3 Xu hướng vận hành doanh nghiệp nhỏ TINH GỌN nhưng HIỆU QUẢ

Tại Việt Nam, 98% doanh nghiệp là vừa và nhỏ, do đó việc vận hành doanh nghiệp nhỏ một cách tinh gọn luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa tìm được giải pháp phù hợp để tối ưu hóa các hoạt động. Bài viết này, Lạc Việt sẽ giúp các doanh nghiệp SME khám phá những yếu tố cần thiết và các kỹ năng quan trọng để vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả, đồng thời giới thiệu giải pháp công nghệ tiên tiến hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu đó.

1. Yếu tố cần chú trọng trong vận hành doanh nghiệp nhỏ

Để vận hành doanh nghiệp SME hiệu quả, tối ưu doanh nghiệp cần chú trọng vào các yếu tố sau:

• Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là nền tảng của mọi doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu tổ chức cần đơn giản nhưng rõ ràng, đảm bảo mỗi nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Tạo một môi trường làm việc minh bạch giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và tăng cường hiệu suất.
• Quy trình & quy tắc: Thiết lập quy trình và quy tắc là cách hiệu quả để duy trì sự nhất quán trong vận hành doanh nghiệp nhỏ. Các quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động hàng ngày mà còn tạo ra các tiêu chuẩn cho mọi nhân viên tuân thủ, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng công việc.
• Nguồn lực tài nguyên: Quản lý nguồn lực tài nguyên, bao gồm nhân lực, tài chính và vật chất, là một phần thiết yếu trong vận hành doanh nghiệp nhỏ. Doanh nghiệp cần biết cách sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu kinh doanh mà không gây lãng phí.
• Chiến lược: Xây dựng chiến lược kinh doanh là bước cần thiết để hướng doanh nghiệp tới thành công. Chiến lược cần phải linh hoạt để thích nghi với những biến đổi của thị trường và bao gồm các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn rõ ràng.
• Khả năng cải tiến: Doanh nghiệp SME cần không ngừng cải tiến để bắt kịp với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng. Điều này bao gồm việc cập nhật công nghệ mới, cải thiện quy trình và đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng.

2. Xu hướng quản trị vận hành doanh nghiệp nhỏ hiện nay

2.1 Thực hiện chuyển đổi số trong vận hành

Chuyển đổi số là một trong những xu hướng quan trọng không thể bỏ qua đối với các doanh nghiệp nhỏ trong kỷ nguyên số. Việc tích hợp các công nghệ mới, xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất kinh doanh, tạo điều kiện cho doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.

Xu hướng sử dụng AI và công nghệ tự động hóa:

• Trí tuệ nhân tạo (AI): AI đang ngày càng trở thành công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong việc phân tích dữ liệu, dự đoán xu hướng thị trường, và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Với AI, doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng các công cụ phân tích để đưa ra quyết định chính xác nhanh chóng hơn. Chẳng hạn, các hệ thống AI có thể tự động phân tích hành vi khách hàng, tối ưu hóa chiến dịch tiếp thị, cung cấp dịch vụ khách hàng thông qua chatbot.
• Tự động hóa quy trình: Tự động hóa giúp giảm bớt gánh nặng trong các hoạt động lặp đi lặp lại như nhập liệu, quản lý tồn kho, quy trình xuất nhập hàng. Các công cụ quản lý doanh nghiệp như ERP (Enterprise Resource Planning); CRM (Customer Relationship Management) tích hợp khả năng tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất.
• Ứng dụng công nghệ trong vận hành nội bộ: Doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng các giải pháp như ứng dụng quản lý doanh nghiệp, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán tự động, hệ thống quản lý công việc để đồng bộ hóa hoạt động, giảm thiểu sai sót, cải thiện quy trình làm việc để theo dõi tiến độ, quản lý dự án, và kiểm soát chi phí vận hành.

2.2 Áp dụng mô hình làm việc từ xa và mô hình kinh doanh linh hoạt

Sau đại dịch COVID-19, làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng phổ biến được nhiều doanh nghiệp nhỏ áp dụng. Mô hình kinh doanh linh hoạt không chỉ giúp doanh nghiệp thích ứng tốt hơn với các biến động bên ngoài mà còn tối ưu hóa vận hành.

Tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp nhỏ với làm việc từ xa:

• Công cụ hỗ trợ làm việc từ xa: Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ quản lý và cộng tác trực tuyến như LV-DX Collaboration, Slack, Microsoft Teams, Asana, hay Zoom để tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, hỗ trợ nhân viên giao tiếp làm việc hiệu quả từ bất kỳ đâu. Các công cụ này giúp duy trì dòng thông tin liên tục giữa các thành viên nhóm, giám sát tiến độ công việc, xử lý các dự án một cách nhanh chóng mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.
• Giảm chi phí vận hành: Việc làm việc từ xa giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí văn phòng, thiết bị làm việc, các chi phí tiện ích khác. Thay vì đầu tư vào văn phòng vật lý, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí này vào các giải pháp công nghệ hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả từ xa.
• Làm việc từ xa cho phép doanh nghiệp nhỏ linh hoạt trong việc quản lý nguồn nhân lực, đáp ứng nhanh chóng các thay đổi thị trường. Giúp doanh nghiệp dễ dàng tuyển dụng nhân tài từ nhiều khu vực khác nhau mà không bị giới hạn bởi địa điểm làm việc.
• Mô hình làm việc từ xa giúp nhân viên duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân tốt hơn, từ đó cải thiện sự hài lòng, giữ chân nhân viên lâu dài. Nhân viên có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn, giảm áp lực di chuyển để tăng hiệu suất công việc.

2.3 Xây dựng chiến lược phát triển bền vững

Xu hướng phát triển bền vững đang ngày càng được chú trọng không chỉ trong các doanh nghiệp lớn mà còn trong doanh nghiệp nhỏ. Phát triển bền vững không chỉ liên quan đến việc bảo vệ môi trường mà còn bao gồm các khía cạnh xã hội và kinh tế, tạo ra giá trị lâu dài cho cả doanh nghiệp và cộng đồng.

Ứng dụng các chiến lược phát triển bền vững:

• Sử dụng năng lượng tái tạo và quản lý tài nguyên: Doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng các biện pháp giảm thiểu tiêu thụ năng lượng, tận dụng nguồn tài nguyên hiệu quả hơn. Ví dụ, sử dụng đèn LED, tối ưu hóa hệ thống sưởi/làm mát, triển khai chính sách tái chế nguyên liệu. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí vận hành mà còn tạo ra hình ảnh tích cực về doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
• Sản xuất – cung ứng bền vững: Các doanh nghiệp nhỏ có thể hợp tác với nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn bền vững, từ nguồn cung nguyên liệu đến quy trình sản xuất. Việc minh bạch trong chuỗi cung ứng, giảm thiểu chất thải giúp doanh nghiệp tạo dựng niềm tin với khách hàng – đối tác.
• Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp (CSR): Doanh nghiệp nhỏ cũng có thể đóng góp cho cộng đồng thông qua các hoạt động CSR như bảo vệ môi trường, hỗ trợ giáo dục hoặc các dự án xã hội khác. CSR không chỉ giúp cải thiện hình ảnh thương hiệu mà còn tạo ra những giá trị bền vững về mặt xã hội.

Những xu hướng này đang định hình lại cách thức vận hành của doanh nghiệp nhỏ trong thời đại mới, tạo ra nhiều cơ hội để tối ưu hóa và phát triển bền vững. Việc kết hợp công nghệ số, ứng dụng chiến lược phát triển bền vững cùng mô hình làm việc linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ tăng cường khả năng cạnh tranh và tồn tại lâu dài trong môi trường kinh doanh hiện đại.

3. 5 Kỹ năng giúp lãnh đạo cần có để vận hành doanh nghiệp nhỏ HIỆU QUẢ

Dưới đây là 5 Kỹ năng giúp lãnh đạo vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả trong kỷ nguyên số hóa hiện nay:

• Kỹ năng tối ưu thời gian hoạt động quản lý doanh nghiệp
• Kỹ năng trao quyền, giao việc
• Kỹ năng tạo động lực, truyền cảm hứng
• Kỹ năng ra quyết định dựa trên dữ liệu
• Kỹ năng áp dụng công nghệ vào vận hành

2.1 Kỹ năng tối ưu thời gian hoạt động quản lý doanh nghiệp

Một trong những thực trạng chung của các doanh nghiệp có quy mô nhỏ đó chính là tập trung mọi công việc vào ban lãnh đạo, từ các quyết định kinh doanh, phê duyệt tài liệu, quy định,… Do vậy, thời gian của doanh nghiệp phần lớn rơi vào tình trạng chờ đợi phê duyệt, trình ký ở cấp lãnh đạo. Để giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp cần có cách quản lý thời gian hiệu quả.

Để giải quyết được tình trạng ký duyệt truyền thống nhiều phần mềm trình ký ra đời giúp lãnh đạo có thể ký phê duyệt tài liệu kinh doanh mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Trong đó kể đến hệ thống quy trình ký duyệt có tích hợp AI từ Lạc Việt, chatbot AI sẽ giúp tra soát số liệu trên file trình ký chuẩn xác giúp lãnh đạo tối ưu được thời gian xem chi tiết tài liệu.

Khi vận hành doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý cần phân bổ công việc hợp lý, tránh lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng. Sử dụng các công cụ như lịch làm việc, phần mềm quản lý dự án có thể giúp theo dõi và điều chỉnh kế hoạch một cách dễ dàng.

2.2 Kỹ năng trao quyền, giao việc

Như đã đề cập, tại các doanh nghiệp SME mọi quyết định đều dồn vào ban lãnh đạo, điều này gây ra một số bất cập như nhân viên không chủ động,thiếu quyết đoán trong xử lý công việc.

Trao quyền và giao việc cho nhân viên không chỉ giúp giảm tải cho người quản lý mà còn khuyến khích sự phát triển và trách nhiệm của nhân viên. Đây là cách hiệu quả để xây dựng một đội ngũ tự chủ, có khả năng giải quyết vấn đề và sáng tạo.

Để nâng cao kỹ năng này trong kỷ nguyên số, nhà quản trị cần tìm hiểu cách trao quyền giao việc trên các phần mềm quản lý công việc. Đây là nền tảng công nghệ giúp theo dõi tiến độ trực quan, cập nhật hiệu suất làm việc của nhân viên realtime mọi lúc. Tham khảo giao diện phần mềm từ LV-DX Task.

2.3 Kỹ năng tạo động lực, truyền cảm hứng

Một người lãnh đạo biết cách tạo động lực và truyền cảm hứng có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, tạo ra môi trường làm việc tích cực và sáng tạo. Doanh nghiệp tạo động lực cho nhân viên bằng nhiều cách khác nhau, từ cách quản lý công việc, giao tiếp, phân bổ công việc cho đến việc khen thưởng, góp ý,…

Ngoài tư duy đúng về kỹ năng tạo động lực, truyền cảm hứng, chủ doanh nghiệp có thể áp dụng các công cụ hỗ trợ, tạo môi trường làm việc hiệu quả, tích cực cho nhân viên. Các kỹ năng này giúp tạo ra một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ và khuyến khích sự cống hiến từ mọi thành viên.

2.4 Kỹ năng ra quyết định dựa trên dữ liệu

Trong bối cảnh công nghệ số, dữ liệu là tài nguyên quý giá của doanh nghiệp. Do vậy, nếu biết cách đọc, phân tích dữ liệu, doanh nghiệp sẽ có những quyết định chính xác, nhanh chóng thích nghi với nhu cầu của thị trường, tạo ra lợi nhuận đáng kể. Ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp đảm bảo rằng các quyết định kinh doanh được đưa ra dựa trên các thông tin và phân tích chính xác, thay vì cảm tính.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI trong doanh nghiệp là một trong những xu hướng mới được các nhà lãnh đạo sử dụng để phân tích dữ liệu, hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác.

2.5 Kỹ năng áp dụng công nghệ vào vận hành

Chuyển đổi số đã và đang mang lại những kết quả tích cực cho doanh nghiệp. Từ việc chuyển đổi mô hình vận hành, áp dụng công nghệ trong quy trình làm việc, các hoạt động chuyển đổi số giúp tối ưu năng suất, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do vậy, trước bối cảnh này, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần trang bị kỹ năng áp dụng công nghệ vào vận hành.

Áp dụng công nghệ vào các quy trình kinh doanh giúp tự động hóa công việc, tăng cường hiệu quả và giảm chi phí. Các công nghệ như phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM), đến phần mềm quản lý quy trình công việc, hệ thống quản lý kho hàng và công cụ tiếp thị số là những ví dụ điển hình.

4. Giải pháp công nghiệp giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành tinh gọn HIỆU QUẢ

LV-DX Dynamic Workflow là một giải pháp công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình làm việc. Bằng cách áp dụng phần mềm workflow này, các doanh nghiệp nhỏ có thể tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất. Đơn giản hóa quá trình chuyển đổi số trở nên tinh gọn, tiết kiệm chi phí.

>>> Đăng ký nhận DEMO MIỄN PHÍ toàn bộ tính năng phần mềm LV-DX Dynamic Workflow

Bằng cách chú trọng tối ưu hóa quy trình, quản lý nguồn lực và áp dụng công nghệ hiện đại doanh nghiệp nhỏ có thể vượt qua thách thức và đạt được sự phát triển bền vững trong tương lai. Hy vọng với những thông tin trong bài viết này đã giúp các nhà quản lý biết thêm thông tin về cách thức để vận hành doanh nghiệp nhỏ tinh gọn, hiệu quả.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh