Báo cáo tồn kho là gì? Cách lập kèm mẫu báo cáo hàng tồn kho chi tiết

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động mua bán, sản xuất hay lưu trữ hàng hóa, việc quản lý tồn kho luôn là một thách thức quan trọng. Dư thừa tồn kho gây lãng phí diện tích, gia tăng chi phí lưu kho ảnh hưởng đến dòng tiền. Ngược lại, thiếu hụt hàng tồn có thể khiến hoạt động sản xuất bị gián đoạn, đơn hàng bị trễ, thậm chí mất khách hàng vào tay đối thủ.

Báo cáo tồn kho chính là công cụ giúp doanh nghiệp nắm bắt được toàn bộ tình hình hàng hóa tại kho ở từng thời điểm. Không chỉ dừng lại ở việc theo dõi số lượng, báo cáo hàng tồn kho còn phản ánh giá trị hàng hóa tồn kho từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời hiệu quả hơn.

Cùng Lạc Việt tìm hiểu về báo cáo hàng tồn kho chi tiết trong bài viết này.

1. Tổng quan về báo cáo hàng tồn kho

1.1 Báo cáo tồn kho là gì?

Báo cáo tồn kho là bảng tổng hợp các thông tin về tình hình nhập – xuất và tồn kho của hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng). Đây là công cụ giúp doanh nghiệp biết được số lượng hàng đang có trong kho, đã nhập thêm bao nhiêu, đã xuất đi bao nhiêu, còn lại bao nhiêu vào thời điểm lập báo cáo.

Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng có một mặt hàng là xi măng. Trong tháng 3:

• Đầu kỳ còn 500 bao
• Nhập thêm 1.000 bao
• Xuất bán 700 bao
  => Tồn cuối kỳ = 500 + 1.000 – 700 = 800 bao

Ngoài số lượng, doanh nghiệp còn cần theo dõi giá trị hàng hóa tồn kho để tính toán chi phí lưu kho, lập kế hoạch mua hàng, dự phòng hao hụt hoặc tính giá vốn. Giá trị tồn kho được tính dựa trên giá nhập hàng, có thể theo phương pháp bình quân, nhập trước xuất trước (FIFO), hoặc nhập sau xuất trước (LIFO) tùy quy định kế toán của doanh nghiệp.

Trong hệ thống kế toán, báo cáo tồn kho là một phần quan trọng giúp phản ánh chính xác tài sản lưu động của doanh nghiệp. Trong hoạt động vận hành, báo cáo tồn kho hỗ trợ trưởng bộ phận mua hàng, bộ phận kinh doanh và ban lãnh đạo đưa ra các quyết định:

• Có cần nhập thêm hàng không?
• Mặt hàng nào đang bị tồn đọng quá lâu?
• Cần đẩy mạnh bán mặt hàng nào để giải phóng kho?

1.2 Báo cáo kho thường bao gồm những thông tin gì?

Một báo cáo tồn kho đúng chuẩn có giá trị sử dụng cao cần phản ánh được bức tranh tổng thể về tình hình hàng hóa trong kho của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể hoặc trong một kỳ kế toán nhất định. Dưới đây là các thành phần cơ bản mà một báo cáo tồn kho cần có:

• Mã hàng hóa, tên hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa trong kho cần có một mã nhận diện duy nhất để tránh nhầm lẫn khi theo dõi. Mã hàng nên được chuẩn hóa để dễ sắp xếp tìm kiếm. Kèm theo mã là tên hàng hóa đầy đủ, giúp người đọc báo cáo nhanh chóng nhận biết được nội dung của từng dòng dữ liệu.

Ví dụ: Mã hàng: SP001; Tên hàng: Bao bì nhựa 500ml

• Đơn vị tính

Đơn vị tính (như “cái”, “kg”, “mét”, “thùng”) là yếu tố bắt buộc trong báo cáo để hiểu rõ số lượng ghi nhận là gì. Doanh nghiệp cần đảm bảo sử dụng đơn vị tính nhất quán giữa thực tế vận hành và báo cáo kế toán để tránh sai lệch.

• Số lượng đầu kỳ

Đây là số lượng hàng hóa còn lại trong kho tại thời điểm đầu kỳ báo cáo (ví dụ: đầu tháng). Con số này là nền tảng để tính toán các biến động trong kỳ, do đó phải được kiểm soát chính xác, thường là kết quả từ kỳ báo cáo trước hoặc kiểm kê thực tế.

• Số lượng nhập trong kỳ

Ghi nhận toàn bộ hàng hóa được nhập kho trong kỳ (do mua hàng, sản xuất, chuyển kho…). Cần lưu ý ghi nhận đúng thời điểm phát sinh để số liệu báo cáo phản ánh chính xác tình trạng thực tế.

• Số lượng xuất trong kỳ

Phản ánh tổng số lượng hàng đã xuất khỏi kho trong kỳ báo cáo, bao gồm xuất bán, xuất sử dụng nội bộ hoặc xuất hủy. Đây là thông tin quan trọng giúp đánh giá mức độ tiêu thụ và luân chuyển hàng hóa.

• Số lượng tồn cuối kỳ

Được tính theo công thức: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ

Đây là chỉ số trung tâm trong báo cáo tồn kho, thể hiện lượng hàng hóa còn lại tại thời điểm kết thúc kỳ báo cáo.

• Giá trị hàng tồn kho

Báo cáo không chỉ quan tâm đến số lượng mà còn phải phản ánh giá trị tài chính của lượng hàng tồn, thường được tính dựa trên giá vốn hoặc giá nhập trung bình. Điều này giúp doanh nghiệp biết bao nhiêu vốn đang bị chiếm dụng trong kho, từ đó cân nhắc phương án lưu trữ, phân phối hoặc xử lý hàng tồn lâu ngày.

2. Các mẫu báo cáo tồn kho phổ biến cho doanh nghiệp hiện nay

Việc lựa chọn mẫu báo cáo tồn kho phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình hình kho bãi mà còn hỗ trợ tối ưu dòng tiền, cải thiện khả năng ra quyết định hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình vận hành. Dưới đây là một số mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng excel được sử dụng phổ biến, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang vận hành thủ công hoặc bằng Excel.

2.1. Mẫu báo cáo tồn kho bằng excel theo ngày, tuần, tháng

Đây là mẫu báo cáo được thiết kế theo mốc thời gian định kỳ. Mỗi kỳ báo cáo sẽ tổng hợp số liệu nhập, xuất, tồn của toàn bộ hàng hóa trong kho. Tùy theo nhu cầu theo dõi chi tiết hay tổng quát, doanh nghiệp có thể lập:

• Báo cáo tồn kho hàng ngày: Phù hợp với doanh nghiệp có tần suất giao dịch cao, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ hoặc sản xuất liên tục.
• Báo cáo tồn kho theo tuần hoặc tháng: Phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động ổn định, giúp đánh giá xu hướng biến động hàng tồn kho trong ngắn hạn.

Giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi lượng hàng hóa, tránh tình trạng hết hàng hoặc dồn hàng trong kho gây quá tải từ đó tối ưu kế hoạch nhập hàng – phân phối.

2.2. Mẫu báo cáo tồn kho bằng excel theo từng loại hàng hóa, từng kho

Đối với doanh nghiệp quản lý nhiều loại mặt hàng hoặc có nhiều địa điểm kho khác nhau, việc theo dõi tồn kho chi tiết theo từng sản phẩm cụ thể hoặc theo từng kho là điều cần thiết. Mẫu báo cáo này cho phép phân tách dữ liệu rõ ràng, ví dụ:

• Kho A: Tồn kho sản phẩm X, Y, Z
• Kho B: Tồn kho sản phẩm X, Y

Hoặc ngược lại, có thể lọc theo sản phẩm để biết đang nằm tại những kho nào.

Giúp doanh nghiệp dễ dàng phân bổ hàng hóa, kiểm soát phân phối nội bộ, hạn chế tình trạng thừa kho này – thiếu kho kia. Đồng thời, việc định vị chính xác nơi lưu trữ cũng hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng, giảm thời gian tìm kiếm hàng.

2.3. Mẫu báo cáo tồn kho bằng excel theo giá trị và số lượng

Đây là loại báo cáo vừa phản ánh số lượng vật lý của hàng hóa, vừa thể hiện giá trị tiền tệ tương ứng (thường tính theo giá nhập hoặc giá vốn). Mẫu báo cáo này rất hữu ích khi doanh nghiệp cần tổng hợp số liệu cho báo cáo tài chính hoặc phân tích hiệu quả tồn kho.

Ví dụ: 1.000 đơn vị sản phẩm A có giá trị nhập là 50.000 đồng/đơn vị → Tổng giá trị tồn kho là 50 triệu đồng.

Giúp doanh nghiệp nắm được chi phí bị chiếm dụng bởi hàng tồn kho, từ đó cân nhắc có nên đẩy mạnh tiêu thụ, điều chỉnh kế hoạch nhập hàng hay thanh lý những mặt hàng tồn kho lâu ngày.

