Cách ghi bảng chấm công hàng ngày chuẩn xác [Tải mẫu miễn phí]

Cùng Lạc Việt tìm hiểu ghi bảng chấm công mỗi ngày như thế nào chuyên nghiệp ngay trong bài viết này.

1. Cách ghi bảng chấm công hàng ngày là gì?

Bảng chấm công hàng ngày là tài liệu dùng để ghi nhận số giờ làm việc, thời gian nghỉ, đi muộn, tăng ca… của nhân viên theo từng ngày. Nó có thể được thực hiện bằng phương pháp thủ công (Excel, giấy) hoặc qua các hệ thống tự động như phần mềm HRM, máy chấm công vân tay, thẻ từ.

Ví dụ: Một bảng chấm công đơn giản có thể bao gồm các cột:

• Ngày làm việc
• Giờ vào, giờ ra
• Số giờ làm việc thực tế
• Loại giờ (công thường, làm thêm, nghỉ phép)
• Chữ ký xác nhận của nhân viên

Ý nghĩa của việc ghi bảng chấm công

• Đảm bảo minh bạch công bằng: Mọi giờ công, nghỉ phép hay làm thêm đều được ghi nhận rõ ràng, tránh tranh chấp giữa nhân viên và quản lý.
• Căn cứ tính lương thưởng: Bảng chấm công là tài liệu pháp lý quan trọng giúp bộ phận nhân sự tính lương chính xác minh bạch.
• Hỗ trợ quản lý nhân sự: Giúp nhà quản lý nắm rõ hiệu suất làm việc, nhận biết nhân viên đi muộn, nghỉ không phép hay làm thêm quá nhiều giờ.
• Tuân thủ pháp luật lao động: Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, doanh nghiệp có trách nhiệm ghi nhận thời gian làm việc, nghỉ phép của nhân viên để đảm bảo quyền lợi.

Ví dụ minh họa

Qua bảng ví dụ trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng tổng hợp giờ công, xử lý lương và phân tích hiệu quả làm việc của từng nhân viên. Đây là nền tảng để xây dựng quy trình chấm công chuyên nghiệp, giảm sai sót tăng hiệu quả quản lý nhân sự.

2. Hướng dẫn chi tiết cách ghi bảng chấm công hàng ngày

2.1. Chuẩn bị mẫu bảng chấm công

Trước khi bắt đầu ghi chấm công, doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu bảng chấm công phù hợp với quy mô, đặc thù công việc. Các dạng phổ biến gồm:

• Bảng chấm công giấy: Thích hợp với doanh nghiệp nhỏ, nhân sự ít. Ưu điểm là dễ triển khai, chi phí thấp. Nhược điểm là khó lưu trữ lâu dài, dễ sai sót khi tổng hợp.
• Bảng chấm công Excel/Word: Phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ. Ưu điểm: dễ tính toán tự động, có thể lưu trữ chia sẻ nhanh chóng. Nhược điểm: vẫn phụ thuộc vào nhập liệu thủ công, dễ sai sót nếu nhân viên nhiều.
• Phần mềm chấm công HRM: Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn. Ưu điểm: tự động ghi nhận giờ làm, liên kết trực tiếp với bảng lương, giảm sai sót lên đến 90%, cung cấp báo cáo chi tiết. Nhược điểm: cần đầu tư phần mềm, đào tạo nhân sự.

Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu bảng chấm công chuẩn theo hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

TẢI MẪU CHẤM CÔNG HÀNG NGÀY & TOÀN BỘ FILE CHẤM CÔNG PHỔ BIẾN TRONG DOANH NGHIỆP

2.2. Quy định ký hiệu thống nhất cách ghi

Để đảm bảo tính chính xác nhất quán, doanh nghiệp cần thống nhất ký hiệu sử dụng trong bảng chấm công. Một số ký hiệu phổ biến:

• X: Có mặt
• P: Nghỉ phép
• L: Làm thêm giờ
• KP: Không phép
• OM: Nghỉ ốm

Việc thống nhất ký hiệu giúp tránh nhầm lẫn, sai sót, làm cơ sở cho việc tổng hợp dữ liệu cuối tháng. Ví dụ, nếu mỗi bộ phận dùng ký hiệu khác nhau cho cùng một loại giờ nghỉ, việc tính lương có thể bị sai dẫn đến tranh chấp với nhân viên.

2.3. Ghi nhận dữ liệu chấm công hàng ngày

Quy trình ghi nhận dữ liệu cần rõ ràng minh bạch, đảm bảo mọi giờ làm việc đều được theo dõi:

• Nhân viên điểm danh/chấm công: Sử dụng máy chấm công, phần mềm hoặc ghi tay.
• Bộ phận nhân sự ghi nhận kiểm tra: Xác nhận dữ liệu đầu vào, nhập vào bảng tổng hợp hoặc phần mềm HRM.
• Lưu trữ đối chiếu cuối tháng: So sánh với phiếu nghỉ phép, đơn tăng ca, đảm bảo dữ liệu chính xác.

Ví dụ minh họa:

Qua bảng này, quản lý có thể dễ dàng theo dõi giờ công, làm thêm, nghỉ phép từ đó tối ưu việc tính lương và thưởng.

2.4. Tổng hợp đối chiếu cuối tháng

Cuối tháng, doanh nghiệp cần tổng hợp đối chiếu dữ liệu để chuẩn bị bảng lương báo cáo:

• Cộng giờ công: Bao gồm giờ công chuẩn, tăng ca, làm thêm giờ.
• Kiểm tra đối chiếu: So sánh với đơn xin nghỉ phép, tăng ca, đảm bảo mọi dữ liệu chính xác.
• Tránh sai sót: Nhân sự quản lý dữ liệu phải kiểm tra kỹ trước khi gửi báo cáo cho Ban giám đốc.

Nhờ quy trình này, các tổ chức, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng độ chính xác, minh bạch nâng cao niềm tin của nhân viên.

3. Sai lầm thường gặp khi ghi bảng chấm công hàng ngày

Việc ghi bảng chấm công hàng ngày tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại dễ phát sinh nhiều sai sót nếu doanh nghiệp không có quy trình chuẩn. Dưới đây là những sai lầm phổ biến và cách nhận biết, giúp các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về cách ghi bảng chấm công hàng ngày tránh được rủi ro:

3.1. Không thống nhất ký hiệu

Một trong những sai lầm thường gặp là sử dụng ký hiệu không đồng nhất giữa các bộ phận hoặc giữa các nhân sự quản lý. Ví dụ, ký hiệu “P” có thể được hiểu là nghỉ phép theo Luật Lao động ở một phòng ban, nhưng lại được hiểu là nghỉ không lương ở phòng khác.

Hậu quả: Dữ liệu chấm công bị mâu thuẫn dẫn đến tính lương sai hoặc tranh chấp với nhân viên.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần ban hành quy định ký hiệu chuẩn phổ biến đến tất cả bộ phận, đồng thời hướng dẫn nhân viên cách sử dụng.

3.2. Nhập liệu thủ công dễ sai sót

Khi bảng chấm công được nhập tay trên giấy hoặc Excel, rủi ro sai sót rất cao: nhập nhầm giờ vào/ra, bỏ sót ngày công, tính nhầm số giờ tăng ca.

Giải pháp: Sử dụng máy chấm công hoặc phần mềm HRM tự động ghi nhận giờ công, liên kết trực tiếp với bảng lương, giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch.

3.3. Không lưu trữ đầy đủ, khó kiểm tra

Một sai lầm khác là không lưu trữ bảng chấm công cẩn thận, hoặc chỉ giữ bảng giấy mà không số hóa dữ liệu. Khi có tranh chấp về lương, nghỉ phép hay tăng ca, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm tra chứng minh.

Giải pháp:

• Lưu trữ bảng chấm công theo cả phiên bản giấy và điện tử.
• Sử dụng phần mềm có bảo mật dữ liệu nhật ký truy cập giúp dễ dàng đối chiếu khi cần.

3.4. Sử dụng mẫu bảng không phù hợp với đặc thù doanh nghiệp

Một số doanh nghiệp sử dụng mẫu bảng chấm công chung, không phù hợp với loại hình làm việc, ca kíp hay số lượng nhân viên. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất nhiều ca lại dùng mẫu chỉ dành cho giờ hành chính.

Hậu quả: Không theo dõi chính xác giờ làm, tăng ca hoặc nghỉ phép, gây khó khăn trong tính lương và quản lý nhân sự.

Giải pháp: Thiết kế mẫu bảng chấm công linh hoạt, phản ánh đúng đặc thù doanh nghiệp. Ví dụ, chia theo ca kíp, loại giờ công (công thường, tăng ca, nghỉ phép), tích hợp cột ghi chú để nắm thông tin chi tiết.

4. Giải pháp tối ưu ghi bảng chấm công hàng ngày

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về cách ghi bảng chấm công hàng ngày, việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ quyết định hiệu quả quản lý nhân sự và tính lương. Hiện nay, có ba phương pháp phổ biến:

4.1 Ghi tay/Excel

• Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, nhân sự ít.
• Ưu điểm: chi phí thấp, dễ triển khai.
• Nhược điểm: dễ sai sót khi nhập liệu, khó tổng hợp dữ liệu lớn, mất nhiều thời gian kiểm tra.

4.2 Máy chấm công vân tay/thẻ từ:

• Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn nhiều ca làm việc.
• Ưu điểm: tự động ghi nhận giờ công, giảm gian lận chấm công.
• Nhược điểm: chỉ ghi nhận dữ liệu, vẫn cần người tổng hợp, đối chiếu, tính lương thủ công.

4.3 Phần mềm chấm công – tính lương tự động (HRM)

Đây là giải pháp tối ưu nhất cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quản lý nhân sự và giảm sai sót.

Lạc Việt SureHCS là phần mềm quản lý nhân sự HRM được thiết kế dành riêng cho các tổ chức doanh nghiệp giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ nhân viên đến theo dõi phúc lợi, đánh giá hiệu suất. Với giao diện trực quan dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp, SureHCS HRM giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, giảm sai sót nâng cao hiệu quả quản lý.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm Lạc Việt SureHCS HRM:

• Tự động ghi nhận giờ làm việc: Mọi giờ công, tăng ca, nghỉ phép đều được ghi nhận chính xác, giảm tới 95% sai sót so với phương pháp thủ công.
• Dữ liệu liên kết trực tiếp với bảng lương: Nhân viên chấm công, hệ thống tự động tổng hợp, kết nối với phần mềm tính lương giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian giảm rủi ro sai sót.
• Báo cáo chi tiết nhanh chóng cho quản lý: Quản lý có thể theo dõi hiệu suất làm việc, tổng hợp giờ tăng ca, nghỉ phép theo từng nhân viên hoặc phòng ban chỉ với vài thao tác.
• Hỗ trợ mọi hình thức làm việc: Dù doanh nghiệp áp dụng giờ hành chính, ca kíp hay làm việc linh hoạt, Lạc Việt SureHCS HRM đều có thể thiết lập theo dõi chính xác.
• Bảo mật lưu trữ dữ liệu lâu dài: Dữ liệu được lưu trữ điện tử, đảm bảo truy xuất dễ dàng khi cần kiểm tra hay đối chiếu, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật về lao động.

CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS

LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.

Tính năng nổi bật:

• Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể 
• Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên 
• Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
• Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá 
• Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI 
• Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.

TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ

Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự 

• LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
• LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
• LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS

• Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
• Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
• Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Đăng ký PM nhân sự

Chức vụChủ doanh nghiệpGiám đốc/Phó giám đốcTrưởng phòng Kế toánTrưởng phòng Mua hàngTrưởng phòng ITTrưởng phòng Nhân sựTrưởng phòng MarketingTrưởng phòng Kinh doanhQuản lý dự ánNhân viênKhác

Quy mô nhân sựSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Rất Lớn (>3000)

Ngành nghềDịch vụ côngTài chính/ngân hàng/bảo hiểmXây dựng/bất động sảnDầu khí/nướcGiáo dục/đào tạoBán lẻThực phẩm/hàng tiêu dùngDược phẩm/Y tế/CN sinh họcDệt/maySản xuất công nghiệp nặng (cơ khí, xi măng, thẹ́p, điện…)Sản xuất giấy/bao bìSản xuất khácCông nghệ cao (CNTT, điện tử)Dịch vụ Tư vấn/HR/kế toánLàm đẹp/spa/thẩm mỹVận tải/kho bãiÔ tô/xe máy/thiết bịDịch vụ lưu trúDịch vụ ăn uống/giải tríDịch vụ thương mại khácKhác

Bằng cách nhấn vào nút Gửi yêu cầu, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của Lạc Việt.

Gửi yêu cầu

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?

• Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
• Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
• Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc

 

Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 0901 555 063
• Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
• Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM

Việc ghi bảng chấm công hàng ngày không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch, công bằng chính xác trong quản lý nhân sự và tính lương. Áp dụng đúng phương pháp, kết hợp với công cụ hỗ trợ như phần mềm Lạc Việt SureHCS HRM, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian nâng cao trải nghiệm nhân viên. Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về cách ghi bảng chấm công hàng ngày, việc triển khai một quy trình chuẩn cùng công cụ tối ưu là bước đi thiết thực để tăng hiệu quả quản lý vận hành.