Hiện nay, quản lý tài liệu bằng phương pháp truyền thống đã không còn phù hợp với tốc độ vận hành của doanh nghiệp hiện đại. Số hóa tài liệu, đặc biệt với công nghệ OCR, đã trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí và sẵn sàng hòa nhập vào kỷ nguyên số. Lạc Việt, với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ, mang đến dịch vụ số hóa tài liệu toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.
1. Thực trạng số hóa tài liệu doanh nghiệp
Trong bối cảnh chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn với việc quản lý tài liệu. Theo một nghiên cứu của AIIM hơn 46% doanh nghiệp cho biết việc tìm kiếm thông tin trong tài liệu giấy là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian, giảm hiệu suất làm việc. Thêm vào đó, chi phí lưu trữ tài liệu giấy có thể chiếm đến 3% doanh thu hàng năm của doanh nghiệp.
Hệ thống lưu trữ truyền thống dễ dẫn đến rủi ro mất mát, hư hỏng, hoặc thất lạc tài liệu quan trọng, đồng thời làm gia tăng chi phí lưu trữ và bảo quản. Việc tìm kiếm, truy xuất thông tin từ kho tài liệu vật lý thường mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
Để giải quyết những bất cập này, số hóa tài liệu đã trở thành xu hướng tất yếu. Công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) không chỉ giúp chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số dễ dàng truy xuất mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, tích hợp với các hệ thống vận hành thông minh. Đây chính là giải pháp toàn diện để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và sẵn sàng bước vào kỷ nguyên số.
2. Dịch vụ số hoá tài liệu của Lạc Việt
Lạc Việt cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu chuyên nghiệp, ứng dụng công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR) giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Dịch vụ số hóa tài liệu của Lạc Việt sử dụng công nghệ OCR tiên tiến, mang đến những ưu điểm vượt trội:
- Nhận diện ký tự chính xác cao: Đảm bảo nhận dạng chính xác từng ký tự trên tài liệu, bao gồm cả chữ in lẫn chữ viết tay.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Đặc biệt tối ưu với tiếng Việt, phù hợp với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
- Xử lý tài liệu đa dạng: Từ hợp đồng, hồ sơ nhân sự, hóa đơn đến tài liệu lưu trữ lịch sử.
- Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI): Giúp phân loại, sắp xếp và gắn thẻ tài liệu tự động, tăng tốc quá trình xử lý dữ liệu.
Các tài liệu sau số hóa có thể được lưu trữ dưới định dạng PDF, Word hoặc định dạng phù hợp khác. Dịch vụ hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa, nội dung, hoặc danh mục, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
- Tối ưu hóa quy trình vận hành, tài liệu số hóa dễ dàng tích hợp vào hệ thống phần mềm như ERP, CRM, hoặc giải pháp nội bộ.
- Tài liệu sau khi số hóa được ứng dụng thực tiễn của dịch vụ.
- Hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự, lưu trữ thông tin nhân sự trong hệ thống số hóa, dễ dàng truy cập, cập nhật.
- Số hóa tài liệu pháp lý, giảm thiểu nguy cơ thất lạc hợp đồng và giấy tờ quan trọng.
- Tự động hóa quy trình nhập liệu, kiểm tra hóa đơn, tiết kiệm chi phí nhân sự.
- Lưu giữ các tài liệu quan trọng với độ chính xác cao, phù hợp cho tổ chức giáo dục, bảo tàng hoặc thư viện.
Với công nghệ OCR tiên tiến và đội ngũ giàu kinh nghiệm, Lạc Việt không chỉ cung cấp một dịch vụ số hóa tài liệu mà còn mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tài liệu, cải thiện hiệu quả vận hành và sẵn sàng bước vào kỷ nguyên số.
3. Tại sao chọn Lạc Việt cho dịch vụ số hóa tài liệu?
Lạc Việt cung cấp giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp chuyển đổi tài liệu một cách hiệu quả, toàn diện.