TẢI MẪU BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO FILE EXCEL/GGSHEET ĐẦY ĐỦ

3. Hướng dẫn lập báo cáo hàng tồn kho chi tiết chuyên nghiệp

Báo cáo tồn kho không chỉ là bảng số liệu phản ánh lượng hàng trong kho mà còn là cơ sở để doanh nghiệp quản lý chi phí, lập kế hoạch nhập – xuất hàng và ra quyết định kinh doanh kịp thời. Nếu chưa sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng, việc lập báo cáo tồn kho trên Excel là giải pháp phổ biến, tiết kiệm chi phí dễ triển khai với hầu hết doanh nghiệp.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp lập báo cáo tồn kho đúng chuẩn có thể áp dụng ngay.

3.1. Các bước lập báo cáo tồn kho trên Excel

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu ban đầu

• Danh sách hàng hóa: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính
• Số lượng đầu kỳ: số lượng còn lại từ kỳ trước (ví dụ: đầu tháng)
• Các phát sinh trong kỳ: số lượng nhập vào/xuất ra trong kỳ

Bước 2: Thiết lập bảng tính Tạo bảng gồm các cột sau:

• Mã hàng
• Tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng đầu kỳ
• Số lượng nhập trong kỳ
• Số lượng xuất trong kỳ
• Số lượng tồn cuối kỳ

Bước 3: Áp dụng công thức tính toán

Tồn cuối kỳ = Số lượng đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
=> Công thức trong Excel (ví dụ ô G2): =D2 + E2 – F2

Bước 4: Kiểm tra tính chính xác

• So sánh kết quả với dữ liệu kho thực tế
• Kiểm tra công thức tính cho toàn bộ bảng

Doanh nghiệp có thể thêm cột “Giá trị tồn” bằng cách nhân số lượng tồn cuối kỳ với đơn giá trung bình, để tiện theo dõi giá trị hàng hóa đang bị chiếm dụng vốn.

3.2. Lưu ý khi ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa

• Phải thống nhất đơn vị tính: Nếu một số mặt hàng có thể được tính bằng “thùng” hoặc “cái”, doanh nghiệp cần quy đổi về một đơn vị chung trong báo cáo.
• Đảm bảo dữ liệu đầu kỳ chính xác: Đây là nền tảng để tính toán tồn cuối kỳ. Nếu đầu kỳ sai, toàn bộ chuỗi số liệu sẽ lệch.
• Xác định rõ phương pháp tính giá trị tồn kho: Nếu có tính giá trị, cần chọn phương pháp rõ ràng (bình quân gia quyền, FIFO…) áp dụng nhất quán.

Ví dụ: Nếu nhập 100 sản phẩm với giá 10.000 đồng, rồi nhập thêm 100 sản phẩm với giá 12.000 đồng, thì đơn giá trung bình sẽ là 11.000 đồng.

3.3. Cách đối chiếu số liệu với sổ sách/kho thực tế

Báo cáo tồn kho trên Excel chỉ phản ánh dữ liệu kế toán hoặc ghi nhận sổ sách, còn hàng tồn thực tế có thể chênh lệch do:

• Hàng bị hư hỏng, mất mát chưa ghi nhận
• Nhập – xuất sai quy trình
• Không cập nhật đầy đủ phiếu xuất/nhập

Để đảm bảo độ chính xác:

• Doanh nghiệp cần tổ chức kiểm kê định kỳ (thường là cuối tháng)
• Đối chiếu từng dòng dữ liệu với phiếu kho và hàng thực tế
• Ghi nhận chênh lệch (nếu có) xử lý theo quy trình kiểm soát nội bộ

3.4. Các lỗi thường gặp khi lập báo cáo tồn kho

Bằng việc nhận diện và khắc phục các lỗi này, doanh nghiệp có thể cải thiện độ tin cậy của báo cáo hàng tồn kho giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý.

4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi triển khai báo cáo hàng tồn kho?

Dù lập báo cáo tồn kho bằng Excel hay phần mềm, doanh nghiệp vẫn cần xây dựng quy trình kiểm soát rõ ràng để đảm bảo dữ liệu phản ánh đúng thực tế. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi triển khai báo cáo kho hiệu quả:

• Đảm bảo tính nhất quán giữa số liệu hệ thống và hàng hóa thực tế

Số liệu trong báo cáo chỉ có giá trị khi được đối chiếu khớp với hàng tồn trong kho. Nếu có chênh lệch giữa báo cáo so với thực tế, doanh nghiệp cần rà soát lại quá trình ghi nhận nhập – xuất, kiểm tra lỗi thao tác hoặc sai lệch chứng từ.

• Đào tạo nhân sự ghi nhận dữ liệu chính xác nhất quán

Nhân viên kho, kế toán kho và các bộ phận liên quan cần được hướng dẫn rõ về quy trình ghi nhận hàng hóa: từ nhập, xuất đến kiểm kê. Cách đặt tên hàng hóa, mã hóa sản phẩm, đơn vị tính cũng cần đồng bộ giữa các bộ phận để tránh sai sót khi tổng hợp dữ liệu.

• Lập lịch kiểm kê định kỳ

Việc kiểm kê kho nên được thực hiện theo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý. Kiểm kê không chỉ giúp phát hiện sai lệch mà còn là cơ sở để đánh giá độ chính xác của quy trình nhập liệu, tính tin cậy của báo cáo.

• Phân tích định kỳ để tối ưu hóa tồn kho

Báo cáo tồn kho không nên chỉ dừng lại ở việc “ghi nhận”. Doanh nghiệp nên tổ chức phân tích dữ liệu hàng tháng để: Nhận diện mặt hàng tồn lâu, khó bán; Phát hiện hàng luân chuyển nhanh cần tăng cường dự trữ; Cân đối lại mức tồn tối ưu để tránh lãng phí diện tích, chi phí lưu kho

Việc biến báo cáo thành công cụ ra quyết định chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả vận hành, giảm chi phí, cải thiện khả năng phục vụ khách hàng.

5. Giải pháp phần mềm giúp tự động hóa báo cáo hàng tồn kho

Việc lập báo cáo tồn kho bằng Excel tuy phổ biến nhưng sẽ nhanh chóng bộc lộ những hạn chế khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng hàng hóa hoặc cần kiểm soát chính xác theo thời gian thực. Do vậy, Việc ứng dụng phần mềm chuyên dụng để tự động hóa báo cáo hàng tồn kho không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và ra quyết định.

Vì sao doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm?

Khi sử dụng Excel, doanh nghiệp thường phải đối mặt với một số vấn đề phổ biến như:

• Cập nhật thủ công, dễ sai sót
• Dữ liệu phân tán, khó truy xuất
• Khó kiểm soát đồng thời nhiều kho hoặc nhiều mặt hàng
• Không thể phân quyền truy cập theo người dùng

Trong khi đó, phần mềm quản lý kho có khả năng tự động tổng hợp số liệu tồn kho theo từng thời điểm, từng mặt hàng và từng kho. Thông tin được đồng bộ hóa với các bộ phận liên quan như kế toán, bán hàng, mua hàng giúp giảm thiểu rủi ro sai lệch nâng cao năng suất xử lý.

5.1 Ứng dụng phần mềm quản lý kho AccNet

AccNet là giải pháp quản lý kho chuyên sâu dành cho doanh nghiệp vừa và lớn được phát triển bởi Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt. Với khả năng tích hợp chặt chẽ với kế toán và hệ thống quản trị, AccNet giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi tồn kho chi tiết theo từng kho, từng mặt hàng, từng lô – hạn sử dụng
• Tự động cập nhật số liệu nhập – xuất từ các phiếu giao dịch
• Lập báo cáo tồn kho tức thì theo yêu cầu: theo ngày, tháng, nhóm hàng, nhóm kho…
• Cảnh báo hàng tồn lâu, hàng sắp hết để tối ưu quyết định mua – bán

Doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào xử lý thủ công, giảm thiểu tối đa sai sót khi lập báo cáo. Đồng thời, dữ liệu tồn kho luôn được kiểm soát đồng bộ với sổ sách kế toán giúp tăng độ tin cậy khi lập báo cáo tài chính, phục vụ kiểm toán.

5.2 Dashboard LV Financial AI Agent

Đối với các nhà quản lý cấp cao, việc cần không chỉ là dữ liệu tồn kho mà là cái nhìn chiến lược từ số liệu đó. Dashboard phân tích tài chính của LV Financial AI Agent cho phép doanh nghiệp trực quan hóa tồn kho thông qua các chỉ số tổng hợp:

• Phân tích biến động tồn kho theo thời gian
• Tính toán tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu hoặc tổng tài sản
• Cảnh báo hàng tồn bất thường hoặc tỷ lệ tồn kho vượt mức kiểm soát
• Gợi ý quyết định điều chỉnh tồn kho theo các chỉ số vận hành

LV Financial AI Agent giúp doanh nghiệp không chỉ xem báo cáo kho mà còn phân tích dự báo tác động của hàng tồn đến hiệu quả tài chính. Đây là công cụ chiến lược giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời về tồn kho, từ đó tối ưu hóa dòng tiền, hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Báo cáo tồn kho không chỉ là một biểu mẫu kế toán đơn thuần mà là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ dòng lưu chuyển hàng hóa, tối ưu chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Việc thiết lập một mẫu báo cáo hàng tồn kho rõ ràng, cập nhật định kỳ phản ánh chính xác tình trạng kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong mọi quyết định mua – bán – sản xuất.