Quản lý hàng tồn kho là gì? Quy trình, phương pháp & giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh chi phí vận hành ngày càng cao trong khi nhu cầu thị trường biến động liên tục, quản lý hàng tồn kho không còn là nhiệm vụ đơn lẻ của bộ phận kho, mà trở thành yếu tố chiến lược trong chuỗi giá trị doanh nghiệp.

Bài viết này Lạc Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ quản trị hàng tồn kho là gì, lý do tại sao doanh nghiệp cần tối ưu hoạt động này, cùng với các phương pháp/công cụ quản lý tồn kho hiệu quả, đặc biệt là những giải pháp hiện đại ứng dụng công nghệ như LV Financial AI Agent – trợ thủ đắc lực trong kiểm soát và phân tích tồn kho thời gian thực.

1. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là quá trình giám sát, kiểm soát và tối ưu toàn bộ hoạt động liên quan đến việc nhập, xuất – lưu trữ hàng hóa trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính là đảm bảo số lượng hàng tồn ở mức phù hợp – đủ để phục vụ nhu cầu bán hàng hoặc sản xuất nhưng không dư thừa gây lãng phí.

Để hình dung đơn giản, quản trị hàng tồn kho giống như việc bạn “giữ tủ lạnh luôn vừa đủ đồ ăn” – không thiếu nhưng cũng không để thừa khiến đồ bị hỏng. Trong doanh nghiệp, điều này thể hiện qua việc theo dõi lượng tồn kho từng mặt hàng, kiểm soát thời điểm đặt hàng, xác định hàng tồn lâu, lập kế hoạch bổ sung xử lý hàng chậm luân chuyển.

Mục tiêu cốt lõi của quản lý tồn kho bao gồm:

• Cân bằng giữa nhu cầu thị trường và nguồn lực nội bộ;
• Tối ưu hóa chi phí lưu kho, vận hành;
• Giảm thiểu sai lệch dữ liệu tồn kho;
• Hỗ trợ các quyết định tài chính, sản xuất dựa trên dữ liệu thực tế.

Một doanh nghiệp dù có sản phẩm tốt đến đâu nhưng nếu không kiểm soát tốt hàng tồn kho, dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu, dư thừa hàng hóa, thậm chí lãng phí tài sản do hết hạn sử dụng, lỗi thời hoặc hư hỏng. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp:

• Chủ động kế hoạch sản xuất – kinh doanh;
• Giảm thiểu chi phí lưu kho, tổn thất hàng hóa;
• Hạn chế tình trạng thất thoát do sai lệch giữa sổ sách/thực tế;
• Tăng tốc độ đáp ứng đơn hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

2. Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

Hàng tồn kho không chỉ là tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán. Đó còn là “đòn bẩy” hoặc “gánh nặng” tài chính tùy thuộc vào cách doanh nghiệp kiểm soát. Quản trị tồn kho tốt là nền tảng giúp doanh nghiệp đảm bảo sản xuất liên tục, giảm chi phí không cần thiết, tối ưu dòng tiền nâng cao hiệu quả hoạt động toàn hệ thống. Dưới đây là 5 lý do cốt lõi lý giải vì sao quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ bắt buộc, không thể xem nhẹ.

2.1. Đảm bảo sản xuất liên tục tránh gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu

Một dây chuyền sản xuất dù hiện đại đến đâu cũng không thể vận hành nếu thiếu nguyên liệu đầu vào đúng lúc. Chỉ cần thiếu một chi tiết nhỏ như nút áo, vải lót hay bao bì đóng gói, toàn bộ kế hoạch sản xuất có thể phải tạm dừng, kéo theo thiệt hại về nhân công, máy móc và tiến độ giao hàng.

Quản lý tồn kho chặt giúp doanh nghiệp duy trì nguồn cung nguyên vật liệu ổn định đồng thời hạn chế phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài như biến động thị trường hay chậm trễ từ nhà cung cấp.

Một xưởng may đồng phục đặt lịch sản xuất cho 5.000 áo công sở nhưng đến ngày thứ hai thì phát hiện thiếu khóa kéo do chưa được nhập về. Việc không có cảnh báo tồn kho tối thiểu khiến sản xuất bị trì hoãn 3 ngày, ảnh hưởng tiến độ giao hàng uy tín với khách hàng.

2.2. Tối ưu chi phí lưu kho, bảo quản và khấu hao tài sản

Lưu trữ hàng tồn không miễn phí. Hàng tồn càng nhiều thì chi phí phát sinh càng lớn: từ chi phí mặt bằng, nhân công kho, thiết bị bảo quản đến hao hụt tự nhiên và chi phí cơ hội của phần vốn bị “giam” trong kho.

Theo thống kê của World Bank, chi phí lưu kho chiếm khoảng 25–30% tổng chi phí logistics. Đây là tỷ trọng rất lớn, đặc biệt với doanh nghiệp có hệ thống phân phối rộng hoặc sản xuất theo mùa vụ.

Khi doanh nghiệp kiểm soát tốt số lượng nhập – xuất – tồn và vòng quay hàng hóa, chi phí cố định giảm, dòng tiền được giải phóng, lợi nhuận thực tăng lên một cách bền vững.

2.3. Phát hiện kịp thời hàng chậm luân chuyển hoặc tồn đọng lâu ngày

Không phải hàng tồn nào cũng hữu ích. Một số mặt hàng có thể nằm yên trong kho nhiều tháng mà không được xuất đi – điều này dẫn đến các rủi ro:

• Hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng (đặc biệt với hàng tiêu dùng, thực phẩm, dược phẩm)
• Lỗi thời về mẫu mã, công nghệ (điện tử, thời trang, phụ kiện)
• Tăng chi phí bảo quản và khó bán thanh lý

Ví dụ minh họa: Một công ty phân phối thiết bị điện giữ lại kho hơn 1.000 ổ cắm đời cũ suốt 12 tháng mà không có đơn hàng mới. Khi nhập đợt hàng mới, mẫu cũ phải bán tháo giảm giá 60%, làm mất lợi nhuận lãng phí vốn.

Doanh nghiệp kiểm soát tốt tồn kho sẽ dễ dàng nhận diện hàng chậm luân chuyển, từ đó lên kế hoạch khuyến mãi, giảm giá, luân chuyển nội bộ hoặc ngừng nhập thêm để tránh lỗ kép.

2.4. Tối ưu dòng tiền nhờ cân đối tồn kho – đặt hàng hợp lý

Hàng tồn kho dù chưa bán được nhưng đã tiêu tốn chi phí mua vào. Nếu lượng tồn quá lớn so với tốc độ tiêu thụ, phần vốn này trở thành “vốn chết” – khiến doanh nghiệp không đủ nguồn lực để đầu tư vào hoạt động khác.

Ngược lại, nếu tồn kho quá ít, rủi ro thiếu hàng sẽ xuất hiện, ảnh hưởng đến doanh số, sự hài lòng của khách hàng.

Giải pháp: Thiết lập mức tồn kho tối thiểu – tối đa, kết hợp với phân tích dữ liệu bán hàng, lịch sử tiêu thụ để đặt hàng hợp lý, cân bằng giữa chi phí và khả năng phục vụ thị trường.

Tối ưu tồn kho đồng nghĩa với giải phóng dòng tiền, giúp doanh nghiệp có nguồn lực đầu tư vào marketing, công nghệ hoặc cải tiến sản phẩm.

2.5. Hỗ trợ phân tích hiệu quả kinh doanh theo sản phẩm, đơn hàng, kênh phân phối

Dữ liệu tồn kho khi được quản lý đúng cách có thể trở thành nguồn thông tin quý giá cho việc ra quyết định:

• Sản phẩm nào tiêu thụ tốt, quay vòng nhanh?
• Nhóm hàng nào tồn kho lâu, cần điều chỉnh chiến lược?
• Kênh phân phối nào hiệu quả nhất về luân chuyển hàng hóa?

Khi tích hợp dữ liệu tồn kho với hệ thống kế toán, phần mềm bán hàng hoặc phần mềm quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý có thể tạo các dashboard phân tích trực quan, hỗ trợ đánh giá hiệu quả theo nhiều chiều.

Từ một báo cáo tồn kho, doanh nghiệp có thể tái cấu trúc danh mục sản phẩm, định hướng lại chiến lược bán hàng, và tối ưu chi phí vận hành.

3. Các phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả hiện nay

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao, việc lựa chọn đúng phương pháp quản lý hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho, hạn chế thất thoát mà còn nâng cao hiệu suất vận hành, khả năng đáp ứng thị trường. Dưới đây là những phương pháp phổ biến được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp.

3.1 Phương pháp FIFO, LIFO, JIT – Giải thích ngắn gọn, dễ hiểu

• FIFO (First In – First Out): Hàng nhập trước được xuất trước. Phù hợp với ngành có hàng hóa dễ hư hỏng hoặc xuống cấp như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm.
  → Lợi ích: Giảm rủi ro hàng hết hạn, đảm bảo chất lượng khi giao cho khách hàng.
• LIFO (Last In – First Out): Hàng nhập sau được xuất trước. Thường dùng trong môi trường giá biến động hoặc sản phẩm không phân biệt theo lô.
  → Lợi ích: Có thể phản ánh chi phí gần nhất với giá thị trường trong báo cáo tài chính, phù hợp với doanh nghiệp sản xuất.
• JIT (Just In Time): Chỉ nhập hàng khi cần, sản xuất khi có đơn. Yêu cầu hệ thống quản lý chính xác, chuỗi cung ứng ổn định.
  → Lợi ích: Giảm tối đa tồn kho, tiết kiệm chi phí lưu trữ, tăng vòng quay hàng hóa.

3.2 Phân tích ABC – Tập trung vào nhóm hàng trọng yếu

Phương pháp ABC chia hàng tồn kho thành 3 nhóm dựa trên giá trị đóng góp vào tổng doanh thu hoặc lợi nhuận:

• Nhóm A: 20% số lượng nhưng chiếm khoảng 70–80% giá trị tồn kho. Cần quản lý chặt, cập nhật tồn kho thường xuyên.
• Nhóm B: Chiếm 30% số lượng, khoảng 15–25% giá trị.
• Nhóm C: 50% số lượng nhưng chỉ chiếm 5–10% giá trị.

→ Lợi ích: Tối ưu nguồn lực quản lý bằng cách tập trung vào sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả tài chính, tránh dàn trải nguồn lực không cần thiết.

3.3 Áp dụng chỉ số tài chính: Inventory Turnover, DSI

• Inventory Turnover (Vòng quay hàng tồn kho) = Giá vốn hàng bán / Tồn kho bình quân
  → Chỉ số càng cao, chứng tỏ hàng hóa được tiêu thụ nhanh, hiệu quả cao.
• DSI (Days Sales of Inventory) = (Tồn kho bình quân / Giá vốn hàng bán) × 365
  → Chỉ số càng thấp, doanh nghiệp càng ít bị đọng vốn vào tồn kho.

→ Lợi ích: Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản trị kho theo thời gian, từ đó điều chỉnh kế hoạch mua hàng – sản xuất phù hợp, giảm rủi ro tồn kho dư thừa.

3.4 Kiểm kê định kỳ kết hợp dữ liệu phần mềm

Thực hiện kiểm kê kho định kỳ (tháng, quý, năm) nhằm đối chiếu số liệu thực tế với số liệu hệ thống. Khi kết hợp với phần mềm quản lý kho (ví dụ: phần mềm có tích hợp với LV Financial AI Agent), doanh nghiệp có thể:

• Tự động cảnh báo chênh lệch tồn kho.
• Phân tích nguyên nhân hao hụt.
• Đề xuất điều chỉnh nhập – xuất hợp lý.

→ Lợi ích: Nâng cao tính minh bạch trong quản trị, hạn chế gian lận thất thoát hàng hóa.

4. Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp

Quản trị hàng tồn kho là một mắt xích quan trọng trong chuỗi vận hành doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, khả năng đáp ứng đơn hàng và hiệu quả tài chính. Một quy trình quản lý hàng tồn kho bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ lượng hàng hiện có, mà còn hỗ trợ ra quyết định chính xác về nhập – xuất – lưu trữ hàng hóa.

Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp

• Bước 1. Lập kế hoạch, dự báo nhu cầu
• Bước 2. Mua hàng nhập kho
• Bước 3. Bảo quản sắp xếp kho khoa học
• Bước 4. Xuất kho theo lệnh sản xuất hoặc đơn bán hàng
• Bước 5. Kiểm kê định kỳ
• Bước 6. Phân tích báo cáo tồn kho

Bước 1. Lập kế hoạch, dự báo nhu cầu

Đây là bước đầu tiên đóng vai trò nền tảng. Dự báo nhu cầu hàng hóa phải dựa trên các yếu tố thực tế như:

• Dữ liệu bán hàng các kỳ trước
• Xu hướng tiêu dùng theo mùa
• Chiến dịch marketing đang triển khai
• Mức tồn kho tối thiểu cần duy trì (safety stock)

Nếu dự báo thiếu chính xác, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hàng gây mất đơn hoặc tồn kho quá nhiều gây lãng phí chi phí lưu trữ.

Ví dụ: Một doanh nghiệp bán đồ uống cần dự báo tăng nhu cầu vào mùa hè. Nếu dự báo đúng, họ có thể chủ động đặt hàng nguyên liệu sớm với giá tốt, hạn chế mua gấp với giá cao.

Bước 2. Mua hàng nhập kho

Khi đã xác định được số lượng cần mua, bộ phận mua hàng sẽ thực hiện quy trình đặt hàng:

• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp (giá cả – chất lượng – thời gian giao hàng)
• Theo dõi đơn hàng, tiến độ giao hàng
• Khi hàng về kho, bộ phận kho cần kiểm đếm – đối chiếu – đánh giá chất lượng hàng trước khi nhập vào hệ thống

Quản lý tốt khâu nhập kho giúp đảm bảo thông tin đầu vào chính xác, tránh sai sót kéo dài đến các bước sau.

Bước 3. Bảo quản sắp xếp kho khoa học

Kho không nên là nơi “cất giữ tạm”, mà là nơi quản lý tài sản lưu động có giá trị. Việc sắp xếp hàng hóa cần dựa trên:

• Loại hàng: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm
• Tính chất vật lý: dễ vỡ, dễ hư hỏng, cần điều kiện nhiệt độ…
• Mức độ luân chuyển: hàng bán chạy nên đặt gần cửa kho để thuận tiện xuất

Ngoài ra, cần sử dụng các phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả như:

• FIFO (First In First Out): xuất hàng theo thứ tự nhập vào
• FEFO (First Expired First Out): ưu tiên xuất hàng có hạn sử dụng sớm

Điều này giúp tránh hao hụt do quá hạn hoặc hư hỏng, nhất là với các ngành hàng thực phẩm, dược phẩm.

Bước 4. Xuất kho theo lệnh sản xuất hoặc đơn bán hàng

Mọi hoạt động xuất kho cần có chứng từ rõ ràng và được cập nhật ngay trên hệ thống để tránh sai lệch tồn kho.

• Với sản xuất: xuất vật tư theo định mức từng đơn hàng
• Với bán hàng: xuất theo đơn đặt hàng đã duyệt

Việc ghi nhận đúng thời điểm xuất hàng sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi được giá trị hàng hóa tiêu thụ, hỗ trợ tính toán giá vốn, lợi nhuận thực tế.

Bước 5. Kiểm kê định kỳ

Mặc dù đã có hệ thống phần mềm, nhưng kiểm kê thực tế vẫn rất cần thiết để:

• Xác định chênh lệch giữa sổ sách và thực tế
• Phát hiện mất mát, hư hỏng, lỗi vận hành
• Kiểm tra tuân thủ quy trình nhập – xuất – lưu kho

Doanh nghiệp có thể chọn kiểm kê định kỳ theo tháng, quý hoặc theo từng khu vực kho. Việc kiểm kê nên được thực hiện có kế hoạch, có biên bản, người chịu trách nhiệm.

Bước 6. Phân tích báo cáo tồn kho

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý hàng tồn kho nhưng mang tính chiến lược. Sau khi có số liệu chính xác, doanh nghiệp cần phân tích:

• Vòng quay hàng tồn kho (càng cao càng tốt – thể hiện tốc độ tiêu thụ nhanh)
• Tỷ lệ tồn kho so với doanh thu (giúp kiểm soát chi phí tồn kho hợp lý)
• Số ngày lưu kho trung bình (cho biết hàng hóa mất bao lâu để bán được)

5. Quy chế quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp cần xây dựng

Một trong những yếu tố quyết định sự ổn định hiệu quả trong quản trị hàng tồn kho chính là việc thiết lập quy chế nội bộ rõ ràng nhất quán có khả năng áp dụng thực tế. Quy chế không chỉ là văn bản quản trị mang tính hành chính mà phải là bộ công cụ vận hành thực tế giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng hàng hóa dữ liệu tồn kho minh bạch có thể truy xuất kiểm tra được. Dưới đây là những cấu phần cốt lõi doanh nghiệp nên ưu tiên xây dựng trong quy chế này.

5.1. Các nguyên tắc cần thiết trong quy chế

Phân quyền nhập – xuất – kiểm kê rõ ràng: Việc phân tách chức năng giữa các khâu nhập kho, xuất kho, kiểm kê và phê duyệt không chỉ giúp giảm rủi ro sai sót mà còn hạn chế gian lận. Ví dụ:

• Nhân viên nhập kho không kiêm xuất kho
• Trưởng kho kiểm tra hàng vật lý nhưng không tự ghi sổ
• Bộ phận kiểm kê độc lập với vận hành hàng ngày

Giúp tăng tính minh bạch, giảm phụ thuộc vào cá nhân, tăng khả năng phát hiện sai lệch dữ liệu.

Thiết lập định mức tồn kho tối thiểu – tối đa: Đây là công cụ quan trọng để doanh nghiệp biết khi nào cần nhập thêm hoặc ngừng nhập. Định mức cần được thiết lập cho từng mặt hàng, theo nhóm hàng, theo mùa vụ hoặc theo nhu cầu tiêu thụ.

Ví dụ: Một công ty sản xuất nước giải khát quy định tồn kho đường tối thiểu là 1,5 tấn. Khi tồn kho chạm mức này, hệ thống sẽ cảnh báo để bộ phận mua hàng chuẩn bị đơn hàng tiếp theo.

Giúp cân đối giữa chi phí lưu kho và khả năng đáp ứng đơn hàng tránh thiếu hàng gây gián đoạn hoặc dư hàng gây “chôn vốn”.

Quy định thời gian kiểm kê định kỳ: tháng, quý, đột xuất: Doanh nghiệp cần thiết lập lịch kiểm kê kho định kỳ và đột xuất để đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách:

• Kiểm kê định kỳ: Cuối tháng hoặc cuối quý
• Kiểm kê luân phiên: Theo nhóm hàng mỗi tuần để giảm khối lượng một lần
• Kiểm kê đột xuất: Khi có nghi ngờ thất thoát, biến động bất thường

Lợi ích: Phát hiện kịp thời sai lệch, tránh tình trạng cuối năm “cân đối lại từ đầu” gây rối loạn tài chính.

Áp dụng quy tắc xuất kho rõ ràng: FIFO, LIFO hoặc theo lô sản xuất

• FIFO (nhập trước xuất trước): Dành cho hàng dễ hư hỏng, có hạn sử dụng
• LIFO (nhập sau xuất trước): Có thể áp dụng tạm thời với một số nguyên liệu tài chính
• Theo số lô: Quan trọng trong các ngành có truy xuất nguồn gốc như dược phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế

Lợi ích: Giảm thiểu thất thoát, quản lý hàng theo thời gian sử dụng hiệu quả hơn.

Quy trình phối hợp giữa kế toán – kho – sản xuất – mua hàng

Quy chế cần mô tả rõ cách các bộ phận phối hợp khi:

• Lập lệnh sản xuất → yêu cầu xuất kho
• Mua hàng → lập phiếu nhập
• Sổ kho → cập nhật dữ liệu kế toán
• Báo cáo tồn kho → báo cáo tài chính

Lợi ích: Đồng bộ dữ liệu, tránh nhập sai – xuất nhầm – phản ánh sai giá vốn.

5.2. Các mẫu biểu cần chuẩn hóa

Doanh nghiệp cần thiết kế một bộ mẫu biểu chuẩn để mọi thao tác đều có căn cứ rõ ràng và nhất quán.

• Phiếu nhập – xuất – chuyển – kiểm kê: Ghi rõ mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, kho, người thực hiện, người duyệt. Có chữ ký điện tử hoặc mã hóa nếu dùng phần mềm
• Bảng tổng hợp tồn kho: Theo mặt hàng, nhóm hàng, khu vực kho. Có số liệu đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, tồn cuối kỳ
• Bảng cảnh báo tồn kho: Tự động cảnh báo khi mặt hàng gần chạm định mức tối thiểu. Báo cáo hàng tồn lâu hơn X ngày

Lợi ích: Chuẩn hóa giúp người dùng dễ làm – lãnh đạo dễ kiểm – hệ thống dễ tự động hóa.

5.3. Kết nối quy chế với hệ thống phần mềm

Quy chế chỉ thực sự hiệu quả khi được chuyển hóa thành thao tác trên hệ thống phần mềm, tránh tình trạng “văn bản một nơi – vận hành một nẻo”.

• Đồng bộ quy chế với phần mềm quản lý kho: Cài đặt định mức tồn kho trong hệ thống, phân quyền theo vai trò trách nhiệm, thiết lập lịch kiểm kê định kỳ tự động nhắc lịch
• Tự động hóa quy trình duyệt phiếu, ghi nhận giao dịch: Phiếu nhập/xuất tạo từ đơn hàng hoặc yêu cầu nội bộ, được phê duyệt trên phần mềm, hệ thống tự cập nhật sổ kho và sổ kế toán
• Tăng cường tính minh bạch – truy xuất: Mọi thao tác lưu vết theo tài khoản, thời gian. Dễ dàng kiểm tra lại bất kỳ nghiệp vụ nào khi có sai lệch

Lợi ích: Giúp quy chế không chỉ nằm trên giấy mà trở thành cơ chế điều hành thực tế – chính xác – không phụ thuộc vào trí nhớ hay kinh nghiệm cá nhân.

6. Những thực trạng doanh nghiệp thường gặp trong quản lý tồn kho

Quản lý hàng tồn kho không chỉ là việc ghi nhận số lượng hàng hóa nhập/xuất. Thực tế, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp không ít rủi ro trở ngại khiến chi phí vận hành tăng cao, hiệu quả kinh doanh suy giảm. Dưới đây là những vấn đề điển hình:

Vẫn phụ thuộc vào Excel thủ công, dễ sai sót thiếu tính cập nhật: Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện vẫn sử dụng bảng tính Excel để theo dõi xuất – nhập – tồn kho. Dù chi phí thấp dễ triển khai nhưng phương pháp này bộc lộ nhiều nhược điểm:

• Dữ liệu dễ bị ghi đè, nhập sai công thức, hoặc thiếu nhất quán giữa các file
• Không có khả năng tự động cập nhật khi hàng hóa di chuyển giữa các kho
• Không hỗ trợ kết nối dữ liệu với các bộ phận khác như mua hàng, kế toán, bán hàng

Thiếu cảnh báo định mức tồn kho tối thiểu – tối đa: Việc không thiết lập theo dõi định mức tồn kho dẫn đến hai kịch bản cực đoan:

• Thiếu hàng: Không kịp giao khách, gián đoạn sản xuất, mất đơn hàng
• Dư hàng: Tốn chi phí lưu kho, bảo quản, rủi ro hư hỏng – lỗi thời

Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện sự cố khi đã phát sinh thiệt hại, thay vì có hệ thống cảnh báo sớm.

Không phân loại tồn kho theo thời gian lưu trữ (FIFO/LIFO): Không ít doanh nghiệp chưa áp dụng các nguyên tắc quản lý tồn kho cơ bản như:

• FIFO (nhập trước – xuất trước): cần thiết với hàng dễ hỏng, có hạn sử dụng
• LIFO (nhập sau – xuất trước): đôi khi phù hợp với nguyên liệu tăng giá

Việc không phân loại khiến hàng tồn lâu ngày bị bỏ quên, đặc biệt trong các ngành có hàng hóa theo lô, theo hạn dùng hoặc thời trang theo mùa vụ.

Thiếu kết nối dữ liệu giữa các bộ phận: kho – mua – bán – sản xuất – tài chính: Khi dữ liệu tồn kho không được liên thông giữa các phòng ban, hậu quả là:

• Bộ phận mua hàng đặt thừa vì không biết hàng còn trong kho
• Bộ phận bán hàng hứa giao sớm nhưng thực tế kho trống
• Phòng tài chính khó dự báo dòng tiền do không nắm được giá trị tồn kho cập nhật

Sự rời rạc về dữ liệu này khiến doanh nghiệp mất khả năng ra quyết định nhanh chính xác.

7. Ứng dụng công nghệ trong quản lý hàng tồn kho hiện đại

Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào quy trình thủ công, ngày nay nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng công nghệ nhằm quản lý hàng tồn kho chính xác, tiết kiệm chi phí hơn.

7.1 Quản lý tồn kho bằng Excel

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
• Không tốn chi phí triển khai phần mềm phức tạp.
• Có thể thiết lập các mẫu bảng xuất – nhập – tồn đơn giản.

Giới hạn:

• Dữ liệu dễ bị sửa/xóa thủ công.
• Không có cảnh báo hàng tồn vượt ngưỡng.
• Không thể liên kết với các hệ thống bán hàng, kế toán, sản xuất.

→ Excel phù hợp giai đoạn khởi đầu nhưng không đủ mạnh để theo sát doanh nghiệp đang mở rộng quy mô.

7.2 Quản lý tồn kho bằng phần mềm ERP, kế toán

Sử dụng phần mềm chuyên dụng như phần mềm kế toán, ERP hoặc quản lý kho giúp:

• Kết nối chặt chẽ giữa kho – bán hàng – kế toán.
• Ghi nhận dữ liệu theo thời gian thực.
• Tự động lập báo cáo tồn kho chi tiết theo mặt hàng, nhóm hàng, vị trí lưu kho.
• Hạn chế tối đa sai sót do thao tác thủ công.

→ Lợi ích: Tăng độ chính xác, tiết kiệm nhân sự và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

7.3 Giải pháp tích hợp AI – Tự động hóa phân tích đưa ra cảnh báo

Một xu hướng hiện nay là tích hợp AI (trí tuệ nhân tạo) vào quản lý tồn kho để xử lý dữ liệu lớn, ra quyết định nhanh hơn, hiệu quả hơn.

Giải pháp LV Financial AI Agent – tích hợp vào phần mềm quản trị tài chính và kho của doanh nghiệp – hỗ trợ:

• Phân tích biến động tồn kho theo thời gian thực.
• Đưa ra cảnh báo sớm khi lượng tồn kho vượt hoặc thấp hơn mức an toàn.
• Gợi ý điều chỉnh kế hoạch mua hàng – sản xuất dựa trên dữ liệu bán hàng, chu kỳ mùa vụ, tồn kho cũ.
• Tự động tổng hợp báo cáo tồn kho theo yêu cầu của kế toán, lãnh đạo doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho không còn là công việc thuần túy của bộ phận kho vận, mà là một phần cốt lõi trong chiến lược vận hành hiệu quả tối ưu dòng tiền của doanh nghiệp. Khi dữ liệu tồn kho được quản lý chính xác, cập nhật liên tục, khai thác đúng cách, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được chi phí, tránh rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa đồng thời phản ứng nhanh hơn với nhu cầu thị trường.

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc ứng dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý kho hiện đại, đặc biệt là những giải pháp có tích hợp trí tuệ nhân tạo như LV Financial AI Agent, sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý tốt tồn kho mà còn tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn.