Bạn đã bao giờ cảm thấy “choáng ngợp” vì một ổ cứng chứa hàng ngàn file lộn xộn? Hay mất hàng giờ để tìm một file quan trọng giữa vô vàn thư mục? Những tình huống này không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn giảm hiệu suất làm việc đáng kể. Phần mềm quản lý file, tập tin chính là giải pháp để doanh nghiệp tổ chức một không gian làm việc số ngăn nắp, truy xuất và tìm kiếm nhanh chóng hơn.
Cùng Lạc Việt đánh giá nhanh 6 phần mềm quản lý tập tin phổ biến, tốt nhất hiện nay.
1. Thực trạng quản lý file, tập tin “phân mảnh” trong doanh nghiệp
Trong bối cảnh số hóa ngày càng phát triển, việc quản lý file và tập tin trở thành một vấn đề nan giải đối với nhiều doanh nghiệp. Một thực trạng phổ biến hiện nay là nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng hệ thống quản lý tài liệu truyền thống, trong đó tài liệu được phân loại theo các thư mục (folder) trên nhiều ổ đĩa khác nhau mà không có sự đồng bộ hóa và tổ chức hợp lý.
Việc lưu trữ file một cách phân tán dẫn đến hàng loạt khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Nhân viên phải truy cập vào nhiều nơi khác nhau để tìm kiếm thông tin cần thiết.
- Các thư mục không được đặt tên một cách rõ ràng, không có hệ thống phân loại nhất quán, dẫn đến tình trạng tài liệu bị “chôn vùi” trong các thư mục không có tiêu đề rõ ràng.
- Khi tài liệu được phân tán và không được đồng bộ hóa, quá trình làm việc nhóm trở nên phức tạp hơn, ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả công việc.
- Tài liệu quan trọng có thể bị xóa nhầm, hoặc không được sao lưu đúng cách, gây ra rủi ro về mất mát thông tin và bảo mật.
- Tạo nhiều bản sao trùng lặp của cùng một file trên các thiết bị khác nhau dẫn đến lãng phí không gian lưu trữ và tăng nguy cơ sai sót.
- Quản lý nhiều phiên bản của cùng một file gây khó khăn trong việc xác định phiên bản mới nhất và hợp lệ.
Thực trạng quản lý file, tập tin theo folder và phân tán trên các ổ đĩa hiện nay chỉ ra rằng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng các giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả.
Để tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo vệ thông tin, việc chuyển đổi sang các phần mềm quản lý tập tin là cần thiết. Những công cụ này không chỉ giúp tổ chức tài liệu một cách khoa học mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, chia sẻ và bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.
2. Phần mềm quản lý file là gì?
Phần mềm quản lý file là một công cụ giúp tổ chức, lưu trữ và truy cập tài liệu cho phép người dùng tạo cấu trúc thư mục, phân loại tài liệu theo các tiêu chí khác nhau, cũng như tìm kiếm, chia sẻ thông tin nhanh chóng.
Phần mềm quản lý tệp tin cho phép người dùng tạo ra một cấu trúc thư mục rõ ràng và hợp lý, giúp tổ chức tài liệu một cách khoa học. Người dùng có thể phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như loại tài liệu, bộ phận, thời gian, hoặc bất kỳ thông tin nào liên quan. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn trong quá trình tìm kiếm và sử dụng tài liệu.
3. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý tập tin?
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu và thông tin, việc áp dụng phần mềm quản lý tập tin trở thành một nhu cầu cấp thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là những lý do quan trọng mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi sử dụng phần mềm quản lý file:
- Tìm kiếm và chia sẻ thông tin nhanh chóng: Thay vì phải lục lọi qua hàng trăm thư mục, người dùng có thể dễ dàng sử dụng chức năng tìm kiếm thông minh để truy xuất tài liệu chỉ bằng một vài từ khóa. Đồng thời hỗ trợ chức năng chia sẻ tài liệu giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các bộ phận, giúp nâng cao hiệu quả cộng tác và đảm bảo mọi người đều có thể truy cập thông tin cần thiết.
- Tăng cường năng suất làm việc: Tối ưu hóa quy trình làm việc, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn và nâng cao năng suất tổng thể. Với tính năng chia sẻ tài liệu dễ dàng, nhân viên có thể cộng tác nhanh chóng mà không gặp phải rào cản nào.
- Bảo mật thông tin: Ứng dụng dụng phần mềm quản lý văn bản tích hợp các tính năng bảo mật như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và theo dõi hoạt động truy cập. Điều này giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm, ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu và đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào tài liệu quan trọng.
- Quản lý nhiều phiên bản tài liệu: Cho phép theo dõi và quản lý các phiên bản tài liệu, giúp người dùng dễ dàng quay lại phiên bản trước đó nếu cần. Tài liệu luôn được cập nhật và giảm thiểu rủi ro, sai sót trong quá trình làm việc.
4. Top 6 Phần mềm quản lý file tập tin trên máy tính tốt nhất
Xem ngay đánh giá, review chi tiết 6 phần mềm quản lý tập tin được dùng nhiều nhất trong các doanh nghiệp hiện nay:
4.1 Phần quản lý file LV SureSMS
LV SureDMS là một phần mềm quản lý tập tin tài liệu toàn diện, cho phép người dùng tổ chức, lưu trữ và truy xuất tài liệu hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức hiện đại trong việc quản lý hồ sơ tài liệu.
Phần mềm còn có khả năng tìm kiếm và truy xuất hồ sơ trở nên dễ dàng hơn, mọi lúc mọi nơi chỉ với vài cú nhấp chuột, vài từ khóa. Đồng thời hỗ trợ đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến nhanh chóng, thuận tiện.
Tính năng nổi bật
- Lưu trữ tài liệu theo nhiều loại định dạng khác nhau, từ văn bản, hình ảnh đến video và âm thanh.
- Với tính năng nhận diện ký tự quang học (OCR), LV SureDMS hỗ trợ người dùng tìm kiếm nội dung trong các tài liệu đã quét.
- Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình quản lý của Cục Văn thư Lưu trữ, đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho thông tin doanh nghiệp.
- Tích hợp bộ quản lý quy trình động, cho phép các tổ chức xây dựng các quy trình tùy biến và không giới hạn trong việc quản lý hồ sơ, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng tổ chức.
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, cho phép doanh nghiệp theo dõi tình hình khai thác hồ sơ, quản lý kho tài liệu và cập nhật tình trạng sử dụng hồ sơ một cách tự động, nchính xác.
Bạn có biết rằng hơn 90% tài liệu văn phòng vẫn đang được lưu trữ thủ công dưới dạng giấy. Điều này đang khiến doanh nghiệp lãng phí không gian, thời gian và chi phí mỗi ngày? LV SureDMS – Tinh gọn kho dữ liệu: Quản lý, lưu trữ, truy xuất không giới hạn XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI ĐÂY THÔNG TIN LIÊN HỆ:
4.2 Phần mềm quản lý tập tin trên máy tính CoDX Document
CoDX Document là phần mềm quản lý file thông minh, cung cấp giải pháp tối ưu cho việc tổ chức và bảo vệ thông tin của doanh nghiệp. Với các tính năng lưu trữ đám mây, chia sẻ tài liệu và phân quyền truy cập, CoDX Document giúp cải thiện khả năng cộng tác giữa các phòng ban, cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong một môi trường kết nối. Phần mềm này cũng cung cấp các công cụ bảo mật mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi quản lý thông tin nhạy cảm.
Tính năng nổi bật
- Lưu trữ tài liệu trực tuyến, giúp người dùng truy cập từ bất kỳ đâu và trên nhiều thiết bị khác nhau mà không cần lo lắng về dung lượng lưu trữ vật lý.
- Tổ chức tài liệu theo cây thư mục, giúp dễ dàng tìm kiếm, quản lý các tệp tin, folder và hồ sơ theo nhu cầu công việc cụ thể.
- Chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp hoặc bộ phận khác qua email hoặc mạng xã hội nội bộ với quyền truy cập có thể tùy chỉnh để đảm bảo bảo mật.
- Hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa và nội dung bên trong tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc.
- Theo dõi tất cả các hành động tương tác với tài liệu, bao gồm lượt xem, tải xuống và bình luận.
- Cung cấp các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu và phân quyền truy cập, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi quản lý thông tin nhạy cảm.
4.3 Phần mềm quản lý tập tin Explorer++
Explorer++ là một ứng dụng quản lý file mạnh mẽ và hoàn toàn miễn phí, được thiết kế để mang đến trải nghiệm quản lý tài liệu tốt hơn cho người dùng so với trình quản lý tập tin mặc định của Windows.
Một trong những điểm nổi bật của Explorer++ là khả năng duyệt thư mục theo tab, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các thư mục mà không cần mở nhiều cửa sổ. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc khi cần quản lý nhiều tài liệu cùng lúc. Giao diện chính của ứng dụng bao gồm thanh menu phong phú và một thanh liệt kê các ổ đĩa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy cập nhanh chóng.
Ưu điểm nổi bật
- Cho phép người dùng thực hiện nhiều thao tác một cách nhanh chóng thông qua các phím tắt và menu ngữ cảnh.
- Phiên bản portable của Explorer++ rất tiện lợi, cho phép bạn mang theo và sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào mà không cần cài đặt.
- Hỗ trợ các lệnh như di chuyển và sao chép thư mục một cách dễ dàng mà không cần mở thư mục đích.
- Cung cấp các chức năng nâng cao như cắt, ghép file, giúp người dùng dễ dàng phân phối tài liệu trên web.
- Khả năng tìm kiếm tốt và hỗ trợ bookmark.
- Ghi đè lên không gian đĩa để ngăn chặn phục hồi file đã xóa.
4.4 Ứng dụng quản lý file File Manager
File Manager là một ứng dụng quản lý tệp tin mạnh mẽ, đã có mặt trong các phiên bản Microsoft Windows từ năm 1990. Ứng dụng này giúp người dùng dễ dàng tổ chức, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Với giao diện đồ họa trực quan, File Manager cho phép người dùng thực hiện nhiều thao tác quản lý tệp mà không cần phải sử dụng dòng lệnh phức tạp. Ứng dụng này đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Ưu điểm nổi bật
- Giao diện đồ họa đơn giản, dễ sử dụng với bảng điều khiển bên trái hiển thị danh sách thư mục và bên phải hiển thị nội dung của thư mục hiện tại.
- Cho phép người dùng tạo, đổi tên, di chuyển, sao chép, tìm kiếm và xóa các tệp tin, thư mục dễ dàng.
- Người dùng có thể thiết lập quyền hạn cho tệp tin và thư mục, như lưu trữ, chỉ đọc, ẩn hoặc hệ thống, để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
- Trên hệ thống Windows NT, người dùng có thể thiết lập ACLs (Access Control Lists) cho các tệp tin và thư mục trên các phân vùng NTFS.
- Hỗ trợ nén hoặc mở rộng các tệp tin trên ổ đĩa NTFS, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ.
4.5 Phần mềm quản lý file trên trực tuyến Google Drive
Google Drive không chỉ đơn thuần là một dịch vụ lưu trữ đám mây, mà còn là một phần mềm quản lý file mạnh mẽ. Nền tảng cho phép người dùng tạo và tổ chức tài liệu, chia sẻ và cộng tác trong thời gian thực.
Với tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, người dùng có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu cần thiết trong kho lưu trữ của mình, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất.
Ưu điểm nổi bật
- Cung cấp bộ nhớ đám mây với khả năng chia sẻ tệp thuận tiện và cải thiện hiệu quả cộng tác.
- Tổ chức, chỉnh sửa và sắp xếp các loại tài liệu như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, cũng như tệp PDF và Microsoft Office dễ dàng.
- Tích hợp Gemini để tóm tắt tài liệu dài, tổng hợp thông tin và trích xuất dữ kiện một cách nhanh chóng, giúp quyết định sáng suốt hơn.
- Cung cấp cơ sở hạ tầng bảo mật đáng tin cậy với mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và gắn nhãn cho nội dung nhạy cảm bằng AI.
- Tự động cập nhật và đồng bộ hóa tệp giữa máy tính và Drive, hoạt động trên cả Windows và MacOS.
4.6 Phần mềm quản lý tập tin Dropbox
Dropbox là một trong những phần mềm quản lý file dữ liệu trực tuyến miễn phí, cung cấp giải pháp lưu trữ đám mây an toàn và hiệu quả. Với khả năng chia sẻ tài liệu nhanh chóng và dễ dàng, Dropbox đã trở thành lựa chọn phổ biến cho nhiều doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin và cộng tác trong các dự án.
Phần mềm này không chỉ giúp người dùng lưu trữ dữ liệu mà còn tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ làm việc nhóm, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện quy trình quản lý thông tin.
Hơn thế nữa Dropbox còn hỗ trợ nhiều thiết bị trên các hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay như iOS, Android, Mac OS X, Linux, Microsoft Windows,….
Ưu điểm nổi bật
- Cho phép người dùng lưu trữ mọi loại tệp tin từ hình ảnh, tài liệu đến video. Dễ dàng chia sẻ các tệp lớn bằng cách sao chép và dán liên kết mà không cần lo lắng về dung lượng tệp.
- Truy cập tệp tin đã đồng bộ mà không cần kết nối Internet, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn ngay cả khi không có mạng.
- Cung cấp các tính năng cộng tác như bình luận trực tiếp trên tệp tin, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng thảo luận và đưa ra phản hồi trong thời gian thực.
- Người dùng có thể điều chỉnh quyền truy cập cho từng tệp, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa tài liệu.
- Hỗ trợ mã hóa AES-256 và SSL
Việc lựa chọn phần mềm quản lý tập tin phù hợp là một bước quan trọng trong hành trình số hóa thông tin của doanh nghiệp bạn. 6 Phần mềm quản lý file trên không chỉ nổi bật với các tính năng thông minh mà còn đáp ứng được nhu cầu quản lý, truy xuất và tìm kiếm nhanh chóng của doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn
- Website: https://lacviet.vn
