Trong quản trị nhân sự, bảng chấm công không chỉ là công cụ ghi nhận giờ làm việc của nhân viên, mà còn là cơ sở quan trọng để tính lương, thưởng và đánh giá năng suất. Một bảng chấm công rõ ràng, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian đảm bảo tính minh bạch.
Tuy nhiên, không phải HR cũng biết cách làm bảng chấm công hiệu quả, đặc biệt khi cần ứng dụng Excel để quản lý dữ liệu số lượng nhân viên lớn. Bài viết này Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm bảng chấm công vừa dễ thực hiện, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình chấm công – tính lương.
Để bắt đầu, doanh nghiệp có thể tải ngay mẫu bảng chấm công chuẩn để áp dụng ngay cho phòng nhân sự, từ đó tiết kiệm thời gian, nâng cao tính minh bạch, tối ưu quy trình quản lý nhân sự.
1. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel chuẩn chi tiết nhất
Bước 1: Xác định cấu trúc bảng chấm công
Trước khi bắt tay vào tạo bảng trên Excel, bộ phận nhân sự cần xác định rõ dạng bảng sẽ sử dụng. Cấu trúc phổ biến gồm:
- Hàng ngang: Danh sách nhân viên (mã nhân viên, họ tên, bộ phận).
- Cột dọc: Các ngày trong tháng (từ 1 đến 31), cộng thêm các cột tổng số công, ngày nghỉ, làm thêm giờ, ghi chú.
Việc xác định cấu trúc rõ ràng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa, đồng thời hạn chế nhầm lẫn khi nhập dữ liệu.
Ví dụ: Nếu công ty áp dụng cách ghi bảng chấm công hàng ngày theo ca, cần bổ sung cột Ca sáng, Ca chiều, Ca đêm; còn nếu tính công theo giờ, nên có cột “Giờ vào” và “Giờ ra” để dễ tính toán.
Bước 2: Tạo và định dạng bảng trên Excel
Mở một trang tính mới, nhập tiêu đề bảng, tạo khung bảng với hàng/cột như đã xác định ở bước 1. Sử dụng tính năng Merge & Center để gộp ô tiêu đề, định dạng chữ in đậm, căn giữa giúp bảng dễ đọc hơn.
Một số lưu ý để bảng chấm công chuyên nghiệp hơn:
- Sử dụng Conditional Formatting để tự động tô màu những ô có ký hiệu nghỉ (P – nghỉ phép, L – nghỉ lễ, KL – nghỉ không lương).
- Đóng khung toàn bộ bảng và cố định hàng tiêu đề để khi cuộn xuống vẫn thấy tên cột.
- Áp dụng Data Validation để hạn chế nhập sai ký hiệu chấm công. Ví dụ: chỉ cho phép nhập P, L, KL hoặc số giờ làm.
Bước 3: Ứng dụng công thức Excel để tự động tính toán
Sau khi đã có bảng, bước quan trọng là thiết lập các công thức để Excel tự động tính tổng công, số giờ làm thêm, hoặc trừ ngày nghỉ. Một số công thức thường dùng:
- COUNTIF: Đếm số ngày làm hoặc ngày nghỉ theo ký hiệu. Ví dụ: =COUNTIF(B2:AF2,”P”) để đếm số ngày nghỉ phép.
- SUM: Tính tổng số giờ làm nếu chấm công theo giờ.
- IF kết hợp với VLOOKUP: Xác định phân loại công theo quy tắc công ty (ví dụ: nếu làm thêm giờ ngày lễ, hệ số công gấp 3).
Việc này giúp giảm đáng kể thời gian tính toán cuối tháng.
Bước 4: Thiết lập công thức tính toán tự động
Sau khi đã có khung bảng và dữ liệu chấm công, bước tiếp theo là áp dụng các công thức để Excel tự động tính toán. Ví dụ:
- Tính số ngày công thực tế: Dùng hàm COUNTIF hoặc SUMPRODUCT để đếm số ô có ký hiệu làm việc (ví dụ “X”) trong tháng.
- Tính giờ làm thêm: Sử dụng hàm SUM hoặc IF kết hợp để cộng giờ làm ngoài thời gian quy định.
- Tính tổng công quy đổi: Với những ca làm đặc biệt (ca đêm, ngày lễ), áp dụng hệ số nhân theo quy định của doanh nghiệp.
Việc thiết lập công thức không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm rủi ro sai sót.
Bước 5: Kiểm tra xác minh dữ liệu
Trước khi sử dụng bảng chấm công để tính lương, cần đối chiếu dữ liệu để đảm bảo độ chính xác. Một số bước kiểm tra thường dùng:
- So sánh dữ liệu chấm công với báo cáo từ máy chấm công hoặc ứng dụng quản lý thời gian.
- Rà soát các ký hiệu đặc biệt như nghỉ phép, nghỉ ốm, làm thêm… để đảm bảo đã được ghi nhận đúng.
- Kiểm tra sự khớp giữa tổng số ngày công, số ngày trong tháng, tránh trường hợp thiếu hoặc dư dữ liệu.
Đây là bước quan trọng vì chỉ cần một sai lệch nhỏ trong chấm công có thể dẫn đến tranh chấp lao động hoặc ảnh hưởng tới uy tín bộ phận nhân sự.
Bước 6: Lưu trữ chia sẻ bảng chấm công
Sau khi hoàn thiện, bảng chấm công cần được lưu trữ khoa học bảo mật. Có thể lưu file theo cấu trúc: Năm → Tháng → Bộ phận.
- Bảo mật dữ liệu: Sử dụng tính năng đặt mật khẩu cho file Excel hoặc lưu trữ trên hệ thống nội bộ có phân quyền truy cập.
- Chia sẻ linh hoạt: Nếu cần gửi cho lãnh đạo hoặc các bộ phận liên quan, có thể xuất sang PDF để tránh chỉnh sửa ngoài ý muốn.
Theo SHRM (Hiệp hội Quản trị Nhân sự Hoa Kỳ), việc lưu trữ dữ liệu chấm công tối thiểu 3 năm là cần thiết để phục vụ đối chiếu, báo cáo hoặc kiểm toán nội bộ.
Bước 7: Áp dụng công thức định dạng để tính toán tự động
Sau khi đã nhập dữ liệu chấm công ban đầu, đây là lúc bạn thiết lập các công thức và định dạng để bảng chấm công trở nên “thông minh” hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF để đếm số ngày đi làm đủ công, hoặc SUM để tính tổng số giờ làm thêm. Để tính lương hoặc phụ cấp dựa trên công, có thể kết hợp VLOOKUP hoặc INDEX-MATCH để truy xuất đơn giá công từ một bảng tham chiếu.
Việc áp dụng công thức không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đến 90% nguy cơ sai sót so với nhập liệu thủ công, theo thống kê từ Microsoft về hiệu quả của tự động hóa trong Excel.
Bên cạnh đó, định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) sẽ giúp bạn dễ dàng nhận diện ngày nghỉ, công thiếu hoặc lỗi nhập liệu. Điều này đặc biệt hữu ích khi quản lý số lượng nhân viên lớn, tránh tình trạng bỏ sót thông tin.
Bước 8: Lưu trữ, bảo mật và chia sẻ bảng chấm công
Sau khi bảng chấm công đã hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần có chiến lược lưu trữ và bảo mật dữ liệu. Hãy đặt tên file theo quy ước rõ ràng (ví dụ: “Bang_cham_cong_T7_2025.xlsx”), lưu ở thư mục quản lý chung hoặc trên nền tảng lưu trữ đám mây như OneDrive, Google Drive.
Việc phân quyền truy cập cũng rất quan trọng: nhân viên chỉ nên được xem dữ liệu của bộ phận mình, trong khi phòng nhân sự hoặc kế toán mới có quyền chỉnh sửa để đảm bảo tính minh bạch nhưng vẫn bảo vệ thông tin nhạy cảm về tiền lương.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên thiết lập lịch sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu do lỗi hệ thống hoặc sự cố ngoài ý muốn.
2. Tải ngay mẫu bảng chấm công chuẩn cho doanh nghiệp
Để việc quản lý nhân sự trở nên đơn giản chính xác, doanh nghiệp nên áp dụng mẫu bảng chấm công chuẩn. Những mẫu bảng này đã được thiết kế để phù hợp với nhiều hình thức làm việc, dễ dàng sử dụng giúp phòng nhân sự tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Các mẫu bảng chấm công phổ biến
- Bảng chấm công theo ca: Ghi nhận giờ vào, giờ ra cho từng ca làm việc, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều ca khác nhau trong ngày.
- Bảng chấm công theo giờ: Thích hợp với nhân viên làm việc linh hoạt, tính giờ công chính xác từng phút.
- Bảng chấm công làm thêm giờ: Ghi nhận giờ làm thêm ngoài giờ chính thức, phục vụ tính lương thưởng OT.
- Bảng chấm công nghỉ phép: Theo dõi ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ của nhân viên, đảm bảo tính minh bạch tuân thủ luật lao động.
Tải đầy đủ các loại bảng chấm công phổ biến trong doanh nghiệp tại bài viết “ 10+ Mẫu bảng chấm công file excel/word 2025 miễn phí dễ dùng”
3. Lưu ý khi thiết kế làm bảng chấm công trên excel
3.1 Tuân thủ quy định pháp luật về lao động
Khi thiết kế bảng chấm công, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả các thông tin được ghi nhận phù hợp với Bộ luật Lao động Việt Nam 2019. Điều này bao gồm: giờ làm việc tiêu chuẩn, giờ làm thêm, ngày nghỉ phép, nghỉ lễ quyền lợi của người lao động.
Ví dụ, theo luật, một nhân viên không được làm việc quá 48 giờ/tuần trong điều kiện bình thường và làm thêm giờ phải được ghi nhận cụ thể để tính lương theo đúng quy định. Việc tuân thủ này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, tranh chấp về lương phúc lợi đồng thời xây dựng môi trường làm việc minh bạch, công bằng.
3.2 Nguyên tắc quản lý dữ liệu chính xác, minh bạch
Dữ liệu chấm công là nền tảng để tính lương, thưởng, đánh giá hiệu quả làm việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc:
- Kiểm tra chéo thông tin: Xác nhận giờ vào/ra, giờ làm thêm và nghỉ phép với từng nhân viên.
- Hạn chế gian lận: Sử dụng các biện pháp kiểm soát, ví dụ chữ ký điện tử, chấm công bằng vân tay hoặc QR code.
- Lưu trữ bảo mật: Dữ liệu chấm công cần được lưu trữ có hệ thống, dễ truy xuất khi cần, bảo mật theo quy định.
3.3 Kết hợp phần mềm quản lý nhân sự để tối ưu
Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự như LV SureHCS mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Tự động hóa chấm công: Nhân viên có thể chấm công bằng nhiều hình thức: vân tay, QR code, app di động, giúp ghi nhận giờ làm việc chính xác.
- Tính lương nhanh chính xác: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu từ bảng chấm công để tính lương, giảm thiểu sai sót so với tính thủ công trên Excel.
- Báo cáo phân tích: Xuất báo cáo tổng hợp theo phòng ban, nhân viên, ca làm việc; hỗ trợ ra quyết định quản lý hiệu quả.
Giá trị thực tế:
- Tiết kiệm 30–50% thời gian so với phương pháp truyền thống.
- Đảm bảo minh bạch, tuân thủ pháp luật lao động.
- Giúp phòng nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
4. Ứng dụng phần mềm nhân sự LV SureHCS để tối ưu bảng chấm công
Để quản lý bảng chấm công một cách chuyên nghiệp, chính xác tiết kiệm thời gian, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn LV SureHCS – giải pháp quản lý nhân sự toàn diện. Phần mềm không chỉ hỗ trợ tạo và lưu trữ bảng chấm công theo nhiều hình thức (theo ca, theo giờ, làm thêm, nghỉ phép) mà còn tự động tổng hợp dữ liệu, tính toán giờ công xuất báo cáo nhanh chóng.
Lợi ích khi sử dụng LV SureHCS:
- Tự động hóa chấm công: Nhân viên có thể chấm công qua nhiều hình thức như vân tay, QR code, app di động giúp giảm sai sót so với ghi thủ công hay Excel.
- Tích hợp tính lương thông minh: Dữ liệu từ bảng chấm công được hệ thống tự động tổng hợp, hỗ trợ tính lương, thưởng, làm thêm giờ, giảm 40–50% thời gian xử lý so với phương pháp truyền thống.
- Báo cáo phân tích hiệu quả: Phần mềm xuất báo cáo tổng hợp theo nhân viên, phòng ban hoặc ca làm việc, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhân sự chính xác.
- Minh bạch tuân thủ pháp luật: Mọi dữ liệu được lưu trữ an toàn, dễ kiểm tra đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Dùng thử miễn phí LV SureHCS ngay để bắt đầu quản lý bảng chấm công hiệu quả, minh bạch và tiết kiệm thời gian
Việc nắm vững cách làm bảng chấm công không chỉ giúp bộ phận nhân sự giảm áp lực xử lý dữ liệu hàng tháng mà còn mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp về quản lý nhân sự và chi phí. Khi kết hợp bảng chấm công chuẩn với các công cụ như Excel hoặc phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong kiểm soát giờ công, hạn chế sai sót tăng tính minh bạch trong trả lương. Nếu doanh nghiệp muốn nâng cấp từ bảng chấm công thủ công sang giải pháp tự động hóa, việc áp dụng phần mềm quản lý chấm công – tính lương sẽ là bước đi chiến lược giúp tiết kiệm 30–50% thời gian xử lý, nâng cao hiệu quả vận hành.
