Quản lý nguyên vật liệu là quá trình lập kế hoạch nhu cầu, mua sắm, tiếp nhận, bảo quản, cấp phát, theo dõi nhập – xuất – tồn và kiểm kê nguyên vật liệu nhằm đảm bảo đúng số lượng, chất lượng, thời điểm sử dụng với chi phí hợp lý.
Một quy trình quản lý nguyên vật liệu hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế thiếu hoặc dư thừa vật tư, giảm thất thoát, kiểm soát chi phí sản xuất, cung cấp số liệu tồn kho chính xác cho kế toán và nhà quản trị. Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. Quản lý nguyên vật liệu là gì? Gồm những hoạt động nào?
1.1 Quản lý nguyên vật liệu là gì?
Quản lý nguyên vật liệu là quá trình doanh nghiệp lập kế hoạch nhu cầu, mua sắm, tiếp nhận, kiểm tra, bảo quản, cấp phát, theo dõi nhập – xuất – tồn và kiểm kê nguyên vật liệu trong suốt quá trình hoạt động. Mục tiêu không chỉ là biết kho còn bao nhiêu vật tư mà còn phải kiểm soát được vật tư đang ở đâu, đã sử dụng cho hoạt động nào, giá trị bao nhiêu, có đáp ứng được nhu cầu sản xuất hay không.
Đối với kế toán, quản lý nguyên vật liệu còn gắn trực tiếp với việc kiểm soát chi phí, giá thành. Chẳng hạn, một doanh nghiệp sản xuất bàn ghế có thể sử dụng gỗ, sơn, keo, đinh, phụ kiện làm nguyên vật liệu. Nếu số lượng gỗ xuất cho sản xuất không được ghi nhận đầy đủ hoặc đơn giá nhập kho bị sai, số liệu tồn kho và chi phí nguyên vật liệu trên báo cáo kế toán cũng có thể bị ảnh hưởng.
Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần được nhìn nhận như một quy trình xuyên suốt thay vì chỉ là công việc của thủ kho.
Có thể hình dung đơn giản:
Nhu cầu sản xuất → mua nguyên vật liệu → nhập kho → bảo quản → xuất kho → sử dụng → kiểm kê → đối chiếu kế toán → báo cáo.
Một hệ thống quản lý tốt phải tạo được sự liên kết giữa các khâu này. Khi mỗi bộ phận sử dụng một file hoặc một cách ghi nhận khác nhau, việc đối chiếu sẽ mất nhiều thời gian và nguy cơ chênh lệch số liệu cũng tăng lên.
1.2 Quản lý nguyên vật liệu gồm những hoạt động nào?
Quản lý nguyên vật liệu bắt đầu trước cả khi vật tư được đưa vào kho. Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng, định mức tiêu hao, lượng tồn hiện tại. Từ đó, bộ phận phụ trách có cơ sở xác định cần mua bao nhiêu, thời điểm nào cần mua và loại vật tư nào cần ưu tiên.
Khi nguyên vật liệu được giao đến, kho cần kiểm tra số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng trước khi nhập. Thông tin này cần được ghi nhận thống nhất với chứng từ mua hàng để kế toán có thể đối chiếu sau đó.
Trong quá trình sử dụng, nguyên vật liệu được xuất kho theo yêu cầu của sản xuất hoặc bộ phận sử dụng. Đây là một điểm quan trọng trong quản lý kho nguyên vật liệu bởi lượng xuất thực tế có thể được so sánh với định mức để phát hiện tình trạng sử dụng vượt mức, hao hụt bất thường hoặc cấp phát chưa hợp lý.
Cuối cùng là kiểm kê đối chiếu. Số lượng thực tế tại kho cần được so sánh với số liệu trên sổ sách hoặc hệ thống. Nếu phát sinh chênh lệch, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân thay vì chỉ điều chỉnh số liệu cho khớp.
Như vậy, quản lý nguyên vật liệu không phải là một nghiệp vụ đơn lẻ mà là chuỗi kiểm soát từ đầu vào đến khi nguyên vật liệu được sử dụng. Với kế toán trưởng, việc xây dựng được chuỗi dữ liệu này giúp hạn chế tình trạng đến cuối tháng mới phát hiện số liệu kho không khớp với sổ kế toán.
2. Những vấn đề thường gặp khi quản lý nguyên vật liệu
2.1 Không biết chính xác số lượng nguyên vật liệu thực tế
Đây là vấn đề phổ biến khi doanh nghiệp quản lý bằng nhiều file Excel hoặc cập nhật số liệu không đồng thời. Kế toán có thể đang xem một số liệu, thủ kho nắm một số liệu khác, trong khi bộ phận mua hàng lại dựa trên một bảng theo dõi riêng.
Ví dụ, sổ sách thể hiện kho còn 10 tấn nguyên liệu nhưng thủ kho thực tế chỉ còn 9,7 tấn. Nếu không có lịch sử nhập – xuất đầy đủ, kế toán sẽ phải kiểm tra từng phiếu, từng bảng Excel để tìm nguyên nhân.
Vấn đề càng phức tạp khi doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều ca sản xuất. Chỉ cần một giao dịch được cập nhật chậm cũng có thể khiến số liệu tồn kho tại một thời điểm không phản ánh đúng thực tế.
2.2 Tồn kho quá nhiều hoặc thiếu nguyên vật liệu
Quản lý nguyên vật liệu không hiệu quả thường dẫn đến hai tình trạng tưởng như trái ngược: một số vật tư tồn quá nhiều trong khi những vật tư khác lại thiếu.
Tồn kho quá lớn khiến vốn bị giữ trong nguyên vật liệu chưa sử dụng, đồng thời có thể phát sinh thêm chi phí lưu kho, rủi ro hư hỏng, giảm chất lượng hoặc lỗi thời. Ngược lại, tồn kho quá thấp có thể khiến doanh nghiệp phải mua hàng gấp, chịu giá mua hoặc chi phí vận chuyển cao hơn và thậm chí ảnh hưởng tiến độ sản xuất.
Với kế toán trưởng, việc theo dõi giá trị tồn kho cần được đặt cùng với khả năng luân chuyển của từng nhóm vật tư. Một mã nguyên vật liệu có giá trị tồn kho lớn nhưng ít được sử dụng cần được chú ý khác với vật tư có lượng tồn tương đương nhưng được xuất dùng thường xuyên.
Doanh nghiệp vì vậy nên theo dõi đồng thời số lượng, giá trị, tốc độ sử dụng thay vì chỉ nhìn vào con số tồn cuối kỳ.
2.3 Khó kiểm soát nhiều mã nguyên vật liệu
Khi số lượng mã vật tư tăng, cách quản lý thủ công bắt đầu bộc lộ hạn chế. Một doanh nghiệp có thể có hàng trăm hoặc hàng nghìn mã nguyên vật liệu với nhiều quy cách, đơn vị tính và nhà cung cấp khác nhau.
Chỉ một lỗi nhỏ trong việc đặt mã cũng có thể dẫn đến nhầm lẫn. Ví dụ, cùng một loại vật tư nhưng được nhập thành hai mã khác nhau do cách đặt tên không thống nhất. Kết quả là hệ thống thể hiện mỗi mã chỉ còn một lượng nhỏ, trong khi thực tế tổng tồn của vật tư đó lại khá lớn.
2.4 Dữ liệu kho và kế toán không đồng nhất
Một tình huống khá phổ biến là thủ kho cập nhật số liệu vào cuối ngày, kế toán tổng hợp vào cuối tuần, còn bộ phận mua hàng theo dõi trên một file riêng. Mỗi bảng có thể đều đúng tại thời điểm được cập nhật nhưng lại không phản ánh cùng một thời điểm.
Khi đó, kế toán trưởng muốn trả lời một câu hỏi đơn giản như “hiện tại còn bao nhiêu nguyên vật liệu X?” cũng có thể phải yêu cầu nhiều bộ phận kiểm tra lại.
Điểm đáng lưu ý là vấn đề không nằm hoàn toàn ở Excel hay phần mềm, mà ở quy trình và nguồn dữ liệu. Nếu mỗi bộ phận ghi nhận một lần và không có cơ chế đồng bộ, doanh nghiệp vẫn có thể xảy ra sai lệch dù sử dụng công cụ nào.
2.5 Khó truy xuất nguồn gốc nguyên vật liệu
Với một số ngành như thực phẩm, dược phẩm, dệt may, điện tử hoặc các doanh nghiệp xuất khẩu, thông tin về nguồn gốc nguyên liệu ngày càng quan trọng. Doanh nghiệp không chỉ cần biết “đã nhập bao nhiêu” mà còn phải trả lời được nguyên liệu đến từ nhà cung cấp nào, thuộc lô nào, đã được sử dụng cho những sản phẩm nào.
Bộ Công Thương hiện đã tăng cường yêu cầu về truy xuất nguồn gốc. Thông tư 31/2026/TT-BCT, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, quy định về truy xuất nguồn gốc đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương, trong đó có yêu cầu liên quan đến lưu trữ dữ liệu, quản lý mã truy xuất và khả năng truy xuất theo hệ thống phù hợp
Đáng chú ý, Bộ Công Thương cũng cập nhật vào tháng 7/2026 rằng doanh nghiệp xuất khẩu cần tăng cường kiểm soát nguyên liệu đầu vào, lập bản đồ chuỗi cung ứng, lưu giữ hồ sơ về nguồn gốc nguyên liệu, chuẩn hóa dữ liệu truy xuất theo từng sản phẩm, lô, mẻ hoặc số sê-ri khi phù hợp.
