Phần mềm quản lý văn bản là hệ thống giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, tra cứu văn bản công văn một cách nhanh chóng, an toàn hiệu quả. Là công cụ giúp thay thế hoàn toàn phương pháp quản lý thủ công bằng giấy tờ hay bảng tính Excel vốn tốn kém thời gian, dễ sai sót và khó lưu trữ lâu dài.
Trong bối cảnh chuyển đổi số, văn bản không chỉ còn dừng lại ở những tập hồ sơ giấy tờ cồng kềnh mà đã trở thành tài sản số quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Từ hợp đồng, quy trình nội bộ, báo cáo tài chính cho đến hồ sơ nhân sự, tất cả đều cần được quản lý chặt chẽ, chính xác bảo mật. Tuy nhiên, lựa chọn hệ thống quản lý văn bản phù hợp không hề đơn giản, bởi doanh nghiệp phải cân nhắc nhiều yếu tố: khả năng bảo mật, tuân thủ pháp lý, chi phí triển khai – bảo trì, cũng như chất lượng hỗ trợ sau triển khai.
Vậy đâu là một hệ thống quản lý văn bản tối ưu cho doanh nghiệp số? Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Bảng so sánh 11 Phần mềm quản lý văn bản văn thư tốt nhất cho doanh nghiệp
Dưới đây là bảng tổng hợp 10 phần mềm quản lý văn bản tài liệu với các tiêu chí chi tiết về tính năng, gói giá và quy mô doanh nghiệp phù hợp.
| Tên phần mềm | Tính năng nổi bật | Các gói giá | Quy mô doanh nghiệp phù hợp |
|---|---|---|---|
| LV SureDMS | – Lưu trữ tài liệu tập trung trên hệ thống duy nhất, giúp loại bỏ tình trạng phân tán dữ liệu. – Tổ chức tài liệu theo cây thư mục, hỗ trợ nhiều định dạng như văn bản, hình ảnh, video. – Tìm kiếm nhanh theo từ khóa, loại tài liệu hoặc nội dung trong văn bản. – Phân quyền truy cập linh hoạt, kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa, tải xuống. – Tích hợp với nhiều ứng dụng khác, giúp truy cập tài liệu dễ dàng từ nhiều nguồn. |
Liên hệ báo giá | Doanh nghiệp vừa và lớn |
| CoDX Document | – Lưu trữ tài liệu theo chuẩn Dublin Core, giúp tổ chức dữ liệu khoa học. – Tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho (quản lý theo dãy, ngăn, kệ). – Hỗ trợ tìm kiếm theo nội dung, từ khóa, loại tài liệu và hồ sơ công việc. – Ứng dụng công nghệ OCR để trích xuất, nhận diện nội dung văn bản tự động. – Phân quyền chi tiết theo cấp độ người dùng, đảm bảo bảo mật dữ liệu. – Cho phép đánh giá, bình luận, xếp hạng tài liệu. |
Dùng thử miễn phí, bản tính phí từ 499.000 VND/tháng | Doanh nghiệp vừa và lớn |
| C-Office | – Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung, hỗ trợ lưu trữ các loại tài liệu như quy định, chính sách, quy trình, biểu mẫu. – Theo dõi và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, đi, nội bộ của tổ chức. – Hỗ trợ gửi thông báo đến nhân viên trong tổ chức thông qua hệ thống phần mềm. – Phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm tài liệu theo từng hồ sơ, thư mục. |
Miễn phí, liên hệ báo giá nâng cao | Doanh nghiệp nhỏ |
| CloudOffice | – Phân loại tài liệu theo chủ đề, nhóm lĩnh vực để quản lý hiệu quả hơn. – Hỗ trợ cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng, giúp theo dõi hợp đồng, dự án. – Liên kết với các phân hệ khác trong hệ thống như quản lý công việc, văn bản, công văn. – Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu theo năm, trạng thái hoặc nội dung. |
Liên hệ báo giá | Doanh nghiệp vừa và lớn |
| DocEye | – Tích hợp với máy scan để tải tài liệu trực tiếp lên hệ thống. – Lưu trữ tài liệu không giới hạn, giúp quản lý toàn bộ lịch sử phiên bản tại cùng một vị trí. – Xây dựng kho lưu trữ tài liệu số với mô phỏng kho vật lý 3D. – Hỗ trợ tìm kiếm nhanh theo từ khóa, nội dung tài liệu hoặc thông tin đã bóc tách. – Sử dụng công nghệ OCR giúp nhận diện ký tự chính xác, tạo file PDF có thể tìm kiếm nội dung. – Phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban hoặc nhóm người dùng. |
Liên hệ báo giá | Doanh nghiệp mọi quy mô |
| VNPT iOffice | – Hỗ trợ lãnh đạo quản lý điều hành từ xa qua điện thoại, iPad, máy tính. – Cung cấp môi trường cộng tác nội bộ như một mạng xã hội, giúp chia sẻ thông tin, trao đổi công việc. – Phân quyền chi tiết, đảm bảo bảo mật thông tin bằng chữ ký số. – Hỗ trợ quản lý lịch họp, phân phối văn bản điện tử, giảm thiểu in ấn. – Cho phép tra cứu văn bản gốc nhanh chóng. |
Gói thấp nhất từ 21.000 VND/tháng, các gói mở rộng từ 400.000 đến 1.500.000 VND/tháng tùy số lượng người dùng | Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn |
| Microsoft Access | – Hỗ trợ sắp xếp hồ sơ theo cấu trúc khoa học, cho phép tạo bảng dữ liệu để quản lý tài liệu. – Tính năng lọc, truy vấn dữ liệu mạnh mẽ, hỗ trợ tìm kiếm tài liệu nhanh chóng. – Tích hợp với Excel, nhập/xuất dữ liệu dễ dàng. – Cho phép người dùng sắp xếp, phân tích dữ liệu theo yêu cầu. |
Miễn phí nếu có gói Microsoft Office | Doanh nghiệp nhỏ, cá nhân |
| Viettel VOffice | – Hỗ trợ tự động hóa quy trình xử lý văn bản từ tiếp nhận, phê duyệt đến phân loại, lưu trữ. – Lãnh đạo có thể điều hành, quản lý từ xa ngay cả khi công tác nước ngoài. – Cho phép tra cứu văn bản nhanh chóng, hỗ trợ nhiều phím tắt giúp văn thư xử lý nhanh. – Tích hợp thư viện lưu trữ tài liệu và danh bạ nội bộ. |
Liên hệ báo giá | Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn |
| EFY | – Lưu trữ tài liệu tập trung, dễ dàng truy xuất khi cần. – Thiết lập quyền truy cập riêng theo vai trò hoặc phòng ban, đảm bảo bảo mật dữ liệu. – Hỗ trợ tìm kiếm nâng cao bằng từ khóa, mã hồ sơ hoặc tiêu chí liên quan. – Theo dõi toàn bộ lịch sử thay đổi tài liệu, giúp kiểm soát phiên bản. – Tích hợp Microsoft Office, cho phép chỉnh sửa tài liệu trực tiếp. |
Liên hệ báo giá | Doanh nghiệp vừa và lớn |
| Excel | – Quản lý tài liệu bằng bảng tính, giúp theo dõi số lượng, thời gian, nội dung tài liệu. – Dễ dàng lọc, tìm kiếm dữ liệu bằng công cụ tìm kiếm của Excel. – Miễn phí nếu doanh nghiệp đã sở hữu gói Microsoft Office. – Hỗ trợ lưu trữ trên OneDrive, giúp nhân viên truy cập từ xa. |
Miễn phí nếu có gói Microsoft Office | Doanh nghiệp nhỏ, cá nhân |
Bảng trên cung cấp cái nhìn tổng quan về các phần mềm quản lý văn bản tài liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình. Nếu cần thêm thông tin chi tiết về từng phần mềm hãy xem tiếp phần phân tích chi tiết bên dưới.
