Trợ lý ảo là gì? 5 Ứng dụng phần mềm trợ lý ảo AI trong doanh nghiệp

Với sự phát triển của công nghệ trí tuệ nhân tạo, ngày càng có nhiều ứng dụng AI trong công việc văn phòng trong đó, các giải pháp trợ lý ảo đã được triển khai áp dụng nhiều hơn vào quy trình quản trị doanh nghiệp, thay vì cá nhân như trước đây. Vậy trợ lý AI là gì? Có những tính năng nổi bật nào?

Theo dõi bài viết của Lạc Việt để được giải đáp chi tiết và gợi ý 5 phần mềm trợ lý AI tốt nhất hiện nay.

1. Trợ lý ảo là gì?

Trợ lý ảo (Virtual Assistant) là phần mềm được phát triển dựa trên công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) nhằm hỗ trợ người dùng thực hiện các tác vụ, trả lời câu hỏi, quản lý công việc và cung cấp thông tin thông qua giọng nói hoặc văn bản.

Được phát triển dựa trên xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và các công nghệ trí tuệ nhân tạo, trợ lý AI có thể “hiểu” các câu hỏi phức tạp, xác định câu trả lời đúng trong cơ sở dữ liệu được kết nối, ngay lập tức đưa ra phản hồi tốt nhất.

Trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, trợ lý AI có thể được sử dụng để thực hiện các tác vụ như trả lời câu hỏi khách hàng, lên lịch hẹn, cung cấp thông tin, phân tích dữ liệu và đưa ra dự đoán xu hướng kinh doanh.

2. Trợ lý ảo có những tính năng nổi bật nào?

2.1 Tự động hóa các tác vụ công việc

Ứng dụng trợ lý AI có thể thực hiện nhiều tác vụ lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng và chính xác, giảm bớt gánh nặng công việc hàng ngày cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Bằng cách tự động hóa các quy trình, trợ lý ảo giúp giảm thiểu lỗi sai và tăng tốc độ hoàn thành công việc.

Ví dụ, trợ lý AI có thể tự động cập nhật lịch hẹn, gửi thông báo nhắc nhở, thậm chí đặt lịch họp dựa trên sự ưu tiên và thời gian rảnh của các thành viên trong nhóm.

2.2 Nhận thức bối cảnh và cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa

Được trang bị các thuật toán thông minh, trợ lý AI có thể hiểu được thói quen, sở thích và nhu cầu cụ thể của từng người dùng thông qua những tìm kiếm trong quá khứ. Từ đó đưa ra gợi ý và phản hồi phù hợp với ngữ cảnh, mang lại trải nghiệm tốt hơn, hiệu quả hơn.

Chẳng hạn, trợ lý ảo có thể đề xuất các giải pháp dựa trên lịch sử tương tác hoặc ưu tiên những công việc quan trọng trước.

2.3 Truy cập và truy xuất dữ liệu theo thời gian thực

Các trợ lý AI đàm thoại sở hữu lợi thế cố hữu khi truy xuất thông tin nhờ khả năng truy cập không giới hạn vào các bộ dữ liệu khổng lồ. Điều này cho phép phần mềm truy xuất liền mạch dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo rằng mỗi truy vấn đều nhận được phản hồi chính xác và cập nhật từng phút.

Điều này rất hữu ích trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên.

Ví dụ, trợ lý Chatbot AI assistant có thể nhanh chóng cung cấp báo cáo tài chính, số liệu kinh doanh và thông tin khách hàng chỉ trong vài giây.

2.4 Hỗ trợ chủ động

Phần mềm trợ lý không chỉ phản ứng với các yêu cầu của người dùng mà còn có thể chủ động đưa ra các gợi ý và thông báo. Chức năng này giúp người dùng không bỏ lỡ các cơ hội hoặc nhiệm vụ quan trọng. Cụ thể, ứng dụng có thể theo dõi tiến độ công việc, nhắc nhở về thời hạn công việc và đề xuất các giải pháp khi phát hiện vấn đề.

Ví dụ, nếu nhận thấy một nhiệm vụ đang bị trì hoãn, trợ lý AI có thể nhắc nhở và đưa ra các bước tiếp theo để giải quyết.

3. Top 5 phần mềm trợ lý ảo AI ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp

Xem ngay top 5 phần mềm trợ lý AI đàm thoại hỗ trợ quản trị doanh nghiệp tốt nhất:

• Trợ lý ảo Chatbot AI Lạc Việt
• Ứng dụng trợ lý ảo Google Assistant
• Trợ lý ảo FPT.AI
• Phần mềm Alexa
• Cortana

3.1 Trợ lý ảo Chatbot AI Lạc Việt

Được ứng dụng trí tuệ nhân tạo công nghệ Generative AI có khả năng hiểu và xử lý ngôn ngữ tự nhiên của con người. Trợ lý trí ảo Chatbot AI tích hợp trên hệ thống quản trị LV-DX có thể đáp ứng yêu cầu của chủ doanh nghiệp và nhân sự ngay lập tức chỉ cần ra một câu lệnh bằng văn bản hoặc giọng nói:

• Giải đáp thông tin 24/7: Chatbot AI hoạt động liên tục, giải đáp mọi nhu cầu của nhân viên chỉ trong 1 giây, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác.
• Tra cứu thông tin từ kho tài liệu số hóa: Chatbot AI giúp tra cứu và cung cấp chính xác, đầy đủ thông tin cần thiết từ kho tài liệu số của tổ chức, giúp người dùng tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc.

• Tự động tổng hợp và tóm tắt thông tin: Sau khi tìm kiếm, trợ lý ảo AI Lạc Việt tự động tổng hợp, liệt kê tóm tắt thông tin cần thiết cho người dùng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin được hiểu đúng.
• Hỗ trợ kế toán và quản lý tài chính: Trợ lý AI hỗ trợ giải đáp mọi truy vấn liên quan đến báo cáo thống kê các chính sách tài chính, trợ lý AI kế toán thông minh trong thời gian thực. Ngoài ra, áp dụng công nghệ AI vào kế toán còn giúp phân tích các chỉ số tài chính và cảnh báo ngay khi có biến động, giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro chủ động.
• Nhắc việc thông minh: Chatbot cũng có khả năng tự động lập lịch nhắc nhở thanh toán công nợ qua email, nâng cao trải nghiệm khách hàng và nhà cung cấp. Bên cạnh đó, Chatbot phân tích dữ liệu lịch sử để dự báo xu hướng tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch hiệu quả và chủ động trong quản lý tài chính.
• Số hóa quy trình ký duyệt: Số hóa mọi quy trình không giới hạn số lượng, đảm bảo mọi thông tin được truy vấn, xử lý nhanh chóng, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

3.2 Ứng dụng trợ lý ảo Google Assistant

Với khả năng hiểu và phản hồi thông qua giọng nói, ngoài các tính năng cá nhân, Google Assistant có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau như quản lý lịch trình, nhắc nhở công việc, tìm kiếm thông tin, điều khiển các thiết bị thông minh.

Google Assistant tích hợp sâu vào hệ sinh thái Google, giúp đồng bộ hóa và quản lý công việc hiệu quả khi kết hợp cùng với các phân hệ khác như Google Calendar, Google Task,…

3.3 Trợ lý ảo FPT.AI

FPT.AI là phần mềm trợ lý ảo được phát triển bởi FPT, một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam. Sở hữu bộ ba công nghệ Nhận diện giọng nói, tổng hợp giọng nói và xử lý ngôn ngữ tự nhiên, Trợ lý FPT.AI có thể hiểu chính xác ý định của khách hàng, nhanh chóng đưa ra câu trả lời phù hợp.

Trợ lý FPT.AI không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng thông minh. Đặc biệt, phần mềm có khả năng chốt đơn hàng tự động, giúp tăng hiệu suất kinh doanh và giảm thiểu chi phí nhân sự.

Tham khảo thêm: Ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự

3.4 Phần mềm Alexa

Alexa là trợ lý ảo được phát triển bởi Amazon, nổi tiếng với khả năng điều khiển các thiết bị thông minh và tích hợp sâu vào hệ sinh thái Amazon.

Ứng dụng có thể giúp doanh nghiệp quản lý lịch trình, gửi thông báo, thậm chí hỗ trợ trong việc quản lý kho hàng và đơn hàng. Với Alexa, các doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất làm việc và cải thiện dịch vụ khách hàng.

3.5 Cortana

Cortana là trợ lý AI đàm thoại của Microsoft, được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong việc quản lý công việc và tăng cường hiệu suất làm việc.

Cortana có khả năng tích hợp với các thiết bị Windows, Xbox và ứng dụng Microsoft Launcher trên thiết bị Android, giúp đồng bộ hóa dữ liệu đồng thời quản lý công việc một cách hiệu quả.

Ứng dụng rảnh tay này hiểu các truy vấn bằng giọng nói và có thể truy cập bộ ứng dụng Office của Microsoft để tạo tài liệu, bản thuyết trình và bảng tính.

Bằng cách tích hợp các ứng dụng, phần mềm trợ lý ảo vào hệ thống quản trị có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tối ưu quy trình làm việc, tra cứu thông tin nhanh chóng, bất kể khi nào. Hy vọng với những thông tin mà Lạc Việt cung cấp, doanh nghiệp có thể chọn được công cụ hỗ trợ phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh