9 Phương pháp cải tiến quy trình làm việc X3 HIỆU SUẤT

Các quy trình quản lý doanh nghiệp rườm rà, phức tạp không có sự kết nối giữa các phòng ban chính là lý do khiến tiến độ và chất lượng công việc giảm sút. Do đó, việc cải tiến quy trình làm việc liên tục là phương pháp tối ưu để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Xem ngay 9 phương pháp cải thiện quy trình làm việc hiệu quả nhất qua bài viết của Lạc Việt.

1. Cải tiến quy trình là gì? Tại sao cần phải cải tiến?

Cải tiến quy trình là việc tối ưu hóa các bước thực hiện công việc hiện tại của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng và thúc đẩy năng suất cho doanh nghiệp. Để quá trình cải tiến diễn ra liên tục và hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm bắt công nghệ mới, phân tích, giám sát quy trình, đo lường qua các chỉ số.

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt cùng sự phát triển không ngừng của công nghệ, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với áp lực tối ưu hóa hiệu suất để tồn tại và phát triển. Theo một nghiên cứu của McKinsey & Company, các doanh nghiệp thực hiện cải tiến quy trình làm việc hiệu quả giúp tăng năng suất lên đến 20-30%, cho thấy việc cải tiến quy trình là một yếu tố quan trọng để duy trì sức cạnh tranh, tăng trưởng bền vững trong tương lai.

Bên cạnh đó, quy trình làm việc không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành, chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà còn tác động trực tiếp đến sự hài lòng của nhân viên. Một báo cáo từ Gallup chỉ ra rằng, những doanh nghiệp có quy trình làm việc tối ưu thường có tỷ lệ hài lòng của nhân viên cao hơn 17% so với những doanh nghiệp không thực hiện cải tiến. Ngược lại, nếu không được cải tiến, quy trình sẽ trở nên cồng kềnh, lãng phí tài nguyên, kém hiệu quả, dẫn đến những hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp.

Theo khảo sát mới nhất từ Anphabe trên 64.000 người đi làm và 10.000 sinh viên, tỷ lệ lực lượng lao động chính genZ có mức độ gắn bó chỉ 2,2 năm so với thế hệ trước đó Gen Y (3,2 năm) và Gen X (4,3 năm), thì việc thực hiện cải tiến quy trình làm gia tăng trải nghiệm, sự hài lòng giúp nhân viên gắn bó cống hiến lâu dài là điều các doanh nghiệp cần chú trọng bên cạnh các lợi ích về việc gia tăng hiệu suất vận hành.

Cụ thể, lợi ích của việc cải tiến quy trình làm việc như sau:

• Tăng năng suất: Cải tiến quy trình làm việc giúp tối ưu hóa các bước thực hiện, loại bỏ các hoạt động không cần thiết hoặc trùng lặp, từ đó giảm bớt thời gian hoàn thành công việc giúp tăng cường năng suất lao động. Khi các bước trong quy trình được sắp xếp hợp lý hiệu quả, nhân viên có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, mang lại kết quả tốt hơn trong cùng một khoảng thời gian.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Việc loại bỏ các hoạt động không mang lại giá trị, đồng thời tự động hóa các bước trong quy trình có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể về chi phí vận hành cùng tối ưu thời gian hoàn thành công việc. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí nhân sự mà còn hạn chế việc lãng phí tài nguyên, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
• Cải thiện chất lượng công việc và sự hài lòng của nhân viên: Một quy trình làm việc rõ ràng giúp giảm thiểu sai sót, cải thiện chất lượng công việc, và tạo ra môi trường làm việc tích cực. Khi nhân viên không phải đối mặt với những rào cản không cần thiết trong công việc, họ sẽ cảm thấy hài lòng hơn, từ đó tăng cường sự gắn bó, nâng cao tinh thần làm việc.

2. 9 Phương pháp cái tiến quy trình làm việc X3 hiệu suất

Tổng hợp 9 phương pháp tối ưu quy trình làm việc hiệu quả nhất:

1. Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp
2. Sắp xếp công việc dựa trên mức độ quan trọng
3. Đào tạo nhân sự thực hiện quy trình cải tiến
4. Thiết lập quy trình làm việc cụ thể
5. Giao nhiệm vụ kèm deadline rõ ràng
6. Cắt giảm những hoạt động thừa thãi
7. Thúc đẩy giao tiếp để cải tiến quy trình làm việc
8. Phân bổ ngân sách phù hợp
9. Ứng dụng công nghệ tự động vào quy trình cải tiến

2.1 Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp

Doanh nghiệp bạn có đang gặp phải vấn đề sau?

• Quá trình trao đổi, cộng tác liên phòng ban, dự án chưa nhịp nhàng
• Các luồng phê duyệt đề xuất thường bị tắc nghẽn, chậm trễ do quá tải thông tin trên gmail, các nhóm chat zalo, messenger, skype,…
• Thiếu không gian chung để lưu trữ, báo cáo, đánh giá hiệu quả quy trình xử lý công việc hay vận hành từng phòng ban
• Nhân viên không nắm được các công việc cần xử lý, thường xuyên quên việc

Dù có gặp vấn đề hay không, trước tiên, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá toàn diện các quy trình vận hành doanh nghiệp hiện tại để có cái nhìn tổng quan nhất. 

Để cải tiến quy trình làm việc tốt thì nhà lãnh đạo nên:

• Thu thập phản hồi từ nhân viên, phòng ban và các bộ phận khác nhau để tìm ra nguyên nhân quy trình hoạt động không hiệu quả.
• Xác định điểm mạnh và hạn chế trong quy trình hiện tại. Từ đó đưa ra quyết định tiếp tục phát huy hay cải thiện những lỗ hổng trong quản lý.
• Sử dụng các công cụ như sơ đồ quy trình, bảng phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất.

2.2 Sắp xếp công việc dựa trên mức độ quan trọng

Sắp xếp công việc hợp lý là phương pháp cải tiến quy trình làm việc hiệu quả, tránh tình trạng tốn thời gian vào những công việc ngoài lề.

Sau khi nắm được quy trình hiện tại, nhà quản lý cần tiến hành sắp xếp công việc ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng:

• Công việc quan trọng và khẩn cấp 
• Công việc quan trọng 
• Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Công việc không khẩn cấp, không quan trọng. 

Nên ưu tiên các nhiệm vụ, dự án lớn mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể, những nhiệm vụ quan trọng, gấp thì nên ưu tiên về mặt thời gian, nguồn lực và ngân sách để hoàn thành sớm nhất có thể. Còn đối với những nhiệm vụ kém quan trọng hơn thì phân thời gian, nhân lực hợp lý, đủ để hoàn thành đúng hạn.

2.3 Đào tạo nhân sự thực hiện quy trình cải tiến

Đào tạo nhân sự thực hiện quy trình cải tiến là một khoản đầu tư có giá trị cho bất kỳ tổ chức nào. 

Nhà quản trị cần tổ chức và theo dõi kết quả của hoạt động training thực hiện quy trình đối với từng nhân sự thuộc các phòng ban khác nhau.

Bằng cách lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp, nhân sự có thể nắm bắt quy trình làm việc một cách khoa học, qua đó nâng cao hiệu suất công việc. 

2.4 Thiết lập quy trình làm việc cụ thể

Để cải tiến quy trình làm việc suôn sẻ, mượt mà, hạn chế tắc nghẽn luồng công việc thì doanh nghiệp cần thiết lập một hành trình cụ thể. Trong đó, lãnh đạo có nhiệm vụ vận hành các dự án theo lịch trình, mục tiêu đã đề ra trước đó. Còn nhân sự thì phải tuân thủ quy trình đã thiết lập.

Bên cạnh đó, cấp quản lý cần phải giám sát quy trình làm việc của nhân viên trên từ dự án để kịp thời “gỡ rối” khi gặp vấn đề phát sinh. Tốt hơn hết, bạn nên tổ chức và lên lịch trình bài bản để quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân sự.

2.5 Giao nhiệm vụ và deadline rõ ràng

Nghiên cứu từ LeBow College of Business tại Đại học Drexel đã chỉ ra rằng sự không rõ ràng trong việc giao nhiệm vụ có thể gây nhầm lẫn và thiếu ưu tiên trong công việc, dẫn đến hiệu suất làm việc kém, tăng chi phí cho doanh nghiệp​..

Do đó, việc phân chia công việc rõ phù hợp với năng lực và quỹ thời gian của nhân viên là nguyên tắc quan trọng để cải tiến quy trình làm việc.

Để tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót công việc thì cấp quản lý cần giao nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân sự, từng bộ phận, phòng ban trong tổ chức. 

2.6 Cắt giảm những hoạt động thừa thãi

Thay vì tập trung vào mọi vấn đề, hãy hướng đến tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách loại bỏ những yếu tố gây gián đoạn và lãng phí thời gian. Ví dụ, doanh nghiệp có thể xem xét cắt giảm những cuộc họp hành không cần thiết hàng ngày/tuần, hoạt động giao tiếp kém hiệu quả,…

Thay vào đó, nhà quản lý cần giao việc cho người có đủ năng lực và kinh nghiệm để hoàn thành đúng thời hạn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ họp trực tuyến, phần mềm quản lý công việc, tối ưu hóa quy trình,… để tiết kiệm tối đa thời gian cũng như công sức.

