Quy trình mua hàng không chỉ đơn thuần là hoạt động mua sắm nguyên, vật liệu, dịch vụ,… cho doanh nghiệp mà còn là một chuỗi các bước đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Đặc biệt, khi xu hướng chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc áp dụng các giải pháp công nghệ vào quy trình này càng trở nên cấp thiết. LV-DX Dynamic Workflow là một trong những công cụ tối ưu giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa quy trình mua hàng, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động. Theo dõi bài viết sau để hiểu rõ hơn hoạt động chuẩn hóa quy trình thu mua hàng của doanh nghiệp với LV-DX Dynamic Workflow.
1. Quy trình mua hàng là gì?
Quy trình mua hàng là một chuỗi các hoạt động và bước thực hiện nhằm đảm bảo doanh nghiệp có được các nguyên vật liệu, hàng hóa, hoặc dịch vụ cần thiết từ các nhà cung cấp. Đây là một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của mọi doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động liên tục và hiệu quả.
Việc chuẩn hóa quá trình mua hàng giúp doanh nghiệp loại bỏ các lỗ hổng, tăng cường sự minh bạch, kiểm soát tốt hơn các hoạt động liên quan. Đặc biệt, trong bối cảnh công nghệ số phát triển, việc áp dụng các phần mềm quản lý quy trình mua hàng càng trở nên cần thiết, giúp tự động hóa và tối ưu hóa các bước trong quy trình thu mua hàng, từ đó nâng cao hiệu suất, giảm thiểu rủi ro.
2. Lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp tiêu chuẩn
Một lưu đồ quy trình mua hàng tiêu chuẩn được thiết kế để đảm bảo rằng mọi hoạt động mua sắm của doanh nghiệp diễn ra một cách có tổ chức, hiệu quả và nhất quán.
- Bước 1. Yêu cầu mua hàng: Đầu tiên, bộ phận liên quan xác định nhu cầu mua hàng, bao gồm các thông số kỹ thuật, số lượng, quy cách và thời gian cần thiết. Yêu cầu này sau đó được ghi nhận và chuyển đến bộ phận mua hàng để tiến hành các bước tiếp theo.
- Bước 2. Đề nghị báo giá: Bộ phận mua hàng liên hệ với các nhà cung cấp tiềm năng để yêu cầu báo giá. Đây là bước quan trọng nhằm thu thập thông tin về giá cả và các điều kiện mua hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
- Bước 3. Báo giá từ nhà cung cấp (NCC): Các nhà cung cấp gửi báo giá chi tiết cho bộ phận mua hàng, bao gồm giá cả, điều kiện giao hàng, các điều khoản thanh toán. Các báo giá được tổng hợp và so sánh để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Bước 4. Phê duyệt: Báo giá từ nhà cung cấp sẽ được xem xét và phê duyệt bởi các bên liên quan trong doanh nghiệp. Nếu không được phê duyệt, bộ phận mua hàng có thể phải đề nghị báo giá lại từ các nhà cung cấp khác.
- Bước 5. Hợp đồng/đơn đặt hàng mua: Sau khi báo giá được phê duyệt, doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng hoặc lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp đã chọn. Hợp đồng mua hàng bao gồm các điều khoản chi tiết về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng.
- Bước 6. Đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng: Sau khi hoàn tất các thủ tục đặt hàng, bộ phận mua hàng lập đề nghị nhập hàng và đề nghị kiểm hàng gửi cho các bộ phận liên quan như kho, kế toán để theo dõi thực hiện.
- Bước 7. Kiểm tra hàng:Hàng hóa sau khi nhận được sẽ được kiểm tra về số lượng, chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật khác. Nếu hàng hóa không đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ trả lại nhà cung cấp.
- Bước 8. Nhập kho: Hàng hóa đạt yêu cầu sẽ được nhập kho và ghi nhận vào hệ thống quản lý kho hàng của doanh nghiệp.
- Bước 9. Thanh toán: Doanh nghiệp tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Các chứng từ như phiếu nhập kho, biên bản kiểm thu, hóa đơn nhà cung cấp sẽ được lưu trữ để đối chiếu.
- Bước 10. Kết thúc: quy trình mua hàng của doanh nghiệp kết thúc khi mọi hoạt động mua sắm, kiểm tra, nhập kho và thanh toán đã được hoàn tất. Các tài liệu liên quan sẽ được lưu trữ và doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu quả của quy trình cũng như chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.
3. Các nút thắt cần lưu ý trong quy trình mua hàng
Trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp thường gặp phải một số nút thắt cổ chai, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động. Việc nhận diện và xử lý các nút thắt này là rất quan trọng để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Vấn đề phê duyệt chậm trễ: Quá trình phê duyệt thường mất nhiều thời gian do phải qua nhiều cấp quản lý và phê duyệt bằng tay.
- Giao tiếp không hiệu quả giữa các phòng ban: Thiếu thông tin hoặc thiếu công cụ giao tiếp kịp thời giữa các phòng ban có thể dẫn đến việc chậm trễ và sai sót trong quá trình mua hàng.
- Thời gian ký hợp đồng kéo dài: Quy trình ký hợp đồng kéo dài do chờ đợi cấp quản lý, ký hợp đồng thủ công, chờ đợi thời gian chuyển phát cho đối tác.
- Thanh toán bị trì hoãn: Quy trình thanh toán phức tạp và không đồng bộ có thể dẫn đến việc thanh toán bị trì hoãn hoặc xảy ra sai sót, ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp.
- Quản lý chứng từ phức tạp và không đồng bộ: Việc quản lý các chứng từ liên quan đến mua hàng như hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn… thường rất phức tạp và dễ dẫn đến sai sót nếu thực hiện bằng tay.
4. Chuẩn hóa quy trình loại bỏ lỗ hổng với LV-DX Dynamic Workflow
4.1 Áp dụng LV-DX Dynamic Workflow cho quy trình mua hàng
- Chuẩn hóa quy trình mua hàng
Áp dụng LV-DX Dynamic Workflow giúp doanh nghiệp chuyển đổi số quy trình mua hàng bằng cách tự động hóa luồng công việc liên phòng ban. Tất cả các bước trong quy trình từ yêu cầu mua hàng, đề nghị báo giá, phê duyệt, hợp đồng, nhập hàng, kiểm hàng, đến thanh toán đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Các bước trong quy trình được phân quyền chặt chẽ theo người chủ quy trình, người thực hiện, theo dõi, thông báo,… Bên cạnh đó, hệ thống tự động chuyển sang các bước tiếp theo trong quy trình cho đến khi kết thúc.
- Tự động hóa giao việc
Phần mềm tự động hóa việc tạo yêu cầu mua hàng, gửi đề nghị báo giá đến nhà cung cấp, phê duyệt đơn hàng, thực hiện giao việc cho các bộ phận liên quan. Các công việc được thiết lập thời hạn để đảm bảo tiến độ, trợ lý nhắc việc hỗ trợ quy trình được đảm bảo xuyên suốt, hực hiện đúng thời gian và đúng người chịu trách nhiệm.
- Phê duyệt yêu cầu ngay trên hệ thống
LV-DX Dynamic Workflow tích hợp với phần mềm phê duyệt và ký số ngay trong quy trình, giúp rút ngắn thời gian phê duyệt và đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu. Nhà quản lý có thể phê duyệt yêu cầu mua hàng, hợp đồng mua hàng ngay trên hệ thống, không cần phải in ấn hay gửi qua lại cho nhà cung cấp.
- Theo dõi tiến độ, đánh giá trực quan
Phần mềm quản lý quy trình của Lạc Việt cung cấp các công cụ để kiểm soát và đánh giá hiệu quả triển khai quy trình mua hàng. Các báo cáo và bảng thống kê trực quan giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả của từng bước trong quy trình, xác định các vấn đề cần cải thiện.
- Lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử
LV-DX Dynamic Workflow hỗ trợ lưu trữ và quản lý các chứng từ điện tử như hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, biên bản kiểm hàng… Việc lưu trữ điện tử giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, tiết kiệm không gian lưu trữ, dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Tất cả các chứng từ được lưu trữ an toàn, có thể được tìm kiếm nhanh chóng trên hệ thống.
4.2 Hiệu quả LV-DX Dynamic Workflow mang lại cho doanh nghiệp
LV-DX Dynamic Workflow giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua hàng bằng cách tự động hóa các bước công việc hiệu quả qua giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng công việc. Việc tự động hóa trong quy trình mua hàng còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể. Các yêu cầu, phê duyệt, xử lý giao dịch,… được thực hiện nhanh chóng và chính xác trên hệ thống, giảm thiểu thời gian chờ đợi. LV-DX Dynamic Workflow giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhờ việc giảm thiểu các bước thủ công không cần thiết, tránh phát sinh chi phí liên quan do sai sót từ do yếu tố con người.
Thông qua hoạt động tối ưu quy trình mua hàng bằng LV-DX Dynamic Workflow từ đó đảm bảo rằng mọi hàng hóa và dịch vụ cần thiết luôn sẵn sàng khi doanh nghiệp cần. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục và tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
Chuẩn hóa quy trình mua hàng của doanh nghiệp với LV-DX Dynamic Workflow, Do vậy, đầu tư xây dựng bộ quy trình chuẩn hóa với sự hỗ trợ của công nghệ là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tiệm cận với xu hướng phát triển toàn cầu.
Liên hệ ngay để nhận demo miễn phí toàn bộ tính năng của LV-DX Dynamic Workflow hoặc nhận tư vấn – giải đáp mọi vấn đề liên quan từ Lạc Việt.
Bài viết trên đã cung cấp những kiến thức cơ bản về quy trình mua hàng các bước thực hiện quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, việc số hóa quy trình không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mà còn là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tiệm cận với xu hướng phát triển toàn cầu.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
