Quản trị tồn kho trong logistics thế nào hiệu quả, tối ưu nhất?

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt cùng với đó là chi phí đầu vào liên tục biến động, quản trị tồn kho không còn là một hoạt động phụ trợ mà đã trở thành yếu tố then chốt trong chuỗi logistics của doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Ngân hàng Thế giới, chi phí logistics tại Việt Nam chiếm khoảng 16–20% GDP, cao hơn so với mức trung bình toàn cầu. Trong đó, chi phí lưu kho – tồn kho là một trong những thành phần lớn nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tài chính và khả năng đáp ứng thị trường.

Việc tồn kho quá mức sẽ dẫn đến đọng vốn, phát sinh chi phí bảo quản, khó kiểm soát chất lượng hàng hóa, trong khi thiếu hụt tồn kho lại gây ra gián đoạn chuỗi cung ứng ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách hàng.

Chính vì vậy, trong bài viết này Lạc Việt sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một góc nhìn thực tiễn toàn diện về quản trị tồn kho trong logistics – từ khái niệm cốt lõi, vai trò trong chuỗi cung ứng đến những chỉ số cần theo dõi, mô hình ứng dụng và công cụ hỗ trợ hiệu quả.

1. Quản trị tồn kho trong logistics là gì?

Quản trị tồn kho trong logistics là quá trình theo dõi, kiểm soát để tối ưu lượng hàng hóa đang lưu trữ tại các điểm kho trong chuỗi cung ứng, nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng đúng lúc, đúng lượng, với chi phí lưu trữ thấp nhất.

Nói cách khác, đây không chỉ đơn thuần là quản lý kho vật lý, mà còn bao gồm việc:

• Lập kế hoạch nhập – xuất hàng phù hợp với dự báo nhu cầu.
• Đảm bảo tồn kho an toàn, tránh đứt gãy chuỗi cung ứng.
• Tối ưu vòng quay hàng hóa để giảm thiểu chi phí – rủi ro tài chính.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp thương mại điện tử nhập hàng quá nhiều trước mùa cao điểm nhưng không có công cụ theo dõi sát nhu cầu từng khu vực sẽ dễ dẫn đến tình trạng hàng tồn kho quá mức tại một số kho, trong khi kho khác lại hết hàng → ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng, phát sinh chi phí điều chuyển không cần thiết.

Quản trị tồn kho đóng vai trò như “mạch máu” trong chuỗi logistics, liên kết giữa bộ phận mua hàng, lưu kho, phân phối và cả tài chính – kế toán. Những lợi ích nổi bật bao gồm:

• Duy trì dòng hàng ổn định: Khi quản lý tốt tồn kho, doanh nghiệp có thể đảm bảo hàng hóa sẵn sàng phục vụ khách hàng mà không cần lưu kho quá nhiều.
• Giảm chi phí vận hành: Hạn chế lưu trữ hàng dư thừa giúp tiết kiệm diện tích kho, chi phí bảo quản/nhân công, chi phí thất thoát.
• Tối ưu dòng tiền: Tồn kho dư thừa chính là tiền nằm chết. Quản trị tốt giúp luân chuyển vốn hiệu quả hơn, hỗ trợ doanh nghiệp duy trì thanh khoản.
• Cải thiện độ chính xác trong dự báo và lập kế hoạch: Nhờ dữ liệu tồn kho minh bạch, các quyết định mua hàng, sản xuất, giao hàng sẽ có cơ sở thực tiễn rõ ràng hơn.

2. Các mô hình quản trị tồn kho trong logistics phổ biến hiện nay

2.1 Mô hình Just-In-Time (JIT) – Nhập hàng đúng lúc, không lưu kho dư thừa

Just-In-Time là phương pháp quản trị tồn kho trong logistics mà doanh nghiệp chỉ nhập hàng khi thực sự cần, thường ngay trước khi sử dụng hoặc giao hàng. Mục tiêu chính là giảm thiểu tối đa lượng hàng tồn kho, từ đó tiết kiệm chi phí lưu kho, cải thiện dòng tiền.

Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp lắp ráp xe máy chỉ đặt mua linh kiện khi có đơn hàng từ đại lý, linh kiện được giao đúng ngày sản xuất – không cần phải lưu trữ trước cả tuần hay cả tháng như trước kia.

Lợi ích:

• Tối ưu dòng tiền: Doanh nghiệp không cần bỏ vốn ra dự trữ hàng quá sớm.
• Giảm chi phí kho bãi, bảo quản: Tăng hiệu quả sử dụng không gian kho.
• Tăng tính linh hoạt: Phù hợp với các doanh nghiệp có sản phẩm thay đổi liên tục hoặc vòng đời ngắn.

