Việc tổ chức và quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì, phát triển bền vững. Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) đã trở thành một công cụ vô cùng quan trọng, mang đến giải pháp toàn diện để tổ chức và tích hợp các quy trình kinh doanh từ quản lý tài chính, nguồn lực nhân sự đến quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất. Vậy phần mềm ERP là gì và ứng dụng trong ngành dịch vụ? Cùng tìm câu trả lời qua bài viết sau của Lạc Việt.
1. Tư duy quản lý quản lý phân mảnh khiến doanh nghiệp trì trệ
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang “vật vã” với hệ thống phần mềm rời rạc, mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm riêng biệt, chẳng hạn như:
- Kế toán: Sử dụng phần mềm kế toán để ghi chép hóa đơn, tính lương…
- Bán hàng: Dùng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi đơn hàng, khách hàng…
- Kho hàng: Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi số lượng hàng hóa…
Hay sử dụng các hệ thống không liên kết, các phòng ban không có khả năng trao đổi dữ liệu một cách thông suốt.
- Bộ phận bán hàng không có thông tin về hàng tồn kho từ phòng kho vận, dẫn đến tình trạng bán sản phẩm mà không có sẵn hàng trong kho.
- Bộ phận kế toán không có đầy đủ dữ liệu từ phòng kinh doanh, dẫn đến việc tính toán tài chính sai lệch và khó khăn trong việc quản lý dòng tiền.
Với hệ thống phần mềm “rối như tơ vò” đã gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng và ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Cụ thể:
Khó khăn trong truy cập thông tin
Các doanh nghiệp thường sử dụng nhiều hệ thống khác nhau như CRM, HRM, WMS để quản lý các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh. Việc này dẫn đến tình trạng thông tin bị phân tán, nhân viên phải truy cập nhiều hệ thống để tìm kiếm dữ liệu cần thiết. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây mất mát thông tin.
Khả năng chia sẻ thông tin hạn chế
Khi thông tin được lưu trữ trên các hệ thống riêng lẻ, việc chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban trở nên phức tạp. Thông tin phải được chuyển tiếp qua email, bảng tính, hoặc thậm chí giấy tờ, dẫn đến rủi ro mất thông tin và dữ liệu không đồng nhất. Sự thiếu nhất quán này làm giảm hiệu suất làm việc và tăng nguy cơ sai sót trong quá trình truyền thông tin.
Phân tích và Tổng hợp dữ liệu phức tạp
Với thông tin bị phân tán trên nhiều hệ thống, việc tổng hợp và phân tích dữ liệu trở thành một nhiệm vụ phức tạp. Nhân viên phải tốn nhiều công sức để thu thập, so sánh và ghép nối dữ liệu từ các nguồn khác nhau, làm giảm khả năng đưa ra quyết định kịp thời, chính xác.
Tăng chi phí vận hành và quản lý
Mỗi phòng ban sử dụng một công cụ hoặc phần mềm riêng biệt, dẫn đến chi phí vận hành tăng cao do phải mua sắm, bảo trì và nâng cấp nhiều hệ thống khác nhau. Thay vì tối ưu hóa nguồn lực, doanh nghiệp phải chi tiêu không cần thiết cho nhiều phần mềm và quy trình quản lý, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Để thoát khỏi tư duy quản lý phân mảnh, doanh nghiệp cần chuyển sang một hệ thống quản lý toàn diện như phần mềm ERP(Enterprise Resource Planning). Hệ thống ERP giúp hợp nhất tất cả các bộ phận và quy trình của doanh nghiệp vào một nền tảng duy nhất, từ đó tối ưu hóa việc quản lý thông tin, cải thiện hiệu suất, giảm chi phí vận hành.
2. Tìm hiểu phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP là một hệ thống tích hợp nhằm quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh trong một doanh nghiệp. Bao gồm các chức năng quản lý từ hợp đồng, nguồn nhân lực, tài chính, kế toán, quản lý sản xuất, quản lý kho, tiếp thị, dịch vụ khách hàng,….
Hệ thống ERP giúp tạo ra một hệ thống thông tin toàn diện và tích hợp, giúp doanh nghiệp tăng cường sự hiệu quả, tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao năng suất làm việc.
3. Tính năng chính của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Dưới đây là 5 phân hệ chính, quan trọng của hệ thống ERP:
3.1 Kế toán tài chính
Kế toán tài chính là một trong những tính năng cốt lõi của mọi phần mềm ERP, cung cấp công cụ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm soát tài chính và ra quyết định dựa trên dữ liệu tài chính được cập nhật theo thời gian thực.
Các tính năng chính bao gồm:
- Quản lý dòng tiền: Theo dõi dòng tiền vào và ra, quản lý thanh toán, hóa đơn, báo cáo tài chính.
- Báo cáo tài chính: Tạo các báo cáo như bảng cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ, báo cáo doanh thu, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính.
- Tự động hóa quy trình kế toán: Tự động hoá các nhiệm vụ kế toán như đối chiếu số liệu, lập báo cáo thuế, quản lý tài khoản phải trả và phải thu.
3.2 Quản lý nhân sự
Hệ thống ERP còn giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách toàn diện từ quá trình tuyển dụng đến phát triển nhân viên. Từ đó tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự, đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong các chính sách phúc lợi.
Các tính năng chính bao gồm:
- Quản lý tiền lương thưởng và phúc lợi: Tính toán lương, thưởng, bảo hiểm xã hội và các phúc lợi cho nhân viên một cách tự động.
- Quản lý chấm công: Theo dõi giờ làm việc, chấm công điện tử, ngày nghỉ phép, nghỉ bệnh của nhân viên.
- Phát triển nhân sự: Theo dõi quá trình đào tạo, quản lý năng lực, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Tuyển dụng và quản lý hồ sơ: Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự, lưu trữ và quản lý hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động.
3.3 Quản lý quan hệ khách hàng
Phân hệ CRM hỗ trợ duy trì mối quan hệ, nâng cao trải nghiệm và tạo ra các cơ hội bán hàng mới. Bên cạnh đó, phần mềm ERP còn cung cấp nền tảng để quản lý dữ liệu về thông tin khách hàng, lập báo cáo và đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng.
Các tính năng chính bao gồm:
- Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng như thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, hợp đồng.
- Quản lý bán hàng và marketing: Theo dõi các cơ hội kinh doanh, quản lý quy trình bán hàng và các chiến dịch tiếp thị.
- Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ quản lý dịch vụ sau bán hàng, theo dõi và giải quyết các yêu cầu, khiếu nại từ khách hàng.
3.4 Quản lý dự án
ERP cung cấp các công cụ mạnh mẽ để doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả và đảm bảo tiến độ công việc. Tính năng quản lý dự án của hệ thống ERP giúp nhà quản lý dễ dàng điều chỉnh kế hoạch, nguồn lực và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách.
Các tính năng chính bao gồm:
- Lập kế hoạch dự án: Xây dựng lộ trình dự án, phân công nhiệm vụ cho các thành viên và thiết lập ngân sách.
- Theo dõi tiến độ dự án: Cập nhật tiến độ công việc, theo dõi thời gian hoàn thành và nguồn lực sử dụng trong dự án.
- Quản lý chi phí dự án: Kiểm soát chi phí phát sinh, so sánh chi phí thực tế với ngân sách ban đầu để đảm bảo dự án không vượt quá giới hạn tài chính.
3.5 Quản lý quy trình động
Không còn tình trạng thiếu liên kết, phần mềm ERP có khả năng tự động hóa các quy trình kinh doanh, giảm thiểu sự phụ thuộc vào việc truyền thông tin thủ công. Các dữ liệu có thể được truyền tự động và đồng bộ hóa giữa các bộ phận, giúp tăng cường tương tác, hợp tác nội bộ.
Các tính năng chính bao gồm:
- Tự động hóa quy trình: Các quy trình công việc như phê duyệt, nhập liệu và luân chuyển tài liệu có thể được tự động hóa để tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót.
- Điều chỉnh quy trình linh hoạt: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và thay đổi quy trình nghiệp vụ để phù hợp với sự thay đổi của thị trường hoặc nhu cầu nội bộ mà không cần phát triển lại toàn bộ hệ thống.
- Tích hợp các bộ phận: Liên kết quy trình giữa các phòng ban khác nhau như bán hàng, sản xuất, tài chính và nhân sự để tạo nên sự liên thông thông suốt trong hoạt động của doanh nghiệp.
4. Vì sao doanh nghiệp cần trang bị phần mềm ERP
Sử dụng phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích tích cực và thực tiễn cho doanh nghiệp trong ngành dịch vụ. Một số lợi ích chính bao gồm:
- Tích hợp và quản lý thông tin: ERP tích hợp tất cả các phòng ban và quy trình trong doanh nghiệp, từ kế toán, quản lý khách hàng, đến quản lý dự án và nhân sự. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ và cập nhật một cách liên tục, tạo điều kiện cho quyết định chính xác, nhanh chóng.
- Tối ưu hóa quy trình: Giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh trong ngành dịch vụ. Từ việc quản lý nguồn lực, lập kế hoạch và giám sát dự án, đến việc theo dõi hiệu suất, cung cấp dịch vụ. Điều này giúp tăng cường hiệu quả và giảm thiểu lãng phí trong hoạt động doanh nghiệp.
- Quản lý khách hàng và tương tác: Phân hệ CRM (Customer Relationship Management), giúp doanh nghiệp dịch vụ quản lý thông tin khách hàng, tương tác và xây dựng mối quan hệ tốt hơn. Từ việc ghi nhận thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng đến việc quản lý tương tác và dịch vụ sau bán hàng. Điều này giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng và định hình hình ảnh tích cực về doanh nghiệp.
5. Tổng hợp các phần mềm ERP ở Việt Nam tốt nhất
5.1 Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP LV-DX
Phần mềm ERP – Quản lý doanh nghiệp LV-DX được phát triển dựa trên công nghệ đám mây di động. Có khả năng tích hợp nhiều ứng dụng xử lý dữ liệu lớn và chạy trên nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau: DB2, Oracle, mySQL….
Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát nguồn lực nâng cao khả năng quản lý điều hành. Với khả năng liên kết dữ liệu và phân quyền chi tiết đến từng người dùng. Vừa tiết kiệm thời gian và kiểm soát được các vấn đề bảo mật dữ liệu hiệu quả.
Những phân hệ chính:
- Không gian cộng tác số: Quản lý công việc, Quản lý quy trình, Ký tài liệu số, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý phòng họp,…
- Quản trị nguồn nhân lực: Chấm công, Tuyển dụng, Tiền lương, Mục tiêu, Thông tin nhân sự, BHXH,…
- Quản lý tài chính – kế toán: Kế toán (Chi phí, Doanh thu, Công nợ, Mua hàng, Bán hàng, Kho,…), Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Thuế điện tử, Kết nối ngân hàng,…
- Quản lý khách hàng: Quản trị hoạt động tiếp thị, Quản lý khách hàng tiềm năng, Tự động hóa quy trình kinh doanh, Dịch vụ khách hàng realtime,…
- Quản lý lưu trữ số hóa: Số hóa 100% hồ sơ, Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng, Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi,…
- Đào tạo trực tuyến: Hệ thống đa tích hợp, tạo khóa học, học tập đa phương thức, phân tích dữ liệu,…
Các lợi ích mà phần mềm Lạc Việt sureERP mang lại:
- Được xây dựng phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) & chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) bên cạnh hệ thống được thiết lập tuỳ biến theo nghiệp vụ đặc trưng đối với từng ngành nghề khác nhau của các doanh nghiệp.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng đầy đủ, dễ cập nhật , dễ sử dụng và nhất quán.
- Dù là doanh nghiệp nhỏ hay lớn vẫn đảm bảo cung cấp những chức năng phù hợp.
- Dễ dàng tùy chỉnh dashboard, thanh menu, biểu mẫu phù hợp với từng đặc thù, yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp.
- Kiểm soát được quyền truy cập vào dữ liệu nhất định theo các vai trò, vị trí công việc được phân quyền đảm bảo an toàn thông tin.
5.2 Giải pháp phần mềm ERP Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 là một tập hợp các ứng dụng kinh doanh thông minh giúp bạn điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình, mang lại kết quả tốt hơn thông qua các thông tin chi tiết dự đoán, dựa trên AI.
Microsoft Dynamics 365 ERP mang đến khả năng phân tích sâu nhờ sử dụng Business Intelligence (BI). Các phân tích có độ chính xác cao nhờ hiển thị tại thời điểm thực, giúp người dùng dễ dàng theo dõi hiệu suất.
Microsoft Dynamics 365 là một giải pháp ERP tích hợp với các giải pháp CRM, SCM và HCM của Microsoft. Phần mềm này cung cấp một loạt các tính năng toàn diện, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
5.3 Ứng dụng ERP Việt Nam Amis Misa
Phần mềm ERP MISA AMIS được thiết kế phù hợp với nhu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp Việt, dựa trên có các nghiên cứu phù hợp hệ thống tài chính – kế toán – thuế và các thông tư, nghị định, luật tại Việt Nam. Đồng thời, nền tảng kế thừa các quy trình quản trị tiên tiến đã được các doanh nghiệp trong và ngoài nước ứng dụng thành công.
MISA AMIS được thiết kế phù hợp với nhu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp Việt, bao gồm 4 nghiệp vụ nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp:
- Quản trị Tài chính – Kế toán: Kế toán (Chi phí, Doanh thu, Công nợ, Mua hàng, Bán hàng, Kho,…), Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Thuế điện tử, Kết nối ngân hàng,…
- Quản trị Marketing – Bán hàng: CRM, Marketing automation, Quản lý khuyến mại,…
- Quản trị nguồn nhân lực: Chấm công, Tuyển dụng, Tiền lương, Mục tiêu, Thông tin nhân sự, BHXH,…
- Văn phòng số: Quản lý công việc, Quản lý quy trình, Ký tài liệu số, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý phòng họp,…
5.4 Phần mềm ERP nước ngoài Odoo
Odoo là một ứng dụng ERP mã nguồn mở (open-source), mang lại khả năng tùy chỉnh và phát triển tính năng một cách vô hạn.
Ứng dụng ERP Odoo tích hợp sẵn nhiều phân hệ cùng module cơ bản như POS, CRM, quản lý kho, quản lý dự án, quản lý nhân sự,… và cho phép doanh nghiệp tự do chỉnh sửa, thêm bớt các tính năng hoặc tạo ra những phân hệ mới theo nhu cầu riêng.
Hiện nay, Odoo có 46 module (phân hệ) và hơn 17.000 ứng dụng do cộng đồng người dùng phát triển. Các module này có thể hoạt động độc lập hoặc kết hợp với nhau để giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn.
Sau đây là các ứng dụng nổi bật và module đi kèm của Odoo:
- Kế toán tài chính
- Quản lý khách hàng CRM
- Quản lý tài liệu
- Quản lý dự án
- Bảng chấm công
- Lập kế hoạch
- Marketing trên MXH, qua email
- Quản lý tồn kho
5.5 Hệ thống ERP Oracle
Oracle là phần mềm ERP mạnh mẽ được tích hợp trên nền tảng đám mây (cloud-based), cho phép người dùng truy cập từ xa bằng internet. Oracle giúp các quy trình trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tự động hóa, tăng năng suất làm việc và giảm các chi phí không cần thiết.
Ngoài ra, Oracle Cloud ERP còn có khả năng phân tích KPI và dự đoán dựa trên AI. Cấp quản lý có thể dành nhiều thời gian hơn cho công việc chiến lược bằng cách tự động hóa 96% quy trình kinh doanh.
Các tính năng chính của ERP Oracle:
- Quản lý tài chính
- Quản lý chuỗi cung ứng
- Quản lý dự án
- Quản lý nhân sự
- Quản lý rủi ro
- Quản lý hiệu suất
6. Trở ngại triển khai ERP tại doanh nghiệp Việt Nam & Hướng giải quyết
6.1 Trở ngại khi triển khai ERP tại doanh nghiệp
Mặc dù phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích, nhưng quá trình triển khai luôn tồn tại nhiều trở ngại. Đầu tiên, việc triển khai một hệ thống ERP đòi hỏi sự cam kết và đầu tư về nguồn lực, thời gian, tài chính. Quá trình này có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian để đào tạo nhân viên, thích ứng với hệ thống mới.
Thứ hai, việc thay đổi quy trình kinh doanh và cách thức làm việc có thể gặp phải sự khó khăn hoặc sự chống đối từ các thành viên trong tổ chức. Điều này đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ và khả năng thuyết phục để thay đổi tư duy, thói quen làm việc.
6.2 Các yếu tố cần cân nhắc trước khi triển khai phần mềm ERP
Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần xem xét một số yếu tố quan trọng. Đầu tiên, làm rõ mục tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp từ việc triển khai hệ thống quản lý doanh nghiệp. Điều này giúp định hình phạm vi và quyết định về các chức năng/tính năng cần thiết cho doanh nghiệp.
Tiếp theo, nghiên cứu và lựa chọn một phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu, quy mô của doanh nghiệp. Đánh giá kỹ các tính năng, khả năng tùy chỉnh, tính linh hoạt và hỗ trợ kỹ thuật của phần mềm để đảm bảo tính tương thích, khả năng mở rộng trong tương lai.
Đồng thời, chuẩn bị tốt cho quá trình triển khai bằng việc xác định nguồn lực, đội ngũ triển khai, lịch trình và kế hoạch đào tạo nhân viên. Đảm bảo rằng doanh nghiệp có sự chuẩn bị đầy đủ và hỗ trợ từ các bên liên quan.
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và nhu cầu tăng cường hiệu quả kinh doanh, triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp online là một bước quan trọng trong chuyển đổi số, tăng cường năng suất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo thành công, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố quan trọng trước khi triển khai.
Phần mềm ERP là giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết hết tất cả những vấn đề về tài chính, nhân sự, quản lý dự án, khách hàng. Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn các hệ thống ERP ở Việt Nam mà Lạc Việt vừa gợi ý, kết hợp với những lưu ý khi mua để tìm được sự lựa chọn phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
