Cách khắc phục tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hay đổ lỗi trong xử lý công việc?

Việc đùn đẩy trách nhiệm hay đổ lỗi trong xử lý công việc là vấn đề phổ biến tại nhiều tổ chức, và nếu không được giải quyết triệt để, nó có thể gây tổn hại đến hiệu quả làm việc, văn hóa doanh nghiệp và lòng tin giữa các nhân viên. Để khắc phục tình trạng này, có thể áp dụng các biện pháp được Lạc Việt gợi ý sau đây:

1. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm

Phân công công việc chi tiết

• Mô tả công việc cụ thể: Sử dụng các tài liệu như bản mô tả công việc (Job Description) để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi vị trí trong tổ chức.
• Phân chia công việc theo dự án: Trong các dự án, chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ cụ thể, giao cho từng cá nhân hoặc nhóm, đảm bảo mỗi người biết mình cần làm gì, ai chịu trách nhiệm cho phần công việc đó.

Quản lý bằng mục tiêu cụ thể (SMART)

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra là Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thích hợp (Relevant), Có thời hạn (Time-bound).
• Theo dõi đánh giá định kỳ: Định kỳ xem xét tiến độ đạt được các mục tiêu, tiến hành điều chỉnh khi cần thiết, giúp nhân viên nhận thức rõ ràng về trách nhiệm công việc của mình.

2. Áp dụng ma trận trách nhiệm RACI Matrix

Để tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm trong công việc, điều quan trọng nhất là xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong từng nhiệm vụ hoặc dự án. Một trong những công cụ hiệu quả nhất để làm điều này là RACI Matrix. 

Đây là một ma trận giúp phân chia trách nhiệm cho từng công việc theo bốn yếu tố chính:

• Responsible (Chịu trách nhiệm thực hiện)
• Accountable (Chịu trách nhiệm cuối cùng)
• Consulted (Được tham vấn)
• Informed (Được thông báo)

Lợi ích của RACI Matrix

• Làm rõ trách nhiệm cá nhân: Mọi thành viên trong nhóm đều biết mình phải làm gì, chịu trách nhiệm gì, giúp tránh việc đùn đẩy trách nhiệm hay hiểu lầm trong quá trình làm việc.
• Tăng cường sự phối hợp giữa các bên: Với vai trò Consulted và Informed được xác định rõ, những người liên quan sẽ được cập nhật thông tin kịp thời, giúp tạo ra sự phối hợp liên tục tránh những sự cố giao tiếp gây trì hoãn dự án.
• Giảm thiểu xung đột trách nhiệm: RACI giúp loại bỏ các tình huống mà hai hoặc nhiều người nghĩ rằng người khác chịu trách nhiệm về một nhiệm vụ, hoặc không ai muốn nhận nhiệm vụ vì nghĩ rằng đó không phải là việc của mình.
• Cải thiện hiệu suất công việc: Bằng cách xác định rõ ràng ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, các tổ chức có thể theo dõi đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của từng cá nhân hoặc nhóm, đồng thời hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề phát sinh.

3. Xây dựng văn hóa trách nhiệm

Khuyến khích văn hóa “trách nhiệm cá nhân”

• Định nghĩa rõ ràng trách nhiệm: Mỗi nhân viên cần hiểu rõ vai trò trách nhiệm của mình trong tổ chức. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc mô tả công việc chi tiết, thường xuyên nhắc nhở về vai trò của từng cá nhân trong các cuộc họp nhóm.
• Thúc đẩy sự chủ động: Khuyến khích nhân viên tự đưa ra ý kiến, đề xuất giải pháp cho các vấn đề phát sinh thay vì chờ đợi chỉ đạo từ cấp trên. Điều này giúp họ cảm thấy mình là một phần quan trọng của quá trình làm việc và chịu trách nhiệm về kết quả.

Khen thưởng công nhận thành tích cá nhân

• Chương trình khen thưởng: Thiết lập các chương trình khen thưởng định kỳ như “Nhân viên của tháng” dựa trên việc hoàn thành nhiệm vụ và nhận trách nhiệm khi có sai sót. Điều này không chỉ công nhận những nỗ lực mà còn khuyến khích nhân viên khác học theo.
• Công nhận công khai: Trong các cuộc họp hoặc qua các kênh truyền thông nội bộ, công nhận những cá nhân hoặc nhóm làm tốt công việc, đặc biệt khi họ đã xử lý tốt các tình huống khó khăn mà không đùn đẩy trách nhiệm.

4. Xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng

Thiết lập quy trình xử lý sai sót

• Quy trình rõ ràng: Xây dựng một quy trình cụ thể để xử lý sai sót bao gồm việc xác định nguyên nhân, trách nhiệm, các bước khắc phục. Điều này giúp tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm mà thay vào đó là tìm giải pháp.
• Ghi nhận học hỏi từ sai sót: Tạo ra cơ chế ghi nhận sai sót, phân tích nguyên nhân để học hỏi  cải thiện trong tương lai, thay vì chỉ trích hay đổ lỗi.

Xây dựng cam kết về trách nhiệm

• Cam kết nhóm: Yêu cầu các thành viên ký cam kết về trách nhiệm cá nhân và tập thể trong mỗi dự án hoặc nhiệm vụ, nhằm khẳng định sự cam kết trách nhiệm của mỗi người.
• Theo dõi đánh giá cam kết: Định kỳ kiểm tra mức độ thực hiện cam kết đưa ra phản hồi để đảm bảo mọi người đều tuân thủ trách nhiệm của mình.

5. Giải quyết tận gốc vấn đề văn hóa công ty

Lãnh đạo làm gương

• Chịu trách nhiệm trước tiên: Người lãnh đạo nên luôn là tấm gương trong việc chịu trách nhiệm và minh bạch trong xử lý các vấn đề. Khi có sai sót xảy ra, lãnh đạo nên nhận lỗi, cùng tìm giải pháp thay vì đổ lỗi cho người khác.
• Tạo môi trường tin tưởng: Lãnh đạo cần xây dựng một môi trường nơi nhân viên cảm thấy an toàn khi chia sẻ ý kiến, thừa nhận sai lầm, học hỏi từ chúng.

Khuyến khích phản hồi và học hỏi từ sai lầm

• Phản hồi xây dựng: Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi một cách xây dựng không phán xét, giúp cải tiến quy trình làm việc, tăng cường sự hợp tác trong đội nhóm.
• Học hỏi từ sai lầm: Thay vì xử phạt nghiêm trọng, xem xét sai lầm như là cơ hội để học hỏi phát triển. Tổ chức các buổi phân tích sau dự án (post-mortem) để đánh giá những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện.

6. Sử dụng công cụ để khắc phục đùng đẩy trách nhiệm

Việc áp dụng các công cụ công nghệ quản lý dự án là một cách hiệu quả để giải quyết tình trạng đùn đẩy trách nhiệm đổ lỗi trong công việc. Các phần mềm quản lý công việc dự án giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, tăng cường tính minh bạch, cải thiện khả năng phối hợp giữa các cá nhân bộ phận. Các công cụ này không chỉ giúp theo dõi tiến độ công việc mà còn hỗ trợ phân bổ trách nhiệm rõ ràng, từ đó giúp các tổ chức quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.

Lợi ích của việc sử dụng công nghệ quản lý dự án trong khắc phục tình trạng đùn đẩy trách nhiệm

• Minh bạch hóa trách nhiệm công việc: Các công cụ quản lý như Trello, Microsoft Project, LV-DX Task giúp phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên của nhóm. Khi một nhiệm vụ được gán cho ai đó, hệ thống sẽ ghi lại rõ ràng người chịu trách nhiệm cùng tiến độ thực hiện của họ. Điều này ngăn chặn việc đùn đẩy trách nhiệm vì mọi người đều có thể dễ dàng kiểm tra ai chịu trách nhiệm cho mỗi công việc.

• Theo dõi tiến độ và công khai trạng thái công việc: cung cấp tính năng theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Mọi thành viên trong nhóm có thể xem công việc đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm, có đúng tiến độ hay không, liệu có vấn đề gì phát sinh. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng trì hoãn hoặc không báo cáo công việc kịp thời, vì mọi thông tin đều có thể được theo dõi công khai.

• Tự động hóa quy trình nhắc nhở: Hầu hết các công cụ quản lý dự án đều có tính năng tự động hóa quy trình, gửi nhắc nhở về thời hạn, giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn tránh việc trễ tiến độ. Khi đến thời hạn mà công việc chưa hoàn thành, hệ thống sẽ tự động thông báo cho người phụ trách, từ đó giúp họ không quên trách nhiệm của mình.

Minh bạch hóa trách nhiệm cá nhân trong đội nhóm với phần mềm quản lý quy trình công việc LV-DX Dynamic Workflow.

Liên hệ với Lạc Việt để đăng ký demo miễn phí phần mềm Workflow để đánh giá hiệu quả công việc vận hành của toàn doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống tinh gọn duy nhất.

Khắc phục tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hoặc đổ lỗi trong công việc đòi hỏi sự cam kết từ cả phía lãnh đạo và nhân viên. Bằng cách xây dựng một văn hóa trách nhiệm, xác định rõ vai trò, thúc đẩy giao tiếp minh bạch, đào tạo kỹ năng giải quyết vấn đề, cải thiện quản lý dự án, thiết lập cơ chế trách nhiệm rõ ràng, giải quyết tận gốc vấn đề văn hóa công ty, tổ chức sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, tích cực đoàn kết.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh