5 Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự NỔI BẬT mới nhất 2024

Công nghệ AI đang được ứng dụng trong mọi lĩnh vực ngành nghề kinh tế, khoa học, giáo dục hiện nay. Không nằm ngoài xu hướng này, ngành nhân sự cũng đã hướng đến việc ứng dụng công nghệ AI để xây dựng nguồn nhân lực số chất lượng – hiệu quả. Một trong những ứng dụng AI trong quản lý nhân sự dễ thấy nhất chính là sử dụng công cụ AI trong quá trình tuyển dụng, đào tạo. Cụ thể việc áp dụng công nghệ này như thế nào, hãy cùng Lạc Việt đi sâu vào chi tiết trong bài viết này.

1. 5 Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự NỔI BẬT mới nhất 2024

Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự:

1. Ứng dụng AI trong quy trình tuyển dụng nhân tài
2. Ứng dụng AI trong hoạt động đào tạo hội nhập (Onboard)
3. AI giúp nâng cao chất lượng mối quan hệ giữa các nhân viên
4. Quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên
5. Tự động hóa các quy trình hành chính nhân sự

1.1. Ứng dụng AI trong quy trình tuyển dụng nhân tài

Nhiều phần mềm AI tuyển dụng có tích hợp AI giúp sàng lọc hồ sơ ứng viên, giảm thời gian và công sức của đội ngũ tuyển dụng. Bằng cách phân tích dữ liệu big data kết hợp sử dụng thuật toán nhận dạng OCR – Optical Character Recognition, AI có thể nhanh chóng xác định các ứng viên phù hợp nhất dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm. Thay vì yêu cầu nhân viên nhân sự thủ công xem xét sàng lọc hàng trăm, thậm chí hàng ngàn CV, công nghệ OCR có khả năng quét, phân tích và trích xuất thông tin từ các định dạng tài liệu như PDF, hình ảnh hoặc văn bản không có cấu trúc để tiến hành phân loại, đối chiếu với các tiêu chí tuyển dụng cụ thể của công ty.

Ngoài ra, AI còn hỗ trợ việc quản lý lưu trữ hồ sơ ứng viên có hệ thống. Các hồ sơ được quét sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, cho phép nhân viên nhân sự dễ dàng tìm kiếm, tái sử dụng thông tin khi cần để tái tuyển dụng các ứng viên tiềm năng cho những vị trí mở sau này.

Hệ thống chatbot AI cũng đóng vai trò trong việc xử lý các thắc mắc của ứng viên, lên lịch sắp xếp phỏng vấn phù hợp cho quá trình tuyển dụng. Tất cả những điều này giúp tăng hiệu suất tuyển dụng, giảm chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên.

Một trong những phần mềm nổi bật hiện nay có thể kể đến là CoDX Candidate Pool AI, là một giải pháp phần mềm hệ thống quản trị nhân sự HRM của CoDX, được phát triển có tích hợp AI để hỗ trợ các bộ phận nhân sự trong quá trình tuyển dụng nhân tài. Với mục tiêu tối ưu quy trình tuyển dụng, tự động hóa các hoạt động liên quan đến sàng lọc – quản lý ứng viên.

Các tính năng nổi bật của CoDX Candidate Pool AI như:

• Khả năng tự động sàng lọc và trích xuất dữ liệu từ hàng triệu hồ sơ ứng viên được gửi đến mỗi ngày để giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ nhân sự, loại bỏ thủ tục xử lý hồ sơ thủ công, tiết kiệm thời gian đáng kể.
• Sử dụng các thuật toán phân tích đánh giá phân loại ứng viên dựa trên các tiêu chí tuyển dụng được doanh nghiệp thiết lập giúp nhận diện ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc chính xác, nhanh chóng.
• Tạo dựng cơ sở dữ liệu tuyển dụng rộng lớn không giới hạn, hỗ trợ lưu trữ thông tin chi tiết về ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và quản lý nhân tài trong tương lai.

1.2. Ứng dụng AI trong hoạt động đào tạo hội nhập (Onboard)

AI không chỉ giúp trong quy trình tuyển dụng mà còn hỗ trợ đắc lực trong hoạt động đào tạo hội nhập (Onboard) cho nhân viên mới. Tích hợp chatbot AI vào hệ thống dữ liệu doanh nghiệp như hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ, công văn sẽ giúp cung cấp các thông tin cần thiết về công ty, như quy trình làm việc, quy định, các công cụ công việc cho nhân viên mới thông qua cổng chat trực tuyến. Nhân viên mới sẽ dễ dàng tiếp cận với thông tin và nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc mới.

AI cũng giúp theo dõi tiến trình hội nhập của nhân viên, từ đó cung cấp các tài liệu hoặc khóa học phù hợp để đảm bảo họ có đủ kỹ năng chuyên môn, kiến thức cần thiết cho công việc. Ứng dụng AI trong quản lý nhân sự không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ phận nhân sự mà còn giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và bắt đầu công việc hiệu quả hơn.

Chatbot AI Lạc Việt có khả năng tích hợp với hệ thống dữ liệu quản lý đào tạo của doanh nghiệp, giúp trả lời tự động các truy vấn của nhân viên mới về các hướng dẫn, quy trình làm việc, chính sách nội bộ mà không cần phải chờ đợi sự hỗ trợ từ bộ phận HR.

Chatbot AI được tích hợp này có khả năng giao tiếp với nhân viên mới bằng ngôn ngữ tự nhiên, tạo ra một môi trường đào tạo tương tác thân thiện, không chỉ giúp giảm bớt sự căng thẳng trong quá trình hội nhập mà còn khuyến khích nhân viên mới tham gia tích cực hơn vào quá trình đào tạo.

>>> Xem chi tiết về tính năng trợ lý ảo giải đáp 24/7 của Lạc Việt

1.3. AI giúp nâng cao chất lượng mối quan hệ giữa các nhân viên

Ứng dụng công nghệ AI còn có tác động tích cực đến việc nâng cao chất lượng mối quan hệ giữa các nhân viên trong công ty bằng cách sử dụng các hệ thống trợ lý ảo để tổ chức các cuộc họp, quản lý lịch trình, điều phối các hoạt động nhóm. Những hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện giao tiếp, sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.

Ngoài ra, AI còn có khả năng phân tích dữ liệu về mối quan hệ thông qua sự tương tác giữa các nhân viên, từ đó đưa ra các khuyến nghị giúp cải thiện môi trường làm việc, tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả công việc, sự hài lòng của nhân viên.

1.4. Quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên

Các hệ thống tích hợp AI như Machine Learning (ML) có thể theo dõi hiệu suất qua các chỉ số KPI, thậm chí là các yếu tố như số lượng hoàn thành công việc, chất lượng, thái độ làm việc, sự cam kết với công ty. Doanh nghiệp có thể dựa vào báo cáo liên tục này để đưa ra các quyết định tối ưu năng suất hoặc kịp thời điều chỉnh khi có thay đổi bất ngờ. Giúp ban lãnh đạo quản lý hiệu quả hơn mà không mất nhiều thời gian vào công việc giám sát thủ công.

Các phần mềm quản lý nhân sự tích hợp AI hiện đại có khả năng tự động đề xuất các chương trình đào tạo liên quan, gợi ý các kỹ năng mới cần phát triển, hoặc các khóa học nhằm nâng cao năng lực cụ thể. Tối ưu hóa quy trình phát triển nhân viên theo cá nhân hóa giúp tăng cường sự gắn kết từ đó thúc đẩy hiệu suất,  tạo sự hài lòng cho nhân viên với lộ trình phát triển rõ ràng phù hợp.

Thông qua các phân tích dữ liệu nhân sự, AI giúp nhận diện những yếu tố có thể gây ra giảm sút hiệu suất, đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục, ví dụ như cải thiện môi trường làm việc hoặc tăng cường các phúc lợi xã hội cho nhân viên. Giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý mà còn dự đoán trước những nguy cơ trong quản lý nhân sự, từ đó có những chính sách phù hợp để giữ chân nhân viên và tối ưu hóa hiệu suất.

1.5. Tự động hóa các quy trình hành chính nhân sự

• Tự động hóa quy trình nhập liệu, quản lý hồ sơ: Với khả năng bóc tách xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn, AI giúp doanh nghiệp dễ dàng cập nhật và quản lý thông tin nhân sự từ đầu vào. Nhờ đó, việc tìm kiếm hoặc trích xuất dữ liệu nhân viên trở nên nhanh chóng chính xác hơn. Doanh nghiệp giảm được thời gian nhập liệu, nâng cao tính chính xác đồng thời tăng cường khả năng truy xuất thông tin nhân sự tức thời.
• AI giúp tự động hóa quy trình tính lương, bảo hiểm, phúc lợi cho nhân viên: tự động tính toán các khoản lương, bảo hiểm dựa trên các dữ liệu biến đổi (như số giờ làm việc, hệ số công việc), các chính sách phúc lợi khác nhau. AI còn có thể hỗ trợ giải đáp các câu hỏi liên quan đến chính sách phúc lợi, bảo hiểm của nhân viên giúp tiết kiệm thời gian giảm bớt khối lượng công việc cho phòng nhân sự.
• Ứng dụng AI chatbot vào hỗ trợ nhân sự: AI Chatbot có thể đóng vai trò như một trợ lý nhân sự, trả lời các câu hỏi liên quan đến chính sách công ty, quy trình làm việc, lịch nghỉ phép, các quyền lợi nhân viên. Chatbot còn giúp quản lý yêu cầu nghỉ phép hoặc làm thủ tục hành chính một cách nhanh chóng chính xác.

2. Các thách thức khi ứng dụng AI vào công tác quản trị nhân sự

2.1. Vấn đề về bảo mật quyền riêng tư nhân sự

AI có khả năng xử lý lưu trữ lượng lớn dữ liệu cá nhân của nhân viên, từ thông tin cơ bản đến các thông tin nhạy cảm như đánh giá hiệu suất, lịch sử y tế, hoặc thông tin tài chính. Khi các hệ thống AI trở nên phổ biến hơn trong lĩnh vực nhân sự, nguy cơ về việc rò rỉ hoặc lạm dụng dữ liệu cá nhân cũng gia tăng. Một nghiên cứu của Deloitte cho thấy hơn 60% lãnh đạo HR quan tâm đến việc bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật khi triển khai công nghệ AI vào quản lý nhân sự​

Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, doanh nghiệp cần đầu tư vào các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, xây dựng hệ thống phát hiện rủi ro, đồng thời tuân thủ các quy định như GDPR tại châu Âu hoặc CCPA tại California. Các nền tảng AI hiện đại cũng nên được thiết kế theo cách không thu thập dữ liệu không cần thiết, đảm bảo chỉ xử lý những thông tin phù hợp với mục tiêu phân tích.

2.2. Rào cản về trình độ kỹ thuật và nguồn tài chính trong triển khai công nghệ AI

Việc triển khai AI đòi hỏi nền tảng kỹ thuật cao và ngân sách lớn. Doanh nghiệp không chỉ cần đầu tư vào hệ thống máy tính, kho lưu trữ dữ liệu mà còn phải đảm bảo đội ngũ nhân sự có đủ trình độ để quản lý vận hành AI. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), chi phí đầu tư cho AI có thể là rào cản lớn. Theo báo cáo từ IBM năm 2024, khoảng 35% doanh nghiệp nhỏ cho rằng chi phí là một yếu tố chính hạn chế khả năng áp dụng AI​.

Giải pháp:

• Lựa chọn nền tảng AI phù hợp với quy mô doanh nghiệp: Các giải pháp AI như chatbot, tự động hóa quy trình, phân tích dự đoán có thể giúp tiết kiệm chi phí giảm bớt các yêu cầu kỹ thuật phức tạp. Ngoài ra, các công nghệ AI mã nguồn mở hoặc các dịch vụ AI dựa trên nền tảng đám mây (SaaS) cũng có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí đầu tư.
• Đào tạo và nâng cao năng lực nội bộ: Doanh nghiệp có thể đầu tư vào đào tạo nhân sự nội bộ, giúp các thành viên hiểu cách thức vận hành của AI và tự quản lý các hệ thống cơ bản, qua đó giảm chi phí thuê ngoài và tăng cường hiệu quả ứng dụng.

3. Lưu ý khi triển khai AI trong vào hệ thống quản trị nhân sự

Triển khai AI trong quản trị nhân sự không chỉ đòi hỏi kế hoạch chi tiết mà còn cần sự thấu hiểu về quy trình, yêu cầu cụ thể của mỗi bộ phận. Việc áp dụng AI thành công phụ thuộc vào tính khả thi và mức độ chấp nhận của tổ chức đối với công nghệ mới. Doanh nghiệp cần,

• Đánh giá và chọn lọc các công cụ AI phù hợp: Thay vì áp dụng đại trà, doanh nghiệp nên xem xét chọn những công cụ AI đáp ứng các nhu cầu cụ thể, chẳng hạn như phân tích dữ liệu nhân sự, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, hay tự động hóa các công việc hành chính.
• Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên: Một nghiên cứu của Zendesk cho thấy, các công cụ AI được chấp nhận nhiều hơn khi nhân viên cảm thấy chúng cải thiện quy trình mà không tạo ra sự phức tạp hay mất quyền kiểm soát​. Việc lấy ý kiến từ nhân viên trước khi triển khai cũng là một bước quan trọng giúp AI mang lại hiệu quả cao hơn.

Trên đây là 5 ứng dụng AI trong quản lý nhân sự nổi bất nhất trong năm 2024. Hy vọng bài viết trên giúp doanh nghiệp có thêm nhiều thông tin trong việc tìm hiểu và lựa chọn được phần mềm công nghệ AI phù hợp cho hoạt động quản trị nhân sự số.