Với hơn 30 năm kinh nghiệm, Lạc Việt đã khẳng định vị thế trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đặc biệt trong việc triển khai các giải pháp số hóa cho hàng nghìn doanh nghiệp. Được tin tưởng bởi doanh nghiệp đa ngành, từ tài chính, ngân hàng, giáo dục, đến sản xuất và logistics.
Lạc Việt sử dụng thuật toán nhận diện ký tự quang học tiên tiến, đảm bảo độ chính xác cao, ngay cả với tài liệu tiếng Việt và tài liệu phức tạp. Bên cạnh đó ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) giúp phân loại tự động, gắn thẻ tài liệu, tích hợp phân tích dữ liệu thông minh, giúp tối ưu hóa thời gian xử lý. Hệ thống được thiết kế với các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu doanh nghiệp.
Với mỗi doanh nghiệp có nhu cầu và đặc thù khác nhau, đội ngũ chuyên gia của Lạc Việt sẽ đưa ra những giải pháp tối ưu nhất. Đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc, khắc phục sự cố trong quá trình sử dụng dịch vụ. Đảm bảo chất lượng đầu ra của tài liệu số hóa, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng.
4. Quy trình triển khai dịch vụ số hóa tài liệu của Lạc Việt
Để đảm bảo hiệu quả cao nhất trong quá trình số hóa tài liệu, Lạc Việt xây dựng một quy trình triển khai khoa học, chuyên nghiệp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.
Xác định yêu cầu của khách hàng
- Khảo sát và thu thập thông tin: Lắng nghe nhu cầu, tìm hiểu đặc điểm tài liệu cần số hóa và các thách thức doanh nghiệp đang gặp phải.
- Phân tích hiện trạng: Đánh giá quy mô tài liệu, các loại tài liệu (hồ sơ nhân sự, hóa đơn, tài liệu lưu trữ lịch sử, v.v.), mức độ ưu tiên.
- Xác định mục tiêu: Thống nhất với khách hàng về đầu ra mong muốn, ứng dụng thực tiễn của tài liệu sau khi số hóa.
Đề xuất giải pháp phù hợp
- Tư vấn công nghệ: Đưa ra phương án sử dụng công nghệ OCR, AI hoặc các công cụ hỗ trợ khác dựa trên yêu cầu cụ thể.
- Thiết kế lộ trình triển khai: Lên kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn, từ xử lý tài liệu, kiểm tra chất lượng đến bàn giao sản phẩm.
- Tùy chỉnh giải pháp: Điều chỉnh quy trình và công nghệ phù hợp với hệ thống và quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
Báo giá và thương thảo
- Minh bạch chi phí: Cung cấp báo giá cụ thể dựa trên khối lượng tài liệu, độ phức tạp và yêu cầu bổ sung từ khách hàng.
- Thương thảo điều khoản: Đảm bảo sự thống nhất về tiến độ, kết quả đầu ra và điều khoản hợp tác giữa hai bên.
Triển khai giải pháp số hóa
- Xử lý tài liệu: Sắp xếp, phân loại, quét tài liệu giấy; Sử dụng công nghệ OCR để chuyển đổi tài liệu thành dữ liệu số.
- Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra tính chính xác, định dạng, tính toàn vẹn của tài liệu số hóa trước khi bàn giao.
- Tích hợp hệ thống: Kết nối tài liệu số hóa với nền tảng quản lý của doanh nghiệp (ERP, CRM, DMS, v.v.).
Hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì
- Đào tạo sử dụng: Hướng dẫn nhân viên doanh nghiệp sử dụng hiệu quả hệ thống tài liệu số hóa.
- Hỗ trợ sau bàn giao: Đội ngũ kỹ thuật luôn sẵn sàng xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
- Bảo trì và nâng cấp: Định kỳ kiểm tra, cập nhật hệ thống để đảm bảo hoạt động ổn định tối ưu.
Số hóa tài liệu là bước đi cần thiết giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh chuyển đổi số. Dịch vụ số hóa tài liệu từ Lạc Việt với việc ứng dụng công nghệ OCR, tài liệu được chuyển đổi thành dữ liệu số nhanh chóng, chính xác, sẵn sàng tích hợp vào các hệ thống thông minh. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm nguồn lực hiệu quả.
