Với sự gia tăng của thông tin từ hồ sơ giấy truyền thống đến tài liệu điện tử, doanh nghiệp đang đối mặt với một lượng dữ liệu khổng lồ. Bên cạnh đó, quy định pháp lý về lưu trữ tài liệu ngày càng nghiêm ngặt, yêu cầu doanh nghiệp cần có hệ thống quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO chuẩn chỉnh, chuyên nghiệp hơn nữa.
Vậy làm thế nào để quản lý, bảo quản hiệu quả lượng tài liệu khổng lồ và đa dạng chủng loại này? Cùng Lạc Việt tìm hiểu ngay trong bài viết sau.
1. Thực trạng lưu trữ hồ sơ “rối rắm” của các doanh nghiệp hiện nay
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp phải tình trạng “rối như tơ vò” trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu. Đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô lớn, khối lượng tài liệu và hồ sơ ngày càng tăng, khiến việc lưu trữ trở nên khó kiểm soát.
Thực trạng lưu trữ tài liệu truyền thống tại doanh nghiệp:
- Lưu trữ tài liệu theo nhiều cách khác nhau như bản cứng (bản in) được lưu trong kho lưu trữ vật lý hoặc các file mềm phân tán trên máy tính cá nhân của từng nhân viên.
- Lưu trữ vật lý đòi hỏi không gian lớn, chi phí cho kho lưu trữ, bảo quản tài liệu và nhân sự quản lý. Đối với những doanh nghiệp có lượng hồ sơ lớn, việc duy trì hệ thống lưu trữ truyền thống này trở thành gánh nặng tài chính không nhỏ.
- Khi doanh nghiệp cần sử dụng tài liệu từ xa hoặc trong trường hợp khẩn cấp, phương pháp lưu trữ truyền thống trở nên bất tiện, làm giảm hiệu quả làm việc của tổ chức.
- Nhân viên đặt tên file theo sở thích, muốn để đâu thì để đó, không có quy định cụ thể về cách thu thập, phân loại, lưu trữ và xử lý hồ sơ khiến quy trình quản lý trở nên rối rắm.
- Hồ sơ giấy chất chồng, không có hệ thống phân loại rõ ràng khiến việc tìm kiếm ngốn hàng giờ đồng hồ liền. Theo Techrepublic, hơn 50% nhân viên văn phòng dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm tệp tin hơn là làm việc.
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng việc duy trì phương pháp lưu trữ thủ công không còn phù hợp với nhu cầu quản lý hiện đại. Để tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu các rủi ro và đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ tài liệu, các doanh nghiệp cần chuyển đổi sang quy trình lưu trữ chuẩn hóa, sử dụng công nghệ tiên tiến như phần mềm quản lý văn bản nội bộ số hóa.
2. Tìm hiểu lưu trữ hồ sơ là gì?
Lưu trữ hồ sơ là quá trình thu thập, sắp xếp, bảo quản và quản lý các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh, nhằm đảm bảo thông tin quan trọng luôn có sẵn để truy cập khi cần thiết, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý, quy định nội bộ.
Trong môi trường hiện đại, hồ sơ lưu trữ không chỉ bao gồm các tài liệu giấy truyền thống như hợp đồng, báo cáo tài chính hay hồ sơ nhân sự mà còn có các tệp kỹ thuật số (bản mềm) dưới nhiều định dạng khác nhau như PDF, DOC, XLS và cả các tệp hình ảnh hoặc âm thanh. Sự gia tăng nhanh chóng về số lượng và khối lượng thông tin đòi hỏi doanh nghiệp phải có phương pháp lưu trữ tối ưu hơn để tránh các thách thức như tốn diện tích lưu trữ vật lý, khó khăn trong việc tìm kiếm, bảo quản hồ sơ hay nguy cơ mất mát thông tin.
3. Quy định về lưu trữ hồ sơ mới nhất
Khi lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành là điều bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn. Theo quy định mới nhất của Luật lưu trữ 2024, các doanh nghiệp cần lưu trữ với thời gian tối thiểu, tùy thuộc vào loại tài liệu:
- Tài liệu tài chính và kế toán: Phải được lưu trữ trong thời gian từ 5 đến 10 năm. Các tài liệu này bao gồm sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ giao dịch tài chính và báo cáo tài chính. Đây là yêu cầu nhằm đảm bảo minh bạch trong quá trình thanh tra, kiểm toán.
- Hồ sơ pháp lý: Các tài liệu liên quan đến hợp đồng, thỏa thuận, giấy phép, và văn bản pháp luật khác có thể cần phải lưu trữ lâu dài hơn, thậm chí là vĩnh viễn trong một số trường hợp, để đáp ứng yêu cầu kiểm tra, tranh chấp pháp lý, hoặc khi cần đối chiếu thông tin.
- Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ cá nhân của nhân viên, bao gồm hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, và các tài liệu liên quan đến lương thưởng cũng cần lưu trữ trong ít nhất 10 năm sau khi nhân viên rời doanh nghiệp.
>>> Xem chi tiết hơn về 14 quy định thời gian lưu trữ hồ sơ số 09/2011/TT-BNV
Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ không chỉ dừng lại ở tuân thủ quy định pháp lý, mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo vệ lợi ích kinh doanh. Với phần mềm quản lý hồ sơ, như LV SureDMS, doanh nghiệp có thể số hóa, tự động hóa quy trình lưu trữ, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ mọi quy định pháp luật về lưu trữ tài liệu.
4. 3 Phương pháp lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp phổ biến
Việc lựa chọn phương pháp lưu trữ tài liệu phù hợp không chỉ giúp tăng cường hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn cho thông tin. Dưới đây là 3 phương pháp lưu trữ tài liệu phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
4.1 Lưu trữ truyền thống – Lưu trữ giấy
Lưu trữ hồ sơ truyền thống là phương pháp quản lý và bảo quản tài liệu dưới dạng giấy. Các tài liệu được in ra và lưu giữ trong các tủ hồ sơ, kệ tài liệu, hoặc thùng tài liệu.
Đây là phương pháp lưu trữ phổ biến trước khi có sự phát triển của công nghệ số. Những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chưa có điều kiện hoặc chưa sẵn sàng chuyển đổi số hóa hoàn toàn thường sử dụng phương pháp lưu trữ giấy cho các tài liệu không yêu cầu số hóa.
Ưu điểm
- Lưu trữ giấy không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật hay hệ thống phức tạp, phù hợp cho các tài liệu đơn giản, không cần xử lý phức tạp.
- Trong một số trường hợp, các tài liệu giấy có giá trị pháp lý cao hơn và được chấp nhận rộng rãi trong các thủ tục pháp lý.
- Các tài liệu quan trọng như hợp đồng, chứng từ có thể cần lưu trữ bản gốc để đảm bảo tính xác thực.
Nhược điểm
- Khi số lượng tài liệu lớn, việc quản lý và phân loại thủ công sẽ trở nên phức tạp và mất nhiều thời gian.
- Lưu trữ giấy đòi hỏi không gian văn phòng lớn để chứa các tủ hồ sơ và thùng tài liệu.
- Tài liệu giấy dễ bị hư hỏng do môi trường (ẩm mốc, mối mọt) và có thể mất mát do thiên tai, cháy nổ.
4.2 Lưu trữ trên các thiết bị di động (USB, HDD, SSD)
Đây là phương pháp lưu trữ tài liệu kỹ thuật số trên các thiết bị lưu trữ di động như USB, ổ cứng gắn ngoài (HDD), hoặc ổ cứng thể rắn (SSD). Các thiết bị này có thể dễ dàng kết nối với máy tính hoặc các thiết bị khác để truy xuất dữ liệu.
Ưu điểm
- Dễ dàng di chuyển và truy xuất tài liệu, cho phép sao chép và chia sẻ dữ liệu một cách nhanh chóng.
- Các thiết bị lưu trữ di động thường có giá thành thấp, không đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn.
- Hiện nay, các ổ cứng di động có thể lưu trữ hàng terabyte dữ liệu, đủ để lưu giữ một lượng lớn tài liệu.
Nhược điểm
- Thiết bị lưu trữ di động có thể dễ bị mất hoặc hỏng, dẫn đến mất dữ liệu nếu không có sao lưu.
- Khi số lượng tài liệu tăng lên, việc quản lý dữ liệu trên nhiều thiết bị di động khác nhau có thể trở nên phức tạp.
- Dữ liệu trên các thiết bị di động dễ bị truy cập trái phép nếu không được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã hóa.
4.3 Lưu trữ điện tử
Lưu trữ điện tử là việc lưu trữ hồ sơ dưới dạng file kỹ thuật số trên các hệ thống phần mềm hoặc các nền tảng lưu trữ đám mây. Các tài liệu giấy được số hóa thông qua việc quét và chuyển đổi sang định dạng file điện tử (PDF, Word, Excel,…).
Ưu điểm
- Các hệ thống lưu trữ điện tử cho phép tìm kiếm nhanh chóng thông qua từ khóa, giúp tiết kiệm thời gian so với việc tìm kiếm thủ công.
- Tài liệu kỹ thuật số không đòi hỏi không gian vật lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm diện tích văn phòng.
- Các tài liệu được bảo mật tốt với các tính năng mã hóa, phân quyền truy cập và sao lưu tự động.
- Tài liệu có thể được chia sẻ trực tuyến giữa các phòng ban, đối tác mà không cần sao chép thủ công.
