Với bối cảnh Việt Nam và nhiều quốc gia khác vẫn đang thực hiện cách xa xã hội và áp dụng nhiều biện pháp nhằm giảm thiểu và hạn chế việc đi lại toàn cầu nhằm ngăn chặn nguy cơ lây lan đại dịch Covid-19, xu hướng sử dụng chữ ký điện tử được kỳ vọng sẽ tiếp tục phát triển trong tương lai. Điều này cung cấp các phương pháp thay thế để các bên ký hợp đồng điện tử mà không cần gặp trực tiếp.
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Tại Điều 33, Luật giao dịch điện tử 2005 quy định khái niệm hợp đồng điện tử như sau:
“Hợp đồng điện tử hay hợp đồng online là loại hợp đồng có sự tham gia của các bên về việc thỏa thuận xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ gửi đi hay nhận lại. Loại hợp đồng này là dạng số hóa và được lưu trữ trên các nền tảng điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cũng các phương tiện điện tử khác.”
Một số đặc điểm cơ bản của hợp đồng điện tử:
- Dạng lưu trữ: Thông tin hợp đồng được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số. Rất khác với các loại hợp đồng giấy truyền thống.
- Số lượng chủ thể các bên: Có ít nhất 3 chủ thể trong hợp đồng bao gồm bên mua, bên bán và đại diện nhà cung cấp chữ ký điện tử. Bên thứ 3 này không tham gia vào quá trình thương lượng ký kết mà chỉ đảm bảo tính pháp lý, hiệu lực của hợp đồng.
- Đảm bảo tính pháp lý: Tính pháp lý được đảm bảo tương đương như các hợp đồng truyền thống. Ngoại trừ các trường hợp như hợp đồng sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn, các hợp đồng dân sự khác sẽ không có hiệu lực.
- Ký số hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi.
2. Tìm hiểu về chữ ký trên hợp đồng điện tử online
Dưới đây là những thông tin liên quan đến chữ ký sử dụng trên hợp đồng điện tử Doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi sử dụng hệ thống trình ký online.
2.1 Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số trên hợp đồng điện tử
Chữ ký điện tử và chữ ký số là hai thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong bối cảnh các giao dịch điện tử, điển hình là hợp đồng điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Hai khái niệm này có nhiều điểm tương đồng nhưng về bản chất được tách biệt rõ ràng.
- Chữ ký điện tử là một dạng thông tin đi kèm theo dữ liệu (có thể là văn bản, hình ảnh, video,…) được sử dụng với mục đích xác định chủ sở hữu dữ liệu đó. Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử và cần đảm bảo xác định tính cố định trong dữ2.3 liệu của chủ sở hữu.
- Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký sẽ được xác định chính xác.
Chữ ký số thường dễ bị nhầm lẫn và gọi thành chữ ký điện tử. Tuy nhiên, về bản chất, chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử.
2.2 Đặc điểm cơ bản của chữ ký điện tử
Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005, chữ ký điện tử có các đặc tính sau:
- Được tạo lập dưới dạng dữ liệu chữ, từ ngữ, ký hiệu, âm thanh hoặc hình ảnh bằng phương tiện điện tử.
- Được gắn liền hoặc kết hợp có logic với hợp đồng điện tử, ví dụ dưới dạng PDF, Word,…
- Có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và sự chấp thuận của người đó với nội dung dữ liệu trên hợp đồng.
2.3 Các loại chữ ký trên hợp đồng điện tử
Các giao dịch hiện nay có thể ký hợp đồng điện tử bằng 3 loại chữ ký điện tử phổ biến:
Chữ ký số
Cách ký hợp đồng online khi sử dụng chữ ký số như sau:
- Bước 1: Các bên tạo chữ ký số trên nền tảng hoặc thiết bị chuyên dụng của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Bước 2: Chèn chữ ký số dưới dạng điện tử vào hợp đồng cần ký.
Chữ ký scan
Chữ ký scan được hiểu đơn giản là sau ký ký bằng tay trên hợp đồng giấy, hai bên chuyển hợp đồng cùng chữ ký thành dạng điện tử. Các phương pháp chuyển hợp đồng thành điện tử có thể là quét hình ảnh (scan) sau đó gửi đi qua thư điện tử.
Chữ ký hình ảnh
Chữ ký hình ảnh được hiểu là người ký chèn hình ảnh chữ ký viết tay vào tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng. Sau đó hợp đồng được gửi đi qua thư điện tử.
2.4 Tính pháp lý của các loại chữ ký điện tử
Để xác định tính pháp lý của 3 loại chữ ký điện tử gồm: Chữ ký số, chữ ký scan và chữ ký hình ảnh, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các văn bản pháp luật sau đây:
- Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
- Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử.
- BLDS 2015 điều chỉnh tất cả các loại giao dịch và hợp đồng, bao gồm cả các giao dịch và hợp đồng được ký kết bằng chữ ký sống và các giao dịch và hợp đồng được ký kết thông qua phương tiện điện tử.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý nếu:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh người ký và chứng tỏ sự chấp thuận của người ký đối với nội dung hợp đồng.
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử là đủ tin cậy, phù hợp với mục đích mà hợp đồng được khởi tạo và gửi đi.
Như vậy, theo các quy định của pháp luật hiện hành, pháp luật Việt Nam mới có quy định về chữ ký số, chưa có nhiều văn bản hướng dẫn cụ thể về hiệu lực của hợp đồng được ký kết bằng hình thức scan hay chữ ký hình ảnh. Do đó, khi tìm hiểu về khung pháp lý cho chữ ký điện tử sử dụng trên hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các văn bản pháp luật quy định về chữ ký số để áp dụng.
3. Chữ ký điện tử trên hợp đồng điện tử có bắt buộc?
Theo Khoản 1, Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng:
“1. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:
- a) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;
- b) Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;
- c) Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.”
Các bên giao kết hợp đồng điện tử có thể thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử hay không.
Theo quy định trên, các bên tham gia ký hợp đồng điện tử online được phép thỏa thuận về việc sử dụng chữ ký điện tử. Trong trường hợp khách hàng không sử dụng chữ ký điện tử vẫn có quyền giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.
4. Cách ký hợp đồng điện tử online
Cách ký hợp đồng điện tử hiện nay chính là sử dụng chữ ký điện tử để thực hiện các giao kết hợp đồng. Hiện nay có 2 dạng để thực hiện ký hợp đồng online chính là sử dụng USB Token chữ ký điện tử và sử dụng hệ thống trình ký số.
- Trường hợp sử dụng thiết bị USB Token
Thiết bị token hiện được nhiều doanh nghiệp sử dụng để thực hiện ký hợp đồng online. Tuy nhiên, phương pháp này bắt buộc USB Token phải được kết nối với máy tính mới có thể sử dụng được chữ ký điện tử để thực hiện ký kết hợp đồng. Điều này dẫn đến nhiều bất tiện và sự thiếu linh hoạt.
- Trường hợp sử dụng hệ thống trình ký số
Hệ thống trình ký số là giải pháp tối ưu nhất giải quyết được vấn đề của USB Token. Với trình ký online, có thể sử dụng ký hợp đồng điện tử ở bất cứ đâu và thực hiện được mọi lúc chỉ cần kết nối với thiết bị điện tử như điện thoại, laptop, máy tính bảng, …
Đây là công nghệ số hiện đại nhất trên thị trường, cho phép ký hợp đồng online mà không cần bất kỳ thiết bị trung gian nào. Quy trình được rút gọn nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả.
Ngoài ra, trình ký số còn được sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp để thực hiện ký các giấy tờ, văn bản trong công ty.
5. Phần mềm ký hợp đồng điện tử
Sure Signature Lạc Việt là phần mềm trình ký số online có tích hợp ký hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi, thực hiện trên đa dạng các thiết bị như điện thoại, máy tính, ipad, máy tính bảng, … Với những tính năng nổi bật như:
- Cho phép các bên tham gia ký số online ở nhiều nơi khác nhau, cùng ký xác nhận trên cùng một bộ tài liệu.
- Tất cả các văn bản, hợp đồng, giấy tờ, tài liệu, chứng từ có liên quan đến trì kỳ đều được số hóa. Điều này giúp tăng hiệu quả nhanh chóng các công tác hành chính truyền thống, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí.
- Phân quyền trên hệ thống trình ký rõ ràng cho từng đối tượng
- Quy trình thực hiện ký kết hợp đồng, văn bản, chứng từ trong nội bộ công ty được kiểm soát.
- Tiết kiệm chi phí phát sinh từ việc hạn chế giấy tờ, tài liệu truyền thống.
- Ban lãnh đạo có thể ký duyệt mọi lúc mà không cần lên Công ty, linh hoạt trong mọi tình huống phát sinh.
Những tiện ích do công nghệ thông tin và truyền thông hiện đại mang lại đã giúp hình thành thói quen mới trong việc thực hiện các giao dịch. Các bên tham gia giao dịch có xu hướng trao đổi thông tin, ký kết hợp đồng và lưu trữ thông tin giao dịch dưới dạng điện tử. Do đó, việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số trở nên phổ biến. Hy vọng những thông tin được Lạc Việt Suresignature cung cấp giúp các Doanh nghiệp tiếp cận thuận tiện hơn với công nghệ trình ký số online mới nhất hiện nay. Chúc Doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi số thành công.