2.7 Thúc đẩy giao tiếp để cải tiến quy trình làm việc

Thay vì chìm đắm trong những cuộc họp lê thê và trao đổi rườm rà, hãy cải thiện quy trình làm việc bằng hình thức giao tiếp trực tuyến. Thông qua việc tối ưu hóa phương thức truyền tải thông tin, các cuộc họp dài dòng sẽ được cắt giảm đáng kể.

Giao tiếp thông qua các công cụ online đảm bảo thông tin được truyền tải thống nhất, cập nhật liên tục và dễ dàng truy cập bởi mọi thành viên trong nhóm. Hơn thế nữa, nền tảng công nghệ cho phép cấp quản lý và nhân viên theo dõi tiến độ dự án, nhiệm vụ, chia sẻ thông tin dễ dàng. Qua đó, hạn chế tối đa việc trao đổi trực tiếp, báo cáo rườm rà, giải phóng thời gian cho các công việc sáng tạo và giá trị cao hơn.

2.8 Phân bổ ngân sách phù hợp

Nhiều nhà quản lý thường tách rời ngân sách và quy trình làm việc, xem chúng như hai lĩnh vực độc lập. Tuy nhiên, trên thực tế, hai yếu tố này lại có mối liên hệ mật thiết và ảnh hưởng lẫn nhau.

Thông thường, doanh nghiệp ưu tiên đầu tư ngân sách vào các nhiệm vụ và công việc quan trọng nhất. Để cải tiến quy trình làm việc thì nên phân bổ ngân sách một cách hợp lý, đặc biệt là quản lý tỉ mỉ nguồn ngân sách tại chỗ của từng dự án. 

Nhờ vào quy trình làm việc thông minh, nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về việc chi ngân sách và lợi nhuận thu được từ mỗi dự án.

2.9 Ứng dụng công nghệ vào quy trình cải tiến

Phần mềm quản trị là giải pháp hiệu quả để cải tiến quy trình làm việc. Loại bỏ các bước thủ công không cần thiết, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại sẽ giúp nhân viên tập trung vào công việc sáng tạo và giá trị cao hơn.

Doanh nghiệp có thể tham khảo 2 phần mềm sau:

• Phần mềm quản lý quy trình: Quản lý toàn diện các quy trình làm việc, từ sản xuất, bán hàng, tài chính đến nhân sự. Tự động hóa các tác vụ thủ công, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Phần mềm quản lý thời gian: Cung cấp các tính năng quản lý lịch trình, theo dõi tiến độ công việc, chấm công và báo cáo hiệu suất. Giúp nhân viên tập trung vào công việc quan trọng, hạn chế xao nhãng và tăng năng suất.

3. Cải tiến quy trình làm việc X3 hiệu suất với LV-DX Dynamic Workflow

Phần mềm quản lý quy trình động LV-DX Dynamic Workflow được xem là phần mềm xây dựng quy trình hỗ trợ đắc lực cho quá trình cải tiến, triển khai mọi quy trình công việc cho các doanh nghiệp ngày nay.

Phần mềm hỗ trợ chuyển đổi số quy trình công việc, tự động hóa luồng công việc liên phòng ban trên một hệ thống duy nhất. Ngoài ra, LV-DX Dynamic Workflow được tích hợp với trình ký điện tử/ký số LV-DX eSign cho phép ký giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động điện tử, phê duyệt ký số,… trong quy trình từ xa, không cần chờ đợi.

Tính năng nổi bật:

• Liên kết các quy trình, tạo quy trình rẽ nhánh, đa luồng. 
• Tự động chuyển sang quy trình tiếp nối khi kết thúc quy trình trước.
• Báo cáo tiến độ theo công việc, theo dự án real-time, quản lý todolist cá nhân/nhóm trực quan nhiều dạng.
• Kết nối liên thông các phòng ban đảm bảo hoạt động vận hành thông suốt 24/7, sếp ký duyệt từ xa, không chờ đợi.

>>> Liên hệ ngay để nhận DEMO MIỄN PHÍ chi tiết toàn bộ tính năng LV-DX Dynamic Workflow

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh

Tóm lại, cải tiến quy trình làm việc là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự nỗ lực và cam kết từ ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên. Bằng cách áp dụng các phương pháp được đề cập trong bài viết trên, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng.