Thị trường kinh doanh không ngừng biến đổi, quản trị sự thay đổi không chỉ đơn thuần là điều chỉnh và thích nghi, mà còn là chiến lược giúp doanh nghiệp bước qua mọi thách thức. Để dẫn dắt sự thay đổi thành công, hiểu rõ và áp dụng các mô hình quản trị phù hợp là điều cần thiết. Bài viết này, Lạc Việt sẽ cung cấp 8 bước quan trọng cùng 4 mô hình hiệu quả trong quản trị sự thay đổi, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện tại.
1. Quản trị sự thay đổi là gì?
Quản trị sự thay đổi (Change Management) là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các thay đổi trong một tổ chức để đạt được những mục tiêu đề ra.
Đây là một khía cạnh quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, giúp tổ chức thích ứng với điều kiện mới, tối ưu hóa hiệu suất làm việc và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Một báo cáo của McKinsey & Company cho biết, khoảng 70% các dự án thay đổi trong doanh nghiệp không đạt được kết quả như mong đợi, và một trong những nguyên nhân chính là do thiếu quản trị sự thay đổi hiệu quả. Điều này cho thấy sự cần thiết của việc lập kế hoạch và triển khai quản trị sự thay đổi một cách bài bản để giảm thiểu rủi ro thất bại.
Ba cấp độ của quản trị sự thay đổi:
- Cấp độ cá nhân: Mỗi cá nhân đều có những phản ứng khác nhau khi đối mặt với sự thay đổi. Quản trị sự thay đổi ở cấp độ này đòi hỏi sự thấu hiểu về tâm lý, động lực và các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên. Mục tiêu là hỗ trợ cá nhân vượt qua những rào cản, lo lắng để họ sẵn sàng chấp nhận tham gia vào quá trình thay đổi.
- Cấp độ tổ chức: Ở cấp độ này, quản trị sự thay đổi tập trung vào nhóm hoặc bộ phận trong tổ chức. Các nhà quản lý cần xây dựng tinh thần đoàn kết và thúc đẩy sự tham gia của tất cả thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung.
- Cấp độ doanh nghiệp: Đây là cấp độ tổng thể nhất, liên quan đến toàn bộ hệ thống tổ chức. Quản trị sự thay đổi ở cấp độ doanh nghiệp bao gồm việc lập kế hoạch chiến lược, điều chỉnh cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc, văn hóa doanh nghiệp để phù hợp với những mục tiêu mới.
2. Nắm bắt sự thay đổi qua mô hình VUCA
VUCA viết tắt của Volatility (Biến động), Uncertainty (Không chắc chắn), Complexity (Phức tạp), Ambiguity (Mơ hồ), là thuật ngữ mô tả môi trường kinh doanh hiện đại có nhiều biến động xảy và khó nắm bắt vì có nhiều sự thay đổi xảy ra.
- Volatility (Biến động): Biến động đề cập đến những thay đổi không thể dự đoán trước trong môi trường kinh doanh. Các yếu tố như thay đổi công nghệ, biến động thị trường, nhu cầu của khách hàng có thể tạo ra sự biến động lớn. Để đối phó với sự biến động, doanh nghiệp cần phát triển sự linh hoạt trong chiến lược, quy trình, đảm bảo khả năng phản ứng nhanh với những thay đổi bất ngờ.
- Uncertainty (Không chắc chắn): Là sự thiếu rõ ràng về tương lai, khó khăn trong việc dự đoán thay đổi. Trong môi trường VUCA, doanh nghiệp thường đối mặt với những thông tin không chính xác, khiến cho việc ra quyết định trở nên khó khăn. Để quản lý sự bất định, tổ chức cần xây dựng khả năng thu thập, phân tích dữ liệu, đồng thời duy trì sự linh hoạt trong chiến lược.
- Complexity (Phức tạp): Tính phức tạp liên quan đến nhiều yếu tố đan xen, phụ thuộc, tác động lẫn nhau trong một hệ thống. Trong kinh doanh, phức tạp có thể xuất phát từ sự đa dạng của thị trường, chuỗi cung ứng, luật pháp,… Để giải quyết sự phức tạp, doanh nghiệp cần xây dựng một cấu trúc tổ chức tối ưu, đảm bảo sự rõ ràng về vai trò, trách nhiệm, tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận.
- Ambiguity (Mơ hồ): Môi trường VUCA thường chứa đựng nhiều yếu tố mơ hồ, sự kiện có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Để giảm thiểu sự mơ hồ, doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa tổ chức cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo, cung cấp công cụ để nhân viên có thể xử lý thông tin hiệu quả.
3. Hình thái của quản trị sự thay đổi
Tùy thuộc vào mục tiêu và phạm vi, sự thay đổi trong doanh nghiệp có thể được chia thành ba hình thái chính: thay đổi phát triển, thay đổi chuyển tiếp, thay đổi chuyển đổi.
3.1 Thay đổi phát triển (Developmental Change)
Thay đổi phát triển là hình thái tập trung vào việc cải thiện quy trình, phương thức làm việc hiện tại mà không làm thay đổi cơ bản cấu trúc tổ chức hoặc chiến lược kinh doanh. Mục tiêu của thay đổi phát triển là nâng cao hiệu suất làm việc, tối ưu hóa các hoạt động hiện có và tăng cường kỹ năng cho nhân viên.
3.2 Thay đổi chuyển tiếp (Transitional Change)
Thay đổi chuyển tiếp là quá trình chuyển đổi có kế hoạch, trong đó quy trình, hệ thống hoặc cấu trúc tổ chức cũ được thay thế hoặc cải tổ. Thay đổi chuyển tiếp thường phức tạp hơn thay đổi phát triển vì nó yêu cầu doanh nghiệp không chỉ điều chỉnh phương thức làm việc mà còn phải xây dựng lại một phần hoặc toàn bộ hệ thống hoạt động.
Ví dụ về thay đổi chuyển tiếp bao gồm việc chuyển đổi từ hệ thống quản lý khách hàng cũ sang hệ thống CRM mới, hợp nhất hai phòng ban thành một đơn vị mới, hoặc thay đổi quy trình sản xuất để áp dụng công nghệ hiện đại hơn.
3.3 Thay đổi chuyển đổi (Transformational Change)
Thay đổi chuyển đổi là hình thái thay đổi sâu rộng và mang tính đột phá nhất, ảnh hưởng đến toàn bộ cấu trúc, chiến lược, văn hóa, mục tiêu của tổ chức. Thay đổi chuyển đổi thường được thúc đẩy bởi sự thay đổi lớn trong môi trường kinh doanh, như sự xuất hiện của công nghệ mới, thay đổi lớn về thị trường, hoặc sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh của công ty.
Ví dụ về thay đổi chuyển đổi bao gồm việc chuyển đổi từ mô hình kinh doanh truyền thống sang kinh doanh kỹ thuật số, thay đổi chiến lược kinh doanh để thích nghi nền kinh tế số.
4. Các mô hình quản trị sự thay đổi
4.1 Mô hình ADKAR
Mô hình ADKAR giúp nhà quản lý tập trung vào từng cá nhân trong quá trình thay đổi, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu, sẵn sàng tham gia vào sự thay đổi một cách hiệu quả.
- Awareness (Nhận thức): Đây là bước đầu tiên giúp nhân viên hiểu lý do tại sao sự thay đổi lại cần thiết.
- Desire (Mong muốn): Mong muốn tham gia và hỗ trợ sự thay đổi là yếu tố liên quan đến động lực của nhân viên. Doanh nghiệp cần truyền thông rõ ràng về lợi ích của sự thay đổi, cả ở cấp độ tổ chức và cá nhân.
- Knowledge (Kiến thức): Bao gồm việc cung cấp thông tin, đào tạo, hướng dẫn để nhân viên hiểu rõ quy trình cần thiết để thực hiện sự thay đổi.
- Ability (Khả năng): Là giai đoạn mà nhân viên áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế. Doanh nghiệp cần cung cấp công cụ, hỗ trợ để nhân viên có thể thực hiện.
- Reinforcement (Củng cố): Là bước cuối cùng, tập trung vào việc đảm bảo rằng sự thay đổi sẽ được duy trì và tiếp tục phát triển trong tương lai.
4.2 Mô hình Kurt Lewin
Mô hình Kurt Lewin giúp doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của việc chuẩn bị, triển khai và củng cố sự thay đổi, từ đó đảm bảo sự thay đổi diễn ra một cách suôn sẻ.
- Unfreeze (Rã đông): Đây là giai đoạn chuẩn bị cho sự thay đổi bằng cách phá vỡ quy trình, thói quen cũ.
- Change (Thay đổi): Giai đoạn này gồm việc triển khai kế hoạch, quy trình mới và đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình trong quá trình thay đổi.
- Refreeze (Đóng băng lại): Sau khi sự thay đổi đã được triển khai, doanh nghiệp cần củng cố những
4.3 Mô hình McKinsey 7S
Mô hình McKinsey 7S nhấn mạnh bảy yếu tố đảm bảo sự thay đổi thành công. Khi một yếu tố thay đổi, các yếu tố khác cũng cần được điều chỉnh để duy trì sự cân bằng, hiệu quả.
- Strategy (Chiến lược): Kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu dài hạn của tổ chức.
- Structure (Cấu trúc): Cấu trúc tổ chức, bao gồm cách thức phân chia phòng ban, vai trò trong doanh nghiệp.
- Systems (Hệ thống): Các quy trình, hệ thống mà tổ chức sử dụng để điều hành hoạt động hàng ngày.
- Shared Values (Giá trị chung): Những giá trị cốt lõi, văn hóa mà tổ chức theo đuổi.
- Style (Phong cách): Phong cách lãnh đạo, cách thức quản lý nhân viên.
- Staff (Nhân sự): Con người, kỹ năng, năng lực của nhân viên trong tổ chức.
- Skills (Kỹ năng): Năng lực chuyên môn,kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức.
4.4 Mô hình Bridges Transition
Mô hình Bridges Transition được phát triển bởi William Bridges, tập trung vào khía cạnh tâm lý của sự thay đổi và cách mà con người trải qua quá trình chuyển đổi. Mô hình này chia quá trình chuyển đổi thành ba giai đoạn:
- Ending: Đây là giai đoạn mà nhân viên phải đối mặt với việc từ bỏ những điều quen thuộc. Giai đoạn này thường đi kèm với cảm giác mất mát.
- Neutral Zone (Khu vực trung lập): Là khoảng thời gian mà nhân viên đang chuyển từ cái cũ sang cái mới.
- New Beginning (Khởi đầu mới): Giai đoạn cuối cùng, khi nhân viên bắt đầu chấp nhận với sự thay đổi. Họ xây dựng lại sự tự tin, động lực để bắt đầu công việc trong môi trường mới.
5. Quy trình 8 bước quản trị sự thay đổi cho doanh nghiệp
Quản trị sự thay đổi là một quá trình phức tạp cần được thực hiện có hệ thống để đảm bảo sự thành công. Quy trình 8 bước của John Kotter là một trong những phương pháp quản trị sự thay đổi hiệu quả.
Bước 1: Tạo sự cấp thiết
Để bắt đầu quá trình thay đổi, điều quan trọng là tạo ra cảm giác cấp thiết và nhận thức rõ ràng về sự cần thiết của sự thay đổi. Điều này có thể được thực hiện bằng cách phân tích thị trường, môi trường cạnh tranh, xác định những mối đe dọa tiềm tàng hoặc cơ hội lớn nếu doanh nghiệp không thay đổi.
Bước 2: Xây dựng đội ngũ lãnh đạo thay đổi
Một nhóm lãnh đạo có uy tín là yếu tố then chốt để quản trị sự thay đổi thành công. Đội ngũ này nên bao gồm những cá nhân có tầm ảnh hưởng trong doanh nghiệp, có kỹ năng lãnh đạo, có khả năng truyền cảm hứng cho nhân viên.
