Cách xử lý công việc linh hoạt hiệu quả KIỂM SOÁT TỐI ƯU

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải liên tục thích nghi với thay đổi thị trường và yêu cầu vận hành tinh gọn hơn, xử lý công việc không còn đơn thuần là hoàn thành nhiệm vụ. Đó là cả một quy trình bao gồm phân công, phối hợp, theo dõi kiểm soát để đảm bảo công việc được thực hiện đúng người – đúng thời điểm – đúng cách. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn đang đối mặt với tình trạng trễ hạn, chồng chéo nhiệm vụ, thiếu minh bạch trong giao việc hay phụ thuộc vào công cụ thủ công như email, bảng tính Excel.

Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết: doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình xử lý công việc và từng bước ứng dụng công nghệ số để nâng cao hiệu quả điều hành. Bài viết dưới đây Lạc Việt sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ khái niệm “xử lý công việc”, thực trạng phổ biến, các yếu tố ảnh hưởng cũng như xu hướng giải pháp tối ưu xử lý công việc hiện đại bằng công nghệ.

1. Xử lý công việc là gì? Hiểu đúng để tối ưu đúng cách

Xử lý công việc trong ngữ cảnh doanh nghiệp không chỉ đơn giản là hoàn thành một nhiệm vụ nào đó được giao mà là cả quá trình tổ chức, phối hợp, ra quyết định và theo dõi để đảm bảo công việc được thực hiện đúng người, đúng thời điểm, đúng cách để đạt kết quả như mong muốn.

Khác với “phân công công việc” vốn chỉ tập trung vào giao nhiệm vụ và khác với “quản lý công việc” thường thiên về kiểm soát, báo cáo, xử lý công việc bao gồm toàn bộ chuỗi hành động: từ tiếp nhận, giao việc, thực hiện, trao đổi, cập nhật tiến độ cho đến nghiệm thu kết thúc công việc.

Khi một công việc được xử lý chậm trễ hoặc xử lý sai cách, hệ quả kéo theo có thể là mất thời gian sửa lỗi, giảm chất lượng dịch vụ, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, cả chi phí nhân sự tăng lên.

Ví dụ minh họa đơn giản: Một công ty thương mại điện tử nếu không xử lý nhanh yêu cầu hoàn đơn của khách hàng dù chỉ trong vài giờ có thể bị đánh giá tiêu cực, ảnh hưởng đến thương hiệu dẫn đến giảm doanh số. Điều này bắt nguồn từ quy trình xử lý công việc thiếu sự minh bạch giữa bộ phận chăm sóc khách hàng, kho vận và kế toán.

2. Thực trạng xử lý công việc tại các doanh nghiệp hiện nay

Theo báo cáo McKinsey 2023, một nhân viên văn phòng trung bình dành tới 58% thời gian làm việc cho các công việc không mang lại giá trị cao như tìm kiếm thông tin, gửi email qua lại hoặc theo dõi tiến độ các nhiệm vụ.

Cùng với đó, báo cáo thị trường lao động của VietnamWorks 2024 cho thấy:

• 72% doanh nghiệp được khảo sát cho biết họ gặp khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ công việc của nhân viên.
• 63% phản ánh hiện tượng công việc bị trùng lặp, giao sai người hoặc bị bỏ sót do thiếu công cụ xử lý tập trung.
• 59% doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) vẫn xử lý công việc nội bộ qua email, file Excel hoặc các nhóm chat rời rạc.

Những vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp đang gặp phải:

• Thiếu minh bạch trong phân bổ công việc: Nhiều tổ chức không có quy trình chuẩn để ai giao việc, giao cho ai, ai duyệt. Khi xảy ra sự cố, rất khó truy vết trách nhiệm, dễ dẫn đến đùn đẩy hoặc làm lại từ đầu.
• Trùng lặp, chồng chéo nhiệm vụ: Khi không có hệ thống tập trung ghi nhận công việc, các bộ phận dễ giao việc trùng lặp cho cùng một người hoặc nhiều người cùng làm một việc mà không biết.
• Thiếu cảnh báo deadline, không theo dõi được tiến độ: Việc theo dõi tiến độ bằng tay, qua Excel hay lời nhắc miệng, dẫn đến tình trạng “trễ hạn nhưng không ai biết”, làm gián đoạn quy trình vận hành chung.
• Phụ thuộc vào công cụ truyền thống: Dù đã bước vào thời đại số, nhiều doanh nghiệp vẫn xử lý công việc qua email, nhóm Zalo, file Google Sheet. Các công cụ này hữu ích nhưng thiếu tính hệ thống, không hỗ trợ tự động hóa hoặc đánh giá hiệu quả.

Tóm lại, thực trạng xử lý công việc hiện nay là một điểm nghẽn lớn trong năng suất doanh nghiệp. Việc hiểu đúng bản chất và đánh giá đúng thực trạng là nền tảng quan trọng để lựa chọn giải pháp tối ưu, từng bước cải thiện hiệu suất nội bộ một cách bài bản bền vững.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý công việc

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, xử lý công việc không phải là hoạt động diễn ra đơn lẻ mà chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố bên trong tổ chức. Dưới đây là ba nhóm yếu tố có tác động trực tiếp mạnh mẽ nhất đến hiệu quả xử lý công việc trong doanh nghiệp.

3.1. Cấu trúc tổ chức phân quyền

Cấu trúc tổ chức phản ánh cách doanh nghiệp phân bổ trách nhiệm, thẩm quyền và luồng giao tiếp giữa các cấp bậc. Một cấu trúc rõ ràng, có phân quyền minh bạch sẽ giúp xử lý công việc trơn tru, tránh dồn việc vào một cá nhân hay bộ phận.

Ví dụ minh họa: Tại một doanh nghiệp sản xuất, khi có đơn hàng gấp từ khách hàng, nhân viên kinh doanh cần sự phê duyệt từ phòng kế hoạch và bộ phận tài chính. Nếu không có cơ chế phân quyền rõ ràng, hồ sơ có thể “bị treo” vì không biết ai là người có thẩm quyền cuối cùng. Ngược lại, nếu hệ thống đã xác định quy trình: nhân viên → trưởng bộ phận → Giám đốc chức năng, thì mỗi bước đều có trách nhiệm rõ, giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý.

Giá trị doanh nghiệp nhận được:

• Tránh trùng lặp hoặc bỏ sót nhiệm vụ
• Rút ngắn thời gian ra quyết định
• Giao việc đúng người, đúng trách nhiệm

3.2. Hệ thống thông tin nội bộ

Hệ thống thông tin nội bộ chính là nền tảng kỹ thuật để mọi hoạt động xử lý công việc được ghi nhận, theo dõi, điều phối. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn dùng các công cụ rời rạc như email, bảng Excel hoặc nhóm chat để xử lý công việc dẫn đến tình trạng phân mảnh thông tin, khó kiểm soát tiến độ.

Giá trị mang lại từ một hệ thống tập trung:

• Giao việc – phê duyệt – cập nhật tiến độ diễn ra trên cùng một nền tảng
• Lưu trữ toàn bộ lịch sử công việc để truy vết, đánh giá hiệu quả
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu, đồng bộ giữa các bộ phận mà không cần chuyển tiếp thủ công

Ví dụ thực tế: Một công ty trong lĩnh vực bất động sản đã giảm 40% thời gian xử lý hồ sơ khách hàng khi chuyển từ email truyền thống sang nền tảng xử lý công việc nội bộ có chức năng tự động thông báo deadline, phân quyền theo vai trò, tạo quy trình phê duyệt.

3.3. Văn hóa làm việc và kỹ năng số

Dù hệ thống có tối ưu đến đâu, hiệu quả xử lý công việc vẫn phụ thuộc vào con người. Trong đó, văn hóa làm việc và kỹ năng số là hai yếu tố mang tính chất quyết định nhưng lại thường bị xem nhẹ.

• Văn hóa phối hợp và phản hồi nhanh chóng: Một môi trường làm việc khuyến khích chủ động trao đổi, phản hồi kịp thời sẽ tạo điều kiện cho xử lý công việc diễn ra liền mạch, không bị gián đoạn vì sự trì hoãn hay né tránh trách nhiệm.
• Kỹ năng sử dụng công nghệ xử lý công việc: Đây là năng lực cần thiết trong bối cảnh chuyển đổi số. Nếu nhân sự không được đào tạo sử dụng phần mềm hoặc không có thói quen cập nhật tiến độ công việc, hệ thống sẽ mất hiệu lực gây phản tác dụng.
• Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp bán lẻ triển khai phần mềm xử lý công việc nhưng không có chương trình đào tạo nhân viên. Kết quả: chỉ 20% nhân sự sử dụng phần mềm hiệu quả, số còn lại vẫn sử dụng email như cũ, gây ra sự rối loạn trong quy trình.

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi đầu tư vào yếu tố này:

• Giảm thời gian thích ứng với công cụ mới
• Tạo môi trường làm việc linh hoạt, chủ động
• Gia tăng hiệu quả phối hợp giữa các cá nhân/phòng ban

Tóm lại, để nâng cao hiệu quả xử lý công việc, doanh nghiệp cần nhìn nhận đây là một bài toán tổng thể, trong đó cơ cấu tổ chức, công nghệ và yếu tố con người đóng vai trò then chốt. Chỉ khi kết hợp đồng bộ cả ba yếu tố này, doanh nghiệp mới có thể xử lý công việc một cách nhanh chóng, minh bạch hiệu quả trong dài hạn.

4. Giải pháp tối ưu xử lý công việc cho doanh nghiệp

Xử lý công việc hiệu quả không thể chỉ dựa vào nỗ lực cá nhân hay các công cụ rời rạc. Doanh nghiệp cần một lộ trình bài bản, xuất phát từ việc hiểu đúng thực trạng, sau đó chuẩn hóa quy trình và ứng dụng công nghệ phù hợp để từng bước nâng cao hiệu suất nội bộ. Dưới đây là ba nhóm giải pháp thực tiễn, có thể triển khai ngay, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa/lớn đang trong giai đoạn số hóa quy trình.

4.1. Đánh giá thực trạng xử lý công việc nội bộ

Trước khi tối ưu, doanh nghiệp cần có cái nhìn rõ ràng về thực trạng đang diễn ra trong chính tổ chức mình. Một số câu hỏi đơn giản nhưng rất quan trọng có thể giúp doanh nghiệp xác định các điểm nghẽn:

• Công việc có bị trùng lặp hoặc bỏ sót không?
• Có theo dõi được tiến độ công việc theo thời gian thực không?
• Ai đang xử lý việc gì? Có rõ ràng trách nhiệm không?
• Việc giao – nhận – duyệt công việc có minh bạch và đúng quy trình không?

Checklist rà soát nội bộ đề xuất:

KPI đánh giá hiệu suất xử lý công việc:

• Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn
• Số lần chỉnh sửa – làm lại
• Thời gian xử lý trung bình cho mỗi loại công việc
• Mức độ phối hợp liên phòng ban

Đây là các chỉ số nền tảng để doanh nghiệp xác định khu vực nào cần ưu tiên cải tiến trước.

4.2. Xây dựng quy trình xử lý công việc chuẩn hóa

Quy trình rõ ràng là nền tảng để công việc được xử lý nhất quán, không phụ thuộc vào cá nhân. Đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều tầng nấc quản lý, quy trình càng phải minh bạch – dễ thực thi – linh hoạt điều chỉnh.

Một quy trình xử lý công việc chuẩn nên bao gồm:

• Bước 1: Giao việc – xác định rõ người giao, người nhận, thời hạn, kết quả mong đợi
• Bước 2: Thực hiện – có thể kèm theo tài liệu, hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật
• Bước 3: Kiểm tra – cập nhật tiến độ – đánh dấu mốc hoàn thành từng phần
• Bước 4: Phê duyệt/Đóng việc – người có thẩm quyền duyệt và đánh giá kết quả

Ví dụ minh họa trực quan: Một công ty xuất nhập khẩu khi tiếp nhận yêu cầu khách hàng sẽ tạo ra quy trình gồm:

• Nhân viên nhập liệu yêu cầu
• Trưởng bộ phận duyệt hợp lệ
• Kế toán kiểm tra công nợ
• Logistics lên đơn hàng và phản hồi thời gian giao

Cả chuỗi này có thể được sơ đồ hóa dễ hiểu, đưa vào phần mềm, giúp toàn bộ luồng xử lý chỉ còn dưới 24h thay vì kéo dài 2-3 ngày như trước.

4.3. Ứng dụng công nghệ xử lý công việc tự động

Sau khi đã có quy trình và đánh giá thực trạng, bước tiếp theo là chuyển đổi quy trình đó sang nền tảng số để xử lý công việc nhanh hơn minh bạch hơn, dễ quản lý hơn.

Lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp nhận được khi số hóa xử lý công việc:

• Tiết kiệm thời gian xử lý từ 30 – 40% nhờ tự động hóa giao việc, cảnh báo, theo dõi
• Tăng tính minh bạch truy vết, tất cả hoạt động được ghi nhận và lưu trữ
• Dễ dàng báo cáo, thống kê, hệ thống tự tổng hợp báo cáo theo nhiều tiêu chí
• Giảm rủi ro sai sót, quên việc, giao nhầm

Khuyến nghị giải pháp: Phần mềm LV DX Dynamic Workflow là một nền tảng xử lý, điều hành quy trình được phát triển theo hướng “thiết kế theo nhu cầu doanh nghiệp” không đóng khung mẫu cứng nhắc.

Một số tính năng nổi bật:

• Sơ đồ hóa quy trình kéo – thả trực quan
• Phân quyền chi tiết theo vai trò, phòng ban
• Tự động cảnh báo tiến độ, quá hạn
• Báo cáo động, theo thời gian thực
• Kết nối dễ dàng với các hệ thống khác như CRM, ERP, HRM

5. Xu hướng xử lý công việc hiện đại tự động hóa cộng tác số

Xử lý công việc số là cách thức doanh nghiệp chuyển toàn bộ quy trình xử lý công việc từ phương pháp thủ công (giấy tờ, email, gọi điện, chat cá nhân) sang một hệ thống số hóa, nơi mọi bước trong quy trình được định tuyến, theo dõi và lưu trữ tập trung.

• Sự khác biệt giữa xử lý thủ công và xử lý công việc số

Để hiện thực hóa xử lý công việc số, doanh nghiệp cần một nền tảng cộng tác số hóa quy trình. Một trong những giải pháp được đánh giá cao tại Việt Nam hiện nay là LV-DX Collaboration nền tảng cộng tác xử lý công việc theo thời gian thực được phát triển bởi Lạc Việt.

Tập trung toàn bộ công việc trên một nền tảng thống nhất

Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc, LV-DX Collaboration cho phép các bộ phận:

• Giao việc – Duyệt – Trao đổi – Lưu trữ tất cả tại một nơi duy nhất
• Tự động gửi thông báo nhắc nhở deadline, cập nhật tiến độ công việc
• Cho phép nhiều cấp phê duyệt theo vai trò được thiết lập sẵn đảm bảo đúng quy trình, kiểm soát chất lượng

Các tính năng nổi bật mang lại lợi ích cụ thể:

• Phân quyền rõ ràng: Người giao việc, người xử lý, người duyệt đều được định danh và phân quyền cụ thể
• Nhắc việc – cảnh báo quá hạn: Hệ thống tự động nhắc nhở người phụ trách khi gần đến hạn hoặc quá hạn
• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Quản lý dễ dàng nắm được tổng quan toàn bộ công việc đang xử lý ở các bộ phận
• Báo cáo động: Tạo báo cáo theo phòng ban, cá nhân, trạng thái công việc, giúp ra quyết định kịp thời

6. Doanh nghiệp bắt đầu từ đâu để tối ưu xử lý công việc?

Tối ưu xử lý công việc không phải là một dự án tốn kém hay chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Với cách tiếp cận phù hợp, ngay cả doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể bắt đầu từ những bước đơn giản nhưng mang lại hiệu quả rõ rệt. Dưới đây là lộ trình khởi đầu 3 bước giúp doanh nghiệp từng bước cải thiện năng suất làm việc tối ưu vận hành.

6.1. Rà soát quy trình hiện có – Nhận diện điểm nghẽn rõ ràng

Trước khi áp dụng bất kỳ công cụ hay công nghệ nào, doanh nghiệp cần hiểu rõ mình đang xử lý công việc như thế nào. Việc vẽ lại các quy trình đang vận hành, dù đơn giản bằng sơ đồ giấy hoặc bảng trắng, sẽ giúp xác định các vấn đề như:

• Có quá nhiều bước trung gian, không cần thiết
• Có điểm giao giữa các bộ phận nhưng không ai rõ ai chịu trách nhiệm
• Thời gian xử lý bị kéo dài do phụ thuộc phê duyệt thủ công hoặc trao đổi ngoài hệ thống

Ví dụ minh họa thực tế: Một công ty logistics phát hiện trung bình mỗi yêu cầu giao hàng mất thêm 6 giờ chỉ vì phải chờ email xác nhận giữa bộ phận điều phối và bộ phận vận chuyển. Sau khi sơ đồ hóa quy trình rút gọn bước trung gian, thời gian giảm xuống còn dưới 2 giờ.

Tư vấn thực tế:
Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng bảng đánh giá nhanh:

Đây là cách nhanh nhất để xác định liệu quy trình xử lý có đang cản trở hiệu suất chung hay không.

6.2. Lựa chọn công cụ số phù hợp ưu tiên tính linh hoạt dễ triển khai

Công nghệ là yếu tố hỗ trợ, không phải mục tiêu cuối cùng. Một phần mềm xử lý công việc tốt cần linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp, dễ sử dụng cho nhân viên không chuyên IT, đồng thời đủ mạnh để số hóa các quy trình phức tạp nếu cần.

Tiêu chí khi lựa chọn công cụ xử lý công việc:

• Có thể thiết kế quy trình theo đúng cách doanh nghiệp đang vận hành
• Giao diện trực quan, dễ tiếp cận cho người dùng phổ thông
• Tích hợp được với các hệ thống có sẵn như kế toán, nhân sự, CRM
• Có khả năng cảnh báo deadline, theo dõi tiến độ theo thời gian thực
• Cho phép phân quyền theo vai trò để đảm bảo an toàn và minh bạch

6.3. Đào tạo nhân sự tạo thói quen làm việc số hóa

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp thất bại trong chuyển đổi số là thiếu đào tạo và đồng thuận nội bộ. Việc ứng dụng phần mềm không thể hiệu quả nếu nhân sự vẫn giữ thói quen làm việc thủ công, ngại thay đổi hoặc không hiểu quy trình số hóa đang vận hành như thế nào.

Giải pháp khuyến nghị:

• Tổ chức các buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm xử lý công việc
• Chọn ra đội ngũ “người dẫn đầu” ở mỗi phòng ban để hỗ trợ các thành viên khác
• Kết hợp truyền thông nội bộ để giải thích vì sao số hóa xử lý công việc là cần thiết và ai được lợi

Doanh nghiệp nên ưu tiên triển khai xử lý công việc số từ các phòng ban có khối lượng công việc lớn, luồng phê duyệt phức tạp hoặc có nhiều điểm giao liên phòng ban, như:

• Phòng Hành chính – Nhân sự: nhiều công việc giấy tờ, yêu cầu phê duyệt như đơn xin nghỉ, đề xuất mua sắm, bổ nhiệm nhân sự…
• Phòng Kế toán: cần kiểm tra – duyệt – lưu trữ nhiều chứng từ, hóa đơn, quyết toán…
• Phòng Kinh doanh: liên quan đến xử lý hợp đồng, duyệt giá, yêu cầu khách hàng…

Khi áp dụng thành công tại một nhóm, doanh nghiệp sẽ dễ dàng mở rộng sang các phòng ban khác dựa trên mô hình mẫu.

Trong hành trình chuyển đổi số, tối ưu xử lý công việc chính là điểm khởi đầu có tác động rõ rệt nhất “dễ triển khai, dễ đo lường, dễ mở rộng”. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu từ những quy trình đơn giản, sau đó mở rộng sang toàn bộ hệ thống điều hành. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp xử lý công việc phù hợp cho tổ chức của mình, hãy cân nhắc các nền tảng số như LV-DX Collaboration được thiết kế linh hoạt, dễ triển khai phù hợp với cả doanh nghiệp vừa và lớn.