Trong bối cảnh chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu, việc quản lý hồ sơ giấy truyền thống không chỉ gây tốn kém thời gian, mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật và mất mát thông tin. Để tối ưu hóa quy trình lưu trữ và nâng cao hiệu suất công việc, số hóa hồ sơ trở thành giải pháp hàng đầu mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Trong bài viết này, hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu 3 cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính phổ biến hiệu quả.
1. Tại sao nên số hóa và chuyển hồ sơ lưu trữ trên máy tính?
Trong hoạt động kinh doanh, quản lý và lưu trữ hồ sơ hiệu quả giúp doanh bảo mật thông tin quan trọng, tận dụng nguồn dữ liệu trong quá trình vận hành. Tuy nhiên, lưu trữ giấy truyền thống khiến quá trình khai thác dữ liệu trong doanh nghiệp gặp nhiều hạn chế. Vì vậy, số hóa hồ sơ với cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính đang trở thành nhiệm vụ tất yếu, mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.
- Giải phóng không gian và tiết kiệm chi phí: Lưu trữ hồ sơ giấy đòi hỏi không gian lớn, thường cần kho chứa hoặc phòng lưu trữ riêng, làm tăng chi phí vận hành. Do vậy, khi số hóa tài liệu bằng cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian, giảm chi phí bảo quản, bảo dưỡng, xử lý giấy tờ.
- Tăng tốc độ tìm kiếm và truy cập: Số hóa cho phép tìm kiếm nhanh chóng, hiệu quả hơn. Nhân viên có thể tra cứu dữ liệu chỉ với vài cú nhấp chuột thay vì tìm thủ công qua hàng trăm tài liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc cho tổ chức.
- Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu: Hồ sơ giấy dễ bị hư hỏng, mất mát do nhiều yếu tố như thiên tai, cháy nổ,…. Trong khi đó, hồ sơ số hóa trên máy tính hoặc hệ thống đám mây được bảo mật tốt hơn thông qua mã hóa, sao lưu định kỳ và phân quyền truy cập. Đảm bảo an toàn cho dữ liệu, đặc biệt là thông tin quan trọng.
- Hỗ trợ quản lý hiệu quả và linh hoạt: Lưu trữ hồ sơ trên máy tính giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu linh hoạt hơn. Nhân viên có thể dễ dàng phân loại, sắp xếp, chỉnh sửa hồ sơ mà không lo hỏng tài liệu gốc. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận hoặc chi nhánh một cách dễ dàng, tăng cường liên kết và phối hợp công việc.
2. Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính cho doanh nghiệp
2.1 Lưu trữ trên thư mục máy tính
Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính đơn giản nhất để quản lý hồ sơ là tạo thư mục lưu trữ theo hệ thống phân loại hợp lý. Phương pháp này có một số ưu và nhược điểm cần lưu ý.
Ưu điểm: Dễ dàng sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có khối lượng hồ sơ không quá lớn. Nhân viên có thể tạo các thư mục con để sắp xếp tài liệu theo năm, tháng hoặc các danh mục cụ thể.
Nhược điểm: Dễ gây nhầm lẫn khi có quá nhiều thư mục, thiếu tính bảo mật, và khó tìm kiếm khi khối lượng hồ sơ tăng lên. Ngoài ra, việc lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên ổ cứng cũng tiềm ẩn rủi ro cao trong trường hợp hỏng hóc thiết bị hoặc lỗi hệ thống.
2.2 Lưu trữ trên đám mây
Lưu trữ trên các nền tảng đám mây như Google Drive, Dropbox hay OneDrive là lựa chọn phổ biến và tiện lợi cho doanh nghiệp hiện nay. Phương pháp này cho phép nhân viên truy cập, chia sẻ hồ sơ mọi lúc, mọi nơi.
Ưu điểm: Khả năng truy cập từ xa, dễ dàng chia sẻ, đồng bộ dữ liệu. Ngoài ra, các dịch vụ đám mây thường có chính sách sao lưu tự động, giúp hạn chế rủi ro mất dữ liệu.
Nhược điểm: Cần có kết nối internet để truy cập, chi phí có thể tăng khi dung lượng lưu trữ cần mở rộng. Bên cạnh đó, việc phụ thuộc vào bên cung cấp dịch vụ đám mây cũng đòi hỏi doanh nghiệp cân nhắc về các vấn đề bảo mật dữ liệu.
2.3 Lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý
Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý hồ sơ phức tạp, quy mô lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ chuyên dụng là giải pháp hiệu quả và lâu dài. Những hệ thống này cung cấp các tính năng chuyên sâu như phân quyền truy cập, tổ chức dữ liệu khoa học, bảo mật cao.
Ưu điểm: Phân quyền người dùng linh hoạt, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm. Khả năng tìm kiếm nhanh chóng thông qua các từ khóa hoặc bộ lọc chi tiết. Được thiết kế để hỗ trợ quản lý hàng ngàn tài liệu mà không gây khó khăn trong quá trình tìm kiếm và truy cập.
Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao và cần thời gian để đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống hiệu quả. Tuy nhiên, đây là khoản đầu tư cần thiết, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
3. Lưu trữ hồ sơ trên máy tính với LV SureDMS
3.1 Giới thiệu tính năng lưu trữ hồ sơ của LV SureDMS
Sử dụng LV SureDMS là cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính tối ưu, hỗ trợ số hóa toàn bộ tài liệu từ các loại văn bản, hình ảnh, video đến các tệp âm thanh, đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý đa dạng của doanh nghiệp. LV SureDMS đảm bảo an toàn cho mọi loại hồ sơ với các tính năng bảo mật cao, phân quyền truy cập theo độ mật.
Bên cạnh đó, hệ thống hỗ trợ chỉnh lý tài liệu dễ dàng, giúp tổ chức dữ liệu theo cấu trúc khoa học, tạo điều kiện cho việc lưu trữ và tra cứu hiệu quả. Hệ thống quản lý lưu trữ đa kho, đa cấp, cho phép doanh nghiệp sắp xếp hồ sơ theo từng kho, kệ và hộp hồ sơ theo đặc thù tổ chức.
Với LV SureDMS, người dùng có thể truy cập hồ sơ mọi lúc, mọi nơi qua thiết bị kết nối internet mà không cần tải tài liệu về máy. Hệ thống hỗ trợ công cụ tìm kiếm nhanh, cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu hoặc nội dung trong tài liệu, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc. Ngoài ra, LV SureDMS còn hỗ trợ các tính năng tiện lợi như chỉnh sửa, di chuyển, sao chép, đánh dấu yêu thích tài liệu.
Bạn có biết rằng hơn 90% tài liệu văn phòng vẫn đang được lưu trữ thủ công dưới dạng giấy. Điều này đang khiến doanh nghiệp lãng phí không gian, thời gian và chi phí mỗi ngày? LV SureDMS – Tinh gọn kho dữ liệu: Quản lý, lưu trữ, truy xuất không giới hạn XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI ĐÂY THÔNG TIN LIÊN HỆ:
3.2 Tích hợp AI giúp tra cứu và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng
Ngoài hỗ trợ cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính, LV SureDMS còn có thể tìm kiếm thông minh với công nghệ AI. Thay vì tìm kiếm thủ công như truyền thống, chatbot AI Lạc Việt sẽ được tích hợp vào phần mềm để hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa, nội dung tài liệu theo các tiêu chí tùy chỉnh giúp rút ngắn đáng kể thời gian tìm kiếm.
Với tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR), LV SureDMS có thể nhận diện và tìm kiếm trong nội dung của các tài liệu đã scan, PDF, hình ảnh, giúp nhân viên tìm thấy hồ sơ một cách chính xác, nhanh chóng.
AI của LV SureDMS có thể đưa ra các gợi ý tìm kiếm phù hợp với từ khóa của người dùng, giúp nâng cao trải nghiệm và tiết kiệm thời gian trong công việc tra cứu.
3.3 Lợi ích khi sử dụng LV SureDMS trong lưu trữ hồ sơ
Triển khai LV SureDMS quản lý hồ sơ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc và đảm bảo an toàn thông tin:
- Tăng hiệu quả làm việc: Nhờ vào khả năng tìm kiếm nhanh và chính xác, phần mềm giúp nhân viên giảm thời gian tìm kiếm, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
- Bảo mật và an toàn dữ liệu: Hệ thống cho phép thiết lập bảo mật đa lớp với các quyền truy cập linh hoạt, bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp trước các nguy cơ mất mát hoặc rò rỉ thông tin.
- Tiết kiệm chi phí quản lý hồ sơ: Doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí liên quan đến lưu trữ giấy tờ, tận dụng tối đa không gian văn phòng.
Phần mềm quản lý hồ sơ LV SureDMS là một công cụ hữu ích cho doanh nghiệp trong bối cảnh số hóa hiện nay. Với các tính năng lưu trữ hiện đại, tích hợp AI thông minh, phần mềm này không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức hồ sơ khoa học mà còn hỗ trợ tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng, tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường tính bảo mật.
Việc số hóa, quản lý hồ sơ với các cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về bảo mật, tăng cường tính linh hoạt và nâng cao hiệu suất công việc. Với giải pháp LV SureDMS, doanh nghiệp sẽ sở hữu một hệ thống lưu trữ tài liệu hiện đại, đảm bảo an toàn, dễ dàng khai thác, đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị tài liệu trong kỷ nguyên số.
