Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm một bản hợp đồng quan trọng giữa đống tài liệu giấy chất chồng trên bàn làm việc chưa? Hay phải lục tung ổ cứng để tìm lại một bản báo cáo đã được lưu từ lâu? Trong giây phút ấy, bạn nhận ra rằng phần mềm quản lý thông tin là giải pháp duy nhất để doanh nghiệp bảo vệ và tối ưu hóa việc quản lý, tìm kím, lưu trữ dữ liệu.
Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý dữ liệu và tham khảo top 5 ứng dụng quản lý thông tin tốt nhất hiện nay.
1. Loại thông tin nào trong doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ?
Hậu quả thật khôn lường nếu doanh nghiệp thất lạc thông tin quan trọng như hợp đồng với đối tác lớn hay dữ liệu khách hàng chiến lược. Đây không phải là viễn cảnh hiếm gặp trong nhiều doanh nghiệp thiếu hệ thống quản lý thông tin chặt chẽ.
Thực tế, trong quá trình vận hành, có rất nhiều loại tài liệu và dữ liệu cần được kiểm soát nghiêm ngặt. Nếu không, doanh nghiệp sẽ đối mặt với những rủi ro lớn về tài chính, pháp lý và thậm chí uy tín.
Vậy, loại thông tin nào trong doanh nghiệp cần được quản lý chặt chẽ? Hãy cùng tìm hiểu những nhóm tài liệu quan trọng nhất mà doanh nghiệp không thể lơ là.
- Thông tin khách hàng: Hồ sơ khách hàng, lịch sử giao dịch, dữ liệu cá nhân,…
- Tài liệu nội bộ: Hợp đồng, quy trình làm việc, báo cáo, chiến lược kinh doanh,…
- Hồ sơ pháp lý và tài chính: Hợp đồng, giấy phép, báo cáo tài chính, hồ sơ thuế, tài liệu kiểm toán,…
- Email và thông tin liên lạc: Thư điện tử, trao đổi nội bộ, dữ liệu liên lạc,…
- Thông tin Sản phẩm/Dịch vụ: Quy trình sản xuất, công thức, bản vẽ thiết kế, bảng giá, chi phí sản xuất,…
- Thông tin về quy trình kinh doanh: Các bước thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng, nhập kho, xuất kho, kiểm kê,…
2. Chức năng của phần mềm quản lý thông tin toàn diện
Một phần mềm quản lý thông tin hiện đại không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ và bảo mật dữ liệu. Nó còn phải đáp ứng nhu cầu khai thác, phân tích và tối ưu hóa việc sử dụng dữ liệu trong doanh nghiệp.
2.1 Số hóa hồ sơ
Số hóa là quy trình chuyển đổi các tài liệu giấy truyền thống thành dạng dữ liệu số, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ và truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi. Tích hợp cùng công nghệ OCR (Optical Character Recognition), phần mềm còn hỗ trợ nhận dạng và trích xuất dữ liệu từ hình ảnh, tài liệu quét.
Một ví dụ tiêu biểu về giải pháp số hóa hồ sơ là phần mềm quản lý tài liệu LV SureDMS. Với khả năng số hóa mạnh mẽ và tích hợp công nghệ OCR, LV SureDMS giúp doanh nghiệp nhanh chóng chuyển đổi dữ liệu giấy thành định dạng số, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm và khai thác thông tin dễ dàng.
2.2 Khai thác hồ sơ
Sau khi tài liệu đã được số hóa, việc khai thác thông tin nhanh chóng và hiệu quả là yếu tố sống còn. Không giống các hệ thống lưu trữ truyền thống, phần mềm quản lý thông tin hiện đại cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ và thông minh.
LV SureDMS cung cấp chức năng tìm kiếm thông minh cho phép người dùng tìm tài liệu theo từ khóa, tiêu đề, nội dung, ngày tạo hoặc nhiều tiêu chí khác. Nhờ vào tích hợp công nghệ OCR, người dùng có thể tìm kiếm ngay trong nội dung của các tài liệu đã được số hóa. Điều này mang lại lợi ích lớn, đặc biệt khi doanh nghiệp cần tra cứu thông tin từ kho dữ liệu khổng lồ trong thời gian ngắn.
2.3 Lưu trữ, chỉnh lý hồ sơ
Lưu trữ, chỉnh lý hồ sơ là một bước quan trọng để đảm bảo thông tin không bị lẫn lộn và có thể truy cập khi cần thiết. Việc lưu trữ không chỉ đơn thuần là đưa dữ liệu vào hệ thống mà còn phải đảm bảo nó được tổ chức, phân loại rõ ràng để dễ dàng chỉnh lý và bảo quản.
LV SureDMS cung cấp hệ thống lưu trữ an toàn, bảo mật thông qua việc phân quyền truy cập chi tiết cho từng cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người có quyền hạn mới được phép xem và chỉnh sửa các tài liệu quan trọng, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ các quy trình tự động chỉnh lý và phân loại tài liệu, giúp việc quản lý thông tin trở nên khoa học và dễ dàng.
2.4 Quản lý thông tin
Một phần mềm quản lý thông tin toàn diện phải cung cấp tính năng phân quyền quản lý chặt chẽ và đồng bộ hóa dữ liệu trên toàn bộ hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và đảm bảo rằng các thông tin quan trọng không bị truy cập trái phép hoặc sử dụng sai mục đích.
LV SureDMS không chỉ đảm bảo việc quản lý thông tin từ khâu lưu trữ đến truy xuất, mà còn cho phép đồng bộ hóa giữa các bộ phận, chi nhánh khác nhau trong doanh nghiệp. Tính năng này rất hữu ích cho các doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, giúp mọi bộ phận đều có thể truy cập vào thông tin cần thiết một cách nhất quán và bảo mật.
2.5 Hệ thống báo cáo đầy đủ
Một trong những lợi thế quan trọng của phần mềm quản lý thông tin là khả năng tạo ra các báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp theo dõi việc sử dụng và bảo quản tài liệu.
LV SureDMS cung cấp một hệ thống báo cáo đa dạng, bao gồm báo cáo về lượng tài liệu được truy cập, người dùng truy cập, tình trạng lưu trữ và chỉnh lý tài liệu. Với các báo cáo này, doanh nghiệp không chỉ theo dõi hiệu suất hoạt động của hệ thống quản lý thông tin mà còn đảm bảo rằng mọi quy trình đều diễn ra suôn sẻ và bảo mật ở mức cao nhất.
3. Top 5 Phần mềm quản lý thông tin, dữ liệu toàn diện
Review chi tiết 5 ứng dụng quản lý thông tin chuyên nghiệp, an toàn nhất 2024:
3.1 Phần mềm quản lý thông tin LV SureDMS
LV SureDMS là giải pháp quản lý thông tin hàng đầu được phát triển bởi Lạc Việt, dành riêng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Phần mềm này không chỉ giúp số hóa toàn bộ hồ sơ, giấy tờ mà còn tích hợp các tính năng vượt trội như quản lý quy trình động, cho phép doanh nghiệp tổ chức, chỉnh lý và bảo mật thông tin một cách hiệu quả.
Một trong những điểm nổi bật của LV SureDMS là khả năng tìm kiếm thông minh, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin trong hàng ngàn tài liệu chỉ trong vài giây. Công nghệ OCR tích hợp cho phép nhận diện và trích xuất nội dung từ các tài liệu đã số hóa, giúp việc quản lý và khai thác dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác.
Tính năng nổi bật
- Đáp ứng đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ, công nghệ trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ, pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
- Tích hợp công nghệ Barcode/QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ, thành phần hồ sơ nhanh chóng và khoa học.
- Hệ thống hiểu được trên 100 ngôn ngữ khác nhau kể cả nội dung chữ viết trên các dữ liệu hình ảnh bằng công nghệ máy học (Machine Learning).
- Tìm kiếm hồ sơ theo nhiều tiêu chí: Tiêu đề, người tạo, ngày tạo, thời gian bảo quản, đơn vị lưu trữ và tìm kiếm nội dung tài liệu số hóa (fulltext search),…
- Bộ quản lý quy trình động cho phép xây dựng TUỲ BIẾN & KHÔNG GIỚI HẠN các quy trình trong quản lý lưu trữ theo từng tổ chức, từng trung tâm.
Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan
3.2 Phần mềm quản lý dữ liệu DocEye
DocEye là một trong những phần mềm quản lý thông tin phổ biến, được thiết kế đặc biệt để tối ưu hóa quy trình lưu trữ và khai thác dữ liệu. Với khả năng phân loại và tự động chỉnh lý tài liệu, DocEye giúp các doanh nghiệp nhanh chóng tìm kiếm và truy xuất thông tin quan trọng mà không mất nhiều thời gian xử lý thủ công.
Tính năng nổi bật:
- Ứng dụng công nghệ OCR tiên tiến, DocEye cho phép tìm kiếm từ khóa trong tên tài liệu, thư mục và toàn văn nội dung tài liệu.
- Hệ thống kho tài liệu 3D, hỗ trợ đối chiếu giữa vị trí thực tế và kho vật lý.
- Ứng dụng công nghệ lõi tiên tiến OCR cho phép tạo file PDF 2 lớp searchable giúp phủ thêm lớp text nhận dạng lên trên văn bản, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu trực tiếp theo nội dung có trong văn bản.
- Mỗi tài liệu có thể được phân quyền chi tiết về việc xem, sửa, xóa hoặc di chuyển, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu doanh nghiệp.
- Hỗ trợ quản lý tình trạng mượn và trả tài liệu, cho phép đăng ký mượn khi không có quyền truy cập trực tiếp.
3.3 Hệ thống quản lý thông tin Microsoft SQL Server
Microsoft SQL Server là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS) được phát triển bởi Microsoft. Sở hữu cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, Microsoft SQL Server được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp lớn để lưu trữ, quản lý và xử lý dữ liệu.
Phần mềm hỗ trợ quản lý chất lượng dữ liệu thông qua các dịch vụ tích hợp, bao gồm khả năng kiểm tra, sửa lỗi và làm sạch dữ liệu.
Tính năng nổi bật
- Sử dụng các tính năng tích hợp sẵn để phân loại dữ liệu, bảo vệ dữ liệu, giám sát và cảnh báo.
- Cho phép dễ dàng tạo ra các báo cáo tùy chỉnh dựa trên dữ liệu trong cơ sở dữ liệu SQL Server.
- Cải thiện đáng kể độ khả dụng của cơ sở dữ liệu bằng cách mang đến khả năng phục hồi cơ sở dữ liệu nhanh chóng và nhất quán bất kể số lượng hay quy mô của các tác vụ đang hoạt động.
- Khám phá dữ liệu trực quan và nhanh chóng tìm ra các mẫu hình để đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn với Máy chủ báo cáo Power BI.
- Kết hợp dữ liệu từ hầu hết mọi nguồn bằng thư viện trình kết nối mở rộng và các sự chuyển đổi mới ở các mô hình SAAS dạng bảng.
3.4 Giải pháp quản lý thông tin dữ liệu MySQL
MySQL là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. Đặc biệt, phần mềm quản lý thông tin MySQL rất phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) nhờ vào khả năng xử lý dữ liệu mạnh mẽ, chi phí thấp và khả năng mở rộng linh hoạt.
MySQL nổi bật với khả năng xử lý hàng triệu truy vấn mỗi giây mà không ảnh hưởng đến hiệu suất. Điều này đặc biệt quan trọng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi cần đảm bảo tính liên tục trong việc truy cập và xử lý dữ liệu.
Hơn nữa, MySQL hỗ trợ nhiều tính năng bảo mật và sao lưu, giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn.
Tính năng nổi bật
- Dễ dàng mở rộng quy mô cơ sở dữ liệu mà không làm giảm hiệu suất hệ thống.
- Tùy chỉnh tính năng MySQL để đáp ứng nhu cầu cụ thể
- Doanh nghiệp không phải trả phí bản quyền sử dụng phần mềm
- Phiên bản mới nhất 8.0 cung cấp lựa chọn khôi phục dữ liệu tốt hơn.
- Giao diện dễ sử dụng và tương thích trên nhiều hệ điều hành, mang đến một hệ thống chứa nhiều hàm tiện ích mạnh mẽ, phù hợp cho cả những người không có kiến thức kỹ thuật về phần mềm.
3.5 Phần mềm quản lý, lưu trữ dữ liệu WEONE
WEONE ra đời như một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý kho tài liệu tập trung trên một hệ thống duy nhất, từ đó tăng cường tính bảo mật và hiệu quả công việc.
WEONE cho phép doanh nghiệp tạo lập một thư viện số, giúp tập trung tất cả tài liệu cá nhân, phòng ban, tổ chức trên một hệ thống duy nhất. Điều này không chỉ giúp quản lý thông tin hiệu quả mà còn giảm thiểu rủi ro thất lạc tài liệu.
Tính năng nổi bật
- Cơ chế tìm kiếm nâng cao, cho phép người dùng tra cứu tài liệu theo từ khóa và các tiêu chí khác chỉ với một cú click chuột.
- Cung cấp nhiều tính năng bảo mật như phân quyền người dùng, đặt mật khẩu cho từng tài liệu và lưu lại lịch sử chỉnh sửa.
- Cho phép ghi chú và lưu lại lịch sử chỉnh sửa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm.
4. Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý thông tin?
Trong bối cảnh kinh doanh ngày nay, nơi mà thông tin trở thành tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp, việc quản lý và bảo vệ thông tin là ưu tiên hàng đầu.
Năm 2018, Nintex đã tiến hành một cuộc khảo sát với 1.000 nhân viên toàn thời gian tại Hoa Kỳ trên khắp các ngành và phòng ban. Cụ thể:
- 49% Người cho biết họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu
- 43% Người gặp sự cố với yêu cầu phê duyệt tài liệu và chia sẻ tài liệu
- 33% Người gặp khó khăn với việc quản lý phiên bản tài liệu
Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng phần mềm quản lý thông tin để giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả.
- Tự động hóa các quy trình lưu trữ và truy xuất tài liệu, từ đó giảm thiểu thời gian dành cho việc tìm kiếm và quản lý hồ sơ. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 30% thời gian làm việc chỉ với việc số hóa tài liệu và áp dụng các công cụ quản lý thông tin hiệu quả.
- Ứng dụng quản lý thông tin cho phép thiết lập phân quyền người dùng, hạn chế quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu theo từng bộ phận hoặc cá nhân. Việc lưu lại lịch sử chỉnh sửa cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi thay đổi, từ đó bảo vệ thông tin nhạy cảm một cách an toàn và hiệu quả.
- Với khả năng truy cập và tìm kiếm thông tin nhanh chóng, phần mềm cung cấp cho các nhà quản lý và nhân viên khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.
- Tuân thủ các quy định pháp luật về lưu trữ và quản lý hồ sơ là một yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhờ đó doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và đảm bảo rằng các tài liệu quan trọng được lưu trữ đúng cách và có thể truy xuất nhanh chóng khi cần thiết.
- Tạo môi trường làm việc linh hoạt, nâng cao khả năng cộng tác giữa các phòng ban và nhân viên nhờ các công cụ hỗ trợ việc chia sẻ tài liệu, trao đổi ý kiến, phối hợp công việc.
Nhiệm vụ quản lý thông tin hiệu quả, an toàn trở thành một yếu tố sống còn đối với sự thành công của mọi doanh nghiệp. Đầu tư vào phần mềm quản lý thông tin chính là đầu tư cho tương lai. Doanh nghiệp sớm nhận thức và áp dụng giải pháp công nghệ phần mềm quản lý dữ liệu, tài liệu để khắc phục những hạn chế tồn đọng còn sót lại của phương pháp quản lý thủ công.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
