Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn cầu, việc quản lý dữ liệu hồ sơ theo phương thức truyền thống không còn đáp ứng được yêu cầu vận hành nhanh chóng linh hoạt của doanh nghiệp hiện đại. Tại Việt Nam, nhiều chính sách thúc đẩy chuyển đổi số đã được ban hành đi kèm với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ lưu trữ quản lý dữ liệu. Điều này khiến các doanh nghiệp không thể đứng ngoài cuộc.
Một trong những vấn đề lớn mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải là tình trạng lưu trữ hồ sơ giấy theo kiểu cũ: hồ sơ dày đặc chiếm nhiều diện tích, dễ hư hỏng theo thời gian và rất khó tra cứu khi cần.
Chính vì vậy, số hóa hồ sơ không chỉ là một giải pháp mang tính công nghệ mà còn là một bước chuyển chiến lược giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực vận hành tạo nền tảng cho các bước tiến xa hơn trong hành trình chuyển đổi số. Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
1. Số hóa hồ sơ là gì?
Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi tài liệu, hồ sơ từ dạng giấy sang định dạng số (thường là các tệp tin như PDF, Word, hoặc hình ảnh) để lưu trữ quản lý trên hệ thống máy tính hoặc nền tảng điện toán đám mây giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ, kiểm soát bảo mật thông tin hơn so với phương pháp lưu trữ truyền thống.
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa “số hóa hồ sơ” và việc “scan tài liệu để lưu trên máy tính”. Tuy có điểm chung nhưng số hóa hồ sơ là một quy trình có hệ thống được tổ chức chặt chẽ hơn nhiều. Bao gồm các bước từ phân loại, xử lý gắn thông tin tìm kiếm (như tên hồ sơ, thời gian, loại tài liệu…) đến lưu trữ, phân quyền truy cập và tích hợp với các phần mềm quản trị khác nếu cần. Đảm bảo tài liệu số hóa phục vụ hiệu quả cho hoạt động tra cứu quản lý.
Chẳng hạn, khi doanh nghiệp số hóa hồ sơ nhân sự, mỗi bộ hồ sơ không chỉ được scan mà còn được đặt tên theo chuẩn thống nhất (VD: Hồ sơ Nguyễn Văn A – Tuyển dụng – 2024), gắn mã nhân viên, loại tài liệu và lưu vào đúng thư mục trên hệ thống. Khi cần kiểm tra hợp đồng lao động của nhân viên, người quản lý chỉ cần tìm theo mã nhân sự hoặc từ khóa có liên quan không mất thời gian lục tìm hồ sơ giấy.
Việc hiểu rõ để triển khai đúng quy trình số hóa sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu quả quản lý mà còn tăng cường khả năng bảo mật, tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ điện tử trong thời đại số.
2. Lợi ích của số hóa hồ sơ đối với doanh nghiệp
Số hóa không đơn thuần là chuyển đổi từ giấy sang bản mềm mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, tăng năng suất nâng cao năng lực vận hành. Dưới đây là những lợi ích thiết thực mà doanh nghiệp có thể nhận được khi áp dụng số hóa hồ sơ một cách bài bản:
2.1 Tiết kiệm chi phí không gian lưu trữ
Một trong những vấn đề phổ biến tại các doanh nghiệp là chi phí thuê kho lưu trữ hồ sơ giấy, chi phí in ấn, sao chép và nhân sự phụ trách quản lý tài liệu vật lý. Khi triển khai số hóa, doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể các khoản chi này. Không gian từng dùng để lưu hồ sơ có thể được tận dụng cho các mục đích kinh doanh khác, chẳng hạn như mở rộng không gian làm việc hay tiếp khách hàng.
Ngoài ra, việc lưu trữ dữ liệu trên nền tảng điện tử còn giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực trong khâu quản lý hồ sơ. Thay vì tuyển dụng thêm người để xử lý tài liệu thủ công, doanh nghiệp có thể phân quyền quản trị vận hành trên một hệ thống duy nhất.
2.2 Truy xuất nhanh chóng, chính xác dữ liệu
Khi hồ sơ được số hóa, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm theo tên tài liệu, từ khóa, ngày tạo hoặc phân loại nội dung. Rất hữu ích trong các tình huống cần truy xuất gấp thông tin để ra quyết định, làm báo cáo hoặc phục vụ thanh kiểm tra.
Ví dụ, một doanh nghiệp đang cần rà soát hợp đồng đã ký với đối tác trong năm 2022. Nếu hồ sơ vẫn ở dạng giấy, có thể mất hàng giờ hoặc cả ngày. Nhưng nếu đã số hóa, chỉ cần nhập từ khóa “hợp đồng đối tác 2022” vào hệ thống là kết quả sẽ hiển thị trong vài giây giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.
2.3 Bảo mật thông tin phân quyền truy cập rõ ràng
Hồ sơ giấy dễ bị mất mát, rách nát hoặc rò rỉ thông tin nếu không được bảo quản đúng cách. Với hệ thống số hóa, doanh nghiệp có thể thiết lập chính sách bảo mật dữ liệu như phân quyền truy cập theo vị trí công việc, mã hóa thông tin, ghi lại lịch sử truy cập thao tác chỉnh sửa.
Ví dụ, nhân viên phòng nhân sự có thể được quyền xem xử lý hồ sơ ứng viên nhưng không thể truy cập vào tài liệu tài chính nội bộ. Ngược lại, phòng kế toán sẽ chỉ thao tác trên các chứng từ liên quan đến thanh toán, ngân sách. Cách làm này giúp hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin nhạy cảm đảm bảo tính minh bạch trong nội bộ.
2.4 Hỗ trợ làm việc từ xa, gia tăng năng suất
Với hồ sơ giấy, việc làm việc từ xa gần như là bất khả thi vì nhân viên không thể mang hàng loạt tài liệu về nhà hoặc truy cập thông tin từ xa. Tuy nhiên, khi hồ sơ đã được số hóa lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, người dùng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ với thiết bị có kết nối internet.
Khả năng này không chỉ giúp doanh nghiệp thích ứng linh hoạt với biến động như dịch bệnh hay giãn cách mà còn tạo điều kiện để nhân viên chủ động hơn trong xử lý công việc. Hiệu suất tăng, thời gian xử lý giảm và chất lượng công việc được cải thiện rõ rệt.
Theo báo cáo từ IDC, các doanh nghiệp áp dụng số hóa hồ sơ có thể giảm đến 30% thời gian xử lý văn bản. Thống kê cũng cho thấy 82% doanh nghiệp áp dụng giải pháp này ghi nhận mức tăng hiệu suất làm việc chỉ sau 6 tháng triển khai.
2.5 Dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý khác
Một lợi thế khác của số hóa hồ sơ là khả năng kết nối linh hoạt với các hệ thống phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng chẳng hạn như phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP), quản lý tài liệu (DMS) hay quản lý khách hàng (CRM). Khi thông tin được liên thông giữa các nền tảng, quy trình xử lý công việc trở nên mạch lạc, hạn chế thao tác trùng lặp nâng cao hiệu quả tổng thể.
Chẳng hạn, bộ phận kế toán có thể truy xuất hóa đơn đã được số hóa từ hệ thống lưu trữ tài liệu được liên kết với phần mềm kế toán để đối chiếu dữ liệu một cách tự động giúp giảm thiểu rủi ro sai sót tiết kiệm thời gian đáng kể trong quá trình tổng hợp báo cáo.
3. Các loại hồ sơ doanh nghiệp nên ưu tiên số hóa
Không phải tất cả hồ sơ đều cần được số hóa cùng một lúc. Để tối ưu chi phí, thời gian và hiệu quả triển khai, doanh nghiệp nên bắt đầu từ những loại hồ sơ có giá trị sử dụng cao, tần suất tra cứu lớn hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành. Dưới đây là những nhóm hồ sơ mà các tổ chức nên ưu tiên số hóa trước:
3.1. Hồ sơ pháp lý, nhân sự, tài chính – kế toán
Đây là nhóm hồ sơ liên quan trực tiếp đến sự tồn tại và vận hành của doanh nghiệp. Số hóa những tài liệu này vừa giúp bảo quản thông tin quan trọng vừa phục vụ tốt cho các hoạt động kiểm toán, thanh tra hoặc khi có tranh chấp pháp lý phát sinh.
Ví dụ minh họa:
- Pháp lý: giấy phép kinh doanh, điều lệ công ty, hợp đồng ủy quyền, quyết định bổ nhiệm…
- Nhân sự: hợp đồng lao động, hồ sơ ứng viên, quyết định tăng lương, bảng đánh giá hiệu suất…
- Kế toán – tài chính: hóa đơn, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, bảng lương, bảng kê ngân hàng..
3.2. Hợp đồng, biên bản, công văn đến/đi
Hợp đồng, công văn là những tài liệu thể hiện giao dịch, thỏa thuận thông tin chính thức giữa các bên. Những tài liệu này thường cần được tra cứu lại để xác minh điều khoản, lịch sử làm việc hoặc xử lý khi có khiếu nại. Tránh rủi ro tranh chấp do mất hồ sơ hoặc nhầm lẫn điều khoản. Dễ dàng quản lý thời hạn hợp đồng, theo dõi lịch sử xử lý công văn. Tăng tính minh bạch chuyên nghiệp trong giao tiếp hành chính
Ví dụ minh họa:
- Hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng
- Biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, biên bản họp
- Công văn chỉ đạo, công văn phản hồi, thư mời, thông báo nội bộ…
3.3. Hồ sơ khách hàng, dữ liệu CRM
Trong bối cảnh cạnh tranh về trải nghiệm khách hàng, việc quản lý dữ liệu khách hàng một cách hệ thống đóng vai trò quan trọng. Số hóa hồ sơ khách hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin đầy đủ nhanh chóng phục vụ cá nhân hóa trải nghiệm.
Ví dụ minh họa:
- Thông tin hợp đồng khách hàng
- Lịch sử mua hàng, lịch sử liên hệ, phản hồi hoặc khiếu nại
- Phiếu khảo sát, báo giá, tư vấn, giao dịch dịch vụ…
3.4. Hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ thiết kế
Đối với doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng, kỹ thuật,… nhóm hồ sơ này có giá trị rất cao thường có định dạng đặc thù như bản vẽ CAD, sơ đồ điện, tài liệu hướng dẫn vận hành, kiểm định…
Ví dụ minh họa:
- Bản vẽ thiết kế công trình, sơ đồ kỹ thuật
- Tài liệu mô tả cấu hình máy móc, hệ thống vận hành
- Hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ bảo trì kỹ thuật…
Lợi ích doanh nghiệp nhận được:
- Bảo quản lâu dài các tài liệu có kích thước lớn, dễ hư hỏng
- Dễ dàng truy xuất để phục vụ sản xuất, lắp đặt, bảo trì
- Đảm bảo đồng bộ và chính xác giữa các bộ phận kỹ thuật, thi công, vận hành
4. Quy trình số hóa hồ sơ chuẩn cho doanh nghiệp
Để triển khai số hóa hồ sơ hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần công nghệ phù hợp mà còn cần một quy trình chặt chẽ, đảm bảo tính đồng bộ chất lượng thông tin. Dưới đây là quy trình số hóa theo chuẩn giúp tổ chức dễ dàng triển khai từng bước, tối ưu chi phí giảm thiểu rủi ro trong quá trình chuyển đổi.
Bước 1. Khảo sát hiện trạng hồ sơ cần số hóa
Đây là bước đầu tiên mang tính nền tảng. Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hồ sơ hiện có để xác định rõ:
- Loại hồ sơ đang lưu trữ (hành chính, kế toán, pháp lý, nhân sự…)
- Khối lượng hồ sơ (bao nhiêu thùng/tài liệu/trang giấy…)
- Mức độ quan trọng, tần suất sử dụng của từng nhóm tài liệu
Việc khảo sát giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch ưu tiên số hóa theo mức độ cần thiết tránh dàn trải gây lãng phí nguồn lực vào những tài liệu không thực sự cần thiết.
Lợi ích: Tiết kiệm thời gian và chi phí ngay từ đầu tránh triển khai thiếu trọng tâm.
Bước 2. Phân loại lập danh mục hồ sơ
Sau khi khảo sát, doanh nghiệp cần tiến hành phân loại tài liệu thành từng nhóm cụ thể theo tiêu chí đã xác định (theo phòng ban, theo chức năng, theo thời gian…). Đồng thời, lập danh mục chi tiết để theo dõi quá trình số hóa, truy xuất sau này.
Ví dụ: Hồ sơ nhân sự có thể chia thành: hồ sơ tuyển dụng, quyết định nghỉ việc, hợp đồng lao động. Mỗi nhóm nên được gắn mã hồ sơ riêng để thuận tiện kiểm soát.
Lợi ích: Tạo cơ sở cho việc quét, lưu trữ, tìm kiếm dễ dàng nhất quán.
Bước 3. Chuẩn bị tài liệu gốc
Tài liệu trước khi quét cần được kiểm tra xử lý vật lý, bao gồm:
- Bóc ghim, tháo kẹp giấy
- Là phẳng, vệ sinh bụi bẩn nếu cần
- Đảm bảo thứ tự các trang và tài liệu không bị rách nát nghiêm trọng
Lưu ý: Giai đoạn này tuy đơn giản nhưng ảnh hưởng lớn đến chất lượng ảnh quét khả năng nhận dạng ký tự sau này.
Bước 4. Quét, chụp tài liệu bằng thiết bị chuyên dụng
Hồ sơ sẽ được quét bằng máy scan tốc độ cao hoặc thiết bị chụp chuyên dụng tùy theo định dạng tài liệu. Với các hồ sơ văn bản thông thường, việc sử dụng máy quét hai mặt giúp tăng tốc độ giảm lỗi quét sót trang.
Trong trường hợp tài liệu có kích thước đặc biệt (như bản vẽ kỹ thuật) cần dùng thiết bị scan khổ lớn để giữ nguyên định dạng độ chi tiết.
Bước 5. Xử lý ảnh, đặt tên file và gắn metadata
Sau khi quét, các tệp số hóa cần được xử lý thêm: cắt viền, làm rõ nét, loại bỏ trang trắng… Đồng thời, hệ thống cần đặt tên file theo quy tắc thống nhất để gắn metadata (siêu dữ liệu) như:
- Ngày tạo
- Tên loại hồ sơ
- Người tạo
- Từ khóa nội dung chính
Ví dụ: Một hồ sơ hợp đồng có thể đặt tên như sau: HDLD_NguyenVanA_2023.pdf, metadata kèm theo sẽ hỗ trợ tìm kiếm theo tên, loại hợp đồng hoặc năm.
Lợi ích: Giúp hồ sơ dễ được tìm thấy qua công cụ tìm kiếm nội bộ, không cần mở từng file để xác định nội dung.
Bước 6. Lưu trữ trên hệ thống phần mềm số hóa hoặc nền tảng đám mây
Tài liệu sau khi hoàn tất sẽ được lưu trữ vào hệ thống quản lý tài liệu (DMS) hoặc nền tảng điện toán đám mây có bảo mật cao. Việc này giúp doanh nghiệp:
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi
- Dễ dàng chia sẻ nội bộ và bên ngoài
- Đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận
Nên chọn nền tảng có tính năng sao lưu tự động, kiểm soát quyền truy cập để đảm bảo an toàn thông tin.
Lợi ích: Đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng an toàn, hỗ trợ làm việc từ xa và liên thông hệ thống.
Bước 7. Thiết lập phân quyền, cấu hình tìm kiếm thông minh
Bước cuối cùng là thiết lập quyền truy cập theo vai trò người dùng. Ví dụ, chỉ nhân viên nhân sự được xem hồ sơ ứng viên, kế toán được xem hóa đơn thanh toán…
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên kích hoạt tính năng tìm kiếm thông minh (tìm theo từ khóa, theo metadata…) để tiết kiệm thời gian truy xuất.
Lợi ích: Tăng cường bảo mật, kiểm soát dữ liệu chặt chẽ nâng cao hiệu suất công việc.
Một quy trình số hóa bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp “chuyển đổi tài liệu giấy sang bản số” mà còn đặt nền tảng cho mô hình quản trị thông tin hiệu quả an toàn dễ mở rộng. Việc áp dụng đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí vận hành nâng cao khả năng phản ứng linh hoạt với mọi thay đổi trong môi trường kinh doanh.
5. Quy định về số hóa hồ sơ: Doanh nghiệp cần nắm rõ gì trước khi triển khai?
Khi triển khai số hóa hồ sơ, bên cạnh các yếu tố kỹ thuật và quy trình nội bộ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến hành lang pháp lý để đảm bảo tài liệu số hóa có giá trị pháp lý tương đương bản gốc, đồng thời phù hợp với quy định lưu trữ của Nhà nước.
Dưới đây là các quy định quan trọng đang được áp dụng tại Việt Nam:
5.1. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
Theo Điều 9 và Điều 35 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể thực hiện số hóa văn bản, tài liệu trong quá trình xử lý hoặc lưu trữ, với điều kiện đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn của nội dung, hình thức văn bản gốc.
Quy định cụ thể:
- Văn bản, tài liệu sau số hóa phải được lưu trữ quản lý bằng phần mềm hoặc hệ thống có chức năng bảo mật, truy xuất, kiểm soát truy cập.
- Khi cần thiết, bản số hóa có thể được sử dụng thay thế bản giấy nếu đảm bảo các yếu tố pháp lý.
5.2. Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11
Luật Giao dịch điện tử công nhận giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử, nếu dữ liệu đó:
- Có thể chứng minh được tính toàn vẹn (không bị sửa đổi so với bản gốc)
- Có thể xác định được nguồn gốc, thời gian tạo lập, chủ thể tạo lập
Nếu doanh nghiệp thực hiện số hóa hồ sơ đúng quy trình có lưu trữ điện tử an toàn, bản số hóa hoàn toàn có thể dùng để chứng minh, đối chiếu hoặc phục vụ thanh tra, kiểm toán.
5.3. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và các hướng dẫn kèm theo
Theo Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn (như Thông tư 09/2011/TT-BNV) việc số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần đảm bảo:
- Tài liệu số hóa phải giữ nguyên hình thức, nội dung bản gốc
- Hệ thống lưu trữ điện tử phải có khả năng sao lưu, bảo mật và truy xuất dài hạn
- Các bản số hóa cần được lập danh mục, phân loại rõ ràng để dễ quản lý
Lưu ý: Một số loại tài liệu thuộc dạng lưu trữ vĩnh viễn hoặc có giá trị đặc biệt (như bản gốc các văn bản pháp lý, chứng từ kế toán tài chính) vẫn cần lưu bản giấy theo quy định tối thiểu 5–10 năm, hoặc lâu hơn tùy từng loại.
5.4. Quy định về hồ sơ điện tử trong các lĩnh vực chuyên ngành
Ngoài các quy định chung, từng ngành nghề có thể có quy định riêng liên quan đến số hóa hồ sơ. Ví dụ:
- Lĩnh vực kế toán – tài chính: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp được phép lưu trữ chứng từ kế toán, hóa đơn dưới dạng điện tử miễn là đảm bảo có thể tra cứu, kiểm tra xuất trình khi cơ quan quản lý yêu cầu.
- Lĩnh vực y tế, bảo hiểm, giáo dục: Các quy định liên ngành cho phép lưu trữ, sử dụng hồ sơ điện tử nhưng yêu cầu các hệ thống quản lý phải đáp ứng điều kiện bảo mật xác thực cao hơn.
6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm hoặc dịch vụ số hóa hồ sơ
Để quá trình số hóa hồ sơ mang lại hiệu quả thực sự, việc lựa chọn phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp đóng vai trò then chốt. Một giải pháp số hóa không chỉ cần đáp ứng yêu cầu về công nghệ mà còn phải phù hợp với khả năng vận hành nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt là khi nhân sự không chuyên về CNTT. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi đưa ra quyết định:
6.1. Giao diện dễ sử dụng thân thiện với người không chuyên IT
Một trong những rào cản lớn khiến nhiều doanh nghiệp e ngại số hóa là lo ngại nhân viên sẽ gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm. Do đó, hệ thống số hóa hồ sơ cần có giao diện trực quan, bố cục hợp lý, thao tác đơn giản, dễ học dễ vận hành.
Khi phần mềm dễ sử dụng, doanh nghiệp sẽ không phải tốn thêm chi phí đào tạo chuyên sâu. Nhân viên các phòng ban như hành chính, nhân sự, kế toán có thể tự vận hành hệ thống sau thời gian ngắn làm quen, từ đó giúp quá trình triển khai diễn ra nhanh chóng đồng bộ.
6.2. Tích hợp chức năng tìm kiếm thông minh, hỗ trợ OCR
OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ nhận diện ký tự trong hình ảnh. Nhờ đó, hệ thống có thể “đọc hiểu” nội dung trên file scan để hỗ trợ tìm kiếm thông tin bên trong tài liệu chứ không chỉ tìm theo tên tệp. Tăng đáng kể hiệu quả tra cứu, giảm thời gian xử lý đặc biệt hữu ích khi số lượng hồ sơ lớn hoặc nhiều định dạng khác nhau.
Ví dụ minh họa: Nếu doanh nghiệp cần tìm tất cả các hợp đồng có nhắc đến cụm từ “phạt hợp đồng 10%”, hệ thống có tích hợp OCR sẽ tìm được cả những tài liệu chỉ ở dạng ảnh, không cần mở từng file để kiểm tra bằng tay.
6.3. Tốc độ xử lý nhanh, khả năng đáp ứng khối lượng lớn
Phần mềm hoặc dịch vụ được lựa chọn cần có năng lực xử lý đồng thời hàng trăm hoặc hàng nghìn tài liệu mà không bị gián đoạn, treo máy hoặc mất dữ liệu.
Đối với doanh nghiệp có lượng hồ sơ tích lũy nhiều năm, năng lực xử lý mạnh giúp rút ngắn thời gian triển khai ban đầu. Trong giai đoạn vận hành, hệ thống vẫn đảm bảo tốc độ truy cập ổn định không làm gián đoạn công việc.
6.4. Lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ nội bộ
Giải pháp số hóa cần có chính sách lưu trữ rõ ràng, linh hoạt giữa hai hình thức: lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây hoặc hệ thống máy chủ nội bộ của doanh nghiệp. Quan trọng hơn cả, hệ thống phải đảm bảo an toàn dữ liệu với các cơ chế bảo mật như mã hóa, sao lưu định kỳ, kiểm soát truy cập.
Bảo vệ dữ liệu hồ sơ quan trọng trước các rủi ro như mất điện, lỗi phần cứng, tấn công mạng. Đảm bảo doanh nghiệp có thể khôi phục truy xuất dữ liệu bất cứ lúc nào.
6.5. Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, chuyên nghiệp
Ngay cả phần mềm tốt cũng có thể gặp lỗi hoặc cần điều chỉnh theo yêu cầu sử dụng thực tế. Việc được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh sự cố, tránh gián đoạn công việc.
Tăng sự yên tâm trong quá trình vận hành đặc biệt khi doanh nghiệp chưa có đội ngũ IT nội bộ mạnh. Đơn vị cung cấp càng phản hồi nhanh và có chuyên môn, doanh nghiệp càng ít rủi ro khi triển khai số hóa.
LVDX Document – phần mềm quản lý tài liệu số toàn diện cho doanh nghiệp hiện đại
Để quá trình số hóa hồ sơ không dừng lại ở việc “quét và lưu trữ” mà thực sự tạo ra giá trị quản lý hiệu quả bền vững, doanh nghiệp cần một nền tảng phần mềm đủ mạnh dễ dùng linh hoạt. LV-DX Document là giải pháp quản lý tài liệu số nằm trong hệ sinh thái “không gian cộng tác số” của Lạc Việt chính là một lựa chọn phù hợp với các tổ chức đang bước vào hành trình chuyển đổi số.
LV-DX Document – Giải pháp quản lý tài liệu thông minh, bảo mật, cộng tác linh hoạt
Bạn đang gặp khó khăn khi lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp? LV-DX Document là phần mềm quản lý tài liệu thế hệ mới của Lạc Việt, giúp số hóa kho tài liệu, tổ chức lưu trữ khoa học, truy xuất tức thì và cộng tác nhóm hiệu quả trên nền tảng an toàn tuyệt đối.
- Kho lưu trữ tài liệu số tập trung: Giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống lưu trữ tài liệu số khoa học, thống nhất và dễ quản lý. Mọi loại hồ sơ, tài liệu được sắp xếp theo cấu trúc thư mục rõ ràng, dễ dàng truy xuất từ mọi thiết bị.
- Lưu trữ đa dạng định dạng tài liệu: Không chỉ hỗ trợ văn bản (Word, Excel, PDF…), phần mềm còn cho phép lưu trữ hình ảnh, video, âm thanh và các định dạng đặc thù theo nhu cầu của từng phòng ban.
- Lập chỉ mục và đánh dấu thông minh: Tài liệu được lập chỉ mục theo mô hình doanh nghiệp và có thể đánh dấu vị trí vật lý trong kho (nếu tài liệu gốc là bản cứng), giúp quản lý đồng bộ cả tài liệu số và giấy.
- Tìm kiếm – truy xuất tức thì: Tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, nội dung bên trong nhờ công nghệ OCR (nhận dạng ký tự quang học); Xem nhanh trực tuyến mà không cần tải về máy; Tăng tốc độ xử lý công việc, không còn mất thời gian “lục tìm” hồ sơ
- Cộng tác tài liệu linh hoạt và an toàn: Chia sẻ nhanh qua email, hệ thống mạng nội bộ; Chia sẻ nâng cao: đặt giới hạn thời gian, giới hạn in/tải lại, ngăn chia sẻ tiếp; Tương tác trực tiếp: bình luận, cập nhật phiên bản tài liệu; Phân quyền chi tiết theo vai trò người dùng (xem, sửa, chia sẻ…)
- Quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu: Duyệt tài liệu tự động theo luồng yêu cầu; Quản lý lịch sử phiên bản – dễ dàng khôi phục, theo dõi thay đổi; Truy vết hành động – thống kê số lượt xem, chia sẻ, tải, nhận xét…
- Tích hợp liên thông hệ thống: Kết nối linh hoạt với các phần mềm quản lý nghiệp vụ khác (kế toán, nhân sự, điều hành…) giúp đồng bộ dữ liệu và truy cập tài liệu từ hai chiều: từ nghiệp vụ và từ kho tài liệu.
Số hóa hồ sơ không chỉ là câu chuyện về công nghệ hay thiết bị, mà là một phần không thể thiếu trong chiến lược quản trị hiện đại của doanh nghiệp. Khi thông tin được tổ chức chặt chẽ, dễ dàng truy xuất, bảo mật an toàn và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ nâng cao đáng kể năng lực vận hành, giảm thiểu rủi ro tiết kiệm chi phí.
Bạn đang cân nhắc số hóa hồ sơ cho doanh nghiệp? Hãy bắt đầu bằng việc lựa chọn một giải pháp quản lý tài liệu số thông minh, hiệu quả dễ vận hành như LV-DX Document. Đăng ký tư vấn miễn phí ngay hôm nay để được chuyên gia của Lạc Việt đồng hành trong từng bước chuyển đổi. Nhận tư vấn miễn phí – Trải nghiệm LV-DX Document ngay