Bước 3: Phát triển tầm nhìn và chiến lược
Một tầm nhìn rõ ràng sẽ giúp định hướng cho quá trình thay đổi mà doanh nghiệp muốn đạt được. Tầm nhìn cần dễ hiểu, giúp nhân viên thấy rõ lợi ích của sự thay đổi đối với bản thân và tổ chức.
Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn
Truyền đạt hiệu quả là chìa khóa để nhân viên hiểu và ủng hộ sự thay đổi. Doanh nghiệp cần truyền đạt chiến lược thay đổi một cách rõ ràng, nhất quán thông qua nhiều kênh khác nhau như họp nhóm, email, bản tin nội bộ… Ngoài ra, lãnh đạo cần luôn lắng nghe phản hồi từ nhân viên, giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin kịp thời để xây dựng sự tin tưởng.
Bước 5: Loại bỏ trở ngại
Trong quá trình thay đổi, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều trở ngại từ quy trình, cơ cấu tổ chức hoặc thậm chí từ những cá nhân không đồng thuận. Lãnh đạo cần chủ động xác định, loại bỏ những trở ngại này để đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ.
Bước 6: Đạt được những thành tựu ngắn hạn
Để duy trì động lực trong quá trình thay đổi, doanh nghiệp cần ghi nhận những thành tựu đạt được. Những kết quả đạt được trong ngắn hạn không chỉ giúp chứng minh hiệu quả của sự thay đổi mà còn tạo động lực cho nhân viên tiếp tục ủng hộ quá trình.
Bước 7: Duy trì sự thay đổi
Sau khi đạt được những thành công ban đầu, doanh nghiệp cần tiếp tục duy trì và mở rộng sự thay đổi. Lãnh đạo cần liên tục đánh giá kết quả, điều chỉnh chiến lược nếu cần, khuyến khích sự đổi mới để đảm bảo không chỉ dừng lại ở các thành tựu ban đầu mà còn được củng cố sâu rộng trong toàn tổ chức.
Bước 8: Củng cố sự thay đổi vào văn hóa doanh nghiệp
Bước cuối cùng để quản trị sự thay đổi thành công là đảm bảo rằng những thay đổi đã thực hiện được củng cố và trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Điều này có thể được thực hiện bằng cách điều chỉnh chính sách, quy trình, hệ thống đánh giá để phản ánh sự thay đổi mới.
6. Xu hướng áp dụng công nghệ để quản trị sự thay đổi
Việc ứng dụng công nghệ đã trở thành một xu hướng tất yếu để quản trị sự thay đổi trong tổ chức. Công nghệ không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn kết nối giữa các bộ phận, tạo nên một nền tảng vững chắc cho sự thay đổi của doanh nghiệp. Việc áp dụng các giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả quản lý và thích nghi nhanh chóng với những biến động của thị trường.
Các giải pháp công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý doanh nghiệp được các tổ chức sử dụng rộng rãi để hỗ trợ quá trình thay đổi. Phần mềm LV-DX của Lạc Việt là một ví dụ điển hình về giải pháp công nghệ giúp quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp.
- LV-DX Collaboration: Cung cấp các tính năng quản lý công việc, dự án, tài liệu, tạo không gian làm việc số, tăng cường giao tiếp, liên thông mọi nghiệp vụ vận hành trong tổ chức.
- LV-DX People: Hỗ trợ quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản trị sự thay đổi về mặt nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo đến phát triển kỹ năng.
- LV-DX CRM: Tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo doanh nghiệp duy trì mối quan hệ bền vững.
- LV-DX Accounting: Cung cấp công cụ tối ưu để quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và nguồn lực.
Bằng cách kết hợp các công nghệ tiên tiến, doanh nghiệp có thể quản trị sự thay đổi một cách hiệu quả hơn, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững, gia tăng khả năng thích ứng với những biến động của thị trường.
Quản trị sự thay đổi là một hành trình diễn ra liên tục đòi hỏi doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp. Áp dụng các bước quản trị sự thay đổi, mô hình chuẩn, tận dụng thành tựu của các phần mềm công nghệ là chiến lược tối ưu trong bối cảnh hiện nay. Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp đã có những thông tin hữu ích cho quá trình quản trị sự thay đổi của tổ chức.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
