Lean six sigma là gì? Nguyên tắc và cách thức triển khai, case thực tế

Phía sau sự thành công đầy ấn tượng từ Toyota và Motorola luôn có những giải pháp chuyên sâu được đầu tư nghiên cứu kỹ lưỡng. Hãy tìm hiểu cách 2 tập đoàn lớn này áp dụng phương pháp Lean Six Sigma như thế nào để nhận kết quả vang dội như hôm nay. Trong bài viết này, Lạc Việt sẽ phân tích về phương pháp Lean Six Sigma cùng các kết quả tích cực đã đạt được khi áp dụng.

1. Giới thiệu về Lean Six Sigma

1.1 Khái niệm

• Lean là gì?

Lean là một phương pháp quản lý tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, loại bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất – cung cấp dịch vụ. Bằng cách phân tích quy trình làm việc, Lean giúp doanh nghiệp loại bỏ các tiến trình không cần thiết, tăng cường hiệu quả. Mục tiêu của Lean là đạt được giá trị tối đa cho khách hàng với mức lãng phí tối thiểu

• Six Sigma là gì?

Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng nhằm giảm thiểu sai sót và biến động trong quá trình sản xuất. Thành công sử dụng công cụ đo lường để cải thiện sản phẩm, từ đó tăng độ hài lòng trong lòng khách hàng, tăng cường hiệu quả hoạt động.

• Lean Six Sigma kết hợp như thế nào?

Là sự kết hợp giữa 2 phương pháp Lean và Six Sigma, hướng tới mục tiêu đạt được cả hai thành tựu: tối ưu hóa quy trình cũng như tập trung vào chất lượng. Khi kết hợp, Lean Six Sigma giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình đồng thời nâng cao giá trị sản phẩm – dịch vụ.

1.2 Lịch sử và sự phát triển của Lean Six Sigma

• Nguồn gốc của Lean

Lean có nguồn gốc từ Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production System), chú trọng đến việc tối ưu hóa công đoạn sản xuất bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết. Phương pháp này trở thành nền tảng cho triết lý Lean, giúp Toyota trở thành công ty hàng đầu thế giới về hiệu quả sản xuất.

• Sự ra đời của Six Sigma (Motorola)

Xuất hiện vào năm 1980 từ tập đoàn Motorola, Six Sigma như một công cụ thống kê và phân tích để xác định nguyên nhân gốc rễ sự biến động. Six Sigma giúp Motorola đạt được kết quả ấn tượng trong việc cải thiện chất lượng, đồng thời góp phần đưa phương pháp này trở thành tiêu chuẩn trong ngành công nghiệp.

• Sự kết hợp giữa Lean và Six Sigma (Những năm 2000)

Trong những năm 2000, nhận thấy hiệu quả của 2 phương pháp này trong thời gian dài áp dụng. Lean và Sigma bắt đầu được kết hợp cùng nhau, tạo ra một phương pháp toàn diện hỗ trợ cải tiến quy trình vận hành. Nhiều tổ chức sau khi áp dụng đã nhận được kết quả vô cùng tích cực trong việc loại bỏ trở ngại làm trì trệ quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ.

2. Nguyên tắc cơ bản của Lean Six Sigma

2.1 [5 nguyên tắc] chính của Lean

• Xác định giá trị

Lean chú trọng vào việc nắm bắt và đáp ứng theo quan điểm của khách hàng. Doanh nghiệp cần hiểu nhu cầu, mong muốn của khách để khoanh vùng những yếu tố tạo ra giá trị tích cực. Các hoạt động không tạo ra giá trị phục vụ khách hàng nên được loại bỏ hoặc cải tiến sao cho phù hợp.

• Sơ đồ hóa dòng giá trị

Đây là bước phân tích quy trình nhằm xác định các giai đoạn mang lại giá trị có ích và loại bỏ thủ tục không cần thiết. Bước này sẽ đưa ra góc nhìn tổng quan cho doanh nghiệp về bộ máy vận hành để lên chiến lược thay đổi.