Điều này cho thấy quản lý nguyên vật liệu ngày càng vượt ra ngoài phạm vi kiểm soát số lượng trong kho. Với doanh nghiệp có yêu cầu truy xuất, dữ liệu cần đủ chi tiết để có thể truy ngược từ thành phẩm về nguyên liệu, từ nguyên liệu đến các lô sản phẩm đã sử dụng nguyên liệu đó.
3. Nguyên tắc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả
Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả không đơn thuần là theo dõi lượng tồn trong kho. Với kế toán, điều quan trọng hơn là phải đảm bảo số liệu nguyên vật liệu đúng, đủ, có thể đối chiếu và truy xuất được từ lúc mua vào đến khi xuất dùng cho sản xuất. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần xây dựng các nguyên tắc quản lý thống nhất giữa kho, mua hàng, sản xuất, kế toán.
3.1 Xây dựng danh mục nguyên vật liệu thống nhất
Danh mục nguyên vật liệu là nền tảng của toàn bộ quá trình quản lý. Mỗi loại vật tư cần có thông tin nhận diện thống nhất như mã vật tư, tên, nhóm, quy cách, đơn vị tính, các thông tin bổ sung cần thiết như kho lưu trữ, nhà cung cấp hoặc số lô.
Điều tưởng như đơn giản này lại có ảnh hưởng lớn đến số liệu kế toán. Ví dụ, cùng một loại vật tư nhưng bộ phận mua hàng ghi là “Thép CT3 D10”, kho ghi “Thép D10” còn kế toán lại tạo mã “CT3-D10”. Khi đó, hệ thống có thể hiểu đây là ba đối tượng khác nhau. Kết quả là doanh nghiệp khó xác định tổng lượng thép thực tế đang tồn và dễ phát sinh sai lệch khi đối chiếu.
Vì vậy, trước khi xây dựng quy trình quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, kế toán nên phối hợp với kho, các bộ phận liên quan để thống nhất cách đặt mã và tên vật tư. Một mã chỉ nên đại diện cho một loại vật tư cụ thể, hạn chế tạo nhiều mã cho cùng một đối tượng.
3.2 Quản lý theo mã vật tư, đơn vị tính
Sau khi có danh mục thống nhất, mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc điều chuyển cần được ghi nhận theo đúng mã vật tư và đơn vị tính đã thiết lập.
Ví dụ, doanh nghiệp nhập thép theo kg nhưng sản xuất lại yêu cầu theo cây. Nếu không quy đổi thống nhất, số liệu tồn kho rất dễ bị sai. Một bên có thể ghi nhận 1.000 kg, trong khi bên khác theo dõi 100 cây mà không có thông tin quy đổi rõ ràng.
Đối với kế toán, vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến số lượng tồn mà còn liên quan đến giá trị nguyên vật liệu. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định rõ đơn vị tính chính và quy tắc quy đổi ngay từ đầu.
Đặc biệt, không nên cho phép nhân viên tự ý tạo mã mới hoặc thay đổi tên vật tư khi phát sinh giao dịch. Mọi thay đổi nên được kiểm soát để tránh tình trạng một nguyên vật liệu xuất hiện dưới nhiều mã khác nhau.
3.3 Thiết lập định mức nguyên vật liệu
Định mức nguyên vật liệu có thể hiểu đơn giản là lượng nguyên vật liệu dự kiến cần sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm trong điều kiện bình thường.
Ví dụ, để sản xuất một chiếc bàn, doanh nghiệp có định mức 5 kg gỗ, 0,5 kg sơn và một bộ phụ kiện. Khi sản xuất 1.000 chiếc bàn, doanh nghiệp có cơ sở ước tính nhu cầu nguyên vật liệu trước khi mua và có thể so sánh lượng sử dụng thực tế sau khi hoàn thành.
Định mức mang lại giá trị ở cả khâu lập kế hoạch, kiểm soát chi phí. Nếu kế hoạch sản xuất thay đổi, doanh nghiệp có thể ước tính lại nhu cầu vật tư. Khi sản xuất hoàn tất, kế toán có thể so sánh lượng nguyên vật liệu xuất dùng với định mức để xác định mức tiêu hao thực tế.
Nếu định mức là 5 kg nhưng thực tế thường xuyên sử dụng 5,8 kg, đây là tín hiệu cần kiểm tra. Nguyên nhân có thể đến từ hao hụt, chất lượng nguyên liệu, quy trình sản xuất hoặc thao tác của người lao động. Không nên mặc định phần chênh lệch này là “hao hụt bình thường” nếu chưa có cơ sở.
Đối với kế toán trưởng, việc theo dõi chênh lệch giữa định mức và thực tế còn giúp đánh giá nguyên nhân biến động giá thành thay vì chỉ nhìn vào tổng chi phí cuối kỳ.
3.4 Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tồn kho an toàn
Một nguyên tắc quan trọng trong quản lý kho nguyên vật liệu là xác định lượng tồn phù hợp. Doanh nghiệp cần tránh cả hai tình trạng: tồn quá nhiều làm vốn bị ứ đọng, tồn quá ít khiến sản xuất có nguy cơ thiếu vật tư.
Công thức cơ bản để theo dõi biến động số lượng là:
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
Tuy nhiên, để quản lý hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần xác định thêm mức tồn kho tối thiểu hoặc tồn kho an toàn. Đây là lượng vật tư doanh nghiệp muốn duy trì để hạn chế nguy cơ thiếu hàng trong trường hợp nhu cầu tăng hoặc nhà cung cấp giao chậm.
3.5 Phân quyền, kiểm soát trách nhiệm
Một quy trình quản lý nguyên vật liệu tốt cần xác định rõ ai đề nghị mua, ai phê duyệt, ai tiếp nhận, ai nhập kho, ai xuất kho và ai ghi nhận kế toán. Không nên để một cá nhân thực hiện toàn bộ các khâu từ đề nghị mua đến kiểm nhận, ghi nhận số liệu.
Việc phân quyền không nhằm làm quy trình phức tạp hơn mà để tạo ra điểm kiểm tra chéo. Chẳng hạn, khi nguyên vật liệu được giao đến, thủ kho xác nhận số lượng thực nhận; kế toán đối chiếu với chứng từ mua hàng; bộ phận sử dụng xác nhận nhu cầu hoặc số lượng được cấp phát.
Khi có chênh lệch, doanh nghiệp sẽ dễ xác định trách nhiệm và nguyên nhân hơn. Đây cũng là cơ sở để kế toán trưởng kiểm soát rủi ro thay vì chỉ xử lý số liệu sau khi sai lệch đã xảy ra.
4. Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu chuẩn cho doanh nghiệp
Một quy trình quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả cần đảm bảo nguyên vật liệu được kiểm soát xuyên suốt từ khi phát sinh nhu cầu đến khi được sử dụng. Với doanh nghiệp sản xuất, quy trình nên kết nối chặt chẽ giữa kế hoạch sản xuất, mua hàng, kho, sản xuất và kế toán.
Bước 1: Lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu
Nhu cầu nguyên vật liệu nên được xác định dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng, định mức, số lượng tồn hiện tại, các đơn hàng đang chờ giao.
Ví dụ, doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất 10.000 sản phẩm trong tháng tới. Dựa trên định mức, kế toán hoặc bộ phận kế hoạch có thể xác định cần bao nhiêu kg nguyên liệu. Sau đó tiếp tục trừ đi lượng tồn có thể sử dụng và lượng nguyên liệu đã đặt mua nhưng chưa nhập kho.
Cách làm này giúp doanh nghiệp tránh mua theo cảm tính. Thay vì “kho gần hết thì mua”, bộ phận phụ trách có thể xác định chính xác loại vật tư nào cần bổ sung, số lượng bao nhiêu, thời điểm nào cần đặt hàng.
Bước 2: Đề nghị và mua nguyên vật liệu
Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp tiến hành đề nghị mua, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Ngoài số lượng, cần xem xét đồng thời giá mua, chất lượng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán.
Đối với kế toán, việc lưu lại thông tin mua hàng đầy đủ rất quan trọng vì đây là cơ sở để đối chiếu khi nguyên vật liệu về kho. Một giao dịch mua không nên chỉ được theo dõi bằng một con số tổng mà cần có thông tin đủ để xác định doanh nghiệp đã mua loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu, theo chứng từ nào.
Bước 3: Tiếp nhận, kiểm tra nguyên vật liệu
Khi nguyên vật liệu được giao, kho cần đối chiếu giữa đơn đặt hàng, chứng từ giao hàng, số lượng thực tế.
Ví dụ, đơn đặt hàng ghi nhận 1.000 kg nhưng nhà cung cấp giao 950kg. Nếu doanh nghiệp nhập đủ 1.000 kg trên hệ thống mà không kiểm tra thực tế, số liệu tồn kho sẽ sai ngay từ đầu.
Ngoài số lượng, tùy đặc thù ngành, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra quy cách, chất lượng, số lô hoặc hạn sử dụng. Với nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, cần có cách xử lý rõ ràng thay vì nhập kho như hàng đạt chuẩn.
Đây là điểm kiểm soát đầu tiên giúp kế toán hạn chế sai lệch giữa chứng từ và thực tế.
Bước 4: Nhập kho, ghi nhận dữ liệu
Sau khi nguyên vật liệu được kiểm nhận, kho thực hiện nhập kho, cập nhật dữ liệu. Thông tin cần quản lý thường bao gồm mã vật tư, tên, số lượng, đơn vị tính, ngày nhập, giá trị, kho lưu trữ và các thông tin như số lô hoặc hạn sử dụng nếu cần.
Điều quan trọng là dữ liệu phải được ghi nhận thống nhất với danh mục vật tư đã xây dựng. Nếu mỗi lần nhập lại tạo một tên hoặc mã mới, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng mất kiểm soát dữ liệu.
Đối với kế toán, chứng từ nhập kho cũng cần được liên kết với chứng từ mua hàng để thuận tiện cho việc đối chiếu công nợ, giá trị hàng mua, tồn kho.
Bước 5: Bảo quản, sắp xếp nguyên vật liệu
Quản lý nguyên vật liệu không dừng ở việc đưa vật tư vào kho. Doanh nghiệp cần bố trí vị trí lưu trữ phù hợp với đặc điểm từng loại nguyên liệu, đồng thời có quy định về cách sắp xếp và xuất dùng.
Với vật tư có hạn sử dụng, doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc FEFO, tức là hàng có hạn sử dụng gần hơn được ưu tiên xuất trước. Với những loại vật tư thông thường, FIFO – nhập trước, xuất trước – có thể được áp dụng khi phù hợp.
Việc sắp xếp hợp lý giúp giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế nhầm mã, giảm nguy cơ vật tư nằm lâu trong kho mà không được sử dụng.
Bước 6: Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất
Khi sản xuất có nhu cầu, nguyên vật liệu được xuất dựa trên yêu cầu hoặc kế hoạch đã được phê duyệt. Thông tin xuất kho cần thể hiện rõ vật tư nào, số lượng bao nhiêu, xuất cho bộ phận hoặc sản phẩm nào và thời điểm xuất.
Đây là khâu có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tập hợp chi phí sản xuất. Nếu nguyên vật liệu đã được đưa ra sử dụng nhưng chưa ghi nhận xuất kho, số lượng tồn trên sổ sẽ cao hơn thực tế.
Do đó, quy trình nên được thiết kế sao cho nghiệp vụ xuất kho, việc cập nhật số liệu diễn ra đồng thời hoặc gần thời điểm phát sinh, thay vì để dồn nhiều ngày rồi mới nhập liệu.
Bước 7: Theo dõi tiêu hao thực tế
Sau khi nguyên vật liệu được xuất cho sản xuất, doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi lượng sử dụng thực tế. Đây là điểm giúp quản lý nguyên vật liệu chuyển từ “kiểm soát kho” sang “kiểm soát hiệu quả sử dụng”.
Ví dụ, định mức cho một sản phẩm là 5 kg nguyên liệu nhưng thực tế bình quân phải sử dụng 5,5 kg. Kế toán có thể phối hợp với sản xuất để tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch.
Nếu chỉ theo dõi nhập – xuất – tồn, doanh nghiệp biết mình đã xuất 5.500 kg nhưng chưa chắc biết tại sao lượng tiêu hao lại cao hơn kế hoạch. Khi kết hợp dữ liệu xuất kho với định mức và sản lượng hoàn thành, kế toán có cơ sở tốt hơn để phân tích giá thành.
Bước 8: Kiểm kê, xử lý chênh lệch
Kiểm kê là bước đối chiếu giữa số lượng thực tế và số liệu đang được ghi nhận trên sổ sách hoặc hệ thống.
Ví dụ, dữ liệu thể hiện còn 2.000 kg nhưng kiểm kê chỉ còn 1.950 kg. Khi đó, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân thay vì chỉ điều chỉnh số liệu cho bằng nhau.
Nguyên nhân có thể là giao dịch chưa ghi nhận, nhầm mã, sai đơn vị tính, hao hụt hoặc các vấn đề trong quá trình bảo quản, sử dụng. Việc kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sai lệch sớm hơn, trong khi kiểm kê đột xuất có thể được thực hiện khi phát sinh dấu hiệu bất thường.
Với kế toán trưởng, biên bản kiểm kê và hồ sơ xử lý chênh lệch là cơ sở quan trọng để đảm bảo số liệu tồn kho cuối kỳ có căn cứ.
Bước 9: Đối chiếu và lập báo cáo
Sau khi các nghiệp vụ được cập nhật, kế toán cần đối chiếu dữ liệu kho với sổ kế toán, các chứng từ liên quan. Báo cáo không nên chỉ dừng ở bảng tổng nhập – xuất – tồn mà cần hỗ trợ trả lời những câu hỏi quản trị quan trọng.
Chẳng hạn: kho nào đang tồn nhiều? Nguyên vật liệu nào sắp xuống dưới mức tối thiểu? Vật tư nào lâu ngày chưa sử dụng? Giá trị tồn kho đang tập trung ở nhóm nào? Có chênh lệch nào cần xử lý?
Khi những câu hỏi này được trả lời thường xuyên, dữ liệu quản lý nguyên vật liệu sẽ trở thành công cụ hỗ trợ quyết định thay vì chỉ phục vụ việc ghi sổ.
5. Hướng dẫn cách quản lý nguyên vật liệu bằng Excel
Excel là công cụ quen thuộc với kế toán và có thể đáp ứng nhu cầu quản lý nguyên vật liệu ở những doanh nghiệp có quy mô, số lượng giao dịch chưa quá phức tạp. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả, file cần được thiết kế theo một cấu trúc nhất quán thay vì chỉ tạo một bảng nhập – xuất – tồn đơn giản.
5.1 File Excel quản lý nguyên vật liệu nên có những sheet nào?
Một file quản lý nguyên vật liệu bằng Excel có thể được xây dựng thành các nhóm dữ liệu liên kết với nhau. Trong đó, Danh mục nguyên vật liệu là bảng dữ liệu gốc, lưu thông tin mã, tên, nhóm, đơn vị tính, quy cách.
Tiếp theo là bảng Nhập kho và Xuất kho, dùng để ghi nhận từng giao dịch phát sinh. Từ hai bảng này, doanh nghiệp có thể tổng hợp thành bảng Nhập – Xuất – Tồn để theo dõi số lượng còn lại.
Nếu doanh nghiệp sản xuất, nên bổ sung sheet Định mức nguyên vật liệu để so sánh lượng tiêu hao thực tế với lượng dự kiến. Sheet Kiểm kê có thể dùng để ghi nhận số lượng thực tế và chênh lệch so với sổ sách.
Cấu trúc có thể hình dung như sau:
Danh mục nguyên vật liệu → Nhập kho + Xuất kho → Nhập – Xuất – Tồn → Kiểm kê/Báo cáo
Cách tổ chức này tốt hơn việc nhập tất cả dữ liệu vào một bảng duy nhất vì kế toán có thể kiểm tra nguồn hình thành của từng con số.
5.2 Các cột cần có trong bảng danh mục nguyên vật liệu
Bảng danh mục nên chứa những thông tin đủ để nhận diện và phân loại vật tư.
| Mã NVL | Tên NVL | Nhóm | ĐVT | Quy cách | Kho | Tồn tối thiểu | Tồn tối đa |
| NVL001 | Thép CT3 D10 | Kim loại | Kg | D10 | Kho NVL | 2.000 | 10.000 |
| NVL002 | Sơn PU | Hóa chất | Kg | Sơn PU trắng | Kho NVL | 500 | 2.000 |
Điểm cần lưu ý là danh mục này nên được xem như nguồn dữ liệu chuẩn. Khi nhập phiếu xuất hoặc phiếu nhập, nhân viên nên chọn mã vật tư từ danh mục thay vì tự gõ tên. Điều này giúp hạn chế lỗi chính tả, sai tên hoặc tạo trùng mã.
Nếu doanh nghiệp có nhiều kho, có thể bổ sung vị trí lưu trữ. Nếu vật tư cần quản lý theo lô hoặc hạn sử dụng, các trường dữ liệu này cũng nên được thiết kế ngay từ đầu.
5.3 Các cột cần có trong file nhập – xuất – tồn
Bảng nhập – xuất – tồn cần đủ thông tin để kế toán có thể truy lại giao dịch khi phát sinh chênh lệch.
| Ngày | Số chứng từ | Mã NVL | Tên NVL | Nhập | Xuất | Tồn | Đơn giá | Thành tiền | Kho |
| 01/08/2026 | NK001 | NVL001 | Thép CT3 D10 | 2.000 | 2.000 | 18.000 | 36.000.000 | Kho NVL | |
| 03/08/2026 | XK005 | NVL001 | Thép CT3 D10 | 500 | 1.500 | 18.000 | 9.000.000 | Kho NVL |
Trong thực tế, bảng dữ liệu gốc nên ghi nhận từng giao dịch phát sinh. Số tồn có thể được tính tự động thay vì nhân viên nhập thủ công. Cách này giúp hạn chế trường hợp nhập sai số tồn hoặc vô tình sửa dữ liệu đã tính.
Đối với kế toán trưởng, cột số chứng từ đặc biệt quan trọng vì nó tạo liên kết giữa số liệu Excel và hồ sơ chứng từ. Khi có chênh lệch, người kiểm tra có thể quay lại đúng giao dịch thay vì phải rà soát toàn bộ file.
5.4 Công thức Excel cơ bản để theo dõi nguyên vật liệu
Công thức cơ bản nhất là:
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Tổng nhập – Tổng xuất
Tuy nhiên, với file có nhiều mã vật tư, kế toán nên để Excel tự động tổng hợp dữ liệu thay vì cộng thủ công.
Chẳng hạn, SUMIFS có thể được sử dụng để cộng tổng lượng nhập hoặc xuất theo từng mã vật tư. XLOOKUP hoặc VLOOKUP có thể lấy tên, đơn vị tính hoặc nhóm vật tư từ bảng danh mục. IF có thể hỗ trợ cảnh báo khi tồn kho xuống dưới mức tối thiểu.
Ví dụ, nếu lượng tồn hiện tại thấp hơn mức tồn tối thiểu, Excel có thể tự động hiển thị cảnh báo để người phụ trách kiểm tra và lên kế hoạch mua bổ sung.
Các chức năng như Data Validation cũng hữu ích để hạn chế việc nhập sai mã vật tư, trong khi Conditional Formatting có thể làm nổi bật những dòng có tồn kho thấp hoặc chênh lệch kiểm kê.
Điểm quan trọng là Excel chỉ thực sự hữu ích khi công thức, danh mục và cách nhập liệu được chuẩn hóa. Một file có nhiều công thức nhưng dữ liệu đầu vào không thống nhất vẫn có thể cho ra báo cáo sai.
5.5 Mẫu file quản lý nguyên vật liệu bằng Excel phù hợp với doanh nghiệp nào?
Excel phù hợp hơn với doanh nghiệp có số lượng mã nguyên vật liệu, giao dịch ở mức có thể kiểm soát bằng quy trình thủ công. Chẳng hạn, doanh nghiệp chỉ có một vài kho, số lượng nhân sự sử dụng file ít, số giao dịch không quá dày đặc và chưa cần kết nối trực tiếp dữ liệu giữa kho, mua hàng, sản xuất, kế toán.
Ưu điểm lớn nhất của Excel là dễ triển khai và hầu hết nhân viên kế toán đều đã quen với công cụ này. Doanh nghiệp cũng có thể tùy chỉnh bảng theo nhu cầu mà không cần triển khai một hệ thống phức tạp.
Tuy nhiên, kế toán cần đánh giá khả năng kiểm soát thay vì chỉ nhìn vào chi phí ban đầu. Khi số lượng mã vật tư tăng, nhiều người cùng chỉnh sửa file hoặc nhiều bộ phận cùng cần sử dụng dữ liệu, việc duy trì Excel sẽ khó khăn hơn.
6. Những hạn chế của Excel khi quản lý nguyên vật liệu
Vấn đề đầu tiên là dữ liệu dễ bị phân tán. Thủ kho có thể có một file, kế toán một file và bộ phận mua hàng một file khác. Nếu các file không được cập nhật cùng thời điểm, mỗi bên có thể đưa ra một con số khác nhau cho cùng một loại nguyên vật liệu.
Vấn đề thứ hai là khó kiểm soát lịch sử chỉnh sửa. Một nhân viên có thể vô tình sửa công thức, xóa dòng dữ liệu hoặc thay đổi số liệu. Khi phát hiện sai lệch, việc tìm xem thay đổi xuất phát từ đâu không phải lúc nào cũng đơn giản.
Excel cũng trở nên kém thuận tiện khi doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều chi nhánh hoặc giao dịch phát sinh liên tục. Lúc này, kế toán không chỉ cần một bảng tính mà cần dữ liệu được cập nhật xuyên suốt giữa mua hàng, kho, sản xuất và kế toán.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp muốn biết ngay tồn kho hiện tại, giá trị tồn, vật tư dưới mức tối thiểu hoặc mức tiêu hao so với định mức, việc tổng hợp thủ công sẽ tiêu tốn nhiều thời gian.
Vì vậy, Excel vẫn có thể là công cụ phù hợp ở giai đoạn đầu, nhưng khi quy mô quản lý tăng lên, doanh nghiệp nên cân nhắc một hệ thống có khả năng tạo một nguồn dữ liệu thống nhất cho các bộ phận. Khi đó, vấn đề không còn là “có file Excel quản lý nguyên vật liệu hay chưa”, mà là làm thế nào để số liệu kho, kế toán luôn nhất quán, truy xuất được và hỗ trợ ra quyết định kịp thời.
7. Quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả hơn với AccNet ERP
Excel có thể đáp ứng nhu cầu quản lý nguyên vật liệu khi quy mô còn nhỏ, nhưng khi doanh nghiệp phát sinh nhiều mã vật tư, nhiều kho, giao dịch nhập – xuất liên tục, việc duy trì dữ liệu thủ công sẽ ngày càng khó kiểm soát. Kế toán không chỉ cần biết số lượng tồn mà còn phải theo dõi được giá trị tồn kho, lịch sử nhập – xuất, tình trạng sử dụng nguyên vật liệu và đối chiếu với số liệu kế toán.
Đây là lúc doanh nghiệp nên chuyển từ quản lý bằng các file rời sang một hệ thống quản trị tập trung như AccNet ERP. Thay vì để dữ liệu kho và kế toán nằm ở những bảng tính riêng biệt, phần mềm giúp doanh nghiệp tổ chức nghiệp vụ trên cùng một hệ thống, qua đó giảm việc nhập liệu lặp lại, thuận tiện hơn khi kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Với bài toán quản lý nguyên vật liệu, giá trị của một giải pháp ERP không nằm ở việc thay thế hoàn toàn thao tác của thủ kho hay kế toán, mà ở khả năng kết nối các nghiệp vụ thành một quy trình thống nhất. Từ khi phát sinh nhu cầu mua nguyên vật liệu, nhập kho, xuất dùng cho sản xuất đến theo dõi tồn kho, ghi nhận kế toán, dữ liệu được quản lý xuyên suốt hơn.
Đặc biệt với kế toán trưởng, việc có dữ liệu tập trung giúp việc kiểm tra không còn phụ thuộc quá nhiều vào từng file Excel của từng bộ phận. Khi cần xác định nguyên nhân chênh lệch, kiểm tra biến động tồn kho hoặc theo dõi giá trị nguyên vật liệu, kế toán có cơ sở dữ liệu để truy xuất, đối chiếu thuận tiện hơn.
GIẢI PHÁP KẾ TOÁN ACCNET ERP TÍCH HỢP AI TỰ ĐỘNG HÓA MỌI NGHIỆP VỤ
AccNet ERP là giải pháp phần mềm kế toán tài chính tích hợp trong hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện, được phát triển bởi Công ty Lạc Việt. Điểm khác biệt nổi bật của AccNet ERP chính là việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong nhiều quy trình kế toán giúp doanh nghiệp:
- Tự động hóa hạch toán và phân loại chứng từ.
- Nâng cao tính chính xác trong kiểm soát số liệu.
- Rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ kế toán – tài chính.
Nhờ đó, AccNet ERP không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là “trợ lý thông minh” đồng hành cùng doanh nghiệp trong quản trị tài chính minh bạch hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
✔️ Tự động hạch toán chứng từ, đối chiếu công nợ nhờ AI.
✔️ Quản lý tài chính – kế toán đa chi nhánh, đa công ty con.
✔️ Báo cáo tài chính hợp nhất theo chuẩn Việt Nam & quốc tế (VAS, IFRS).
✔️ Quản trị dòng tiền, ngân sách, dự báo chi phí chính xác.
✔️ Kết nối với các phân hệ quản trị nhân sự, sản xuất, bán hàng để đồng bộ dữ liệu.
✔️ Tích hợp AI trong phân tích số liệu, cảnh báo rủi ro và đề xuất phương án tối ưu.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI ACCNET ERP
- Nitto Denko – Kiểm soát chi phí sản xuất nhờ ứng dụng kế toán tính giá thành: Nitto Denko đã lựa chọn giải pháp AccNet ERP để triển khai hệ thống kế toán tính giá thành, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn trong quá trình sản xuất. Sau một thời gian sử dụng, công ty đánh giá cao hiệu quả thực tiễn mà hệ thống mang lại, cũng như mức độ ổn định vượt trội so với các phần mềm khác trên thị trường.
- ANTESCO – Tái cấu trúc quy trình hoạt động với kế toán quản trị vận hành: Tại ANTESCO, đội ngũ tư vấn và triển khai của AccNetERP đã phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp trong giai đoạn đầu, thiết lập lại quy trình chuẩn và xây dựng luồng công việc liên phòng ban xuyên suốt. Giải pháp đã giúp ANTESCO cải thiện đáng kể khả năng quản trị vận hành một cách đồng bộ và linh hoạt
- Khatoco – Mở rộng gói giải pháp AccNetC sau triển khai thành công ban đầu: Lạc Việt đã triển khai thành công gói giải pháp AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.
ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?
Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.
- Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
- Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
- Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
- Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
- Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
- Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
- Khả năng xử lý dữ liệu lớn với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
- Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ KẾ TOÁN
AI trong AccNet ERP không chỉ dừng lại ở tự động hóa nhập liệu, mà còn:
- Nhận diện & phân loại chứng từ thông minh: AI quét, đọc và phân loại hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu, hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công.
- Dự báo tài chính & ngân sách: hệ thống sử dụng thuật toán học máy để dự báo chi phí, doanh thu, hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định nhanh.
- Cảnh báo rủi ro kế toán: AI phát hiện bất thường trong sổ sách, từ đó cảnh báo kịp thời các sai lệch hoặc rủi ro gian lận.
- Trợ lý báo cáo thông minh: AI gợi ý mẫu báo cáo, tự động tổng hợp số liệu, hỗ trợ ban lãnh đạo phân tích tài chính tức thì.
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN LẠC VIỆT?
- Kinh nghiệm hơn 30 năm phát triển giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Hệ sinh thái số toàn diện: AccNet ERP dễ dàng kết nối với các giải pháp khác của Lạc Việt (HRM, Workflow, Portal…).
- Công nghệ tiên tiến: Tích hợp AI, hỗ trợ cloud & on-premise linh hoạt.
- Dịch vụ hỗ trợ tận tâm: Đội ngũ chuyên gia am hiểu nghiệp vụ kế toán – tài chính Việt Nam, đồng hành xuyên suốt trong triển khai.
- Niềm tin từ hàng nghìn khách hàng trong nhiều lĩnh vực: tài chính, ngân hàng, sản xuất, thương mại, dịch vụ.
Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Hotline/Zalo: 0901 555 063
- Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang gặp tình trạng quản lý kho nguyên vật liệu bằng nhiều file Excel, khó kiểm soát nhập – xuất – tồn hoặc mất nhiều thời gian đối chiếu giữa kho và kế toán, AccNet ERP có thể là hướng tiếp cận phù hợp để từng bước chuẩn hóa và số hóa quy trình quản lý.
