Trong quản trị nhân sự, chấm công là bước quan trọng để doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc, tính lương, đánh giá năng suất lao động. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng lựa chọn cùng một phương pháp hay biểu mẫu chấm công, bởi nhu cầu sẽ khác nhau tùy theo quy mô, đặc thù ngành nghề, cách thức quản lý. Tùy theo đặc thù hoạt động, các tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu bảng chấm công hàng ngày, bảng chấm công theo tháng, chấm công file Excel hoặc file bảng chấm công tự động tích hợp phần mềm chấm công – tính lương giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, giảm sai sót đảm bảo tính minh bạch trong trả lương.
Bài viết này Lạc Việt sẽ tổng hợp các loại mẫu bảng chấm công phổ biến hiện nay từ bảng chấm công theo ngày, theo ca, theo giờ đến bảng chấm công sản xuất, làm thêm giờ hay theo quy định Thông tư 133, 107, 200 kèm ưu nhược điểm để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.
1. Bảng chấm công và Vai trò trong quản lý nhân sự tiền lương
1.1 Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là biểu mẫu dùng để ghi lại số ngày công, giờ làm, ca làm hoặc thời gian vắng mặt của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Đây có thể là một bảng tính trên Excel hoặc một hệ thống tự động được liên kết với máy chấm công và phần mềm quản lý nhân sự.
Ví dụ: Một nhà máy sản xuất có thể dùng mẫu bảng chấm công hàng ngày để ghi nhận ca sáng, ca chiều, ca đêm của công nhân; trong khi công ty văn phòng thường dùng mẫu bảng chấm công theo tháng để tổng hợp số ngày làm việc tiêu chuẩn và số giờ tăng ca.
1.2. Vai trò của bảng chấm công trong quản lý nhân sự – tiền lương
Bảng chấm công nhân viên là nền tảng để:
- Tính lương chính xác: Tránh tình trạng trả thiếu hoặc thừa so với công thực tế.
- Quản lý thời gian làm việc: Hạn chế tình trạng đi trễ, về sớm, làm thêm ngoài giờ không được phê duyệt.
- Đánh giá hiệu suất KPI: Cung cấp dữ liệu thực tế cho quá trình đánh giá nhân sự.
- Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo minh chứng rõ ràng khi cơ quan quản lý yêu cầu kiểm tra hồ sơ lao động.
Một nghiên cứu của Paychex (2023) cho thấy các doanh nghiệp áp dụng hệ thống chấm công tự động giảm được trung bình 7 giờ làm việc thủ công mỗi tháng cho mỗi nhân viên bộ phận C&B (nguồn). Điều này đồng nghĩa với việc tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.
2. 10+ Mẫu bảng chấm công file excel/word 2025 miễn phí dễ dùng
2.1 Mẫu bảng chấm công hàng ngày
Mẫu bảng chấm công hàng ngày được thiết kế để ghi nhận chi tiết thời gian làm việc của từng nhân viên theo từng ngày. Mỗi dòng thể hiện một nhân sự, mỗi cột tương ứng với một ngày trong tháng, kèm ký hiệu hoặc số giờ làm việc.
Cách sử dụng:
- Thích hợp cho các ngành có tính chất làm việc theo ca như sản xuất, xây dựng, dịch vụ ăn uống, khách sạn.
- Giúp quản lý sát sao tình trạng đi muộn, về sớm hoặc tăng ca.
Ưu điểm:
- Dễ dàng kiểm soát biến động nhân sự trong ngày.
- Có thể kết hợp với chữ ký xác nhận của quản lý để tăng tính minh bạch.
Ví dụ minh họa: Một xưởng may với 200 công nhân có thể dùng mẫu bảng chấm công hàng ngày để ghi rõ ca sáng, ca chiều và tăng ca giúp bộ phận C&B nhanh chóng tổng hợp dữ liệu khi tính lương, phụ cấp, thưởng chuyên cần.
2.2 Mẫu bảng chấm công theo tuần
Mẫu bảng chấm công theo tuần được thiết kế để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong từng tuần, thường áp dụng cho các doanh nghiệp có lịch làm việc linh hoạt, dự án ngắn hạn hoặc môi trường làm việc theo nhiệm vụ (task-based). Mẫu này cho phép quản lý nhanh chóng tổng hợp số giờ làm việc, ngày nghỉ, giờ làm thêm của nhân viên mà không cần chờ đến cuối tháng.
Doanh nghiệp thường áp dụng mẫu chấm công theo tuần trong các tình huống:
- Quản lý nhân sự dự án ngắn hạn: Ví dụ, nhóm thi công xây dựng hoặc đội sự kiện cần báo cáo tiến độ, thời gian làm việc hàng tuần.
- Doanh nghiệp có nhân sự bán thời gian hoặc làm theo giờ: Việc chốt công theo tuần giúp đảm bảo tính kịp thời trong việc tính lương.
- Kiểm soát hiệu suất làm việc: Quản lý dễ dàng đánh giá năng suất ngay trong tuần, đưa ra điều chỉnh phù hợp.
2.3 Mẫu bảng chấm công theo tháng
Đây là dạng bảng tổng hợp số ngày công hoặc giờ công trong suốt một tháng làm việc, thường dùng trong môi trường văn phòng hoặc các tổ chức, doanh nghiệp có giờ làm việc cố định.
Cách sử dụng:
- Mỗi nhân viên được ghi nhận tổng số ngày làm việc, số ngày nghỉ phép, nghỉ không lương và số giờ tăng ca trong tháng.
- Dữ liệu được tổng hợp một lần vào cuối kỳ lương.
Ưu điểm:
- Giảm thời gian ghi chép hàng ngày, phù hợp với doanh nghiệp có bộ máy nhân sự ổn định.
- Dễ dàng kết xuất dữ liệu để lập báo cáo.
Nhược điểm: Ít chi tiết hơn so với bảng hàng ngày, có thể bỏ sót thông tin nếu không kiểm tra kỹ.
2.4 Mẫu bảng chấm công theo ca
- Đặc điểm: Dùng cho doanh nghiệp hoạt động 24/7 hoặc theo nhiều khung giờ làm việc khác nhau, ví dụ: ca sáng, ca chiều, ca đêm.
- Ứng dụng: Nhà máy sản xuất, siêu thị, bệnh viện, ngành dịch vụ.
- Cách ghi: Bảng sẽ chia thành các cột ngày trong tháng và ký hiệu ca làm (C1, C2, C3…) hoặc thời gian bắt đầu – kết thúc ca.
- Lợi ích: Giúp theo dõi chính xác số ca làm, số ca nghỉ, làm cơ sở tính phụ cấp ca đêm hoặc thưởng chuyên cần.
2.5 Mẫu bảng chấm công theo giờ
- Đặc điểm: Dành cho nhân viên làm việc bán thời gian hoặc theo giờ linh hoạt.
- Ứng dụng: Trung tâm đào tạo, dịch vụ tư vấn, ngành bán lẻ, freelancer.
- Cách ghi: Ghi rõ thời gian bắt đầu – kết thúc mỗi ca, phần mềm hoặc công thức Excel sẽ tự động tính tổng số giờ làm việc trong ngày và trong tháng.
- Lợi ích: Đảm bảo tính lương theo giờ minh bạch, tránh thất thoát chi phí.
2.6 Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (OT)
- Đặc điểm: Ghi nhận số giờ làm ngoài giờ quy định, tính theo ngày thường, ngày nghỉ hoặc ngày lễ với hệ số lương khác nhau.
- Ứng dụng: Doanh nghiệp có khối lượng công việc biến động, đặc biệt trong mùa cao điểm sản xuất hoặc bán hàng.
- Cách ghi: Tách riêng cột “Số giờ làm thêm” và “Loại ngày” (thường, nghỉ, lễ) để tính đúng hệ số theo Bộ luật Lao động.
- Lợi ích: Hỗ trợ tính toán nhanh phụ cấp làm thêm giờ, đảm bảo quyền lợi cho người lao động tránh sai sót về pháp lý.
2.7 Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133, 107, 200
- Thông tư 133: Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, mẫu bảng gọn nhẹ, dễ áp dụng.
- Thông tư 107: Áp dụng cho đơn vị hành chính, sự nghiệp; có quy định chặt chẽ về cột ngày công, loại công, ký hiệu chấm công.
- Thông tư 200: Áp dụng cho doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảng chấm công chi tiết, đầy đủ thông tin để đáp ứng báo cáo tài chính, kiểm toán.
- Lợi ích: Sử dụng đúng mẫu theo thông tư giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật thuận tiện khi thanh tra, quyết toán.
2.8 Mẫu bảng chấm công sản xuất
- Đặc điểm: Ghi nhận không chỉ thời gian làm việc mà còn sản lượng hoặc định mức sản phẩm hoàn thành.
- Ứng dụng: Nhà máy, xưởng sản xuất, doanh nghiệp chế biến.