• Tạo luồng liên tục

Xây dựng luồng hoạt động liên tục sẽ rút ngắn khoảng thời gian “chết”, tăng cường hiệu quả và rút gọn nguồn nhân lực lãng phí.

• Hệ thống kéo

Hệ thống kéo là phương pháp sản xuất chỉ khi có nhu cầu từ khách hàng, tránh sản xuất hàng loạt. Điều này giúp giảm lượng tồn kho, đảm bảo sản phẩm được sản xuất đúng thời điểm – đúng số lượng theo yêu cầu.

• Tìm kiếm sự hoàn hảo

Tập trung vào việc liên tục cải tiến quy trình và sản phẩm để đạt được sự hoàn hảo tuyệt đối. Bao gồm việc loại bỏ yếu tố gây lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm sao cho đáp ứng được mong đợi của khách hàng.

2.2 [5 giai đoạn] của Six Sigma (DMAIC)

• Giai đoạn 1. Define (Xác định vấn đề): Tập trung nhận diện các vấn đề tồn đọng và hướng cải tiến sau khi thiết lập mục tiêu dự án.
• Giai đoạn 2. Measure (Đo lường): Liên tục thu thập dữ liệu liên quan đến vấn đề cũng như đo lường hiệu suất hiện tại. Từ đó, doanh nghiệp đánh giá mức độ sai sót, tỷ lệ biến động trong quy trình để cung cấp thông tin cần thiết cho việc phân tích, cải tiến.
• Giai đoạn 3. Analyze (Phân tích): Giai đoạn này chú trọng vào phân tích dữ liệu giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Xác định yếu tố cần cải tiến, tìm kiếm giải pháp phù hợp.
• Giai đoạn 4. Improve (Cải thiện): Giai đoạn Improve sẽ bắt đầu triển khai giải pháp cải thiện quy trình. Sau đó, kiểm tra đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động đã thử nghiệm sao cho đạt được kết quả theo mục tiêu ban đầu.
• Giai đoạn 5. Control (Kiểm soát): Cuối cùng là thiết lập các biện pháp để kiểm soát duy trì sự cải tiến, hỗ trợ quy trình hoạt động liên tục, có tính ổn định cao.

3. Tại sao doanh nghiệp nên triển khai Lean Six Sigma?

Doanh nghiệp nên triển khai Lean Six Sigma vì 4 lợi ích sau:

• Tăng cường hiệu suất: Giúp doanh nghiệp sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn nhờ tối ưu hóa trình tự vận hành. Xóa bỏ đáng kể sự lãng phí không đáng có, cải thiện tốc độ xử lý và tăng uy tín cho thương hiệu.
• Cải thiện sản phẩm – dịch vụ: Hạn chế tối đa những sai sót, nâng cao chất lượng sản phẩm trước khi đưa đến tay người tiêu dùng nhằm tăng lòng trung thành giữa khách hàng đối với doanh nghiệp.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Nhờ chất lượng được cải thiện, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách. Doanh nghiệp có thể tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường, duy trì vị thế hàng đầu.
• Xây dựng văn hóa cải tiến: Lợi ích không chỉ nằm ở phạm vi kinh doanh, Lean Six Sigma còn xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh trong tổ chức. Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến, đóng góp ý kiến có tính chất xây dựng với mục đích phát triển sản phẩm.

4. Các bước triển khai Lean Six Sigma trong doanh nghiệp

Để tăng mức độ hiệu quả cho doanh nghiệp khi bắt đầu áp dụng phương pháp Lean Six Sigma, hãy triển khai theo từng bước như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch

• Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp: Phân tích tình hình hiện tại của doanh nghiệp, xác định mục tiêu cần cải thiện và cân nhắc các giải pháp có thể áp dụng.
• Lựa chọn dự án: Chọn dự án phù hợp với mục đích doanh nghiệp, đảm bảo dự án có khả năng thành công cao nhất.
• Xác định nguồn lực và đội ngũ thực hiện: Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn tài nguyên hỗ trợ dự án, gồm: Nguồn lực; Chi phí; Công cụ thực hiện dự án Lean Six Sigma.

Bước 2: Thực hiện theo DMAIC

• Xác định vấn đề: Hoạch định chi tiết những thách thức, thu thập dữ liệu, đo lường hiệu suất hiện tại nhằm xác định yếu tố cần giải quyết.
• Phân tích tìm giải pháp: Tổng hợp các thống kê có liên quan phục vụ cho việc phân tích dữ liệu, tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề giúp doanh nghiệp có thể đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp.
• Thực hiện cải tiến và kiểm soát kết quả: Bắt đầu triển khai biện pháp xóa bỏ những bất cập trong quá trình thực hiện, liên tục kiểm tra hiệu quả cải tiến để duy trì.

Bước 3: Đào tạo và phát triển văn hóa Lean Six Sigma

• Đào tạo đội ngũ nhân viên: Cung cấp các buổi huấn luyện chuyên sâu cho nhân viên về quy trình triển khai, thông tin hữu ích liên quan đến Lean Six Sigma, cam kết tất cả nhân viên hiểu để thực hiện.
• Xây dựng văn hóa liên tục cải tiến: Thúc đẩy môi trường làm việc tích cực, kêu gọi nhân viên đều phải tham gia vào quá trình cải tiến hoạt động trên tinh thần sẵn sàng đáp ứng khi có thay đổi.
• Đánh giá cải thiện định kỳ: Thực hiện đánh giá định kỳ, kiểm tra hiệu quả hoạt động và định hướng cho lần cải tiến tiếp theo.

5. Case Studies – Thành công của Lean Six Sigma trong thực tế

Toyota

Toyota Motor Corporation là nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới trong năm đầu 2000. Trước đó, Toyota nhận thấy những vấn đề lãng phí trong công đoạn sản xuất xe bởi sự tồn đọng của nguyên vật liệu, thời gian “chết” kéo dài. Để giải quyết triệt để, Toyota quyết tâm áp dụng nguyên tắc Lean và sử dụng hệ thống kéo (Pull System) đã đạt được thành công như ngày hôm nay.

Kết quả đạt được:

• Rút ngắn thời gian: Thời gian chờ đợi trong quá trình sản xuất giảm từ 25% xuống còn 10% giúp tăng tốc độ hoàn thành. Nguồn: Sách “The Lean Thinking” của James P. Womack & Daniel T. Jones.
• Tránh lãng phí: Công ty giảm được lượng tồn kho và chi phí không cần thiết, đồng thời cải thiện tính linh hoạt trong sản xuất.

Motorola

Tương tự như Toyota, tập đoàn Motorola đến từ Mỹ, nổi tiếng với ngành hàng thiết bị viễn thông điện tử, cũng đối mặt với vấn đề tỷ lệ sản phẩm lỗi cao, chất lượng không đồng đều. Motorola áp dụng thành công phương pháp Six Sigma với công cụ DMAIC để cải thiện quy trình sản xuất và mang lại kết quả rõ rệt.

Kết quả đạt được:

• Giảm tỷ lệ lỗi: Motorola giảm số tiền xử lý vấn đề sản phẩm lỗi từ 25-40% (chi phí trong doanh thu) xuống còn 5%.
• Tăng sự đồng đều cho sản phẩm: Sau cải tiến, nhà máy đã mang đến những sản phẩm có tính đồng nhất và chất lượng hơn.

Có thể nói, Lean Six Sigma là phương pháp hữu ích cho doanh nghiệp trên con đường phát triển sản phẩm, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng. Mặc dù, phương pháp này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, mức độ đồng lòng giữa lãnh đạo với nhân viên cao nhưng hiệu quả mà nó mang lại vô cùng xứng đáng.