File quản lý công nợ bằng Excel miễn phí: Tải ngay mẫu bảng công nợ chuyên nghiệp

Giải pháp sử dụng file quản lý công nợ bằng Excel được nhiều doanh nghiệp nhỏ lựa chọn như một phương thức vừa đơn giản dễ sử dụng lại không tốn chi phí đầu tư ban đầu. Với một file Excel được thiết kế sẵn theo đúng logic nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể nhanh chóng theo dõi tình trạng công nợ theo từng khách hàng hoặc nhà cung cấp dễ dàng lọc, tìm kiếm đối chiếu khi cần.

Bài viết này Lạc Việt sẽ giúp bạn:

• Hiểu rõ file Excel quản lý công nợ miễn phí là gì, dùng để làm gì.
• Nắm được cách sử dụng hiệu quả, hạn chế của công cụ này.
• Tải ngay mẫu file Excel miễn phí và tiếp cận các giải pháp nâng cao nếu cần mở rộng quy mô.

1. File quản lý công nợ bằng excel miễn phí là gì?

File quản lý công nợ bằng Excel miễn phí là một bảng tính được thiết kế sẵn để giúp doanh nghiệp ghi chép, theo dõi quản lý các khoản tiền phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp. Thay vì phải lập bảng theo dõi công nợ mới từ đầu hay theo dõi bằng giấy tờ rời rạc, file này giúp tổng hợp thông tin tài chính một cách trực quan, có cấu trúc rõ ràng, dễ sử dụng.

Thông thường, một file Excel quản lý công nợ hiệu quả sẽ bao gồm các cột dữ liệu như:

• Tên khách hàng/nhà cung cấp
• Ngày phát sinh giao dịch
• Số tiền phải thu hoặc phải trả
• Ngày đến hạn thanh toán
• Số tiền đã thanh toán
• Số dư còn lại
• Tình trạng công nợ (còn hạn/quá hạn/đã thu đủ)
• Ghi chú liên quan

Phân biệt giữa bảng theo dõi công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp

• Bảng tổng hợp công nợ khách hàng: Ghi nhận các khoản doanh thu đã phát sinh nhưng chưa thu tiền ngay. File Excel này sẽ giúp bạn theo dõi từng khách hàng nợ bao nhiêu, từ ngày nào, đã trả bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu.
• Bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp: Phản ánh các khoản hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa thanh toán. Việc theo dõi công nợ nhà cung cấp giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch thanh toán đúng hạn tránh bị phạt hoặc mất uy tín.

Ai nên sử dụng file Excel công nợ?

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Chưa đủ ngân sách để đầu tư phần mềm kế toán chuyên sâu hoặc số lượng giao dịch chưa quá lớn.
• Phòng kế toán mới thành lập: Cần thiết lập hệ thống công nợ nhanh chóng mà không phải học phần mềm phức tạp.
• Cá nhân kinh doanh hoặc chủ hộ: Muốn kiểm soát các khoản giao dịch tín dụng với khách hàng một cách gọn gàng tiết kiệm.

2. Vì sao các doanh nghiệp vẫn chọn file Excel để quản lý công nợ?

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng các phần mềm chuyên dụng để quản lý tài chính – kế toán. Tuy nhiên trên thực tế, file Excel vẫn là lựa chọn phổ biến với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đặc biệt trong việc theo dõi công nợ. Vậy điều gì khiến Excel vẫn được tin dùng?

Miễn phí dễ tiếp cận: Không phải doanh nghiệp nào cũng có điều kiện đầu tư phần mềm kế toán chuyên sâu ngay từ đầu. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, công ty khởi nghiệp hoặc hộ kinh doanh, việc sử dụng file Excel miễn phí để quản lý công nợ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Excel là công cụ có sẵn trên hầu hết máy tính văn phòng, không cần cài đặt phần mềm bổ sung, không yêu cầu đào tạo phức tạp.

Tính linh hoạt cao: Với Excel, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết kế bảng theo dõi công nợ theo đặc thù riêng. Từ việc thêm/xóa cột, điều chỉnh định dạng, đến áp dụng các công thức tính toán phù hợp với từng loại giao dịch – mọi thứ đều tùy chỉnh được.

Đáp ứng được yêu cầu cơ bản về quản lý công nợ: Với các hàm cơ bản như SUM, IF, VLOOKUP, CONDITIONAL FORMATTING, Excel hoàn toàn đủ khả năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các khoản phải thu, phải trả trong phạm vi vừa phải. Ngoài ra, tính năng lọc, sắp xếp định dạng có điều kiện giúp người dùng dễ dàng nhận diện các khoản công nợ đến hạn, quá hạn hay đã thu/đã trả.

Thống kê: Theo khảo sát của SME Vietnam 2024, hơn 60% doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ vẫn sử dụng Excel cho các nghiệp vụ tài chính cơ bản như lập báo cáo thu chi, theo dõi hóa đơn, công nợ…

Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ ít giao dịch công nợ: Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh vài chục giao dịch mỗi tháng và không có đội ngũ kế toán chuyên trách thì một file Excel được thiết kế đúng chuẩn là hoàn toàn đủ để đáp ứng nhu cầu quản lý công nợ ngắn hạn.

Trường hợp phù hợp:

• Doanh nghiệp có ít hơn 50 khách hàng thường xuyên.
• Không có nhu cầu báo cáo tài chính theo nhiều chiều sâu.
• Quản lý muốn nắm công nợ trực tiếp mà không cần qua hệ thống phức tạp.

3. Cấu trúc nội dung của một file Excel quản lý công nợ hiệu quả

Một file Excel quản lý công nợ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi được thiết kế có hệ thống, logic rõ ràng dễ dàng cập nhật. Dưới đây là các thành phần cốt lõi cần có trong một bảng tổng hợp công nợ Excel cùng với cách sử dụng hiệu quả cho từng mục đích quản lý.

3.1. Các cột dữ liệu cơ bản cần có

• STT: Thứ tự giao dịch để dễ theo dõi.
• Ngày phát sinh: Ngày ghi nhận nghiệp vụ mua – bán.
• Tên đối tượng: Khách hàng hoặc nhà cung cấp liên quan đến khoản công nợ.
• Diễn giải giao dịch: Mô tả ngắn gọn (ví dụ: bán hàng, tạm ứng, thu tiền).
• Số tiền phải thu/phải trả: Ghi rõ số tiền của từng giao dịch.
• Ngày đến hạn thanh toán: Căn cứ xác định khoản nợ quá hạn.
• Số tiền đã thanh toán: Cập nhật khi có phát sinh thu – chi.
• Số dư còn lại: Tự động tính bằng công thức = Số phải thu – Đã thanh toán.
• Tình trạng: “Còn nợ”, “Đã thu đủ”, “Quá hạn”,… tùy theo diễn biến.
• Ghi chú: Các thông tin bổ sung như cách thức thanh toán, liên hệ.

3.2. Hướng dẫn cách phân loại theo nhóm: Phải thu – Phải trả

Để dễ dàng kiểm soát dòng tiền nên chia file Excel thành 2 bảng riêng biệt hoặc sử dụng bộ lọc (filter) cho trường “Loại công nợ”:

• Công nợ phải thu: Từ khách hàng, đại lý, người mua.
• Công nợ phải trả: Với nhà cung cấp, người bán, dịch vụ thuê ngoài,…

Cách này giúp kế toán dễ dàng lập kế hoạch thu nợ và thanh toán hợp lý.

3.3. Mẹo dùng công thức định dạng để tăng hiệu quả

• Dùng hàm IF để xác định tình trạng công nợ:
  =IF(H2=0, “Đã thanh toán”, IF(TODAY()>F2, “Quá hạn”, “Còn hạn”))
• Dùng Conditional Formatting để tô màu đỏ các khoản nợ quá hạn.
• Dùng SUMIF để tính tổng công nợ theo từng khách hàng.
• Dùng VLOOKUP để tự động gọi tên khách hàng hoặc mã hóa đơn.

3.4. Link tải mẫu file Excel miễn phí

Doanh nghiệp có thể tải mẫu bảng Excel quản lý công nợ miễn phí tại:
[Link Google Drive]

Mẫu file đã được thiết kế sẵn công thức, màu cảnh báo, bộ lọc và ghi chú hướng dẫn sử dụng. Bạn chỉ cần tải về, nhập thông tin giao dịch là có thể sử dụng ngay mà không cần kỹ năng Excel nâng cao.

4. Ưu điểm và hạn chế của file quản lý công nợ bằng Excel

Việc sử dụng file Excel để quản lý công nợ là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi chi phí đầu tư cho phần mềm còn hạn chế. Tuy nhiên, giống như bất kỳ công cụ nào khác, file Excel có cả điểm mạnh điểm yếu. Hiểu rõ những điều này sẽ giúp doanh nghiệp quyết định đúng đắn việc nên tiếp tục sử dụng hay chuyển sang giải pháp chuyên nghiệp hơn.

4.1. Ưu điểm của file quản lý công nợ bằng Excel

• Miễn phí, dễ tiếp cận: Excel là công cụ quen thuộc, có sẵn trong hầu hết các bộ phần mềm văn phòng mà doanh nghiệp đang sử dụng. Việc sử dụng file Excel gần như không tốn thêm chi phí rất phù hợp với các đơn vị có ngân sách hạn chế hoặc chỉ mới bắt đầu tổ chức hệ thống kế toán.
• Tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù từng doanh nghiệp: Không giống như phần mềm kế toán có cấu trúc cố định, Excel cho phép người dùng tự tạo các bảng theo nhu cầu riêng. Bạn có thể thêm bớt các cột dữ liệu, áp dụng màu sắc cảnh báo, tạo công thức tính toán phù hợp với mô hình hoạt động của mình.
• Không yêu cầu kết nối Internet: File Excel hoạt động hoàn toàn offline, không phụ thuộc vào hệ thống mạng hay kết nối máy chủ. Đây là điểm cộng đối với các doanh nghiệp hoạt động tại những khu vực có hạ tầng mạng chưa ổn định, hoặc những người làm kế toán cần xử lý dữ liệu linh hoạt khi di chuyển.
• Thân thiện với người dùng phổ thông: Không cần học phần mềm mới, không cần chuyển đổi dữ liệu phức tạp, Excel là công cụ mà hầu hết nhân viên văn phòng đều biết sử dụng. Việc nhập liệu, tra cứu lọc thông tin trong bảng tính tương đối trực quan dễ tiếp cận.

4.2. Hạn chế của file quản lý công nợ bằng Excel

• Dễ nhầm lẫn, chỉnh sửa sai công thức: Chỉ cần một lần nhập sai dữ liệu hoặc xóa nhầm công thức, toàn bộ bảng công nợ có thể bị sai lệch mà người dùng không phát hiện ra ngay. Đặc biệt với những file phức tạp, việc kiểm tra lại toàn bộ công thức thủ công rất mất thời gian dễ bỏ sót lỗi.
• Không có cảnh báo tự động khi đến hạn thanh toán: Excel là công cụ tính toán tĩnh, không có chức năng nhắc hạn hoặc cảnh báo quá hạn tự động. Điều này khiến doanh nghiệp dễ bỏ lỡ các khoản phải thu hoặc phải trả dẫn đến nợ xấu hoặc bị phạt vì chậm thanh toán.
• Khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Khi số lượng khách hàng, nhà cung cấp và giao dịch tăng lên đáng kể, file Excel sẽ trở nên nặng, khó xử lý và không còn hiệu quả. Việc đối chiếu, tổng hợp dữ liệu mất nhiều thời gian trong khi không có chức năng báo cáo động để hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng.
• Thiếu tính bảo mật kiểm soát truy cập:  Excel là file đơn lẻ, thường được chia sẻ qua email hoặc lưu trữ trong các thư mục chung. Nếu không thiết lập bảo mật kỹ, file có thể bị chỉnh sửa hoặc truy cập bởi người không có thẩm quyền. Thêm vào đó, việc thiếu tính năng phân quyền khiến khó kiểm soát ai đang xem, sửa hay xóa dữ liệu.

5. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp?

Việc sử dụng file Excel trong quản lý công nợ là phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, ít giao dịch và quy trình kế toán đơn giản. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, lượng dữ liệu phát sinh ngày càng nhiều, Excel bắt đầu bộc lộ những hạn chế nghiêm trọng. Dưới đây là những dấu hiệu cảnh báo cho thấy bạn nên cân nhắc chuyển sang một phần mềm quản lý công nợ chuyên nghiệp.

• Dữ liệu công nợ phát sinh lớn liên tục: Khi doanh nghiệp có hàng trăm khách hàng hoặc nhà cung cấp, phát sinh hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, Excel sẽ không còn đủ sức đáp ứng. Các bảng tính trở nên cồng kềnh, dễ bị chậm, lỗi công thức khó kiểm soát.
• Nhân sự kế toán khó phối hợp khi làm việc nhóm: Excel không được thiết kế để làm việc đồng thời trên nhiều máy tính hoặc cho nhiều người cùng truy cập. Điều này khiến việc phân công, phối hợp giữa các nhân sự gặp nhiều trở ngại, dễ xảy ra ghi đè dữ liệu hoặc xung đột file.
• Đối chiếu công nợ thủ công, tốn thời gian, dễ sai lệch: Excel yêu cầu kế toán tự lọc, tính toán, phân loại đối chiếu các khoản công nợ. Khi phát sinh lỗi hoặc trùng lặp dữ liệu, quá trình đối chiếu trở nên phức tạp tiềm ẩn rủi ro lớn nếu không phát hiện kịp thời.
• Mất kiểm soát nợ xấu và dòng tiền: Khi doanh nghiệp không có công cụ theo dõi thời hạn thanh toán, công nợ dễ bị bỏ sót hoặc chậm xử lý. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng thanh khoản. Không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng “bán hàng có lãi nhưng thiếu tiền mặt” chỉ vì công nợ không được thu hồi đúng hạn.

6. Giải pháp thay thế nâng cao: Lạc Việt Financial AI Agent – Tối ưu quản lý công nợ hiện đại

Trong bối cảnh doanh nghiệp cần nâng cao hiệu quả vận hành, chủ động kiểm soát tài chính hạn chế rủi ro nợ xấu, việc áp dụng một nền tảng quản lý công nợ thông minh là điều cần thiết. Lạc Việt Financial AI Agent là giải pháp tiên phong ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào phân tích điều hành công nợ, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn đang hướng tới chuyển đổi số toàn diện.

Financial AI Agent là trợ lý tài chính thông minh, giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích cảnh báo công nợ theo thời gian thực. Với khả năng tích hợp dữ liệu từ phần mềm kế toán sẵn có và vận hành trên cả nền tảng web – di động mang đến trải nghiệm toàn diện linh hoạt cho doanh nghiệp.

Các tính năng chuyên sâu hỗ trợ quản lý công nợ

• Phân tích tuổi nợ: Hệ thống tự động phân loại khoản nợ theo thời gian phát sinh, giúp xác định nhóm nợ có rủi ro.
• Cảnh báo công nợ quá hạn: Gửi thông báo đến nhân sự phụ trách khi đến hạn hoặc quá hạn thanh toán.
• Theo dõi dòng tiền dựa trên công nợ: Phân tích dòng tiền vào – ra dựa trên lịch thanh toán, giúp điều phối tài chính hợp lý.
• Lập báo cáo công nợ tức thì: Tạo biểu đồ, bảng tổng hợp theo khách hàng, đối tượng, thời gian hoặc hợp đồng.

Truy cập ngay: https://lacviet.vn/lac-viet-financial-ai-agent/ để nhận tư vấn demo giải pháp phù hợp với mô hình tài chính doanh nghiệp bạn.

File quản lý công nợ bằng Excel miễn phí là một công cụ hữu ích dễ tiếp cận, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trong giai đoạn khởi tạo hệ thống kế toán. Khi được thiết kế hợp lý sử dụng đúng cách, file Excel hoàn toàn có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi công nợ rõ ràng, tiết kiệm thời gian, kiểm soát được dòng tiền ở mức cơ bản.

Tuy nhiên, cũng cần nhìn nhận rằng Excel không phải là giải pháp lâu dài nếu doanh nghiệp có định hướng mở rộng quy mô, tăng trưởng doanh thu và cần sự minh bạch chính xác trong vận hành tài chính. Việc chuyển sang các giải pháp quản lý công nợ chuyên sâu như Financial AI Agent của Lạc Việt sẽ mang lại những lợi thế rõ rệt về tự động hóa, cảnh báo rủi ro hỗ trợ ra quyết định tài chính chiến lược.