- Cách ghi: Ngoài cột thời gian, cần có thêm cột “Sản lượng” hoặc “Mã sản phẩm” để tính lương theo sản phẩm hoặc theo ca kèm sản lượng.
- Lợi ích: Kết hợp quản lý thời gian và hiệu suất, hỗ trợ tính lương theo hình thức “lương sản phẩm” chính xác.
2.9 Mẫu bảng chấm công file Excel/Google sheet
Bảng chấm công file Excel là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ tính linh hoạt, chi phí thấp.
Cách thiết kế:
- Sử dụng các cột cho tên nhân viên, bộ phận, ngày công, giờ làm, loại ca, ghi chú.
- Dùng các công thức Excel như COUNTIF (đếm số công), SUM (tổng giờ làm), IF (tính phụ cấp hoặc khấu trừ).
Ưu điểm:
- Dễ tùy chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.
- Có thể lưu trữ, gửi qua email nhanh chóng.
Hạn chế:
- Dễ xảy ra lỗi nhập liệu thủ công, đặc biệt khi số lượng nhân viên lớn.
- Không tự động đồng bộ với dữ liệu từ máy chấm công hoặc ứng dụng quản lý.
2.10 Mẫu bảng chấm công file Word
Mẫu bảng chấm công file Word được thiết kế dưới dạng văn bản bảng biểu, phù hợp cho các doanh nghiệp muốn quản lý chấm công ở mức cơ bản hoặc cần trình bày bản in đẹp mắt, dễ lưu trữ. Ưu điểm của định dạng Word là dễ chỉnh sửa bố cục, thay đổi tiêu đề cột, thêm ghi chú hoặc ký xác nhận của quản lý trực tiếp.
Một số trường hợp doanh nghiệp lựa chọn mẫu chấm công file Word:
- Doanh nghiệp nhỏ chưa đầu tư phần mềm chấm công, chỉ cần theo dõi số ngày công và ca làm việc.
- Bộ phận hành chính cần in và lưu hồ sơ giấy để đáp ứng yêu cầu kiểm tra nội bộ hoặc thanh tra lao động.
- Môi trường làm việc ngoài hiện trường (xây dựng, sản xuất lưu động, bán hàng lưu động) dễ dàng phát phiếu chấm công Word cho từng tổ đội
2.11 File bảng chấm công tự động
File bảng chấm công tự động được tích hợp với máy chấm công hoặc phần mềm quản lý nhân sự – tiền lương giúp ghi nhận dữ liệu ngay khi nhân viên quẹt thẻ, vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt.
Ưu điểm:
- Loại bỏ hoàn toàn công việc nhập liệu thủ công.
- Giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch.
- Dữ liệu có thể đồng bộ tức thì với hệ thống tính lương.
3. Hướng dẫn tạo bảng chấm công Excel cơ bản triển khai chi tiết
Bảng chấm công file Excel là giải pháp phổ biến với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức quy mô vừa và nhỏ vì vừa tiết kiệm chi phí vừa linh hoạt khi tùy chỉnh. Để đảm bảo bảng dễ dùng, dễ tổng hợp hạn chế sai sót, bạn có thể triển khai theo quy trình chi tiết dưới đây:
Bước 1: Xác định thông tin cần ghi nhận
Trước khi mở file Excel và nhập dữ liệu, doanh nghiệp nên thống nhất bộ tiêu chí chấm công để tránh nhầm lẫn giữa các bộ phận. Thông thường, các thông tin cơ bản gồm:
- Thông tin nhân viên: Họ tên, mã nhân viên, phòng/ban. Mã nhân viên giúp tránh trùng tên.
- Thời gian làm việc: Ghi theo ngày, theo giờ hoặc theo ca. Ví dụ: ca sáng (8h–12h), ca chiều (13h–17h), ca đêm (22h–6h).
- Ký hiệu chấm công: Chuẩn hóa ngay từ đầu. Ví dụ:
- X = Đi làm đủ ca
- P = Nghỉ phép có lương
- KL = Nghỉ không lương
- TC = Tăng ca (ghi kèm số giờ, ví dụ TC2 = tăng ca 2 giờ)
- Ghi chú bổ sung: Lý do nghỉ, công tác, làm việc từ xa…
Ví dụ minh họa: Nếu một nhân viên đi làm cả ngày, ký hiệu sẽ là “X”; nếu nghỉ buổi sáng và làm buổi chiều, có thể ghi “1/2P + 1/2X” để thể hiện rõ tình trạng.
Bước 2: Tạo cấu trúc bảng trên Excel
Một bảng chấm công chuẩn cần rõ ràng, dễ nhìn dễ tổng hợp. Cấu trúc thường gồm:
Dòng tiêu đề: Tên công ty, kỳ chấm công (ví dụ: “Bảng chấm công – Tháng 8/2025”).
Hàng tiêu đề cột:
- Số thứ tự
- Họ và tên nhân viên
- Mã nhân viên
- Các cột ngày trong tháng (Ngày 1, Ngày 2… Ngày 31)
- Cột “Tổng công” (tự động tính số ngày công)
- Cột “Tổng giờ tăng ca” (tự động cộng số giờ tăng ca trong tháng)
- Cột “Ghi chú”
Mẹo định dạng:
- Sử dụng màu nền nhạt cho cột tiêu đề để nổi bật.
- Dùng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để tô màu các ô tăng ca hoặc nghỉ phép, giúp bộ phận C&B dễ nhận diện.
- Cố định hàng tiêu đề (Freeze Panes) để khi cuộn dữ liệu vẫn dễ theo dõi.
Bước 3: Ứng dụng công thức để tính toán tự động
Một trong những ưu điểm lớn nhất của Excel là khả năng tính toán nhanh chính xác khi thiết lập công thức.
Tính tổng công:
Công thức: =COUNTIF(D2:AH2,”X”)+COUNTIF(D2:AH2,”TC*”)
- Trong đó, D2:AH2 là vùng chứa ký hiệu công của nhân viên.
- Công thức này đếm số ngày có ký hiệu “X” (đi làm) và các ô chứa ký hiệu tăng ca.
Tính tổng giờ tăng ca:
Nếu tăng ca được ghi trực tiếp số giờ (ví dụ: 2, 3),
Dùng công thức:=SUMIF(D2:AH2,”>0″)
Xác định phụ cấp hoặc khấu trừ:
Ví dụ: Nếu tổng công dưới 22 ngày/tháng thì bị trừ 300.000 đồng:
=IF(AI2<22,-300000,0) Trong đó, AI2 là ô chứa tổng số ngày công.
Mẹo nâng cao:
- Sử dụng Data Validation để chỉ cho phép nhập ký hiệu đã quy định, tránh sai sót khi nhập liệu.
- Kết hợp PivotTable để tạo báo cáo tổng hợp công theo phòng ban, chi nhánh.
4. Quản lý chấm công toàn diện với LV SureHCS
Khi số lượng nhân viên tăng hoặc mô hình làm việc phức tạp hơn (nhiều chi nhánh, ca làm, hình thức làm việc hybrid), việc duy trì bảng chấm công file Excel dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian kiểm tra. Lúc này, giải pháp tối ưu là sử dụng file bảng chấm công tự động hoặc phần mềm quản lý chấm công.
Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý chấm công:
- Tự động ghi nhận dữ liệu từ máy chấm công (vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt) vào hệ thống mà không cần nhập tay.
- Tổng hợp công tức thì cho toàn bộ nhân viên, giảm từ vài ngày xử lý xuống chỉ còn vài giờ.
- Tích hợp với tính lương, phúc lợi: dữ liệu công sẽ được liên kết trực tiếp với bảng lương, giúp tính toán chính xác kịp thời.
- Hỗ trợ báo cáo đa dạng: xuất file Excel, PDF hoặc báo cáo trực tuyến theo yêu cầu.
Lạc Việt SureHCS là phần mềm quản trị nhân sự toàn diện, trong đó phân hệ chấm công được thiết kế chuyên sâu nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thời gian làm việc chính xác, minh bạch tiết kiệm tối đa thời gian xử lý dữ liệu. Hệ thống cho phép kết nối trực tiếp với nhiều loại máy chấm công (vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt) và tự động đồng bộ dữ liệu vào phần mềm mà không cần nhập tay.
Với LV SureHCS, doanh nghiệp có thể:
- Quản lý chấm công cho nhiều chi nhánh, ca làm, hình thức làm việc (tại văn phòng, làm từ xa, hybrid).
- Tự động tổng hợp giờ công, giờ tăng ca, ngày nghỉ phép, nghỉ không lương.
- Liên kết trực tiếp với phân hệ tính lương, phúc lợi để đảm bảo quy trình khép kín, giảm sai sót.
- Xuất báo cáo linh hoạt dưới dạng Excel, PDF hoặc dashboard trực tuyến.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Đây là lựa chọn phù hợp cho các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về mẫu bảng chấm công mong muốn áp dụng file bảng chấm công tự động để tối ưu hiệu quả vận hành.
