Hướng dẫn lập báo cáo tài chính chuẩn Thông tư 99/2025/TT-BTC

The same Lac Viet tìm hiểu chi tiết về quy trình lập báo cáo tài chính doanh nghiệp trong bài viết này.

1. Lập báo cáo tài chính là gì? Kế toán cần chuẩn bị những gì?

Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo Circular 99/2025/TT-BTC. Thông tư này hướng dẫn từ chứng từ, tài khoản, ghi sổ đến lập và trình bày BCTC; việc xác định nghĩa vụ thuế vẫn thực hiện theo pháp luật về thuế. Bộ Tài chính cũng xác nhận Thông tư 99 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC trong phạm vi áp dụng.

1.1 Lập báo cáo tài chính là gì?

Financial reporting (BCTC) là quá trình tổng hợp, kiểm tra, trình bày toàn bộ thông tin tài chính của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán thành hệ thống báo cáo theo quy định. Nói đơn giản, dữ liệu từ chứng từ, sổ kế toán và các bút toán điều chỉnh cuối kỳ sẽ được tổng hợp thành những con số phản ánh tình hình tài chính, kết quả kinh doanh, dòng tiền của doanh nghiệp.

Về bản chất, lập BCTC không đơn thuần là nhập số liệu vào một biểu mẫu hoặc nhấn nút “kết xuất báo cáo” trên phần mềm kế toán. Trước khi một con số xuất hiện trên BCTC, kế toán phải bảo đảm nghiệp vụ đã được ghi nhận đầy đủ, đúng kỳ, đúng bản chất, có đủ căn cứ chứng từ.

Có thể hình dung quy trình theo một dòng chảy:

Chứng từ kế toán → Ghi nhận nghiệp vụ → Sổ kế toán → Đối chiếu, điều chỉnh cuối kỳ → Khóa sổ → Lập BCTC → Kiểm tra và giải trình.

Ví dụ, cuối năm doanh nghiệp có số dư phải thu khách hàng là 10 tỷ đồng. Kế toán không nên chỉ lấy con số 10 tỷ đồng trên sổ để đưa thẳng vào BCTC. Cần kiểm tra số liệu này có khớp với sổ chi tiết công nợ, xác nhận với khách hàng hay không; trong đó có khoản nào quá hạn hoặc có dấu hiệu khó thu hay không; các khoản phát sinh cuối kỳ đã được ghi nhận đúng kỳ chưa. Chỉ sau khi hoàn tất các bước kiểm tra xử lý cần thiết, số liệu mới có cơ sở để trình bày trên BCTC.

1.2 Ai có trách nhiệm lập và ký báo cáo tài chính?

Trách nhiệm lập BCTC thuộc về doanh nghiệp và bộ phận kế toán được doanh nghiệp tổ chức, phân công. Người trực tiếp thực hiện có thể là kế toán viên, kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng/người phụ trách kế toán tùy theo quy mô, mô hình tổ chức của doanh nghiệp.

Thông tư 99 quy định việc lập và ký BCTC thực hiện theo Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán, các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế. Trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán thực hiện dịch vụ lập và trình bày BCTC hoặc dịch vụ làm kế toán trưởng, thông tin về người hành nghề, đơn vị cung cấp dịch vụ phải được ghi rõ trên BCTC theo quy định.

Điều này có ý nghĩa thực tế ở chỗ doanh nghiệp không thể xem việc lập BCTC là trách nhiệm riêng của một kế toán viên. Người lập báo cáo cần bảo đảm số liệu chính xác đầy đủ; kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán thực hiện vai trò kiểm soát chuyên môn; người đại diện theo pháp luật thực hiện trách nhiệm ký BCTC theo quy định.

Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh hoặc khối lượng giao dịch lớn, việc phân định rõ trách nhiệm càng quan trọng. Chẳng hạn, bộ phận kho cần cung cấp số liệu kiểm kê, bộ phận nhân sự cung cấp dữ liệu tiền lương, bộ phận mua hàng/bán hàng phối hợp đối chiếu công nợ, trong khi kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tập hợp và xử lý số liệu để lập báo cáo.

1.3 Bộ báo cáo tài chính theo Thông tư 99 gồm những báo cáo nào?

Theo Thông tư 99, hệ thống BCTC của doanh nghiệp gồm 4 báo cáo chính: Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh BCTC.

Đối với doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục, BCTC năm sử dụng các mẫu B01-DN, B02-DN, B03-DN, B09-DN. Trường hợp doanh nghiệp không đáp ứng giả định hoạt động liên tục thì sử dụng bộ biểu mẫu riêng gồm B01-DNKLT, B02-DNKLT, B03-DNKLT và B09-DNKLT.

Doanh nghiệp sử dụng hệ thống BCTC tại Phụ lục IV của Thông tư 99 để lập và trình bày báo cáo. Trong trường hợp đặc điểm hoạt động hoặc yêu cầu quản lý cần bổ sung chỉ tiêu, doanh nghiệp có thể bổ sung nhưng phải bảo đảm các nguyên tắc lập, trình bày BCTC, thuyết minh nội dung bổ sung; đồng thời phải ban hành quy chế hạch toán hoặc tài liệu tương đương làm cơ sở thực hiện.

Như vậy, trước khi bắt đầu lập BCTC, kế toán cần trả lời được ba câu hỏi: Doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán nào? Bộ BCTC nào phù hợp với tình trạng hoạt động của doanh nghiệp? Số liệu đầu vào đã được kiểm tra xử lý đầy đủ chưa? Trả lời đúng ba câu hỏi này sẽ giúp quá trình lập báo cáo diễn ra thuận lợi hơn và hạn chế tình trạng đến bước cuối mới phát hiện sai lệch phải điều chỉnh hàng loạt.

2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính theo Thông tư 99

Khi thực hiện cách lập báo cáo tài chính, kế toán không chỉ cần lấy số liệu từ sổ kế toán và đưa vào biểu mẫu. BCTC phải được lập trên cơ sở số liệu đã khóa sổ, phản ánh đúng bản chất giao dịch, trình bày nhất quán giữa các kỳ.

Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định cụ thể về việc lập, trình bày BCTC, xử lý khi doanh nghiệp không còn đáp ứng giả định hoạt động liên tục.

2.1 BCTC phải phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính

Số liệu trên BCTC phải được xây dựng từ các nghiệp vụ kinh tế thực tế, được ghi nhận đầy đủ phù hợp với bản chất giao dịch. Kế toán không nên điều chỉnh số liệu chỉ để làm cho doanh thu, lợi nhuận hoặc tình hình tài chính của doanh nghiệp trở nên “đẹp” hơn.

Ví dụ, doanh nghiệp có 5 tỷ đồng phải thu khách hàng nhưng trong đó có khoản nợ đã quá hạn lâu ngày. Kế toán cần rà soát khả năng thu hồi, xử lý theo quy định, thay vì mặc nhiên giữ nguyên số liệu chỉ vì đó là số dư đang có trên sổ.

Thông tư 99 nhấn mạnh yêu cầu thông tin trên BCTC phải thích hợp, đầy đủ trên các khía cạnh trọng yếu, có thể kiểm chứng, kịp thời, dễ hiểu, nhất quán có khả năng so sánh.

2.2 Đảm bảo tính nhất quán trong chính sách và phương pháp kế toán

Doanh nghiệp cần áp dụng nhất quán các chính sách, phương pháp kế toán giữa các kỳ để số liệu có thể so sánh và đánh giá được xu hướng tài chính.

Chẳng hạn, nếu phương pháp phân bổ một khoản chi phí đã được doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng cho các kỳ trước, kế toán không nên tự ý thay đổi trong kỳ mới chỉ vì muốn điều chỉnh kết quả kinh doanh. Nếu có thay đổi chính sách hoặc phương pháp kế toán theo trường hợp được phép, cần xác định đúng cách xử lý, thực hiện thuyết minh theo quy định.

Đây là điểm kế toán trưởng nên đặc biệt lưu ý khi kiểm tra BCTC: không chỉ kiểm tra số cuối kỳ có đúng hay không mà còn phải xem cách xác định số liệu có nhất quán với kỳ trước hay không.

2.3 Đảm bảo khả năng so sánh giữa các kỳ kế toán

Một BCTC có giá trị không chỉ nằm ở số liệu của năm hiện tại mà còn ở khả năng giúp người đọc đánh giá sự thay đổi so với các kỳ trước.

Ví dụ, doanh thu năm nay tăng 20% nhưng lợi nhuận giảm. Nếu số liệu được trình bày nhất quán, kế toán trưởng và ban lãnh đạo có thể tiếp tục phân tích nguyên nhân như giá vốn, chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý tăng. Ngược lại, nếu cách phân loại hoặc trình bày thay đổi nhưng không được xử lý phù hợp, việc so sánh có thể dẫn đến nhận định sai.

Vì vậy, trong hướng dẫn lập báo cáo tài chính, kế toán cần kiểm tra cả số liệu kỳ này, số liệu so sánh, đặc biệt với những khoản mục có biến động lớn.

2.4 Phân loại tài sản, nợ phải trả ngắn hạn, dài hạn đúng quy định

Trên Báo cáo tình hình tài chính, tài sản, nợ phải trả cần được phân loại thành ngắn hạn và dài hạn theo quy định. Đây là bước dễ bị xem nhẹ nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp.

Ví dụ, một khoản vay có thời hạn dài nhưng phần nghĩa vụ phải thanh toán trong 12 tháng tới cần được kế toán xem xét cách phân loại phù hợp. Do đó, không nên chỉ căn cứ vào tên hợp đồng mà cần kiểm tra thời hạn, bản chất của khoản mục tại thời điểm lập BCTC.

2.5 Lập BCTC trên cơ sở giả định hoạt động liên tục khi doanh nghiệp đáp ứng điều kiện

“Hoạt động liên tục” có thể hiểu đơn giản là doanh nghiệp được giả định sẽ tiếp tục hoạt động bình thường trong tương lai gần, thay vì đang trong quá trình giải thể hoặc chấm dứt hoạt động.

Nếu doanh nghiệp vẫn đáp ứng giả định này, BCTC được lập theo cơ sở hoạt động liên tục. Kế toán cần đặc biệt lưu ý khi doanh nghiệp đang gặp khó khăn nghiêm trọng về tài chính, có kế hoạch giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động.

Thông tư 99 có hướng dẫn riêng về các trường hợp doanh nghiệp không còn đáp ứng giả định hoạt động liên tục, trong đó có tình huống dự kiến giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động trong vòng 12 tháng tới.

2.6 Trường hợp doanh nghiệp không còn đáp ứng giả định hoạt động liên tục

Khi doanh nghiệp không còn đáp ứng giả định hoạt động liên tục, kế toán không thể tiếp tục lập BCTC theo cách thông thường. Doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu riêng về đánh giá, phân loại và trình bày tài sản, nợ phải trả cũng như thuyết minh thông tin liên quan.

Điểm cần nhớ là đây không chỉ là vấn đề về hình thức báo cáo. Việc thay đổi cơ sở lập BCTC có thể làm thay đổi cách người đọc đánh giá khả năng thanh toán, giá trị tài sản và tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp.

2.7 Đảm bảo đầy đủ thông tin và thuyết minh BCTC

Lập đủ 4 báo cáo chưa có nghĩa là BCTC đã hoàn chỉnh. Những chính sách kế toán, khoản mục trọng yếu hoặc thông tin cần thiết để người đọc hiểu đúng số liệu phải được thuyết minh theo quy định.

Thông tư 99 yêu cầu doanh nghiệp lập Bản thuyết minh BCTC theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21 và hướng dẫn tại Chế độ BCTC.

Doanh nghiệp cũng có thể bổ sung chỉ tiêu trên BCTC để phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng phải bảo đảm nguyên tắc lập, trình bày, thuyết minh nội dung bổ sung theo quy định.

Tóm lại, các bước lập báo cáo tài chính chỉ thực sự hoàn chỉnh khi số liệu vừa đúng, vừa nhất quán, có thể kiểm tra, giải thích được. Với kế toán viên, đây là cơ sở để hạn chế sai sót khi lập báo cáo; với kế toán trưởng, đây là bước kiểm soát quan trọng trước khi BCTC được ký, nộp, sử dụng cho quản trị doanh nghiệp.

3. Các bước lập báo cáo tài chính theo Thông tư 99

Quy trình lập báo cáo tài chính có thể rút gọn như sau

Kiểm tra chứng từ → Hoàn tất hạch toán → Đối chiếu số liệu → Điều chỉnh cuối kỳ → Khóa sổ → Lập BCTC → Kiểm tra chéo → Trình ký và nộp.

Dưới đây là chi tiết quy trình thực tế kế toán có thể sử dụng khi thực hiện các bước lập báo cáo tài chính cuối kỳ.

Bước 1: Xác định kỳ kế toán và bộ BCTC cần lập

Trước khi tổng hợp số liệu, kế toán cần xác định đúng kỳ kế toán của doanh nghiệp và chế độ kế toán đang áp dụng. Với năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng thực hiện theo Thông tư 99. Trường hợp doanh nghiệp có năm tài chính không trùng năm dương lịch thì thời điểm áp dụng cũng được xác định theo ngày bắt đầu năm tài chính.

Tiếp đó, cần xác định doanh nghiệp lập BCTC theo giả định hoạt động liên tục hay không rồi lựa chọn đúng bộ biểu mẫu tương ứng. Đây là bước nên thực hiện ngay từ đầu, bởi nếu chọn sai mẫu hoặc cơ sở lập báo cáo, các bước xử lý phía sau có thể phải làm lại.

Nguyên tắc đơn giản: xác định đúng “báo cáo nào cần lập” trước khi bắt đầu “lấy số liệu để lập báo cáo”.

Bước 2: Rà soát chứng từ, hoàn tất ghi nhận nghiệp vụ

Sau khi xác định bộ BCTC, kế toán cần bảo đảm toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trong kỳ đã được ghi nhận đầy đủ. Đây là bước quan trọng vì BCTC chỉ có thể chính xác khi dữ liệu đầu vào chính xác.

Cần rà soát các nhóm nghiệp vụ có ảnh hưởng lớn đến BCTC như doanh thu, mua hàng, hàng tồn kho, công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tài sản cố định, tiền lương, thuế, vay, chi phí lãi vay.

Thông tư 99 quy định doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán, quy chế hạch toán phù hợp, bảo đảm thông tin được phản ánh đầy đủ, kịp thời và có thể kiểm tra, đối chiếu.

Bước 3: Đối chiếu số liệu kế toán trước khi khóa sổ

Đây là bước giúp phát hiện sai lệch trước khi số liệu được đưa vào BCTC. Kế toán không nên chờ đến khi đã xuất báo cáo mới bắt đầu tìm nguyên nhân chênh lệch.

Ví dụ, sổ kế toán thể hiện công nợ phải thu khách hàng là 8 tỷ đồng nhưng biên bản đối chiếu với khách hàng chỉ xác nhận 7,8 tỷ đồng. Khoản chênh lệch 200 triệu đồng cần được xác định nguyên nhân trước khi lập BCTC.

Với kế toán trưởng, nên ưu tiên kiểm tra các khoản có số dư bất thường hoặc biến động lớn so với kỳ trước. Cách làm này thực tế hơn việc kiểm tra thủ công từng giao dịch khi dữ liệu doanh nghiệp đã rất lớn.

Bước 4: Thực hiện các bút toán điều chỉnh và nghiệp vụ cuối kỳ

Sau khi dữ liệu cơ bản đã được đối chiếu, kế toán thực hiện các nghiệp vụ cuối kỳ cần thiết trước khi khóa sổ.

Tùy đặc điểm doanh nghiệp, có thể bao gồm khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí trả trước, xác định giá vốn, xử lý chênh lệch tỷ giá, trích lập các khoản dự phòng theo quy định, ghi nhận các khoản doanh thu, chi phí cần thiết, kết chuyển doanh thu – chi phí và xác định kết quả kinh doanh.

Điểm cần lưu ý là không phải cứ có số dư trên tài khoản là có thể đưa nguyên trạng vào BCTC. Một số số liệu cần được đánh giá hoặc điều chỉnh trước khi trình bày.

Chẳng hạn, doanh nghiệp có một khoản chi phí trả trước 1,2 tỷ đồng nhưng đến cuối năm đã sử dụng một phần. Kế toán cần xác định phần chi phí đã thuộc kỳ hiện tại, phần còn lại được tiếp tục phân bổ cho các kỳ sau.

Bước 5: Khóa sổ và kiểm tra số dư tài khoản

Sau khi hoàn thành các nghiệp vụ cuối kỳ, kế toán tiến hành khóa sổ và kiểm tra tổng thể số phát sinh, số dư các tài khoản.

Đặc biệt cần chú ý các trường hợp như tiền mặt âm, công nợ có số dư bất thường, hàng tồn kho âm, doanh thu hoặc chi phí biến động mạnh, tài khoản trung gian chưa được xử lý hoặc số liệu không phù hợp với thực tế.

Một cách kiểm tra hiệu quả là so sánh số liệu năm nay với năm trước. Ví dụ, doanh thu chỉ tăng 5% nhưng chi phí quản lý tăng 40% thì cần xác định nguyên nhân trước khi hoàn thiện BCTC.

Mục tiêu của bước này không phải tìm mọi sai lệch nhỏ bằng cách kiểm tra thủ công, mà là xác định những biến động có khả năng ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC để xử lý trước khi phát hành.

Bước 6: Lập Báo cáo tình hình tài chính

Sau khi khóa sổ, kế toán sử dụng số liệu đã được kiểm tra để lập Báo cáo tình hình tài chính.

Báo cáo này phản ánh ba nhóm thông tin chính: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu tại thời điểm cuối kỳ. Khi lập, cần kiểm tra việc phân loại ngắn hạn và dài hạn, đối chiếu số đầu năm với BCTC kỳ trước và rà soát những khoản mục biến động lớn.

Một kiểm tra cơ bản nhưng rất quan trọng là:

Tổng tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Nếu không cân, không nên tiếp tục hoàn thiện BCTC mà cần quay lại kiểm tra dữ liệu và các bút toán liên quan.

Bước 7: Lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Tiếp theo, kế toán tổng hợp doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn, chi phí, các khoản thu nhập, chi phí khác để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

Khi kiểm tra, không nên chỉ quan tâm đến chỉ tiêu lợi nhuận cuối cùng. Kế toán trưởng nên phân tích mối quan hệ giữa doanh thu, giá vốn, các nhóm chi phí.

For example:

Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm có thể xuất phát từ việc giá vốn tăng nhanh hơn doanh thu hoặc chi phí bán hàng, chi phí quản lý tăng mạnh.

Việc phân tích này giúp BCTC không chỉ đáp ứng yêu cầu lập báo cáo mà còn trở thành nguồn dữ liệu phục vụ quản trị doanh nghiệp.

Bước 8: Lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh dòng tiền vào – dòng tiền ra trong kỳ, giúp người sử dụng BCTC hiểu doanh nghiệp tạo tiền và sử dụng tiền như thế nào.

Kế toán cần phân loại dòng tiền theo ba nhóm chính: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính.

Một điểm rất dễ nhầm là lợi nhuận không đồng nghĩa với tiền thực có. Doanh nghiệp có thể báo lãi nhưng dòng tiền kinh doanh vẫn âm nếu phần lớn doanh thu chưa thu được tiền từ khách hàng.

Vì vậy, sau khi lập báo cáo, cần kiểm tra số tiền và tương đương tiền cuối kỳ có phù hợp với số liệu trên Báo cáo tình hình tài chính, sổ kế toán hay không.

Bước 9: Lập Bản thuyết minh báo cáo tài chính

Bản thuyết minh giúp giải thích rõ hơn cơ sở lập BCTC, chính sách kế toán và các khoản mục quan trọng mà người đọc khó hiểu nếu chỉ nhìn vào các con số tổng hợp.

Kế toán cần bảo đảm số liệu trong thuyết minh khớp với các báo cáo chính. Nếu BCTC thể hiện một khoản mục có giá trị lớn nhưng phần thuyết minh không giải thích đầy đủ, người đọc có thể khó đánh giá bản chất, biến động của khoản mục đó.

Thông tư 99 cho phép doanh nghiệp bổ sung chỉ tiêu trên BCTC để phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc lập, trình bày, thuyết minh nội dung bổ sung theo quy định.

Bước 10: Kiểm tra chéo toàn bộ BCTC trước khi ký

Đây là bước cuối cùng nhưng không nên thực hiện một cách hình thức. Trước khi trình ký, kế toán cần kiểm tra sự liên kết giữa các báo cáo.

Có thể tập trung vào 5 nhóm kiểm tra chính:

Cuối cùng, cần rà soát số liệu so sánh, các khoản mục có biến động bất thường, những nội dung cần giải trình. Chỉ sau khi hoàn tất bước kiểm tra này, BCTC mới nên được trình ký và thực hiện các thủ tục tiếp theo.

4. Thời hạn lập và nộp báo cáo tài chính theo Thông tư 99

Thời hạn nộp BCTC là mốc kế toán trưởng cần chủ động kiểm soát ngay từ đầu năm, thay vì chờ hoàn tất số liệu mới xác định lịch nộp. Theo Điều 25 Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp BCTC năm cho cơ quan có thẩm quyền chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Bộ Tài chính cũng xác nhận thời hạn này trong thông tin hướng dẫn về Thông tư 99.

4.1 Doanh nghiệp phải nộp BCTC năm trong bao lâu?

Đối với doanh nghiệp có kỳ kế toán năm trùng năm dương lịch, nếu kỳ kế toán kết thúc vào 31/12/2026, thời hạn nộp BCTC năm 2026 là chậm nhất 90 ngày kể từ ngày 31/12/2026, tức ngày 31/03/2027.

Điểm cần lưu ý là Thông tư 99 quy định thời hạn theo ngày kết thúc kỳ kế toán năm, không phải mặc định theo ngày 31/12. Vì vậy, doanh nghiệp có năm tài chính khác năm dương lịch cần căn cứ ngày kết thúc kỳ kế toán thực tế để xác định thời hạn.

Với doanh nghiệp là công ty mẹ hoặc tổng công ty, thời hạn nhận BCTC của công ty con, đơn vị trực thuộc để phục vụ hợp nhất hoặc tổng hợp được doanh nghiệp quy định phù hợp với pháp luật và yêu cầu quản lý. Nếu pháp luật chuyên ngành có quy định riêng về BCTC quý, bán niên hoặc kỳ khác thì thời hạn thực hiện theo quy định tương ứng.

Do đó, trong các bước lập báo cáo tài chính, kế toán không nên chỉ đặt mục tiêu “hoàn thành trước hạn 90 ngày”, mà nên xây dựng lịch khóa sổ, kiểm tra nội bộ sớm hơn để còn thời gian xử lý sai lệch.

4.2 Kế toán nên xây dựng lịch khóa sổ như thế nào để tránh quá hạn?

Thay vì dồn toàn bộ công việc vào cuối kỳ, doanh nghiệp có thể chia quá trình lập BCTC thành 3 giai đoạn:

Ví dụ với kỳ kế toán kết thúc ngày 31/12, kế toán có thể hoàn tất phần lớn công việc đối chiếu trong tháng 1, xử lý các bút toán cuối kỳ,lập dự thảo BCTC trong tháng 2, sau đó dành tháng 3 cho kiểm tra, điều chỉnh, ký nộp.

Cách làm này giúp giảm rủi ro “chạy nước rút” vào những ngày cuối cùng. Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, lượng giao dịch lớn hoặc phải kiểm toán, việc dành một khoảng thời gian dự phòng để xử lý chênh lệch là rất cần thiết.

5. 7 lỗi thường gặp khi lập báo cáo tài chính và cách xử lý

Sai sót khi lập BCTC thường không xuất hiện ở bước cuối mà bắt nguồn từ dữ liệu chưa được kiểm tra ngay trong kỳ. Vì vậy, hướng dẫn lập báo cáo tài chính hiệu quả cần tập trung cả vào cách phòng tránh sai sót, thay vì chỉ hướng dẫn cách điền biểu mẫu.

5.1 Số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp không khớp

Đây là lỗi thường gặp khi doanh nghiệp có nhiều người cùng nhập liệu hoặc dữ liệu được tổng hợp từ nhiều nguồn.

Ví dụ, sổ tổng hợp thể hiện phải thu khách hàng 12 tỷ đồng nhưng tổng số liệu trên các sổ chi tiết chỉ là 11,8 tỷ đồng. Nếu không xác định nguyên nhân, số liệu này có thể tiếp tục được đưa vào BCTC và tạo ra chênh lệch khi đối chiếu.

Kế toán cần kiểm tra từ sổ chi tiết, chứng từ phát sinh, các bút toán điều chỉnh đến số liệu tổng hợp để xác định điểm sai lệch. Về lâu dài, nên hạn chế việc nhập lại cùng một dữ liệu ở nhiều file hoặc nhiều hệ thống khác nhau.

5.2 Công nợ chưa được đối chiếu đầy đủ

Công nợ phải thu, phải trả có thể phát sinh hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch trong năm. Nếu chỉ dựa vào số dư trên phần mềm mà không đối chiếu với khách hàng, nhà cung cấp, kế toán có thể bỏ sót khoản thanh toán chưa ghi nhận, hóa đơn sai hoặc giao dịch chưa được cập nhật.

Khi lập BCTC, nên ưu tiên các khoản có giá trị lớn, quá hạn hoặc biến động bất thường. Với những khoản chênh lệch, cần xác định rõ nguyên nhân và xử lý trước khi khóa sổ.

5.3 Hàng tồn kho không khớp với số liệu thực tế

Số liệu trên sổ kế toán có thể khác với hàng thực tế do xuất nhập kho chưa được ghi nhận, nhầm mã hàng, sai đơn vị tính hoặc chưa xử lý kết quả kiểm kê.

Ví dụ, sổ kế toán ghi nhận 1.000 sản phẩm nhưng kiểm kê thực tế chỉ có 980 sản phẩm. Không nên tự ý điều chỉnh giảm 20 sản phẩm để làm cho số liệu khớp. Kế toán cần xác định nguyên nhân thiếu hụt trước, sau đó mới xử lý theo quy định, hồ sơ liên quan.

Đây là lý do kiểm kê và đối chiếu kho cần được thực hiện trước khi hoàn thiện BCTC, đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất, thương mại hoặc có nhiều kho.

5.4 Chưa xử lý hết các bút toán cuối kỳ

Một số doanh nghiệp đã hoàn tất nhập liệu nhưng vẫn còn các nghiệp vụ cuối kỳ chưa xử lý như khấu hao, phân bổ, giá vốn, chi phí trả trước, dự phòng hoặc kết chuyển.

Hậu quả là doanh thu, chi phí, tài sản hoặc lợi nhuận trên BCTC có thể chưa phản ánh đầy đủ tình hình thực tế.

Cách kiểm tra đơn giản là lập một danh sách các nghiệp vụ cuối kỳ đặc thù của doanh nghiệp và đánh dấu hoàn thành trước khi khóa sổ. Không nên sử dụng một checklist chung cho mọi doanh nghiệp vì mỗi ngành có những nghiệp vụ cần kiểm tra khác nhau.

5.5 Sai số liệu chuyển kỳ hoặc số dư đầu năm

Số dư đầu năm phải được kiểm tra với BCTC đã được phê duyệt của kỳ trước. Nếu số cuối năm trước và số đầu năm nay không khớp mà không có căn cứ điều chỉnh, các báo cáo của kỳ hiện tại có thể bị ảnh hưởng.

Đặc biệt cần chú ý khi doanh nghiệp thay đổi phần mềm kế toán, thay đổi chế độ kế toán hoặc thực hiện các điều chỉnh sau khi BCTC kỳ trước đã hoàn tất.

Khi đó, kế toán trưởng nên kiểm tra cả số liệu đầu năm, lý do điều chỉnh, hồ sơ làm căn cứ, thay vì chỉ sửa trực tiếp số dư trên hệ thống.

5.6 Thuyết minh BCTC thiếu hoặc không khớp số liệu

Một BCTC không chỉ gồm các báo cáo số liệu chính. Bản thuyết minh có vai trò giải thích chính sách kế toán và những thông tin cần thiết để người đọc hiểu các khoản mục quan trọng.

Lỗi thường gặp là số liệu trong thuyết minh không khớp với BCTC hoặc thông tin giải thích chưa cập nhật theo số liệu cuối cùng.

Do đó, sau khi hoàn tất các báo cáo chính, kế toán nên thực hiện một vòng kiểm tra riêng cho phần thuyết minh. Thông tư 99 yêu cầu doanh nghiệp lập và trình bày Bản thuyết minh BCTC theo quy định, cho phép bổ sung chỉ tiêu phù hợp với đặc điểm hoạt động, nhưng nội dung bổ sung phải được thuyết minh theo quy định.

5.7 Lập báo cáo sát hạn nộp, không có thời gian kiểm tra

Đây là vấn đề về quy trình hơn là một lỗi nghiệp vụ. Doanh nghiệp có 90 ngày để nộp BCTC nhưng nếu đến ngày thứ 80 mới bắt đầu tổng hợp, phần thời gian còn lại có thể không đủ để xử lý các vấn đề phát sinh.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thuộc diện kiểm toán bắt buộc, BCTC còn phải đính kèm báo cáo kiểm toán khi nộp. Vì vậy, kế toán trưởng nên đặt hạn hoàn thành nội bộ sớm hơn hạn pháp lý, dành thời gian dự phòng cho đối chiếu, điều chỉnh và kiểm toán nếu có.

Nhìn tổng thể, 7 lỗi trên đều có một điểm chung: dữ liệu không được kiểm soát liên tục mà chỉ được kiểm tra khi lập BCTC. Do đó, cách lập báo cáo tài chính hiệu quả không phải là chờ đến cuối năm mới rà soát, mà cần xây dựng quy trình kiểm soát từ chứng từ, hạch toán, đối chiếu đến khóa sổ.