Nhược điểm
- Doanh nghiệp cần đầu tư vào hạ tầng IT, phần mềm quản lý tài liệu và các thiết bị phần cứng phục vụ lưu trữ.
- Đòi hỏi kiến thức, kỹ năng kỹ thuật để vận hành và quản lý hệ thống lưu trữ điện tử.
5. Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO trong doanh nghiệp
Tham khảo quy trình lưu trữ tài liệu theo chuẩn ISO chuyên nghiệp với 7 bước sau:
Bước 1: Thu thập hồ sơ, dữ liệu
Đầu tiên, phân chia rõ ràng các tài liệu theo từng bộ phận như tài chính, nhân sự, pháp lý, marketing, sản xuất và khách hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều có đầy đủ tài liệu cần thiết và không bị bỏ sót.
Đối với một quy trình lưu trữ hồ sơ ISO chuyên nghiệp, nên thu thập tài liệu dựa trên thời gian phát sinh, từ những tài liệu mới nhất đến những tài liệu cũ hơn. Vì khi đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và truy xuất các tài liệu quan trọng trong các thời kỳ kinh doanh khác nhau.
Bước 2: Phân loại, sắp xếp và lập chỉ mục hồ sơ
Sau khi đã thu thập đủ dữ liệu, bước tiếp theo là phân loại và sắp xếp chúng một cách có hệ thống. Doanh nghiệp có thể phân loại tài liệu dựa trên chủ đề, loại tài liệu, hoặc thời gian. Ví dụ, tài liệu tài chính có thể được sắp xếp theo từng năm, trong khi hồ sơ pháp lý có thể phân loại theo tên đối tác hoặc nội dung hợp đồng.
Quan trọng hơn, việc lập chỉ mục sẽ giúp tài liệu dễ dàng truy xuất trong tương lai. Sử dụng phần mềm như SureDMS, các tài liệu sẽ được lập chỉ mục với nhiều tiêu chí như từ khóa, loại tài liệu, hoặc người chịu trách nhiệm. Cho phép doanh nghiệp có thể tìm kiếm và truy cập tài liệu trong thời gian ngắn nhất, giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 3: Xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ theo quy định Chính phủ
Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, mỗi loại tài liệu có thời hạn lưu trữ khác nhau. Việc xác định thời hạn lưu trữ tài liệu phải tuân theo các quy định của Chính phủ để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật và không gặp rủi ro về pháp lý. Ví dụ:
- Hồ sơ tài chính, kế toán thường có thời hạn lưu trữ ít nhất 5 năm (theo Luật Kế toán 2015).
- Tài liệu pháp lý, hợp đồng có thể cần lưu trữ trong thời gian dài hơn, tùy thuộc vào nội dung và điều kiện hợp đồng.
Phần mềm như SureDMS hỗ trợ tính năng theo dõi thời hạn tài liệu, cảnh báo doanh nghiệp khi hồ sơ gần hết hạn để tránh việc vô tình vi phạm quy định pháp luật.
Bước 4: Tiến hành lưu trữ hồ sơ
Khi đã phân loại và xác định thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa các phương pháp lưu trữ khác nhau, bao gồm lưu trữ vật lý hoặc số hóa tài liệu. Với xu hướng hiện đại và nhu cầu tối ưu hóa quy trình quản lý, lưu trữ số hóa thông qua phần mềm quản lý tài liệu đang trở thành lựa chọn hàng đầu.
SureDMS cung cấp giải pháp lưu trữ tài liệu dưới dạng số hóa với khả năng quản lý dữ liệu an toàn, tích hợp nhiều tính năng như bảo mật thông tin, truy cập nhanh chóng và quản lý tài liệu từ xa. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và truy xuất tài liệu mà không cần phải mất công tìm kiếm thủ công trong các kho lưu trữ vật lý.
Giải pháp lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm quản lý tài liệu hiện đại như LV SureDMS của Lạc Việt không chỉ giúp tự động hóa quá trình thu thập, lưu trữ và quản lý hồ sơ mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về lưu trữ tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc:
- Phân loại, sắp xếp tài liệu khoa học.
- Tìm kiếm nhanh chóng và truy cập dễ dàng.
- Bảo mật thông tin với công nghệ nhận dạng, phân quyền sử dụng rõ ràng.
- Tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ, tối ưu hóa nguồn lực.
Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp
Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ
- Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core.
- Cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,…) theo nhu cầu công việc.
- Hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
- Tích hợp với thiết bị số hóa hồ sơ giúp số hóa hồ sơ trong 1 click chuột.
Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng
- Tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
- Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
- Tích hợp công nghệ Barcode/ QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ và thành phần hồ sơ.
- Hỗ trợ in danh mục hồ sơ nộp lưu, mẫu tờ mục lục của hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ.
Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy.
- Có công cụ hỗ trợ: chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích,…
- Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
- Cho phép mượn/trả hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm hoặc ứng dụng di động.
- Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.
Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan
- Quản lý tình trạng khai thác kho tài liệu, quản lý mượn – trả và chính sách mượn trả.
- Cho phép phân quyền nhiều cấp độ và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
- Cho phép chuyển dữ liệu từ file excel biên mục hồ sơ lưu trữ vào hệ thống.
- Tích hợp với các hệ thống khác để thống nhất lưu trữ hồ sơ tập trung 1 nơi.
Bước 5: Truy cập và sử dụng tài liệu hồ sơ
Sau khi tài liệu đã được lưu trữ, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình truy cập và sử dụng hồ sơ một cách khoa học. Phần mềm như SureDMS cho phép người dùng có thể tìm kiếm tài liệu chỉ với vài thao tác đơn giản, đảm bảo hồ sơ được truy xuất đúng lúc, đúng người có thẩm quyền.
Đặc biệt, SureDMS hỗ trợ tính năng quản lý phân quyền giúp đảm bảo tính bảo mật cao khi chỉ những người có quyền mới được truy cập các tài liệu quan trọng. Điều này rất cần thiết cho các doanh nghiệp có nhiều nhân viên ở nhiều phòng ban khác nhau, nơi việc truy cập và sử dụng tài liệu cần được kiểm soát chặt chẽ.
Với phần mềm lưu trữ hồ sơ LV SureDMS, doanh nghiệp có thể:
- Tiết kiệm 70% tài nguyên lưu trữ: Giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý và chi phí quản lý hồ sơ không quan trọng.
- Tăng 20% năng suất: Tìm kiếm, truy cập, và sử dụng tài liệu dễ dàng, mọi lúc mọi nơi.
- Đảm bảo an toàn và bảo mật: Tài liệu được lưu trữ với nhiều lớp bảo mật, hỗ trợ phân quyền chi tiết dựa trên vai trò người dùng.
Bước 6: Theo dõi, cập nhật trạng thái
Hệ thống lưu trữ tài liệu cần có tính năng theo dõi và cập nhật trạng thái của từng tài liệu. Phần mềm SureDMS cung cấp công cụ giám sát trạng thái tài liệu, giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình của từng tài liệu, như tài liệu đã được xử lý, đang xử lý, hay đã hết hạn.
Việc theo dõi trạng thái không chỉ giúp đảm bảo tài liệu được cập nhật kịp thời mà còn hỗ trợ việc lập kế hoạch cho việc duy trì và bảo trì dữ liệu.
Bước 7: Hủy bỏ hồ sơ hết hạn
Cuối cùng, doanh nghiệp cần thực hiện hủy bỏ tài liệu đã hết hạn lưu trữ theo đúng quy định. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn đảm bảo tính bảo mật thông tin. Thực hiện hủy bỏ theo các cách sau:
- Tài liệu hồ sơ bình thường: gạch bỏ, cắt, xé nhỏ hoặc sử dụng máy hủy chuyên dụng.
- Với hồ sơ tài liệu quan trọng: Cần trình duyệt cấp trên và tiến hành hủy bằng cách xé nhỏ, dùng máy chuyên dụng, đốt, …
6. Các biểu mẫu hỗ trợ quá trình lưu trữ hồ sơ cần thiết
4.1 Mẫu danh mục hồ sơ lưu trữ
Mẫu danh mục lưu trữ hồ sơ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại và sắp xếp tài liệu một cách hệ thống. Việc lập danh mục này cũng hỗ trợ việc tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng khi cần thiết.
- Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại điểm d thuộc mục 4, phần B của Hướng dẫn này).
- Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ (theo hướng dẫn tại điểm d thuộc mục 4, phần B của Hướng dẫn này).
- Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể)
- Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
- Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang,…
4.2 Mẫu theo dõi sửa đổi tài liệu
Mẫu này được sử dụng để ghi nhận và theo dõi các thay đổi, chỉnh sửa trong quá trình quản lý tài liệu. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tài liệu có tính pháp lý cao như hợp đồng, báo cáo tài chính, hoặc các quy trình nội bộ.
Nội dung mẫu bao gồm:
- Mã số tài liệu
- Phiên bản tài liệu
- Ngày sửa đổi
- Mô tả nội dung sửa đổi
- Người sửa đổi
- Người phê duyệt
- Lý do sửa đổi
- Lịch sử sửa đổi (tích hợp thông tin từ các phiên bản trước)
Với những phương pháp lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp và quy trình chuẩn ISO, doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể khả năng truy xuất thông tin, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian. Hơn nữa, việc áp dụng công nghệ số hóa thông qua các phần mềm quản lý tài liệu như LV SureDMS sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí lưu trữ mà còn tối ưu hóa nguồn lực, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
