Trợ lý ảo là gì? 5 Phần mềm trợ lý ảo AI thông minh cho doanh nghiệp

Trợ lý ảo là gì? 5 Phần mềm trợ lý ảo AI thông minh cho doanh nghiệp

22 phút đọc

Theo dõi Lạc Việt trên

Với sự phát triển của công nghệ trí tuệ nhân tạo, ngày càng có nhiều ứng dụng AI trong công việc văn phòng trong đó, các giải pháp trợ lý ảo đã được triển khai áp dụng nhiều hơn vào quy trình quản trị doanh nghiệp, thay vì cá nhân như trước đây. Vậy trợ lý AI là gì? Có những tính năng nổi bật nào?

Theo dõi bài viết của Lạc Việt để được giải đáp chi tiết và gợi ý 5 phần mềm trợ lý AI tốt nhất hiện nay.

1. Trợ lý ảo là gì?

1.1 Khái niệm

Trợ lý ảo (Virtual Assistant) là một ứng dụng công nghệ AI được thiết kế để tương tác với người dùng thông qua ngôn ngữ tự nhiên, bao gồm cả văn bản và giọng nói. Công nghệ này tích hợp các thuật toán xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), học máy (Machine Learning) nhằm hiểu và phản hồi một cách thông minh dựa trên yêu cầu của người dùng.

Khái niệm “trợ lý ảo” thường được sử dụng để chỉ các hệ thống hỗ trợ tự động hóa các tác vụ hàng ngày như quản lý lịch, tìm kiếm thông tin, trả lời câu hỏi, nhắc nhở công việc hoặc thậm chí xử lý các giao dịch đơn giản. Tuy nhiên, cần phân biệt trợ lý ảo với các ứng dụng chatbot khác. Trong khi chatbot thường được xây dựng với mục đích trả lời các câu hỏi cụ thể hoặc hỗ trợ khách hàng trong một phạm vi hẹp, trợ lý ảo hướng đến một giải pháp toàn diện hơn với khả năng tích hợp sâu vào các quy trình kinh doanh, từ quản lý công việc, chăm sóc khách hàng cho đến hỗ trợ phân tích dữ liệu dự báo kinh doanh.

trợ lý ảo
Phần mềm trợ lý thực hiện các tác vụ, trả lời câu hỏi thông qua giọng nói hoặc văn bản

Trợ lý ảo hiện nay đã phát triển vượt ra ngoài chức năng đơn thuần trả lời câu hỏi hay thực hiện lệnh. Với khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, nhận diện giọng nói và tự động tổng hợp thông tin, trợ lý ảo trở thành “người bạn đồng hành” thông minh trong môi trường làm việc số. Các doanh nghiệp đã ghi nhận sự gia tăng đáng kể về hiệu suất làm việc khi tích hợp trợ lý ảo vào các quy trình kinh doanh. Nghiên cứu số liệu mới nhất cho thấy, việc triển khai trợ lý ảo có thể giảm thiểu chi phí vận hành tới 30%, tăng năng suất lao động lên đến 20%, minh chứng rõ ràng cho hiệu quả kinh tế mà công nghệ này mang lại.

1.2 Lịch sử phát triển của trợ lý ảo AI

Ban đầu, các hệ thống trợ lý ảo xuất hiện dưới dạng các chương trình đơn giản, sử dụng các quy tắc lập trình cố định để trả lời các truy vấn cơ bản. Những hệ thống này chủ yếu dựa trên các kịch bản trả lời có sẵn, không có khả năng “học hỏi” từ dữ liệu.

Với sự phát triển của công nghệ AI, các thuật toán học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên đã được cải tiến đáng kể, giúp trợ lý ảo ngày càng trở nên thông minh linh hoạt hơn. Những cột mốc quan trọng trong quá trình phát triển bao gồm:

  • Sự ra đời của Siri của Apple, mở đầu cho xu hướng trợ lý ảo dựa trên giọng nói.
  • Sự phát triển của Google Assistant, Amazon Alexa giúp đưa khả năng điều khiển thiết bị thông minh tích hợp sâu vào hệ sinh thái các sản phẩm số.
  • Sự xuất hiện của các trợ lý ảo doanh nghiệp như FPT.AI hay Chatbot AI Lạc Việt được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ ra quyết định dựa trên phân tích dữ liệu.

Những tiến bộ này không chỉ mở rộng khả năng ứng dụng mà còn giúp các trợ lý ảo trở nên đa dạng hơn về chức năng và khả năng tùy chỉnh theo từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

1.3 Phân loại trợ lý ảo

Theo hướng ứng dụng, trợ lý ảo có thể được chia thành hai loại chính:

Trợ lý ảo cá nhân: Đây là những hệ thống hỗ trợ người dùng trong các tác vụ hàng ngày cá nhân, chẳng hạn như nhắc nhở, quản lý lịch, tìm kiếm thông tin, điều khiển các thiết bị thông minh. Các trợ lý ảo cá nhân như Siri, Google Assistant, Cortana được thiết kế để tích hợp liền mạch vào cuộc sống hàng ngày cung cấp trải nghiệm người dùng thân thiện.

Trợ lý ảo doanh nghiệp: Hệ thống này được phát triển với mục tiêu tối ưu hóa quy trình kinh doanh, hỗ trợ các hoạt động nội bộ như quản lý tài chính, kế toán, chăm sóc khách hàng, nhân sự và điều hành. Các trợ lý ảo doanh nghiệp thường tích hợp với các hệ thống quản trị nội bộ, các nền tảng công nghệ hiện có để cung cấp thông tin kịp thời, tự động hóa các quy trình, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu phân tích.

2. Trợ lý ảo có những tính năng nổi bật nào?

2.1 Tự động hóa các tác vụ công việc

Ứng dụng trợ lý AI có thể thực hiện nhiều tác vụ lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng chính xác, giảm bớt gánh nặng công việc hàng ngày cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Bằng cách tự động hóa các quy trình, trợ lý ảo giúp giảm thiểu lỗi sai tăng tốc độ hoàn thành công việc.

Ví dụ, trợ lý AI có thể tự động cập nhật lịch hẹn, gửi thông báo nhắc nhở, thậm chí đặt lịch họp dựa trên sự ưu tiên, thời gian rảnh của các thành viên trong nhóm.

2.2 Nhận thức bối cảnh cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa

Được trang bị các thuật toán thông minh, trợ lý AI có thể hiểu được thói quen, sở thích nhu cầu cụ thể của từng người dùng thông qua những tìm kiếm trong quá khứ. Từ đó đưa ra gợi ý phản hồi phù hợp với ngữ cảnh, mang lại trải nghiệm tốt hơn, hiệu quả hơn.

Chẳng hạn, trợ lý ảo có thể đề xuất các giải pháp dựa trên lịch sử tương tác hoặc ưu tiên những công việc quan trọng trước.

trợ lý ảo
Trợ lý AI có thể hiểu nhu cầu của người dùng thông qua những tìm kiếm trong quá khứ

2.3 Truy cập truy xuất dữ liệu theo thời gian thực

Các trợ lý AI đàm thoại sở hữu lợi thế cố hữu khi truy xuất thông tin nhờ khả năng truy cập không giới hạn vào các bộ dữ liệu khổng lồ. Điều này cho phép phần mềm truy xuất liền mạch dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo rằng mỗi truy vấn đều nhận được phản hồi chính xác, cập nhật từng phút.

Điều này rất hữu ích trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời chính xác, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên.

Ví dụ, trợ lý Chatbot AI assistant có thể nhanh chóng cung cấp báo cáo tài chính, số liệu kinh doanh và thông tin khách hàng chỉ trong vài giây.

2.4 Hỗ trợ chủ động

Phần mềm trợ lý không chỉ phản ứng với các yêu cầu của người dùng mà còn có thể chủ động đưa ra các gợi ý và thông báo. Chức năng này giúp người dùng không bỏ lỡ các cơ hội hoặc nhiệm vụ quan trọng. Cụ thể, ứng dụng có thể theo dõi tiến độ công việc, nhắc nhở về thời hạn công việc, đề xuất các giải pháp khi phát hiện vấn đề.

Ví dụ, nếu nhận thấy một nhiệm vụ đang bị trì hoãn, trợ lý AI có thể nhắc nhở đưa ra các bước tiếp theo để giải quyết.

trợ lý ảo
Theo dõi tiến độ công việc, nhắc nhở về thời hạn công việc và đề xuất các giải pháp khi phát hiện vấn đề

3. Top 5 phần mềm trợ lý ảo AI ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp

Xem ngay top 5 phần mềm trợ lý AI đàm thoại hỗ trợ quản trị doanh nghiệp tốt nhất:

Dưới đây là bảng so sánh tổng hợp các chatbot AI:

Trợ lý ảo Nhà phát triển Công nghệ & Khả năng Tính năng chính Tích hợp hệ sinh thái
Chatbot AI Lạc Việt Cổ phần Tin Học Lạc Việt – Generative AI
– Xử lý ngôn ngữ tự nhiên
– Trả lời 24/7 (chỉ trong 1 giây)
– Tra cứu cung cấp thông tin từ kho tài liệu số hóa
– Tổng hợp, tóm tắt thông tin
– Hỗ trợ kế toán & tài chính (dự báo, cảnh báo rủi ro)
– Nhắc việc tự động
– Số hóa quy trình ký duyệt
Hệ thống quản trị LV-DX với tích hợp đa module: Workflow, Finance, Customer Care, HR
Google Assistant Google – Nhận diện & xử lý giọng nói
– Công nghệ NLP
– Quản lý lịch trình, nhắc nhở công việc
– Tìm kiếm thông tin
– Điều khiển các thiết bị thông minh
Hệ sinh thái Google (Google Calendar, Google Task,…)
FPT.AI FPT – Nhận diện giọng nói
– Tổng hợp giọng nói
– Xử lý ngôn ngữ tự nhiên
– Hiểu ý định khách hàng một cách chính xác
– Chăm sóc khách hàng thông minh
– Tối ưu hóa quy trình làm việc
– Tự động chốt đơn hàng
Tích hợp vào quy trình kinh doanh doanh nghiệp
Alexa Amazon – Xử lý giọng nói
– Điều khiển thiết bị thông minh
– Quản lý lịch trình, gửi thông báo
– Hỗ trợ quản lý kho hàng, đơn hàng
Hệ sinh thái Amazon, tích hợp với các thiết bị thông minh
Cortana Microsoft – Xử lý giọng nói
– Tích hợp với Office
– Quản lý công việc
– Tạo tài liệu, bản thuyết trình, bảng tính
– Đồng bộ dữ liệu
Hệ sinh thái Windows, Xbox, Microsoft Launcher và bộ Office

3.1 Trợ lý ảo Chatbot AI Lạc Việt

Được ứng dụng trí tuệ nhân tạo công nghệ Generative AI có khả năng hiểu, xử lý ngôn ngữ tự nhiên của con người. Trợ lý trí ảo Chatbot AI tích hợp trên hệ thống quản trị LV-DX có thể đáp ứng yêu cầu của chủ doanh nghiệp, nhân sự ngay lập tức chỉ cần ra một câu lệnh bằng văn bản hoặc giọng nói:

  • Giải đáp thông tin 24/7: Chatbot AI hoạt động liên tục, giải đáp mọi nhu cầu của nhân viên chỉ trong 1 giây, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác.
  • Tra cứu thông tin từ kho tài liệu số hóa: Chatbot AI giúp tra cứu cung cấp chính xác, đầy đủ thông tin cần thiết từ kho tài liệu số của tổ chức, giúp người dùng tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc.
phần mềm trợ lý ảo
Chatbot AI Lạc Việt giúp tra cứu, cung cấp chính xác, đầy đủ thông tin cần thiết
  • Tự động tổng hợp tóm tắt thông tin: Sau khi tìm kiếm, trợ lý ảo AI Lạc Việt tự động tổng hợp, liệt kê tóm tắt thông tin cần thiết cho người dùng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin được hiểu đúng.
  • Hỗ trợ kế toán quản lý tài chính: Trợ lý AI hỗ trợ giải đáp mọi truy vấn liên quan đến báo cáo thống kê các chính sách tài chính, trợ lý AI kế toán thông minh trong thời gian thực. Ngoài ra, áp dụng công nghệ AI vào kế toán còn giúp phân tích các chỉ số tài chính, cảnh báo ngay khi có biến động, giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro chủ động.
  • Nhắc việc thông minh: Chatbot cũng có khả năng tự động lập lịch nhắc nhở thanh toán công nợ qua email, nâng cao trải nghiệm khách hàng, nhà cung cấp. Bên cạnh đó, Chatbot phân tích dữ liệu lịch sử để dự báo xu hướng tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch hiệu quả và chủ động trong quản lý tài chính.
  • Số hóa quy trình ký duyệt: Số hóa mọi quy trình không giới hạn số lượng, đảm bảo mọi thông tin được truy vấn, xử lý nhanh chóng, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả tiết kiệm chi phí.

Bạn có biết doanh nghiệp đang tốn rất nhiều tiền để trả cho nhân viên tìm kiếm thông tin?

  • 1,8 giờ mỗi ngày nhân viên dành ra để tìm kiếm và thu thập thông tin, tương đương với 9,3 giờ mỗi tuần
  • Doanh nghiệp mất 500 giờ mỗi năm để nhân viên thực hiện tìm kiếm thông tin phục vụ cho công việc
  • 63% lãnh đạo cho biết việc chia sẻ tri thức và thông tin nội bộ gặp khó khăn, làm giảm năng suất doanh nghiệp

Lạc Việt Chatbot AI assistant – Giải phóng nhân sự để tập trung vào công việc sáng tạo

  • Trợ lý ảo quy trình – ký duyệt LV Chatbot AI for Workflow: Truy xuất thông tin nhanh chóng, tóm tắt nội dung, rà soát lỗi ngay trên file trình ký
  • Trợ lý ảo kế toán LV Chatbot AI assistant for Finance: Loại bỏ nhập liệu thủ công, đưa dữ liệu đầu vào chính xác, tự động nhắc hạn CÔNG NỢ – THANH TOÁN, dự đoán dòng tiền, cảnh báo rủi ro tài chính
  • Trợ lý ảo chăm sóc khách hàng LV CareBot AI assistant: Tích hợp Chat trên đa nền tảng, phản hồi yêu cầu khách hàng nhanh chóng, tư vấn linh hoạt, không bị gò bó bởi kịch bản cố định
  • Trợ lý ảo nhân sự LV Chatbot AI for HXM: Tiết kiệm 70% thời gian cho HR và ban lãnh đạo, trích xuất toàn bộ dữ liệu ứng viên bất kỳ dạng file, Hỏi đáp tự động chính sách phúc lợi, nội quy, quy chế 24/7, thống kê nhân sự, nguồn lực doanh nghiệp trong vài giây.

Lạc Việt chatbot AI Assistant

XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG TẠI ĐÂY

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

3.2 Ứng dụng trợ lý ảo Google Assistant

Với khả năng hiểu và phản hồi thông qua giọng nói, ngoài các tính năng cá nhân, Google Assistant có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau như quản lý lịch trình, nhắc nhở công việc, tìm kiếm thông tin, điều khiển các thiết bị thông minh.

Google Assistant tích hợp sâu vào hệ sinh thái Google, giúp đồng bộ hóa, quản lý công việc hiệu quả khi kết hợp cùng với các phân hệ khác như Google Calendar, Google Task,…

phần mềm trợ lý ảo
Google Assistant có thể tích hợp sâu cùng các phân hệ khác như Google Calendar, Google Task,…

3.3 Trợ lý ảo FPT.AI

FPT.AI là phần mềm trợ lý ảo được phát triển bởi FPT, một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam. Sở hữu bộ ba công nghệ Nhận diện giọng nói, tổng hợp giọng nói, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, Trợ lý FPT.AI có thể hiểu chính xác ý định của khách hàng, nhanh chóng đưa ra câu trả lời phù hợp.

Trợ lý FPT.AI không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng thông minh. Đặc biệt, phần mềm có khả năng chốt đơn hàng tự động, giúp tăng hiệu suất kinh doanh giảm thiểu chi phí nhân sự.

Tham khảo thêm: Ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự

ứng dụng trợ lý AI
FPT.AI sở hữu bộ ba công nghệ Nhận diện giọng nói, tổng hợp giọng nói, xử lý ngôn ngữ tự nhiên

3.4 Phần mềm Alexa

Alexa là trợ lý ảo được phát triển bởi Amazon nổi tiếng với khả năng điều khiển các thiết bị thông minh tích hợp sâu vào hệ sinh thái Amazon.

Ứng dụng có thể giúp doanh nghiệp quản lý lịch trình, gửi thông báo, thậm chí hỗ trợ trong việc quản lý kho hàng, đơn hàng. Với Alexa, các doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất làm việc, cải thiện dịch vụ khách hàng.

trợ lý ảo
Alexa có thể giúp doanh nghiệp quản lý lịch trình, gửi thông báo làm việc

3.5 Cortana

Cortana là trợ lý AI đàm thoại của Microsoft, được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong việc quản lý công việc, tăng cường hiệu suất làm việc.

Cortana có khả năng tích hợp với các thiết bị Windows, Xbox, ứng dụng Microsoft Launcher trên thiết bị Android, giúp đồng bộ hóa dữ liệu đồng thời quản lý công việc một cách hiệu quả.

Ứng dụng rảnh tay này hiểu các truy vấn bằng giọng nói, có thể truy cập bộ ứng dụng Office của Microsoft để tạo tài liệu, bản thuyết trình và bảng tính.

trợ lý AI
Cortana thể truy cập bộ ứng dụng Office của Microsoft để tạo tài liệu, bản thuyết trình và bảng tính

Bằng cách tích hợp các ứng dụng, phần mềm trợ lý ảo vào hệ thống quản trị có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tối ưu quy trình làm việc, tra cứu thông tin nhanh chóng, bất kể khi nào. Hy vọng với những thông tin mà Lạc Việt cung cấp, doanh nghiệp có thể chọn được công cụ hỗ trợ phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

5/5 - (1 bình chọn)
Bài viết thú vị? Chia sẻ ngay:
Picture of Hồ Hiếu
Hồ Hiếu
Hơn 12 năm kinh nghiệm kinh doanh và quản trị doanh nghiệp và là chuyên gia tư vấn về quản lý doanh nghiệp tiếp xúc hơn 300 CEO, CIO, CFO,…Xem thêm >>>

Chuyên mục

Bài viết mới

Đăng ký tư vấn sản phẩm
Liên hệ nhanh
Bằng cách nhấn vào nút Gửi, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của Lạc Việt.
Bài viết liên quan
Liên hệ tư vấn CDS

Bằng cách nhấn vào nút Gửi yêu cầu, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của Lạc Việt.