Trong quản trị nhân sự, bảng chấm công không chỉ là công cụ ghi nhận giờ làm việc của nhân viên, mà còn là cơ sở quan trọng để tính lương, thưởng và đánh giá năng suất. Một bảng chấm công rõ ràng, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, tiết kiệm thời gian đảm bảo tính minh bạch.
Tuy nhiên, không phải HR cũng biết cách làm bảng chấm công hiệu quả, đặc biệt khi cần ứng dụng Excel để quản lý dữ liệu số lượng nhân viên lớn. Bài viết này Lạc Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm bảng chấm công vừa dễ thực hiện, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình chấm công – tính lương.
Để bắt đầu, doanh nghiệp có thể tải ngay mẫu bảng chấm công chuẩn để áp dụng ngay cho phòng nhân sự, từ đó tiết kiệm thời gian, nâng cao tính minh bạch, tối ưu quy trình quản lý nhân sự.
1. Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel chuẩn chi tiết nhất
Chi tiết 8 Bước làm bảng chấm công trên excel chuẩn cho doanh nghiệp
- Bước 1: Xác định cấu trúc bảng chấm công
- Bước 2: Tạo và định dạng bảng trên Excel
- Bước 3: Ứng dụng công thức Excel để tự động tính toán
- Bước 4: Thiết lập công thức tính toán tự động
- Bước 5: Kiểm tra xác minh dữ liệu
- Bước 6: Lưu trữ chia sẻ bảng chấm công
- Bước 7: Áp dụng công thức định dạng để tính toán tự động
- Bước 8: Lưu trữ, bảo mật và chia sẻ bảng chấm công
Bước 1: Xác định cấu trúc bảng chấm công
Trước khi bắt tay vào tạo bảng trên Excel, bộ phận nhân sự cần xác định rõ dạng bảng sẽ sử dụng. Cấu trúc phổ biến gồm:
- Hàng ngang: Danh sách nhân viên (mã nhân viên, họ tên, bộ phận).
- Cột dọc: Các ngày trong tháng (từ 1 đến 31), cộng thêm các cột tổng số công, ngày nghỉ, làm thêm giờ, ghi chú.
Việc xác định cấu trúc rõ ràng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa, đồng thời hạn chế nhầm lẫn khi nhập dữ liệu.
Ví dụ: Nếu công ty áp dụng cách ghi bảng chấm công hàng ngày theo ca, cần bổ sung cột Ca sáng, Ca chiều, Ca đêm; còn nếu tính công theo giờ nên có cột “Giờ vào” và “Giờ ra” để dễ tính toán.
Bước 2: Tạo và định dạng bảng trên Excel
Mở một trang tính mới, nhập tiêu đề bảng, tạo khung bảng với hàng/cột như đã xác định ở bước 1. Sử dụng tính năng Merge & Center để gộp ô tiêu đề, định dạng chữ in đậm, căn giữa giúp bảng dễ đọc hơn.
Một số lưu ý để bảng chấm công chuyên nghiệp hơn:
- Sử dụng Conditional Formatting để tự động tô màu những ô có nhóm ký hiệu chấm công nghỉ (P – nghỉ phép, L – nghỉ lễ, KL – nghỉ không lương).
- Đóng khung toàn bộ bảng và cố định hàng tiêu đề để khi cuộn xuống vẫn thấy tên cột.
- Áp dụng Data Validation để hạn chế nhập sai ký hiệu chấm công. Ví dụ: chỉ cho phép nhập P, L, KL hoặc số giờ làm.
Bước 3: Ứng dụng công thức Excel để tự động tính toán
Sau khi đã có bảng, bước quan trọng là thiết lập các công thức để Excel tự động tính tổng công, số giờ làm thêm hoặc trừ ngày nghỉ. Một số công thức thường dùng:
- COUNTIF: Đếm số ngày làm hoặc ngày nghỉ theo ký hiệu. Ví dụ: =COUNTIF(B2:AF2,”P”) để đếm số ngày nghỉ phép.
- SUM: Tính tổng số giờ làm nếu chấm công theo giờ.
- IF kết hợp với VLOOKUP: Xác định phân loại công theo quy tắc công ty (ví dụ: nếu làm thêm giờ ngày lễ, hệ số công gấp 3).
Việc này giúp giảm đáng kể thời gian tính toán cuối tháng.
Bước 4: Thiết lập công thức tính toán tự động
Sau khi đã có khung bảng và dữ liệu chấm công, bước tiếp theo là áp dụng các công thức để Excel tự động tính toán. Ví dụ:
- Tính số ngày công thực tế: Dùng hàm COUNTIF hoặc SUMPRODUCT để đếm số ô có ký hiệu làm việc (ví dụ “X”) trong tháng.
- Tính giờ làm thêm: Sử dụng hàm SUM hoặc IF kết hợp để cộng giờ làm ngoài thời gian quy định.
- Tính tổng công quy đổi: Với những ca làm đặc biệt (ca đêm, ngày lễ), áp dụng hệ số nhân theo quy định của doanh nghiệp.
Việc thiết lập công thức không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm rủi ro sai sót.
Bước 5: Kiểm tra xác minh dữ liệu
Trước khi sử dụng bảng chấm công để tính lương, cần đối chiếu dữ liệu để đảm bảo độ chính xác. Một số bước kiểm tra thường dùng:
- So sánh dữ liệu chấm công với báo cáo từ máy chấm công hoặc ứng dụng quản lý thời gian.
- Rà soát các ký hiệu đặc biệt như nghỉ phép, nghỉ ốm, làm thêm… để đảm bảo đã được ghi nhận đúng.
- Kiểm tra sự khớp giữa tổng số ngày công, số ngày trong tháng, tránh trường hợp thiếu hoặc dư dữ liệu.
Đây là bước quan trọng vì chỉ cần một sai lệch nhỏ trong chấm công có thể dẫn đến tranh chấp lao động hoặc ảnh hưởng tới uy tín bộ phận nhân sự.
Bước 6: Lưu trữ chia sẻ bảng chấm công
Sau khi hoàn thiện, bảng chấm công cần được lưu trữ khoa học bảo mật. Có thể lưu file theo cấu trúc: Năm → Tháng → Bộ phận.
- Bảo mật dữ liệu: Sử dụng tính năng đặt mật khẩu cho file Excel hoặc lưu trữ trên hệ thống nội bộ có phân quyền truy cập.
- Chia sẻ linh hoạt: Nếu cần gửi cho lãnh đạo hoặc các bộ phận liên quan, có thể xuất sang PDF để tránh chỉnh sửa ngoài ý muốn.
Theo SHRM (Hiệp hội Quản trị Nhân sự Hoa Kỳ), việc lưu trữ dữ liệu chấm công tối thiểu 3 năm là cần thiết để phục vụ đối chiếu, báo cáo hoặc kiểm toán nội bộ.
Bước 7: Áp dụng công thức định dạng để tính toán tự động
Sau khi đã nhập dữ liệu chấm công ban đầu, đây là lúc bạn thiết lập các công thức và định dạng để bảng chấm công trở nên “thông minh” hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF để đếm số ngày đi làm đủ công, hoặc SUM để tính tổng số giờ làm thêm. Để tính lương hoặc phụ cấp dựa trên công, có thể kết hợp VLOOKUP hoặc INDEX-MATCH để truy xuất đơn giá công từ một bảng tham chiếu.
Việc áp dụng công thức không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đến 90% nguy cơ sai sót so với nhập liệu thủ công, theo thống kê từ Microsoft về hiệu quả của tự động hóa trong Excel.
Bên cạnh đó, định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) sẽ giúp bạn dễ dàng nhận diện ngày nghỉ, công thiếu hoặc lỗi nhập liệu. Điều này đặc biệt hữu ích khi quản lý số lượng nhân viên lớn, tránh tình trạng bỏ sót thông tin.
Bước 8: Lưu trữ, bảo mật và chia sẻ bảng chấm công
Sau khi bảng chấm công đã hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần có chiến lược lưu trữ và bảo mật dữ liệu. Hãy đặt tên file theo quy ước rõ ràng (ví dụ: “Bang_cham_cong_T7_2025.xlsx”), lưu ở thư mục quản lý chung hoặc trên nền tảng lưu trữ đám mây như OneDrive, Google Drive.
Việc phân quyền truy cập cũng rất quan trọng: nhân viên chỉ nên được xem dữ liệu của bộ phận mình, trong khi phòng nhân sự hoặc kế toán mới có quyền chỉnh sửa để đảm bảo tính minh bạch nhưng vẫn bảo vệ thông tin nhạy cảm về tiền lương.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên thiết lập lịch sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu do lỗi hệ thống hoặc sự cố ngoài ý muốn.
2. Tham khảo mẫu bảng chấm công file excel chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Để việc quản lý nhân sự trở nên đơn giản chính xác, doanh nghiệp nên áp dụng mẫu bảng chấm công chuẩn. Những mẫu bảng này đã được thiết kế để phù hợp với nhiều hình thức làm việc, dễ dàng sử dụng giúp phòng nhân sự tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Các mẫu bảng chấm công phổ biến
- Bảng chấm công theo ca: Ghi nhận giờ vào, giờ ra cho từng ca làm việc, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều ca khác nhau trong ngày.
- Bảng chấm công theo giờ: Thích hợp với nhân viên làm việc linh hoạt, tính giờ công chính xác từng phút.
- Bảng chấm công làm thêm giờ: Ghi nhận giờ làm thêm ngoài giờ chính thức, phục vụ tính lương thưởng OT.
- Bảng chấm công nghỉ phép: Theo dõi ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ của nhân viên, đảm bảo tính minh bạch tuân thủ luật lao động.
Tải đầy đủ các loại bảng chấm công phổ biến trong doanh nghiệp tại bài viết “ 10+ Mẫu bảng chấm công file excel/word 2025 miễn phí dễ dùng”
3. Lưu ý khi thiết kế làm bảng chấm công trên excel
3.1 Tuân thủ quy định pháp luật về lao động
Khi thiết kế bảng chấm công, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả các thông tin được ghi nhận phù hợp với Bộ luật Lao động Việt Nam 2019. Điều này bao gồm: giờ làm việc tiêu chuẩn, giờ làm thêm, ngày nghỉ phép, nghỉ lễ quyền lợi của người lao động.
Ví dụ, theo luật, một nhân viên không được làm việc quá 48 giờ/tuần trong điều kiện bình thường và làm thêm giờ phải được ghi nhận cụ thể để tính lương theo đúng quy định. Việc tuân thủ này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, tranh chấp về lương phúc lợi đồng thời xây dựng môi trường làm việc minh bạch, công bằng.
3.2 Nguyên tắc quản lý dữ liệu chính xác, minh bạch
Dữ liệu chấm công là nền tảng để tính lương, thưởng, đánh giá hiệu quả làm việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc:
- Kiểm tra chéo thông tin: Xác nhận giờ vào/ra, giờ làm thêm và nghỉ phép với từng nhân viên.
- Hạn chế gian lận: Sử dụng các biện pháp kiểm soát, ví dụ chữ ký điện tử, chấm công bằng vân tay hoặc QR code.
- Lưu trữ bảo mật: Dữ liệu chấm công cần được lưu trữ có hệ thống, dễ truy xuất khi cần, bảo mật theo quy định.
3.3 Kết hợp phần mềm quản lý nhân sự để tối ưu
Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự như LV SureHCS mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:
- Tự động hóa chấm công: Nhân viên có thể chấm công bằng nhiều hình thức: vân tay, QR code, app di động giúp ghi nhận giờ làm việc chính xác.
- Tính lương nhanh chính xác: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu từ bảng chấm công để tính lương, giảm thiểu sai sót so với tính thủ công trên Excel.
- Báo cáo phân tích: Xuất báo cáo tổng hợp theo phòng ban, nhân viên, ca làm việc; hỗ trợ ra quyết định quản lý hiệu quả.
Giá trị thực tế:
- Tiết kiệm 30–50% thời gian so với phương pháp truyền thống.
- Đảm bảo minh bạch, tuân thủ pháp luật lao động.
- Giúp phòng nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
4. Ứng dụng phần mềm nhân sự LV SureHCS để tối ưu bảng chấm công
Để quản lý bảng chấm công một cách chuyên nghiệp chính xác tiết kiệm thời gian, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn LV SureHCS – giải pháp quản lý nhân sự toàn diện. Phân hệ phần mềm chấm công của SureHCS không chỉ hỗ trợ tạo và lưu trữ bảng chấm công theo nhiều hình thức (theo ca, theo giờ, làm thêm, nghỉ phép) mà còn tự động tổng hợp dữ liệu, tính toán giờ công xuất báo cáo nhanh chóng.
Lợi ích khi sử dụng Lạc Việt SureHCS HRM:
- Tự động hóa chấm công: Nhân viên có thể chấm công qua nhiều hình thức như vân tay, QR code, app di động giúp giảm sai sót so với ghi thủ công hay Excel.
- Tích hợp tính lương thông minh: Dữ liệu từ bảng chấm công được hệ thống tự động tổng hợp, hỗ trợ tính lương, thưởng, làm thêm giờ, giảm 40–50% thời gian xử lý so với phương pháp truyền thống.
- Báo cáo phân tích hiệu quả: Phần mềm xuất báo cáo tổng hợp theo nhân viên, phòng ban hoặc ca làm việc, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhân sự chính xác.
- Minh bạch tuân thủ pháp luật: Mọi dữ liệu được lưu trữ an toàn, dễ kiểm tra đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm.
LẠC VIỆT SUREHCS – QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG C&B, TÙY CHỈNH CHUYÊN SÂU CHO DOANH NGHIỆP LỚN
Lạc Việt SureHCS là phần mềm HRM quản lý nhân sự toàn diện, được phát triển bởi Lạc Việt – đơn vị hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013.
SureHCS không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ nhân sự tiêu chuẩn, mà được thiết kế để xử lý các bài toán nhân sự – C&B – tiền lương phức tạp, quy mô lớn, đa công ty, đa ngành, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp FDI, tập đoàn, nhà máy sản xuất, logistics, hàng không, khách sạn, thương mại – dịch vụ.
Hệ thống được triển khai linh hoạt On-premise hoặc theo mô hình tùy chỉnh chuyên sâu, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự – chấm công – tính lương – phúc lợi – bảo hiểm, thay thế hoàn toàn việc quản lý thủ công bằng Excel rời rạc.
Các phân hệ cốt lõi của phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS:
- Phân hệ Tuyển dụng – Đào tạo: Quản lý xuyên suốt tuyển dụng, hội nhập đào tạo nhân sự, hỗ trợ xây dựng Talent Pipeline cho doanh nghiệp quy mô lớn.
- Cổng thông tin & Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân sự điện tử tập trung, cổng self-service cho người lao động và ký hợp đồng lao động điện tử ngay trên hệ thống.
- Phân hệ Chấm công: Chấm công đa hình thức (vân tay, nhận diện khuôn mặt Face ID, GPS, Wifi, online), kết nối nhiều loại máy chấm công, hỗ trợ chấm công theo giờ, theo ca, ca linh hoạt cho nhà máy và khách sạn.
- Phân hệ Tính lương & C&B: Tự động tính lương theo nhiều mô hình (giờ, ca, sản phẩm, 3P, KPI hiệu suất…), liên kết trực tiếp dữ liệu chấm công – hiệu suất – phúc lợi, thay thế hoàn toàn tính lương thủ công bằng Excel.
- Phúc lợi – BHXH – Chi lương: Quản lý phúc lợi linh hoạt, tích hợp iVAN kết nối BHXH điện tử và Bank Hub chi lương tự động, hỗ trợ chi trả đa tiền tệ cho doanh nghiệp FDI.
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
SureHCS đang được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp lớn và tập đoàn hàng đầu như: Coca-Cola, Takashimaya, Dệt May Thành Công, Nhựa Long Thành, Phú Hưng Life, Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV), các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn SGC, cùng nhiều doanh nghiệp FDI trong các lĩnh vực sản xuất, logistics, thương mại – dịch vụ.
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
SureHCS đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp quy mô lớn, từ 300 – trên 10.000 nhân sự
- Tập đoàn, doanh nghiệp đa công ty con, đa chi nhánh
- Doanh nghiệp FDI, sản xuất, nhà máy, logistics, hàng không cần chấm công – phân ca – tính lương phức tạp
- Doanh nghiệp có nghiệp vụ C&B đặc thù, cần tùy chỉnh sâu theo thực tế vận hành
- Doanh nghiệp đang quản lý nhân sự thủ công bằng Excel, nhiều loại máy chấm công, cần tự động hóa toàn bộ quy trình
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN CHỌN LẠC VIỆC SUREHCS?
- Tùy chỉnh theo nghiệp vụ thực tế, không áp khuôn như phần mềm đóng gói.
- Xử lý được bài toán nhân sự – tiền lương phức tạp mà nhiều phần mềm HRM khác không đáp ứng.
- Am hiểu sâu vận hành doanh nghiệp Việt & FDI, đảm bảo tuân thủ pháp lý Việt Nam (lao động, BHXH, thuế TNCN).
- Hệ sinh thái tích hợp mạnh: chấm công – lương – ngân hàng – BHXH – hợp đồng điện tử.
Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn
- Website: https://lacviet.vn | www.surehcs.com
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Nhận demo miễn phí Lạc Việt SureHCS ngay để bắt đầu quản lý bảng chấm công hiệu quả minh bạch và tiết kiệm thời gian.
Việc nắm vững cách làm bảng chấm công không chỉ giúp bộ phận nhân sự giảm áp lực xử lý dữ liệu hàng tháng mà còn mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp về quản lý nhân sự và chi phí. Khi kết hợp bảng chấm công chuẩn với các công cụ như Excel hoặc phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong kiểm soát giờ công, hạn chế sai sót tăng tính minh bạch trong trả lương. Nếu doanh nghiệp muốn nâng cấp từ bảng chấm công thủ công sang giải pháp tự động hóa, việc áp dụng phần mềm quản lý chấm công – tính lương sẽ là bước đi chiến lược giúp tiết kiệm 30–50% thời gian xử lý, nâng cao hiệu quả vận hành.
