10 Phần mềm quản lý văn bản tài liệu nội bộ, lưu trữ công văn tốt nhất

Có phải bạn phải tốn hàng giờ để tìm kiếm, truy xuất văn bản nội bộ mỗi khi cần đến? Hay tình trạng thất lạc công văn tài liệu diễn ra như “cơm bữa”? Thay vì chìm ngập trong đống giấy tờ, phần mềm quản lý văn bản nội bộ cho doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ hồ sơ hoàn toàn nhanh chóng.

Theo dõi bài viết của Lạc Việt để xem review chi tiết 10 phần mềm quản lý tài liệu, lưu trữ văn bản miễn phí và có phí tốt nhất thị trường.

1. Lưu trữ vật lý có khiến văn bản, tài liệu giấy có trở thành gánh nặng?

Trong bối cảnh doanh nghiệp tiến dần đến chuyển đổi số, việc lưu trữ văn bản tài liệu bằng phương pháp truyền thống dần trở thành một thách thức không nhỏ. Khi quy mô mở rộng, số lượng tài liệu giấy ngày càng tăng, dẫn đến việc cần không gian lưu trữ lớn hơn, chi phí quản lý cao hơn và quy trình truy xuất thông tin trở nên phức tạp hơn. 

Khi các doanh nghiệp vẫn còn phụ thuộc chủ yếu vào phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống (giấy tờ, hồ sơ), họ thường gặp phải những hạn chế sau:

• Với lượng văn bản nội bộ tăng đều theo thời gian, việc tìm kiếm không gian lưu trữ đủ lớn và an toàn không hề dễ dàng mà còn tốn kém.
• Tìm kiếm, truy xuất tài liệu trong “núi” hồ sơ giấy tốn rất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi tài liệu không được phân loại, sắp xếp khoa học.
• Đặc điểm của văn bản tài liệu giấy là dễ bị mất mát, hư hỏng do các tác nhân như lửa, nước, côn trùng, hoặc đơn giản chỉ là do quá trình sử dụng thường xuyên.
• Việc chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp hoặc đối tác ở xa đòi hỏi phải scan, photocopy hoặc chuyển phát tài liệu vật lý, gây mất thời gian và kém hiệu quả.
• Văn bản giấy dễ bị đánh cắp hoặc rò rỉ thông tin, gây ảnh hưởng đến sự an toàn và bảo mật của doanh nghiệp.
• Việc in ấn, photocopy, lưu trữ, quản lý tài liệu giấy tốn kém nhiều chi phí hơn so với việc lưu trữ tài liệu điện tử. Các chi phí này có thể tăng cao theo thời gian, gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp.

Chính những “mất mát” về tài chính, không gian và nhân lực quá nhiều đã khiến các doanh nghiệp đã ngừng việc quản lý, lưu trữ văn bản nội bộ theo phương pháp vật lý truyền thống. Thay vào đó, họ dần chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý văn bản nội bộ có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong quá khứ như không gian lưu trữ, tìm kiếm thông tin, chia sẻ tài liệu, bảo mật, chi phí.

2. Vai trò của phần mềm quản lý văn bản, công văn trong thời đại số hóa

Trong kỷ nguyên số hóa, các phần mềm quản lý tài liệu nội bộ, lưu trữ tài liệu trở thành giải pháp tối ưu cho việc quản lý thông tin doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm không gian và chi phí, phần mềm lưu trữ tài liệu còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội như:

Đối với cấp quản trị

• Quản lý văn bản nội bộ tập trung theo hệ thống giúp cấp quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm soát.
• Báo cáo tự động, phân quyền truy cập, tích hợp vào mọi hoạt động quản lý quy trình công việc đảm bảo rằng mọi tài liệu đều được quản lý một cách an toàn, minh bạch.
• Cho phép kiểm tra, đánh giá nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian “ngụp lặn” trong văn bản giấy tờ vật lý. 
• Theo dõi, phân tích dữ liệu ngay trên dashboard tổng quan, cấp quản lý có thể đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác.

