Hiện nay, nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng đã trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp nhờ vào tính tiện lợi, tốc độ và khả năng tiết kiệm thời gian và chi phí. Để giúp người dùng dễ dàng thực hiện việc nộp hồ sơ trực tuyến, Lạc Việt sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình nộp hồ sơ bằng chữ ký số trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
1. Lưu ý khi nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng
Hiện nay, việc nộp hồ sơ bằng chữ ký số được quy định tại nghị định 01/2021/NĐ-CP trong đó cần lưu ý như sau:
– Chữ ký số sử dụng để nộp hồ sơ là chữ ký số của cá nhân (phân biệt với CKS của công ty)
– Việc nộp HS bằng CKS hiện nay không khác biệt so với nộp hồ sơ bằng TK ĐKKD
2. Quy trình nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng bằng chữ ký số công cộng
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo quy định, trên giấy uỷ quyền cần có nội dung “cho phép người được uỷ quyền ký số xác thực vào tài liệu đính kèm khi nộp hồ sơ”
Bước 2: Scan tài liệu, người được uỷ quyền ký số vào tài liệu đăng ký kinh doanh
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại địa chỉ https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn và chọn nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng
Bước 4: Trong vòng 3 ngày làm việc phòng đăng ký kinh doanh sẽ phản hồi về tính hợp lệ của hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có)
Quy trình được quy đinh tại điều 44 nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ thì không cần nộp bản giấy
“Điều 44. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng chữ ký số
1. Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
3. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
4. Việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử thực hiện theo quy trình quy định tại Điều này.”
3. Một số câu hỏi khi nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng
3.1. Nộp hồ sơ bằng chữ ký số có được sử dụng hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu hay không?
Theo quy định tại điều 11 của văn bản này quy định về “Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp” tại đây giải thích rõ có 2 hình thức là dùng văn bản uỷ quyền cho các nhân hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ đối với tổ chức và giấy giới thiệu cho người thực hiện thủ tục do vậy hợp đồng cung cấp dịch vụ và giấy giới thiệu cũng là một trong những hình thức uỷ quyền khi đăng ký doanh nghiệp
3.2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh và chữ ký số công cộng có gì khác nhau?
– Trước đấy hồ sơ bằng TK ĐKKD thì phải nộp bản giấy, còn hồ sơ nộp bằng CKS công cộng thì không. Tuy nhiên, hiện nay HS bằng tài khoản ĐKKD cũng như CKS đều không cần nộp hồ sơ giấy
– Hồ sơ nộp bằng CKS công cộng cần ghi rõ về nội dung uỷ quyền hoặc cung cấp dịch vụ bao gồm cả nội dung “ký số xác thực vào hồ sơ của người trực tiếp thực hiện hồ sơ” hoặc ghi rõ “thực hiện nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng”. Dưới đây là ví dụ về nội dung thông báo bổ sung thông tin của Phòng ĐKKD thành phố HCM
3.3. Đối tượng uỷ quyền trên hồ sơ đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số công cộng? Chữ ký số công cộng là chữ ký số của công ty hay cá nhân?
Theo điều 12 nghị định 01/2021/NĐ_CP thì đối tượng uỷ quyền ở đây là “cá nhân” một số trường hợp uỷ quyền bởi “tổ chức” là sai so với quy định. Trên thực tế các phòng đăng ký kinh doanh vẫn chấp nhận ủy quyền cho tổ chức (hợp đồng cung cấp dịch vụ). Tuy nhiên chữ ký số công cộng trong mọi trường hợp là chữ ký số của cá nhân.
3.4. Cách thức ký số vào văn bản khi đăng ký kinh doanh như thế nào?
Trên thực tế có nhiều phần mềm cho phép ký số trên file word, pdf hay excel như SignOffline, PDF Signer…., tuy nhiên hiện tại người viết đang sử dụng Adobe Acrobat XI Pro để ký số.
3.5. Nộp phí công bố thông tin khi đăng ký kinh doanh bằng chữ ký số như thế nào?
Việc công bố thông tin hiện nay có thể thực hiện online (thanh toán qua thẻ ngân hàng) theo các bước đăng ký kinh doanh online trên hệ thống đăng ký kinh doanh (trước khi gửi hồ sơ)
Để quá trình nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm trình ký điện tử. LV-DX eSign cho phép ký duyệt online và ký số đa dạng các loại tài liệu điện tử trong và ngoài doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, giúp giảm đến 90% chi phí và thời gian so với việc ký truyền thống.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