Thách thức:

• Phụ thuộc vào nhà cung cấp giao hàng đúng hạn với chất lượng ổn định.
• Yêu cầu hệ thống theo dõi tồn kho, dự báo nhu cầu chính xác tránh gián đoạn sản xuất khi hàng về chậm.

Doanh nghiệp nên áp dụng khi: Có chuỗi cung ứng ổn định, tốc độ giao hàng nhanh, sản phẩm có tính thay đổi cao, hoặc cần tối ưu vốn lưu động.

2.2 Mô hình Economic Order Quantity (EOQ) – Tính toán lượng đặt hàng tối ưu

EOQ là mô hình giúp doanh nghiệp xác định số lượng hàng hóa tối ưu nên đặt trong mỗi lần nhập kho, sao cho chi phí tổng thể (gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho) là thấp nhất.

Ví dụ đơn giản: Doanh nghiệp A mỗi lần đặt hàng sẽ tốn một khoản chi phí vận chuyển và xử lý đơn hàng. Nếu đặt quá ít → phải đặt nhiều lần → tăng chi phí vận chuyển. Nếu đặt quá nhiều → tồn kho tăng → chi phí lưu kho tăng. EOQ sẽ giúp tìm ra “điểm cân bằng” hợp lý.

Lợi ích:

• Giảm chi phí tổng thể của hoạt động nhập hàng, lưu kho.
• Có kế hoạch nhập hàng đều đặn, tránh đứt gãy nguồn cung.
• Dễ ứng dụng với Excel hoặc phần mềm quản lý kho, không cần công cụ phức tạp.

Hạn chế:

• Không tính đến yếu tố biến động nhu cầu hoặc thời gian giao hàng không ổn định.
• Cần có số liệu chính xác về chi phí đặt hàng, lưu kho cùng mức tiêu thụ định kỳ.

Doanh nghiệp nên áp dụng khi: Kinh doanh các mặt hàng ổn định, có số liệu tiêu thụ rõ ràng và muốn kiểm soát tốt chi phí vận hành kho.

2.3 Mô hình ABC – Phân loại hàng hóa để quản lý tồn kho hiệu quả

Khái niệm:
Mô hình ABC chia hàng hóa thành ba nhóm dựa trên giá trị tiêu thụ hoặc tầm quan trọng đối với doanh nghiệp:

• Nhóm A: Ít mặt hàng nhưng giá trị cao → cần kiểm soát chặt.
• Nhóm B: Giá trị trung bình → quản lý ở mức độ vừa phải.
• Nhóm C: Nhiều mặt hàng nhưng giá trị thấp → kiểm soát linh hoạt hơn.

Ví dụ minh họa: Một kho có 500 mặt hàng. Nhóm A có 50 mặt hàng nhưng chiếm 70% tổng giá trị kho. Nhóm C có 300 mặt hàng nhưng chỉ chiếm 10% giá trị. Doanh nghiệp cần tập trung kiểm soát chính xác nhóm A (quét mã vạch, kiểm kê định kỳ), còn nhóm C có thể kiểm tra theo quý.

Lợi ích:

• Tập trung nguồn lực vào những sản phẩm quan trọng nhất.
• Tối ưu chi phí kiểm kê, quản lý kho.
• Dễ dàng ứng dụng trong mọi quy mô doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên áp dụng khi: Có số lượng lớn sản phẩm khác nhau và muốn ưu tiên kiểm soát những hàng hóa ảnh hưởng nhiều đến doanh thu hoặc lợi nhuận.

So sánh mô hình áp dụng cho doanh nghiệp

Gợi ý:

• Doanh nghiệp nhỏ mới triển khai: nên bắt đầu với mô hình EOQ kết hợp ABC.
• Doanh nghiệp có chuỗi cung ứng ổn định, sản xuất theo đơn hàng: nên triển khai JIT + ABC để kiểm soát hàng hóa quan trọng.
• Doanh nghiệp bán lẻ đa mặt hàng: ưu tiên áp dụng mô hình ABC, sau đó kết hợp với EOQ để ra quyết định nhập hàng.

3. Các chỉ số quan trọng cần theo dõi trong quản trị tồn kho trong logistics

Việc đo lường tồn kho không chỉ dừng lại ở việc kiểm đếm số lượng hàng hóa trong kho. Doanh nghiệp cần đánh giá tình trạng hiệu suất của hàng tồn kho thông qua các chỉ số chuyên biệt. Những chỉ số này giúp bộ phận tài chính, logistics và bán hàng phối hợp ra quyết định chính xác, kịp thời để tiết kiệm chi phí.

3.1. Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover)

Cách tính:
Vòng quay tồn kho = Giá vốn hàng bán (COGS) / Giá trị hàng tồn kho trung bình

Ý nghĩa: Chỉ số này cho biết trong một khoảng thời gian (thường là 1 năm), doanh nghiệp đã “xoay vòng” hay tiêu thụ hết hàng tồn kho bao nhiêu lần. Chỉ số càng cao, chứng tỏ hàng hóa bán chạy, vốn không bị ứ đọng trong kho.

Ví dụ: Nếu giá vốn hàng bán trong năm là 10 tỷ đồng và giá trị tồn kho trung bình là 2 tỷ đồng → vòng quay tồn kho = 5 vòng/năm → trung bình mỗi 2,4 tháng (12/5), kho được “làm mới”.

Giá trị thực tế:

• Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tư vào hàng tồn.
• Phát hiện hàng hóa bán chậm, từ đó có chính sách giảm giá, quảng bá hoặc dừng nhập thêm.
• Phù hợp với doanh nghiệp bán lẻ, thời trang, thực phẩm – nơi vòng quay nhanh là yếu tố sống còn.

3.2. Số ngày tồn kho trung bình (DSI – Days Sales of Inventory)

Cách tính: DSI = 365 / Vòng quay tồn kho

Ý nghĩa: Chỉ số này cho biết trung bình mất bao nhiêu ngày để doanh nghiệp tiêu thụ hết lượng hàng tồn kho hiện có. Chỉ số càng thấp, hiệu suất bán hàng càng cao.

Ví dụ: Nếu vòng quay tồn kho là 6 → DSI = 365/6 = 61 ngày → trung bình 61 ngày mới bán hết một vòng hàng tồn kho.

Giá trị thực tế:

• DSI giúp nhà quản trị tài chính dự đoán được chu kỳ quay vốn.
• Là cơ sở để tính toán nhu cầu vốn lưu động và lên kế hoạch tài chính.
• Có thể so sánh với ngành hoặc đối thủ để đánh giá khả năng quản lý kho hiện tại.

3.3. Tồn kho an toàn (Safety Stock)

Tồn kho an toàn là lượng hàng hóa tối thiểu cần duy trì trong kho để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn khi:

• Có sự gia tăng đột biến về nhu cầu khách hàng.
• Nhà cung cấp giao hàng chậm.
• Có sự cố trong vận chuyển hoặc sản xuất.

Cách xác định: Thông thường, doanh nghiệp xác định tồn kho an toàn dựa trên phân tích dữ liệu tiêu thụ trong quá khứ, thời gian giao hàng trung bình, độ lệch chuẩn của nhu cầu.

Giá trị thực tế:

• Đảm bảo khả năng đáp ứng đơn hàng kịp thời, tránh mất khách hàng do thiếu hàng.
• Hạn chế rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng trong các tình huống bất thường.
• Tuy nhiên, nếu đặt tồn kho an toàn quá cao, sẽ gây đọng vốn và tăng chi phí bảo quản – nên cần tính toán hợp lý.

3.4. Tỷ lệ chính xác tồn kho (Inventory Accuracy Rate)

Cách tính:
Tỷ lệ chính xác = (Số lượng thực tế kiểm kho / Số liệu hệ thống) × 100%

Ý nghĩa: Chỉ số này phản ánh mức độ đồng nhất giữa dữ liệu tồn kho trên phần mềm/hệ thống với thực tế trong kho. Nếu chênh lệch lớn, sẽ gây sai lệch trong báo cáo bán hàng, kế hoạch mua hàng thậm chí gây thiệt hại khi kiểm kê.

Ví dụ: Nếu hệ thống ghi nhận có 1.000 sản phẩm nhưng thực tế chỉ còn 920 → tỷ lệ chính xác là 92%. Mức an toàn thường được khuyến nghị là trên 95%.

Giá trị thực tế:

• Giúp phát hiện lỗi trong quy trình nhập – xuất – lưu trữ, tránh mất mát hàng hóa.
• Là yếu tố quan trọng trong kiểm toán nội bộ, minh bạch tài chính.
• Với các doanh nghiệp bán hàng đa kênh, tỷ lệ chính xác tồn kho còn ảnh hưởng đến khả năng hiển thị hàng tồn trên hệ thống bán hàng (POS, eCommerce).

4. Các công cụ phần mềm hỗ trợ quản trị tồn kho hiệu quả

4.1 Bảng tính Excel: Dễ áp dụng nhưng hạn chế khi quy mô tăng

Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới triển khai quản trị tồn kho trong logistics, Excel là công cụ đơn giản dễ tiếp cận. Doanh nghiệp có thể tạo bảng theo dõi xuất – nhập – tồn hàng hóa theo từng mã hàng, thời gian và vị trí kho. Tuy nhiên, khi số lượng sản phẩm kho tăng lên, Excel dễ gặp các vấn đề như:

• Khó cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
• Không kiểm soát được sự sai lệch khi nhiều người cùng thao tác.
• Không kết nối được với hệ thống kế toán hoặc mua hàng.

Do đó, bảng Excel nên được xem là giải pháp tạm thời, chỉ phù hợp với những mô hình vận hành đơn giản và ít biến động.

4.2 Phần mềm quản lý kho độc lập: Giải pháp nâng cao cho doanh nghiệp đang phát triển

Khi quy mô vận hành mở rộng, nhu cầu kiểm soát hàng hóa theo nhiều kho, nhiều mã hàng và dòng dịch chuyển tăng, các phần mềm quản lý kho độc lập là giải pháp phù hợp hơn. Các phần mềm này thường hỗ trợ:

• Quản lý mã hàng theo nhiều thuộc tính (kích cỡ, màu sắc, lô sản xuất…).
• Theo dõi tồn kho theo vị trí, chi nhánh, hoặc điểm giao nhận.
• Cảnh báo tồn kho tối thiểu hoặc cảnh báo tồn kho vượt định mức.
• Truy xuất lịch sử nhập – xuất – điều chuyển hàng hóa dễ dàng.

Tuy nhiên, điểm hạn chế là các phần mềm kho độc lập thường không kết nối trực tiếp với hệ thống tài chính kế toán, dẫn đến mất thời gian đối chiếu hoặc nhập liệu lại ở các phòng ban khác.

4.3 Phần mềm tích hợp logistics – tài chính kế toán: Tối ưu vận hành toàn chuỗi

Giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và lớn là sử dụng phần mềm có khả năng tích hợp quản lý kho, vận hành logistics, tài chính kế toán trên cùng một hệ thống. Một số nền tảng ERP hoặc phần mềm kế toán có module quản lý kho hiện nay có thể:

• Kết nối dữ liệu từ khâu mua hàng – lưu kho – bán hàng – kế toán – báo cáo tài chính.
• Tự động cập nhật định mức tồn kho tối ưu theo kế hoạch mua/bán.
• Hỗ trợ kiểm kê, phân loại hàng hóa theo mô hình ABC hoặc cảnh báo hàng chậm luân chuyển.

4.4 LV Financial AI Agent – Trợ lý phân tích tồn kho thông minh cho nhà quản trị tài chính

LV Financial AI Agent không phải là một phần mềm kho đơn thuần, mà là trợ lý phân tích tài chính thông minh, tích hợp sâu với hệ thống kế toán (như AccNet) để đưa ra báo cáo hàng tồn kho phân tích chuyên sâu phục vụ cho các quyết định tài chính và chiến lược quản trị vận hành.

Các tính năng nổi bật hỗ trợ quản trị tồn kho doanh nghiệp:

• Tự động tổng hợp dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, phân tích theo từng mã hàng, nhóm hàng, khu vực hoặc kho chi nhánh.
• Cảnh báo hàng hóa có vòng quay thấp, tồn kho quá hạn hoặc giá trị hàng tồn quá cao so với doanh thu cùng kỳ.
• Phân tích tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng tài sản, tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, số ngày tồn kho trung bình (DSI) – hỗ trợ đánh giá sức khỏe tài chính từ góc độ kho vận.
• Gợi ý nhập hàng hoặc thanh lý tồn kho chậm luân chuyển, dựa trên xu hướng tiêu thụ trước đó.
• Tích hợp với các báo cáo quản trị tài chính khác giúp CFO/ nhà quản trị nắm được tồn kho không chỉ về số lượng mà cả về tác động dòng tiền và lợi nhuận.

Quản trị tồn kho trong logistics không chỉ là bài toán kiểm đếm hàng hóa mà là một phần cốt lõi quyết định hiệu quả vận hành, chi phí tài chính và khả năng phản ứng linh hoạt của doanh nghiệp trước biến động thị trường. Việc nắm vững các mô hình quản lý, chỉ số đánh giá và ứng dụng công cụ công nghệ phù hợp – đặc biệt là những giải pháp tích hợp như LV Financial AI Agent – sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí tồn kho, tối ưu dòng tiền để tăng khả năng cạnh tranh vượt trội.

Nếu bạn đang tìm một giải pháp quản trị tồn kho trong logistics toàn diện và phù hợp với đặc thù tài chính – logistics của doanh nghiệp mình, đừng ngần ngại đăng ký tư vấn miễn phí công cụ phân tích LV Financial AI Agent để trải nghiệm hiệu quả quản lý thực sự khác biệt.