1. Lưu trữ vật lý có làm văn bản, hồ sơ giấy có trở thành gánh nặng?
Trong bối cảnh doanh nghiệp tiến dần đến chuyển đổi số, việc lưu trữ văn bản tài liệu bằng phương pháp truyền thống dần trở thành một thách thức không nhỏ. Khi quy mô mở rộng, số lượng tài liệu giấy ngày càng tăng, dẫn đến việc cần không gian lưu trữ lớn hơn, chi phí quản lý cao hơn, quy trình truy xuất thông tin trở nên phức tạp hơn.
Khi các doanh nghiệp vẫn còn phụ thuộc chủ yếu vào phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống (giấy tờ, hồ sơ), họ thường gặp phải những hạn chế sau:
- Với lượng văn bản nội bộ tăng đều theo thời gian, việc tìm kiếm không gian lưu trữ đủ lớn và an toàn không hề dễ dàng mà còn tốn kém.
- Tìm kiếm, truy xuất tài liệu trong “núi” hồ sơ giấy tốn rất nhiều thời gian công sức, đặc biệt khi tài liệu không được phân loại, sắp xếp khoa học.
- Đặc điểm của văn bản tài liệu giấy là dễ bị mất mát, hư hỏng do các tác nhân như lửa, nước, côn trùng, hoặc đơn giản chỉ là do quá trình sử dụng thường xuyên.
- Việc chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp hoặc đối tác ở xa đòi hỏi phải scan, photocopy hoặc chuyển phát tài liệu vật lý, mất thời gian gây kém hiệu quả.
- Văn bản giấy dễ bị đánh cắp hoặc rò rỉ thông tin, gây ảnh hưởng đến sự an toàn bảo mật của doanh nghiệp.
- Việc in ấn, photocopy, lưu trữ, quản lý tài liệu giấy tốn kém nhiều chi phí hơn so với việc lưu trữ tài liệu điện tử. Các chi phí này có thể tăng cao theo thời gian, gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp.
Chính những “mất mát” về tài chính, không gian và nhân lực quá nhiều đã khiến các doanh nghiệp đã ngừng việc quản lý, lưu trữ văn bản nội bộ theo phương pháp vật lý truyền thống. Thay vào đó, họ dần chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý văn bản nội bộ có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong quá khứ như không gian lưu trữ, tìm kiếm thông tin, chia sẻ tài liệu, bảo mật, chi phí.
2. Tổng quan về phần mềm quản lý văn bản
2.1 Phần mềm quản lý văn bản là gì?
Phần mềm quản lý văn bản là một hệ thống công nghệ thông tin được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp nhận, xử lý, phân loại, lưu trữ, tra cứu các loại công văn, văn bản điện tử.
Hiểu một cách đơn giản, phần mềm quản lý văn bản là “trung tâm lưu thông” của mọi loại giấy tờ, công văn trong doanh nghiệp. Nhờ vậy, lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình trạng xử lý văn bản, nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm và bộ phận văn thư giảm bớt áp lực lưu trữ.
Nếu như trước đây, nhân viên văn thư phải tốn nhiều thời gian để đánh số công văn, sắp xếp hồ sơ giấy, thì nay phần mềm sẽ tự động hóa hầu hết các khâu này giúp công việc trở nên nhanh chóng chính xác hơn.
Theo báo cáo của IDC (2023), nhân viên văn phòng trung bình dành tới 21,3% thời gian mỗi ngày để tìm kiếm và xử lý tài liệu. Việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản không chỉ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí nhân sự mà còn tăng khả năng tuân thủ các quy định pháp lý về lưu trữ văn thư.
2.2 Các loại phần mềm quản lý văn thư phổ biến hiện nay
Khi tìm hiểu về phần mềm quản lý văn bản, doanh nghiệp thường quan tâm đến câu hỏi: “Loại phần mềm nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình?”. Trên thực tế, thị trường hiện nay có nhiều giải pháp đáp ứng cho từng nhu cầu, quy mô của mỗi doanh nghiệp. Việc hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp các tổ chức lựa chọn chính xác, tránh đầu tư dàn trải hoặc sử dụng chưa hiệu quả.
- On-premise (cài đặt tại chỗ): Phần mềm được cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp. Ưu điểm là khả năng kiểm soát dữ liệu cao, phù hợp với đơn vị có yêu cầu bảo mật khắt khe như ngân hàng, bảo hiểm. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu lớn và cần đội ngũ IT nội bộ để vận hành.
- Cloud (điện toán đám mây): Doanh nghiệp chỉ cần kết nối internet là có thể sử dụng. Ưu điểm là triển khai nhanh, chi phí linh hoạt theo gói dịch vụ, nhân viên có thể làm việc từ xa. Theo Gartner (2023), hơn 60% doanh nghiệp toàn cầu đang chuyển dần sang các giải pháp quản lý tài liệu dựa trên Cloud để giảm chi phí hạ tầng tăng tính linh hoạt.
3. Lợi ích thực tế của phần mềm quản lý văn bản đối với doanh nghiệp
Việc triển khai phần mềm quản lý văn bản không chỉ dừng lại ở việc thay thế quy trình giấy tờ thủ công, mà còn mang lại những lợi ích thiết thực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh.
- Tiết kiệm thời gian chi phí: Với phần mềm quản lý công văn văn bản, toàn bộ hồ sơ, công văn được số hóa lưu trữ tập trung, cho phép tìm kiếm chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mỗi năm, đồng nghĩa với việc giảm chi phí nhân sự và vận hành.
- Đảm bảo tính bảo mật, tuân thủ pháp lý: Các tổ chức thường phải lưu trữ hồ sơ, công văn theo quy định của Luật Lưu trữ và các chuẩn mực bảo mật dữ liệu. Phần mềm quản lý văn thư hiện nay thường tích hợp tính năng phân quyền, mã hóa dữ liệu, nhật ký truy cập đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được phép xem hoặc xử lý tài liệu. Từ đó giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin, đồng thời đáp ứng yêu cầu pháp lý về lưu trữ hồ sơ điện tử.
- Nâng cao hiệu quả phối hợp công việc: Trong môi trường làm việc truyền thống, văn bản phải luân chuyển qua nhiều phòng ban, dễ bị chậm trễ hoặc thất lạc. Phần mềm quản lý công văn cho phép theo dõi trạng thái xử lý, gán trách nhiệm cho từng cá nhân, gửi thông báo nhắc việc tự động. Nhờ vậy, tiến độ xử lý văn bản minh bạch rõ ràng, hạn chế tối đa tình trạng “nghẽn việc”.
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh chính xác: Đối với lãnh đạo doanh nghiệp, việc có đầy đủ dữ liệu chính xác kịp thời là yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định. Hệ thống quản lý văn bản cho phép trích xuất báo cáo tổng hợp theo nhiều tiêu chí: số lượng công văn theo phòng ban, thời gian xử lý trung bình, các văn bản tồn đọng. Những báo cáo này giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình, điều chỉnh quy trình làm việc hoặc phân bổ nhân lực hợp lý hơn.
Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất có khoảng 3.000 công văn, quyết định, thông báo mỗi tháng. Nếu tìm kiếm thủ công, việc xử lý có thể mất đến vài ngày; trong khi với hệ thống quản lý văn bản, thông tin được truy xuất ngay lập tức giúp tiến độ công việc không bị gián đoạn.
Phần mềm quản lý văn bản công văn có vai trò gì trong chuyển đổi số?
Trong kỷ nguyên số hóa, các phần mềm quản lý tài liệu nội bộ, lưu trữ tài liệu trở thành giải pháp tối ưu cho việc quản lý thông tin doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm không gian, chi phí, phần mềm lưu trữ tài liệu còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội như:
| Đối với cấp quản trị | Đối với nhân viên |
|
|
4. 11 Phần mềm quản lý văn bản (công văn, văn thư, hồ sơ lưu trữ) tốt nhất
11 Phần mềm quản lý văn bản (công văn, văn thư, hồ sơ lưu trữ) tốt nhất
- Phần mềm quản lý văn bản công văn LV SureDMS
- Phần mềm quản lý tài liệu LV-DX Document
- Phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document
- Phần mềm quản lý văn bản nội bộ miễn phí C-Office
- Phần mềm lưu trữ văn thư miễn phí CloudOffice
- Phần mềm lưu trữ văn bản nội bộ DocEye
- Phần mềm quản lý văn bản nội bộ VNPT iOffice
- Phần mềm quản lý, lưu trữ văn thư bằng Access miễn phí
- Hệ thống phần mềm quản lý văn bản của Viettel VOffice
- Phần mềm quản lý công văn EFY
- Phần mềm quản lý văn bản miễn phí bằng Excel
4.1 Phần mềm quản lý văn bản công văn LV SureDMS
LV SureDMS là giải pháp quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ công việc linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, đồng bộ quản lý dữ liệu.
Mục tiêu cuối cùng của Lạc Việt là tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu điện tử riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, văn bản nội bộ, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị.
Khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản LV SureDMS, doanh nghiệp hoàn toàn xóa bỏ tình trạng phân tán dữ liệu, các thành viên của nhóm/phòng ban cộng tác hiệu quả hơn trong kho tài nguyên chung.
Đặc điểm nổi bật
- Quản lý văn bản nội bộ tập trung trên 1 hệ thống duy nhất, tổ chức lưu trữ theo cây thư mục.
- Cho phép lưu trữ nhiều loại tài liệu dạng văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh và những định dạng khác theo nhu cầu công việc.
- Lập chỉ mục tài liệu theo cấu trúc riêng từng mô hình doanh nghiệp, có tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho.
- Cho phép tìm kiếm văn bản theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ công việc, tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
- Chia sẻ tài liệu đến 1 hoặc nhiều cá nhân/bộ phận thông qua email hay trang mạng xã hội nội bộ.
- Nhân viên được phép tương tác, chia sẻ, đưa ra nhận xét, bình luận đối với văn bản tài liệu dựa trên cấp độ phân quyền.
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác, lấy dữ liệu lưu trữ tập trung trên 1 nguồn duy nhất & có thể truy cập từ 2 hướng (hướng từ các nghiệp vụ & ngay tại kho tài liệu).
Bạn có biết rằng hơn 90% tài liệu văn phòng vẫn đang được lưu trữ thủ công dưới dạng giấy. Điều này đang khiến doanh nghiệp lãng phí không gian, thời gian và chi phí mỗi ngày?
- 30-40% thời gian làm việc của nhân viên văn phòng bị lãng phí trong việc tìm kiếm tài liệu. Trung bình, một nhân viên dành 18 phút để tìm một tài liệu nhưng có 1/20 bị thất lạc hoàn toàn.
- Chi phí lưu trữ và quản lý tài liệu giấy có thể lên đến 5-10% doanh thu hàng năm của doanh nghiệp, bao gồm chi phí thuê kho, nhân lực quản lý và bảo trì tài liệu.
- 25% vụ rò rỉ dữ liệu doanh nghiệp xuất phát từ việc lưu trữ và xử lý tài liệu không an toàn, đặc biệt là các tài liệu giấy không được bảo vệ bằng hệ thống mã hóa hoặc quản lý truy cập.
LV SureDMS – Tinh gọn kho dữ liệu: Quản lý, lưu trữ, truy xuất không giới hạn
- Tìm kiếm và truy xuất hồ sơ trở nên dễ dàng hơn, mọi lúc mọi nơi chỉ với vài cú nhấp chuột, vài từ khoá.
- Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
- Giảm thiểu các công việc thủ công cho lưu trữ viên; giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý cho những hồ sơ không quan trọng; giảm bớt chi phí in ấn, bảo quản và không cần mở rộng không gian lưu trữ, tủ/kệ hồ sơ.
- Xóa bỏ tình trạng phân tán dữ liệu, các thành viên của nhóm/phòng ban cộng tác hiệu quả hơn trong kho tài nguyên chung nhưng vẫn được phân quyền chặt chẽ theo vai trò, đảm bảo an toàn cho tài liệu mật.
- Báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí (phòng ban, nguồn/đơn vị, tình trạng xử lý,…), xem nhanh báo cáo ở nhiều dạng trực quan.
XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI ĐÂY
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
4.2 Phần mềm quản lý tài liệu LV-DX Document
LV-DX Document – Giải pháp quản lý tài liệu thông minh, bảo mật, cộng tác linh hoạt Bạn đang gặp khó khăn khi lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp? LV-DX Document là phần mềm quản lý tài liệu thế hệ mới của Lạc Việt, giúp số hóa kho tài liệu, tổ chức lưu trữ khoa học, truy xuất tức thì và cộng tác nhóm hiệu quả trên nền tảng an toàn tuyệt đối.
4.3 Phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document
CoDX Document là một giải pháp phần mềm quản lý văn bản nội bộ hiện đại được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ công việc của doanh nghiệp trong thời đại số hóa.
Phần mềm lưu trữ hồ sơ CoDX Document cho phép quản lý đa dạng hệ thống tài liệu hồ sơ từ Biểu mẫu hành chính, hồ sơ nhân sự, tài liệu kinh doanh, thông tin kỹ thuật cho đến báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Đặc điểm nổi bật
- Lưu trữ thông tin file tài liệu, hồ sơ theo chuẩn Dublin core.
- Tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho (tương tự như quản lý thư viện): dãy, ngăn, kệ,…
- Cho phép tìm kiếm theo nội dung trong văn bản tài liệu, từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ công việc.
- Tự động trích xuất nội dung trong văn bản (tệp, hình ảnh,…) bằng công nghệ OCR.
- Phân quyền nhiều cấp độ người dùng và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập.
- Các thành viên có thể rate sao & bình luận (Rating & comment) để đánh giá mức độ hữu ích của tài liệu.
Hạn chế: Phần mềm mới ra mắt trên thị trường nên còn khá mới mẻ đối với nhiều doanh nghiệp.
Giá thành: Dùng thử miễn phí, bản tính phí từ 499.000 VND/tháng.
4.4 Phần mềm quản lý văn bản nội bộ miễn phí C-Office
C-Office là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế. Mặc dù là phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí, C-Office vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết như lưu trữ, tìm kiếm, quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
Phần mềm có thể quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thư mục, tài liệu trong hồ sơ.
Đặc điểm nổi bật
- Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.
- Có khả năng theo dõi lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ của tổ chức…
- Hỗ trợ người dùng gửi thông báo đến toàn thể nhân viên trong tổ chức thông qua hệ thống phần mềm.
Hạn chế
- Với các tổ chức lớn hoặc có quy mô mở rộng nhanh chóng, phần mềm C-Office có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô, tích hợp với các hệ thống phần mềm quản lý tài liệu khác.
- Hạn chế trong việc tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng tổ chức.
Giá thành: Liên hệ để được báo giá chi tiết.
4.5 Phần mềm lưu trữ văn thư miễn phí CloudOffice
Ngoài nhiệm vụ quản lý lưu trữ, Cloud Office còn có khả năng phân loại tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng, linh hoạt.
Phần mềm quản lý văn bản nội bộ CloudOffice còn cho phép quản lý tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng với đa dạng các thể loại tài liệu như: phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video…Tạo nên một không gian lưu trữ tập trung, nơi nhân viên có thể dễ dàng truy xuất, chia sẻ.
Đặc điểm nổi bật
- Phân loại những tài liệu đặc thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện.
- Cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như hợp đồng, dự án,…
- Liên kết với các phân hệ khác trong cùng phần mềm như quản lý công việc, các chức năng văn phòng, quản lý văn bản, công văn,…
- Cho phép tìm kiếm một bộ tài liệu bất kỳ theo năm hay theo trạng thái.
Hạn chế: Chi phí đầu tư cao, không phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.
Giá thành: Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, liên hệ để được báo giá chi tiết.
4.6 Phần mềm lưu trữ văn bản nội bộ DocEye
DocEye là giải pháp phần mềm lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ ứng dụng các công nghệ lõi hiện đại như OCR, ICR, ADRT, OMR nhận dạng bóc tách ký tự tự động với độ chính xác lên tới 98%, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian số hóa tài liệu.
Đồng thời, phần mềm quản lý tài liệu DocEye còn thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng với khả năng bảo mật tuyệt đối.
Đặc điểm nổi bật
- Tích hợp máy scan upload văn bản tài liệu trực tiếp lên hệ thống.
- Lưu trữ tài liệu không giới hạn, cập nhật mọi lịch sử phiên bản của tài liệu tại cùng vị trí.
- Xây dựng kho 3D giúp đối chiếu vị trí văn bản trên kho điện tử với kho vật lý.
- Tìm kiếm nhanh theo từ khóa trong tên thư mục, tài liệu, theo thông tin các trường dữ liệu đã được bóc tách.
- Ứng dụng công nghệ lõi tiên tiến OCR cho phép tạo file PDF 2 lớp searchable giúp phủ thêm lớp text nhận dạng lên trên văn bản, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu trực tiếp theo nội dung có trong văn bản.
- Phân quyền chi tiết xem, sửa, xóa, di chuyển,…tại từng tài liệu tới người dùng, phòng ban, nhóm người dùng
Hạn chế: Các tính năng xử lý dữ liệu để phục vụ cho công việc chưa thực sự tối ưu hóa.
Giá thành: Liên hệ để được báo giá chi tiết.
4.7 Phần mềm quản lý văn bản nội bộ VNPT iOffice
Phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice là giải pháp văn phòng điện tử dành cho doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước, được thiết kế để hỗ trợ điều hành, quản lý, cộng tác trong cùng một hệ thống trên nền tảng website.
Được phát triển bởi VNPT, hệ thống ngoài chức năng quản lý, lưu trữ văn bản còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời tạo ra một môi trường tương tác đa chiều như một mạng xã hội nội bộ, cho phép chia sẻ thông tin, trao đổi, phản hồi nhanh chóng.
Tính năng nổi bật
- Lãnh đạo có thể quản lý điều hành từ xa, nắm bắt kịp thời mọi thông tin qua điện thoại, iPad hay máy tính.
- Cho phép lãnh đạo, nhân viên tra cứu, điều hành công việc, quản lý lịch họp và cập nhật tin tức ngay trong hệ thống.
- Tạo ra một môi trường tương tác đa chiều như mạng xã hội, giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ, trao đổi công việc, từ đó nâng cao hiệu quả cộng tác.
- Đảm bảo bảo mật thông tin qua chữ ký số, phân quyền chi tiết, hỗ trợ quản lý chặt chẽ tài liệu nội bộ.
- Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời.
- Phân phối văn bản đơn giản không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần.
- Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng.
Hạn chế
- Để tối ưu tính năng đa chiều tương tác, phần mềm cần có kết nối internet liên tục, dễ bị gián đoạn nếu chất lượng mạng không ổn định.
- Chỉ phù hợp với mục đích quản lý văn bản, tài liệu trong các tổ chức, cơ quan Nhà nước.
Giá thành
- VNPT-iOffice: 21.000 VNĐ/tháng.
- VNPT-iOffice 1: 400.000 VNĐ/tháng/1-10 người dùng.
- VNPT-iOffice 2.1: 680.000 VNĐ/tháng/10-20 người dùng.
- VNPT-iOffice 2.2: 960.000 VNĐ/tháng/21-30 người dùng.
- VNPT-iOffice 2.3: 1.240.000 VNĐ/tháng/31-40 người dùng.
- VNPT-iOffice 2.4: 1.500.000 VNĐ/tháng/41-50 người dùng.
4.8 Phần mềm quản lý, lưu trữ văn thư bằng Access miễn phí
Phần mềm quản lý tài liệu bằng Microsoft Access là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ hoặc các cá nhân muốn tổ chức, lưu trữ, quản lý văn bản một cách khoa học mà không cần đầu tư vào hệ thống phức tạp. Với phần mềm quản lý văn bản Access, việc tra cứu tìm kiếm tài liệu trở nên linh hoạt, nhanh chóng, đảm bảo đáp ứng tốt các nhu cầu cơ bản trong quản lý tài liệu nội bộ.
Mặc dù được đánh giá là công cụ đơn giản, Access vẫn có thể làm việc với khối lượng dữ liệu tương đối lớn, hỗ trợ tốt cho nhiều yêu cầu quản lý tài liệu.
Tính năng nổi bật
- Sắp xếp hồ sơ giấy tờ theo cấu trúc khoa học, cho phép tạo các bảng dữ liệu giúp người dùng quản lý tài liệu hiệu quả, hệ thống hơn.
- Tính năng lọc truy vấn dữ liệu mạnh mẽ, Access hỗ trợ người dùng tìm kiếm tài liệu cần thiết một cách linh hoạt, nhanh chóng.
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống cơ sở dữ liệu, bảng tính Excel hoặc các tệp văn bản khác trong bộ Office, thuận tiện nhập/xuất dữ liệu.
- Người dùng có thể thực hiện các thao tác lọc, sắp xếp, phân tích dữ liệu theo yêu cầu, cho phép tổ chức dữ liệu một cách chi tiết, hiệu quả.
Hạn chế
- Access hoạt động tốt trong môi trường nhỏ nhưng khi khối lượng dữ liệu lớn yêu cầu tính phức tạp cao, phần mềm có thể trở nên kém hiệu quả, dễ gây nhầm lẫn.
- Khó triển khai trực tuyến, gây trở ngại cho các tổ chức có nhu cầu làm việc qua Internet, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ số đang phát triển mạnh mẽ.
- Cần nhiều thời gian, công sức để xây dựng hệ thống quản lý tài liệu hoàn chỉnh.
Giá thành
Phần mềm lưu trữ tài liệu Microsoft Access hoàn toàn miễn phí nếu doanh nghiệp đã sở hữu bản quyền Microsoft Office Professional, bao gồm Access. Tuy nhiên, nếu cần mua lẻ, giá Access có thể dao động từ 100-150 USD, tùy thuộc vào phiên bản và gói bản quyền.
4.9 Hệ thống phần mềm quản lý văn bản của Viettel VOffice
Hệ thống phần mềm lưu trữ, quản lý văn bản Viettel Office hỗ trợ các cơ quan nhà nước số hóa quy trình quản lý, lưu trữ văn bản điện tử hướng đến văn phòng điện tử không giấy tờ. Voffice hỗ trợ đồng bộ hóa quá trình trao đổi thông tin, phê duyệt văn bản, quản lý công việc và các công tác hành chính một cách hiệu quả, bảo mật.
Tính năng nổi bật
- Tự động hóa, sắp xếp quy trình xử lý văn bản từ khâu tiếp nhận, phê duyệt đến phân loại, lưu trữ, giúp tối ưu hóa công việc văn phòng.
- Lãnh đạo điều hành, quản lý mọi lúc, mọi nơi (cho phép người dung truy cập vào hệ thống kể cả trong trường hợp công tác nước ngoài).
- Quản lý, tra cứu văn bản đang quản lý dễ dàng.
- Nghiệp vụ nhập và chuyển văn bản hỗ trợ tối đa cho đội ngũ văn thư. Hỗ trợ nhiều phím tắt để văn thư xử lý nhanh các nghiệp vụ lưu, chuyên văn bản.
- Tích hợp công cụ thư viện lưu trữ tài liệu, danh bạ nội bộ giúp dễ dàng truy cập, tìm kiếm thông tin liên quan.
Hạn chế
- Với các tính năng cùng dịch vụ chuyên sâu, hệ thống Voffice có chi phí khá lớn trong việc cài đặt, bảo trì.
- Hệ thống yêu cầu người dùng nắm bắt được cách vận hành, cần được đào tạo để sử dụng hiệu quả.
Giá thành: Liên hệ để được báo giá chi tiết.
4.10 Phần mềm quản lý công văn EFY
Phần mềm quản lý văn bản EFY được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu nội bộ, theo dõi tổng thể quá trình tiếp nhận, phân phối, xử lý văn bản đến, cũng như việc dự thảo và ban hành văn bản đi hiệu quả. Với khả năng quản lý tài liệu từ văn bản đến hồ sơ, EFY hỗ trợ tối ưu hóa quy trình lưu trữ – tìm kiếm, giúp các tổ chức cải thiện hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian trong quản lý thông tin.
Tính năng nổi bật
- Lưu trữ tất cả tài liệu tại một hệ thống tập trung, dễ dàng truy cập, tìm kiếm khi cần thiết.
- Cho phép thiết lập quyền truy cập riêng lẻ theo vai trò hoặc phòng ban, đảm bảo rằng tài liệu nhạy cảm chỉ có thể được truy cập bởi các nhân sự phù hợp.
- Tính năng tìm kiếm nâng cao giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy tài liệu qua từ khóa, mã hồ sơ hoặc các tiêu chí liên quan.
- Theo dõi toàn bộ lịch sử thay đổi của tài liệu, cho phép người dùng xem lại các phiên bản trước đó cũng như kiểm soát phiên bản hiện hành.
- Dễ dàng kết nối với các phần mềm như Microsoft Office giúp người dùng chỉnh sửa, lưu trữ tài liệu một cách trực tiếp mà không cần thao tác thủ công.
Hạn chế
- Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu quản lý dữ liệu phức tạp, EFY có thể gặp khó khăn trong việc mở rộng, tối ưu hóa hiệu suất khi khối lượng tài liệu tăng cao.
- Chỉ phù hợp với mục đích quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan Nhà nước.
- Giao diện của EFY chưa tối ưu, có thể khó sử dụng đối với những người không quen thuộc với các phần mềm lưu trữ văn bản nội bộ .
Giá thành
Liên hệ để được báo giá chi tiết
4.11 Phần mềm quản lý văn bản miễn phí bằng Excel
Dù không phải là một công cụ quản lý văn bản chuyên nghiệp, Excel vẫn được nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ sử dụng như một phương pháp quản lý tài liệu nhờ tính linh hoạt, phổ biến và không mất phí nếu đã sở hữu gói Microsoft Office.
Việc sử dụng Excel như phần mềm quản lý văn bản giúp các tổ chức dễ dàng theo dõi thông tin quan trọng như số lượng, thời gian, nội dung của tài liệu mà không phụ thuộc vào các nhà phát triển phần mềm bên ngoài.
Tính năng nổi bật
- Dễ dàng thiết lập, tùy chỉnh các bảng dữ liệu để quản lý tài liệu. Việc thêm, xóa dữ liệu cũng trở nên thuận tiện, phù hợp với mọi cấp độ người dùng.
- Hỗ trợ chức năng tạo danh mục, báo cáo, thống kê giúp quản lý tài liệu một cách hệ thống, có tổ chức.
- Được sử dụng rộng rãi, miễn phí trong gói Microsoft Office, Excel tiết kiệm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp.
- Excel có thể được lưu trữ trên các nền tảng như OneDrive, cho phép nhân viên trong tổ chức dễ dàng truy cập, xem các file cần thiết.
- Excel hỗ trợ người dùng tìm kiếm, lọc dữ liệu nhanh chóng, giúp theo dõi, truy xuất các thông tin cần thiết từ danh sách tài liệu lớn.
Hạn chế
- Với lượng tài liệu tăng cao, việc nhập liệu thủ công trên Excel dễ dẫn đến sai sót, đồng thời việc xử lý, truy xuất dữ liệu cũng trở nên chậm chạp, không hiệu quả.
- Không hỗ trợ các tính năng bảo mật mạnh mẽ, khiến dữ liệu nhạy cảm dễ bị rò rỉ. Việc phân quyền truy cập cũng không chi tiết, khó đảm bảo tính bảo mật cho tài liệu.
- Không cung cấp các tính năng quan trọng như quản lý phiên bản, ký duyệt hoặc theo dõi lịch sử thay đổi, gây khó khăn trong công tác hành chính khi yêu cầu kiểm soát chất lượng tài liệu.
- Đòi hỏi nhân sự có kiến thức về công thức, hàm để thiết lập file dữ liệu khoa học.
Giá thành: Hoàn toàn miễn phí
5. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn thư công văn
Một trong những điểm mạnh nhất của hệ thống quản lý văn bản hiện nay là khả năng mở rộng, tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI). Nhờ vậy, phần mềm không chỉ đơn thuần là công cụ lưu trữ xử lý văn thư mà còn trở thành “trợ lý số” giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình gia tăng trải nghiệm người dùng.
5.1. Quản lý công văn đến – đi
Đây là chức năng nền tảng, cho phép doanh nghiệp tiếp nhận, phát hành, xử lý công văn theo luồng điện tử. Khi một văn bản được nhập vào, hệ thống sẽ tự động đánh số, ghi nhận thời gian tiếp nhận và chuyển đến đúng người phụ trách. Điều này hạn chế rủi ro thất lạc, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian luân chuyển giữa các phòng ban.
Ví dụ: Khi có công văn từ đối tác, lãnh đạo có thể phê duyệt hoặc phân công xử lý ngay trên phần mềm, thay vì phải chờ bản giấy được chuyển qua nhiều khâu.
5.2. Quản lý văn thư lưu trữ
Phần mềm quản lý văn thư giúp sắp xếp hồ sơ khoa học theo chuẩn nghiệp vụ lưu trữ của nhà nước, phân loại theo thời gian, lĩnh vực hay phòng ban. Với cách làm này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm không gian lưu trữ giấy tờ mà còn dễ dàng đáp ứng các yêu cầu kiểm tra, đối chiếu của cơ quan quản lý.
Thực tế cho thấy, theo số liệu từ Bộ Nội vụ, việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử đã giúp các cơ quan hành chính giảm tới 70% chi phí lưu trữ giấy tờ, đồng thời tăng tính minh bạch trong hoạt động quản lý.
5.3. Tra cứu, tìm kiếm thông minh tích hợp chatbot AI
Khác với cách tìm thủ công vốn mất nhiều thời gian, phần mềm cho phép nhân viên tìm kiếm văn bản chỉ trong vài giây thông qua từ khóa, tên người xử lý hoặc loại công văn.
Điểm mới nổi bật là nhiều hệ thống hiện nay đã tích hợp chatbot AI – một “trợ lý ảo” có khả năng giao tiếp trực tiếp với người dùng bằng ngôn ngữ tự nhiên. Thay vì phải nhập từ khóa phức tạp, nhân viên chỉ cần đặt câu hỏi như:
- “Cho tôi xem hợp đồng dịch vụ đã ký với Công ty A trong quý II/2024.”
- “Có bao nhiêu công văn đến đang chờ phê duyệt tại phòng Kinh doanh?”
Chatbot AI sẽ ngay lập tức truy xuất dữ liệu liên quan hiển thị kết quả giúp giảm đáng kể thời gian tìm kiếm, đặc biệt hữu ích trong những doanh nghiệp có khối lượng công văn lớn hoặc yêu cầu phản hồi nhanh cho khách hàng, đối tác.
5.4. Phân quyền bảo mật nhiều lớp
Trong hoạt động quản lý văn thư – công văn, bảo mật thông tin là yêu cầu then chốt. Không phải tất cả nhân viên đều cần hoặc nên tiếp cận mọi loại văn bản. Do đó, một hệ thống quản lý văn bản hiệu quả cần có khả năng thiết lập phân quyền đa cấp.
- Phân quyền theo vai trò, phòng ban, hoặc dự án: Nhân viên hành chính chỉ được xem hồ sơ thuộc phạm vi công việc; trưởng phòng được quyền duyệt hoặc phân công; lãnh đạo có thể truy cập toàn diện.
- Bảo mật nhiều lớp: Kết hợp xác thực đa yếu tố (MFA), mật khẩu động (OTP) và mã hóa dữ liệu khi lưu trữ hoặc truyền tải giúp giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.
- Nhật ký truy cập minh bạch: Mọi thao tác truy cập, chỉnh sửa, tải xuống đều được ghi lại, đảm bảo khả năng kiểm tra khi có sự cố.
- Tuân thủ pháp lý & tiêu chuẩn bảo mật: Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức như ngân hàng, tài chính hay cơ quan nhà nước – nơi dữ liệu nhạy cảm là tài sản cốt lõi.
Kết quả, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo an toàn thông tin mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, tránh rủi ro pháp lý khi có tranh chấp hoặc kiểm toán.
5.5. Ký số, phê duyệt điện tử
Trong bối cảnh làm việc từ xa và chuyển đổi số, ký số điện tử trở thành công cụ không thể thiếu để duy trì tính liên tục trong xử lý công văn.
- Thay thế quy trình giấy tờ thủ công: Người có thẩm quyền có thể ký duyệt trực tiếp trên hệ thống, không cần chờ văn bản giấy gửi tới bàn làm việc.
- Tiết kiệm thời gian chi phí: Theo khảo sát của Deloitte (2023), các tổ chức áp dụng ký số đã rút ngắn tới 80% thời gian xử lý văn bản nội bộ, đồng thời giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển.
- Tính pháp lý được bảo đảm: Ký số đáp ứng chuẩn pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử, các nghị định liên quan, có giá trị tương đương chữ ký tay.
- Linh hoạt trong điều kiện làm việc: Lãnh đạo có thể phê duyệt dù đang đi công tác, làm việc từ xa, giúp quy trình xử lý không bị gián đoạn.
Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, cải thiện tốc độ ra quyết định, thể hiện sự chuyên nghiệp trong mọi giao dịch hành chính.
5.6. Báo cáo, thống kê tình hình xử lý văn bản
Phần mềm không chỉ lưu trữ mà còn cung cấp báo cáo chi tiết: số lượng công văn đã tiếp nhận, tỷ lệ xử lý đúng hạn, hay văn bản còn tồn đọng. Lãnh đạo nhờ đó có bức tranh toàn diện để đánh giá hiệu quả làm việc của từng phòng ban.
Một hệ thống quản lý văn bản không chỉ là nơi lưu trữ mà còn phải đóng vai trò như công cụ phân tích ra quyết định.
- Theo dõi tiến độ xử lý: Doanh nghiệp có thể nắm rõ số lượng công văn đến đi, tỷ lệ xử lý đúng hạn, văn bản tồn đọng theo phòng ban hoặc cá nhân.
- Hỗ trợ đánh giá hiệu quả: Ban lãnh đạo có bức tranh toàn diện về mức độ tuân thủ quy trình, từ đó đánh giá hiệu quả công việc của từng bộ phận.
- Cảnh báo & nhắc việc: Hệ thống có thể tự động gửi thông báo khi văn bản sắp quá hạn, hạn chế tình trạng chậm trễ ảnh hưởng đến hoạt động chung.
Dữ liệu phục vụ hoạch định chiến lược: Các báo cáo thống kê định kỳ giúp nhận diện xu hướng, ví dụ phòng ban nào thường bị quá tải, loại văn bản nào chiếm nhiều thời gian xử lý nhất.
6. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý văn bản nội bộ phù hợp mọi doanh nghiệp
Việc lựa chọn phần mềm quản lý văn bản không chỉ là mua một công cụ mà là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, khả năng kiểm soát thông tin của doanh nghiệp. Nếu lựa chọn sai, hệ thống có thể trở thành gánh nặng thay vì giải pháp tối ưu. Vì vậy, các tổ chức cần cân nhắc kỹ lưỡng những tiêu chí dưới đây:
6.1. Dễ sử dụng, thân thiện với nhân viên văn phòng
Một trong những yếu tố tiên quyết khi lựa chọn phần mềm quản lý văn bản là mức độ thân thiện với người dùng. Đa phần nhân viên văn phòng không phải chuyên gia IT, nếu phần mềm phức tạp, khó thao tác thì việc triển khai sẽ gặp nhiều rào cản.
- Giao diện trực quan: Các tính năng như tiếp nhận công văn, phê duyệt, tìm kiếm cần được sắp xếp logic, dễ nhìn. Một giao diện rườm rà có thể khiến nhân viên mất thêm 20–30% thời gian để hoàn thành công việc.
- Đào tạo nhanh chóng: các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm có giao diện thân thiện sẽ rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên giúp họ nhanh chóng thích nghi với quy trình số hóa.
Ví dụ minh họa: Một nhân viên văn thư mới vào công ty có thể chỉ mất vài giờ để thành thạo thao tác phát hành công văn điện tử thay vì vài ngày nếu phần mềm được thiết kế khoa học, có hướng dẫn trực tiếp ngay trên màn hình.
Khi phần mềm dễ sử dụng, tỷ lệ nhân viên tuân thủ quy trình cũng cao hơn, hạn chế tình trạng “chạy song song” giữa văn bản giấy và điện tử.
6.2. Tính năng đáp ứng chuẩn nghiệp vụ văn thư công văn
Một hệ thống quản lý văn bản không thể chỉ dừng lại ở việc lưu trữ. Doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức đang tìm hiểu thông tin về phần mềm quản lý công văn, văn thư, cần giải pháp hỗ trợ đúng chuẩn nghiệp vụ hành chính.
- Quản lý công văn đến đi: Văn bản đến được ghi nhận, số hóa, phân luồng đến phòng ban phụ trách; văn bản đi được phát hành, theo dõi tình trạng gửi phản hồi.
- Lưu trữ & tra cứu hồ sơ: Tính năng phân loại, đánh số, lưu trữ điện tử theo tiêu chuẩn văn thư lưu trữ quốc gia giúp hồ sơ không bị thất lạc dễ dàng tìm kiếm khi cần kiểm tra.
- Quản lý con dấu phê duyệt: Với một số phần mềm, quá trình đóng dấu hoặc ký duyệt được thực hiện điện tử, giúp rút ngắn thời gian xử lý văn bản chính thức.
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Khi tuân thủ chuẩn văn thư, doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, tránh bị phạt khi kiểm toán hoặc thanh tra hành chính.
6.3. Khả năng mở rộng tích hợp với hệ thống khác
Trong xu hướng chuyển đổi số toàn diện, một phần mềm quản lý văn bản chỉ thực sự hữu ích khi có thể tích hợp với các hệ thống khác.
- Tích hợp HRM (quản trị nhân sự): Văn bản quyết định nhân sự, thông báo nội bộ, quy chế lương thưởng có thể được tự động liên kết với hồ sơ nhân viên, giúp giảm nhập liệu thủ công.
- Kết nối ERP (quản trị nguồn lực): Các văn bản liên quan đến hợp đồng, mua sắm, tài chính có thể luân chuyển trực tiếp sang ERP để xử lý thanh toán hoặc đối chiếu ngân sách.
- Tích hợp công cụ quản lý dự án: Nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống theo dõi tiến độ dự án, khi có văn bản liên quan, hệ thống quản lý văn bản có thể tự động đính kèm, phân bổ cho nhóm thực hiện.
- Khả năng mở rộng linh hoạt: Phần mềm tốt không bị “đóng khung” theo số lượng người dùng ban đầu, mà có thể mở rộng cho nhiều phòng ban, chi nhánh khi doanh nghiệp phát triển.
6.4. Tính bảo mật cao, tuân thủ pháp lý
Quản lý văn bản nội bộ đồng nghĩa với việc xử lý nhiều dữ liệu nhạy cảm: hợp đồng, báo cáo tài chính, chính sách lương thưởng, hồ sơ nhân sự, kế hoạch chiến lược. Nếu không có cơ chế bảo mật nghiêm ngặt, rủi ro rò rỉ thông tin có thể gây thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp cả về tài chính lẫn uy tín.
Một hệ thống tốt cần đáp ứng:
- Phân quyền chi tiết: Quy định rõ ai có quyền tạo, xem, chỉnh sửa, phê duyệt hoặc xóa văn bản. Nhân viên chỉ được truy cập những dữ liệu cần thiết cho công việc, tránh tình trạng “quyền tràn lan”.
- Bảo mật nhiều lớp: Mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố (MFA), quản lý phiên đăng nhập, sao lưu định kỳ.
- Tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế & pháp lý trong nước: ISO/IEC 27001, Nghị định 85/2016/NĐ-CP về an toàn thông tin, Luật An ninh mạng 2018. Đây là nền tảng để hệ thống vận hành hợp pháp, hạn chế rủi ro pháp lý khi xảy ra sự cố.
- Theo dõi ghi log hoạt động: Mọi thao tác chỉnh sửa, truy cập, chia sẻ đều được lưu vết để dễ dàng kiểm tra khi cần.
Khi có cơ chế bảo mật tốt, doanh nghiệp không chỉ bảo vệ tài sản trí tuệ mà còn tạo dựng niềm tin với nhân viên, đối tác và khách hàng.
6.5. Chi phí triển khai, bảo trì hợp lý
Chi phí luôn là bài toán quan trọng trong quyết định đầu tư công nghệ. Một hệ thống quản lý văn bản hiệu quả cần đảm bảo cân đối giữa chi phí và giá trị mang lại.
Doanh nghiệp nên xem xét:
- Chi phí ban đầu: Bao gồm giấy phép sử dụng, cài đặt, tích hợp hệ thống và đào tạo nhân sự.
- Chi phí vận hành & bảo trì định kỳ: Nâng cấp, bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật, lưu trữ dữ liệu.
- Khả năng mở rộng: Khi quy mô doanh nghiệp tăng, hệ thống phải nâng cấp linh hoạt mà không phát sinh chi phí quá lớn.
- ROI rõ ràng: Một giải pháp phù hợp phải giúp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ, giảm thời gian xử lý quy trình, tăng hiệu suất nhân viên, hạn chế rủi ro thất thoát dữ liệu.
Thay vì chỉ nhìn vào giá mua ban đầu, doanh nghiệp nên đánh giá tổng chi phí sở hữu (TCO – Total Cost of Ownership) và lợi ích dài hạn.
6.6. Hỗ trợ sau triển khai
Thực tế triển khai cho thấy, nhiều doanh nghiệp đầu tư hệ thống quản lý văn bản nhưng không khai thác hết tiềm năng vì thiếu hỗ trợ đào tạo bài bản. Đây chính là yếu tố quyết định việc hệ thống có đi vào vận hành hiệu quả hay không.
Một nhà cung cấp uy tín cần cam kết:
- Đào tạo toàn diện: Hướng dẫn sử dụng cho từng nhóm đối tượng (quản trị hệ thống, nhân viên văn phòng, lãnh đạo).
- Tài liệu, kênh hỗ trợ đa dạng: Video tutorial, hướng dẫn chi tiết, hotline 24/7, hỗ trợ qua email hoặc ticket.
- Cập nhật nâng cấp thường xuyên: Bảo đảm hệ thống luôn theo kịp thay đổi về pháp lý, công nghệ và nhu cầu thực tế.
- Đồng hành cùng doanh nghiệp: Tư vấn cải tiến quy trình, gợi ý giải pháp tối ưu, hỗ trợ mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Khi được hỗ trợ đúng cách, nhân viên sẽ nhanh chóng làm quen, giảm sự kháng cự với công nghệ mới và nâng cao tỷ lệ ứng dụng thành công.
7. Các câu hỏi khác về hệ thống quản lý văn bản, công văn
Trong quá trình tìm kiếm giải pháp quản lý văn bản, nhiều doanh nghiệp thường băn khoăn về việc lựa chọn công cụ và hình thức nào là phù hợp nhất. Dưới đây là hai câu hỏi thường gặp khi đánh giá các phương pháp quản lý hiện nay, đặc biệt với những doanh nghiệp đang cân nhắc giữa các công cụ truyền thống hay hiện đại.
7.1 Có nên dùng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí?
Phần mềm quản lý văn bản miễn phí thường hấp dẫn người dùng bởi chi phí ban đầu bằng không, nhưng đi kèm với đó là những hạn chế nhất định:
- Hạn chế về mặt tính năng: Các phiên bản miễn phí thường có ít tính năng hơn so với phiên bản trả phí, đối với những doanh nghiệp lớn có những quy định lưu trữ hay quy tắc phân loại văn bản đặc biệt thì phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí không đáp ứng đầy đủ nhu cầu.
- Dung lượng lưu trữ giới hạn: Dung lượng lưu trữ miễn phí thường có hạn, không phù hợp với doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn.
- Bảo mật thấp: Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí có tính bảo mật không cao, gây rủi ro mất mát dữ liệu.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng hạn chế: Vì là bản miễn phí, do đó dịch vụ chăm sóc khách đối với những đơn vị cung cấp này sẽ không được chu đáo, chuyên nghiệp như phần mềm trả phí.
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu lưu trữ, quản lý tài liệu lớn, việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm có phí với đầy đủ tính năng sẽ là lựa chọn tốt, an toàn hơn.
7.2 Có nên quản lý văn bản, công văn bằng Excel?
Excel là công cụ phổ biến dễ sử dụng, đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc khi khối lượng công văn, văn bản chưa nhiều. Tuy nhiên, quản lý văn bản, công văn bằng Excel chỉ là giải pháp tạm thời, không phù hợp cho nhu cầu quản lý chuyên nghiệp.
Hạn chế của Excel trong quản lý văn bản:
- Khả năng bảo mật thấp: Excel không được thiết kế để xử lý dữ liệu nhạy cảm, dễ bị mất mát hoặc truy cập trái phép.
- Quản lý quy trình không hiệu quả: Không hỗ trợ theo dõi trạng thái xử lý văn bản hoặc tích hợp quy trình phê duyệt.
- Hạn chế tìm kiếm: Việc tìm kiếm tài liệu trong Excel khó khăn không thể so sánh với các công cụ tìm kiếm nâng cao trong phần mềm quản lý chuyên dụng.
- Khả năng mở rộng kém: Khi khối lượng văn bản tăng, bảng tính Excel trở nên cồng kềnh, khó quản lý, dễ phát sinh lỗi.
7.3 Nên sử dụng phần mềm quản lý văn bản cloud hay on-premise?
Việc lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn bản cloud hay on-premise phụ thuộc vào nhu cầu, quy mô, điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
- Phần mềm cloud: Phù hợp với doanh nghiệp muốn làm việc linh hoạt, có nhiều chi nhánh, hoặc cần tích hợp với các công cụ hiện đại.
- Phần mềm on-premise: Lựa chọn tối ưu cho các tổ chức yêu cầu bảo mật cao, không muốn phụ thuộc vào mạng Internet. Tuy nhiên, chi phí đầu tư cho hệ thống offline khá cao, khó mở rộng hay nâng cấp khi doanh nghiệp có nhu cầu tăng khối lượng lưu trữ.
Lựa chọn một phần mềm quản lý văn bản phù hợp có thể giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu, từ việc lưu trữ, tìm kiếm đến chia sẻ và bảo mật. Với những gợi ý về 5 phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ cùng các tiêu chí lựa chọn quan trọng, hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn sẽ tìm thấy giải pháp phù hợp nhất. Đầu tư vào một phần mềm lưu trữ chất lượng không chỉ là cách để giải quyết các thách thức hiện tại mà còn là bước đi đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
