Trong thời đại mà thông tin được sản xuất, tiêu thụ với tốc độ chóng mặt, việc số hóa tài liệu là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang vật lộn với những chồng hồ sơ giấy tờ cồng kềnh và mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin. Đứng trước thực trạng này, giải pháp số hóa tài liệu không chỉ là một lựa chọn, mà còn là một bước tiến bắt buộc để các doanh nghiệp có thể tồn tại, đồng thời phát triển bền vững.
Cùng Lạc Việt khám phá bộ giải pháp, phần mềm số hóa tài liệu toàn diện và quy trình triển khai vào thực tiễn doanh nghiệp.
1. Giới thiệu về giải pháp số hóa tài liệu bằng công nghệ OCR từ Lạc Việt
Hiện nay, việc quản lý khối lượng lớn tài liệu bằng phương pháp thủ công đã trở thành rào cản lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Với lượng tài liệu ngày càng lớn, việc lưu trữ những văn bản, hợp đồng, hình ảnh,… thường mất khá nhiều không gian và diện tích lưu kho cũng như bảo quản.
Để giải quyết những khó khăn này, Lạc Việt cung cấp giải pháp số hóa tài liệu toàn diện tích hợp công nghệ OCR (Optical Character Recognition), giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu kỹ thuật số một cách chính xác, hiệu quả.
Được nghiên cứu và phát triển bởi Lạc Việt, nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu Việt Nam, giải pháp phần mềm số hóa tài liệu được kế thừa nhiều ưu điểm của công nghệ tiên tiến OCR, giúp nhận dạng, bóc tách thông tin tự động với độ chính xác cao. Hệ thống cho phép hệ thống xử lý song song nguồn dữ liệu cần nhận dạng, bóc tách, giúp tiết kiệm hàng chục lần thời gian xử lý dữ liệu, nâng cao tính bảo mật cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, giải pháp số hóa văn bản toàn diện Lạc Việt OCR có khả năng nhận dạng, trích xuất chính xác nội dung từ ảnh chụp mẫu văn bản có sẵn (giấy tờ cá nhân, hóa đơn), hoặc theo bất kì định dạng văn bản tùy biến (hợp đồng, chứng từ,…).
Theo khảo sát năm 2023 của IDC, hơn 95% doanh nghiệp trên thế giới đã bắt đầu chuyển đổi số với các bước khác nhau từ tìm hiểu, nghiên cứu, cho tới bắt đầu triển khai, thực hiện. Là bước tiền đề của hành trình chuyển đổi số, số hóa tài liệu – cơ hội chuyển mình của doanh nghiệp Việt Nam khi nhà nước đưa ra các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp trong công cuộc số hóa. Lạc Việt – Đơn vị tiên phong triển khai thành công dịch vụ số hóa tài liệu OCR tích hợp AI cho doanh nghiệp XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP SỐ HÓA TẠI ĐÂY THÔNG TIN LIÊN HỆ:
2. Cách thức hoạt động của công nghệ OCR trong giải pháp số hóa tài liệu
Để đảm bảo hiệu quả và chính xác cao nhất, quy trình xử lý tài liệu OCR của Lạc Việt được chia thành 5 giai đoạn chính, mỗi giai đoạn đều được tối ưu hóa bằng công nghệ tiên tiến, giúp đáp ứng nhu cầu khắt khe về tốc độ cũng như chất lượng số hóa cho doanh nghiệp.
2.1 Nhập dữ liệu
Giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt có thể tiếp nhận tài liệu giấy được quét (scan) hoặc các file hình ảnh, PDF. Đặc biệt, hệ thống OCR của Lạc Việt có khả năng xử lý đồng thời nhiều định dạng tài liệu, từ các file TIFF, JPEG, PDF đến các loại tài liệu đặc thù như bản vẽ kỹ thuật, tài liệu có nhiều cột, bảng biểu và biểu đồ.
2.2 Tiền xử lý
Phần mềm OCR cân chỉnh, làm sạch (như loại bỏ nhiễu, tăng độ sáng, tương phản) giúp hình ảnh đầu vào được rõ ràng, dễ nhận diện. Các lỗi quang học như tài liệu bị mờ, lệch hoặc bóng mờ đều được khắc phục trước khi tài liệu được đưa vào giai đoạn nhận diện ký tự.
Ngoài việc chỉnh sửa hình ảnh, hệ thống OCR của Lạc Việt còn có thể tự động sắp xếp bố cục tài liệu để phù hợp với các quy chuẩn nhận diện ký tự.
2.3 Nhận diện ký tự
Dịch vụ OCR ứng dụng các thuật toán học máy (machine learning) để phân tích, chuyển đổi hình ảnh thành dữ liệu văn bản. Kết hợp cùng công nghệ OCR tiên tiến, giải pháp số hóa tài liệu có khả năng nhận diện ký tự chính xác đến 98%, bao gồm các ký tự in ấn, chữ viết tay và các ngôn ngữ khác nhau.
2.4 Hậu xử lý
Tự động phát hiện các lỗi phổ biến như ký tự nhận diện sai, văn bản bị thiếu, các đoạn văn bản chưa hoàn chỉnh và tiến hành hiệu chỉnh tự động. Hệ thống còn tích hợp các quy tắc kiểm tra lỗi dựa trên ngữ pháp, cấu trúc từ, đảm bảo dữ liệu đầu ra hoàn toàn chính xác sẵn sàng cho các bước sử dụng tiếp theo.
Giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt còn có khả năng tái tạo lại bố cục văn bản theo định dạng chuẩn hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp, từ đó giữ nguyên cấu trúc bố cục của tài liệu gốc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc định dạng lại văn bản sau khi số hóa.
2.5 Xuất dữ liệu
Dữ liệu sau khi được xử lý và xác minh sẽ được xuất ra dưới các định dạng thô. Khi này, doanh nghiệp đã có thể tùy chỉnh, thêm hoặc xóa các ký tự không mong muốn, chuẩn hóa văn bản dạng bảng.
3. Quy trình triển khai giải pháp số hóa tài liệu từ Lạc Việt
Quy trình số hóa tài liệu của Lạc Việt được thiết kế với mục tiêu tối ưu hóa từ đầu đến cuối, đảm bảo tính liền mạch, chính xác và hiệu quả cho doanh nghiệp.
Quy trình triển khai giải pháp số hóa tài liệu tại Lạc Việt gồm 5 bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và phân loại tài liệu
Tiếp nhận các tài liệu từ khách hàng và phân loại theo từng nhóm nội dung cụ thể (ví dụ: hợp đồng, hóa đơn, báo cáo). Đánh giá trạng thái tài liệu, như chất lượng giấy, loại hình tài liệu (màu sắc, độ phân giải cần thiết), mức độ cần thiết phải xử lý trước.
Đội ngũ chuyên gia của Lạc Việt sẽ trao đổi với khách hàng để xác định rõ nhu cầu cụ thể, mục tiêu của việc số hóa tài liệu cũng như các yêu cầu chi tiết về loại tài liệu cùng quy trình xử lý. Cụ thể như:
- Loại hình tài liệu, định dạng lưu trữ mong muốn và yêu cầu bảo mật.
- Đánh giá khối lượng tài liệu để xác định cách xử lý cùng mức độ phức tạp cần thiết.
- Đề xuất giải pháp số hóa tài liệu, công nghệ, quy trình tối ưu cho nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
Bước 2: Quét và xử lý hình ảnh
Lạc Việt sử dụng các máy quét chuyên dụng có khả năng quét hàng loạt tài liệu, hỗ trợ các loại giấy với kích thước và định dạng khác nhau, từ A3, A4 đến các tài liệu nhỏ như hóa đơn. Thiết bị còn tích hợp công nghệ xử lý hình ảnh tự động, giảm thiểu sai lệch như vết nhăn, gấp mép, hoặc bóng mờ do ánh sáng không đồng đều.
Sau khi quét, hình ảnh được chuyển vào hệ thống xử lý trung gian để cải thiện chất lượng. Quy trình xử lý này bao gồm các thao tác như căn chỉnh góc nghiêng, tăng độ phân giải, chỉnh sửa độ tương phản và loại bỏ các vùng trắng không cần thiết. Ngoài ra, hệ thống còn có khả năng phát hiện và tách từng trang từ các tài liệu bị dính hoặc quét cùng lúc, đảm bảo rằng dữ liệu đầu ra luôn sẵn sàng cho bước nhận diện ký tự OCR.
Bước 3: Dùng phần mềm OCR chuyển hình ảnh thành văn bản
Sau khi hình ảnh được xử lý, Lạc Việt sẽ bắt đầu quy trình chuyển đổi hình ảnh thành văn bản kỹ thuật số với hệ thống OCR. Công nghệ OCR này có khả năng nhận diện ký tự quang học ở nhiều ngôn ngữ khác nhau, hỗ trợ các định dạng tài liệu đa dạng từ văn bản cơ bản đến bảng biểu, đồ thị, hoặc tài liệu phức tạp chứa hình ảnh minh họa.
Điểm nổi bật của giải pháp số hóa tài liệu OCR Lạc Việt là độ chính xác cao nhờ tích hợp AI và công nghệ học sâu (Deep Learning), giúp bóc tách và chuyển đổi ký tự một cách tối ưu.
Bước 4: Kiểm tra chất lượng và hiệu chỉnh tài liệu
Sau khi tài liệu được chuyển đổi sang dạng văn bản, đội ngũ chuyên gia của Lạc Việt sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng. Quy trình này bao gồm việc rà soát lại từng phần nội dung, đặc biệt là các tài liệu chứa ký tự khó nhận diện, ký hiệu chuyên ngành, hoặc bảng biểu phức tạp.
Các sai sót trong nhận diện sẽ được đánh dấu và hiệu chỉnh thủ công để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Với sự hỗ trợ từ công cụ kiểm tra tích hợp AI, quá trình này diễn ra nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác cao.
Bước 5: Lưu trữ dữ liệu tới hệ thống tích hợp
Cuối cùng, tài liệu đã qua kiểm tra được chuyển vào hệ thống quản lý tài liệu như LV SureDMS, CoDX Document,…hoặc các nền tảng lưu trữ đám mây khác. Hệ thống không chỉ đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin mà còn tích hợp các công cụ tìm kiếm thông minh, cho phép người dùng truy xuất dữ liệu nhanh chóng dựa trên từ khóa, ngày tạo, hoặc các thuộc tính liên quan khác.
4. Lạc Việt – Đơn vị tiên phong, dẫn đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu toàn diện
Lạc Việt là một trong những nhà cung cấp giải pháp số hóa tài liệu hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Giải pháp của Lạc Việt không chỉ dừng lại ở việc cung cấp công nghệ OCR tiên tiến mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin từ tài liệu, tự động hóa các quy trình nghiệp vụ sau số hóa thông qua hai dịch vụ tích hợp nổi bật:
Dịch thuật tự động
Với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo và các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM), giải pháp phần mềm số hóa tài liệu của Lạc Việt tích hợp cùng tính năng dịch thuật tự động giúp doanh nghiệp xử lý các nhu cầu đa ngôn ngữ một cách chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí.
- Hỗ trợ dịch 87 ngôn ngữ.
- Hỗ trợ dịch tài liệu nội bộ, hợp đồng, báo cáo, nội dung tiếp thị,… nhanh chóng.
- So với dịch thuật thủ công, dịch máy giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự và rút ngắn thời gian dịch.
- Hỗ trợ xử lý khối lượng tài liệu lớn, dễ dàng mở rộng khi cần thiết.
- Các mô hình dịch máy hiện đại có thể được tùy chỉnh (fine-tune) để hiểu bối cảnh, từ vựng chuyên ngành,…đảm bảo dịch sát với nghĩa gốc.
Ứng dụng Chatbot
Ứng dụng Chatbot AI Lạc Việt vào giải pháp số hóa tài liệu hỗ trợ hỏi đáp khai thác trực tiếp trên khối lượng lớn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp. Người dùng có thể tương tác dễ dàng truy cập thông tin chính xác và nhanh chóng qua các cuộc hội thoại trò chuyện tự nhiên.
- Tạo chatbot dựa trên kho tài liệu riêng.
- Quản lý theo dõi tài liệu tích hợp từ nền tảng LạcViệt AI.
- Thay đổi tùy biến Model LLM phản hồi (OpenAI, Gemini,…).
- Kết nối cổng Lạc Việt AI API chạy embedding văn bản.
- OCR trích xuất nội dung từ hình ảnh trong văn bản .
- Số hóa dữ liệu tới embedding vector.
- Tích hợp khung chat trên từng tài liệu.
Nhờ những ưu thế kể trên, Lạc Việt tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, có yêu cầu phức tạp, đã thành công xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử cho 10+ tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn như Hương Thủy Corporation, Thermtrol Corporation, Biti’s,…
5. Áp dụng giải pháp số hóa tài liệu mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Việc áp dụng giải pháp số hóa chuyên nghiệp mang đến nhiều lợi ích quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động. Các lợi ích chính bao gồm:
5.1 Nâng cao tính chính xác của dữ liệu
Giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt tự động nhận diện và chuyển đổi dữ liệu từ hình ảnh hoặc văn bản giấy sang dạng kỹ thuật số với độ chính xác lên đến 99%. Vượt xa các phương pháp nhập liệu truyền thống, giúp doanh nghiệp loại bỏ nguy cơ lỗi sai do con người.
Đối với các tài liệu dạng bảng biểu, ký tự viết tay hoặc tài liệu chứa ngôn ngữ đặc thù, giải pháp của Lạc Việt có khả năng nhận diện, trích xuất chính xác, đảm bảo dữ liệu luôn được giữ nguyên tính toàn vẹn, đúng chuẩn.
5.2 Giảm khối lượng công việc nhập liệu thủ công
Việc giải pháp OCR giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các công việc nhập liệu thủ công vốn tiêu tốn nhiều thời gian, chi phí. Thay vì phải ngồi nhập tay từng tài liệu, OCR tự động xử lý hàng loạt tài liệu trong thời gian ngắn, giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào các công việc giá trị gia tăng cao hơn.
Bên cạnh đó, công việc nhập liệu thủ công thường đòi hỏi nguồn nhân lực lớn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có lượng tài liệu cần xử lý hàng ngày. Công nghệ OCR giúp giảm thiểu đáng kể chi phí nhân sự cho công việc này.
5.3 Quy trình xử lý tài liệu nhanh chóng
Với giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt, tốc độ xử lý tài liệu được nâng cao đáng kể, nhanh gấp nhiều lần so với phương pháp truyền thống, mang lại quy trình liền mạch cho doanh nghiệp. Phần mềm có khả năng xử lý một khối lượng tài liệu lớn trong thời gian ngắn, từ đó rút ngắn quy trình xử lý và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu lưu trữ tài liệu số.
6. CaseStudy doanh nghiệp số hóa tài liệu thành công với giải pháp Lạc Việt
Việc số hóa tài liệu không chỉ là một xu hướng mà đã trở thành một yếu tố sống còn đối với nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam và thế giới. Hương Thủy Corporation là những ví dụ nổi bật về các doanh nghiệp đã thành công trong hành trình này, minh họa rõ ràng lợi ích của việc số hóa tài liệu.
Hương Thủy Corporation là một trong những tập đoàn phân phối hàng tiêu dùng hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 100 nghìn đối tác khách hàng, từ các chuỗi bán lẻ lớn đến các siêu thị, cửa hàng tiện lợi. Tại đây, mỗi tháng, lượng chứng từ và tài liệu phát sinh từ hàng loạt giao dịch nhập khẩu, vận chuyển, phân phối lên đến hàng chục nghìn. Với quy trình truyền thống, việc quản lý tài liệu trở nên khó khăn, kéo dài thời gian xử lý, làm tăng nguy cơ sai sót trong nhập liệu, làm giảm hiệu suất lao động.
Các vấn đề chính mà Hương Thủy Corporation gặp phải bao gồm:
- Khối lượng tài liệu quá tải: Doanh nghiệp phải xử lý hàng nghìn hóa đơn, hợp đồng, chứng từ nhập khẩu mỗi ngày.
- Mất thời gian tìm kiếm: Quy trình tìm kiếm và truy xuất tài liệu thủ công gây mất nhiều thời gian cho nhân viên.
- Tính chính xác trong xử lý dữ liệu thấp: Quy trình nhập liệu, trích xuất thông tin dễ gặp sai sót, đặc biệt trong các giao dịch phức tạp.
Giải pháp số hóa tài liệu của Lạc Việt cho Hương Thủy Corporation
Nhận thấy các khó khăn mà Hương Thủy đang gặp phải, Lạc Việt đã tư vấn triển khai giải pháp số hóa tài liệu văn bản toàn diện tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) cùng chatbot AI. Hệ thống này được thiết kế nhằm tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu tại Hương Thủy, tập trung vào các tính năng như:
- Nhận diện trích xuất dữ liệu tự động: Với công nghệ OCR, các thông tin từ chứng từ như số hóa đơn, số hợp đồng, ngày giao dịch, giá trị giao dịch đều được nhận diện, trích xuất tự động, giúp giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý.
- Lưu trữ và phân loại thông minh: Các tài liệu sau khi số hóa được tự động phân loại, lưu trữ vào kho tài liệu điện tử theo từng danh mục cụ thể (hóa đơn, hợp đồng, giấy tờ nhập khẩu), giúp nhân viên dễ dàng truy cập, tìm kiếm thông tin.
- Tích hợp chatbot AI nội bộ: Chatbot được triển khai giúp nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng qua các lệnh đơn giản, giảm thời gian truy vấn thông tin, đặc biệt trong các tình huống cần giải quyết gấp.
Kết quả đạt được sau khi triển khai:
Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu số hóa của Lạc Việt đã mang lại những kết quả tích cực, giúp Hương Thủy cải thiện quy trình vận hành, đồng thời tăng cường hiệu suất lao động:
- Thời gian xử lý tài liệu giảm 65%: Nhờ khả năng tự động nhận diện và trích xuất thông tin từ các chứng từ, thời gian xử lý tài liệu đã giảm đi đáng kể. Quy trình trước đây có thể mất hàng giờ cho một tập tài liệu lớn, nay chỉ còn vài phút.
- Độ chính xác trong trích xuất dữ liệu đạt đến 98%: Công nghệ OCR đảm bảo độ chính xác cao khi trích xuất dữ liệu, giảm tối đa lỗi nhập liệu, giúp đảm bảo tính minh bạch, chuẩn xác trong các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.
- Tiết kiệm 20 giờ làm việc mỗi tuần cho nhân viên: Với khả năng tìm kiếm, truy xuất thông tin nhanh chóng qua hệ thống số hóa và chatbot AI, nhân viên tiết kiệm được trung bình khoảng 20 giờ làm việc mỗi tuần. Thời gian này có thể được phân bổ lại cho các nhiệm vụ khác, giúp nâng cao năng suất tổng thể của đội ngũ.
Giải pháp số hóa tài liệu không còn là một xu hướng, mà đã trở thành yếu tố quyết định trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ OCR cùng các công cụ số hóa hiện đại không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác mà còn giảm thiểu chi phí vận hành. Với quy trình triển khai giải pháp rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng của Lạc Việt không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, mang đến những lợi ích lâu dài, tạo đà phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
