Không có bất kỳ lối tắt nào, tất cả doanh nghiệp đều phải trải 3 giai đoạn chuyển đổi số cơ bản nếu muốn số hóa thành công. Chỉ khi tiếp cận đúng hướng và thực hiện đúng theo lộ trình chuẩn thì doanh nghiệp mới có thể phát triển bền vững. Các giai đoạn chuyển đổi số đó là gì? Cần triển khai lộ trình số hóa như thế nào để thành công?
Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết 3 giai đoạn chuyển đổi số quà bài viết sau.
1. Các giai đoạn chuyển đổi số cho doanh nghiệp
Chuyển đổi số là một nhiệm vụ mang tính dài hạn và gồm nhiều hạng mục công việc phức tạp.
Lộ trình chuyển đổi số được chia thành 3 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Số hóa thông tin – Digitization
Số hóa thông tin là một trong những khâu quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi số, đây cũng là bước đầu tiên trong các giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp tập trung vào việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Quá trình này bao gồm việc scan tài liệu, thông tin dạng giấy sang lưu trữ ở dạng số như PDF, Excel, Word,…
Giải pháp cho doanh nghiệp
Nhờ sự trợ giúp của LV-DX Document, giai đoạn số hóa dữ liệu doanh nghiệp sẽ được trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn khi tất cả tài liệu tập hợp và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng giúp các tác vụ quản lý, bảo quản, tra cứu diễn ra dễ dàng. Bên cạnh đó, phần mềm xóa bỏ tình trạng phân tán dữ liệu, các thành viên của nhóm/phòng ban cộng tác hiệu quả hơn trong kho tài nguyên chung.
Giai đoạn 2: Số hóa quy trình – Digitalization
Số hóa quy trình là quá trình chuyển đổi từ quy trình làm việc truyền thống, thủ công sang tự động, bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật số.
>>> Xem chi tiết về số hóa quy trình (digitalization) là gì
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp số hoàn toàn có thể tận dụng dữ liệu đã được số hóa trước đó để phân tích và đưa ra các cải tiến hoặc thay đổi quy trình vận hành hiện tại. Đồng thời kết hợp với các phần mềm workflow để tự động hóa và kết nối các chuỗi quy trình trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ quản lý dự án, giao tiếp nội bộ, quản lý khách hàng, chuỗi cung ứng đến quản lý tài chính.
Giải pháp cho doanh nghiệp
LV-DX Dynamic Workflow hỗ trợ công tác triển khai giai đoạn chuyển đổi số 2 trở hiệu quả hơn khi số hóa tất cả quy trình, liên thông thành hệ sinh thái có thể quản lý, đo lường, điều phối.
Ví dụ, thay vì phải ký hợp đồng giấy, chờ đợi sếp ký duyệt, đóng dấu thì sau khi số hóa quy trình làm việc với LV-DX Dynamic Workflow, doanh nghiệp có thể ký giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động điện tử, phê duyệt ký số trong quy trình ở bất kỳ nơi đâu.
Giai đoạn 3: Số hóa toàn diện – Digital Transformation
Digital Transformation là bước mang tính toàn diện và đột phá nhất trong các giai đoạn chuyển đổi số doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, công nghệ và các quy trình số hóa sẽ được tích hợp sâu rộng, len lỏi vào mọi khía cạnh của tổ chức, từ hoạt động sản xuất, quản trị bán hàng, tài chính – kế toán đến chiến lược phát triển sản phẩm.
Tuy nhiên, chuyển đổi số toàn diện không chỉ dừng lại ở việc ứng dụng công nghệ vào quy trình làm việc của doanh nghiệp, mà còn là sự thay đổi về tư duy, tầm nhìn và văn hóa của người quản trị. Khi đã hoàn thành các giai đoạn sau thì doanh nghiệp có một lợi thế cạnh tranh vững chắc và khả năng thích nghi với mọi sự biến động của môi trường kinh doanh.
Giải pháp cho doanh nghiệp
Có thể nói, Digital Transformation là cấp độ “khó nhằn” nhất trong 3 giai đoạn chuyển đổi số. Để có thể số hóa sâu rộng, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp All-in-one tích hợp nhiều phân hệ như LV-DX.
Tuy nhiên, quan trọng hơn hết, tổ chức nên cần có một kế hoạch dài hạn và lộ trình chuyển đổi số bài bản kết hợp chặt chẽ giữa công nghệ, tầm nhìn tư duy, mục tiêu kinh doanh.
Ngay sau đây là chi tiết lộ trình các bước triển khai các cấp độ của chuyển đổi số cho doanh nghiệp.
>>> Tin liên quan: Số hóa và chuyển đổi số có phải là một?
2. 6 Bước triển khai các giai đoạn chuyển đổi số theo trình tự
Căn cứ vào các giai đoạn chuyển đổi số doanh nghiệp ở trên, Lạc Việt đã triển khai chi tiết thành 6 bước theo trình tự sau:
- Bước 1: Xác định mục tiêu của 3 giai đoạn chuyển đổi số
- Bước 2: Đánh giá tình trạng hiện tại của doanh nghiệp
- Bước 3: Dự toán ngân sách đầu tư cho các giai đoạn chuyển đổi số
- Bước 4: Thiết lập kế hoạch và lộ trình chi tiết
- Bước 5: Triển khai và đánh giá hiệu quả
- Bước 6 : Tiếp tục tối ưu và cải thiện các giai đoạn chuyển đổi số
Bước 1: Xác định mục tiêu của các giai đoạn chuyển đổi số
Xác định mục tiêu chuyển đổi số giúp doanh nghiệp định rõ chiến lược và hành động cần triển khai để triển khai quy trình số hóa. Từ đó, tập trung nguồn lực và chi phí để thực hiện các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn sao cho phù hợp.
Hoặc doanh nghiệp có thể thiết lập mục tiêu cho các giai đoạn chuyển đổi số, ví dụ như:
- Giai đoạn số hóa thông tin: Chuyển đổi toàn bộ tài liệu giấy thành tài liệu số, tăng cường khả năng tìm kiếm và truy cập thông tin.
- Giai đoạn số hóa quy trình: Tự động hóa các quy trình công việc, giảm thiểu thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Giai đoạn số hóa toàn diện: Thay đổi mô hình kinh doanh để tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới, hoặc cải thiện toàn diện trải nghiệm khách hàng.
Bước 2: Đánh giá tình trạng hiện tại của doanh nghiệp
Đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp thông qua tình hình hoạt động, cấu trúc nhân sự, quy trình vận hành, hiệu suất công việc,…giúp nhà lãnh đạo có cái hình tổng quan khả năng của doanh nghiệp trong việc thực hiện chuyển đổi số.
Dưới đây là một số hoạt động đánh giá hiện trạng doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi số:
- Năng lực công nghệ: Hệ thống phần mềm vận hành đã có chưa, đã triển khai hạ tầng mạng, lắp đặt hệ thống mạng cho doanh nghiệp hay chưa?; Trình độ tin học của nhân viên như thế nào?
- Nguồn nhân lực: Số lượng, năng lực, kỹ năng của nhân viên trong các bộ phận.
- Hình thức quản lý tài liệu: Doanh nghiệp còn sử dụng tài liệu giấy hay không, cách lưu trữ có hiệu quả,…
- Quy trình hoạt động: Hiệu quả, mức độ tự động hóa, điểm nghẽn trong quy trình.
- Văn hóa doanh nghiệp: Mức độ sẵn sàng tiếp nhận thay đổi, khả năng thích ứng với công nghệ mới.
Doanh nghiệp có thể rút ngắn quy trình đánh giá với công cụ AI Chatbot được tích hợp sẵn trong hệ thống LV-DX Dynamic Workflow. Chỉ cần nhập câu hỏi, hệ thống sẽ tự động phân tích và tổng hợp kết quả để mang lại câu trả lời chính xác nhất. Không chỉ cung cấp đánh giá ở dạng văn bản, phần mềm còn giúp nhà quản trị đánh giá tổng quan thông qua biểu đồ chuyên nghiệp.
Bước 3: Dự toán ngân sách đầu tư cho các giai đoạn chuyển đổi số
Dự toán ngân sách là xác định chi phí cần đầu tư để triển khai lộ trình chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp. Khi ước lượng ngân sách càng chính xác thì doanh nghiệp chỉ cần tự tin đưa ra phương án phù hợp và tiến hành triển khai.
Doanh nghiệp có thể căn cứ vào các yếu tố sau để dự toán ngân sách đầu tư:
- Chi phí công nghệ: Dự toán chi phí cho việc trang bị phần mềm, phần cứng và các dịch vụ công nghệ cần thiết.
- Chi phí đào tạo nhân sự: Xác định ngân sách cho việc đào tạo nhân viên về công nghệ mới.
- Chi phí triển khai và bảo trì hệ thống số hóa.
Bước 4: Thiết lập kế hoạch và lộ trình chi tiết
Kế hoạch chuyển đổi là bản mô tả chi tiết về mục tiêu, hoạt động, quy trình, nhiệm vụ, nguồn lực, ngân sách,…để doanh nghiệp theo đó triển khai các hoạt động chuyển đổi số.
Nội dung của bản kế hoạch cần căn cứ trên dữ liệu thống kê được từ 3 bước đầu tiên. Ngoài ra, các nhiệm vụ cần được trình bày rõ ràng, cụ thể để tất cả thành viên tham gia vào các giai đoạn chuyển đổi số đều có thể nắm bắt và thực hiện theo đúng lộ trình.
Lộ trình cần được xây dựng dựa trên 3 giai đoạn chuyển đổi số kèm các mốc thời gian cụ thể. Từng giai đoạn sẽ tương ứng với hoạt động và kết quả nhất định để đạt được mục tiêu tổng thể.
Bước 5: Triển khai và đánh giá hiệu quả
Bước quan trọng nhất đó là triển khai kế hoạch theo lộ trình đã đề ra, đảm bảo tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Song song với việc triển khai, doanh nghiệp cũng nên liên tục theo dõi các nhiệm vụ để đảm bảo đúng tiến độ và có đạt được kết quả như mong muốn hay không.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có mục tiêu chuyển đổi số riêng, tuy nhiên thông thường hiệu quả của hoạt động này thường được đo lường dựa trên các tiêu chí sau:
- Mức độ tăng trưởng doanh thu sau khi áp dụng chuyển đổi số.
- Chất lượng và tiến độ công việc của nhân sự sau khi áp dụng chuyển đổi số.
- Đánh giá chi phí vận hành doanh nghiệp trước và sau khi áp dụng chuyển đổi số.
- Tốc độ xử lý các thủ tục, quy trình vận hành, mức độ kết nối giữa các phòng ban,…
Bước 6 : Tiếp tục tối ưu và cải thiện các giai đoạn chuyển đổi số
Chuyển đổi số là hành trình dài hạn, đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng tối ưu và cải thiện quy trình. Những điểm đã làm tốt thì tiếp tục phát huy, ngược lại giai đoạn nào chưa tốt thì cần tìm ra điểm vướng mắc để gỡ rối, cải thiện.
Những đánh giá về ưu và nhược điểm của quá trình thực hiện chuyển đổi số là căn cứ vô cùng doanh nghiệp để đưa ra phương hướng hành động tiếp theo, do đó cần thực hiện nghiêm túc, thường xuyên.
Tham khảo ngay những đầu mục công việc chi tiết để tối ưu hóa quy trình chuyển đổi số:
- Thu thập phản hồi từ nhân viên hoặc đối tác, khách hàng xuyên suốt các giai đoạn chuyển đổi số. Có thể sử dụng các phương thức như khảo sát, phỏng vấn, hội thảo,…
- Dựa trên phản hồi đã thu thập, điều chỉnh và cải tiến các giải pháp số đã triển khai.
- Tìm kiếm những phương pháp chuyển đổi số, công nghệ mới phù hợp hơn.
- Đào tạo và phát triển toàn diện về kiến thức, năng lực, kỹ năng của nhân sự. Vì một trong những khâu quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi số là đào tạo về con người.
- Tiếp tục theo dõi và đánh giá hiệu quả chuyển đổi số theo các chỉ số đã định trước.
3. Lưu ý quan trọng khi thực hiện 3 giai đoạn chuyển đổi số
Để triển khai thành công 3 cấp độ chuyển đổi số, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
- Xây dựng hệ thống tài liệu hướng dẫn: Tạo lập hệ thống tài liệu hướng dẫn chi tiết cho từng giai đoạn chuyển đổi số bao gồm quy trình, công nghệ, công cụ áp dụng. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ các quy trình và cách thức thực hiện, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình triển khai.
- Xác định hệ thống điều phối mạng lưới: Xác định rõ công việc, vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân/ tổ chức tham gia sẽ giúp dễ dàng quản lý và giám sát quá trình chuyển đổi số.
- Tham vấn từ chuyên gia: Chuyển đổi số là một lĩnh vực khá rộng lớn và đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên sâu. Do đó, tìm kiếm sự tư vấn và hỗ trợ từ các chuyên gia sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn quá trình thực hiện, giảm thiểu tối đa các sai sót.
- Sử dụng phần mềm công nghệ hỗ trợ: Các ứng dụng quản lý doanh nghiệp có tính năng liên kết quy trình và đồng bộ dữ liệu trên cùng một nền tảng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát, tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực trong quá trình số hóa doanh nghiệp.
Chuyển đổi số là một hành trình đầy thách thức nhưng cũng chính là cơ hội mở ra con đường phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Với các giai đoạn chuyển đổi số cùng với quy trình 6 bước thực hiện Lạc Việt cung cấp, hy vọng doanh nghiệp đã có những thông tin cần thiết để từng bước chuyển đổi số thành công.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
