số, trong khi chuyển đổi số là quá trình tiếp theo để tối ưu hóa toàn diện doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp đã số hóa, họ sẽ có nền tảng vững chắc để áp dụng các công nghệ tiên tiến vào hoạt động kinh doanh.
Chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc số hóa mà còn mở rộng, tối ưu hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc áp dụng các giải pháp để cải thiện quy trình, tạo ra các dịch vụ, mô hình kinh doanh mới
>>> Ví dụ mối quan hệ giữa số hóa – chuyển đổi số
3. Vai trò của số hóa và chuyển đổi số tại Việt Nam
4. Ví dụ thực tế về hành trình số hóa tiến đến chuyển đổi số bài bản
Trước khi số hoá và chuyển đổi số:
Một ví dụ điển hình đó chính là Amazon. Khi mới bước vào thị trường vào năm 1994, ban đầu Amazon chỉ là một hiệu sách trực tuyến nhỏ lẻ. Dần dần, với sự cạnh tranh của thị trường, Amazon đã phải đối mặt với những khó khăn đáng kể dưới hình thức giảm giá mua sách và cạnh tranh từ các nhà cung cấp cáp truyền thống.
Ngoài ra, do bối cảnh truyền thông thay đổi nhanh chóng và sự phát triển của phát trực tuyến trực tuyến, công ty nhận thấy cần phải tái tạo chính mình cho thời đại kỹ thuật số.
Quá trình số hoá
Amazon đã tận dụng số hóa để chuyển đổi các sách từ dạng vật lý thành các định dạng kỹ thuật số như eBook, từ đó mở ra thị trường sách điện tử rộng lớn.
Việc số hóa không chỉ giúp Amazon tiết kiệm chi phí lưu kho và vận chuyển, mà còn cung cấp cho khách hàng khả năng tiếp cận nội dung ngay lập tức, ở bất cứ đâu.
Quy trình chuyển đổi số
Không dừng lại ở đó, Amazon đã thực hiện một cuộc chuyển đổi số toàn diện bằng cách mở rộng mô hình kinh doanh của mình từ bán sách sang bán lẻ trực tuyến đa dạng sản phẩm.
Công ty cũng phát triển và triển khai công nghệ Amazon Web Services (AWS) vào năm 2006, cung cấp dịch vụ điện toán đám mây cho các doanh nghiệp khác. AWS đã trở thành một nguồn doanh thu lớn, giúp Amazon trở thành một trong những công ty công nghệ lớn nhất thế giới.
Đặc biệt, trong quá trình số hóa và chuyển đổi số, Amazon cũng chú trọng đến việc cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng thông qua việc sử dụng các thuật toán AI để đưa ra các đề xuất sản phẩm dựa trên lịch sử mua hàng, hành vi tìm kiếm của khách hàng. Điều này đã giúp Amazon tăng cường sự trung thành của khách hàng và nâng cao doanh thu.
5. Giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa và chuyển đổi số thành công
5.1 Giải pháp số hóa
Số hóa tài liệu giữ vai trò quan trọng trong quá trình số hóa, giúp doanh nghiệp chuyển đổi các tài liệu giấy truyền thống sang dạng kỹ thuật số. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu là giải pháp tối ưu, phù hợp với các doanh nghiệp hiện nay.
Phần mềm quản lý tài liệu LV SureDMS cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu toàn diện và hiệu quả, giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu.
LV SureDMS là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu một cách hiệu quả và khoa học.
- Quản lý tài liệu tập trung, tổ chức lưu trữ theo cây thư mục.
- Hỗ trợ lưu trữ nhiều loại tài liệu: văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và các định dạng khác.
- Lập chỉ mục theo cấu trúc riêng của doanh nghiệp, tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho.
- Tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ công việc và nội dung trong tài liệu.
- Chia sẻ tài liệu qua email và mạng xã hội nội bộ.
- Thành viên chia sẻ tài liệu có thể nhận xét, bình luận; thành viên có quyền chỉnh sửa có thể cập nhật tài liệu.
Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp
Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ
- Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core.
- Cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,…) theo nhu cầu công việc.
- Hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
- Tích hợp với thiết bị số hóa hồ sơ giúp số hóa hồ sơ trong 1 click chuột.
Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng
- Tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
- Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
- Tích hợp công nghệ Barcode/ QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ và thành phần hồ sơ.
- Hỗ trợ in danh mục hồ sơ nộp lưu, mẫu tờ mục lục của hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ.
Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy.
- Có công cụ hỗ trợ: chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích,…
- Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
- Cho phép mượn/trả hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm hoặc ứng dụng di động.
- Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.
Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan
- Quản lý tình trạng khai thác kho tài liệu, quản lý mượn – trả và chính sách mượn trả.
- Cho phép phân quyền nhiều cấp độ và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
- Cho phép chuyển dữ liệu từ file excel biên mục hồ sơ lưu trữ vào hệ thống.
- Tích hợp với các hệ thống khác để thống nhất lưu trữ hồ sơ tập trung 1 nơi.
Số hóa quy trình là bước tiếp theo sau khi đã số hóa tài liệu. LV-DX Dynamic Workflow là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình làm việc, từ đó tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót, với các tính năng nổi bật:
- Chuẩn hóa và số hóa quy trình quản lý công việc: Tự động hóa luồng công việc, định nghĩa form nhập liệu, phân quyền chặt chẽ, liên kết quy trình, quản lý tập trung.
- Tự động hóa luồng công việc và giao việc: Tạo bộ công việc chuẩn, giao việc tự động, báo cáo tiến độ real-time, nhắc việc thông minh.
- Phê duyệt và ký số ngay trong quy trình: Phê duyệt nội bộ trực tuyến, ký số mọi lúc, tùy biến luồng ký, ký số hàng loạt.
- Kiểm soát và đánh giá hiệu quả triển khai: Giám sát trực quan, đo lường hiệu suất, báo cáo phân tích chi tiết.
5.2 Giải pháp chuyển đổi số
Lạc Việt cung cấp các giải pháp toàn diện nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công. Các giải pháp này bao gồm cả phần cứng, hạ tầng mạng và phần mềm, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các ngành nghề khác nhau.
Với các giải pháp hạ tầng nền tảng Lạc Việt cung cấp dịch vụ dịch vụ hạ tầng ảo hóa, thi công lắp đặt hệ thống mạng, sao lưu – bảo mật, xây dựng hạ tầng mạng HCI và SND,… giúp doanh nghiệp chuyển đổi số mặt cơ sở vật chất, tạo nền tảng cho các hoạt động vận hành.
Bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp từ Lạc Việt, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động từ cộng tác chia sẻ, không gian làm việc số, quản trị nguồn nhân lực, quản lý khách hàng, quản lý tài chính kế toán,… tạo nên một nền tảng liên thông mọi nghiệp vụ trong tổ chức.
Số hóa và chuyển đổi số là hai quá trình không thể thiếu trong hành trình phát triển của doanh nghiệp. Hiểu rõ và áp dụng đúng các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tạo ra nhiều cơ hội mới. Hy vọng qua bài viết này, quý doanh nghiệp sẽ biết cách nắm bắt và triển khai các công nghệ tiên tiến giúp tổ chức tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