Đối với nhân viên

• Thay vì mất thời gian tìm kiếm tài liệu trong các tủ hồ sơ hoặc lục lọi qua hàng chục thư mục, với phần mềm quản lý văn bản nhân viên có thể truy cập, tìm kiếm nhanh.
• Nhân viên có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu, vào bất kỳ lúc nào, miễn là có kết nối Internet. Điều này giúp duy trì mạch làm việc liên tục, tránh tình trạng đứt quãng nguồn thông tin, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
• Nhân viên có thể chia sẻ văn bản tài liệu, làm việc cùng nhau trên các dự án và cập nhật thông tin theo thời gian thực.

3. Top 10 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ lưu trữ tốt nhất 2024

Gợi ý danh sách 10 phần mềm quản lý, lưu trữ văn bản tài liệu tốt nhất 2024:

• Phần mềm quản lý văn bản, công văn LV SureDMS
• Phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document
• Phần mềm quản lý văn bản nội bộ miễn phí C-Office
• Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí CloudOffice
• Phần mềm lưu trữ văn bản nội bộ DocEye
• Phần mềm quản lý văn bản nội bộ VNPT iOffice
• Phần mềm quản lý, lưu trữ tài liệu bằng Access miễn phí
• Hệ thống phần mềm quản lý văn bản của Viettel VOffice
• Phần mềm quản lý công văn EFY
• Phần mềm quản lý văn bản miễn phí bằng Excel

3.1 Phần mềm quản lý văn bản, công văn LV SureDMS

LV SureDMS là giải pháp quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ công việc linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, đồng bộ quản lý dữ liệu. 

Mục tiêu cuối cùng của Lạc Việt là tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu điện tử riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, văn bản nội bộ, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị.

Khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản LV SureDMS, doanh nghiệp hoàn toàn xóa bỏ tình trạng phân tán dữ liệu, các thành viên của nhóm/phòng ban cộng tác hiệu quả hơn trong kho tài nguyên chung.

Đặc điểm nổi bật

• Quản lý văn bản nội bộ tập trung trên 1 hệ thống duy nhất, tổ chức lưu trữ theo cây thư mục.
• Cho phép lưu trữ nhiều loại tài liệu dạng văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh và những định dạng khác theo nhu cầu công việc.
• Lập chỉ mục tài liệu theo cấu trúc riêng từng mô hình doanh nghiệp, có tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho.
• Cho phép tìm kiếm văn bản theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ công việc và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
• Chia sẻ tài liệu đến 1 hoặc nhiều cá nhân/bộ phận thông qua email hay trang mạng xã hội nội bộ.
• Nhân viên được phép tương tác, chia sẻ, đưa ra nhận xét, bình luận đối với văn bản tài liệu dựa trên cấp độ phân quyền.
• Tích hợp với nhiều ứng dụng khác, lấy dữ liệu lưu trữ tập trung trên 1 nguồn duy nhất & có thể truy cập từ 2 hướng (hướng từ các nghiệp vụ & ngay tại kho tài liệu).

3.2 Phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document

CoDX Document là một giải pháp phần mềm quản lý văn bản nội bộ hiện đại được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ công việc của doanh nghiệp trong thời đại số hóa. 

Phần mềm lưu trữ hồ sơ CoDX Document cho phép quản lý đa dạng hệ thống tài liệu hồ sơ từ Biểu mẫu hành chính, hồ sơ nhân sự, tài liệu kinh doanh, thông tin kỹ thuật cho đến báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Đặc điểm nổi bật

• Lưu trữ thông tin file tài liệu, hồ sơ theo chuẩn Dublin core.
• Tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho (tương tự như quản lý thư viện): dãy, ngăn, kệ,…
• Cho phép tìm kiếm theo nội dung trong văn bản tài liệu, từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ công việc.
• Tự động trích xuất nội dung trong văn bản (tệp, hình ảnh,…) bằng công nghệ OCR.
• Phân quyền nhiều cấp độ người dùng và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập.
• Các thành viên có thể rate sao & bình luận (Rating & comment) để đánh giá mức độ hữu ích của tài liệu.

Hạn chế: Phần mềm mới ra mắt trên thị trường nên còn khá mới mẻ đối với nhiều doanh nghiệp.

Giá thành: Dùng thử miễn phí, bản tính phí từ 499.000 VND/tháng.

3.3 Phần mềm quản lý văn bản nội bộ miễn phí C-Office

C-Office là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế. Mặc dù là phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí, C-Office vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết như lưu trữ, tìm kiếm, quản lý tài liệu một cách hiệu quả.

Phần mềm có thể quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thư mục, tài liệu trong hồ sơ.

Đặc điểm nổi bật

• Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.
• Có khả năng theo dõi và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ của tổ chức…
• Hỗ trợ người dùng gửi thông báo đến toàn thể nhân viên trong tổ chức thông qua hệ thống phần mềm.

Hạn chế

• Với các tổ chức lớn hoặc có quy mô mở rộng nhanh chóng, phần mềm C-Office có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng yêu cầu mở rộng quy mô, tích hợp với các hệ thống phần mềm quản lý tài liệu khác.
• Hạn chế trong việc tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của từng tổ chức.

Giá thành: Liên hệ để được báo giá chi tiết.

3.4 Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí CloudOffice

Ngoài nhiệm vụ quản lý và lưu trữ, Cloud Office còn có khả năng phân loại tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng, linh hoạt. 

Phần mềm quản lý văn bản nội bộ CloudOffice còn cho phép quản lý tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng với đa dạng các thể loại tài liệu như: phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video…Tạo nên một không gian lưu trữ tập trung, nơi nhân viên có thể dễ dàng truy xuất, chia sẻ.

Đặc điểm nổi bật

• Phân loại những tài liệu đặc thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện.
• Cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như hợp đồng, dự án,…
• Liên kết với các phân hệ khác trong cùng phần mềm như quản lý công việc, các chức năng văn phòng, quản lý văn bản, công văn,…
• Cho phép tìm kiếm một bộ tài liệu bất kỳ theo năm hay theo trạng thái.

Hạn chế: Chi phí đầu tư cao, không phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.

Giá thành: Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, liên hệ để được báo giá chi tiết.

3.5 Phần mềm lưu trữ văn bản nội bộ DocEye

DocEye là giải pháp phần mềm lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ ứng dụng các công nghệ lõi hiện đại như OCR, ICR, ADRT, OMR nhận dạng và bóc tách ký tự tự động với độ chính xác lên tới 98%, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian số hóa tài liệu.

Đồng thời, phần mềm quản lý tài liệu DocEye còn thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng với khả năng bảo mật tuyệt đối.

Đặc điểm nổi bật

• Tích hợp máy scan upload văn bản tài liệu trực tiếp lên hệ thống.
• Lưu trữ tài liệu không giới hạn, cập nhật mọi lịch sử phiên bản của tài liệu tại cùng vị trí.
• Xây dựng kho 3D giúp đối chiếu vị trí văn bản trên kho điện tử với kho vật lý.
• Tìm kiếm nhanh theo từ khóa trong tên thư mục, tài liệu, theo thông tin các trường dữ liệu đã được bóc tách.
• Ứng dụng công nghệ lõi tiên tiến OCR cho phép tạo file PDF 2 lớp searchable giúp phủ thêm lớp text nhận dạng lên trên văn bản, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu trực tiếp theo nội dung có trong văn bản.
• Phân quyền chi tiết xem, sửa, xóa, di chuyển,…tại từng tài liệu tới người dùng, phòng ban, nhóm người dùng

Hạn chế: Các tính năng xử lý dữ liệu để phục vụ cho công việc chưa thực sự tối ưu hóa.

Giá thành: Liên hệ để được báo giá chi tiết.

3.6 Phần mềm quản lý văn bản nội bộ VNPT iOffice

Phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice là giải pháp văn phòng điện tử dành cho doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước, được thiết kế để hỗ trợ điều hành, quản lý, cộng tác trong cùng một hệ thống trên nền tảng website. 

Được phát triển bởi VNPT, hệ thống ngoài chức năng quản lý, lưu trữ văn bản còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời tạo ra một môi trường tương tác đa chiều như một mạng xã hội nội bộ, cho phép chia sẻ thông tin, trao đổi, phản hồi nhanh chóng. 

Tính năng nổi bật

• Lãnh đạo có thể quản lý và điều hành từ xa, nắm bắt kịp thời mọi thông tin qua điện thoại, iPad hay máy tính.
• Cho phép lãnh đạo và nhân viên tra cứu, điều hành công việc, quản lý lịch họp và cập nhật tin tức ngay trong hệ thống.
• Tạo ra một môi trường tương tác đa chiều như mạng xã hội, giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ, trao đổi công việc, từ đó nâng cao hiệu quả cộng tác.
• Đảm bảo bảo mật thông tin qua chữ ký số và phân quyền chi tiết, hỗ trợ quản lý chặt chẽ tài liệu nội bộ.
• Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời.
• Phân phối văn bản đơn giản không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần.
• Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng.

Hạn chế

• Để tối ưu tính năng đa chiều và tương tác, phần mềm cần có kết nối internet liên tục, dễ bị gián đoạn nếu chất lượng mạng không ổn định.
• Chỉ phù hợp với mục đích quản lý văn bản, tài liệu trong các tổ chức, cơ quan Nhà nước.

Giá thành

• VNPT-iOffice: 21.000 VNĐ/tháng.
• VNPT-iOffice 1: 400.000 VNĐ/tháng/1-10 người dùng.
• VNPT-iOffice 2.1: 680.000 VNĐ/tháng/10-20 người dùng.
• VNPT-iOffice 2.2: 960.000 VNĐ/tháng/21-30 người dùng.
• VNPT-iOffice 2.3: 1.240.000 VNĐ/tháng/31-40 người dùng.
• VNPT-iOffice 2.4: 1.500.000 VNĐ/tháng/41-50 người dùng.

3.7 Phần mềm quản lý, lưu trữ tài liệu bằng Access miễn phí

Phần mềm quản lý tài liệu bằng Microsoft Access là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ và các cá nhân muốn tổ chức, lưu trữ, quản lý văn bản một cách khoa học mà không cần đầu tư vào hệ thống phức tạp. Với phần mềm quản lý văn bản Access, việc tra cứu và tìm kiếm tài liệu trở nên linh hoạt, nhanh chóng, đảm bảo đáp ứng tốt các nhu cầu cơ bản trong quản lý tài liệu nội bộ.

Mặc dù được đánh giá là công cụ đơn giản, Access vẫn có thể làm việc với khối lượng dữ liệu tương đối lớn, hỗ trợ tốt cho nhiều yêu cầu quản lý tài liệu.

Tính năng nổi bật

• Sắp xếp hồ sơ giấy tờ theo cấu trúc khoa học, cho phép tạo các bảng dữ liệu giúp người dùng quản lý tài liệu hiệu quả, hệ thống hơn.
• Tính năng lọc và truy vấn dữ liệu mạnh mẽ, Access hỗ trợ người dùng tìm kiếm tài liệu cần thiết một cách linh hoạt, nhanh chóng.
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống cơ sở dữ liệu, bảng tính Excel hoặc các tệp văn bản khác trong bộ Office, thuận tiện nhập và xuất dữ liệu.
• Người dùng có thể thực hiện các thao tác lọc, sắp xếp, phân tích dữ liệu theo yêu cầu, cho phép tổ chức dữ liệu một cách chi tiết, hiệu quả.

Hạn chế

• Access hoạt động tốt trong môi trường nhỏ, nhưng khi khối lượng dữ liệu lớn và yêu cầu tính phức tạp cao, phần mềm có thể trở nên kém hiệu quả, dễ gây nhầm lẫn.
• Khó triển khai trực tuyến, gây trở ngại cho các tổ chức có nhu cầu làm việc qua Internet, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ số đang phát triển mạnh mẽ.
• Cần nhiều thời gian, công sức để xây dựng hệ thống quản lý tài liệu hoàn chỉnh.

Giá thành

Phần mềm lưu trữ tài liệu Microsoft Access hoàn toàn miễn phí nếu doanh nghiệp đã sở hữu bản quyền Microsoft Office Professional, bao gồm Access. Tuy nhiên, nếu cần mua lẻ, giá Access có thể dao động từ 100-150 USD, tùy thuộc vào phiên bản và gói bản quyền.

3.8 Hệ thống phần mềm quản lý văn bản của Viettel VOffice

Hệ thống phần mềm lưu trữ, quản lý văn bản Viettel Office hỗ trợ các cơ quan nhà nước số hóa quy trình quản lý, lưu trữ văn bản điện tử hướng đến văn phòng điện tử không giấy tờ. Voffice hỗ trợ đồng bộ hóa quá trình trao đổi thông tin, phê duyệt văn bản, quản lý công việc và các công tác hành chính một cách hiệu quả, bảo mật.

Tính năng nổi bật

• Tự động hóa, sắp xếp quy trình xử lý văn bản từ khâu tiếp nhận, phê duyệt đến phân loại, lưu trữ, giúp tối ưu hóa công việc văn phòng.
• Lãnh đạo điều hành, quản lý mọi lúc, mọi nơi (cho phép người dung truy cập vào hệ thống kể cả trong trường hợp công tác nước ngoài).
• Quản lý, tra cứu văn bản đang quản lý dễ dàng.
• Nghiệp vụ nhập và chuyển văn bản hỗ trợ tối đa cho đội ngũ văn thư. Hỗ trợ nhiều phím tắt để văn thư xử lý nhanh các nghiệp vụ lưu, chuyên văn bản.
• Tích hợp công cụ thư viện lưu trữ tài liệu và danh bạ nội bộ, giúp dễ dàng truy cập, tìm kiếm thông tin liên quan.

Hạn chế

• Với các tính năng cùng dịch vụ chuyên sâu, hệ thống Voffice có chi phí khá lớn trong việc cài đặt, bảo trì.
• Hệ thống yêu cầu người dùng nắm bắt được cách vận hành và cần được đào tạo để sử dụng hiệu quả.

Giá thành: Liên hệ để được báo giá chi tiết.

3.9 Phần mềm quản lý công văn EFY

Phần mềm quản lý văn bản EFY được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu nội bộ, theo dõi tổng thể quá trình tiếp nhận, phân phối, xử lý văn bản đến, cũng như việc dự thảo và ban hành văn bản đi hiệu quả. Với khả năng quản lý tài liệu từ văn bản đến hồ sơ, EFY hỗ trợ tối ưu hóa quy trình lưu trữ – tìm kiếm, giúp các tổ chức cải thiện hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian trong quản lý thông tin.

Tính năng nổi bật

• Lưu trữ tất cả tài liệu tại một hệ thống tập trung, dễ dàng truy cập, tìm kiếm khi cần thiết.
• Cho phép thiết lập quyền truy cập riêng lẻ theo vai trò hoặc phòng ban, đảm bảo rằng tài liệu nhạy cảm chỉ có thể được truy cập bởi các nhân sự phù hợp.
• Tính năng tìm kiếm nâng cao giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy tài liệu qua từ khóa, mã hồ sơ hoặc các tiêu chí liên quan.
• Theo dõi toàn bộ lịch sử thay đổi của tài liệu, cho phép người dùng xem lại các phiên bản trước đó cũng như kiểm soát phiên bản hiện hành.
• Dễ dàng kết nối với các phần mềm như Microsoft Office, giúp người dùng chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu một cách trực tiếp mà không cần thao tác thủ công.

Hạn chế

• Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu quản lý dữ liệu phức tạp, EFY có thể gặp khó khăn trong việc mở rộng, tối ưu hóa hiệu suất khi khối lượng tài liệu tăng cao.
• Chỉ phù hợp với mục đích quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan Nhà nước.
• Giao diện của EFY chưa tối ưu, có thể khó sử dụng đối với những người không quen thuộc với các phần mềm lưu trữ văn bản nội bộ .

Giá thành

Liên hệ để được báo giá chi tiết

3.10 Phần mềm quản lý văn bản miễn phí bằng Excel

Dù không phải là một công cụ quản lý văn bản chuyên nghiệp, Excel vẫn được nhiều doanh nghiệp, tổ chức nhỏ sử dụng như một phương pháp quản lý tài liệu nhờ tính linh hoạt, phổ biến và không mất phí nếu đã sở hữu gói Microsoft Office.

Việc sử dụng Excel như phần mềm quản lý văn bản giúp các tổ chức dễ dàng theo dõi thông tin quan trọng như số lượng, thời gian, nội dung của tài liệu mà không phụ thuộc vào các nhà phát triển phần mềm bên ngoài.

Tính năng nổi bật

• Dễ dàng thiết lập, tùy chỉnh các bảng dữ liệu để quản lý tài liệu. Việc thêm, xóa dữ liệu cũng trở nên thuận tiện, phù hợp với mọi cấp độ người dùng.
• Hỗ trợ chức năng tạo danh mục, báo cáo, thống kê giúp quản lý tài liệu một cách hệ thống, có tổ chức.
• Được sử dụng rộng rãi và miễn phí trong gói Microsoft Office, Excel tiết kiệm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp.
• Excel có thể được lưu trữ trên các nền tảng như OneDrive, cho phép nhân viên trong tổ chức dễ dàng truy cập, xem các file cần thiết.
• Excel hỗ trợ người dùng tìm kiếm, lọc dữ liệu nhanh chóng, giúp theo dõi, truy xuất các thông tin cần thiết từ danh sách tài liệu lớn.

Hạn chế

• Với lượng tài liệu tăng cao, việc nhập liệu thủ công trên Excel dễ dẫn đến sai sót, đồng thời việc xử lý, truy xuất dữ liệu cũng trở nên chậm chạp, không hiệu quả.
• Không hỗ trợ các tính năng bảo mật mạnh mẽ, khiến dữ liệu nhạy cảm dễ bị rò rỉ. Việc phân quyền truy cập cũng không chi tiết, khó đảm bảo tính bảo mật cho tài liệu.
• Không cung cấp các tính năng quan trọng như quản lý phiên bản, ký duyệt hoặc theo dõi lịch sử thay đổi, gây khó khăn trong công tác hành chính khi yêu cầu kiểm soát chất lượng tài liệu.
• Đòi hỏi nhân sự có kiến thức về công thức và hàm để thiết lập file dữ liệu khoa học.

Giá thành: Hoàn toàn miễn phí

4. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý văn bản nội bộ phù hợp mọi doanh nghiệp

Khi lựa chọn ứng dụng quản lý văn bản nội bộ, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố để đảm bảo rằng giải pháp được chọn không chỉ phù hợp với nhu cầu hiện tại mà còn hỗ trợ tốt cho sự phát triển lâu dài. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng cần lưu ý:

4.1 Phần mềm quản lý văn bản đầy đủ các tính năng quan trọng

Một phần mềm quản lý tài liệu tốt cần đáp ứng đầy đủ các tính năng sau:

• Lưu trữ đa dạng các loại tài liệu: Hỗ trợ lưu trữ các định dạng file phổ biến như Word, Excel, PDF, hình ảnh, video,…
• Tìm kiếm thông minh: Truy xuất tài liệu nhanh chóng, chính xác dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.
• Chia sẻ và cộng tác: Cho phép chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm và người dùng có thể đánh giá, nhận xét trực tiếp trên tài liệu
• Chia sẻ nâng cao tính bảo mật: Tích hợp nhiều tùy chọn chia sẻ nâng cao để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
• Khả năng tích hợp: Tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, email để tạo thành một hệ thống quản lý thông tin thống nhất.
• Quản lý phiên bản: Theo dõi các phiên bản của tài liệu, giúp khôi phục lại phiên bản cũ nếu cần.

4.2 Bảo mật và an toàn dữ liệu

Bảo mật là yếu tố hàng đầu khi lựa chọn phần mềm lưu trữ văn bản, bởi việc mất mát, rò rỉ thông tin có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính, danh tiếng của công ty và quan hệ với khách hàng.

Phần mềm lưu trữ tài liệu cần có các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập theo vai trò, sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn cho thông tin. Ngoài ra, phần mềm tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế cũng là một điểm cộng lớn.

4.3 Chi phí triển khai

Chi phí triển khai phần mềm quản lý văn bản nội bộ không chỉ bao gồm chi phí mua mà còn có các chi phí liên quan khác như phí đào tạo, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo rằng chi phí đầu tư phù hợp với ngân sách, mang lại giá trị xứng đáng.

Ngoài ra, cũng cần lưu ý đến các chi phí tiềm ẩn khác như phí nâng cấp hay mở rộng dung lượng lưu trữ khi doanh nghiệp phát triển. Lựa chọn một giải pháp phần mềm với chi phí hợp lý nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách mà vẫn đạt được hiệu quả cao.

5. Các câu hỏi khác về hệ thống quản lý văn bản, công văn

Trong quá trình tìm kiếm giải pháp quản lý văn bản, nhiều doanh nghiệp thường băn khoăn về việc lựa chọn công cụ và hình thức nào là phù hợp nhất. Dưới đây là hai câu hỏi thường gặp khi đánh giá các phương pháp quản lý hiện nay, đặc biệt với những doanh nghiệp đang cân nhắc giữa các công cụ truyền thống hay hiện đại.

5.1 Có nên dùng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí?

Phần mềm quản lý văn bản miễn phí thường hấp dẫn người dùng bởi chi phí ban đầu bằng không, nhưng đi kèm với đó là những hạn chế nhất định:

• Hạn chế về mặt tính năng: Các phiên bản miễn phí thường có ít tính năng hơn so với phiên bản trả phí, đối với những doanh nghiệp lớn có những quy định lưu trữ hay quy tắc phân loại văn bản đặc biệt thì phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí không đáp ứng đầy đủ nhu cầu.
• Dung lượng lưu trữ giới hạn: Dung lượng lưu trữ miễn phí thường có hạn, không phù hợp với doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn.
• Bảo mật thấp: Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí có tính bảo mật không cao, gây rủi ro mất mát dữ liệu.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng hạn chế: Vì là bản miễn phí, do đó dịch vụ chăm sóc khách đối với những đơn vị cung cấp này sẽ không được chu đáo, chuyên nghiệp như phần mềm trả phí.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu lưu trữ, quản lý tài liệu lớn, việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm có phí với đầy đủ tính năng sẽ là lựa chọn tốt, an toàn hơn.

5.2 Có nên quản lý văn bản, công văn bằng Excel?

Excel là công cụ phổ biến dễ sử dụng, đặc biệt trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc khi khối lượng công văn, văn bản chưa nhiều. Tuy nhiên, quản lý văn bản, công văn bằng Excel chỉ là giải pháp tạm thời, không phù hợp cho nhu cầu quản lý chuyên nghiệp.

Hạn chế của Excel trong quản lý văn bản:

• Khả năng bảo mật thấp: Excel không được thiết kế để xử lý dữ liệu nhạy cảm, dễ bị mất mát hoặc truy cập trái phép.
• Quản lý quy trình không hiệu quả: Không hỗ trợ theo dõi trạng thái xử lý văn bản hoặc tích hợp quy trình phê duyệt.
• Hạn chế tìm kiếm: Việc tìm kiếm tài liệu trong Excel khó khăn và không thể so sánh với các công cụ tìm kiếm nâng cao trong phần mềm quản lý chuyên dụng.
• Khả năng mở rộng kém: Khi khối lượng văn bản tăng, bảng tính Excel trở nên cồng kềnh, khó quản lý, dễ phát sinh lỗi.

5.3 Nên sử dụng phần mềm quản lý văn bản online hay offline?

Việc lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý văn bản online hay offline phụ thuộc vào nhu cầu, quy mô, điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.

• Phần mềm online: Phù hợp với doanh nghiệp muốn làm việc linh hoạt, có nhiều chi nhánh, hoặc cần tích hợp với các công cụ hiện đại.
• Phần mềm offline: Lựa chọn tối ưu cho các tổ chức yêu cầu bảo mật cao và không muốn phụ thuộc vào mạng Internet. Tuy nhiên, chi phí đầu tư cho hệ thống offline khá cao, khó mở rộng hay nâng cấp khi doanh nghiệp có nhu cầu tăng khối lượng lưu trữ.

Lựa chọn một phần mềm quản lý văn bản phù hợp có thể giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu, từ việc lưu trữ, tìm kiếm đến chia sẻ và bảo mật. Với những gợi ý về 5 phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ cùng các tiêu chí lựa chọn quan trọng, hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn sẽ tìm thấy giải pháp phù hợp nhất. Đầu tư vào một phần mềm lưu trữ chất lượng không chỉ là cách để giải quyết các thách thức hiện tại mà còn là bước đi đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp.